Размещено на http://www.allbest.ru/

Дипломная работа

Документооборот предприятия “Швейный цех”

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ПОДГОТОВКА ПРЕДПРИЯТИЯ К НАЧАЛУ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРЕДПРИЯТИЯ

2.1 Организационно-правовая документация ИП Щукова С.В. “Швейный цех”

2.2 Распорядительная документация

2.3 Система справочно-информационной документации

2.4 Документы предприятия по личностному составу

ГЛАВА 3. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ПРИ РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ

3.1 Использование ИТ с документацией на предприятии

3.2 Анализ ИТ ИП Щукова С.В.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) -- отрасль деятельности, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.⁶

В Российской Федерации данная деятельность регламентирована ГОСТ “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”. Единая государственная система делопроизводства помогает избежать излишеств и дублирования в работе, так как в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за использованием документов и группировки их в дела.

Я, Конецких Мария Александровна, индивидуальный предприниматель отдела одежды. При оформлении ИП послужили документы необходимые только для государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, а именно заявление о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя по форме P21001, квитанция на оплату госпошлины за регистрацию ИП, заявление о переходе на упрощенную систему налогообложения по форме № 26.2-1 (опционально), копия паспорта. Начала свою деятельность в 2013 году, с момента получения Свидетельства о внесении в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей записи об индивидуальном предпринимателе. В соответствии с законом “О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей”.

Направление деятельности: для удовлетворения потребностей населения в непродовольственных товаров (женской и мужской одежды), увеличения поступлений в местный бюджет и получения прибыли.

В ходе выполнения данной дипломной работы мне необходимо изучить аспекты ведения документооборота и раскрыть поставленные задачи, с целью применения данных навыков в дальнейшей своей коммерческой деятельности.

В своей дипломной работе мы представляется комплекс документации для ИП Щукова С.В. “Швейный цех”.

Предметом исследования является процесс документооборота на примере существующего швейного цеха.

Объектом дипломного исследования, стали правила организации документооборота в действующем швейном цехе.

Целью данной дипломной работы является разработка комплекса документации предприятия ИП Щукова С.В. “Швейный цех”, для реализации его деятельности.

Задачи дипломной работы:

Для того чтобы организовать деятельность данного предприятия необходимо:

1) выбрать наименование предприятия;

2) создать фирменный товарный знак;

3) определить вид деятельности организации;

4) подготовить учредительные документы и документы для регистрации;

5) зарегистрировать предприятие и встать на учет в соответствующих органах.

Данная дипломная работа, состоит из 3 глав, и 9 приложений.

ГЛАВА 1. ПОДГОТОВКА ПРЕДПРИЯТИЯ К НАЧАЛУ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Деятельность каждого предприятия, в том числе и существующего, сопровождается комплектом определенных документов. Четкий порядок работы с документами помогает фиксировать деятельность предприятия.

В швейном цехе используется поточная организация производства, как и на большинстве предприятий легкой промышленности. Поточная организация производства - это такая форма организации производства, при которой операции выполняются в определенной последовательности, заранее установленной; имеют равновеликие задания по выпуску предметов труда за один и тот же период и выполняются одновременно.

На предприятии применяется поток со свободным ритмом - агрегатный. Эта система организации потоков характеризуется повышенной сменяемостью ассортимента продукции, применением агрегированного оборудования. Смена моделей в агрегатном потоке не влечет за собой перестройку рабочих мест, а ограничивается сменой приспособлений, перемещением одного или нескольких исполнителей с одного рабочего места на другое. Коллектив цехов разделен на бригады. В швейном цехе №3 одна бригады. Каждой бригаде устанавливается состав выполняемых работ и объем, что отражается в графике работы производства; формируются планово-учетные единицы, разрабатываются нормы трудовых затрат на планово учетную единицу, определяется порядок оплаты. Бригаде устанавливается рабочая зона, охватывающая технологический процесс; за ней закрепляется производственная площадь, оборудование, средства труда и др. По каждой бригаде определяются:

- профессионально-квалификационный состав рабочих, их расстановка;

- порядок выполнения работ;

- методы и приемы труда;

-набор и расположение коллективной и индивидуальной организационной оснастки и средств малой механизации;

- нормы времени на все операции, выполняемые бригадой;

-системы материального и морального стимулирования;

-определяется возможное повышение производительности труда.

