Документооборот предприятия "Швейный цех"

Основные виды документов, сопровождающих процесс приема на работу руководителей, специалистов, научных и других подобных работников.

Резюме - предельно краткая и вместе с тем достаточно полная справка о том, что представляет собой кандидат на должность в профессиональном отношении и социальном аспекте. Изучение резюме (как в зарубежной практике и медицинской справки) является обязательной процедурой при подборе персонала на любую должность ( см. Приложение).

“Документация по личному составу” или “кадровая документация” являются обобщающими понятиями, которые определяют состав документов, используемый и создаваемый кадровой службой.⁶

Традиционной задачей, решаемой кадровой службой, представляется документирование трудовых правоотношений. В процессе выполнения этой задачи возникает значительный объем разнообразных документов.

Наибольшая часть документов кадровой службы связана с процедурам движения кадров. Движение кадров это:

- Перевод на другую работу;

- Увольнение;

- Предоставление отпусков;

- Командирование.

Все документы по личному составу можно разделить на несколько групп:

- Организационные документы: положение о кадровой службе, правил внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работникам кадровой службы, график отпусков;

- Распорядительные документы: приказы (распоряжения) руководителя организации по личному составу, издаваемые в случаях приема на работу, перевода на другую работу, увольнения с работы, командирования, предоставления отпуска, поощрения, взыскания, изменения фамилии. Характеристика-представление ИП Щукова С.В. “Швейный цех” представлена в Приложении Л.

- Учетные документы: личная карточка Т-2, журналы принимаемых увольняемых работников;

- Справочно-информационные документы: заявления, докладные и объяснительные записки, протоколы заседаний квалификационных и аттестационных комиссий, акты, справки, переписка кадровой службы со сторонними организациями.

Каждый документ, входящий в систему кадровой документации, должен быть оформлен с соблюдением установленных правил, содержащихся в инструкции по делопроизводству предприятия.

ГЛАВА 3. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ПРИ РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ

3.1 Использование ИТ с документацией на предприятии

Информационные технологии - широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям создания, сохранения, управления и обработки данных, в том числе с применением вычислительной техники. В последнее время под информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, Информационные технологии имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для создания, хранения, обработки, ограничения к передаче и получению информации. Специалистов по компьютерной технике и программированию часто называют ИТ-специалистами.

Согласно определению, принятому ЮНЕСКО, информационные технологии -- это комплекс взаимосвязанных научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы. Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. Их внедрение должно начинаться с создания математического обеспечения, моделирования, формирования информационных хранилищ для промежуточных данных и решений.

Основные черты современных информационных технологий:

- Структурированность стандартов цифрового обмена данными алгоритмов;

- Широкое использование компьютерного сохранения и предоставление информации в необходимом виде;

- Передача информации посредством цифровых технологий на практически безграничные расстояния.

Офисная техника - неотъемлемая часть технического оборудования любого офиса.

Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.

К офисной технике в широком смысле можно отнести любые технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и кончая компьютерами и их сетями. К офисной технике в узком смысле относят лишь технические средства, используемые в бумажном делопроизводстве, и средства административно-управленческой связи.

Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

1). В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с "докомпьютерными" технологиями.

2). Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.

3). Не менее важная задача делопроизводства - это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.

4). Уровень автоматизации делопроизводства существенно повышается, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (Единая государственная система документационного обеспечения управления) с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.

5). Документы, поступившие в организацию по каналам эл. почты или созданные в таком "электронном офисе" уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки. Несколько большую проблему представляют собой документы, поступившие в организацию в виде бумажных копий. Такие документы можно подвергнуть сканированию и обработке с помощью специализированных программ - систем оптического распознавания символов OCR (optical character recognition).

Информационно-коммуникационные технологии (ИКТ) обладают сегодня колоссальными возможностями по использованию их в образовательном процессе. Со всеми своими ресурсами ИКТ являются одним из существенных средств реализации целей и задач процесса обучения. Во второй половине 20 века, активно развивающиеся цифровые технологии предложили новый способ доступа и получения информации, новые виды коммуникации - электронную почту, чаты, конференции. Компьютеры вошли во все сферы современной жизни. ИКТ меняют процесс обучения и это уже неизбежность, это реалии, это факт.

