Анализ организации контроля исполнения документов в ГБПОУ "Соликамский автодорожно-промышленный колледж"

Размещено на http://www.allbest.ru//

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ ПЕРМСКОГО КРАЯ

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

Соликамский автодорожно-промышленный колледж

(ГБПОУ "Соликамский АПК")

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

НА ТЕМУ

Анализ организации контроля исполнения документов

в ГБПОУ "Соликамский автодорожно-промышленный колледж"



ВВЕДЕНИЕ

В крупных организациях отслеживание потока документооборота - целая отдельная сфера деятельности. Учет и контроль исполнения документов - важный этап, иначе теряется смысл подготовки и издания какого-либо акта. Исполнением и снятием с контроля заканчивается «жизнь» документа в компании.

По тому, насколько быстро, своевременно, качественно, технологично исполняются издаваемые в организации акты и внутренние документы, производится оценка деятельности как отдельных сотрудников, так и целых подразделений.

Это один из важнейших критериев оценки эффективности.

Показательно также, насколько качественно исполняются входящие документы, отписанные руководством.

Таким образом, контролю исполнения подлежат: входящие документы, которые требуют от сотрудников компании принятия каких-либо мер, ответных действий или предоставления информации; исходящие документы, после отправки которых компания ожидает каких-либо ответных действий или информации; внутренние нормативные акты организации; распорядительные акты.

Понятно, что документ (о создании комиссии, например) можно исполнить качественно - создать комиссию по указанным в документе требованиям), но с нарушением сроков, соблюдение которых важно для работодателя.

Следовательно, контролировать исполнение актов можно по нескольким направлениям: по срокам исполнения; по существу выполнения.

Целью данной работы является анализ организации контроля исполнения документов в организации ГБПОУ "Соликамский АПК".

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

- рассмотреть понятие, значение и организация контроля исполнения документов ;

- проанализировать регистрацию и контроль исполнения документов;

- рассмотреть контроль за исполнением документов ;

- определить сроки исполнения документов;

- рассмотреть структуру ГБПОУ «Соликамский АПК»;

- провести анализ организации контроля исполнения документов;

- определить пути совершенствования документооборота .

Объектом в данной работе выступает ГБПОУ "Соликамский АПК"

Предметом в данной работе является организация контроля исполнения документов в организации.



1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Понятие, значение и организация контроля исполнения документов

В процессе организации работы с документацией одним из наиболее важных этапов является осуществление контроля исполнения документов. Чтобы деятельность организации в целом стала более эффективна, данная работа в той или иной форме должна проводиться обязательно. Стоит иметь в виду, что контроль исполнения может быть осуществлен только после того как будет завершен этап регистрации входящих документов.

Существует два главных направления осуществления такого контроля:

По существу стоящих перед вами вопросов - как правило, в такой ситуации руководители структурных подразделений несут всю ответственность за качественное исполнение поручений в полном объеме.

За сроками исполнения - данная задача ложится на плечи службы делопроизводства.

В настоящей статье мы поговорим о том, каким должен быть порядок ведения работы, касающейся контроля над сроками исполнения документов, так как эта задача лежит в сфере ответственности подразделения по делопроизводству. В каждой конкретной организации у таких служб могут быть разные названия, например: канцелярия, общий отдел, управление делами и т.д. Если же фирма совсем невелика, то функции этого отдела передаются в ведение секретариата.

Контрольная работа состоит из следующих этапов:

- постановка документации на контроль;

- проверка хода их исполнения, в том числе и напоминания для исполнителей о том, что приближается назначенный срок;

- снятие документов с контроля;

- анализ результатов исполнительной работы, а затем передача руководству информации о полученных результатах.

Постановка документов на контроль

На каждом документе в верхнем правом поле необходимо проставить отметку о контроле. Для этой цели лучше всего подойдет штамп, а кроме того, в эту отметку должно быть включено указание на определенный срок исполнения документа.

Документы с типовыми сроками исполнения можно поставить на контроль уже в ходе регистрации в службе делопроизводства, а затем они могут быть переданы на исполнение сразу в соответствующие структурные подразделения. Таким образом, этап рассмотрения документов проходит без рассмотрения руководством компаний.

Все другие документы можно поставить на контроль в соответствии с указанными в резолюции сроками, то есть после рассмотрения бумаг руководством. В резолюции к документу должна содержаться информация об исполнителе (или исполнителях), сроке и сути поручения.

Например, это может выглядеть так: «Свиридову А.И. Представить на подпись акт инвентаризации. Срок - 31.07.2019. Подпись руководителя 20.07.2019».

Зачастую при оформлении типовых документов, которые имеют понятный из текста смысл, а также повторяются с определенной периодичностью, в резолюции достаточно указать только фамилию исполнителя. Естественно, служба делопроизводства не ставит на контроль документы такого рода.

Служба делопроизводства делает на всех документах, подлежащих контролю, соответствующие пометки об исполнителе и сроке исполнения в базе регистрации документации. Данная база может представлять собой журнал регистрации или контрольно-регистрационные карточки, независимо от того ведутся ли они в электронном виде или на бумажном носителе.