Поток малой мощности, что позволяет изготавливать изделия широкого ассортимента. Однако в таких потоках в виду разделения труда на малое количество исполнителей:

- не удается добится специализации труда;

- нарушаются правила комплектования;

- рабочие места перегружены множеством разнородных технологических операций;

- снижается производительность труда.

Передача предметов труда на рабочие места происходит децентрализован когда отдельные узлы и детали подаются пачками только на те рабочие места, где их обрабатывают. Запуск деталей пачковый. При этой системе работы сокращаются затраты времени на вспомогательные приемы. Наибольшая экономия времени на выполнение вспомогательных приемов достигается при так называемой работе цепочкой, когда машинные операции выполняются без отрыва одной детали от другой.

Пачковый запуск способствует более полному использованию индивидуальной производительности труда рабочих, облегчает распределение работы при отсутствии отдельных исполнителей. Но при этом возрастает объем незавершенного производства, требуется более высокая сознательность рабочих для поддержания ритма работы. Характер перемещения предметов труда прямолинейный, когда полуфабрикаты последовательно перемещаются от места к месту.

Товарный знак - обозначение (словесное, изобразительное, комбинированное или иное), “служащее для индивидуализации товаров юридических лиц”. Законом признаётся исключительное право на товарный знак, удостоверяемое свидетельством на товарный знак. Правообладатель товарного знака имеет право его использовать, им распоряжаться и запрещать его использование другими лицами. Право на товарные знаки составляют одну из разновидностей объектов сферы прав интеллектуальной собственности, и относятся к правам на средства индивидуализации юридических лиц, товаров, работ, услуг, предприятий и информационных систем.

Незаконное использование товарного знака, влечет за собой гражданско-правовую, административную и налоговую ответственность.⁵

Основным документом, регулирующим в России правоотношения по поводу товарных знаков, знаков обслуживания и наименований мест происхождения товаров, является Закон Российской Федерации “О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров” от 17 октября 1992 г.

Товарный знак - это любое название, знак, символ, рисунок или их комбинация, используемые для обозначения товаров фирмы и отличающие их от товаров конкурентов. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании. Швейный цех ИП Щукова С.В. “Швейный цех”, начала свое предпринимательское дело в 2012 году, и в городе Пермь.

При выборе организационно-правовой формы необходимо, определить, какие виды деятельности будет осуществлять организация, и будет ли она заниматься предпринимательской деятельностью.

К организационно-правовым формам предпринимательской деятельности относятся следующие виды коммерческих организаций:- производственные кооперативы;- хозяйственные товарищества и общества;- государственные и муниципальные унитарные предприятия. Существуют четыре формы хозяйственных обществ:- общество с ограниченной ответственностью (ООО):

- закрытое акционерное общество (ЗАО);

- открытое акционерное общество (ОАО);

- общество с дополнительной ответственностью;

При регистрации деятельности, была выбрана форма -- Индивидуального Предпринимателя. В соответствии с Гражданским кодексом РФ предпринимательскую, в том числе швейную, деятельность могут вести физические лица (граждане) без образования юридического лица с момента государственной регистрации и в качестве индивидуального предпринимателя.⁵

Индивидуальный предприниматель - физическое лицо, занимающееся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, зарегистрированное в качестве предпринимателя в установленном порядке. Аббревиатуры ЧП (частный предприниматель) и ПБОЮЛ (предприниматель без образования юридического лица) считаются устаревшими. Основной нормой, определяющей правовое положение гражданина-предпринимателя, является единственная статья Гражданского кодекса: Гражданский кодекс РФ Статья 23.

Предпринимательская деятельность гражданина:

1. Гражданин вправе заниматься предпринимательской деятельностью без образования юридического лица с момента государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя.

2. Глава крестьянского (фермерского) хозяйства, осуществляющего деятельность без образования юридического лица (статья 257), признается предпринимателем с момента государственной регистрации крестьянского (фермерского) хозяйства.

3. К предпринимательской деятельности граждан, осуществляемой без образования юридического лица, соответственно применяются правила настоящего Кодекса, которые регулируют деятельность юридических лиц, являющихся коммерческими организациями, если иное не вытекает из закона, иных правовых актов или существа правоотношения.

4. Гражданин, осуществляющий предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с нарушением требований пункта 1 настоящей статьи, не вправе ссылаться в отношении заключенных им при этом сделок на то, что он не является предпринимателем. Суд может применить к таким сделкам правила настоящего Кодекса об обязательствах, связанных с осуществлением предпринимательской деятельности.

