Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Теоретические основы учета расчетов с разными дебиторами и кредиторами

1.1 Понятие дебиторской и кредиторской задолженности

1.2 Задачи учета дебиторской и кредиторской задолженности

2. Анализ расчетов с разными дебиторами и кредиторами на предприятии

2.1 Технико-экономическая характеристика предприятия ОАО МК "Шатура"

2.2 Организация расчётов с разными дебиторами и кредиторами

2.3 Анализ расчётов с разными дебиторами и кредиторами

3. Совершенствование учета расчетов с разными дебиторами и кредиторами

3.1 Совершенствование бухгалтерского учета расчетов с разными дебиторами и кредиторами

Заключение

Список используемой литературы



Введение

В настоящее время ни одна организация, независимо от ведомственной принадлежности и форм собственности, не может функционировать без ведения бухгалтерского учета, поскольку только данные бухгалтерского учета обеспечивают полную информацию об имущественном и финансовом состоянии организации. Синтетическая и аналитическая информация о состоянии материальных, трудовых и денежных ресурсов, о результативности инвестиционной и кредитной политики, о затратах и эффективности производства позволяет управлять хозяйственной деятельностью и контролировать выполнение планов прибыли, разрабатывать перспективные планы развития производства.

Немаловажным звеном бухгалтерского учета является учет расчетов с дебиторами и кредиторами, так как в процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникают расчетные отношения, отражающие взаимные обязательства, связанные с продажей материальных ценностей, выполнением работ или оказанием услуг друг другу. Кроме того, возникают расчеты с бюджетом по налогам, с внебюджетными фондами, с органами социального обеспечения и страхования, с другими юридическими и физическими лицами.

Актуальность данной темы определена тем, что полнота, своевременность, достоверность отражения расчетов с разными дебиторами и кредиторами является одним из оценочных показателей, определяющих качество работы предприятия. Грамотное построение и управление процессом учета расчетов с разными дебиторами и кредиторами имеет большое значение в успешной работе предприятия.

К расчетам с разными дебиторами и кредиторами относятся расчеты: с транспортными организациями за услуги, оплачиваемые чеками; по депонированным суммам заработной платы; по суммам, удержанным из заработной платы работников предприятия в пользу разных организаций и отдельных лиц на основании исполнительных документов или постановлений судебных органов, и др.

Целью написания данной курсовой работы является изучение системы учета расчетов с разными дебиторами и кредиторами и поиск путей ее совершенствования.

Главными задачами данной работы являются:

· Изучить теоретические основы учета расчетов с разными дебиторами и кредиторами

· Рассмотреть анализ расчётов с разными дебиторами и кредиторами на предприятии

· Привести мероприятия по совершенствованию расчётов с разными дебиторами и кредиторами



1. Теоретические основы учета расчетов с разными дебиторами и кредиторами

1.1 Понятие дебиторской и кредиторской задолженности

Долги, возникающие в результате деятельности субъектов хозяйственного права, принято называть кредиторской или дебиторской задолженностью в зависимости от того, кто является должником.

Под кредиторской задолженностью понимается задолженность организации перед другими лицами (организациями, предпринимателями, работниками, физическими лицами), которая отражается в бухгалтерском учете как обязательства организации. Наиболее характерный вид кредиторской задолженности - это задолженность поставщикам и подрядчикам за поставленные ими товарно-материальные ценности, оказанные услуги, выполненные работы.

Дебиторская задолженность представляет собой задолженность других лиц (организаций, предпринимателей, работников, физических лиц) перед данной организацией, отражение которой в бухгалтерском учете выражено как имущество организации. Право организации на получение определенной денежной суммы, товара или услуги с должника является имущественным правом, а имущественные права согласно ст.128 ГК РФ являются одним из видов имущества, таким образом, дебиторская задолженность является частью имущества организации. Наиболее распространенный вид дебиторской задолженности - это задолженность покупателей и заказчиков за отпущенные им товарно-материальные ценности, оказанные услуги, выполненные работы.

Дебиторская и кредиторская задолженность - неизбежное следствие существующей в настоящее время системы денежных расчетов между организациями, при которой всегда имеется разрыв времени платежа с моментом перехода права собственности на товар, между предъявлением платежных документов к оплате и временем их фактической оплаты.

Рассмотрим содержание дебиторской и кредиторской задолженности более подробно.

Дебиторская задолженность - важный компонент оборотного капитала. Под дебиторской задолженностью мы понимаем задолженность организаций и физических лиц данной организации. Соответственно, организации и лица, являющиеся должниками данной организации, называются дебиторами. Случаев образования дебиторской задолженности довольно много. Например, товар отгружен, а деньги за него не поступили, подотчетное лицо не отчиталось за выданные под отчет средства, бюджетом (внебюджетным фондом) не возвращены (не зачтены) излишне уплаченные суммы налогов (сборов).

Когда одно предприятие продает товары другому предприятию или организации, совсем не значит, что товары будут оплачены немедленно. Неоплаченные счета за поставленную продукцию (или счета к получению) и составляют большую часть дебиторской задолженности. Специфический элемент дебиторской задолженности - векселя к получению, являющиеся по существу ценными бумагами (коммерческие ценные бумаги). Одной из задач финансового менеджера по управлению дебиторской задолженностью являются определение степени риска неплатежеспособности покупателей, расчет прогнозного значения резерва по сомнительным долгам, а также предоставление рекомендаций по работе с фактически или потенциально неплатежеспособными покупателями.

