Проблема внедрения использования безбумажного документооборота в государственном и муниципальном управлении
Цифровизация и внедрение информационно-коммуникационных технологий в государственных и муниципальных организациях. История возникновения и развития систем электронного документооборота. Анализ программного обеспечения Минобрнауки Российской Федерации.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 02.05.2024 |
| Размер файла | 39,9 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://allbest.ru
Департамент образования и науки города Москвы
Государственное бюджетное профессиональное
образовательное учреждение города Москвы
«Технологический колледж №34»
Курсовая работа
тема: «Проблема внедрения использования безбумажного документооборота в государственном и муниципальном управлении»
по МДК 02.03 Организация и сопровождение электронного документооборота
специальность 10.02.01 Организация и технология защиты информации
Выполнил: Вишеров Дмитрий Александрович
Студент 3 курса
Преподаватель: Соловьёв Александр Сергеевич
Москва, 2023
Содержание
Введение
Глава 1. История возникновения и развития систем электронного документооборота
1.1 История развития СЭД и его перспективы
1.2 Функционал современных СЭД
1.3 Юридическая основа СЭД в Российской Федерации
1.4 Перспективы развития СЭД
Глава 2. Анализ проблем внедрения использования безбумажного документооборота в государственном и муниципальном управлении
2.1 Документооборот государственных и муниципальных органов
2.2 Преимущества внедрения СЭД в государственных и муниципальных организациях
2.3 Принципы внедрения СЭД в государственные и муниципальные организации
2.4 Основные виды угроз при внедрении СЭД в государственном и муниципальном управлении
2.5 Требования к защите СЭД в государственных и муниципальных организациях
2.6 Возможные потери при неудачном внедрение СЭД
2.7 Проблема стандартизации средств электронного документооборота
Глава 3. Анализ внедрения системы электронного документооборота в государственные и муниципальные организации на примере Минобрнауки Российской Федерации
3.1 Характеристика организации
3.2 История организации
3.3 Анализ внедрения системы электронного документооборота
3.4 Предложенные мероприятия по улучшению процесса внедрения СЭД
3.5 Предложенные мероприятия по улучшению процесса внедрения СЭД
Заключение
Список используемой литературы
Введение
Документирование информации развивается параллельно становлению социальной системы. Документами, как известно, можно считать наскальные рисунки, отражающие важные события в жизни древнего человека; глиняные дощечки с зарубками, означавшие, например, количество переданной в соседнее поселение рыбы или берестяные свитки, содержащие информацию о каких-либо событиях. Коржук В.М., Попов И.Ю., Воробьева А.А. Защищённый документооборот часть 1. - СПб.: Университет ИТМО, 2021. - 5 с.
Документооборот -- движение документов в организации с момента их создания, исполнения, передачи на хранение или уничтожения. Изначально документооборот являлся одной из делопроизводства, но в настоящее время разница между этими двумя понятиями практически стерлась. Коржук В.М., Попов И.Ю., Воробьева А.А. Защищённый документооборот часть 1. - СПб.: Университет ИТМО, 2021. - 24 с.
В современном мире невозможно представить работу организации, органа или учреждения без документов. Документ представляет собой носитель зафиксированной информации, имеющий реквизиты, позволяющие идентифицировать его. Имеющаяся в них информация будет обладать необходимой юридической силой, для последующего использования в профессиональной деятельности, только при соблюдении перечня обязательных делопроизводственных операций. Ежедневный документооборот ставит перед собой комплекс задач связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, а также с подписанием, согласованием, отправкой, формированием дел, определением сроков хранения, передачей в архив или уничтожением. Весьма не просто справится со всем потоком документов, в зависимости от объёма документооборота, порой даже невозможно, без правильной организации работы.
Появление доступных информационно-коммуникационных технологий поспособствовало внедрению систем ЭДО как в частном секторе, так и в государственном. Внедрение электронного документооборота обусловлено различными требованиями заказчиков, кто-то приобретает СЭД только для ведения бухгалтерии, кто-то только для работы с приказами, а кто-то переносит весь документооборот в электронную среду, это зависит от вида предприятия, стиля ведения документооборота, технического оснащения. Электронный документооборот, внедрённый в служебную деятельность на всех уровнях управления, позволяет усовершенствовать работу ведомства, но полностью вытеснить бумажный документооборот он не смог.
Система электронного документооборота (СЭД) -- Это компьютерная программа (программное обеспечение, информационная система), которая позволяет организовать работу с электронными документами в полном жизненном цикле документа (создание, редактирование, утверждение, подписание, контроль версий, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передача документов, выдача заданий, отправка уведомлений и тому подобное). Коржук В.М., Попов И.Ю., Воробьева А.А. Защищённый документооборот часть 1. - СПб.: Университет ИТМО, 2021. - 49 с.
Выбранная тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами имеет ключевое значение в деятельности как частных, так и государственных организаций. Правильная и профессиональная работа с документооборотом залог успеха работы организации. Внедрение и организация современных систем электронного документооборота, способствуют увеличению эффективности предприятия, но в то же время может вызвать ряд значительных проблем и недостатков.
Целью данной курсовой работы является анализ и решение проблем при внедрении безбумажного документооборота в государственном и муниципальном управлении.
Объектом исследования являются проблемы внедрения систем электронного документооборота в выбранной организации.
Предметом исследования являются системы электронного документооборота, нацеленные на работу в государственных учреждениях.
Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения
следующих задач:
- Изучение понятий электронный документ, электронный документооборот с точки зрения истории и перспектив дальнейшего развития.
- Изучение проблем, вызванных внедрением безбумажного документооборота.
- Рассмотрение и анализ проблем внедрение СЭД на отдельно взятом предприятии, также предложения мер для улучшения его работоспособности.
Работа состоит из трех глав. В первой главе рассматривается история появления систем электронного документооборота, функционал современных систем и анализ перспектив дальнейшего развития СЭД.
Вторая глава посвящена внедрению систем электронного документооборота в государственные и муниципальные организации и анализу проблем, которые могут быть вызваны при их внедрение.