В тот же день (или иногда на следующий), когда документы с резолюцией возвращаются в службу делопроизводства, их передают на исполнение. Передача производится под роспись, чтобы подтвердить сам факт, а также время и получателя документов. Если в резолюции имеется сразу несколько исполнителей, то оригинал документа необходимо передать первому из указанных лиц.

Если производится электронная регистрация без использования системы электронного документооборота, то для получения подписей исполнителей необходимо будет распечатать соответствующие страницы журнала, в котором регистрируются входящие документы, или же сами регистрационные карточки. Если же в компании применяется СЭД, документы отправляют на исполнение прямо в электронном виде, для чего используются предусмотренные в системе программные средства.

Проверка процесса исполнения и напоминания о контрольных сроках

Сотрудник, который несет ответственность за контроль исполнения документов, каждый день получает информацию о просроченных документах или же о тех, чей срок исполнения приходится на текущую дату или настанет спустя 3-5 дней. Контроль производится при помощи любого доступного способа, в том числе вручную путем просмотра контрольных карточек или же электронной регистрационной базы, а также автоматизированным путем с использованием компьютерной техники. При этом есть возможность составления такого списка для внутреннего пользования, чтобы исполнители документов могли реагировать оперативно, а затем направлять бумаги в соответствующие структурные подразделения.

Поскольку отдел делопроизводства обязан делать напоминания о приближении срока исполнения документов за 3-5 дней, осуществлять это можно любым из доступных способов: при помощи электронной почты, посредством автоматизированных средств СЭД, устно или даже по телефону.

Текст напоминания может иметь произвольный вид. Например такой: «Напоминаем, что до окончания срока исполнения письма ООО «Витязь» от 14.06.2014 №03-06/145 «О заключении договора» осталось 3 дня. Срок: 25.06.2014».

В некоторых ситуациях срок исполнения документа может быть продлен. Однако осуществить продление срока может лишь та организация или же должностное лицо, которым был установлен данный срок. Кроме того, необходимо, чтобы продление срока документа было обосновано.

Ответственный за данную процедуру исполнитель не позднее, чем за 2-3 дня до того, как истечет контрольный срок, в докладной записке на имя определенного руководителя должен изложить просьбу о необходимости продлить документ с указанием предполагаемого нового срока. После того как упомянутая докладная записка будет рассмотрена, ее необходимо будет передать в службу делопроизводства для того, чтобы внести изменения в форму контроля, которая зачастую аналогична форме регистрации. В противном случае данное поручение следует считать неисполненным.

С контроля можно снять только уже исполненный документ. Как правила, сведения о процессе исполнения документа фиксируют в регистрационной базе документации, где также указываются конкретные выполненные действия и реквизиты подготовленных документов (номер и дата). Это может выглядеть так: «отправлено письмо от 17.09.2019 № 3/25/897», «составлен акт от 02.11.2019», «21.07.2014 проведена рекламная акция и т.п.

1.2 Регистрация и контроль исполнения документов

Перечень документов, которые необходимо ставить на контроль определяется индивидуально для каждой конкретной организации. Этот перечень зависит от таких параметров как объем документооборота, а также существующие технические возможности предприятия. Например, в их число могут входить такие документы как приказы руководства; поручения, поступившие от вышестоящей организации, а также бумаги, касающиеся взаимодействия с наиболее важными контрагентами и т.д.

Основанием для постановки документов на контроль могут служить:

типовые сроки, а также резолюции, прилагаемые к поступившим в организацию документам;

резолюции, прилагаемые к внутренним документам (докладным запискам и т.п.);

распоряжения, приказы, протоколы совещаний компаний, а также отдельные их пункты, в которых содержатся поручения;

другие поручения руководителей компании, в том числе и устные.

Зачастую на практике на контроль ставятся только документы :

если в их тексте указываются конкретные сроки исполнения;

если в резолюции, прилагаемой к документу, руководитель указал определенный срок исполнения.

Сроки исполнения поручений

Типовые сроки исполнения поручений устанавливаются в соответствии с нормативно-правовыми актами. Таким образом, документам, которые формируются в организации чаще всего, даются определенные сроки, которым затем просто нужно будет следовать. Предприятия не имею права увеличивать данные сроки, однако решение руководства может повлиять на их сокращение в случае, если необходимо исполнить поручение быстрее. Ввести новые сроки можно только при помощи нового аналогичного нормативно-правового акта.

Приведем примеры, иллюстрирующие типовые сроки исполнения. К примеру, обращения граждан должны рассматриваться федеральными органами в течение 30 дней, что регламентируется федеральным законом 02.05.2006 № 59-ФЗ. Приостановка операций по счетам клиентов банков должна осуществляться в течение одного операционного дня после того, как было получено соответствующее решение налоговых органов (это регламентируется ст.76 Налогового кодекса РФ).

В зависимости от того, какие типовые документы формируются в той или иной компании, сроки исполнения имеет смысл перечислить в соответствующей инструкции по делопроизводству. Кроме того, те сроки, которые не нашли отражения в нормативно-правовых актах, можно установить для типовых документов вашего предприятия самостоятельно.

