Организация бухгалтерской службы на предприятии

Правильный трудовой режим не допускает нарушений распорядка дня. Борьба за укрепление трудовой дисциплины в учетном аппарате должна быть в центре внимания руководителей и общественных организаций, предприятий.

Главный бухгалтер - должностное лицо предприятия, обеспечивающее организацию бухгалтерского учета, контроль и отражение на счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых предприятием, учреждением хозяйственных операций, предоставление оперативной информации, составление в установленные сроки бухгалтерской отчетности, осуществление совместно с другими подразделениями и службами экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия, учреждения по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления и мобилизации внутрихозяйственных резервов.

Должностная инструкция бухгалтера по учету заработной платы:

1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Бухгалтера по учету заработной платы.

2. Бухгалтер по учету заработной платы назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.

3. Бухгалтер по учету заработной платы подчиняется непосредственно руководителю предприятия.

4. На должность Бухгалтера по данному участку назначается лицо, имеющее среднее профессиональное (экономическое) образование без предъявления требований к стажу работы или специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по учету и контролю не менее 3 лет.

5. Бухгалтер по учету заработной платы должен знать:

- законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухгалтерского учета, в частности, учета заработной платы, и составлению отчетности на данном участке;

- формы и методы бухгалтерского учета на предприятии;

- план и корреспонденцию счетов, в частности, по учету заработной платы;

- организацию документооборота на данном участке бухгалтерского учета;

- порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов с персоналом при оплате труда;

- методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия;

- правила эксплуатации вычислительной техники;

- экономику, организацию труда и управления;

- рыночные методы хозяйствования;

- Законодательство о труде;

- Правила и нормы охраны труда.

Бухгалтер по учету заработной платы:

1. Выполняет работу по ведению бухгалтерского учета в соответствии с положениями действующего законодательства РФ.

2. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.

3. Осуществляет прием и контроль первичной документации на данном участке бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке.

4. Отражает на счетах бухгалтерского учета операции по учету заработной платы.

5. Производит начисление налогов, возникающих на данном участке.

6. Обеспечивает руководителей, кредиторов, инвесторов, аудиторов и других пользователей бухгалтерской отчетности сопоставимой и достоверной бухгалтерской информацией по соответствующему участку учета.

7. Разрабатывает рабочий план счетов, формы первичных документов, применяемые для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, участвует в определении содержания основных приемов и методов ведения учета и технологии обработки бухгалтерской информации.

8. Подготавливает данные по соответствующему участку бухгалтерского учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.

9. Выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, вносит изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.

Режим работы Бухгалтера на этом участке определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

Бухгалтер-кассир назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании по представлению главного бухгалтер-кассира. Бухгалтер-кассир непосредственно подчиняется главному бухгалтер-кассиру.

На должность бухгалтер-кассира назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование -- высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода.

Бухгалтер-кассир руководствуется в своей деятельности:

- Законодательными актами РФ;

- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;

- Положением о бухгалтерии организации;

- Приказами и распоряжениями руководства;

- Настоящей должностной инструкцией.

Бухгалтер-кассир выполняет следующие должностные обязанности:

- Осуществляет прием наличных денежных средств в кассу предприятия с одновременным занесением информации в компьютерную базу данных.

- Выдает наличные денежные средства подотчетным лицам на основании служебных записок, заверенных подписью генерального директора или финансового менеджера с одновременным занесением информации в компьютерную базу данных.

- Контролирует соблюдение лимита остатка денежных средств в кассе.

- Сдает наличную выручку в банк.

- Получает наличные денежные средства по чеку в банке.

- Ежедневно ведет кассовую книгу и оформляет первичные кассовые документы в соответствии с порядком ведения кассовых операций в РФ.

- Ведет и учитывает расходы с подотчетными лицами предприятия, проверяет, оформляет и проводит в компьютерной базе данных авансовых отчетов подотчетных лиц.

