Проведение инвентаризации кассовой наличности

Аналитический учет кассовых операций ведется по каждой операционной кассе с открытием отдельной кассовой книги.

Денежные средства сельскохозяйственного предприятия, хранящиеся на расчетных и валютных счетах, учитывают соответственно на активных синтетических счетах 51 «Расчетные счета» и 52 «Валютные счета».

Счет 51 предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте Российской Федерации на расчетных счетах организации, открытых в кредитных организациях.

Счет 52 служит для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в иностранных валютах на валютных счетах организации, открытых в кредитных организациях на территории Российской Федерации и за ее пределами.

По дебету счетов 51 и 52 показывают поступление денежных средств на расчетные и валютные счета организации. По кредиту счетов 51 и 52 отражают списание денежных средств с расчетных и валютных счетов организации. Суммы, ошибочно отнесенные в кредит или дебет расчетного и валютного счетов организации и обнаруженные при проверке выписок кредитной организации, учитывают на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям».

Операции по расчетному и валютному счетам отражают в бухгалтерском учете на основании выписок кредитной организации и приложенных к ним денежно-расчетных документов.

Аналитический учет по счету 51 ведется по каждому расчетному счету.

К счету 52 «Валютные счета» могут быть открыты субсчета: «Валютные счета внутри страны»; «Валютные счета за рубежом».

Аналитический учет по счету 52 ведется по каждому счету, открытому для хранения денежных средств в иностранной валюте.

Счет 55 «Специальные счета в банках» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей) на текущих, особых и иных специальных счетах, а также о движении средств целевого финансирования в той их части, которая подлежит обособленному хранению.

К счету 55 «Специальные счета в банках» могут быть открыты субсчета: «Аккредитивы»; «Чековые книжки»; «Депозитные счета» и др.

На субсчете 55-1 «Аккредитивы» учитывается движение средств, находящихся в аккредитивах.

Зачисление денежных средств в аккредитивы отражается по дебету счета 55 и кредиту счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» и других аналогичных счетов.

Принятые на учет по счету 55 средства в аккредитивах списывают по мере их использования (согласно выпискам кредитной организации), как правило, в дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Неиспользованные средства в аккредитивах после восстановления кредитной организацией на тот счет, с которого они были перечислены, отражают по кредиту счета 55 в корреспонденции со счетом 51 или 52. Аналитический учет по субсчету 55-1 ведется по каждому выставленному организацией аккредитиву.

На субсчете 55-2 «Чековые книжки» учитывают движение средств, находящихся в чековых книжках. Депонирование средств при выдаче чековых книжек отражают по дебету счета 55 и кредиту счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» и других аналогичных счетов. Суммы по полученным в кредитной организации чековым книжкам списывают по мере оплаты выданных организацией чеков, т.е. в суммах погашения кредитной организацией предъявленных ей чеков (согласно выпискам кредитной организации), с кредита счета 55 в дебет счетов учета расчетов (76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.).

Суммы по чекам, выданным, но не оплаченным кредитной организацией (не предъявленным к оплате), остаются на счете 55; сальдо по субсчету 55-2 должно соответствовать сальдо по выписке кредитной организации. Суммы по возвращенным в кредитную организацию чекам (оставшимся неиспользованными) отражают по кредиту счета 55 в корреспонденции со счетом 51 или 52.

Аналитический учет по субсчету 55-2 ведется по каждой полученной чековой книжке.

На субсчете 55-3 «Депозитные счета» учитывают движение средств, внесенных организацией в банковские и другие вклады.

Перечисление денежных средств во вклады отражается организацией по дебету счета 55 в корреспонденции со счетом 51 или 52. При возврате кредитной организацией сумм вкладов в учете организации производятся обратные записи.

Аналитический учет по субсчету 55-3 ведется по каждому вкладу.

На отдельных субсчетах, открываемых к счету 55 «Специальные счета в банках», учитывается движение обособленно хранящихся в кредитной организации средств целевого финансирования, в частности, поступивших бюджетных средств, средств на финансирование капитальных вложений, аккумулируемых и расходуемых организацией с отдельного счета.

3.2 Документальное оформление учёта кассовых операций

Самой ответственной работой на предприятии являются учет денежных средств и правильное оформление кассовых документов.

Госкомитетом статистики РФ утверждены определенные документы, при помощи которых бухгалтер осуществляет первичный учет кассовых операций на предприятии. Кассовые документы организации оформляются главным бухгалтером, кассиром, иногда - директором (в случае отсутствия бухгалтера). К ним прилагаются все документы, подтверждающие основание для их оформления.

Оформляют документы:

- приходный кассовый ордер (сокр. ПКО) является первичным документом (ОКУД 0310001), который оформляется по приходу денег в кассу организации;

- расходный (сокр. РКО) - первичная форма любого кассового учета (ОКУД 0310002);

- оформление кассовой книги;

- платежная ведомость;

- расчетно-платежная ведомость;

- книга учета выданных (принятых) денежных средств.

Рассмотрим более подробно каждый из документов.

ПКО заполняется вручную или в автоматизированном режиме (программа 1С: Бухгалтерия). Данная программа намного упрощает ведение бухгалтерского учета на предприятии и дает уникальную возможность, заполнив лишь первичные формы учета, сформировать автоматически, без лишних усилий, всю отчетность (кассовую книгу, платежную ведомость и т. д.). При поступлении денег кассир или бухгалтер должен проверить наличие подписи главного бухгалтера или руководителя. Потом сверить фактическую сумму наличности и указанную в документе. Пересчет должен производиться на виду у клиента.