Для определения сроков исполнения документов можно руководствоваться их текстом или же резолюциями руководства организации. Таким способом устанавливаются индивидуальные сроки исполнения. Руководитель, установивший сроки исполнения документов (это может быть как руководитель самой компании, так и руководитель вышестоящей организации или же контролирующих органов), также может вносить определенные изменения в эти сроки, например: сокращать или увеличивать их, приостанавливать или же отменять исполнение поручений.

Срок исполнения документа рассчитывается в календарных днях. Если речь идет о внутренних документах организации, то отсчет ведется со дня подписания или утверждения документа. Если же мы говорим о входящих документах, то отсчет пойдет с даты поступления поручения. С документами, поступившими из вышестоящей организации, ситуация обстоит так же, как и с внутренней документацией, то есть дата отсчитывается со дня подписания.

Во входящем документе может указываться необходимая дата исполнения, и в таком случае при вынесении резолюции может быть поставлен именно этот срок или же сокращенный на 1-2 дня. Срок исполнения стремятся увеличить лишь тогда, когда документ поступает на предприятие с задержкой или же сам запрос не предусматривает достаточно времени для нормального исполнения, в том числе и для подготовки ответа.

Что касается сложных и трудоемких заданий, то контроль их исполнения может проводиться путем создания сразу нескольких поручений, каждое из которых имеет свой срок. При необходимости поручение, касающееся одного и того же пункта документа, может быть передано на исполнение сразу нескольким разным сотрудникам.

Если ни в тексте самого документа, ни в резолюции к нему не оговорен срок исполнения, а также он не относится к категории типовых (то есть установленных тем или иным нормативным актом), то считается, что данный документ должен быть исполнен в течение месяца. Например, если документ был зарегистрирован 27.11.2014, то крайний срок его исполнения будет 27.12.2014, то есть то же самое число следующего месяца. Если же имеется обозначение срока в 30 дней, то в рассматриваемом случае поручение должно быть исполнено не позднее 26.12.2014, то есть с отсчетом ровно тридцати дней.

Отдельно следует упомянуть следующий момент. В ситуации, когда срок исполнения документа приходится на выходной или же праздничный день, он должен быть передвинут на ближайший рабочий день. Такие правила переноса действуют практически везде, однако на некоторых предприятиях правила делопроизводства предполагают, что в подобных ситуациях срок должен быть перенесен на предшествующий выходным или праздникам день.

Отдельно стоит поговорить о неудачных вариантах указания сроков исполнения документов вместе с разнообразными предлогами, например: к 30 ноября, до 30 ноября, по 30 ноября и т.п. Очевидно, в данных случаях указанные даты отличаются от просто «30 ноября», в связи с чем возможно возникновение различных недоразумений и конфликтных ситуаций. Исходя из этого, специалисты рекомендуют указывать сроки исполнения одной лишь датой без использования каких-либо предлогов, наречий и иных дополнений.

1.3 Контроль за исполнением документов

Контролировать дисциплину, связанную с выполнением актов, можно несколькими методами, например:

- четкая фиксация всех заданий, поручений, необходимых к выполнению работ (для удобства отслеживания и контроля);

- фиксация информации, получил ли сотрудник документ к исполнению, понял ли он требования, сроки и суть предстоящей работы;

- отслеживание фактов передачи документа от одного сотрудника к другому (такие ситуации нередки, например, когда сотрудник, в работе которого находится акт, заболевает, уходит в отпуск, загружается более важной работой и т.д.) и изменение сроков исполнения;

- напоминаниями о сроках и важности исполнения;

- работа с аналитическими данными о состоянии исполнительской дисциплины в целом по подразделениям, по организации.

Каждая организация самостоятельно определяет, каким образом ей удобнее контролировать исполнительскую дисциплину. Если в небольшой компании учет и контроль исполнения документов может вестись вручную в специальных журналах, то в крупных организациях эти процессы автоматизированы.

Существует множество программных продуктов, с помощью которых каждый документ ставится на контроль с указанием конкретного сотрудника, отвечающего за его сопровождение, отслеживается срок его исполнения, согласования, передача от одного сотрудника к другому производится в электронном виде, снятие с контроля тоже происходит с помощью программы.

Это очень удобно, позволяет экономить время и ресурсы сотрудника, прозрачный процесс согласования доступен сразу для нескольких работников, что позволяет экономить время, проекты ответов также могут согласовываться одновременно, отсутствуют траты на распечатывание бумаг.

Даже напоминания об истекающих сроках производятся автоматически и в такой форме, когда сотруднику сложно их не заметить. Соответственно, формирование различных справок, аналитических подборок и сводок производится без привлечения работников, не требует больших трудозатрат.

Для организаций, ведущих учет вручную, разрабатываются различные журналы учета. Например, они могут выглядеть так: Утвержденных форм журналов нет, поэтому компания формирует их исходя из своих потребностей и поставленных задач. Следит за исполнением документов, как правило, секретарь, референт, делопроизводитель - сотрудник, в функциональные обязанности которого входит регистрация документации.