- Начисляет и выплачивает заработную плату работникам предприятия.

- Исчисляет налоги по заработной плате, своевременное их перечисляет.

- Готовит платежные поручения и отправляет их в банки по системе «банк-клиент».

- Обменивается корреспонденцией с банками: предоставляет в банки информацию, предусмотренную законодательством (кассовые планы, заявления на утверждение лимита остатка наличных средств в кассе, подтверждение остатков на расчетных счетах и т.п.); получает необходимые предприятию справок, писем, подтверждений.

Бухгалтер материального стола относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется с нее приказом руководителя организации. Бухгалтер материального стола в своей работе непосредственно подчиняется главному бухгалтеру.

На должность бухгалтера материального стола принимается лицо, имеющее среднее профессиональное (экономическое) образование без предъявления требований к стажу работы или специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по учету и контролю не менее 3 лет.

Бухгалтер материального стола выполняет следующие должностные обязанности:

- Осуществляет в соответствии с действующими положениями и инструкциями плановые и по специальным заданиям документальные ревизии хозяйственно-финансовой деятельности предприятий по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, а также их подразделений, находящихся на самостоятельном балансе.

- Своевременно оформляет результаты ревизии и представляет их в соответствующие инстанции для принятия необходимых мер. Дает оперативные указания руководителям ревизуемого объекта об устранении выявленных нарушений и недостатков, проведении контрольных проверок выполненных работ.

- Контролирует достоверность учета поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, правильность расходования материалов, топлива, электроэнергии, денежных средств, соблюдения смет расходов, порядок составления отчетности на основе первичных документов, а также организацию проведения инвентаризаций и бухгалтерского учета в подразделениях предприятия, а также соблюдение сроков перечисления налогов и сборов и выплаты заработной платы.

- Оформляет авансовые отчеты, приходно-расходные документы.

- Составляет книгу покупок и книгу продаж.

- Участвует в разработке и осуществлении мер, направленных на повышение эффективности использования финансовых средств, усиление контроля за хозяйственно-финансовой деятельностью предприятия, обеспечение сохранности собственности предприятия и правильной организации бухгалтерского учета.

Производственно-калькуляционная группа, работники которой ведут учет затрат на все виды производств, калькулируют фактическую себестоимость выпускаемой продукции и составляют отчетность; определяют состав затрат на незавершенное производство;

общая группа, работники которой осуществляют учет остальных операций, ведут Главную книгу и составляют бухгалтерскую отчетность.

На крупных предприятиях выделяется финансовая группа , работники которой ведут учет денежных средств и расчетов с предприятиями, организациями и отдельными лицами.

Бухгалтер по учету расчетов выполняет следующие функции:

1. Осуществление операций по валютным и рублевым банковским счетам.

2. Расчет с поставщиками и заказчиками за оказанные услуги.

Для выполнения возложенных на него функций Бухгалтер по учету расчетов обязан:

1. Производить учет расчетов с поставщиками и заказчиками за

2. оказанные услуги по кредитным картам и заправке автомобилей.

3. Готовить банковские поручения по платежам с текущих валютных

4. банковских счетов, по оплате налоговых платежей в рублевых банковских

5. счетов.

6. Осуществлять контроль за открытием и закрытием текущих

7. транзитных, расчетных, депозитных, обеспечительных и других счетов.

8. Своевременно информировать налоговые органы об их открытии и закрытии.

9. Вести сопровождение договоров банковского счета, ежегодно

10. подтверждать остатки на счетах в банке.

11. Осуществлять учет наличия денежных средств на депозитных счетах

12. и на банковских векселях, а также причитающихся процентов по ним.

13. Производить учет расчетов по предоставленным займам и

14. полученным кредитам.

15. Выполнять отдельные поручения главного бухгалтера и его

16. заместителей.