Для корректного оформления ПКО нужно заполнить следующие реквизиты:

- регистрационный номер;

- название предприятия;

- дата;

- номер корреспондирующего счета (субсчета).

Приходный ордер оформляется в таких случаях:

- продажа товара;

- возврат неиспользованной суммы, выданной ранее в подотчет;

- прием выручки и прочее (на конец любого рабочего дня оформляется общий ПКО).

Заполнение журнала кассира-операционистаРКО предназначен для быстрого и точного оформления выдачи средств из кассы производства. Такая выдача наличности производится по определенным документам (например, по ведомостям и пр.) и удостоверениям личности получателя. Обязательные данные в РКО и ПКО одинаковые. Он подписывается только главным бухгалтером производства и его руководителем. Таким ордером оформляются следующие операции:

Выдача зарплаты персоналу и работникам предприятия. Подтверждениями являются расчетно-платежная ведомость и расписка о получении.

Внесение выручки на расчетный счет в банке. Подтверждается заявкой на внесение наличных средств на расчетный счет.

Выдача денег в подотчет на командировку или приобретение продукции (авансовый отчет, квитанции, накладные) и т. д.

Порядок оформления кассовой книги

Для учета выданных и поступивших в кассу денег оформляется кассовая книга (0310004). Все записи производятся в соответствии с первичными документами, а именно приходными и расходными кассовыми ордерами. После оформления каждого из них вносится запись в книгу.

Затем кассир должен проверить все суммы, указанные в первичных документах и книге, и в случае полного соответствия вывести остаток на конец текущего рабочего дня. Каждый лист скрепляется подписью кассира, который отвечает за достоверность предоставленных данных. Если в течение дня в книгу не вносили никаких записей, то остаток предыдущего рабочего дня будет конечным остатком текущего.

Ведение книги учета средств

Данный документ предусмотрен для заполнения только старшим кассиром предприятия. Он предназначен для крупных производств, где документы четко распределяются между старшим и обычными кассирами (0310005).

Контроль кассовых документов главным бухгалтеромВ начале текущего рабочего дня главный бухгалтер предприятия выдает определенную сумму денег, распределенную между кассирами, под подпись. Остаток денег сдается в конце этого же дня также под подпись материально-ответственных лиц. Но если деньги выданы для выплаты зарплаты, то остаток или полный отчет сдается только в конце срока, определенного именно расчетно-платежной ведомостью.

Она необходима для своевременной выдачи зарплаты персоналу и работникам предприятия (0301009) и содержит такие данные, как:

- ФИО работника:

- сумма оклада;

- количество фактически отработанных часов;

- удержание из заработной платы;

- окончательная сумма к выплате.

Данная ведомость составляется лишь в одном экземпляре для внутреннего учета организации. Если заработная плата не была выдана сотруднику вовремя, напротив его данных ставится отметка «депонировано». Вся сумма выданной заработной платы на предприятии оформляется расходным ордером, регистрационные данные которого фиксируют в расчетно-платежной ведомости. Платежная ведомость выполняет те же функции, что и расчетно-платежная.

Корректное ведение учета кассы играет очень важную роль в деятельности каждого предприятия. Для этого нужно соблюдать следующие правила:

- вовремя и корректно вносить все записи в кассовую книгу на основании первичных документов;

- не допустить превышения лимита в кассе, который установлен индивидуально на каждом предприятии хранить свободные деньги компании на расчетных счетах банка.

Бухгалтерский учет является документальным. Отражение хозяйственных операций на счетах производится только на основании документации. Документ - это письменное свидетельство осуществления хозяйственной или финансовой операции и права на ее совершение. Качество бухгалтерского учета зависит от правильности и своевременности составления документов. Значение документов в ведении хозяйственной деятельности достаточно велико, так как документы служат для предварительного и последующего контроля за сохранностью имущества, за законностью и целесообразностью хозяйственных операций.

Документация как способ оформления хозяйственных операций документами и обоснования бухгалтерских записей является одним из элементов метода бухгалтерского учета. С документацией тесно связаны другие элементы метода бухгалтерского учета, такие как, счета и инвентаризация.

Основанием для отражения хозяйственных операций в системе бухгалтерского учета могут быть только правильно оформленные документы, так как на их основании устанавливаются законность и целесообразность операций. Важное значение имеют документы при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, при аудиторской проверке, при рассмотрении уголовных и гражданских дел в процессе дознания, следствия и суда, приобретая юридическую силу доказательства.

Классификация бухгалтерских документов представлена в таблице 1.