Однако может быть и другая ситуация - когда контроль за исполнением документов децентрализуется и возлагается на руководителя подразделения. Тогда в его функции входит соблюдение всех этапов контроля теми методами, которые приняты в конкретной компании. Таким образом, учет и контроль исполнения документов - важная составляющая делопроизводства в любой организации - бюджетной, государственной, частной, независимо от сферы деятельности.

Служба делопроизводства обязана проводить анализ результатов осуществления контроля исполнительской дисциплины. Это необходимо для того, чтобы повышать эту дисциплину, а также искать пути улучшения работы в данном направлении. Кроме того, в обязанности этого отдела входит информирование руководства организации для того, чтобы можно было делать дальнейшие организационные выводы.

Решения поставленной задачи можно добиться путем составления разных справок. Наибольший интерес представляет информация о тех документах, которые не были исполнены своевременно, то есть были просрочены или же исполнены с задержкой. Кроме того, чтобы провести оценку деятельности, важно, чтобы в справке содержалась информация об общем количестве контрольных документов, исполненных каждым конкретным сотрудником, структурным подразделением или всем предприятием в целом.

В зависимости от производственной необходимости следует установить периодичность составления таких справок за тот или иной временной промежуток - год, месяц, неделя, год. Желательно закрепить установленную периодичность в инструкции по делопроизводству. В ежедневный отчет, как правило, входит лишь перечень документов, которые были просрочены по состоянию на текущий день.

Информация может быть составлена в произвольной форме, в том числе и в виде таблицы. Должны быть включены следующие данные:

дата составления;

охватываемый временной промежуток - определенная дата или же период;

общее количество документов;

количество документов, поставленных на контроль;

количество, а при необходимости и реквизиты, неисполненных документов;

аналогичные данные по исполненным с опозданием документам;

если имеется необходимость, можно добавить любые другие данные, например, выводы и предложения, также можно запросить объяснительную у ответственных лиц о причинах задержки исполнения документов и т.п.

Данная информация может быть подготовлена и доведена до сведения заинтересованных лиц (например, исполнителей и руководства) в виде докладной или же служебной записки.

1.4 Сроки исполнения документов

Разумеется, что контролировать сроки выполнения можно только по тем актам, где эти сроки установлены. Это могут быть: официальные запросы о предоставлении информации (например, запрос из Банка России коммерческому банку с требованием о предоставлении сведений о проведенных операциях за определенный период времени); распоряжение о создании комиссии для проведения инвентаризации, приказа о создании комиссии для расследования несчастного случая; письма и обращения граждан

Сроки исполнения могут устанавливаться в самом документе - например, ЦБ РФ в запросе указывает о необходимости направления ответа в срок до определенной даты.

Такой вид сроков называется индивидуальным - они разные для разных документов. По некоторым документам сроки исполнения могут устанавливаться в резолюции руководителя, которой документ отписывается конкретному исполнителю.

Для однотипных бумаг могут устанавливаться типичные сроки - например, для ответа на обращения граждан установлен срок в 30 дней. В государственных учреждениях такие типичные сроки могут устанавливаться на уровне законодательства и подзаконных нормативных актов. В коммерческих структурах - в локальных нормативных актах. По некоторым документам сроки исполнения могут устанавливаться в резолюции руководителя, которой документ отписывается конкретному исполнителю.

Таким образом, если сроки исполнения документов установлены - то они подлежат контролю.



2. ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Суть организации контроля исполнения документов заключается в объединении мероприятий, способствующих оперативному и качественному выполнению документации. Основная цель контроля -- обеспечить эффективное управление, предоставлять данные для анализа уровня исполнительской дисциплины и оценки работы организационных подразделений, а также конкретных работников.

Смысл данного понятия раскрыт в государственном стандарте Р ISO 15489-1-2007, где его относят к прочим процессам документационного управления.

В ГОСТе упомянуто три вида контроля, применяемые в документной системе. Для каждого официального документа, участвующего в документообороте, можно контролировать: Движение и использование Для снижения рисков утраты документации, облегчения поиска в документальном массиве, мониторинга использования системы управления, защиты содержащихся в ней данных, сохранения информации о проведенных операциях.

Для процессов, имеющих узкие временные рамки в силу ограничений, установленных локальными нормативными актами или законодательством.

Позволяет определять стадии выполнения решения, распределять ответственность между исполнителями, а также фиксировать предполагаемую и реальную дату выполнения.

Позволяет документально зафиксировать движение документального объекта, а также его идентификатор, заголовок, сведения об обладателей, дату и время перемещения.

Подразумевает контролирование выдачи, передачи и возврата документации на место хранения, а также управление передачей бумаг на архивное хранение или уничтожение.

Кроме того, в организации документационного управления выделяют:

Контроль по существу -- оценка качества выполнения получения, полноты решения вопроса (производится руководством организации или подразделения);

Контроль за сроками исполнения документов Текущий -- поиск служебных бумаг, срок выполнения для которых истекает сегодня, и уведомление об это исполнителей;

Предупредительный -- подразумевает те же мероприятия, что текущий, но затрагивает служебные бумаги, крайний срок для которых наступает через 2-3 дня.