В третьей главе рассматривается организация, производится анализ эффективности внедрения ЭДО и предлагаются меры для улучшения его работоспособности.
Глава 1. История возникновения и развития систем электронного документооборота
1.1 История развития СЭД и его перспективы
СЭД, или системы электронного документооборота, являются комплексными программно-аппаратными решениями, предназначенными для автоматизации процессов создания, обработки, хранения и передачи электронных документов в организации. История развития СЭД имеет несколько этапов, которые отразили изменения в технологиях, требованиях бизнеса и законодательстве.
Первые шаги. В 1960-х годах начали разрабатываться первые системы электронного документооборота, основанные на использовании магнитных лент и телетайпов. Они позволяли передавать текстовую информацию на большие расстояния и сокращали время на обработку бумажных документов.
Появление электронных почтовых систем. В 1970-х годах стали разрабатываться электронные почтовые системы, такие как ARPANET, предшественник Интернета. Они позволили передавать электронные документы между разными компьютерами, открывая новые возможности для электронного документооборота.
Развитие баз данных и электронных архивов. В 1980-х годах появились первые базы данных и электронные архивы, которые позволяли хранить и управлять электронными документами в структурированной форме. Это способствовало развитию СЭД и упростило поиск и доступ к электронным документам.
Внедрение электронного документооборота в организациях. В 1990-х годах стали появляться первые коммерческие СЭД, предназначенные для автоматизации процессов документооборота в организациях. Они позволяли создавать, редактировать, хранить и передавать электронные документы внутри организации и между организациями, ускоряя процессы и снижая затраты на бумажную документацию.
Развитие технологий электронной подписи и шифрования. В 2000-х годах развитие технологий электронной подписи и шифрования стало существенным фактором в развитии СЭД. Они позволили обеспечить безопасность и юридическую значимость электронных документов, что стало ключевым моментом для их внедрения в организациях и официальных структурах.
Мобильные технологии и облачные решения. В последние годы развитие мобильных технологий и облачных решений стало важным фактором в развитии СЭД. Мобильные приложения и облачные сервисы позволяют осуществлять обработку электронных документов из любого места и в любое время, обеспечивая гибкость и мобильность бизнес-процессов.
Искусственный интеллект и аналитика данных. В последние годы СЭД стали все более интеллектуальными и автоматизированными благодаря применению технологий искусственного интеллекта и аналитики данных. Автоматическая обработка, классификация и анализ документов позволяют снизить рутинные работы и повысить эффективность процессов СЭД.
Цифровая трансформация. Современные организации все больше ориентируются на цифровую трансформацию своих бизнес-процессов, включая документооборот. Внедрение СЭД стало одним из ключевых элементов цифровой трансформации, позволяющим организациям повысить эффективность, сократить затраты и улучшить контроль над документами и процессами.
История развития СЭД отражает постепенное развитие технологий, изменения бизнес-потребностей и законодательных требований. Современные СЭД стали мощными и интеллектуальными решениями, предлагающими широкий спектр функций для автоматизации документооборота в организациях различного масштаба и отраслей. Они позволяют снизить бюрократию, повысить эффективность и обеспечить безопасность электронных документов, что делает их важным инструментом современного делового мира. В будущем можно ожидать дальнейшего развития СЭД в направлении автоматизации и оптимизации бизнес-процессов, расширения функциональности на основе искусственного интеллекта и аналитики данных, а также более глубокой интеграции с мобильными технологиями и облачными решениями.
Одним из ключевых направлений развития СЭД является улучшение технологий искусственного интеллекта и машинного обучения для автоматической обработки и анализа документов. Под искусственным интеллектом -- понимается свойство компьютерных систем реализовывать творческие функции, которые традиционно входили в прерогативу человека. Соснило А.И., Атлас искусственного интеллекта для бизнеса и власти- СПб: Университет ИТМО, 2022 - 6 с. С помощью алгоритмов машинного обучения и нейронных сетей, СЭД могут автоматически распознавать и классифицировать документы, извлекать информацию из текстов, определять контекст и смысл документов, а также предлагать рекомендации и автоматически выполнять действия на основе содержания документов. Это позволяет сократить время и ресурсы, затрачиваемые на ручную обработку и анализ документов, и увеличить точность и скорость работы.
Еще одним важным направлением развития СЭД является интеграция с мобильными технологиями и облачными решениями. Мобильные приложения СЭД позволяют пользователям обрабатывать и управлять документами с мобильных устройств, таких как смартфоны и планшеты, в любое время и в любом месте. Облачные решения СЭД позволяют хранить и обрабатывать документы в облачных хранилищах, что обеспечивает гибкость и масштабируемость, а также упрощает процессы обновления и поддержки системы.
Еще одним важным аспектом развития СЭД является обеспечение безопасности и защиты данных. С увеличением объемов электронных документов и ростом угроз кибербезопасности, важно обеспечить защиту от несанкционированного доступа, вмешательства и утечек данных. Современные СЭД предлагают различные механизмы аутентификации, шифрования данных, аудита и контроля доступа, чтобы обеспечить высокий уровень безопасности электронных документов.
Также в будущем можно ожидать дальнейшей интеграции СЭД с другими информационными системами и технологиями, такими как системы управления проектами, CRM-системы, ERP-системы и другие. Интеграция СЭД с другими системами позволяет автоматизировать и оптимизировать бизнес-процессы на более высоком уровне, обеспечивая эффективное взаимодействие между различными системами и снижая необходимость в ручной обработке данных и документов.
Другим важным направлением развития СЭД является аналитика данных. С помощью аналитических инструментов и технологий, СЭД могут предоставлять аналитические отчеты, статистику и метрики, позволяющие оценивать эффективность бизнес-процессов, выявлять тренды и паттерны в работе с документами, оптимизировать процессы и принимать информированные решения на основе данных.
Одним из важных аспектов развития СЭД также является удовлетворение требований и стандартов в области электронного документооборота, таких как электронная подпись, электронная архивация, нормативно-технические требования к системам электронного документооборота и другие. Развитие технологий и стандартов в этой области позволяет создавать более безопасные и юридически признаваемые СЭД, соответствующие требованиям законодательства и регулирования.