Государственная регистрация индивидуального предпринимателя С 1 января 2004 года государственная регистрация индивидуальных предпринимателей осуществляется в налоговых органах по месту жительства физических лиц (Закон №129-ФЗ от 08.08.2001).

При государственной регистрации предоставляются следующие документы:

- нотариально заверенное заявление по форме №Р21001. С 2011 года заявление не обязательно заверять, если документы на регистрацию представляет сам будущий предприниматель, при условии предъявления паспорта

- нотариально заверенную копию паспорта (при отправлении документов по почте, при личной подаче -- нотариального заверения не требуется).

- копию квитанции об уплате госпошлины. Госпошлина с 29 января 2010 года составляет 800 рублей.

Заявителем при государственной регистрации ИП может быть само физическое лицо, или лицо, действующее на основании нотариально заверенной доверенности. Заявление предоставляется в налоговый орган непосредственно заявителем или в виде почтового отправления с объявленной ценностью и описью вложения.

При государственной регистрации предпринимателю присваивается основной государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации индивидуального предпринимателя (ОГРНИП). После государственной регистрации индивидуального предпринимателя у него на руках должны быть следующие документы:

- Свидетельство о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя (с указанием ОГРНИП) по форме Р61001

- Уведомление о постановке на налоговый учет физического лица в налоговом органе на территории Российской Федерации по форме 2-3-учет

- Уведомление о регистрации физического лица в территориальном органе Пенсионного фонда Российской Федерации по месту жительства

Документы из ПФ С обычно приходят по почте и не выдаются в регистрирующем органе одновременно с документами о регистрации ИП. Если в течение месяца-двух документы не пришли, надо самостоятельно посетить эти фонды и забрать уведомления.

Кроме перечисленных документов у ИП как у физлица должно быть свидетельство с номером ИНН (номер не меняется при регистрации физлица как ИП, т.к. присваивается человеку на всю жизнь) и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (зеленая ламинированная карточка).

Свое дело -- это конечно очень хорошо, но не одна фирма, организация или предприятие не может прожить и дня без рекламы. Реклама играет очень большую роль в деятельности. Фирма должна иметь вывеску с указанием её типа, форм организации её деятельности, фирменного названия, информацию о режиме работы, об оказываемых услугах.

ИП - Индивидуальный Предприниматель. Сейчас статус ИП практически неотличим от статуса руководителя предприятия остальных организационно-правовых форм предпринимательской деятельности. Работники предприятия, возглавляемого ИП, имеют такие же права, как и работники ООО, ЗАО или ОАО. Для того, чтобы нести минимальные налоговые риски, или просто не оказаться должником перед государством, перед регистрацией ИП нужно разъяснить для себя ряд вопросов, касающихся вида деятельности, налогообложения, вопросов Трудового законодательства, отношений с гос. органами и Фондами, пр. Печать для ИП необязательна. Даже если она есть - в России принято ставить печати на подпись руководителя, регистрировать ее нигде не надо. Печать, конечно, легче сделать, чтобы не объясняться с контрагентами, что применение печати необязательно.

Выбор вида деятельности для ИП⁵

Для регистрации ИП нужно подобрать виды деятельности и их коды из такого документа как “Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД)”. Как правило, вид деятельности, сформулированный начинающим предпринимателем, то, чем он хочет заниматься, в классификаторе никак не находится и будущий предприниматель выбирает “примерно” то, что, как он считает, наиболее близко к тому, что он понимает. И, к сожалению, довольно часто допускает ошибку. Потому что некоторые виды деятельности жестко привязаны к системе налогообложения. И в результате ИП сдает отчетность совсем не по той системе налогообложения, по которой обязан сдавать и сразу “попадает” на штрафы за несданную отчетность. Но если будущий предприниматель все-таки сам выбирает виды деятельности из ОКВЭД, то лучше воспользоваться принципом минимизации - чем меньше видов деятельности, тем лучше.