Дебиторская задолженность организации может отражаться по следующим статьям бухгалтерского баланса:

расчеты с покупателями и заказчиками;

внутрихозяйственные расчеты (задолженность дочерних и зависимых обществ);

расчеты с поставщиками и подрядчиками (авансы выданные);

расчеты с разными дебиторами и кредиторами.

Безнадежные поступления по дебиторской задолженности - это убытки или расходы, обусловленные тем, что часть дебиторской задолженности оказывается не оплаченной покупателями. На момент реализации продукции предприятие не располагает информацией о том, какая часть счетов не будет оплачена. Поэтому при оценке дебиторской задолженности начисляется определенная скидка для этих поступлений.

К текущим обязательствам относится краткосрочная кредиторская задолженность. Под кредиторской задолженностью понимается задолженность данной организации другим организациям и физическим лицам - кредиторам (платежи за приобретенную продукцию, потребленные услуги, задолженность по платежам в бюджеты всех уровней и пр.). Так, кредиторская задолженность может возникнуть, если материалы в организацию поступают раньше, чем она их оплатила. В состав кредиторской задолженности также включается задолженность своему трудовому коллективу по оплате труда, задолженность перед органами социального и медицинского страхования (возникает вследствие того, что начисление налогов и платежей происходит раньше, чем осуществляются соответствующие платежи) банковские ссуды и неоплаченные счета других предприятий и пр.

Состояние расчетно-платежной дисциплины в организации оказывает существенное влияние на ее платежеспособность и финансовую устойчивость.

Наличие дебиторской задолженности в балансе и отнесение ее к наиболее ликвидным активам не гарантируют получения денежных средств со стороны дебиторов организации. Более того, дебиторская задолженность может быть списана в разряд задолженности, по которой истек срок исковой давности, или других долгов, не реальных для взыскания. В том случае, если организация заранее оценила реальность и надежность погашения такой задолженности и зарезервировала суммы под ее списание, эти последствия могут не сказаться на ритмичности функционирования фирмы и ее платежеспособности. Наоборот, непредвиденность ситуации возможного погашения дебиторской задолженности, потеря значительных денежных средств в обороте создадут серьезные проблемы с текущей платежеспособностью и нарушат производственный процесс. Кроме того, это скажется на формировании финансовых результатов, уменьшении суммы чистой прибыли и рентабельности организации.

В свою очередь, кредиторская задолженность относится к краткосрочным обязательствам, а ее остатки по группам кредиторов характеризуют их преимущественное право на имущество организации. Это означает, что в любое время кредиторы могут потребовать погашения долгов. При неудовлетворительной структуре актива баланса, проявляющейся в увеличении доли сомнительной дебиторской задолженности, возможна ситуация, когда организация будет неспособна отвечать по своим обязательствам, что может привести к банкротству.

С другой стороны, кредиторскую задолженность можно оценивать как источник краткосрочного привлечения денежных средств. Стратегия организации в этом случае должна предусматривать возможность их скорейшего вовлечения в оборот с целью рационального вложения в наиболее ликвидные виды активов, приносящие наибольший доход.

1.2 Задачи учета дебиторской и кредиторской задолженности

Своевременный, полный и объективный бухгалтерский учет дает возможность коллективу предприятия вести хозяйство экономно, расчетливо, не допуская потерь, непроизводительных затрат, постоянно изыскивать резервы роста объема выпуска продукции, товарооборота, увеличивать прибыль и рентабельность.

В условиях рыночной экономики усложнился порядок учета и отражения в финансовой отчетности дебиторской задолженности. Более сложным стало налогообложение операций, связанных с учетом дебиторской задолженности. Факторы, влияющие на порядок отражения дебиторской задолженности в учете, оценки и погашения, представляют собой правила и нормы, установленные:

- договором, определяющим порядок расчетов по сделке;

- гражданским законодательством, определяющим порядок совершения сделок;

- законодательными и административными документами по налогообложению.

Средства и источники средств предприятия находятся в постоянном кругообороте - деньги превращаются в сырье и материалы, которые в ходе производственного процесса становятся готовой продукцией, которая реализуется за наличный или безналичный расчет. В ходе этих процессов возникают расчеты с юридическими и физическими лицами, бюджетами всех уровней и т.д. Следовательно, поддержание оптимального объема и структуры текущих активов, источников их покрытия и соотношения между ними - необходимая составляющая обеспечения стабильной и эффективной работы предприятия.

Являясь частью оборотных средств, дебиторская задолженность, а особенно неоправданная, резко сокращает оборачиваемость оборотных средств и тем самым уменьшает доход предприятия. Рост дебиторской задолженности ухудшает финансовое состояние предприятий, а иногда приводит и к банкротству. Поэтому важнейшей проблемой, решение которой должно способствовать улучшению финансового состояния хозяйствующих субъектов, является правильная организация учета дебиторской задолженности в связи с переходом на новый план счетов и новую систему бухгалтерского учета и финансовой отчетности.