Труд работников бухгалтерии имеет свою специфику:

- В короткий по продолжительности отчетный период сосредотачивается основная масса работы;

- Потребный контингент бухгалтерских работников устанавливается применительно к его занятиям в менее напряженный учетный период, а увеличивающейся в отчетный период объем работ предусматривается осваивать за счет резервов организации и интенсификации труда.

Кроме того, из года в год увеличивается отчетность для предоставления ее различным органам (налоговой инспекции, статистики, в различные фонды и т.д.). Эти особенности на практике приводят к тому, что бухгалтерские работники нередко работают выходные, праздничные дни, берут работу домой, а в будние дни - более 8 часов, то есть, по существу работают сверхурочно.

3. Принципы работы бухгалтерской службы

3.1 Формирование графика документооборота, его значение

Документооборот - это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.

Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

График документооборота является:

- важнейшим организационным регламентом, обеспечивающим создание стройности системы организации бухгалтерского учета на предприятии;

- средством обслуживания рабочего места;

- средством повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финансовой деятельности.

Как средство обслуживания рабочего места график документооборота обеспечивает:

- ритмичность работы работников учета на каждом рабочем месте и службы в целом;

- выполнение работ в соответствии с планом индивидуального распределения обязанностей, то есть каждый работник учета выполняет работу, соответствующую его должностным обязанностям;

- выполнение работ, установленных планом распределения обязанностей;

- выполнение работ в течение установленной продолжительности рабочего дня.

Как средство повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финансовой деятельности:

- своевременное составление и представление бухгалтерской и статистической отчетности в установленные адреса;

- своевременное получение учетной информации для оперативного руководства организации.

Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия. График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

1. составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2. передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3. проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4. обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:

- таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

- группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;

- контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5. сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Сроки хранения первичных документов.

Правила ведения бухгалтерского учета предусматривают срок хранения первичных документов в течение пяти лет. Архивным законодательством установлены различные сроки хранения типовых управленческих документов (перечень утвержден Росархивом 6 декабря 2000г.). Например, лицевые счета работников перечень обязывает хранить 75 лет. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР, изложен порядок организации документооборота, в соответствии с которым движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком.

График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации учетных работ.

Порядок организации документооборота.

«1. Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком.

Особенности документооборота в условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета определены соответствующими нормативными документами.

2. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.

3. График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

4. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Пример графика документооборота в виде перечня работ приведен в приложении.

5. Работники предприятия, учреждения (Начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

6. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

7. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.» [1]

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

В соответствии со ст.17 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

3.2 Инвентаризация как контролирующая функция бухгалтерской службы

Для обеспечения контроля за сохранностью хозяйственных средств и для полного соответствия данных учета фактическим остаткам, для обеспечения реальности показателей бухгалтерского учета используется элемент метода бухучета - инвентаризация, т.е. установление фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем пересчета остатков в натуре или проверки учетных записей. Инвентаризация является эффективным методом контроля за сохранностью имущества организации, соблюдением финансовой дисциплины, правильностью отражения операций на счетах бухгалтерского учета, своевременным обнаружением и исправлением расхождений между фактическими данными, полученными в результате проведения инвентаризации.

Правила проведения инвентаризации определены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010) в соответствии с рядом принятых нормативных актив. Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Основными целями инвентаризации являются:

1. проверка правильности данных текущего учета и выявления допущенных ошибок;

2. отражение неучтенных хозяйственных и финансовых операций;

3. контроль сохранности имущества;

4. контроль за полнотой и своевременностью расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам, по уплате налогов и сборов;

5. проверка условий и порядка хранения товаров;

6. выявление залежавшихся, неходовых, устаревших товаров;

7. проверка соблюдения принципа материальной ответственности;

8. проверка состояния учета и организация движения товарных запасов;

9. проверка отражения всех хозяйственных операций в документах и в бухгалтерском учете и т.д.