На сегодняшний день у любого преподавателя имеется в распоряжении целая гамма возможностей для применения в процессе обучения разнообразных средств ИКТ в. Это банки данных, информация из Интернета, многочисленные электронные учебные пособия, словари и справочники, дидактизированный материал, презентации, программы, автоматизирующие контроль знаний (тесты, зачеты, опросники, подготовленные с помощью языков программирования, MS Excel, MS PowerPoint др.), форумы для общения и многое другое. Благодаря этому актуализируется содержание обучения, возможен интенсивный обмен информацией с партнерами извне, в том числе, интеркультурный процесс обучения принимает динамический характер. При этом преподаватель не только образовывает, воспитывает и развивает студента, но с внедрением новых ИКТ он получает мощный стимул для самообразования, профессионального роста и творческого развития. Владея ИКТ, внедряя их в учебный процесс при подготовке будущих специалистов, которым предстоит реализоваться в новом, информационном обществе, преподаватель специальных дисциплин повышает качество образования, уровень подготовки специалистов, умножая при этом и свое профессиональное мастерство.

3.2 Анализ ИТ ИП Щукова С.В.

Рассмотрим каждые из них.

Microsoft Office ХР

Microsoft Office ХР - пакет программ, предназначенных для выполнения различных функций по работе с документами. В отличие от других, программ, выполняющих аналогичные функции, программы, входящие в Microsoft Office, отличаются широкой интеграцией между собой, что обеспечивает эффективную работу с документами, включающими различные по типу части (например, документ Word может содержать таблицу Excel и часть базы данных Access).

В Microsoft Office входит:

- Word 2010 - мощная программа для работы с текстовыми документами.

- Excel 2010 - программа, предоставляющая широкие функции для работы с электронными таблицами.

- Access 2010 - сильнейшее средство для работы с базами данных.

PowerPoint 2010 - позволяет легко и быстро создать качественные, красиво оформленные электронные презентации (в виде набора слайдов).

- Binder - программа для объединения разных документов Office в одно целое.

- Outlook 2010 - представляет собой почтового клиента и электронную версию органайзера, причем Outlook может автоматически отвечать на различные приглашения, исходя из вашей занятости в тот или иной момент времени.

- Photo Editor - приложение Office, обрабатывающее растровые изображения.

- Различные вспомогательные программы, работающие вместе с основными приложениями Office: Graph (программа для построения диаграмм и графиков), Equation (программа для вставки в документ математических и других видов формул) и множество других полезных программ.

Word

Microsoft Word -- мощная программа обработки текстовых документов, имеющая сотни функций, и являющаяся одной из ведущих систем обработки текстовых документов. Word был первым текстовым процессором, совмещавшим себе широкий спектр мощнейших средств редактирования, форматирования и публикации документов с интерфейсом, который новичок мог освоить за считанные минуты. За последние 20 лет Word приобрел новый интерфейс, новые средства автоматизации, новые функции, помогающие пользователю создавать любые документы быстро и просто.

Любой текстовый процессор позволяет хранить текстовую информацию в документе и распечатывать ее на бумаге, однако Word может делать гораздо больше этого. На протяжении последних лет компьютерные сети и мощность вычислительных систем постоянно росли; определение понятия “документ” расширялось, и совершенствовался вместе с ним. В настоящее Время Word представляет собой полнофункциональную программу редактирования текстовой и графической информации, создания Web-страниц и обработки документов.

При помощи Word можно создавать практически любые документы и публиковать в электронном виде или в виде печатных копий. Основные возможности Word можно разделить на несколько категорий:

Редактирование текста

Текст может быть введен в документ посредством набора на клавиатуре. Кроме того, можно вставить в документ определенные текстовые фрагменты или даже целые файлы. Word предоставляет множество функций, позволяющих выполнять корректорскую правку, редактирование и изменение текстовой информации наиболее удобным способом. Так, функция автотекста позволяет вставлять в документы, часто используемые фразы при наборе лишь нескольких первых букв этих. Функция автокоррекции автоматически исправляет наиболее распространенные опечатки, орфографические и грамматические ошибки, освобождая пользователя от необходимости заниматься их исправлением.

Форматирование текста

Word позволяет устанавливать межстрочный интервал, характер выравнивания и размер отступов, выбирать гарнитуру и размер шрифта, а также его начертание. Пользователь может определять стили, включающие в себя несколько параметров форматирования, и применять все эти параметры одновременно или использовать темы для оформления Web-страниц в едином ключе при настраиваемых стилях, графике и фоновых рисунках. Текстовая информация может быть представлена в виде таблиц, в документах могут быть определены колонтитулы, простые и концевые сноски, подписи или текстовые рамки к рисункам и таблицам.