Выбор вида налогообложения для ИП

Вопросы выбора вида налогообложения освещены ниже. Если будущий предприниматель выбирает Упрощенную Систему Налогообложения (УСН), то одновременно со сдачей документов на регистрацию ИП надо сдать и Уведомление о переходе на УСН

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРЕДПРИЯТИЯ

Неотъемлемой частью любого бизнеса или деятельности организации является документооборот. Правомерно даже будет сказать, что документооборот это и есть сам бизнес. Система документооборота включает в себя все отделы предприятия, в которых используются, в обязательном порядке, финансовые, распорядительные, административные и прочие документы. Торговые предприятия имеют большой объём документов, поскольку здесь ежедневно совершаются операции приёмки, хранения и продажи товаров. Документооборот торгового предприятия является основой бухгалтерского и налогового учёта, обеспечивающих существование предприятия. До 95% управленческих процессов и решений в организациях сопровождаются документами.⁵

Для всех без исключения документов общими этапами в процессе документооборота являются:

- создание (получение) первичного документа

- передача его в соответствующий отдел торговой организации

- проверка и принятие документа к учёту

- обработка документа

- передача документов в архив.

Документ - материальный носитель данных с записанной на ем информацией, предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

Формами закрепления информации могут быть: письмо, рисунок, графика, фото, звукозапись, видеозапись, электронные носители и т.д.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая группа - это документы по общим и административным вопросам. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники бухгалтерии, финансовых органов, отделов планирования, других функциональных подразделений.

Документационное обеспечения управления (ДОУ) - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

В настоящее время документационное обеспечение управления на предприятиях и в организациях регулируется действующим законодательством, распорядительными документами вышестоящих органов, положениями об учреждениях, основными положениями ЕГСДОУ.

Документооборот - это порядок движения документов в организации, состоящий из потоков.⁵

Документооборот предприятия образуют основный виды документов:

- организационные документы - Устав, учредительный договор, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка;

- документы по личному составу - приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, лицевые карточки, трудовые книжки;

- финансово - бухгалтерские документы - счета прибылей и убытков, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги;

- отчетно - статистические документы - статистические отчеты, таблицы;

- распорядительные документы предприятия - приказы по основной деятельности, распоряжения, решения;

- справочно-информационные документы - акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы;

- другие группы документов, связанные с профессиональной деятельностью отделов и служб.

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется службой документационного обеспечения управления.

Управление документацией предприятия включает в себя организацию документооборота.

Делопроизводство подразделяется на три стадии:

- Создание документов (документирование);

- Организация движения и учёта документов (документооборот);

Хранения документов (архивное дело)

В российских организациях ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учёт и сохранность документов.⁶

Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации. Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в России установлены ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов”

Документооборот в организациях состоит из потоков документов циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями) и пунктами технической обработки документов: секретариатом, канцелярией.

Документ - материальный носитель данных с записанной на ем информацией, предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

Формами закрепления информации могут быть: письмо, рисунок, графика, фото, звукозапись, видеозапись, электронные носители и т.д.

2.1 Организационно-правовая документация ИП Щукова С.В. “Швейный цех”

Организационные документы играют важную роль в жизни любого предприятия, учреждения, организации. Для каждой организации, в том числе и общественной, они устанавливают порядок ее создания, работы, структуру и штатную численность. Процесс создания организации всегда начинается с разработки организационных документов. Без них невозможно законное и рациональное функционирование организаций. Поэтому современным законодательством России закреплены требования к составлению и оформлению различных видов организационных документов.

Главными функциями организационных документов являются: управленческая и правовая. В управленческой функции они выступают как средство управленческой деятельности. Организационные документы обеспечивают стабильное, нормальное функционирование государственной системы в целом и каждого государственного учреждения в отдельности, а также нормальное функционирование каждого члена данного социального института, общества, предприятия, организации в его конкретной социальной роли. Правовой функцией называется функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений.⁶

Рассмотрим более подробно понятие “организационного документа”.

По государственному стандарту на делопроизводственные и архивные термины, документ, документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: “Госстандарт России”, 1998, С. 1.

Стандарт содержит также определение организационно-распорядительного документа - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Однако стандарт не содержит отдельного определения организационного документа. Очевидно, это связано с тем, что функции организационных и распорядительных документов во многом пересекаются, поэтому их принято объединять в одну систему документации.

Для более полного понимания названия “организационный документ” рассмотрим значение слов “организация”, “организационный”, “организовывать”, “организованный”.

Согласно новому словарю русского языка:

“Организация - Объединение, союз людей, общественных групп, государств, соединенных общей программой действий Государственное, партийное или общественное учреждение. Устройство, построение, склад чего-либо”.

“Организационный - соотносящийся по значению с существительным “организация”, связанный с ним”.

“Организовывать - Объединять, сплачивать кого-либо для какой-либо цели. Упорядочивать, придавать чему-либо планомерный, согласованный характер, устраивать по плану”.