Таблица 1 - Классификация бухгалтерских документов

Классификация	Виды документов	Наименование документов
По назначению	Распорядительные	Приказы, распоряжения, доверенности, платежные поручения
	Оправдательные	Накладные, акты, квитанции
	Бухгалтерского оформления	Бухгалтерские справки, справки-расчеты, ведомости распределительные и группировочные
	Комбинированные	Авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость и др.
Порядку составления	Первичные	Табели учета рабочего времени, приходные и расходные кассовые ордера, требования и др.
	Сводные	Отчет кассира, отчет склада и др.
Содержанию хозяйственных операций	Денежные	Приходные и расходные кассовые ордера, чеки и др.
	Материальные	Товарные накладные, акты приемки-передачи и др.
	Расчетные	Расчетные чеки, авансовые отчеты, платежные требования и платежные поручения и др.
Способу отражения хозяйственных операций . месту составления;	Разовые	Накладные, наряды, кассовые ордера и др.
	Накопительные	Лимитно-заборные карты, табели учета рабочего времени и др.
Месту составления;	Внутренние	Товарные отчеты, расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера
	Внешние	Выписки банка, товарно-транспортныe накладные, счета-фактуры и др.
Способу заполнения	Ручные	-
	С использованием технических средств	-

Весь процесс составления, проверки, обработки, группировки и отражения документов в соответствующих регистрах осуществляется по определенному плану. Для обеспечения правильности и своевременности оформления всех операций документами требуется устанавливается порядок движения документов. Путь прохождения документов от момента их выписки до передачи в архив называется документооборотом.

Кассовые операции являются самыми многочисленными и самыми распространенными на предприятии. Их учет сопровождается оформлением целого ряда документов, которые представлены в приложении № 8 к данной работе.

Кассовые ордера - это документы, удостоверяющие законность поступления денег в кассу предприятия и их расходования по целевому назначению. Кассовые документы могут оформляться либо в бумажном, либо в электронном виде. При электронном виде они распечатываются на бумаге.

Прием наличных денег в кассу производят по приходному кассовому ордеру (ф. № КО- 1), подписанному главным бухгалтером. Приходный кассовый (ПКО) и квитанцию к нему заполняет бухгалтер в одном экземпляре. В первой строке пишется наименование организации далее по порядку в установленных местах:

- порядковый номер ордера (нумерация ПКО производятся по порядку, начиная с первого января до конца года);

- дата поступления денежных средств;

- в графе “Корреспондирующий счет, субсчет” указывается кредитуемый в операции счет, т.е. фиксируется бухгалтерская проводка;

- при необходимости проставляется шифр аналитического учета и шифр целевого назначения поступивших средств;

- далее заносится сумма числом;

- ниже в строке “Принято от” указывается ФИО физического лица или наименование юридического лица.

- в строке “Основание” указывается источник поступления наличных денег, приходуемых в кассу, т.е. отражается содержание финансово-хозяйственной операции. Это может быть:

1. вклад в уставный капитал;

2. выручка от реализации услуг, продукции, товаров;

3. заем от физического лица;

4. остаток неиспользованных подотчетных средств;

5. спонсорский взнос;

6. наличные из банка,

7. погашение ссуд, недостач, хищений и т. д.;

8. далее указывается сумма прописью.

- в строке «Приложение» указываются первичные документы, оформляющие хозяйственную операцию:

1. заказ-наряд;

2. накладная;

3. счёт-фактура;

4.договор на заём;

5.выписка из решения собрания учредителей;

6. бухгалтерская справка с расчетом;

7.письмо клиента;

8. распоряжение руководителя;

9. банковский чек;

10. личное заявление работника и т.д.

Категорически запрещено выдавать приходные кассовые ордера на руки лицам, вносящим деньги. Приходный кассовый ордер бухгалтер непосредственно передает для исполнения в кассу.

Прием наличных денег в кассу осуществляет кассир. Он при получении ПКО проверяет:

-наличие подписи главбуха или бухгалтера, а при их отсутствии - подписи руководителя, которые должны соответствовать имеющимся образцам;

-соответствие суммы наличных денег цифрами и прописью;

-наличие подтверждающих документов к ПКО;

-соответствие суммы, указанной в ПКО, и суммы фактически принятых наличных денег.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.

Если все документы проверены и замечаний нет, кассир подписывает ПКО, квитанцию к нему и ставит штамп, подтверждающий проведение кассовой операции. Вносителю отдается квитанция к ПКО на руки.

Прием наличных денег ведется так, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.

Если вносимая сумма не соответствует сумме в ПКО, кассир либо предлагает ее увеличить при недостаче, либо возвращает излишки.

Если вноситель отказывается доплачивать недостающую сумму, кассир возвращает ему вносимую сумму, перечеркивает ПКО и возвращает руководителю или главному бухгалтеру для переоформления суммы.

Деньги по кассовым ордерам принимают только в день их составления. При поступлении наличных денег в кассу из банка также составляется приходный кассовый ордер. Сдатчиком выступает главный бухгалтер, которому кассир и передает квитанцию. Квитанцию прикладывают к выписке банка.

Приходные и отдельно расходные кассовые ордера нумеруются в хронологической последовательности, с начала и до конца года. На основании этих ордеров и приложенных к ним документов кассир производит записи в кассовой книге.

В новом Положении действующем с 01.01.12. ничего не упоминается о ведении журнала регистрации ПКО и РКО, как было раньше.

Выдача наличных денег производится непосредственно получателю, который может быть указан в следующих платежных документах:

- в расходном кассовом ордере;

- в расчетно-платежной ведомости;

- в платежной ведомости

на основании паспорта (или иного документа, удостоверяющего личность) или доверенности с паспортом.

Получив расходный кассовый ордер, кассир проверяет все, те же заполненные графы в нем аналогично как при получении приходного кассового ордера а также же, соответствие данных паспорта получателя и его и Ф.И.О. в расходном кассовом ордере.