Необходимость инвентаризации обусловлена рядом причин, основными из которых являются:

1. выявление возможных ошибок в учете, которые могут привести к серьезным материальным потерям - штрафам за сокрытие прибыли и пр.;

2. изменение физических свойств товарно-материальных ценностей. Некоторые материальные ценности (например, продукты питания) в результате естественной убыли меняют свои физические свойства (масса, объем и т.д.) или просто приходят в негодность. С помощью инвентаризации выявляется действительное положение дел, что отражается документально;

3. стихийные бедствия, пожар, авария и т.д.;

4. кражи, злоупотребления;

5. недоверие к материально ответственному лицу;

6. проведение ревизий, аудиторских проверок;

7. при смене бригадира при бригадной материальной ответственности;

8. по требованию судебно-следственных органов.

Виды инвентаризаций.

Выделяют следующие виды инвентаризаций:

1. по объему - полная и частичная;

2. по методу проведения - выборочная и сплошная;

3. по назначению - плановая, внеплановая, повторная, контрольная.

Полная инвентаризация проводится перед составлением годового отчета, при аудиторской проверке или ревизии и охватывает все материальные ценности, денежные средства и расчетные отношения с другими организациями и лицами. При полной инвентаризации охватывают также все виды средств, в том числе ценности, не принадлежащие организации (арендованные основные средства; товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т.д.).

Каждая отдельная инвентаризация, охватывающая часть средств организации, называется частичной инвентаризацией. К ней относятся, например, инвентаризация денежных средств (ревизия кассы), инвентаризация материальных ценностей, связанная со сменой материально ответственных лиц, и т.д.

При выборочной инвентаризации у конкретного материально ответственного лица проверяют только некоторые ценности на выбор. Выборочная инвентаризация проводится в организациях с большой номенклатурой ценностей.

Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях и предприятиях, которые принадлежат данной организации.

Плановая инвентаризация проводится по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем, причем сроки проведения ее не подлежат оглашению.

Внеплановая инвентаризация проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств (при передаче дел материально ответственным лицом, после стихийных бедствий, хищений).

Повторная инвентаризация проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.

Контрольная инвентаризация. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.д., где проводилась инвентаризация.

Порядок проведения инвентаризации.

Существует следующий порядок проведения инвентаризации.

В организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты. В ее состав можно включать и представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «___» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации. [27]

Документальное оформление инвентаризации

Для проведения инвентаризации руководителем организации издается приказ, который регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Фрагмент инвентаризационной описи представлен ниже (табл. 3.1).

Итогом инвентаризации являются приведенные в соответствие реальные остатки товара и остатки товара по базе данных и выяснение причин возникновения несоответствий.

Таблица 3.1. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей

№ п/п	Товарно-материальные ценности	Единица измерения	Цена, руб.	Фактическое наличие	По данным бухгалтерского учета
	наименование, вид, сорт, группа	номенклатурный номер	наименование	код по СОЕИ		количество	сумма, руб.	количество	сумма, руб.
1	Бумага		кг		45-00	30000	1350000	30000	1350000
2	Краска		кг		65-00	10000	650000	10000	650000
Итого:		40000	2000000	40000	2000000

3.3 Порядок и требования к процессу архивирования бухгалтерских документов бухгалтерской службы

Любая организация независимо от видов своей деятельности, объемов производства, численности штата неизбежно сталкивается с требованием законодательства о документальном оформлении финансово-хозяйственных операций, трудовых отношений. Данное требование обусловлено не только необходимостью упорядочить производственный процесс, но и необходимостью осуществления государственного контроля за деятельностью хозяйствующих субъектов. Законодательство устанавливает определенные требования к составу, форме документов, которыми оформляется производственный процесс, а также требования к срокам и порядку хранения, уничтожения данных документов.

Требования к срокам хранения документов бухгалтерского учета.