В соответствии с этим задачами учета дебиторской задолженности являются:

- обеспечение сохранности денежных средств и контроль за использованием их по целевому назначению в соответствии с лимитами, сметами;

- полное и своевременное документирование всех операций по движению дебиторской задолженности;

- соблюдение расчетной и финансовой дисциплины участников расчетных отношений, соизмерение их доходов и расходов;

- своевременное и достоверное ведение аналитического учета.

Целью учета дебиторской задолженности является правильное и своевременное документальное оформление и отражение всех операций по учету дебиторской задолженности на соответствующих счетах Типового плана счетов, что способствует контролю расчетов с покупателями и заказчиками.

В перечне групп синтетических счетов бухгалтерского учета дебиторской задолженности отведены 2 подраздела: 1200 "Краткосрочная дебиторская задолженность", 2100 "Долгосрочная дебиторская задолженность".

Поскольку с переходом системы бухгалтерского учета на международные стандарты финансовой отчетности Типовой план счетов строится по принципу уменьшения ликвидности, то между этими двумя подразделами существует разница. В краткосрочные активы дебиторская задолженность может быть включена полностью, если сумма, которая не будет получена в течение одного года, раскрыта. Наряду с этим дебиторская задолженность, числящаяся более года, в составе долгосрочных активов также может быть включена в статью "Долгосрочная дебиторская задолженность".

Краткосрочная дебиторская задолженность - это элемент текущих (краткосрочных) активов, т.е. сумма долгов, причитающихся предприятию от юридических или физических лиц в текущем периоде. По существу увеличение дебиторской задолженности означает отвлечение средств из оборота предприятия.

По статьям бухгалтерского баланса краткосрочная дебиторская задолженность делится на следующие виды:

- краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков;

- краткосрочная дебиторская задолженность дочерних организаций;

- краткосрочная дебиторская задолженность ассоциированных и совместных организаций;

- краткосрочная дебиторская задолженность филиалов и структурных подразделений;

- краткосрочная дебиторская задолженность работников;

- краткосрочная дебиторская задолженность по аренде;

- краткосрочные вознаграждения к получению;

- прочая краткосрочная дебиторская задолженность;

- резерв по сомнительным требованиям.

Аналитический учет дебиторской задолженности необходимо осуществлять раздельно по:

- задолженности покупателей, сроки погашения которой не наступили;

- задолженности по расчетным документам, не оплаченным в срок покупателями и заказчиками;

- товаров на ответственном хранении у покупателей, ввиду отказа от принятия расчетных документов к оплате по разным основаниям.

В учете кредиторской задолженности важны следующие обстоятельства:

- Момент возникновения обязательств. Обязательство регистрируется в учете только тогда, когда возникает задолженность по нему. Это правило применять труднее, чем кажется, ибо значительная часть краткосрочных обязательств представляет собой накопленные суммы типа начисленной заработной платы, вознаграждений (интереса) и подлежащих выплате налогов. С другой стороны, организация может заключать соглашения о дальнейших будущих сделках. Например, организация может договориться о выплате 100 тыс. тенге в год (или в течение 3 лет) административному работнику или дать другое обещание. Эти подлежащие исполнению обязательства не являются задолженностью, т.к. их исполнение относится к будущему, а не к прямым сделкам.

- Оценка обязательств. Кредиторская задолженность обычно оцениваются суммой денег, необходимой для оплаты долга, или, в условиях рынка стоимостью товаров и услуг, которые необходимо представить. Для большинства обязательств сумма всегда известна, но для некоторых она должна быть рассчитана. Например, торговец бытовой техникой, продающих их с годичной гарантией, должен поставлять запчасти и обеспечивать обслуживание в течение года. Обязательства существуют, потому что продажа состоялась, но сумма его должна быть подсчитана.

Организация обычно имеет несколько видов обязательств, которые классифицируются либо как краткосрочные, либо как долгосрочные. Краткосрочными или текущими являются долги и иные обязательства организации, выполнение которых, как ожидается, потребует использования имеющихся на данный момент оборотных средств организации.

Синтетический учёт расчётов с кредиторами в любой организации ведётся на подразделах 3300 "Краткосрочная кредиторская задолженность", 4100 "Долгосрочная кредиторская задолженность". Подраздел 3300 "Краткосрочная кредиторская задолженность" следующие группы счетов:

3310 "Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам";

3320 Краткосрочная кредиторская задолженность дочерним организациям;

3330 Краткосрочная кредиторская задолженность ассоциированным и совместным организациям;

3340 Краткосрочная кредиторская задолженность филиалам и структурным подразделениям;

3350 Краткосрочная задолженность по оплате труда;

3360 Краткосрочная задолженность по аренде;

3370 Текущая часть долгосрочной кредиторской задолженности;

3380 Краткосрочные вознаграждения к выплате;

3390 Прочая краткосрочная кредиторская задолженность.

Подраздел 4100 "Долгосрочная кредиторская задолженность" следующие группы счетов:

4110 Долгосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам;

4120 Долгосрочная кредиторская задолженность дочерним организациям;

4130 Долгосрочная кредиторская задолженность ассоциированным и совместным организациям;

4140 Долгосрочная кредиторская задолженность филиалам и структурным подразделениям;

4150 Долгосрочная задолженность по аренде;

4160 Долгосрочные вознаграждения к выплату;

4170 Прочая долгосрочная кредиторская задолженность.