Графика

В Word имеется набор встроенных средств для создания геометрических фигур, линий, прямоугольников, овалов и других простых графических объектов. Кроме того, имеется возможность выбирать и вставлять в документы десятки предопределенных фигур и готовых рисунков. Word позволяет импортировать в документы графику из форматов, поддерживаемых большинством других приложений Windows, а программа Word Photo Editor может быть использована для просмотра и изменения цифровых фотографий и электронных изображений других типов.

Верстка

Word предоставляет всевозможные функции верстки, позволяющие размещать текстовую и графическую информацию на странице для подготовки практически любой полиграфической продукции, от указателей и бюллетеней до книг и журналов. Например, можно форматировать текст в виде нескольких колонок, дополнять его графикой, задавать обтекание текста вокруг врезок и иллюстраций, определять чередующиеся верхние и нижние колонтитулы (различные для четных и нечетных страниц), создавать предметный указатель, оглавление и перекрестные ссылки. Совместно с Word поставляется несколько предопределенных шаблонов для создания различных видов печатной продукции, которые нетрудно изменить (или создать новые) для соответствия каким-либо конкретным задачам.

Обработка данных и средства автоматизации

Функция слияния позволяет извлекать информацию из файла базы данных и создавать на основе этой информации письма или почтовые наклейки. Используя этот же основной принцип, можно включать содержимое любого из полей базы данных в любое место документа и при печати автоматически обновлять содержащуюся в этих полях информацию. Для автоматизации тех или иных процедур также могут быть использованы макросы, благодаря чему определенный набор задач может быть выполнен посредством нажатия всего нескольких кнопок. Кроме того, имеется возможность, создавать программы на языке Microsoft Visual Basic for Applications, которые могут выполняться автоматически при запуске Word.

Web-публикации

Расширенный набор средств Word 2010 для публикации документов в Web позволяет определять формат документов, предназначенных для такой публикации, в точном соответствии с замыслом пользователя. Word может быть использован для создания Web-страниц, включающих формы, таблицы, электронные таблицы Microsoft Excel, графику, аудио- и видеоклипы, звуки, анимацию и прочие компоненты. Новый редактор сценариев позволяет создавать и включать в Web-страницы HTML-сценарии. Доступ к ресурсам Web может быть осуществлен непосредственно из Word, и любой документ может быть дополнен гипертекстовыми ссылками.

Коллективная работа

Во многих организациях работа над документами ведется целыми коллективами. В состав Word входят ряд функций, направленных на облегчение процесса управления коллективной обработкой документов. В документы Word могут быть включены текстовые и речевые комментарии; Word позволяет синхронизировать различные версии и варианты документов и направлять документы группе рецензентов по маршруту. Кроме того, имеется возможность вставлять комментарии рецензентов в Web-страницы и планировать конференции средствами Microsoft NetMeeting.

Интеграция

Word поддерживает разработанный Microsoft механизм связывания и внедрения объектов OLE, что обеспечивает возможность разделения данных и функций с любыми программами, для которых реализована поддержка OLE. Являясь частью Microsoft Office, Word может использовать данные совместно с Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access и Microsoft Outlook, а также с Microsoft Internet Explorer. Вот несколько примеров такого использования:

Переход к Web-странице внутри документа Word (для выполнения этой операции в качестве Web-броузера запускается Internet Explorer).

Просмотр создаваемых в Word Web-страниц с использованием Internet Explorer.

Вставка таблиц Excel в документы Word и их автоматическое обновление при изменении данных в Excel.

Вставка полей Access в документы Word и их автоматическое обновление при изменении данных в Access.

Использование адресов, хранящихся в базе данных Access, для создания бланков писем в Word.

Использование тем форматирования Web-страниц в формах Access.

Использование единых словарей для проверки орфографии в Word, Excel, PowerPoint, Outlook и Access, благодаря чему слова, добавленные в единый пользовательский словарь, становятся доступными всем приложениям Office.

Передача документов по электронной почте непосредственно из Word на основе определенного в Outlook почтового профиля.

Вставка слайдов или наборов слайдов PowerPoint в документы Word.