Законодательство о бухгалтерском учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

Так, в НК РФ установлен предельный четырехлетний срок хранения документов бухгалтерского учета, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. Данный срок в соответствии с п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ распространяется и на документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Законодательством о бухгалтерском учете установлен минимальный пятилетний срок хранения данных бухгалтерского учета и отчетности. Иные сроки хранения в зависимости от вида документа устанавливаются законодательством об архивном деле. Так, согласно ст. 17 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.10 г. № 558 (далее - Перечень). Данным Перечнем установлены конкретные виды документов бухгалтерского учета и отчетности с указанием сроков их хранения.

В целом документы по сроку хранения делятся на следующие группы:

- документы с ограниченным периодом хранения (1 год, 3 года, 5 лет и т.д.),

- документы постоянного хранения;

- хранения до минования надобности;

- хранения до замены новыми документами. Например, аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности должны храниться 5 лет; лицевые карточки, счета работников - 75 лет. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет должны храниться постоянно. Исполнительные листы работников - до минования надобности. Бланки форм статистической отчетности в организациях, не являющихся их разработчиками, - до замены новыми и т.д.

Документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды, должны храниться в течение 6 лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.09 г. № 212-ФЗ).

Порядок хранения бухгалтерских документов.

С целью хранения документов организация создает архивы (ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.04 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР от 29.07.83 г. № 105, первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. При этом работа организуется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6.02.02 г.).

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Минфин России в письме от 24.07.08 г. № 03-02-07/1-314 отмечает, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.02 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения.

Порядок хранения кадровой документации.

Кадровые документы могут храниться в кадровой службе или архиве организации. Порядок хранения кадровой документации регулируется отдельными положениями трудового законодательства применительно к различным видам документации.

Так, например, в ст. 87 ТК РФ установлена обязанность работодателя обеспечить сохранность персональных данных работника. Персональные данные работника - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст. 85 ТК РФ). К персональным данным относится информация, содержащаяся в личном деле.

Порядок хранения персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ). Следовательно, работодатель должен издать соответствующий локальный нормативный акт, регулирующий вопросы хранения и использования персональных данных, а также обеспечивающий их защиту от неправомерного использования или утраты.

Виды документов и сроки их хранения.

В соответствии с п. 4 ст. 89 НК РФ в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки. Данный срок соотносится со сроком хранения документов, который установлен п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, - четыре года.

Важным является то обстоятельство, что отсутствие у налогоплательщика документов по причине нарушения требований о сохранности дает налоговой инспекции право определить сумму налога к уплате в бюджет расчетным путем. Данное право обусловлено положениями п.п. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ. В соответствии с правовой позицией Конституционного Суда РФ, изложенной в Определении от 5.07.05 г. № 301-О, расчетный путь исчисления налогов при обоснованном его применении не может рассматриваться как ущемление прав налогоплательщиков. Правильность такого подхода подтвердил и ВАС РФ в Определении от 31.03.10 г. № ВАС-5/10.

Что касается периода проверок государственной инспекции по труду, то следует учесть, что нормативные акты, регулирующие вопросы проведения таких проверок не устанавливают срок, за который может быть проверена деятельность организации на предмет соблюдения законодательства о труде. В связи с этим можно сделать вывод о том, что период проверки должен соотноситься со сроками хранения документации.

Уничтожение документов.

Уничтожение документов в организации производится в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов в организации (одобрены Решением Коллегии Росархива 6 февраля 2002 г.). Уничтожаются, как правило, документы с истекшим сроком хранения.

Документы для уничтожения отбирает экспертная комиссия. При этом экспертной комиссией составляется акт о выделении документов к уничтожению. К акту прилагается опись дел с временными сроками хранения за определенный период времени. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем организации. Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов для уничтожения, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные для уничтожения и включенные в акты документы передаются на уничтожение.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг (передачи на переработку) и составить еще один акт об уничтожении документов.

Ответственность за сохранность документов.