Оба этих вида осуществляются отдельным структурным подразделением в крупных организациях или секретарем в небольших по численности штата учреждениях.

Этапы контроля исполнения документов

Постановка на контроль

Совмещают с процессом регистрации. На оригинале ставят соответствующий штамп организации с указанием крайнего срока исполнения.

Проверка своевременности направления бумаг ответственным исполнителям

Документ передают исполнителю под расписку или фиксируют факт получения с помощью отправки уведомлений о прочтении (для электронных писем);

Предварительный мониторинг и корректировка хода исполнения Письменное или устное напоминание о приближении срока, рассылка уведомлений по электронной почте;

Снятие с контроля

Отметка об исполнении проставляется на копии вместе с отметкой о направлении в дело.

Если процедура или результат не соответствуют поручению, служба ДОУ может потребовать доработки без продления сроков.

Передача в дело

Анализ результатов контролирующих мероприятий, их учет и обобщение

Проводится ежемесячно и после завершения года Информирование начальства о достигнутых результатах Данные о результатах передаются руководству организации в форме справок, отчетов, сводок.

Главное что нужно сделать на первых стадиях работы по внедрению новой или изменению действующей системы документационного управления -- это определить оптимальную форму для конкретной организации.

Делают это исходя из потребностей компании, специфики ее деятельности, масштабов документооборота и т.д.

Ручная контрольно-справочная картотека

Для создания сроковой картотеки понадобится специальный картотечный ящик с разделителями и регистрационные карточки. Каждая карточка будет являться аналогом документального объекта и содержать следующие сведения о нем:

Срок выполнения;

Автор (название организации, должность составителя);

Дата получения;

Входящий номер;

Дата составления;

Номер;

Резолюция;

Ответственный исполнитель;

Пометки о ходе работ;

№ дела;

Каждый разделитель в ящике обозначает число месяца, т.е., в общей сложности понадобится 32 разделителя: 31 по числу дней и 1 дополнительный для следующего месяца. Каждую карточку помещают в разделитель, обозначенный крайней датой выполнения.

Если срок выпадает на следующий месяц, карточку помещают в 32-й разделитель. За несколько дней до окончания текущего месяца карточки необходимо достать и расставить по датам. Карточки просроченных документов помещают перед первым разделителем до принятия решения, например, о продлении срока.

Ответственный сотрудник регулярно проверяет ход работ для документации текущего дня, а также осуществляет предупредительный мониторинг бумаг, исполнение которых должно быть завершено через 3-5 дней. Соответствующая отметка заносится в карточку.

После снятия с учета, карточка переносится из сроковой картотеки в справочную. Преимущество подобной картотеки -- ее наглядность. Она позволяет легко найти нужную бумагу и узнать, когда она должна быть исполнена.

Автоматизированная система

Данная форма востребована среди крупных компаний с большим объемом документооборота, поэтому присутствует в большинстве систем документационного обеспечения управления. Она позволяет руководителям организаций создавать новые поручения и отправлять их исполнителям, контролировать исполнения, обмениваться информацией с исполнителями, просматривать архив исполненной документации, закрывать поручения, проводить сводный анализ и формировать отчеты.

Исполнители, в свою очередь, получают возможность получать и контролировать поручения, обмениваться информацией с коллегами по работе, систематизировать поручения по разным критериям и фиксировать факт их завершения.

К преимуществам такой формы можно отнести:

Распространение действия системы на различные уровни управления;

Легкость внедрения;

Гибкость, т.е. возможность определять виды поручения для разных категорий руководителей и сотрудников;

Возможность обмена информацией, осуществления обратной связи.

Организация регистрации и контроля исполнения документов, как правило, входит в процесс разработки Инструкции по делопроизводству.

В разделе “Контроль исполнения документов”. Справка Алгоритм организации контроля исполнения документов

Определить документы, сроки исполнения которых необходимо контролировать.

Как правило, к ним относятся акты вышестоящих органов, внутренние распорядительные акты и специфическая организационная документация;

Установить этапы контролирующих мероприятий, начиная регистрацией, заканчивая передачей на архивное хранение;

Утвердить способ постановки на контроль (например, форму штампа и правила его применения);

Определить ответственных за учет контролируемой документации лиц, а также сотрудников, отвечающих за контролирование хода работ;

Выбрать наиболее целесообразную форму контроля и закрепить этот выбор в Инструкции по делопроизводству;

Определить сроки в календарных днях в соответствии с действующим законодательством;

Регламентировать порядок изменения срока, совместную работу исполнителей, проверку хода работ;

Утвердить порядок снятия документа с контрольного учета;

Для регулярного представления руководству организации сводных данных о состоянии исполнительской дисциплины определить периодичность оценки и ее способы



3. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРИМЕРЕ ГБПОУ «СОЛИКАМСКИЙ АПК»

3.1 Структура ГБПОУ «Соликамский АПК»

Дата создания: 1972 год

Учредитель: Министерство образования и науки Пермского края

Полное наименование: Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение «Соликамский автодорожно-промышленный колледж»

Краткое наименование: ГБПОУ "Соликамский АПК"

Руководитель: Пегушин Сергей Васильевич, директор

Юридический и почтовый адрес: 618551, Пермский край, г.Соликамск, ул. Всеобуча, 6

Тел./факс: (34253) 7-03-84

Официальный сайт: http://sadk.ucoz.net/

Адрес электронной почты: sadk@bk.ru

Рисунок 3.1 - Структура и органы управления образовательной организацией

3.2 Анализ организации контроля исполнения документов

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций колледжа.