Так как появление обязательства означает в будущем отток ресурсов, срок исполнения данного обязательства важен для правильной оценки финансового состояния субъекта.

Срок выполнения текущих обязательств наступает в течение одного года с даты бухгалтерского баланса или с момента начала хозяйственного цикла в зависимости от того, какой из них имеет большую продолжительность.

Примерами текущих, краткосрочных обязательств являются: счета к оплате, зарплата к выплате, и другие.

Обязательства, погашение которых не требует использования имеющихся оборотных средств организации, т.к. срок их погашения не наступает в течение одного года (Или одного хозяйственного цикла, в зависимости от того, какой из периодов имеет большую продолжительность), относятся к категории долгосрочных. Примерами долгосрочных обязательств являются арендные обязательства, долгосрочные векселя к оплате, обязательства по гарантии качества продукции и облигации к оплате (погашению). Однако следует отметить, что любое данное обязательство, например, векселя к оплате, могут быть как краткосрочными (текущими), так и долгосрочными. Основным критерием здесь является срок погашения обязательства (в течении одного хозяйственного цикла или более).



2. Анализ расчетов с разными дебиторами и кредиторами на предприятии

2.1 Технико-экономическая характеристика предприятия ОАО МК "Шатура"

Полное фирменное наименование Общества: Открытое акционерное общество "Мебельная компания "Шатура".

Сокращенное наименование Общества: ОАО МК "Шатура".

Место нахождения: 140700, Московская обл., г. Шатура, Ботинский проезд, д. 37

Основными видами деятельности Общества являются:

· производство мебели;

· оптовая и розничная торговля мебелью;

· оказание сервисных услуг и послепродажного обслуживания;

· оказание услуг сборки мебели;

· проектирование мебели, концепций магазинов, изделий прикладного искусства, средств механизации;

· лабораторные проверки и испытания на соответствие стандартам сырья, материалов и готовых изделий, приборов и средств измерений;

· разработка и проведение рекламных мероприятий, участие в организации международных выставок и ярмарок как временного, так и постоянного действия, в том числе в своих филиалах и обособленных подразделениях как на территории РФ, так и за её пределами, с направлением специалистов, необходимых экспонатов, оборудования, сырья и материалов;

· инвестиционная деятельность;

· любые виды внешнеэкономической деятельности, в т. ч. внешняя торговля, экспортно-импортные сделки.

Уставный капитал Общества составляет 37 798 650 рублей.

Органами управления Общества являются:

· Общее собрание акционеров;

· Совет директоров Общества;

· Исполнительный орган Общества.

Производственное объединение "Шатура" было создано в 1961 году с целью изготовления малогабаритной недорогой мебели. «Шатура» прошла большой путь: от ничем не выделявшегося предприятия, штамповавшего стандартную мебель для стандартных квартир, до положения крупной компании, успешно вписавшейся в новую систему экономических отношений, во многом определяющей погоду на российском мебельном рынке, имеющей свой собственный легко узнаваемый стиль, который все чаще пытаются копировать другие мебельные предприятия России.

Доля компании на мебельном рынке составляет 12%. В настоящее время продукция компании продается более чем в 500 официальных магазинах России и стран СНГ. Компания входит в число крупнейших предприятий Московской области. Численность сотрудников компании составляет более 3500 человек.

Брэнд «Шатура» признан ведущим мебельным брэндом 2005 г. Именно так оценили результаты работы «Шатуры» по продвижению своего брэнда организаторы конкурса «Брэнд года/ Effie - 2005» на церемонии награждения победителей, состоявшейся в Москве 26 октября 2005 г. Это 3-я победа компании в самом престижном и профессиональном состязании ведущих торговых марок - «Шатура» удостаивалась звания победителя конкурса в 2003 и 2004 гг.

«Брэнд года/ Effie» - ежегодное награждение наиболее успешных проектов в области построения брэндов на российском рынке. Запущенный в 1998 году с целью продвижения современных инструментов рыночной деятельности в России, «Брэнд года» стал наиболее значимой наградой для компаний, нацеленных на лидерство на рынке, независимо от отрасли бизнеса. С 2001 года российская национальная награда в области построения брэндов «Брэнд года» входит в международную систему EFFIE - самую авторитетную мировую награду в сфере эффективных маркетинговых коммуникаций, проводимую в 30-ти странах мира. Представленные на конкурс проекты оценивает авторитетное жюри, в которое входят владельцы крупнейших брэндов, представители ведущих маркетинговых и рекламных агентств и ассоциаций.

«Шатура» стала единственной компанией мебельного рынка, вышедшей в финал конкурса и отмеченной наградой «мебельной» номинации «Мебель и товары для дома». Золотой «бублик» - эмблему конкурса - в этой категории получила компания «Samsung» за усилия по продвижению на рынок своих стиральных машин; «Шатура» удостоена серебряной награды конкурса, что является наивысшим достижением для всех компаний, работающих на мебельном рынке России.