Применительно к документам бухгалтерского учета и отчетности законодательством установлена административная ответственность за нарушение сроков хранения документов на основании ст. 15.11 КоАП РФ. Согласно данной норме грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух до трех тысяч рублей.

При этом ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации будет нести руководитель организации (ч. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ).

Норма ст. 120 НК РФ устанавливает налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается отсутствие первичных документов или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета. Штраф за данное нарушение составляет от 5000 до 15 000 руб. в зависимости от длительности совершения нарушения. Если же нарушение повлекло за собой неуплату налога, то сумма штрафа составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Применение штрафных санкций по ст. 120 НК РФ обоснованно, если нарушение порядка хранения документов повлекло их утрату, что подтверждено и арбитражными судами.

Норма ст. 126 НК РФ устанавливает ответственность за непредставление налоговому органу необходимых документов для осуществления налогового контроля. Штраф за данное нарушение установлен в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

Что касается нарушения правил хранения кадровой документации, то в отношении должностных лиц организации может быть применена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ. Согласно данной норме нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц - от 300 до 500 рублей.

Таким образом мы видим, насколько внимательным и обученным должен быть бухгалтер для соблюдения всех надлежащих требований для правильной организации работы бухгалтерской службы.

Заключение

бухгалтерский учетный инвентаризация

Таким образом, под организацией бухгалтерского учета можно понимать ряд действий лиц, которым поручено осуществление учета, направленных на достижение цели, поставленной перед учетом.

Приход в нашей стране рыночных отношений сделал объективно необходимым реформирование бухгалтерского учета. Это, в свою очередь, повысило роль бухгалтерской службы каждого предприятия вообще и роль главного бухгалтера в частности. Именно от квалификации последнего, его способности живо откликаться на изменения законодательства зависит финансовое благополучие каждого предприятия. Однако место, которое занимает сегодня в структуре управления каждого экономического субъекта главный бухгалтер, не могло не сказаться на круге его прав и обязанностей, на его ответственности за принимаемые решения. Одно дело - бухгалтер-счетовод, от которого фактически ничего не зависело, и совсем другое - бухгалтер-управленец (главный бухгалтер), практически второе лицо в иерархии большинства предприятий, чья ошибка может "поставить крест" на результатах труда большого коллектива.

Проделанная работа позволяет ответить на поставленные вопросы:

1. Бухгалтерский (финансовый) учет - это важное звено формирования экономической политики предприятия, один из главных механизмов управления производством и сбытом продукции.

Бухгалтерский (финансовый) учет выполняет ряд функций: контрольную функцию, обеспечение сохранности собственности, информационную функцию, функцию обратной связи, аналитическую функцию.

2. Ведение бухгалтерского (финансового) учета осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. В зависимости от назначения и статуса нормативные документы целесообразно представить в виде следующей системы:

- Законодательный. Содержит федеральные законы, указы Президента РФ и постановления Правительства РФ;

- Нормативный. Содержит положения (стандарты) по бухгалтерскому учёту (ПБУ);

- Методический. Содержит нормативные документы (иные, чем положения), методические указания;

- Организационный. Содержит документы, формирующие учётную политику организации, то есть, организационно-распорядительную документацию.

Основополагающим документом является Закон «О Бухгалтерском учете».

Особое место в системе нормативно-правового регулирования занимает Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ

3. Главная цель бухгалтерского (финансового) учёта - формирование полной и достоверной информации, обеспечение ею внутренних и внешних пользователей, а также анализ, интерпретация и использование информации для выявления тенденций развития организации, выбора различных альтернатив, принятие управленческих решений.

Основными задачами бухгалтерского учета являются:

- формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним - инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

- обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля над соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

- предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Бухгалтерское законодательство обеспечивает главному бухгалтеру возможность для выполнения возложенных на него обязанностей. Однако, представляется весьма проблематичной принципиальность главного бухгалтера в споре с руководителем. Последний вряд ли допустит, чтобы рядом с ним находился подчиненный, заставляющий его издавать письменные распоряжения и брать всю ответственность на себя. Трудовое право представило руководителям предприятий инструментарий для освобождения от принципиальных и неугодных главных бухгалтеров, тем самым ставя под вопрос реальность выполнения заложенных в бухгалтерском законодательстве механизмов.