Выдавая наличные деньги по доверенности, кассир проверяет:

- соответствие Ф.И.О. получателя в расходном кассовом ордере и Ф.И.О получателя, указанные в доверенности;

- соответствие Ф.И.О. получателя, указанные в доверенности, и данные его паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

В платежной или расчетно-кассовой ведомости кассир пишет «по доверенности» перед подписью лица-доверителя.

Доверенность в таких случаях прилагается к расходному кассовому ордеру, расчетной ведомости или расчетно-платежной ведомости..

Если доверенность оформлена на несколько выплат, то в этом случае делаются ее копии и заверяются в установленном порядке. Заверенная копия прилагается к расходным документам, оригинал доверенности хранится у кассира и прилагается к расходным документам при последней выдаче наличных.

При получении денег по расходному кассовому ордеру получатель указывает получаемую сумму в рублях - прописью, в копейках - цифрами и расписывается в нем. Кассир пересчитывает деньги под наблюдением получателя и выдает тому наличные деньги в сумме, указанной в РКО.

Получатель обязан проверить сумму путем ее пересчета, не отходя от кассы. денежный документальный кассовый инвентаризация

После выдачи наличных по РКО кассир подписывает его.

Выдача денег в подотчет на расходы, связанные с ведением деятельности, работнику оформляется расходным кассовым ордером согласно его письменному заявлению, которое составляется в произвольной форме и содержит:

- надпись руководителя собственноручно о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются;

- подпись руководителя и дату;

Подотчетное лицо по окончании срока на который были выданы деньги, обязано составить авансовый отчет с приложением подтверждающих документов и сдать его в бухгалтерию.

Необходимость оформления заявления о выдаче денег под отчет была введена с 01.01.12.

Ранее подотчетные лица должны были предъявить в бухгалтерию авансовый отчет и произвести окончательный расчет по неизрасходованным суммам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, если иные сроки не были установлены руководителем предприятия.

Руководитель также устанавливает срок, в течение которого авансовый отчет должен быть проверен, утвержден, по нему произведен окончательный расчет.

Авансовый отчет проверяет главбух или бухгалтер, а при их отсутствии - руководитель. Утверждается авансовый отчет руководителем.

Наличные деньги под отчет вновь выдаются, как и раньше, если предыдущая задолженность по подотчетным суммам погашена полностью.

Выплаты заработной платы и прочие выплаты производятся на основании платежной или расчетно-платежной ведомости. Срок выдачи денег на эти нужды определяется руководителем и указывается в платежных документах. С 01.01.12. срок выплаты заработной платы и прочих выплат не может быть более пяти рабочих дней со дня получения наличных из банка.

Ранее срок выдачи денег на зарплату и прочих выплат устанавливался не более 3 дней.

Старший кассир или кассир выдает указанную в платежной ведомости сумму кассирам или уполномоченным лицам на выплату заработной платы, по РКО на срок, указанный в ведомости.

Получатель расписывается в расчетно-платежной или платежной ведомости напротив своей фамилии. Затем кассир пересчитывает сумму к выдаче так, чтобы работник мог наблюдать за его действиями и выдает работнику.

Получатель проверяет выданную сумму. Если сумма не соответствует указанной в платежных документах, претензии по этому поводу кассиром не принимаются, если работник не пересчитал сумму под наблюдением кассира.

3.3 Применение контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчётов

Федеральный закон от 22 мая 2003 года №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», как видно уже из названия, регулирует порядок применения ККТ при осуществлении наличных денежных расчетов, независимо от того, кто и в каких целях совершает покупки (заказывает услуги), предписывая организациям и индивидуальным предпринимателям при получении оплаты за проданный товар, выполнененные работы или оказанные услуги, применять контрольно-кассовую технику и выдавать покупателям (клиентам) кассовые чеки.

Для верного и однозначного понимания положений, касающихся рассматриваемого вопроса, приводим общие определения некоторых основных понятий, принятых законодателем в статье 1 Закона №54-ФЗ:

- «контрольно-кассовая техника, используемая при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт (далее - контрольно-кассовая техника), - контрольно-кассовые машины, оснащенные фискальной памятью, электронно-вычислительные машины, в том числе персональные, программно-технические комплексы;

- наличные денежные расчеты - произведенные с использованием средств наличного платежа расчеты за приобретенные товары, выполненные работы, оказанные услуги;

- фискальная память - комплекс программно-аппаратных средств в составе контрольно-кассовой техники, обеспечивающих некорректируемую ежесуточную (ежесменную) регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение итоговой информации, необходимой для полного учета наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт, осуществляемых с применением контрольно-кассовой техники, в целях правильного исчисления налогов;

- фискальный режим - режим функционирования контрольно-кассовой техники, обеспечивающий регистрацию фискальных данных в фискальной памяти;

- фискальные данные - фиксируемая на контрольной ленте и в фискальной памяти информация о наличных денежных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт;

- Государственный реестр контрольно-кассовой техники (далее - Государственный реестр) - перечень сведений о моделях контрольно-кассовой техники, применяемой на территории Российской Федерации».

Закон №54-ФЗ, также содержит основные положения по следующим вопросам:

- сфера применения контрольно-кассовой техники (Статья 2);

- порядок ведения Государственного реестра (Статья 3);

- требования к ККТ, порядок и условия ее регистрации и применения (Статья 4);

- обязанности организаций и предпринимателей, применяющих ККТ (Статья 5);

- обязанности кредитных организаций, применяющих ККТ (статья 6);

- контроль за применением контрольно-кассовой техники (статья 7).