Усилия «Шатуры» по продвижению своего брэнда признают не только организаторы конкурса «Брэнд года/ Effie». В рейтинге 40 самых «ценных» брэндов России, опубликованном по результатам исследования консалтинговой компании Interbrand Group и Ассоциации менеджеров России, «Шатура» входит в четверку ведущих «промышленных» брэндов и является единственным «ритейловым» брэндом среди TOP - 40 российских торговых марок.

Сегодня главной целью мебельной компании «Шатура» является становление ее как компании мирового уровня, способной конкурировать с ведущими мебельными компаниями мира не только на российском, но и на зарубежных рынках. В настоящее время под маркой «Шатура» работает более 300 фирменных магазинов во всех регионах РФ; в Москве открыто одиннадцать торговых точек.

Главными принципами предприятия являются расширение ассортимента и постоянное обновление продукции, сочетающей в себе современный стиль и высокое качество по доступной цене. Высокий уровень обслуживания клиента и индивидуальный подход к каждому, минимальные сроки доставки и сборки, с учетом пожеланий клиентов. Главный лозунг: "Мы работаем не для себя, а для клиента".

2.2 Организация расчетов с разными дебиторами и кредиторами

Организация бухгалтерского учета - это система построения учетного процесса. Учетный процесс слагается из следующих основных элементов:

1) первичный учет;

2) регистры бухгалтерского учета;

3) документооборот;

4) инвентаризация;

5) отчетность.

Учетный процесс организует главный бухгалтер, который подчиняется непосредственно руководителю организации. При формировании учетной политики главный бухгалтер определяет структуру бухгалтерской службы и уровни подчиненности.

Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и обязательств организации. Поэтому именно главный бухгалтер разрабатывает систему первичного учета. Он определяет, какими первичными документами должны оформляться все хозяйственные операции, которые осуществляются в данной организации. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Главному бухгалтеру организации запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству или нарушают договорную и финансовую дисциплину. О таких документах главный бухгалтер письменно сообщает руководителю организации. Если руководитель издает распоряжение о принятии указанных документов к учету, то главный бухгалтер исполняет это распоряжение. При этом всю полноту ответственности за незаконность совершенных операций несет руководитель.

Каждая хозяйственная операция должна оформляться первичным документом, только в таком случае она принимается к бухгалтерскому учету. Первичный документ составляется в момент совершения операции или сразу после ее окончания. Учесть операцию значит сделать бухгалтерскую проводку, то есть отразить операцию на счетах бухгалтерского учета. Причем эти счета берутся из рабочего плана счетов, который разрабатывается главным бухгалтером в учетной политике организации.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах. Главный бухгалтер решает, по какой форме и на каких носителях (бумажных или машинных) будет вестись бухгалтерский учет в организации. учет расчет задолженность дебиторский

Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:

- формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

- обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

- своевременное предупреждение негативных явлений в финансово - хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что, в свою очередь, является следствием документального оформления совершенных операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, поскольку эффективность ведения бухгалтерского учета в организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменным подтверждением факта совершения хозяйственной операции (их юридическая доказательность).

Если в организации не создана система организации и ведения первичного учета, то не будет эффективно работать система управления при принятии необходимых управленческих решений.

Документооборот - это система, оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности организации. Для целей бухгалтерского учета понятие "документооборот" определено в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105, согласно которому под документооборотом следует понимать создание или получение от других организаций первичных документов, их принятие к учету, обработку и передачу в архив.

Порядок их обработки и движения в организации с момента их создания или получения до сдачи в архив осуществляется на основании утвержденного в организации документооборота. Правила документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются в составе принятой организацией учетной политики.

Для рациональной организации документооборота в организации должен быть утвержден приказом (распоряжением) руководителя график документооборота.

Отсутствие графика документооборота не влечет за собой административной или финансовой ответственности, но значительно усложняет работу сотрудников бухгалтерии.

На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами (менеджеры по продажам, коммерческие агенты и др.).

В официальном порядке до их сведения доводятся правила оформления первичных документов и сроки представления данных документов в бухгалтерию (нередко на практике это положение не включается в общий график документооборота, в результате чего задержка в приеме счетов - фактур составляет несколько месяцев).

В связи с этим целесообразно составить соответствующий приказ руководителя, в котором установить ответственность за непредставление или несвоевременное представление документов в бухгалтерию (выговор, лишение премии и др.).

Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.

Графиком устанавливается рациональный документооборот, то есть предусматривается оптимальное число структурных подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в структурном подразделении организации.

Документооборот на предприятии регламентируется графиком, который по каждому документу должен содержать следующие разделы:

- наименование документа;

- порядок создания документа, включающий количество экземпляров, ответственных за выписку, оформление и исполнение документа и срок исполнения документа;

- порядок проверки документа с указанием ответственных за проверку, тех, кто представляет, порядок представления и срок представления;

- порядок обработки документа с указанием исполнителей и срока исполнения;

- порядок передачи документа в архив с указанием исполнителей и срока передачи.

Работники организации (руководители структурных подразделений, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота.

Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и структурные подразделения организации, в которые представляются указанные документы.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы, таблицы или приказа с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, их своевременную передачу для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, которые создали и подписали документы.