И наконец, развитие СЭД также будет направлено на улучшение пользовательского опыта и интерфейсов, делая системы более интуитивно понятными, легкими в использовании и адаптированными под различные потребности и предпочтения пользователей.
В целом, история развития СЭД свидетельствует о постоянном улучшении и совершенствовании технологий, функциональности и интеграции систем, а также адаптации к изменяющимся требованиям бизнеса и законодательства. Будущее СЭД ожидается светлым, с дальнейшим расширением возможностей, оптимизацией процессов и увеличением эффективности работы с документами и информацией. Если у предполагается, что в будущем развитие СЭД будет связано с применением новых технологий, таких как искусственный интеллект (ИИ) и машинное обучение. Использование ИИ и машинного обучения в СЭД может значительно улучшить автоматизацию процессов, повысить точность распознавания и классификации документов, оптимизировать рабочие процессы, предлагать рекомендации и предсказывать требования пользователей. электронный документооборот цифровизация
Другим направлением развития СЭД может быть интеграция с блокчейн-технологиями, что может обеспечить большую прозрачность, безопасность и подлинность документов. Блокчейн может использоваться для создания цепочек доверия, подтверждающих подлинность документов, и обеспечения защиты от подделки и изменения информации.
Также ожидается, что развитие СЭД будет направлено на более широкое применение в различных отраслях и секторах экономики, таких как здравоохранение, финансы, государственный сектор, производство и другие. Каждая отрасль имеет свои уникальные требования и процессы, и развитие СЭД будет осуществляться с учетом этих особенностей.
Также ожидается развитие мобильных и облачных технологий, что позволит пользователям более удобно работать с документами в любое время и в любом месте, с использованием мобильных устройств и доступа к облачным ресурсам.
В целом, будущее развития СЭД связано с применением новых технологий, автоматизацией процессов, улучшением пользовательского опыта и расширением применения в различных отраслях экономики. СЭД продолжат играть важную роль в оптимизации работы с документами и информацией, улучшении эффективности бизнес-процессов и сокращении бумажной документации, что позволит организациям более успешно оперировать в современной цифровой среде.
1.2 Функционал современных СЭД
Современные СЭД предоставляют различный функционал, который позволяет эффективно управлять документами и процессами, связанными с ними. Ниже перечислены некоторые из основных функций СЭД:
Хранение и управление документами: СЭД предоставляет возможность централизованного хранения и управления всеми видами документов, включая текстовые документы, электронные таблицы, презентации, изображения, аудио- и видеофайлы и т.д. Документы могут быть организованы в структурированные каталоги, соответствующие бизнес-процессам и потокам работ, а также классифицированы по типам и другим характеристикам. Это позволяет быстро находить нужные документы и управлять ими в соответствии с различными потребностями бизнеса, например, планировать, согласовывать, утверждать, подписывать, передавать и т.д.
Работа с электронными документами: СЭД обычно содержит встроенные редакторы для создания и редактирования текстовых документов, электронных таблиц, презентаций и других форматов документов. Редакторы могут предоставлять различные инструменты для форматирования текста, добавления изображений, таблиц и графиков, а также для совместной работы над документами в режиме реального времени.
Распределение и контроль доступа: СЭД позволяет управлять доступом к документам и документообороту с помощью различных механизмов авторизации, аутентификации и авторизации пользователей. В зависимости от должностей, прав и ролей пользователей, СЭД может предоставлять доступ к определенным документам, а также ограничивать возможности редактирования, удаления и просмотра документов. Автоматизация бизнес-процессов: с помощью СЭД можно автоматизировать бизнес-процессы, связанные с документами, например, автоматически создавать документы на основе шаблонов, устанавливать права доступа, автоматически запускать задачи и уведомления, а также оптимизировать потоки работ.
Электронная подпись и сертификация: с помощью электронной подписи и сертификации, СЭД позволяет гарантировать подлинность, целостность и непротиворечивость документов. Работа с электронными письмами: СЭД может предоставлять возможность для работы с электронными письмами, включая отправку и прием электронной корреспонденции, классификацию и хранение писем, а также автоматизацию процессов, связанных с письмами. Аналитика и отчетность: СЭД может собирать и анализировать данные о документообороте и бизнес-процессах, связанных с документами, и предоставлять различные отчеты и аналитические данные для принятия управленческих решений.
Интеграция с другими системами: СЭД может интегрироваться с другими системами, используемыми в организации, такими как CRM, ERP, HRM и т.д., для обеспечения единой информационной среды и оптимизации бизнес-процессов.
Мобильный доступ: Современные СЭД предоставляют возможность мобильного доступа к документам и документообороту, позволяя пользователям работать с документами в любом месте и в любое время, используя мобильные устройства.
Безопасность и защита данных: СЭД обеспечивает безопасность и защиту данных, используя различные механизмы шифрования, аутентификации и авторизации, а также обеспечивая защиту от несанкционированного доступа, взломов и кибератак. Визуализация и аннотация документов: СЭД может предоставлять функционал для визуализации и аннотации документов, позволяя пользователям работать с изображениями, графиками и другими типами файлов, добавляя комментарии, пометки и дополнительные данные.
Интеллектуальная обработка документов: Некоторые современные СЭД имеют возможности интеллектуальной обработки документов, такие как распознавание текста, классификация документов, автоматическая индексация и тегирование документов, что позволяет автоматизировать и оптимизировать процессы обработки документов.
Электронная подпись и утверждение документов: СЭД может предоставлять функционал для электронной подписи и утверждения документов, позволяя пользователям подписывать и утверждать документы в электронном виде, без необходимости использовать бумажные документы.
Автоматические уведомления и напоминания: СЭД может предоставлять возможность автоматической отправки уведомлений и напоминаний, связанных с документами и процессами, что позволяет улучшить управление временными рамками и сроками проектов.
Поддержка многопользовательской работы: СЭД может поддерживать работу нескольких пользователей с документами и документооборотом, позволяя им совместно работать над документами и проектами, обмениваться комментариями и отслеживать изменения.