Настройка параметров

Параметры Word могут быть настроены в соответствии с любыми конкретными требованиями рабочей среды. Например, имеется возможность выполнять следующие настройки:

Создавать, изменять или удалять меню, команды меню, панели инструментов и кнопки панелей инструментов.

Скрывать, перемещать и организовывать панели инструментов.

Создавать или изменять горячие клавиши для любой операции Word.

Создавать или изменять шаблоны, на основе которых создается новые документы.

Выбирать и изменять язык для проверки орфографии и грамматики в Word.

Изменять язык интерфейса Word.

Выбирать в качестве единиц измерения Word дюймы, сантиметры, пункты или пики.

Добавлять новые шрифты.

Автоматизация

И наконец, Word располагает богатейшим набором средств автоматизации создания документов. Выше уже были упомянуты функции автозамены и автотекста, однако это еще далеко не все. Функция автоформата позволяет выполнять форматирование текста по мере набора, например, автоматически создавать маркированные и нумерованные списки или заменять Web-адреса действующими гипертекстовыми ссылками. Адаптивные меню и панели инструментов перемещают наиболее часто используемые команды в более доступные места, что облегчает доступ к ним. А мастера упрощают процедуру создания писем, бюллетеней, Web-страниц и прочих типов документов.

Microsoft Excel - мощная программа для работы с электронными таблицами, являющаяся, также как и Word, частью пакета Microsoft Office. Обладая достаточно широкими возможностями и высокой степенью интеграции с другими приложениями Office и Windows вообще, Excel стала наиболее популярной программой среди людей, постоянно имеющих дело с огромными массивами чисел.

Excel обладает всеми необходимыми возможностями для обработки электронных таблиц: от простых арифметических действий с несколькими ячейками таблицы до статистической обработки огромных массивов данных.

Информация в Excel представляется в виде таблицы, и может быть записана в ячейки этой таблицы. Остановимся подробнее на некоторых основных возможностях Excel:

Редактирование и форматирование данных

Данные могут быть введены в таблицу посредством набора на клавиатуре. Кроме того, можно вставить в таблицу определенные фрагменты или целые файлы Excel. Также Excel может открывать файлы других распространенных редакторов электронных таблиц (например, Lotus 1-2-3). Excel, как и Word, имеет функцию проверки орфографии (причем он использует общий со всеми приложениями Office словарь), поиска и замены фрагментов данных.

В Excel имеется возможность изменять шрифт, его размер, цвет, начертание для данных каждой ячейки таблицы в отдельности; изменять формат представления данных в ячейке (например, текстовый, числовой, финансовый и др.); изменять направление текста, горизонтальное и вертикальное выравнивание данных в ячейке. Могут быть изменены и размеры самих ячеек, их границы и заливка; имеется возможность объединения и разбиения ячеек, добавление и удаление целых строк и столбцов.

Графика

В Excel, как и в Word, имеется набор встроенных средств для создания геометрических фигур, линий, прямоугольников, овалов и других простых графических объектов. Кроме того, имеется возможность выбирать и вставлять в документы десятки предопределенных фигур и готовых рисунков. Excel позволяет импортировать в документы графику из форматов, поддерживаемых большинством других приложений Windows.

Одной из самых популярных возможностей Excel является его способность автоматически строить практически любые виды диаграмм и графиков на основе данных электронной таблицы, причем процесс построения диаграммы или графика использующей десятки и сотни значений может занять всего лишь несколько минут.

Также Excel может вставлять в свои таблицы географические карты, используя встроенную в Office программу Microsoft Map, причем коллекцию карт, поставляемую вместе с Office, нельзя назвать маленькой.

Обработка данных и средства автоматизации

Из средств Excel, предназначенных для различной обработки информации, и средств автоматизации можно отметить следующие:

Сортировка позволяет упорядочить данные таблицы по какому-либо критерию, что при работе с большими массивами данных имеет не последнее значение.

Способность использования фильтра данных позволяет отображать на экране только те данные, которые необходимы на данный момент времени, это существенно облегчает поиск и корректировку отдельных частей больших массивов данных.

Возможность проверки вводимых в ячейку данных на определенный критерий предотвращает неправильный ввод, что позволяет работать с таблицей незнакомому с ее “внутренним устройством” человеку.

Функция консолидации позволяет реорганизовать и объединить общие по какому-либо критерию данные в одну таблицу, это облегчает труд людей занимающихся подготовкой отчетов.