Соблюдение исполнителями графика документооборота контролируется главным бухгалтером организации.

Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех структурных подразделений и служб организации.

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Эффективный и прозрачный документооборот во многом является залогом успешной работы организации. Для каждого документа в бухгалтерском учете ОАО «Шатура» существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:

- таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

- группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход и расход товарно-материальных ценностей);

- контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Порядок документооборота в организации установлен приказом № 7 от 10.01.2005г. (табл.1).

Таблица 1

Приказ, устанавливающий порядок документооборота на предприятии

Открытое акционерное общество «Шатура» Приказ № 7 г. Москва 10 января 2005 г. Приказываю: 1. В целях обеспечения своевременной и эффективной работы структурных подразделений ОАО «Шатура» и рациональной организации документооборота всем ответственным лицам сдавать отчеты по своей деятельности согласно утвержденному графику документооборота: - коммерческий директор - до 5-го числа каждого месяца сдает генеральному директору отчет об объемах, количестве поставок товарно - материальных ценностей, аккуратности расчетов покупателей - оптовых фирм; - руководитель службы безопасности - до 3-го числа каждого месяца сдает отчет коммерческому директору о состоянии дел кредитуемых торговых фирм, о количестве положительных кредитных историй и положительных заключений на выдачу товарного кредита; - менеджеры по продажам - до 3-го числа каждого месяца сдают отчеты коммерческому директору о параметрах кредитования в рамках товарного кредита - лимиты по объемам, сроки кредитования, нормы процентов в день в разрезе розничных магазинов; - коммерческие агенты - до 3-го числа каждого месяца сдают отчеты руководителю службы безопасности о количестве заявок, переданных менеджерам по продажам, на предоставление товарного кредита, с указанием суммы заявки по каждому розничному магазину; - менеджер по кадрам - до 5-го числа каждого месяца представляет для утверждения генеральному директору трудовые контракты с новыми сотрудниками и их должностные инструкции, договоры о полной индивидуальной материальной ответственности материально - ответственных лиц; 1-го числа каждого месяца сдает главному бухгалтеру табель рабочего времени; до 5-го числа каждого месяца сдает главному бухгалтеру документы на сотрудников, принятых на работу в течение последнего месяца; - главный бухгалтер - до 10-го числа каждого месяца составляет для генерального директора сводки, содержащие данные о прибыли, полученной за месяц, сумме затрат и налогах; до 28-го числа первого месяца квартала сдает бухгалтерские балансы в налоговую инспекцию после обработки полученных данных из отчетов сотрудников, предварительно ознакомив с ними генерального директора. 2. Все вышеперечисленные отчеты сдаются в строгом соответствии с формами, утвержденными в соответствующих приложениях к приказу по учетной политике ОАО "Шатура". Ответственность за разработку форм несут уполномоченные лица. Контроль за разработку форм возлагается на главного бухгалтера. 3. За несвоевременную сдачу отчетов ответственность возлагается на виновных лиц (вплоть до увольнения). 4. Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера. Генеральный директор ОАО "Шатура" ________________________

Инвентаризация имущества и обязательств организации - это проверка и документальное подтверждение их наличия, состояния и оценки. Инвентаризация обеспечивает достоверность бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Главный бухгалтер разрабатывает, а руководитель утверждает план проведения инвентаризаций в торговой организации. В плане определяют порядок, формы и сроки проведения плановых и внеплановых инвентаризаций.

Формы бухгалтерской отчетности, как внешней, так и внутренней, также разрабатываются главным бухгалтером и утверждаются в приказе по учетной политике. Кроме того, главный бухгалтер определяет:

· отчетный период, за который составляется та или иная форма отчета;

· объем и сроки представления отчетности внутренним и внешним пользователям;

· круг должностных лиц (внутренних пользователей), которым представляются определенные формы отчета;

· наименования и адреса учреждений (внешних пользователей), которым представляется бухгалтерская отчетность;

· способ представления отчетности (почтой, курьером, телекоммуникационными каналами связи и пр.);

· фамилии работников бухгалтерии, ответственных за составление конкретных форм отчетности.

В заключение следует отметить, что, согласно Закону "О бухгалтерском учете", ответственность за организацию бухгалтерского учета и соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организаций.

Даже при самом аккуратном ведении бухгалтерского учета на торговом предприятии через некоторое время неизбежно начинаются разногласия с поставщиками и покупателями по поводу взаимной задолженности. Реальность и достоверность дебиторской и кредиторской задолженностей подтверждает инвентаризация, обязательно проводимая в конце года перед составлением годового отчета. Однако для своевременного выявления разночтений и выяснения претензий, а также во избежание кризиса взаимных неплатежей целесообразно проводить сверку задолженностей чаще одного раза в год.

Порядок и сроки проведения инвентаризаций (а в случае взаиморасчетов это сверка с дебиторами и кредиторами) определяет руководитель организации своим распоряжением. В ходе инвентаризации анализируют все расчеты с юридическими и физическими лицами по состоянию на ближайшую отчетную дату - 1-е число текущего месяца.

При сверке проверяют обоснованность сумм задолженностей, выявляют лиц, по вине которых были допущены пропуски сроков исковой давности платежей. Для этого всем контрагентам направляют выписки с лицевых счетов о числящейся за ними задолженности. Контрагенты должны либо подтвердить, либо мотивированно опровергнуть полученную информацию.