Современные СЭД предлагают широкий спектр функций и возможностей для управления документооборотом и оптимизации бизнес-процессов в организации. Они помогают сократить время на обработку документов, улучшить качество работы, увеличить производительность и снизить затраты на бумажную документацию.
1.3 Юридическая основа СЭД в Российской Федерации
В России юридическая основа СЭД регулируется следующими нормативно-правовыми актами.
Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ. Этот закон определяет порядок использования электронной подписи в России, а также устанавливает требования к электронным документам, подписанным электронной подписью. В соответствии с законом, электронная подпись должна обеспечивать подлинность документа и его автора, а также целостность документа.
Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ. Этот закон определяет общие требования к использованию информационных технологий в России, а также устанавливает правила защиты информации. В соответствии с законом, средства защиты информации должны обеспечивать конфиденциальность, целостность и доступность информации.
Некоторые отраслевые законы и нормативные акты, устанавливающие специальные требования к электронным документам. Например, в бухгалтерском учете применяется Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ, который определяет порядок ведения бухгалтерского учета и устанавливает требования к электронным документам, используемым в бухгалтерском учете.
В целом, использование СЭД в России регулируется законодательством и требует соблюдения определенных правил и требований. При использовании СЭД необходимо соблюдать правила хранения и обработки электронных документов, а также правила использования электронной подписи. Кроме того, существуют нормативные требования к функционалу СЭД и возможностям его использования.
Например, в России действует стандарт ГОСТ Р ИСО 9001-2015 "Системы менеджмента качества. Требования", который устанавливает требования к системам менеджмента качества и в том числе к системам электронного документооборота.
Также в России существуют сертификационные центры, которые занимаются выдачей сертификатов на использование электронной подписи и проводят аттестацию средств электронной подписи.
Некоторые отраслевые организации также разрабатывают свои собственные стандарты и рекомендации по использованию СЭД в своей деятельности.
Таким образом, использование СЭД в России регулируется законодательством и требует соблюдения определенных правил и требований. Важно следить за изменениями в законодательстве и адаптировать использование СЭД в соответствии с новыми требованиями и стандартами.
1.4 Перспективы развития СЭД
Развитие СЭД связано с повышением автоматизации процессов, которые ранее выполнялись вручную. Это позволяет существенно ускорить работу с документами, сократить время на их обработку и повысить качество работы в целом. Кроме того, использование СЭД способствует сокращению затрат на бумажные носители и их хранение.
Одним из главных направлений развития СЭД является повышение степени интеграции с другими системами и сервисами. Это позволяет создавать единую информационную систему, объединяющую все необходимые процессы и данные. Например, интеграция СЭД с системами управления проектами позволяет автоматизировать работу с документами и контролировать выполнение задач в рамках проекта. Интеграция с системами аналитики данных и искусственного интеллекта позволяет автоматизировать анализ больших объемов информации и получать более точные прогнозы.
Другим направлением развития СЭД является улучшение функционала. Это может быть расширение возможностей работы с документами в различных форматах, повышение удобства использования и усовершенствование механизмов защиты информации. Например, современные СЭД позволяют работать с документами в различных форматах, включая электронные таблицы, презентации и фотографии. Также СЭД обладают мощными средствами шифрования и защиты информации, что позволяет предотвращать несанкционированный доступ к документам.
Развитие СЭД связано также с расширением областей применения. В настоящее время СЭД активно используются в государственных и коммерческих организациях, но возможно расширение использования в других сферах, например в медицине, образовании и научной деятельности. В медицине СЭД могут использоваться для автоматизации работы медицинских учреждений, включая управление медицинскими записями и историями болезней. В образовании СЭД могут использоваться для управления документами и улучшения коммуникации между учителями и студентами. В научной деятельности СЭД может использоваться для автоматизации обработки больших объемов данных и упрощения процесса научных публикаций и обмена данными между учеными.
Еще одним перспективным направлением развития СЭД является использование блокчейн-технологий. Блокчейн -- выстроенная по определённым правилам непрерывная последовательная цепочка блоков (связный список), содержащих информацию Блокчейн // ВикипедиЯ Свободная энциклопедия URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/Блокчейн (дата обращения: 19.04.2023).. Блокчейн позволяет создавать распределенные системы хранения данных, которые обладают высокой степенью безопасности и защиты от подделки. Это может быть особенно важно для обработки документов, связанных с финансовыми операциями и договорными отношениями.
Наконец, одним из главных факторов развития СЭД является повышение уровня цифровой зрелости общества и государства в целом. Это связано с повышением готовности организаций и граждан использовать цифровые технологии и совершать онлайн-операции. Развитие СЭД напрямую связано с улучшением цифровой инфраструктуры, такой как доступ к широкополосному интернету и электронной идентификации. Поэтому развитие СЭД будет продолжаться параллельно с развитием цифровой экономики и цифровой трансформации во всем мире. Термины «цифровая экономика» и «цифровая трансформация» прочно вошли в обиход несмотря на то, что сами по себе пока не имеют четкого определения. Обратившись к открытым источникам, можно найти массу определений термина «цифровая трансформация»: Forrester -- достижение операционной эффективности и гибкости с использованием цифровых технологий; Gartner -- бизнес-модель, которая позволяет создавать ценности и получать доход; Deloitte -- экспоненциальный рост связей; Altimeter Group -- привлечение клиентов в любой точке соприкосновения. Со временем появляется все больше толкований этого популярного термина.. Прохоров А.Н., Коник Л.Г. Цифровая трансформация. - 2-е изд. - М: Росэнергоатом, 2019. - 17 с.
Глава 2. Анализ проблем внедрения использования безбумажного документооборота в государственном и муниципальном управлении
2.1 Документооборот государственных и муниципальных органов
Документооборот органов власти -- это процесс обмена документами между органами государственной власти, муниципальными органами и организациями в рамках исполнения государственных и муниципальных функций. Важность документооборота для государственных и муниципальных организаций заключается в том, что этот процесс является неотъемлемой частью их деятельности и влияет на качество исполнения государственных и муниципальных функций.
Основными задачами документооборота органов власти являются:
Обеспечение сохранности и конфиденциальности документов. Документы, полученные и созданные органами власти, содержат конфиденциальную информацию и сведения, которые должны быть защищены от несанкционированного доступа и утраты.
