Анализ организации контроля исполнения документов в ГБПОУ "Соликамский автодорожно-промышленный колледж"

1. Механизм контроля исполнения в ГБПОУ "Соликамский АПК" практически не разработан;

2. Передача документа от должностного лица, исполнение документа никем не контролируется;

3. Отсутствуют какие-либо отметки об исполнении документа.

Следуя из всего вышесказанного, можно сделать следующие предложения по совершенствованию контроля исполнения документов:

1. Предлагаются следующие варианты постановки документов на контроль:

1.1 Ввести в организации новую штатную единицу, которая в соответствии с должностной инструкцией будет осуществлять основную работу с документами, в частности оформлять документы, вести сроковый контроль за поручениями руководства и другое.

1.2 Обеспечить данное лицо специальным программным обеспечением, с помощью которого он будет осуществлять контроль исполнения документов;

1.3 Сделать в журнале регистрации документов графу «отметка о контроле».

2. На документе (внешнем в резолюции, во внутреннем внутри документа) проставлять отметку о контроле и указывать исполнителя, т.е. работника на которого возлагается контроль исполнения документа.

3. Обеспечить процесс снятия документа с контроля.

Документ или поручение руководства ГБПОУ "Соликамский АПК"снимается с контроля только тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу, но документально данная процедура не оформляется. Промежуточный ответ не является основанием для признания документа исполненным.

Итак, на службу делопроизводства учреждения, то есть на должностное лицо, занимающееся обработкой документов, возлагается разработка рациональных форм контроля, ведение картотеки, наблюдение за сроками и т.п. Чем лучше контроль, тем больше поручений исполняется в срок, тем меньше возникает непредусмотренных документов, и наоборот.

Принципиальным решением улучшения работы с документами является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации.

Для организации такой работы с использованием сети ГБПОУ "Соликамский АПК" разрабатываются специальные программы, называемые обычно системами автоматизации делопроизводства и документооборота (АС ДОУ).

На данный момент среди методов, направленных на совершенствование документирования, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

Другое направление сокращения документооборота -- повышение качества самого документа как носителя управленческой информации.

Следующее направление сокращения документооборота -- уменьшение физического размера документа. Объемные документы справочного характера и долговременного пользования следует изготовлять с заменяемыми страницами, что позволит при внесении изменений не перепечатывать весь документ. Практикуются ответы на самом запросе при помощи штампа или подписи от руки. Унифицированная форма документа должна быть удобна для заполнения и чтения, содержать достаточно места для размещения нужной информации.

Еще один реальный способ сокращения объемов документации -- построение эффективных информационно-поисковых систем (ИПС). В связи с тем, что объем документации возрастает из-за некачественного или несвоевременного исполнения решений и поручений, большая роль в деле сокращения документооборота принадлежит контролю исполнения.

Заключение

Для эффективности управленческого решения немаловажное значение имеет регистрация, учет документов и контроль их исполнения, который в настоящее время вновь приобретает одно из первостепенных значений. Многие руководители сегодня понимают, что реорганизация организационной структуры, регламентация деятельности сотрудников, автоматизация управленческого труда не даст ожидаемого эффекта без жесткого контроля процесса управления.

Основными целями оптимизации документооборота на данном предприятии, как и в любой другой организации, являются:

- ускорение движения документов, прямоточность;

- уменьшение трудоёмкости обработки документов. Однако действующие документные процессы на предприятии снижают эффективность его деловой деятельности.

Критичные ошибки:

документы регистрируются несколько раз;

документы постоянно копируются и размножаются;

в инструкции по делопроизводству на предприятии не хватает пункта: образец документа.

В результате перечисленных ошибок документы перестают соответствовать тем целям, ради которых они были созданы. Оперативность и надежность управления документооборота всегда связана с быстротой прохождения и обработки документов.

Ускорение документооборота достигается благодаря сокращению количества инстанций, которые проходит документ, сокращение и убыстрение операций, производимых с ним, сокращения объема документооборота.

Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (телефону, личным переговорам).

Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций по работе с документами между сотрудниками и подразделениями.

Также рационально организованная система документооборота подразумевает наличие высококвалифицированных специалистов, сотрудник обязан знать все нормативно-методические документы, которые связаны с той деятельностью, которой он занимается. В противном случае, как бы четко и рационально сотрудники не пытались организовать документооборот в данной организации, никаких тенденций к улучшению не будет наблюдаться.

Для результативной работы Колледжа необходимо периодически проводить анализ показателей состояния документооборота, чтобы иметь возможность выявления и прогнозирования «узких» мест в реализации процессов документооборота, которые негативно сказываются на всей работе организации.

Также для анализа текущих процессов работы с документами рекомендуется применять метод анкетирования и опроса сотрудников предприятия. Результаты работы по оптимизации документооборота должны закрепляться в локальных актах учреждения.

Современная служба делопроизводства должна быть наделена более широкими функциями и переходить из категории технического подразделения, каким всегда была канцелярия, в категорию интеллектуального подразделения. Именно это подразделение должно формировать корпоративные стандарты работы с документами и контролировать их соблюдение. развивать в целом процесс управления документами. Подразделение с такими функциями фактически превращается в центр компетенций по документообороту.

Список источников

Нормативно-правовые акты

1. Об информации, информатизации и защите информации [Электронный ресурс]: федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ (ред. от 11.07.2019) // КонсультантПлюс: справ.правовая система. - Электрон.дан. - М.,2016. - URL: http://www.consultant.ru (дата обращения: 17.04.2020).

2. Об электронной подписи [Электронный ресурс]: федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2019) // КонсультантПлюс: справ.правовая система. - Электрон.дан. - М.,2016. - URL: http://www.consultant.ru (дата обращения: 15.04.2020)

3. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [Электронный ресурс]: приказ Росархива от 23.12.2009 № 76 // КонсультантПлюс: справ.правовая система. - Электрон.дан. - М., 2016. - URL: http://www.consultant.ru (дата обращения: 16.04.2020).

4. ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов"

5. ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: ФГУП, 2014. - 84 c.

6. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. - М.: ВНИИДАД, 1991.

Литература

1. Анодина Н.Н. Документооборот в организации / Н.Н.Анодина. - М.: Омега-Л, 2007. - 172с.

2. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство. - 2009. - №1. - С. 34-39.

3. Барихин А.Б Делопроизводство и документооборот / А.Б. Барихин. - М.: Книжный мир, 2008.- 416 с.

4. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство. - 2008. - №1. - С. 36-41.

5. Быкова Т.А. Делопроизводство: учебное пособие. - 2-е изд. /Т.А.Быкова. Л.М.Вялова, Л.В. Санкина. - М.: Изд-во МЦФЭР, 2006. - 215 с.

6. Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело. - 2006. - №2. - С.16-20.

7. Гундарева С. А. Совершенствование документооборота как фактор эффективности в управленческой деятельности // Молодой ученый. - 2009. - №7. - С. 75-78.

8. Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. - 2-е изд., доп. и перераб / Ю.М.Демин. - СПб.: Питер, 2008. - 224 с.

9. Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело. - 2008. - №3. - С. 31-34.

10. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело. - 2008. - №4. С. 23-28.

11. Жеребенкова А.В. Документооборот на предприятии / А.В.Жеребенкова. - М.: Вершина, 2005. - 194 с.

12. Зезюлина М. Делопроизводство. Документооборот. Обмен опытом // Секретарское дело. - 2009. - № 2. - С. 13-20.

13. Инструкция по делопроизводству / Предприятие «Неотелеком». - Томск, 2018.

14. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства. Документальное обеспечение управления: учебное пособие / под ред. М.В. Кирсановой, Ю.М. Аксенова. - 2 изд. - М.: ИНФРА-М. - 2006. - 339 с. Размещено на Allbest.ru