В настоящее время можно говорить о начале нового этапа развития бухгалтерского учета, связанного с появлением компьютерной техники и сетевых технологий, а также глобализации мировой экономики и, как следствие, стандартизации бухгалтерского учета и отчетности в мировом масштабе.

4. Объектом исследования курсовой работы является ООО «Интеко», которое осуществляет производство и реализацию строительных материалов на основании устава Общества.

Бухгалтерскую службу возглавляет главный бухгалтер, которому подчиняются 4 бухгалтера.

Полномочия между бухгалтерами распределены согласно инструкции.

Главным бухгалтером ООО «Интеко» был разработан в соответствии с действующим законодательством приказ «Об учетной политике на 2010 год».

К приказу разработаны приложения: учетная политика для целей бухгалтерского и налогового учета, рабочий план счетов и график документооборота.

Учетная политика представлена в виде таблицы, где рассматриваются конкретные положения бухгалтерского и налогового учета, выбранный вариант и основания для этого выбора.

Приказ и все приложения к приказу подписаны руководителям ООО «Интеко», а приложения еще подписаны и главным бухгалтером.

5. Учетный процесс ООО «Интеко» ведется автоматизировано - на базе единой журнально-ордерной формы счетоводства с применением пакета прикладных программ 1С.

В бухгалтерском учете организации применяются унифицированные формы первичных учетных документов.

Как положение к приказу «Об учетной политике на 2010 г.» был разработан график документооборота.

В ходе написания дипломной работы были изучены должностные инструкции на каждого сотрудника. Проведенный анализ показал , что должностные инструкции составлены грамотно. В них отражены: права, обязанности и ответственность работника.

В своей работе бухгалтера используют все современные достижения технического прогресса : компьютеры, факсы, вычислительную технику, используется система « Банк-Клиент». Я считаю, что в своей работе бухгалтер должен использовать возможности Интернета, где можно найти все или почти все.

Итак, на примере ООО «Интеко»была рассмотрена тема курсовой работы «Организация бухгалтерской службы на предприятии».

Литература

1. О бухгалтерском учете: Федер. закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ. - М.: Проспект, 2013. - 16 с.

2. О государственной поддержке малого предпринимательства в Российской Федерации: Федеральный закон от 24.07.2007 № 209-ФЗ. - М.: Омега-Л, 2013. - 60 с.

3. Об акционерных обществах [Электронный ресурс]: Федеральный закон от 26.12. 1995 № 208-ФЗ. - Режим доступа: http://base.garant.ru/10105712/

4. План счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению [Электронный ресурс]: утверждены приказом Министерства финансов РФ от 31.10.2000 г. № 94н. - Режим доступа: http://base.garant.ru/12121087/

5. Положение о безналичных расчетах в Российской Федерации [Электронный ресурс]: утв. Банком России 03.10.2002 N 2-П: (ред. от 19.06.2012). Зарегистрировано в Минюсте России 23.12.2002 N 4068. - Режим доступа http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_131861/

6. Белый, И.Н. Теория бухгалтерского учета : Учеб./ И.Н. Белый, П.Я. Папковская, А.П. Михалкевич; Мн.: ООО «Мисанта», 1997. - 154с.

7. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации: утв. приказом Министерства финансов РФ от 29 июля 1998 № 34н (с изменениями, внесенными приказом Министерства финансов РФ от 24 марта 2000 № 31н). - М.: НЦ ЭНАС, 2000

8. Акулич, Ю. И. Бухгалтерский учет : учеб. пособие / Ю. И. Акулич, И. Н. Бурцева, О. А. Левкович ; под общ. ред. О. А. Левковича. - Минск : Дикта, 2003 - 448с.