ККТ применяется в обязательном порядке организациями и индивидуальными предпринимателями (которые продают товар, выполняют по договору работы или оказывают услуги) при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт.

В настоящее время, в соответствии с положением пункта 2 статьи 10 Закона №54-ФЗ: «при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт применение контрольно-кассовой техники без фискальной памяти не допускается».

Однако следует сделать оговорку о том, что без применения ККТ денежные расчеты с населением допускаются, но лишь для организаций отдельных категорий, специальный перечень которых утвержден законодательно (смотрите раздел 3 настоящей книги).

Вначале рассмотрения порядка применения ККТ напоминаем об обязанности продавца товара (услуг) - обеспечить наличие единообразно и четко оформленных в установленном порядке ценников на реализуемые товары, прейскурантов на выполняемые работы и оказываемые услуги. Такая обязанность, например, закреплена в следующих документах:

- «Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением», утверждены Письмом Минфина Российской Федерации от 30 августа 1993 года №104;

- «Правила продажи отдельных видов товаров», утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 1998 года №55 «Об утверждении правил продажи отдельных видов товаров, перечня товаров длительного пользования, на которые не распространяется требование покупателя о безвозмездном предоставлении ему на период ремонта или замены аналогичного товара, и перечня непродовольственных товаров надлежащего качества, не подлежащих возврату или обмену на аналогичный товар других размера, формы, габарита, фасона, расцветки или комплектации»;

- «Правила оказания платных ветеринарных услуг», утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 6 августа 1998 года №898 «Об утверждении Правил оказания платных ветеринарных услуг»;

- «Правила оказания услуг общественного питания», утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 августа 1997 года №1036 «Об утверждении Правил оказания услуг общественного питания»;

- «Правила продажи алкогольной продукции», утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 августа 1996 года №987 «О мерах по ужесточению порядка торговли алкогольной продукцией»;

- «Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации», утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 25 апреля 1997 года №490 «Об утверждении правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации»;

- и другие.

Организации и индивидуальные предприниматели, применяющие ККТ, обязаны:

- зарегистрировать контрольно-кассовую машину в налоговых органах;

- содержать ККТ в исправном состоянии и применять ККТ (при наличии пломбы, установленной в надлежащем порядке), обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов (фиксацию расчетных операций на контрольной ленте и в фискальной памяти);

- выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные ККТ кассовые чеки;

- обеспечивать ведение и хранение документации, связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением ККТ, а также обеспечивать должностным лицам налоговых органов, осуществляющих проверку в соответствии с пунктом 1 статьи 7 Закона №54-ФЗ, беспрепятственный доступ к соответствующей ККТ, предоставлять им указанную документацию;

- производить при первичной регистрации и перерегистрации ККТ введение в фискальную память ККТ информации и замену накопителей фискальной памяти с участием представителей налоговых органов.

Правила применения ККТ при осуществлении денежных расчетов с населением установлены в «Положении по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением», утверждено Постановлением Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 30 июля 1993 года №745.

Требование Закона №54-ФЗ о применении ККТ является обязательным при наличных расчетах не только с населением, но и при расчетах между юридическими лицами. Указанное требование не зависит от того, осуществляется ли реализация товаров (работ, услуг) постоянно или на разовой основе.

Контрольно-кассовую технику в обязательном порядке должны использовать:

- организации,

- филиалы,

- обособленные подразделения,

- индивидуальные предприниматели.

Выдаваемые покупателям (клиентам) счета, квитанции, товарные чеки и другие документы не освобождают от применения ККТ. Применение ККТ при осуществлении денежных расчетов, как уже упоминалось, обязательно, независимо от целей приобретения товара или назначения результатов выполненных работ (услуг). Таким образом, обязанность применять ККТ распространяется и на случаи, когда денежные расчеты осуществляются с покупателями (клиентами), приобретающими товары для последующей перепродажи или заказывающими услуги в коммерческих целях.

При реализации товаров, работ (услуг) покупателям (клиентам) выдается чек или вкладной (подкладной) документ, напечатанный ККТ, в которых должны содержаться следующие реквизиты:

- наименование организации;

- идентификационный номер организации-налогоплательщика (ИНН);

- заводской номер ККТ;

- порядковый номер чека;

- дата и время покупки (оказания услуги);

- стоимость покупки (услуги);

- признак фискального режима.

На чеке или вкладном (подкладном) документе, контрольных лентах могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к ККТ, с учетом особенностей сфер их применения.

Чеки, контрольные ленты и другие документы, предусмотренные техническими требованиями и печатаемые с помощью ККТ в фискальном режиме, должны иметь отличительный признак, указанный в технических требованиях к фискальной (контрольной) памяти.

Обращаем внимание на то, что применение ККТ с фискальной памятью в не фискальном режиме или с вышедшим из строя блоком фискальной памяти приравнивается к неприменению ККТ.

Чеки подлежат гашению одновременно с выдачей товара (оказанием услуг) с помощью штампов или путем надрыва в установленных местах.

На всех ККТ в обязательном порядке применяется контрольная лента, и по каждой ККТ ведется книга кассира-операциониста, заверенная в налоговом органе.