Обеспечение своевременной и точной передачи документов. В связи с особенностями работы органов власти, документы должны передаваться между ними быстро и точно, чтобы государственные и муниципальные функции выполнялись эффективно.
Обеспечение эффективного контроля за движением документов. Контроль за движением документов необходим для обеспечения прозрачности процесса принятия решений и предотвращения ошибок и недоразумений.
Снижение затрат на обработку документов. Внедрение электронного документооборота (СЭД) позволяет снизить затраты на обработку бумажных документов, транспортировку и хранение.
Документооборот органов власти имеет свои особенности, связанные с наличием определенной организационной структуры и процедур. Для эффективного функционирования документооборота необходимо внедрение СЭД и соответствующих информационных технологий
2.2 Преимущества внедрения СЭД в государственных и муниципальных организациях
Системы электронного документооборота (СЭД) являются современными инструментами, позволяющими решать проблемы, связанные с организацией документооборота в государственных организациях. В данном контексте, внедрение СЭД в государственных организациях имеет ряд преимуществ, которые можно выделить следующим образом.
Во-первых, СЭД позволяет значительно ускорить процесс обработки документов и снизить затраты на их обработку. С помощью СЭД документы могут быть созданы, отправлены и обработаны в автоматическом режиме, что позволяет сократить время на обработку документов и уменьшить количество ошибок.
Во-вторых, СЭД позволяет снизить количество бумажных документов, что в свою очередь ведет к уменьшению затрат на их хранение и транспортировку, а также способствует охране окружающей среды.
В-третьих, СЭД позволяет улучшить качество обслуживания граждан и организаций. С помощью СЭД возможно быстро получить необходимую информацию и ответы на запросы, что в свою очередь повышает удовлетворенность граждан и уменьшает количество обращений в государственные организации.
В-четвертых, СЭД повышает уровень контроля и безопасности документооборота. С помощью СЭД возможно контролировать доступ к документам и отслеживать их движение, что повышает уровень безопасности и снижает риски утраты или уничтожения документов.
Таким образом, внедрение СЭД в государственных организациях имеет значительные преимущества, которые способствуют повышению эффективности и качества документооборота, уменьшению затрат и улучшению уровня обслуживания граждан и организаций.
2.3 Принципы внедрения СЭД в государственные и муниципальные организации
Принципы внедрения СЭД в государственные организации могут варьироваться в зависимости от конкретных условий и задач, которые необходимо решить с помощью СЭД. Однако, в целом можно выделить несколько общих принципов, которые следует учитывать при внедрении СЭД:
Анализ потребностей и задач организации: перед началом внедрения СЭД необходимо провести анализ потребностей и задач организации. Это позволит определить, какие документы и процессы могут быть автоматизированы, какие требования должны быть учтены при выборе и настройке СЭД.
Выбор оптимального решения: на основе анализа потребностей организации необходимо выбрать оптимальное решение СЭД. Это может быть как готовое решение, так и разработка собственной системы.
Разработка и реализация плана внедрения: после выбора решения необходимо разработать и реализовать план внедрения. Он должен включать в себя этапы настройки системы, обучение персонала, определение ролей и обязанностей сотрудников в системе.
Обучение персонала: внедрение СЭД требует от сотрудников организации новых знаний и навыков. Поэтому обучение персонала является одним из важных этапов внедрения СЭД.
Контроль и анализ результатов: после внедрения СЭД необходимо осуществлять контроль и анализ результатов работы системы. Это позволит выявить проблемы и улучшить работу системы.
Постоянное совершенствование: СЭД не является статичной системой и требует постоянного совершенствования и улучшения. Для этого необходимо следить за изменением требований и потребностей организации, а также за развитием технологий.
Дополнительно можно выделить еще несколько принципов, которые помогут эффективно внедрить СЭД в государственные организации:
Учет законодательства: при внедрении СЭД необходимо учитывать требования законодательства, которые регулируют обработку и хранение документов. Это может касаться как защиты персональных данных, так и сроков хранения документов.
Интеграция с другими системами: СЭД должна интегрироваться с другими системами, которые используются в организации. Это позволит автоматизировать взаимодействие между различными подразделениями и упростить обмен информацией.
Учет потребностей пользователей: при выборе и настройке СЭД необходимо учитывать потребности пользователей. Система должна быть удобной и понятной для использования, чтобы сотрудники могли эффективно работать с документами.
2.4 Основные виды угроз при внедрении СЭД в государственном и муниципальном управлении
При внедрении СЭД в государственном и муниципальном управлении могут возникать различные угрозы, связанные с информационной безопасностью. Некоторые из основных угроз перечислены ниже:
Несанкционированный доступ к информации. При использовании СЭД могут возникать проблемы с защитой конфиденциальной информации от несанкционированного доступа. Злоумышленники могут попытаться получить доступ к базам данных СЭД, чтобы получить конфиденциальную информацию, которая может быть использована для получения выгоды или для нанесения ущерба.
Вирусы и вредоносное ПО. Компьютеры, используемые для работы с СЭД, могут стать объектами атак со стороны вредоносных программ. Вирусы и другое вредоносное ПО могут повредить или украсть данные, хранящиеся в СЭД, что может привести к потере конфиденциальности и нарушению целостности документов.
Фишинг и социальная инженерия. Злоумышленники могут использовать методы социальной инженерии, такие как фишинг, для получения доступа к СЭД. Они могут отправлять фальшивые электронные сообщения, которые выглядят как настоящие, с целью получения паролей и других личных данных.
Недостаточная защита паролей и учетных записей. Пароли и учетные записи, используемые для работы с СЭД, могут быть скомпрометированы, если они не защищены достаточно хорошо. Если злоумышленники получат доступ к учетным записям, они смогут иметь доступ ко всей конфиденциальной информации, хранящейся в СЭД.
Ошибки персонала. Работники, не имеющие достаточного опыта работы с СЭД, могут допустить ошибки при обработке документов или при настройке системы, что может привести к утечкам информации или к нарушению целостности документов. Кроме того, одной из основных угроз является человеческий фактор.