Для проверки достоверности данных по расчетам в бухгалтерском учете составляют двусторонние акты сверки с контрагентами в произвольной форме. Эти документы должны содержать следующие основные данные: наименование дебитора (кредитора) и его юридический адрес; номера и даты заключенных договоров (приложений или дополнений, где указаны условия расчетов); формы оплаты, даты и время поступления отгрузочных документов в бухгалтерию, а также время предъявления их в банк (при расчетах аккредитивом или платежными требованиями-поручениями).

Ежемесячные сверки позволяют контролировать соблюдение договоров поставки и расчетов по претензиям. Чаще всего, конечно, акты для сверки отправляются покупателям в то время, когда поставщики присылают магазину свои.

Акты, направленные покупателям, должны содержать данные по календарному графику погашения задолженности на предстоящий период за отгруженную им продукцию, то есть суммы по датам с указанием оснований для оплаты. Такими основаниями являются номера и даты договоров, отгрузочных документов, данные по просроченной задолженности и суммы неустойки по просроченным счетам в соответствии с договорами. В акте сверки также указывается просьба к покупателю рассмотреть и подтвердить данные по задолженности и по порядку ее погашения, а при наличии разногласий указать их причины.

Акты сверок с контрагентами составляют в двух экземплярах. Первый экземпляр регистрируют в специальном журнале и хранят для контроля своевременности и полноты возврата задолженности. Второй экземпляр отправляют покупателю, при этом регистрируют дату и время отправки.

Полученный ответ (подтвержденный акт сверки либо возражения к нему) также регистрируют в специальном журнале с указанием даты и времени его получения. Возможно получение ответов, содержащих признание долга полностью или частично, либо отказ признать задолженность, также возможна ситуация с отсутствием ответа.

Теоретически взаимные задолженности на счетах организаций должны быть отражены зеркально. На практике же расхождения не редкость, особенно в случае применения взаимозачетных схем, а также из-за ошибок в аналитическом учете. Но надо помнить о том, что каждая сторона отражает в учете те суммы, которые следуют из первичных документов и которые считает правильными.

Для составления актов сверки данные берут со счетов 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" и 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

Не допускается сальдирование дебиторской задолженности кредиторской и наоборот, в том числе и по различным договорам с одним и тем же контрагентом, кроме случаев, когда стороны приняли решение о их взаимозачете.

Результаты всех сверок оформляют Актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № ИНВ-17).

ОАО "Шатура" провело на 1 апреля 2005 г. сверку расчетов с дебиторами и кредиторами на основании приказа директора от 1 апреля 2005 г. № 1, по результатам которой был составлен акт, представленный ниже.

Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами

Акт составлен комиссией о том, что по состоянию на 1 апреля 2005 г. проведена инвентаризация расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.

При инвентаризации установлено следующее:

1. По дебиторской задолженности

Наименование счета бухгалтерского учета и дебитора	Номер счета	Сумма по балансу, руб. коп.
		всего	в том числе задолженность
			подтвержденная дебиторами	не подтвер-жденная дебиторами	с истекшим сроком исковой давности
1	2	3	4	5	6
ООО "Шар"	62	2 450	2 450	0	450
ЗАО "Лабрадор"	62	5 600	5 000	600	0
ОАО "Алекс"	62	4 800	4 800	0	0
Итого	12 850	12 250	600	450

Оборотная сторона формы № ИНВ-17

2. По кредиторской задолженности

Наименование счета бухгалтерского учета и кредитора	Номер счета	Сумма по балансу, руб. коп.
		всего	в том числе задолженность
			подтвер- жденная кредито- рами	не подтверж денная кредиторами	с истекшим сроком исковой давности
1	2	3	4	5	6
ЗАО "Росмебель"	60	1100	1100	0	100
ООО "Лотос"	60	2400	2000	400	500
ОАО "Алекс"	62	700	700	0	0
Итого	4200	3800	400	600

Все подсчеты итогов по строкам, страницам и в целом по акту инвентаризации проверены.

Аналитический учет по счету 76 ведется по каждому дебитору и кредитору на карточках, а синтетический - в журнале-ордере № 8 (при журнально-ордерной форме учета) или машинограмме дебетовых и кредитовых оборотов по счету 76.

Как уже говорилось раньше, на счете 76-1 "Расчеты по имущественному и личному страхованию" отражаются расчеты по страхованию имущества и персонала (кроме расчетов по социальному страхованию и обязательному медицинскому страхованию) организации, в котором организация выступает страхователем.

Организация может быть страхователем по договорам страхования имущества, предпринимательских рисков, гражданской ответственности и личного страхования.

Страхование имущества обеспечивает организации возмещение затрат, связанных с приобретением нового имущества взамен утраченного или поврежденного.

Страхование предпринимательских (финансовых) рисков предусматривает компенсацию организации утраченного дохода или дополнительных расходов, вызванных ее функционированием в качестве субъекта предпринимательской деятельности.

Такое страхование может производиться на случай:

· убытков в результате перерывов в производственной деятельности;

· неисполнения или ненадлежащего исполнения договорных обязательств дебиторами;

· банкротства контрагента и связанных с ним судебных издержек организации и т.п.