Контрольные ленты, книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями (клиентами), хранятся в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее 5 лет. Ответственность, в смысле кометенции по организации хранения и обеспечению сохранности указанных документов, несет руководитель организации (работодатель продавца).

Подготовка кассовых машин к работе

Ввод в эксплуатацию новых машин производит механик из организации, осуществляющей гарантийное и техническое обслуживание и ремонт данного типа машин. При вводе в эксплуатацию электронных контрольно - регистрирующих машин и кассовых терминалов необходимо присутствие программиста - электроника. Механик (программист) должен иметь удостоверение на право технического обслуживания и ремонта машин данного типа и предъявлять его руководству предприятия, учреждения.

При вводе машин в эксплуатацию должны присутствовать кассиры как материально ответственные лица.

Механик по ремонту кассовых машин (при необходимости программист-электроник) производит проверку исправности, опробование кассовой машины в работе и оформляет передачу ее в эксплуатацию, заполняя все данные в заводском паспорте.

Механик обязан опломбировать машину после установки фирменного клише с наименованием предприятия и номером расчетного узла либо ввести его в программу машины.

До включения кассовых машин в действие замок должен быть закрыт, а ключ (кроме ключей для перевода секционных денежных счетчиков на нули) хранится у директора предприятия. Ключи для перевода денежных счетчиков на нули передаются директором (заведующим) предприятия контролирующей организации - налоговой инспекции, где хранятся в сейфах и выдаются по письменному распоряжению руководителя и главного бухгалтера этой организации специалисту, уполномоченному лицу для проведения проверки.

На кассовую машину администрация заводит «Книгу кассира - операциониста» по форме №24, которая должны быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора, директора и главного (старшего) бухгалтера предприятия и печатью. Однако «Книга кассира - операциониста» не заменяет кассового отчета (форма №25)».

3.4 Инвентаризация денежных средств организации

Порядок проведения инвентаризации денежных средств в кассе и на счетах в банке установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.95 г. № 49, кроме этого дополнительно регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 г. № 40 и сообщенным Письмом Банка России от 04.10.93 г. № 18. Сроки и порядок проведения инвентаризации кассы и денежных средств, хранящихся на расчетных и других счетах в банках, устанавливаются руководителем организации и закрепляются в приказе об учетной политике.

Материальную ответственность за сохранность всех денежных средств и документов, имеющихся в кассе организации, несет кассир.

Инвентаризация кассовой наличности проводится на основании приказа (распоряжения) руководителя организации комиссией в составе представителя администрации, главного бухгалтера, кассира (как материально-ответственного лица).

Также в составе инвентаризационной комиссии могут быть представители службы внутреннего аудита и независимых аудиторских организаций. В случае если при проведении инвентаризации отсутствует хотя бы один член комиссии, проверку можно считать недействительной. Результаты проверок и правильность проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.

При проведении инвентаризации кассы, основные документы, которые необходимо проверить являются: кассовая книга, отчеты кассира, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации доверенностей, журнал (книга) регистрации депонированных сумм, журнал (книга) регистрации платежных ведомостей, оправдательные документы к кассовым документам.

До начала инвентаризации наличия денежных средств и других ценностей в кассе кассир составляет последний кассовый отчет. Кассир должен дать расписку о том, что до начала проверки все приходные и расходные документы, подтверждающие движение денежных средств и документов, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и вся денежная наличность, поступившая в кассу, оприходована, а выбывшая списана в расход. Отчет кассира проверяется с соблюдением правильности определения остатка денежных средств в кассе на момент инвентаризации. Остаток сверяется с записями в кассовой книге и в журнале-ордере.

При проверке кассовой книги необходимо проконтролировать соблюдение следующих требований:

- правильность подсчета итогов страниц книги и переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую;

- кассовая книга должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Проверяя полноту и своевременность оприходования денежных средств, полученных с расчетных счетов в банках, необходимо сравнить суммы, отраженные в ведомости по дебету счета 50 «Касса», с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 «Расчетный счет». Эти суммы должны совпадать. Необходимо также сравнить соответствие записей в Главной книге по счету 50 «Касса» и в оборотной ведомости (журнале-ордере № 1). В случаях обнаружения расхождений их сопоставляют по приходным кассовым ордерам, выпискам банка, отчетам кассира, корешкам чеков, также при необходимости проверяют непосредственно в банке.

Расходование денежных средств из кассы проверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам. При этом следует обращать внимание на четкое оформление документов: имеются ли расписки получателей, нет ли на них следов подчисток и исправлений.

При инвентаризации кассы необходимо также проверить:

- установлен ли лимит остатка наличных денежных средств в кассе;

- есть ли факты несоответствия даты в расходных кассовых ордерах и даты фактической выдачи денежных средств;

- правильность корреспонденции счетов по кассовым документам;

- своевременность депонирования невыплаченных сумм заработной платы.