ДОУ включает три основных типа процедур: документирование, документооборот и делопроизводство.

Документирование - обобщенное название для процедур ДОУ, которые регламентируют правила фиксирования информации на официальных носителях документах.

Документооборот - обобщенное название для процедур ДОУ, которые регламентируют правила движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Делопроизводство - обобщенное название для процедур ДОУ, которые регламентируют правила оперативного или долгосрочного хранения документов.

Документ - официальный носитель информации, которая используется при управлении организацией. Статус официального носителя документу придают наличие необходимых реквизитов и регистрационный номер.

Дело - официальное место для хранения документов, которые относятся к решению одного или сходных вопросов. При хранении документов, напечатанных на бумажных носителях, делом называется папка с несколькими документами, которая оформлена в соответствии со стандартами.

Информационный материал - неофициальный носитель информации, правила работы, с которым не регламентируются.

Реквизит документа - элемент оформления документа, который несет информацию о его принадлежности, статусе, содержании или динамике движения по организации.

Центр документооборота - подразделение организации, которое выполняет работу по регистрации документов, их передаче и оперативному хранению.

Документационное обеспечение управления в Колледже осуществляет документовед совместно с сотрудниками структурных подразделений.

Работа документоведа регламентируется должностной инструкцией. Должностные инструкции разрабатываются на основании Квалификационного справочника должностей, Единой номенклатуры должностей служащих, с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем Колледжа.

При изменении функций и задач работников должностные инструкции пересматриваются.

При обеспечении документационного обеспечения управления сотрудники в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативноправовыми актами (ГОСТ Р 1,5-92, ГОСТ Р 7.0.97-2016, ОКУД, ГСДОУ и т.д.), распорядительными документами вышестоящих органов управления и самого Колледжа, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления и настоящими требованиями.

Цели и задачи документационного обеспечения управления Основной целью является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Исходя из целей, решаются следующие задачи:

- Совершенствование форм и методов работы с документами.

- Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов.

- Сокращение документооборота, количества форм документов.

- Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в Колледже, использование прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности колледжа.

Функции документационного обеспечения управления

В соответствии с возложенными задачами осуществляются следующие функции:

Разработка, внедрение и ведение унифицированных форм документов Колледжа, внесение в них изменений.

Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.

Организация своевременного рассмотрения и подготовки руководителю поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководителя.

Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководителя по этим вопросам.

Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.

Разработка номенклатуры дел Колледжа, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями Колледжа) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями Колледжа дел, подлежащих сдаче в архив.

Организация работы архива в соответствии с Положением об архиве, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями.

Принципы создания документов

Первым принципом документирования в Колледже является обязательное фиксирование ключевой информации по управлению Колледжем и его работой в документах.

Вторым принципом документирования является обязательное соблюдение требований к оформлению документов. Данные требования различаются для каждого типа документов и имеют специфику в зависимости от того, кто является автором и адресатом документа.

Общие правила оформления определяют следующие требования к документу:

a) выбор бланка;

б) использование реквизитов;

в) применение ПК и др. оргтехники.

Принципы передачи документов

Все документы после создания должны быть зарегистрированы. Регистрационный номер является обязательным реквизитом документа. Отсутствие регистрационного номера означает, что документ не существует для ДОУ и может использоваться в работе только в качестве информационного материала, не имеющего официального характера. Для документов, поступивших из других организаций, регистрационный номер присваивается независимо от того, есть ли на нем исходящий номер организации отправителя или нет.

В Колледже реализован принцип частично децентрализованного документооборота, в соответствии с которым регистрацию и передачу документов могут осуществлять только те сотрудники Колледжа, чьими функциональными обязанностями является ведение документооборота и делопроизводства.

При регистрации любого документа совершаются следующие действия:

Документу присваивается регистрационный номер.

С документа снимается необходимое количество копий.

Копия или оригинал документа подшивается в дело.

Оригинал и/или копии документа передаются по назначению.

Для соблюдения принципа частичной децентрализации документооборота в Колледже за регистрацию и передачу документов отвечают следующие подразделения:

a) Приёмная директора (документовед) отвечает за регистрацию следующих документов: входящая и исходящая корреспонденция; приказы директора по основной деятельности; служебные записки, справки на обучающихся в ОВК.