Сотрудники организации могут не иметь достаточной квалификации для работы с СЭД, что может привести к ошибкам при обработке и хранении электронных документов. Кроме того, сотрудники могут совершать намеренные или ненамеренные действия, нарушающие безопасность хранения и обработки электронных документов.
Еще одной угрозой является уязвимость программного обеспечения СЭД и возможность его взлома или атаки со стороны злоумышленников. В этом случае могут быть скомпрометированы данные, находящиеся в системе, а также нарушена их целостность и конфиденциальность.
Наконец, существует угроза потери данных в случае сбоя оборудования или программного обеспечения, что может привести к серьезным последствиям для организации.
Дополнительными угрозами, связанными с внедрением СЭД, могут быть: Социально-психологический фактор: сотрудники могут не хотеть использовать новую систему, потому что она требует дополнительных затрат времени и усилий для обучения и адаптации к новым рабочим процессам. Кроме того, некоторые сотрудники могут опасаться, что внедрение СЭД может привести к сокращению рабочих мест или изменению их ролей и обязанностей в организации.
Несовместимость с существующими системами: внедрение новой СЭД может столкнуться с проблемами несовместимости с существующими информационными системами и приложениями, используемыми в организации. Это может привести к проблемам с обменом информацией между различными системами и задержкам в обработке документов.
Проблемы с обновлением и поддержкой: СЭД требует регулярного обновления и поддержки, чтобы гарантировать ее безопасность и работоспособность. Однако, если организация не имеет достаточных ресурсов для поддержки СЭД, это может привести к уязвимостям и сбоям в работе системы.
Проблемы с архивированием данных: СЭД использует электронные документы, которые требуют хранения в течение длительного времени. Однако, если не предусмотрены соответствующие меры по архивированию и резервному копированию данных, то возможна потеря важных документов в случае сбоя системы или катастрофы.
2.5 Требования к защите СЭД в государственных и муниципальных организациях
Для обеспечения безопасности СЭД в государственных и муниципальных организациях существуют определенные требования к защите, которые могут варьироваться в зависимости от конкретной организации и ее нужд.
Одним из важных требований является защита от несанкционированного доступа. Для этого необходимо установить строгие правила доступа к электронным документам и обеспечить их защиту от несанкционированного доступа. Необходимо определить права доступа к электронным документам в зависимости от должности, роли и функций сотрудников.
Еще одним требованием является защита от вирусов и другого вредоносного ПО. Для этого необходимо использовать современное антивирусное программное обеспечение и обновлять его регулярно. Важно также обеспечить регулярное обновление всех компонентов СЭД, включая операционную систему и приложения, чтобы минимизировать уязвимости.
Требуется также обеспечить физическую защиту оборудования и данных. Сервера и другое оборудование СЭД должны находиться в безопасном месте с ограниченным доступом. Необходимо использовать средства мониторинга для обнаружения попыток несанкционированного доступа к серверам и другому оборудованию СЭД.
Для защиты от утечки данных и компрометации конфиденциальной информации необходимо использовать шифрование данных при передаче и хранении. Важно также установить процедуры защиты от копирования и распространения электронных документов.
Также необходимо проводить регулярные обучающие программы для сотрудников, чтобы повысить их осведомленность о проблемах безопасности и снизить риск ошибок, которые могут привести к нарушению безопасности СЭД.
Наконец, для обеспечения защиты СЭД в государственных и муниципальных организациях необходимо регулярно проводить аудит безопасности, чтобы выявлять потенциальные уязвимости и недостатки в системе защиты.
В целях обеспечения безопасности и защиты данных в СЭД государственных и муниципальных организаций устанавливаются специальные требования к системе защиты информации. В частности, требования к защите СЭД включают в себя:
Регулярное обновление системы защиты информации, включая антивирусные программы, защиту от взломов и другие меры.
Контроль за доступом к данным СЭД, включая установку паролей, двухфакторную аутентификацию и другие методы.
Обучение персонала работе с СЭД, включая правила безопасности и защиты данных.
Резервное копирование данных СЭД и наличие мер для их восстановления в случае потери или повреждения.
Контроль за хранением и передачей данных, включая защиту от несанкционированного доступа и утечки данных.
Соблюдение требований законодательства Российской Федерации в области защиты персональных данных.
Проведение аудитов безопасности системы СЭД.
Регулярное обновление программного обеспечения СЭД и мониторинг уязвимостей системы.
Установка средств защиты от сбоев и аварий, включая резервирование оборудования и систем управления.
Контроль за действиями пользователей в СЭД, включая логирование действий и мониторинг активности.
В целом, защита СЭД в государственных и муниципальных организациях является одной из наиболее важных задач, требующих высокого уровня внимания и компетенции со стороны ответственных лиц и специалистов.
2.6 Возможные потери при неудачном внедрение СЭД
Неверное или неудачное внедрение СЭД в государственной организации может привести к значительным потерям, как материальным, так и нематериальным. Ниже приведены основные виды потерь, которые могут возникнуть в случае неудачного внедрения СЭД в государственной организации.
Финансовые потери. Внедрение СЭД может потребовать значительных финансовых вложений. При неудачном внедрении СЭД организация может потерять все вложенные в проект средства, а также понести дополнительные расходы на поиск и исправление ошибок.
Потери из-за снижения производительности. Неправильное внедрение СЭД может привести к снижению производительности работников организации, так как новые процессы и функции могут быть непривычными и требовать дополнительного времени и усилий.
Потери из-за ошибок в обработке документов. Неправильное внедрение СЭД может привести к ошибкам в обработке документов, что может привести к неверным решениям и потере времени и средств на исправление ошибок.
Потери репутации. Неудачное внедрение СЭД может привести к потере доверия клиентов и партнеров организации. Если клиенты не могут получить быстрый и точный ответ на свой запрос, они могут перейти к другой организации, что приведет к потере доходов и репутации.
Потери конфиденциальности и безопасности. Неправильное внедрение СЭД может привести к нарушению конфиденциальности и безопасности данных, что может привести к утечке конфиденциальной информации или к доступу к ней третьих лиц. Это может привести к юридическим и финансовым последствиям для организации.