Сводная таблица придает сухим столбцам и строкам чисел наглядность и существенно облегчает подготовку отчет по данным таблицы.

Создание структуры позволяет быстро просматривать и изменять данные, находящиеся в ключевых ячейках таблицы, при этом ячейки более низкого уровня можно просто скрыть (используется примерно тот же принцип, что и в режиме структуры Word).

Использование формул в ячейках позволяет вычислить значение данной ячейки на основе данных других ячеек (причем ссылки могут быть как на другие листы, так и на другие книги Excel), причем набор формул Excel далеко не ограничивается стандартными математическими функциями: имеется возможность вводить формулы, которые могут в зависимости от значений каких-либо ячеек выполнять те или иные действия, также в Excel имеется достаточно большой набор финансовых, статистических и других видов функций.

Интегрированный в Excel Visual Basic for Application (VBA) позволяет автоматизировать работу Excel (с помощью макросов) и, являясь полнофункциональным (на уровне приложений Office) объектно-ориентированным языком программирования, превращает Excel (и Office в целом) в среду программирования с достаточно широкими возможностями, выходящими далеко за пределы простого вычисления таблиц.

Web-публикации, коллективная работа и интеграция. Excel, являясь частью Office, поддерживает те же функции, касающиеся Web-публикаций, коллективной работы и интеграции, что и все приложения Office. Эти функции были описаны ранее в разделе, посвященном Word.

Настройка параметров

Параметры Excel могут быть настроены в соответствии с любыми конкретными требованиями рабочей среды. Excel имеет те же основные функции настройки рабочей среды, что и Word.

В Excel 2010 разработчики Microsoft реализовали десятки новых функций. Кроме тех нововведений, которые были описаны в разделе, посвященном Word, и касающиеся Office в целом, следует отметить следующие улучшения исключительно Excel:

При выделении ячеек с цветным текстом цвет остается таким же вместо отображения в инверсной схеме цветов.

Доступны новые числовые форматы с символом евро.

Дополнительные числовые форматы с указанием года четырьмя цифрами.

Microsoft Excel 2010 автоматически расширяет форматирование и формулы в списках, упрощая эту распространенную задачу.

Новые отчеты сводных диаграмм переносят мощь отчетов сводных таблиц на диаграммы. Отчеты сводных диаграмм интерактивны, снабжены кнопками, с помощью которых можно отображать и скрывать элементы диаграммы.

Если на диаграмме отображаются большие числа, можно сократить текст оси и сделать его более читаемым, изменив цену деления этой оси. Например, если значения на диаграмме изменяются в диапазоне от 1 000 000 до 50 000 000, можно отобразить на оси числа от 1 до 50 и добавить подпись, указывающую, что значения выражены в миллионах.

Существует возможность создания и выполнения запросов для загрузки данных, доступных через Интернет. Можно выбрать либо всю Web-страницу, либо указать загружаемую таблицу на Web-странице. Excel 2010 содержит несколько образцов Web-запросов, которые можно выполнить.

Отчет сводной таблицы можно сделать доступным на Web-странице в виде сводной таблицы, представляющей из себя компонент, позволяющий пользователям взаимодействовать с данными в Web-обозревателе. Пользователи также могут обновлять данные, изменять макет и выбирать различные элементы для отображения.

После нажатия кнопки Готово в мастере отчетов сводных таблиц и диаграмм на листе появляются синие рамки областей перетаскивания и панель инструментов Сводные таблицы со списком полей исходных данных. Для создания макета отчета сводной таблицы прямо на листе можно перетащить поля с панели инструментов в области перетаскивания.

Для отчета сводной таблицы можно задать отображение в структурированном формате, аналогичном формату стандартных отчетов базы данных, облегчающем чтение больших или сложных отчетов сводных таблиц.

Автоформаты сводных таблиц можно использовать для отображения структурированных и неструктурированных отчетов сводных таблиц, а также для задания параметров печати сводных таблиц (разрывов страниц и повторяющихся подписей строк и столбцов) для отчетов сводных таблиц, отображаемых в структурированном формате.

Поля строк и столбцов теперь снабжены стрелками раскрытия списка. По щелчку такой стрелки отображается список доступных элементов, из которого можно выбрать нужный. Этот список позволяет быстро отображать и скрывать элементы полей.

Теперь нет необходимости выделять части сводной таблицы при форматировании отчета сводной таблицы. Форматирование, применяемое с помощью обычного выделения в Excel, сохраняется при обновлении или изменении макета.