“Организованный - Планомерный, согласованный, упорядоченный Действующий четко и планомерно. Обладающий организацией, осуществляемый через посредство организации”.

Исходя из этих определений можно сделать вывод, что организационные документы - это большая группа документов, позволяющих организовать, упорядочить, согласовать какую-либо деятельность. Они позволяют создать согласованную программу действий, объединить людей, подразделения, организации, государства для достижения единой цели, придавая при этом их деятельности планомерный и согласованный характер.

Таким образом, с разработки организационных документов начинается не только существование организации, но и возникает управленческая деятельность, которая регулируется с помощью права. Это касается определения статуса субъектов и объектов, правового положения каждого звена управления, связано с точностью определения цели и задачи его деятельности и способов оценки этой деятельности, регулированием отношений, в которые оно вступает с другими звеньями управления, с ресурсным обеспечением.

На любом уровне управления необходимо зафиксировать следующие условия управленческой деятельности:

- цели и задачи;

- структуру и правовой статус конкретного звена управления;

- разделение труда и установление порядка функционирования этого звена;

- дифференциацию и фиксирование функций, децентрализацию полномочий, персонализацию ответственности;

- осуществление деятельности органа управления и должностных лиц на основе действующего законодательства.⁶

Наряду с определением статуса, функций, структуры и штатов необходимо регулировать выполняемые работы, подчинять их заранее установленным правилам. Должны быть определены виды работ, действий и операций, на которые распадаются управленческие функции, перечень вопросов, подлежащих рассмотрению в конкретном случае, виды потребляемой информации, периодичность и сроки выполнения работ, состав исполнителей.

Назначение и состав организационно - правовых документов

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности организации, - это функция организации системы и процессов управления, которая включает:

- создание организации, включая выбор ее организационно - правовой формы;

- установление ее структуры;

- определение штатной численности и состав (номенклатура) должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификацию по Единой тарифной сетке;

- регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;

- формирование совещательных органов управления;

- регламентацию деятельности аппарата управления;

- лицензирование деятельности (в необходимых случаях);

- установление режима работы и системы органов;

- организацию труда работников и оценку их труда;

- реорганизацию;

- ликвидацию организации и некоторые другие виды работы.

Организация деятельности выражается в разработке и утверждении комплекса организационно - правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их обязанности, права, ответственность и другие аспекты.⁶

К организационно-правовым документам относятся:

- устав организации;

- положение об организации;

- штатное расписание;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- учредительный договор;

- должностные инструкции.

Устав организации представляет собой основной организационно-правовой документ, регламентирующий важнейшие вопросы функционирования организации, включая порядок ее образования и реорганизации (ликвидации).

Устав организации - это правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организации, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы деятельности.

Положение об организации - организационно-правовой документ, конкретизирующий правовое положение, порядок повседневного функционирования, а также вопросы соподчиненности и взаимодействия данного подразделения с другими структурными единицами. Несмотря на то, что структура текста “Положения...” ни в одном из действующих нормативных документов жестко не закреплена, тем не менее, она достаточно устойчива, можно сказать, стандартна.

Штатное расписание - представляет собой организационно-правовой документ, устанавливающий количественный и качественный состав сотрудников в составе подразделений организации, а также размеры их минимальной фиксированной месячной оплаты труда (оклада) в соответствии с занимаемыми должностями.

Структура штатного расписания почти в точности повторяет структуру самой организации, для нужд которой данное расписание разработано - по сути, это перечень должностей сотрудников организации по подразделениям с указанием размеров соответствующих данным должностям окладов. При этом порядок перечисления структурных подразделений, а также должностей в них определяется руководителем организации. Штатное расписание ИП Щукова С.В. “Швейный цех” (см. Приложение).

Учредительный договор - правовой акт, которым стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, функционированию, реорганизации и ликвидации. Учредительный договор заключается, а устав утверждается учредителями (участниками).⁶

Правила внутреннего трудового распорядка - организационно-распорядительный документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации.

“Правила внутреннего трудового распорядка” разрабатываются в аппарате заместителя руководителя организации по управлению (сотрудниками кадрового органа). В процессе отработки документа он визируется заместителями руководителя организации (по производству, управлению, персоналу), а также руководителями финансового и юридического отделов.