Юридические потери. Неправильное внедрение СЭД может привести к юридическим проблемам, таким как нарушение законодательства об обработке персональных данных, авторских прав и других законов. Это может привести к юридическим и финансовым последствиям для организации.
2.7 Проблема стандартизации средств электронного документооборота
Стандартизация -- деятельность по разработке, опубликованию и применению стандартов, по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества, технической и информационной совместимости, взаимозаменяемости и качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологий. Стандартизация // ВикипедиЯ Свободная энциклопедия URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/Стандартизация (дата обращения: 19.04.2023).
Проблемы стандартизации средств электронного документооборота связаны с отсутствием общих стандартов и правил в области электронной обработки и хранения документов. Это создает препятствия для взаимодействия между системами электронного документооборота и ограничивает возможности обмена документами между организациями.
Одной из главных проблем является отсутствие единого формата электронных документов, что может привести к трудностям при обмене информацией между различными системами электронного документооборота. Например, одна организация может использовать формат PDF для документов, а другая - DOCX, что может привести к трудностям в обмене информацией.
Другой проблемой является различная степень поддержки электронного документооборота в разных организациях. Некоторые организации могут иметь более развитые системы электронного документооборота, в то время как другие могут только начинать внедрение этих систем. Это может вызвать проблемы при взаимодействии между организациями.
Еще одной проблемой является отсутствие единой системы аутентификации и авторизации пользователей в системах электронного документооборота. Разные организации могут использовать разные методы аутентификации пользователей, что может привести к проблемам взаимодействия между системами.
Кроме того, существует проблема защиты информации при передаче электронных документов. Отсутствие единой системы шифрования и цифровой подписи может привести к утечке конфиденциальной информации.
Для решения этих проблем необходимо разработать общие стандарты и правила в области электронного документооборота, а также единую систему аутентификации и авторизации пользователей. Кроме того, необходимо уделять большое внимание вопросам защиты информации при передаче электронных документов.
Глава 3. Анализ внедрения системы электронного документооборота в государственные и муниципальные организации на примере Минобрнауки Российской Федерации
3.1 Характеристика организации
Министерство науки и высшего образования Российской Федерации было создано в 2018 году в результате реорганизации Министерства образования и науки Российской Федерации. Оно является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции в области науки, высшего образования и инноваций. В его компетенцию входит ряд важных задач, которые направлены на развитие научно-технического прогресса и содействие экономическому развитию России.
Одной из главных задач Минобрнауки РФ является разработка и реализация государственной политики в области науки, технологий и высшего образования.
Для этого министерство разрабатывает и утверждает стратегии развития науки и высшего образования в России, а также программы развития науки и технологий. Оно также контролирует выполнение государственных программ в области науки и образования, следит за выполнением плановых заданий и отчетности.
Минобрнауки РФ отвечает за управление финансовыми и бюджетными ресурсами, предназначенными для науки, образования и инноваций. Он участвует в формировании бюджетов научных исследований и научно-технического развития, а также ведет работу по привлечению инвестиций в инновационный сектор экономики. Он также участвует в организации грантовых конкурсов, на которые можно подать заявки на получение финансовой поддержки для реализации научных исследований.
Минобрнауки РФ также осуществляет контроль за развитием научных исследований и научно-технического прогресса в России. Он обеспечивает поддержку научных исследований, в том числе через создание и развитие научных центров, лабораторий и инновационных компаний. Он также организует международное сотрудничество в области науки и технологий, совместные научные проекты и конференции.
3.2 История организации
Министерство образования и науки Российской Федерации (Минобрнауки РФ) было создано в 1992 году после развала Советского Союза и реорганизации существовавшего в СССР Министерства высшего и среднего специального образования.
В первые годы своего существования Минобрнауки занималось разработкой и реализацией программ модернизации системы образования, проведением экспертизы учебников и учебных программ, развитием системы высшего и послевузовского образования.
В 2004 году Министерство было реорганизовано, и его функции по управлению высшим образованием переданы в Федеральную службу по надзору в сфере образования и науки (Рособрнадзор), а функции по науке - в новообразованное Министерство науки и технологий.
Однако уже в 2008 году Министерство науки и технологий было ликвидировано, и его функции переданы в Министерство образования и науки РФ, которое стало вновь заниматься управлением наукой в России.
В настоящее время Минобрнауки РФ занимается координацией и разработкой государственной политики в области образования и науки, поддержкой научных исследований, реализацией государственных программ развития науки и образования, контролем за качеством образования и многими другими задачами в этой сфере.
3.3 Анализ внедрения системы электронного документооборота
В 2013 году Минобрнауки РФ приступило к внедрению СЭД, целью которого было увеличение эффективности работы с документами и сокращение времени, затрачиваемого на их обработку.
В рамках внедрения СЭД была реализована следующая последовательность действий:
Определение требований к системе. Были определены функциональные и нефункциональные требования к СЭД, а также основные принципы ее работы.
Выбор поставщика. После проведения анализа рынка был выбран поставщик СЭД.
Подготовка инфраструктуры. Была подготовлена инфраструктура для развертывания СЭД, включая необходимые серверы и программное обеспечение.
Подготовка пользователей. Сотрудникам Минобрнауки РФ были проведены обучающие мероприятия по работе с СЭД.
Тестирование и внедрение. После завершения всех подготовительных мероприятий была проведена процедура тестирования, после чего СЭД была запущена в работу.
После внедрения СЭД в Минобрнауки РФ были достигнуты следующие результаты:
Ускорение процессов обработки документов. Благодаря автоматизации большинства процессов связанных с обработкой документов, время их обработки значительно сократилось.
Улучшение качества работы. Благодаря использованию единой СЭД улучшилось качество работы с документами и уменьшилось количество ошибок.
Сокращение затрат. Внедрение СЭД позволило снизить затраты на обработку документов и использование бумажных носителей информации.