Подсчет фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе производится по наличным деньгам, ценным бумагам и денежным документам. Денежные средства и другие ценности кассир пересчитывает в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Деньги пересчитываются по каждой купюре в отдельности. При наличии значительного количества денежных средств необходимо составить опись, в которой указывается достоинство купюр, их количество и сумма. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии. Путем сравнения фактических и учетных остатков выявляется результат инвентаризации: излишек или недостача. Результаты инвентаризации наличных денежных средств и документов в кассе оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.98г. № 88, в нем приводятся объяснения кассира о выявленных нарушениях и резолюция руководителя о дальнейшем решении по результатам инвентаризации. Акт инвентаризации кассы составляется в двух экземплярах (при смене кассира - в трех экземплярах), подписывается инвентаризационной комиссией и материально-ответственным лицом и доводится до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй остается у материально-ответственного лица.

Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности и выявления их количественного расхождения с учетными данными составляется инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности по форме № ИНВ-16.

Выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе подлежат оприходованию и принимаются к учету в составе внереализационных доходов. В бухгалтерском учете излишки денежных средств и документов приходуются следующей проводкой:

Дебет 50 «Касса» субсчета «Касса организации» или «Денежные документы»

Кредит 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие доходы».

При выявлении излишков бланков документов строгой отчетности они отражаются по дебету счета 006 «Бланки строгой отчетности» в номинальной оценке.

На сумму выявленной при инвентаризации недостачи денежных средств и документов в учете осуществляется запись:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит 50 «Касса организации» или «Денежные документы». При выявлении недостачи бланков документов строгой отчетности они отражаются по кредиту счета 006 «Бланки строгой отчетности» в номинальной оценке.

Если недостача денежных средств и документов допущена по вине материально-ответственного лица, то ее сумма списывается следующей проводкой: Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Возмещение суммы недостачи возможно из заработной платы материально ответственного лица, что отражается следующей проводкой:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит счета 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Если недостача возмещается в кассу организации, то в бухгалтерском учете отражается проводка:

Дебет 50 «Касса организации»

Кредит 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».

При отсутствии виновного лица сумма недостачи денежных средств списывается корреспонденцией счетов:

Дебет91 «Прочие расходы»

Кредит счет 94

Порядок открытия и закрытия расчетных счетов, их виды, состав документов, процедура

учет калькуляция финансовый инвентаризация

Для открытия расчетного счета необходимо заключить договор с банком, предварительно подготовив для него пакет документов, включающий (Инструкции Банка России от 14 сентября 2006 г. № 28-И):

- свидетельство о государственной регистрации организации;

- учредительные документы;

- лицензии (в некоторых случаях);

- карточку с образцами подписей и оттиска печати;

- документы, подтверждающие полномочия лиц, наделенных правом первой и второй подписи;

- документы, подтверждающие право использовать аналог собственноручной подписи;

- документы, подтверждающие полномочия единоличного исполнительного органа организации;

- свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции.

В случае, когда организация открывает расчетный счет своему обособленному подразделению, необходимо предоставить дополнительные документы:

- положение об обособленном подразделении;

- документы, подтверждающие полномочия руководителя обособленного подразделения;

- свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции по местонахождению обособленного подразделения.

Кроме этого, лицо, обратившееся в банк за открытием счета, обязано предоставить в банк паспорт.

Следует уточнить у сотрудников банка, в каком виде лучше подготовить пакет документы: предоставить оригиналы или копии. В некоторых случаях требуется нотариально заверенные документы организации. Банк вправе затребовать другие сведения, позволяющие наиболее полно идентифицировать клиента, например, информацию о наличии счетов в других банках.

Банк обязан открыть расчетный счет не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения договора банковского счета.

В случае, когда в договоре банковского счета предусмотрено условие об уплате банку комиссии за открытие расчетного счета, эти затраты отражаются в составе прочих расходов. Эту операцию отражают проводки:

- Дебет 91-2 Кредит 76 (60) - отражены расходы по оплате услуг банка (банковская комиссия);

- Дебет 76 (60) Кредит 51 - оплачены услуги банка (списана банковская комиссия).

В случае, если организация хочет открыть банковский счет в период, когда по одному из счетов данной организации приостановлены операции, она не вправе сделать это в банке, который получил решение налоговой инспекции о приостановлении операций по счету. Однако счета, для открытия которых не требуется заключать договор банковского счета (например, депозитные, ссудные), банк вправе открыть даже при наличии решения о приостановлении операций по счету организации.

Если же организация хочет открыть счет в другом банке (в котором у нее нет счетов, по которым приостановлены операции), то банк вправе открыть ей счет.

Расчетный счет может быть закрыт в следующих случаях:

- по инициативе организации;

- по инициативе банка;

- по решению суда на основании требования банка.

Для закрытия расчетного счета необходимо подать заявление в банк о прекращении договора банковского счета. Форма заявления законодательно не установлена. Как правило, банки разрабатывают ее самостоятельно и закрепляют в своих внутренних правилах. Если банк не предоставит организации форму такого заявления, его можно составить в произвольном виде.

В случае, когда на расчетном счете организации не ведутся операции в течение двух лет, банк вправе закрыть расчетный счет в одностороннем порядке. Также по требованию банка суд может принять решение о расторжении договора в следующих случаях:

- если сумма средств на счете окажется ниже минимального размера, предусмотренного банковскими правилами;

- при отсутствии операций на счету в течение года, если иное не предусмотрено договором.

Закрыть расчетный счет банк должен не позднее рабочего дня, следующего за днем, когда был расторгнут договор банковского счета.