Существует возможность создавать отчеты сводных таблиц на основе баз данных OLAP, а также создавать кубы OLAP на основе запросов к другим базам данных. Базы данных и кубы OLAP организуют данные в отчетах сводных таблиц, ускоряя загрузку и обновление данных по сравнению с использованием традиционных баз данных.

Данные из текстовых файлов теперь можно перенести в Excel тем же способом, который используется для создания других запросов к базам данных. При открытии такого файла как обновляемого форматирование и формулы сохраняются.

Разработчики имеют возможность подписывать свои макросы, созданные с помощью Visual Basic for Applications (VBA), что позволяет пользователям установить автора макроса, удостовериться в надежности макроса и отсутствии в нем вирусов. Microsoft Office 2010 распознает макросы, полученные из надежных источников, и не выдает на экран предупреждающего сообщения, если такой макрос не был изменен.

1C: Бухгалтерия

Программа 1С: Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.

Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет). После расчета итогов программа формирует различные ведомости.

Помимо этого программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

Система “1С: Предприятие” может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной информации. Документы являются носителями первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые.

Как показывает практика, неправильное составление тех или иных документов (а тем более их отсутствие) -- это одна из основных причин возникновения конфликтов с партнерами по бизнесу, налоговыми органами, собственными работниками. При отсутствии надлежащим образом оформленных документов организация сталкивается с необходимостью доказывать факт осуществления ею тех или иных финансово-хозяйственных операций с помощью иных имеющихся в ее распоряжении документов, что в ряде случаев бывает затруднено.

Каждый документ в зависимости от своего назначения заключает в себе определенную информацию и поэтому может выполнять только совершенно определенные функции. По своему назначению документы подразделяются на:

1. Распорядительные, то есть предписывающие совершить какое-либо действие или ряд действий (например, приказ на выплату премии, платежное поручение на перечисление денежных средств с расчетного счета);

2. Оправдательные, то есть подтверждающие факт совершения определенных действий и обоснованность их совершения (например, авансовый отчет);

3. Комбинированные, то есть заключающие в себе функции как распорядительного, так и оправдательного документа.

Компьютеризация делопроизводства очень важна. Функции автоматизации делопроизводства в том или ином виде представлены в любой системе автоматизации документооборота. В функции систем автоматизации делопроизводства не входит хранение и перемещение документов в организации. В их функции входит фиксация документов в специальной базе данных, выражающаяся в заполнении специальной карточки документа. Содержимое карточки документа может варьироваться в зависимости от сложившейся в организации ситуации. Структура документов, зафиксированных в базе данных, опирается на так называемую номенклатуру дел, имеющуюся, как правило, в каждой организации, а технология учета и обработки документов опирается на сформулированное в данной организации “Положение о делопроизводстве”. Как мы уже отметили, документы хранятся в бумажном виде, в специальном архиве, но в базе данных отображается их текущее местоположение и статус, включая атрибуты контроля исполнения.

Для разработки приложений, выполняющих функции автоматизации делопроизводства больше всего подходят стандартные инструменты, используемые для разработки автоматизированных рабочих мест, от настольных баз данных до систем на базе различных SQL серверов.

Однако в том случае, если автоматизация документооборота не закончиться данным шагом, то можно подумать и о других инструментах, обеспечивающих более последовательное развитие системы.

Документооборот -- это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

- документы, поступающие из других организаций (входящие);

- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

- документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение;

- регистрацию;

- рассмотрение руководством;

- передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником, (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

- направляемые на рассмотрение руководителю организации,

- направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

Подводя итоги дипломной работы, необходимо отметить так же следующее:

в своей деятельности индивидуального предпринимателя ИП Конецких М.А., отдела одежды существует необходимый перечень документов:

- правила регулирующие трудовой распорядок;

- коллективный или индивидуальные договора с работниками;

- штатно-должностное расписание;

- приказы связанные с основной деятельностью и приказы связанные с личным составом;

- личная карточка каждого работника, по установленному образцу;

- график отпусков;

- табель учета рабочего времени;

- трудовая книжка каждого из работников, проработавшего больше 5 дней;

- положение регулирующее защиту и обработку данных работников;

- инструкции по охране труда

- книга учета движения трудовых книжек;

- журнал инструктажей по технике безопасности;

- журнал регистрации приказов;

- журнал выданных справок.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Федеральный Закон “Об обществах с ограниченной ответственностью” от 8 февраля 1988 г. №129-ФЗ.