Страхование гражданской ответственности позволяет организации избежать дополнительных финансовых затрат, вызванных необходимостью в соответствии с нормами гражданского законодательства компенсировать вред, причиненный другим физическим и юридическим лицам. Это, как правило, страхование ответственности:

· работодателей за вред, причиненный работникам при исполнении ими служебных обязанностей;

· организаций - источников повышенной опасности, в том числе ответственности, связанной с загрязнением окружающей природной среды;

· изготовителей товаров за вред, причиненный в результате потребления их продукции;

· владельцев автотранспортных средств;

· за невыполнение своих обязательств.

Личное страхование позволяет предоставить работникам организации материальное обеспечение в случае утраты трудоспособности.

Наиболее распространены следующие виды страхования:

· от несчастных случаев, связанных с осуществлением работником трудовой деятельности;

· от профессиональных заболеваний;

· на случай потери работы.

Необходимо отметить, что начисление сумм страховых платежей, т.е. их включение в себестоимость продукции (работ, услуг), производится организацией только после вступления договора страхования в силу. Если этот срок в договоре не указан, договор вступает в силу после уплаты страхового взноса.

В процессе совершения сделок у сторон, исполняющих договор, могут возникнуть взаимные претензии. Урегулирование споров между юридическими лицами возможно в два этапа: на первом этапе одна сторона предъявляет претензию другой стороне, нарушившей договорные обязательства; если после этого стороны не смогли прийти к согласию, то на втором этапе пострадавшая сторона обращается с иском в арбитражный суд.

Действующее законодательство не обязывает организации проводить операции, связанные с досудебным урегулированием споров.

Пострадавшая сторона может сразу обратиться с иском в арбитражный суд.

Однако если в договоре предусмотрен досудебный порядок разрешения споров, то предъявление претензии обязательно.

Общий порядок составления и предъявления претензий действующим законодательством не определен, однако ГК РФ регулируются отдельные принципы этого порядка.

Претензия должна быть составлена в письменной форме в двух экземплярах: один - для составившей ее стороны, другой - для стороны, нарушившей договорные обязательства. Факт передачи претензии должен быть зафиксирован: претензия может быть вручена под расписку, передана заказным письмом и т.п.

В претензии пострадавшая сторона должна описать допущенное другой стороной нарушение договорных обязательств и предъявить ей соответствующие требования. К претензии должны быть приложены документы, подтверждающие ее обоснованность: копии договоров, счетов-фактур, платежных поручений, актов и т.п.

В соответствии с п. 3 ст. 487 ГК РФ в случае, если покупатель произвел предварительную оплату товара, но не получил его в оговоренный срок, то в претензии он может потребовать передачи оплаченного товара или возврата суммы предварительной оплаты.

При получении товара в меньшем количестве, чем определено в договоре, покупатель в соответствии со ст. 466 ГК РФ вправе потребовать передать недостающее количество товара; отказаться от всей партии полученного товара, либо получить уплаченную за него сумму (если ранее такая оплата была произведена).

При получении товаров в ненадлежащем ассортименте покупатель согласно ст. 468 ГК РФ может не принять у продавца товар и потребовать возврата денежных средств, перечисленных в его оплату.

Если только часть полученных товаров не соответствует ассортименту, определенному в договоре, покупатель вправе принять все товары; принять только те товары, которые соответствуют согласованному ассортименту; отказаться от всех товаров; потребовать замены товаров, не соответствующих условию об ассортименте.

При получении товара ненадлежащего качества покупатель должен перечислить в претензии недостатки полученного товара, например технические неисправности, дефекты внешнего вида и т.п. К претензии по качеству товара должны быть приложены документы, подтверждающие недостатки товара, например заключения специализированных лабораторий при ремонтных мастерских.

Претензия может предъявляться продавцу в течение гарантийного срока или срока годности на товар. Если такие сроки на товар не установлены, претензия к продавцу предъявляется в течение двух лет со дня передачи товара (ст. 477 ГК РФ).

В соответствии со ст. 475 ГК РФ при получении товара, имеющего недостатки, покупатель может потребовать: "соразмерного уменьшения покупной цены товара; безвозмездного устранения недостатков товара в разумный срок; возмещения расходов на устранение недостатков товара".

Если товар имеет существенные недостатки (неустранимые, требующие существенных расходов на их устранение, и т.п.), покупатель по своему выбору может потребовать расторжения договора купли-продажи и возврата оплаты за товар; замены некачественного товара на такой же товар, не имеющий недостатков.

Расчеты по претензиям, предъявленным в связи с указанными основаниями, отражаются в бухгалтерском учете покупателя по Дебету счета 76 субсчет "Расчеты по претензиям" и Кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Если арифметические либо иные ошибки, допущенные в предъявленных поставщиками или подрядчиками счетах, обнаружены после совершения организацией-покупателем (заказчиком) записей по счетам учета материально-производственных запасов или производственных затрат, расчеты по претензиям отражаются записью по Дебету счета 76 субсчет "Расчеты по претензиям" и Кредиту счетов учета материально-производственных запасов, товаров или производственных затрат.

...