Оформление “Правил внутреннего трудового распорядка” производится на листах бумаги формата А4. Титульный лист документа исполняется на общем бланке и должен содержать: наименование вида документа; номер и дату написания документа; место составления; заголовок к тексту документа; текст; подпись разработчика; гриф утверждения с утверждающей подписью руководителя организации.

Должностные инструкции - организационно-правовой документ, устанавливающий для сотрудника (категории сотрудников) конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью. Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Кроме того, они позволяют осуществить объективную оценку деятельности работников и являются нормативной основой для применения к ним мер воздействия. При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки.

Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения вышестоящей организацией, руководителем данной организации, ее коллегиальным органом и руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности организационно - правового документа.

Организационные документы могут утверждаться непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения на документе или распорядительным документом (постановлением, приказом, решением).

Цель разработки организационных документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

2.2 Распорядительная документация

Среди множества документов, циркулирующих в каждой организации, особое место занимают организационно-распорядительные, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности. Организационно-распорядительная документация включает организационную, распорядительную, информационно-справочную документацию, документацию коллегиальных органов, документы по личному составу. Из всего этого перечня нас будет интересовать только одна группа организационно-распорядительной документации - распорядительные документы. В данной статье мы попробуем разобраться, какие документы входят в состав распорядительной документации, чем они отличаются друг от друга, в каких ситуациях надо подготовить приказ или распоряжение, а в каких, например, указание.⁶

Юридическими основаниями для создания распорядительных документов в деятельности организации являются:

- нормативно-правовые акты, в том числе постановления Правительства РФ, решения органов власти;

- конкретные поручения вышестоящих органов;

- осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией;

- потребность правового регулирования работы аппарата управления.

Состав распорядительной документации

К распорядительной документации относятся:

- постановления;

- решения;

- приказы;

- распоряжения;

- указания.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения.

Решение - правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также советов директоров предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.⁶

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе единоличного управления, в целях разрешения основных и оперативных задач. В отдельных случаях он может касаться нескольких организаций, предприятий, учреждений и должностных лиц. Различают приказы трех видов:

- по организационным вопросам (издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации предприятия; при утверждении структуры и штатов; в целях утверждения и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов; при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов):

- по основной деятельности (регулируют порядок финансирования информационного и документационного обеспечения деятельности организации; социальные вопросы; научно-техническую политику; содержание специфических видов деятельности). Приказ по основной деятельности ИП Щукова С.В. “Швейный цех” (см. Приложение)

- по личному составу (регламентируют прием, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений). Приказ по личному составу ИП Щукова С.В. “Швейный цех” (см. Приложение)

Распоряжение -- распространенный в управленческой практике документ. Особую разновидность этого документа представляет Распоряжение -- правовой акт, издаваемый единолично руководителями законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления в пределах компетенции, определенной законом” нормативно-правовыми актами. Такие распоряжения содержат подзаконное официальное решение, принятое с соблюдением установленной процедуры и порождающие юридические последствия. Распоряжения обязательны для исполнения всеми органами управления, хозяйствующими субъектами независимо от организационно-правой формы, а также общественными объединениями, должностными лицами и гражданами, проживающими на данной территории.

Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.⁶

Проанализировав функциональные особенности каждого документа, входящего в комплекс распорядительной документации, можно заметить, что главные их различия касаются:

1) порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов;

2) перечня рассматриваемых в них вопросов.

2.3 Система справочно-информационной документации

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.⁶

В состав информационно-справочных документов входят: протокол, акт, деловая переписка, деловое письмо, заявление, докладная записка, объяснительная записка, и т.д.

Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседание.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Заголовком протокола служит название вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание и т.д.) и название органа, деятельность которого протоколируется (протокол заседания аттестационной комиссии; протокол общего собрания акционеров).⁶

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В водной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например: Присутствовали: 25 чел.

Слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" печатают слева от нулевого положения табулятора (от поля), отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О", "Об", печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное".

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

Нормативными правовыми актами могут устанавливаться дополнительные требования к некоторым видам протоколов, которые необходимо учитывать при их составлении и оформлении.

Акт -- это документ, составляемый группой лиц подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д. В некоторых случаях его составляет одно должностное лицо -- при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара и т.д. Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, как правило, на бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа (акт), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, указание на количество экземпляров и их местонахождение.⁶

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления. Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже Акт (чего?) “работы комиссии по проверке общежития”. Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного -- “О приеме-передаче оборудования”, “Об уничтожении дел”. Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.