2. Федеральный Закон “О лицензировании отдельных видов деятельности” №128-ФЗ от 8 августа 2001 г.

3. Федеральный Закон “О государственной регистрации юридических лиц” от 8 августа 2001 г. №129-ФЗ.

4. ГОСТ Р 51141-98. “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”. - Введ. 23.01.1988. - М.: Изд-во стандартов, 1988.

5. Ларин, М.В. Управление документацией и новые информационные технологии / М.В. Ларин. - М.: Научная книга, 2012.-179 с.

6. Кузнецова, А.П. Машинопись: практич. Пособие / А.П. Кузнецова, Р.Н. Вангенгейм. - М.: Высшая школа, 2011. - 224 с.

7. Макарова, Н.В. Компьютерное делопроизводство: учеб. курс / Н.В. Макарова, Ю.Н. Николайчук, Ю.Ф. Титова. - СПб.: Нева, 2013.

8. Павленко В.В. Документирование управления персоналом: учеб. пособие / В.В. Павленко, А.В. Охотников, Л.П. Горячева. - Ростов н/Д, 2013. - 92 с.

9. Петров М.Н. Эффективная работа. М.Н. Петров. - М.; СПб.: Питер, 2004.-848 с.

10. Стенюков, М.В. Образцы документов по делопроизводству: руководство к составлению / М.В. Стенюков. - М.: “Приор издат”, 2003. - 144 с.

11. Суханов А.П. Информация и прогресс. -Новосибирск: Наука, 1988.

12. Чарльз Рабин. Эффективная работа с Microsoft Word.- СПб: Питер, 2000.- 725с.

13. Справочная система Microsoft Office.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Приказ по основной деятельности ИП Щукова С.В. “Швейный цех”

ПРИКАЗ

“10” сентября 2012 г. №17

г. Пермь

Об отмене командировки Антиповой С.Г.

В связи с утратой необходимости в командировке приказываю:

1. Отменить командировку менеджера отдела продаж Антиповой С.Г. в г. Москва, утвержденным приказом от 25.11.2012 № 245-ко.

2. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора Перфильева К.М.

Основание: служебная записка отдела информатизации от 24.11.2011.

Генеральный директор . Щукова С.В.

Разослать: отдел кадров, отдел продаж

Сидорова О.Н.

В дело №

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Распоряжение ИП Щукова С.В.

РАСПОРЯЖЕНИЕ

“31” декабря 2012 г. №21

г. Пермь

О проведении инвентаризации на предприятии

В связи с проведением инвентаризации на предприятии ИП Щукова С.В. “Швейный цех”:

1. Провести опись материального имущества предприятия.

2. Назначить комиссию в составе: генерального директора . Щукова С.В., зам. генерального директора компании В.А. Петренко и секретаря компании А.В. Кетрова

3. Закончить проведение описи не позднее “15” января 2013 г.

4. Контроль за исполнением распоряжения возложен на зам. генерального директора компании В.А. Петренко

Генеральный директор В.А. Щукова С.В.

Разослать: бухгалтерский отдел

Р.О. Сидоренко

В дело №

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Деловое письмо на бланке “Швейный цех”

г. Пермь,

Расч. Счёт № 12067889089087986560 в Банке Москвы Кор. Счёт 34567889090889089600 ИНН 1234567890 БИК 123456789 Тел. +7 (863) 270-00-08; +7 (863) 296-22-12

29.03.2012 №24/50 Директору ЗАО “Кристалл” Соборная 68 На №115 от 29. 03. 2012 Пермь,

О задержке поставки буклетов

Уважаемый Геннадий Иванович!

Сообщаем Вам, что обязательства по контракту от 27.01.2012 №14 о поставке 23 упаковок буклетов, к сожалению не выполняются. Напоминаем, что согласованный срок отгрузки истек две недели назад.

Дальнейшая задержка поставки, может привести к прекращению совместной деятельности.

Мы надеемся, что Вы примите необходимы меры и сообщите нам об этом!

Рассчитываем на принятие Вами срочных мер. Просим о результате сообщить немедленно.

Генеральный директор (подпись) . Щукова С.В.