б) Бухгалтерия отвечает за регистрацию и хранение бухгалтерских и плановоучетных документов: договоры, счета, акты, доверенности; вед?т журнал регистрации приказов стимулирующего характера, журнал регистрации справок по заработной плате.

в) Отдел кадров отвечает за регистрацию, передачу и хранение всех кадровых документов. Ведутся регистрационные журналы и книги: учета движения трудовых книжек; трудовых договоров; приказов по личному составу; листков нетрудоспособности.

г) Учебная часть отвечает за регистрацию приказов по личному составу обучающихся, справок и характеристик на обучающихся.

Общие правила регистрации документов.

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления в Колледж документа путем проставления на нем регистрационного номера и даты с последующей записью необходимых сведений в журнале регистрации (входящей/исходящей корреспонденции), который ведется на бумажном носителе.

Не подлежат регистрации рекламные извещения, статьи, поздравительные письма, пригласительные билеты, прейскуранты, а также корреспонденция с пометкой "лично".

Документы Колледжа регистрируются однократно. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые - в день подписания или утверждения.

Документовед не принимает на регистрацию документы, оформленные не должным образом.

Регистрационный номер служит для идентификации документа, хранения и последующего поиска. Регистрация осуществляется сразу после поступления документа. Документ считается зарегистрированным, если на нем и в журнале регистрации проставлен регистрационный номер и дата.

Журнал исходящей корреспонденции используется для регистрации документов отправляемых в другие организации, независимо от того, каким образом они были переданы (с помощью электронного документооборота, почтовой связью, факсимильной связью, лично).

Принципы хранения документов

Для облегчения поиска и использования документов они хранятся в составе дел. Делом называется папка с несколькими документами, которые относятся к решению одного или сходных вопросов. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

Хранение документов осуществляется в двух видах: оперативном и архивном. Виды хранения выделяются в зависимости от того, как используется документ сотрудниками Колледжа. На период использования документа в работе, он должен находиться в оперативном доступе и помещается на оперативное хранение.

Оперативное хранение документа осуществляется в том структурном подразделении документооборота Колледжа, в котором документ был зарегистрирован.

Процедура оперативного хранения заключается в помещении оригинала в соответствующее Дело. Окончание оперативного хранения документа зависит от типа информации, которая в нем содержится. После окончания оперативного хранения документ передается в Архив.

Архивное хранение документа осуществляется в Архиве Колледжа. Процедура архивного хранения заключается в получении закрытого Дела из структурного подразделения, проверки правильности его оформления и наличия всех документов, определения срока хранения, помещения дела на место хранения. По окончании срока хранения дело уничтожается. 7. Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Номенклатура дел Колледжа составляется архивариусом. Номенклатура дел Колледжа, предварительно согласованная с экспертной комиссией колледжа, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПМК) Агентства по делам архивов и утверждается руководителем колледжа.

При составлении номенклатуры следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, перечнем управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Приложение к приказу Министерства культуры Российской Федерации от 25.09.2010 г. № 558).

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе справочные, личные дела, номенклатура дел. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

Номенклатура дел в Колледже составляется по установленным нормам, печатается в необходимом количестве экземпляров.

Первый экземпляр номенклатуры дел хранится в приёмной директора, второй в архиве г. Соликамска, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение. Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет.

Ежегодно она уточняется, перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел Колледжа составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.

Контроль исполнения документов Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения документов и поручений. Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы.

По указанию руководителя Колледжа на контроль может быть поставлен любой документ, устное поручение, задание.

Контроль исполнения осуществляется документоведом и включает в себя следующие действия:

- постановку документа на контроль;

- своевременное доведение документа до исполнителя;

- проверку и регулирование хода исполнения;

- снятие исполненных документов с контроля;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения, информирование руководителя колледжа о состоянии исполнительской дисциплины.

Контроль осуществляют руководители структурных подразделений, ответственные исполнители.

Контроль за исполнением поручений, содержащихся в приказах, распоряжениях, служебных записках, осуществляется как документоведом, так ответственными сотрудниками структурных подразделений, подготовивших служебные записки.

Сроки исполнения внутренних документов исчисляются в календарных днях с момента подписания документа, а для поступивших документов - с момента поступления документа.

Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем колледжа например:

a) документы с грифом "Очень срочно" - должны исполняться не позднее 3-х часов с момента получения;

б) документы с грифом "Срочно" - срок исполнения не позднее 24-х часов с момента получения;

в) документы без конкретного срока исполнения - не позднее 10 рабочих дней с момента получения. Ответственность за своевременное исполнение документов несут руководители структурных подразделений и должностные лица, указанные в тексте распорядительного документа или в резолюции на служебном документе.

Если исполнение документов поручается нескольким исполнителям, то ответственным считается лицо, указанное в резолюции первым. Подлинник документа, требующего исполнения, передается ответственному исполнителю, остальным исполнителям передаются копии документов.

Ответственные исполнители отвечают за организацию работы, качественное исполнение документа и своевременное представление подготовленных документов руководству.

Изменение срока исполнения производится только по письменному указанию руководителя на основании докладных записок с указанием причин неисполнения (руководитель зачеркивает один срок, пишет другой, расписывается, ставит дату).