Текст введения должен содержать ссылку на документ, послуживший основанием для проведения проверки (работы комиссии), список фамилий с указанием должностей лиц, составивших акт (их перечисляют в последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, должны быть указаны и названия этих учреждений.

В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым он направлен. Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).

Подписи располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись, но имеет право изложить суть замечания ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.

Деловая переписка - основное официальное средство общения между организациями, организациями и частными лицами. Значит, при ее составлении следует учитывать сложившиеся правила. Во-первых, это обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели - побудить адресата к определенным, нужным вам действиям.

Понятие "деловая переписка" объединяет разные виды документов: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки и т.д.

Самый распространенный вид деловой переписки - деловые (служебные) письма. Особенности их содержания во многом зависят от того, для какой цели они составляются. Однако существуют общие требования составления и оформления, которые обязательны для любого письма. Говоря о правилах составления делового письма, следует разделять их на правила, относящиеся к форме документа, т.е. правила оформления, и на требования к содержанию. Письмо-приглашение ИП Щукова С.В. “Швейный цех”.

Деловое письмо - одно из важнейших средств общения в деловом мире. Оно с давних пор помогает человеку осуществлять предпринимательскую и коммерческую деятельность, являясь мощным и гибким инструментом проведения экономической стратегии и тактики предприятий, компаний и фирм.

Современное деловое письмо -- это, прежде всего, служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них, т.е. всего того, что, будучи изложенным в письменном виде, обусловливает деловые отношения. Казалось бы, нет ничего проще, чем написать деловое письмо. Но существуют определенные каноны написания таких писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже вашей фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов.

Написание делового письма - это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Правильно оформленное юридически, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо - один из залогов успеха вашего дела.

Для написания обычно используется фирменный бланк с эмблемой фирмы, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом и банковскими реквизитами. Деловое письмо на бланке ИП Щукова С.В. “Швейный цех”.

Заявление - официальное определение заявления дается в единственном нормативном акте, не имеющем отношения к кадровому делопроизводству. Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации” определяет заявление как просьбу гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.

Используя основные признаки, дадим определение заявления применительно к трудовым отношениям: заявление - это личная просьба работника, направленная на реализацию его трудовых прав. В тех случаях, когда личная просьба работника облекается в письменную форму, и создается данный документ - заявление. Заявление о приеме на работу в ИП Щукова С.В. “Швейный цех” .

Докладная записка - документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка представляется руководителю подразделения или организации. Докладные записки составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда для разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящим руководством.

Докладные записки составляются на стандартном листе бумаги формата А4. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок к тексту, текст подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения, в третьей - выводы и предложения о конкретных действиях.

Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

2.4 Документы предприятия по личностному составу

Трудовые правоотношения работодателя (государственной организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ). Необходимые функции по управлению личным составом в организациях осуществляют самостоятельные структурные подразделения (отдел персонала, отдел кадров), а в сфере малого бизнеса их выполняют отдельные работники (инспектор по кадрам, менеджер по персоналу) или в порядке совместительства -- секретарь руководителя организации, иногда главный бухгалтер. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат обязательному документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам). ⁶

Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке -- по этапам трудового цикла работника:

- документация, связанная с комплектованием персонала организации;

- документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

- документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

- документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т. е. с увольнением..

К персональным данным мы относим: все биографические сведения гражданина, его образование, специальность, занимаемую должность, наличие судимостей, адрес места жительства, домашний телефон, состав семьи, место работы или учебы членов семьи и родственников, характер взаимоотношений в семье, размер заработной платы, содержание трудового договора (контракта), состав декларируемых сведений о наличии материальных ценностей, содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию, и т.п. Персональные данные всегда документируются.⁶

Любые персональные данные относятся к конфиденциальной информации, т.е. информации строго ограниченного и регламентированного доступа.

Резюме -- сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место. В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководству организации предварительно ознакомиться с претендентом, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них. Согласие на прием нового работника дает будущий непосредственный руководитель. Возможно оформление развернутого резюме -- резюме хронологического вида. В отдельных случаях претендент составляет резюме функционального типа, подчеркивающего достижения профессионального характера. Все записи, сделанные в личном листке по учету кадров, и текст автобиографии сравниваются сотрудником отдела кадров с персональными документами. Неподтвержденные записи, на которых настаивает гражданин, дополняются записью сотрудника отдела кадров “со слов гражданина”. Исправления в указанных документах не допускаются.

...