Следует предположить, что при внедрении безбумажного документооборота возник перечень следующих проблем:
Недостаточная готовность сотрудников к работе с новой системой. Внедрение СЭД требует от сотрудников обучения новым процедурам, которые могут отличаться от традиционных. Некоторые сотрудники могут сопротивляться изменениям или иметь ограниченные навыки работы с компьютером. Недостаток информации о том, как система будет интегрироваться с другими системами, используемыми в Минобрнауки РФ. Если СЭД не интегрируется должным образом с другими системами, это может привести к дополнительной работе для сотрудников и неэффективному использованию ресурсов.Технические проблемы, такие как несовместимость оборудования или программного обеспечения с новой системой, могут замедлить или даже остановить внедрение СЭД. Это может привести к дополнительным расходам на исправление технических проблем.
Проблемы с безопасностью данных могут возникнуть, если не будут приняты соответствующие меры для защиты конфиденциальной информации, хранимой в СЭД.
3.4 Предложенные мероприятия по улучшению процесса внедрения СЭД
На данный момент для успешной работы ЭДО в Минобрнауки РФ требуется выполнение только регулярных мероприятий, таких как:
...Подобные документы
Составление перечня предъявляемых основных функциональных и системно–технических требований. Поиск систем электронного документооборота. Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных требований. Оценка результатов внедрения.
курсовая работа [84,2 K], добавлен 18.01.2015Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве. Принципы внедрения электронного документооборота в организации. Автоматизированный контроль исполнения документов. Анализ системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело".
реферат [30,7 K], добавлен 23.09.2010Проблема выбора системы электронного документооборота на предприятиях малого и среднего бизнеса. Системы электронного документооборота, используемые в работе Уфимского филиала ФГП Ведомственной Охраны ЖДТ. Рекомендации по его усовершенствованию.
дипломная работа [89,7 K], добавлен 08.02.2015Современная актуальность автоматизации документооборота, сравнение его традиционного и электронного видов. Место системы электронного документооборота в информационной системе предприятия. Общая характеристика систем управления электронными документами.
контрольная работа [25,3 K], добавлен 22.02.2010Роль документооборота в структуре управления компанией. Этапы документооборота компании, система электронного документооборота. Проблемы и недостатки организации, а так же разработка рекомендации повышения эффективности документооборота компании.
курсовая работа [1,4 M], добавлен 09.08.2010Системы электронного документооборота (СЭД). Сложности внедрения СЭД. Параллельное и поэтапное внедрение. Необходимость бумажного документооборота. Окупаемость затрат на СЭД. Полная конфиденциальность информации. Интеграция с программами отчетности.
реферат [32,6 K], добавлен 12.03.2014Документооборот как важное звено в организации делопроизводства в организации, его структура и особенности. Способы совершенствования документооборота. Внедрение системы электронного документооборота, как способ совершенствования документооборота.
контрольная работа [29,0 K], добавлен 16.11.2010Нормативно-методические документы, регламентирующие организацию электронного документооборота. Назначение, цели и задачи данной системы делопроизводства. Проблемы, правовое обеспечение и перспективы развития ЭД. Принципы хранения электронных документов.
курсовая работа [871,3 K], добавлен 13.10.2013Понятия информационных технологий, их виды, специфика и способы внедрения с целью совершенствования документационного обеспечения управления. Классификация, сравнение и общая характеристика программных продуктов электронного управления документацией.
дипломная работа [1,1 M], добавлен 17.05.2010Анализ современных проблем использования СЭД в российских компаниях. Основные принципы электронного документооборота. Современные средства визуализации бизнес-процессов. Построение модели оценки эффективности системы документооборота, ее эффективность.
курсовая работа [357,7 K], добавлен 23.10.2016Понятие документооборота, общая структура документационного обеспечения управления. Классификация документов и нормативная база делопроизводства, его автоматизация. Особенности организации и содержание документооборота в бухгалтерском учете предприятия.
реферат [2,4 M], добавлен 13.01.2011Необходимость автоматизированных систем документооборота. Развитие информационного менеджмента. Требования к автоматизированным системам управления документацией. Электронный документ и электронный документооборот. Анализ эффективности внедрения СЭД.
курсовая работа [49,0 K], добавлен 23.04.2008Программа исследования документационного обеспечения управления предприятием. Недостатки и перспективы развития унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Оценка эффективности результата внедрения электронного документооборота.
дипломная работа [166,8 K], добавлен 10.12.2012Описание основных понятий и типовых процессов в делопроизводстве. Цели, задачи и уровни автоматизации ДОУ. Системы автоматизации и электронного документооборота. Общая характеристика проведения основных автоматизированных процессов делопроизводства.
курсовая работа [5,4 M], добавлен 25.10.2011Определение корпоративной информационной системы, базовые элементы и состав. Определение и функции, особенности разработки системы электронного документооборота. Классификация СЭД по месту разработки и по функционалу. Основные преимущества и недостатки.
презентация [1,1 M], добавлен 23.01.2017Обработка входящих документов. Рассмотрение документов руководством (резолюция). Работа с исходящими документами. Анализ документооборота и методы его совершенствования. Анализ правил внутреннего документооборота в системе ведения реестра акционеров.
курсовая работа [229,8 K], добавлен 17.06.2011Основные понятия, касающиеся организации документооборота. Информационно-справочные документы и служебные письма: сопроводительное, информационное, рекламное, гарантийное, инициативное письма, извещение, подтверждение, докладные и объяснительные записки.
реферат [28,8 K], добавлен 23.06.2010Понятие и характеристика документооборота, жизненный цикл документа. Характеристики системы электронного документооборота, основные модули системы. Содержание, функциональная принадлежность, структура, режим или цикличность, направления документов.
контрольная работа [1,7 M], добавлен 15.04.2019Оформление, проверки, прием, обработка и регистрация первичных документов в соответствующих книгах, ведомостях, журналах. Система электронного документооборота. Процедуры кодирования, программы машинной обработки данных. Процедура изъятия документов.
реферат [259,2 K], добавлен 28.01.2009Основные правила документооборота в торговых организациях, порядок создания и оформления первичных документов, внесение исправлений. Учетные регистры и сроки хранения первичных учетных документов. Внешние и внутренние документы, график документооборота.
реферат [14,6 K], добавлен 30.03.2010