9. Алборов, Р.А. Принципы и основы бухгалтерского учета / Р.А. Алборов - М.: Кнорус, 2006. 379с.

10. Александрович, Е.В. Теория бухгалтерского учета. / Е.В. Александрович - Кемерово, 2006 - 659с.

11. Бабаев, Ю.А. Теория бухгалтерского учета / Ю.А. Бабаев - М.: Проспект, 2006. - 618с.

12. Балдинова, А.И. Бухгалтерский учет / А.И. Балдинова, Т.Н. Дементей, Е.И. Завидова и др.; Под общ. ред. И.Е. Тишкова, А.И. Прищепы. - 3-е изд., перераб. и доп. - Мн.: Выш. шк., 1999. - 746с.

13. Булатов, М. А. Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие, 3-е издание / М.А. Булатов - М.: Издательство “Экзамен”, 2005 - 723с.

14. Вещунова, Н.Л. Бухгалтерский учет / Н.Л. Вещунова, Л.Ф. Фомина - М.:ТК Велби: Проспект, 2006. 672с.

15. Воронина, Л.И. Теория бухгалтерского учета / Л.И. Воронина - М.: ЭКСМО, 2007. - 658с.

16. Жилинская, А.Ф. История развития бухгалтерского учета, анализа и аудита : учебный комплекс / А.Ф. Жилинская, Т.А. Жилинская. -

17. Кирьянова, З. В. Теория бухгалтерского учета : учебник / З. В. Кирьянова. - Москва : Финансы и статистика, 1995. - 192 с.

18. Козлова, Е.П. Бухгалтерский учет в организациях / Е.П. Козлова, Т.Н. Бабченко, Е.Н. Галанина М.: Финансы и статистика, 2004. - 752 с.

19. Кондраков, Н.П. Бухгалтерский учет. Учебное пособие / Н.П. Кондраков - М.: ИНФРА-М, 2005. 717 с

20. Пономаренко, П.Г. Бухгалтерский учет, анализ и аудит : учеб. пособие / П.Г. Пономаренко [и др.]; под общ. ред. П.Г. Пономаренко. - 2-е изд., испр. - Минск : Выш. шк., 2007. 527с.

21. Кондраков, Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. Изд. 3-е / Н. П. Кондраков - М.: ИНФРА-М, 2006. - 637с.

22. Ладутько, Н.И. Бухгалтерский учет. Теория. Документы. Корреспонденция счетов. Регистры. Отчетность: практическое пособие / Н.И. Ладутько [и др.]; под общей редакцией Н.И. Ладутько. - 6-е изд., перераб. и доп. - Минск: ФУАинформ, 2007. - 808с.

23. Левкович, О. А. Бухгалтерский учет: Учеб. пособие / О. А. Левкович, И. Н. Бурцева. Ю. И. Акулич; Под общ. ред. О. А. Левкович, - Мн.: Амалфея, 2003. - 640 с.

24. Медведев, А.Н. Практическая бухгалтерия: от создания до ликвидации организации / А.Н. Медведев, Т.В. Медведева - М.: ИНФРА-М, 2003. - 392с.

25. Снитко, М. А. Теория бухгалтерского учета : учебник / М. А. Снитко. - Минск : «Современная школа», 2006. - 312 с.

26. Стражева, Н.С. Бухгалтерский учет : учеб.-метод. пособие/ Н.С. Стражева, А.В. Стражев. - 12-е изд. перераб. и доп. - Минск : Соврем. шк., 2008. - 672с.

27. М.Д. Акатьева, И.Л. Мальшакова - Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие / М.: ИПК МГУП, 2002. 172 с.

28. Учетная политика организации [Электронный ресурс]: Положение по бухгалтерскому учету ПБУ 1/2008: Утверждено приказом Минфина РФ от 11 марта 2009 № 22н. - Режим доступа: http://base.garant.ru/12166416/

...