В течение семи дней после получения соответствующего заявления, банк обязан перечислить организации остаток денег, находящихся на счете. Форма заявления о перечислении остатка денег с расчетного счета при его закрытии законодательно не установлена. Банк может закрепить ее в своих внутренних правилах. Если банк не предоставил организации форму такого документа, то его следует составить в произвольном виде. Организация также может указать требование о выдаче (перечислении) остатка денег с расчетного счета в заявлении о расторжении договора банковского счета.

Банк вправе закрыть расчетный счет по инициативе организации, если есть решение налоговой инспекции о приостановлении операций по счету.

Банк не вправе отказать организации в закрытии расчетного счета, если к этому счету есть неисполненные расчетные документы (в т. ч. от налоговой инспекции), при этом на расчетном счете организации денежные средства отсутствуют.

Об открытии (закрытии) банковских счетов организация обязана сообщить в письменной форме в налоговую инспекцию по своему местонахождению и сделать это не позднее семи рабочих дней со дня его открытия (закрытия). Помимо налоговой инспекции, необходимо сообщить об этой операции в отделения Пенсионного фонда РФ и ФСС России по местонахождению организации. Формы таких сообщений законодательством не утверждены, поэтому организация вправе составить эти документы в произвольной форме. За нарушение срока предоставления информации об открытии (закрытии) счета в банке в государственные внебюджетные фонды предусмотрена ответственность. Размер штрафа для должностных лиц организации составит от 1000 до 2000 рублей.

Учет операций движения по счетам в банках, документация

Порядок совершения и оформления операций по расчетным счетам регулируется действующим законодательством, а также правилами, инструкциями и положениями Центрального банка РФ. С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и поручения организации, проводимые в порядке безналичных расчетов, а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные нужды. Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списанию с него банк производит на основании письменных распоряжений владельцев расчетного счета (денежных чеков, объявлений на взнос денег наличными, платежных требований) или с их согласия (оплата платежных требований поставщиков и подрядчиков). Исключения составляют платежи, взыскиваемые в бесспорном порядке по решению Государственного арбитража, суда или фискальных органов.

Для проведения операций по расчетному счету используются следующие формы (урегулированные законодательством способы исполнения через банк денежных обязательств) безналичных расчетов:

- платежными поручениями;

- платежными требованиями-поручениями;

- аккредитивами;

- чеками;

- инкассо.

Расчеты платежными поручениями. Основным платежным инструментом являются платежные поручения. Платежное поручение - это расчетный документ, содержащий распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке.

Расчеты платежными требованиями-поручениямипредставляют собой банковскую операцию, посредством которой банк по поручению и за счет клиента на основании расчетных документов осуществляет действия по получению от плательщика платежа.

При этом платежный инструмент (платежное требование-поручение) предъявляется получателем средств (взыскателем) к счету плательщика через систему банковских расчетов.

Аккредитивная форма расчетов. Аккредитив представляет собой условное денежное обязательство, принимаемое банком (банк-эмитент) по поручению плательщика, произвести платежи в пользу получателя средств по предъявлении последним документов, соответствующих условиям аккредитива, или предоставить полномочия другому банку (исполняющий банк) произвести такие платежи. Каждый аккредитив должен содержать указание на его вид. Аккредитив предназначен для расчетов с одним получателем средств. Порядок расчетов по аккредитиву устанавливается в договоре. Платеж по аккредитиву производится в безналичном порядке путем перечисления суммы аккредитива на счет получателя средств. Допускаются частичные платежи по аккредитиву.

Расчеты чеками. Чек - ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку провести платеж указанной в чеке суммы чекодержателю.

Чекодателем является лицо (юридическое или физическое), имеющее денежные средства в банке, которыми оно вправе распоряжаться путем выставления чеков; чекодержателем - лицо (юридическое или физическое), в пользу которого выдан чек; плательщиком - банк, в котором находятся денежные средства чекодателя.

Различают чеки предъявительские, ордерные и именные. Именной - выписывается на определенное лицо и не подлежит передаче. Чек на предъявителя передается от одного лица к другому путем простого вручения. Ордерный чек может передаваться посредством передаточной подписи (индоссамента).

Платеж по чеку может быть гарантирован полностью или частично посредством аваля, который проставляется на лицевой стороне чека с указанием, кем и на кого он дан. Аваль - это дополнительная гарантия того, что платеж будет осуществлен.

С позиции получения денег чеки подразделяются на денежные и расчетные: денежные - для получения денег в банке; расчетные - применяются для безналичных расчетов.

Расчеты по инкассослужат документом для бесспорного списания средств с расчетного счета организации (ст. 874, 875 ГК РФ). Без согласия организации в бесспорном порядке списываются денежные средства по инкассо в соответствии с решением Государственного арбитража, народного суда, налоговых или иных финансовых органов (недоимки, пени по налогам и сборам), списание таможенными органами сумм таможенных платежей и пеней, в иных случаях, предусмотренных договором между банком и клиентом. В безакцептном порядке оплачиваются счета энергоснабжающих, теплоснабжающих и водопроводно-канализационных организаций.

Учет денежных средств в кассе предприятия: ограничения, поступление, движение

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе используется активный счет 50 «Касса». По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета: 50-1 «Касса организации»; 50-2 «Операционная касса», 50-3 «Денежные документы» и др. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета. На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации.

Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты (например, 50-4 «Валютная касса»), а также субсчета второго порядка (например, 50-41 - в долларах США, 50-42 - в евро) для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

...