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Письмо-приглашение ИП Щукова С.В. . “Швейный цех”

г. Пермь,

Расч. Счёт № 12067889089087986560 в Банке Москвы Кор. Счёт 34567889090889089600 ИНН 1234567890 БИК 123456789 Тел. +7 (863) 270-00-08; +7 (863) 296-22-12

29.03.2012 № 65/96 Коллективу ООО “Чемодан На № 325 от 29.03.2012 путешествий”

Приглашение всех сотрудников фирмы ООО “Чемодан путешествий” на семинар по новым туристическим направлениям

Уважаемые коллеги!

Швейный цех “Швейный цех” приглашает Вас, посетить семинар “Зима 2012\2013” в период проведения выставки “Отдых/Leisure-2012” : 20.09.12 (с 15:00 до 16:30).В программе мероприятия:- Презентация направлений TUI Россия сезон зима 2012-2013 - Розыгрыш путевок и инфо-туров среди участников семинара - Раздача рекламной и промо-продукции Семинар состоится: 20.09.12 с 15:00 до 16:30. Место проведения пр. Буденновский 85. Вход свободный.

Генеральный директор Подпись . Щукова С.В.

Исп. И.К. Петров

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Заявление о приеме на работу

Директору “Швейный цех” Щуковой С.В. от Костенко Анны Александровны.

Заявление

Прошу, принять меня с 09.02.2014г. на работу в “Швейный цех”, на должность менеджера.

11.10.2014 г. А.А. Костенко

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

РЕЗЮМЕ

11.10.2014 г.

Ф.И.О.: Костенко Анна Адександровна

г. Пермь,

ДАТА И МЕСТО РОЖДЕНИЯ: 09.02.1993г., Пермь

ГРАЖДАНСТВО: Российская Федерация

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: не замужем

ОБРАЗОВАНИЕ: 2010 - по настоящее время - Ростовский государственный университет сообщения (РГУПС), факультет Гуманитарный по специальности “Документоведение и архивоведение” с присвоением квалификации “Специалист документовед”.

1999-2010 - средняя школа № 87 (Пермь)

ОПЫТ РАБОТЫ: В настоящее время не работаю

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: Владею английским языком (свободно)

По требованию могу предоставить необходимые рекомендации.

ПРИЛОЖЕНИЕ 7

Приказ по личному составу ИП Щукова С.В. “Швейный цех”

ПРИКАЗ

по личному составу

1. ПРИНЯТЬ:

1.1 Петренко Ирину Сергеевну принять на работу с 11.10.2014 г. на должность менеджера, с окладом 10000 руб. в месяц.

Основание: заявление Костенко А.А. от 11.10.2014 г.;

2. УВОЛИТЬ:

2.1 Кононову Аллу Андреевну, менеджера по работе с клиентами, уволить 11.10.2014 г. по собственному желанию, ст. 80 Трудового кодекса РФ.

Основание: заявление Кононовой А.А. от 10.10.2014 г.

Генеральный директор . Щукова С.В.

Верно

11.10.2014

Разослать: администрация

Исп. И.К. Иванова

ПРИЛОЖЕНИЕ 8

ИП Щукова С.В. . “Швейный цех”

ХАРАКТЕРИСТИКА-ПРЕДСТАВЛЕНИЕ

На менеджера турфирмы “Швейный цех”

Артамонову Лилию Игоревну

Артамонова Лилия Игоревна является сотрудником ИП Щукова С.В. . “Швейный цех” с 2013 года, работает в должности менеджер. За время работы проявила себя как исполнительный и добросовестный работник.

Придерживается норм поведения, принятых в компании. В общении с коллегами дружелюбна и приветлива, с партнерами и клиентами фирмы - обходительна и вежлива, в затруднительных ситуациях всегда нацелена на нахождение компромиссных решений, к решению задач подходит творчески. Внимательна к людям, тактична. Имеет навыки делового общения. Трудолюбива, обладает высокой работоспособностью, всячески поддерживает работу компании в сложные моменты, в том числе и во внеурочное время. Обладает деловыми качествами: добросовестным отношением к работе, стремлением к повышению квалификации и профессиональному росту, аналитическим мышлением. Претензий и замечаний к работе сотрудника не было.

Рекомендовать Артамонову Лилию Игоревну главным менеджером в швейный цех ИП Щукова С.В.

Генеральный директор ЩУКОВА С.В. .

30.09.2014 г.

Размещено на Allbest.ru

...