В Колледже ведется как формально-сроковый, так и предупредительный контроль. Документовед информируют исполнителя о приближении сроков исполнения, выясняет состояние исполнения, выявляют причины возможного срыва и принимает меры по их устранению, информируя руководство и помогая организовать исполнение поручения.

Документ считается исполненным после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, и подтверждения исполнения в журнале входящей корреспонденции, а так же результаты исполнения отмечаются на документе.

Ответственность должностных лиц

Все должностные лица, участвующие в работе с документами несут дисциплинарную и административную ответственность, вплоть до отстранения от должности за нарушение требований. В случае обнаружения нарушений в соблюдении требований, когда нарушение вызвано личной халатностью сотрудников, составляется докладная записка на имя директора колледжа с предложением о наказании виновных в нарушении.

Наложение дисциплинарных или административных взысканий проводится в установленном порядке на основании приказа директора колледжа на основании докладной записки.

Таблица 3.1 - Докладная записка

Рисунок 3.2 -Движение потока входящих документов

Как и в любой другой организации, документопотоки данного предприятия представлены тремя видами:

Поступление документа на предприятие

Первичная обработка

Регистрация

Передача документа в назначенный отдел

Передача документа секретарю руководителя

Исполнение контроль документ срок

Контроль исполнения

Руководителю (отдела)

Рассмотрение

Архивное хранение

Экспертиза ценности документа.

Рисунок 3.3 -Способы доставки входящих документовГБПОУ "Соликамский АПК"

Всегда при получении документа необходимо проверять:

соответствие адреса, если конверт был адресован другой организации или физическому лицу, то он отправляется обратно адресату;

целостность конверта, если упаковка письма повреждена, составляется акт и направляется обратно адресату, с указанием причины возврата конверта;

все вложения и листы документа; Вскрываются те конверты, которые не имеют отметку «лично». Документы, на которых проставлена указанная пометка, доставляются в запечатанном виде адресату.

После обработки всей поступившей документации документы с пометкой «лично» передаются секретарю директора. Секретарь проверяет все переданные документы и ставит их на учет и контроль.

Что касается организационный формы организации делопроизводства, то она бывает трех видов:

1. Централизованная - создание службы ДОУ полный объем работы выполняет специализированное подразделение.

2. Децентрализованная - предполагает создание собственной службы ДОУ в каждом подразделении.

3. Смешанная - разделение обязанностей между центральной службой и её подразделениями на местах. Исходя из вышеизложенного, форма организации делопроизводства на предприятии является смешанной.

Смешанная форма предполагает выполнение работы с документами: получение, обработка документа, система хранения и передача документов на архивное хранение, руководство всей системой документооборота специализированным подразделением, а также ее подразделениями на местах.

Эта форма организации делопроизводства, повышает эффективность работы Общего отдела предприятия, так как создаётся единая база документов, что позволяет унифицировать систему документации и осуществлять оперативный поиск документов.

Рисунок 3.4 - Объем документооборота за 2019 год



В 2019 году объём документооборота составил 9356 документов.

Количество входящих - 3555 (38%)

Количество исходящих - 2246 (24%)

Количество внутренних - 3555 (38%):

переписка - 2058 (22%);

организационно-распорядительные документы - 1684 (18%)

Учёт документооборота ведется в соответствии с подсчетом всех образующихся в деятельности отдела документов.

Ответственные за обработку документов сотрудники учитывают их при получении и отправке. Если документ был тиражирован, то каждый экземпляр подсчитывается отдельно.

Когда ведется учет исходящих документов, то сопроводительные письма и вложения к нему считаются как один документ. Подсчетом документов на предприятии занимаются специалисты-документоведы.

Метод сравнительного анализа показал, что объем документооборота на предприятии с каждым годом растет

Для учета такого объема документации необходимо иметь систему электронного документооборота (СЭД). На предприятии отсутствует электронный документооборот, что является значительным минусом, так как работники не справляются с таким количеством информации и ошибки в организации документооборота неизбежны.

3.3 Пути совершенствования контроля исполнения документов

В настоящее время документы приходят не только по почте, но и по электронной почте и по факсу, доставленные курьером или посетителем. Передача документов на рассмотрение осуществляется в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь на рассмотрение руководителю. К числу исходящих (отправляемых) документов, относятся главным образом, ответные письма. Подписанные документы, регистрируются и передаются на отправку. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Они регистрируются в традиционных журналах. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые в день подписания или утверждения. Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ регистрируется один раз.

В состав основных реквизитов регистрации входят:

- наименование организации;

- наименование вида документ;

- дата и регистрационный номер документа;

- дата и индекс поступления;

- заголовок к тексту ( краткое содержание документа);

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

- срок исполнения документов.

Поручениями (резолюциями) руководства ГБПОУ "Соликамский АПК" определяются ответственные исполнители, сроки решения вопроса (подготовки ответа) или представления предложений руководству организации для принятия окончательного решения. Однако выявлены следующие недостатки:

...