Общая характеристика ГОАО ТП "Уголь" ДП ГХК "Краснодонуголь"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Аннотация

В данной работе дана общая характеристика ГОАО ТП «Уголь» ДП ГХК «Краснодонуголь», как объекта управления; приведены теоретические основы анализа производственно-экономической деятельности автотранспортного предприятия, описано информационное обеспечение предприятия и разработано программное обеспечение автоматизированной системы управления ТП «Уголь».

Реферат

Текст содержит - 67 стр, источников - 16, таблиц - 3, рисунков - 11, приложений - 1.

ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ, ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ, АНАЛИЗ, УЧЕТ, ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА, ИНФОРМАЦИОННАЯ СРЕДА, ПРОГРАМНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ, КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ, ИНФОРМАЦИЯ, БАЗА ДАННЫХ, БАНК ДАННЫХ.

Объект исследования - ТП «Уголь»

В работе рассмотрена характеристика предприятия, а также основы производственно-экономической деятельности автотранспортного предприятия, информационное обеспечение предприятия ГОАО ТП «Уголь» и разработано программное обеспечение автоматизированной системы управления ТП «Уголь».

управление программный автоматизация

Содержание

Введение

1. Общая характеристика ГОАО ТП «Уголь» ДП ГХК «Краснодонуголь», как объекта правления

1.1 Описание организационной структуры управления и основных видов деятельности ГОАО ТП «Уголь»

1.2 Задачи подсистем управления ГОАО ТП «Уголь»

1.3 Описание информационных потоков ГОАО ТП «Уголь»

2. Анализ производственно-экономической деятельности предприятия

2.1 Основные материалы, используемые при анализе

2.2 Подготовка материалов для анализа

2.3 Организация аналитической работы

2.4 Оформление результатов анализа

3. Информационное обеспечение предприятия ГОАО ТП «Уголь»

3.1 Техническая поддержка информационной среды предприятия

3.2 Выбор комплекса программных средств при автоматизации процессов управления предприятием

3.3 Исследование существующего документооборота и средств обработки информации на предприятии

3.4 Нормализация отношений

4. Разработка программного обеспечения автоматизированной системы управления ТП «Уголь»

4.1 Выбор СУБД

4.1.1 Режимы функционирования банка данных в производственных условиях

4.1.2 Пользовательские запросы к банку данных

4.1.3 Проблемы, связанные с выбором СУБД

4.2 Описание программного обеспечения

4.2.1 Описание основных компонентов программы

4.2.2 Порядок работы с программой

Заключение

Список используемой литературы

Введение

В условиях современной рыночной экономики, когда возникают отношения между продавцами и покупателями, когда появляется большое количество предприятий с разными формами, собственности образуются взаимоотношения, как между людьми, так и между специалистами, руководителем и подчиненным, которые позволяют решать определенные проблемы и вопросы, связанные с той или иной деятельностью предприятия.

Учитывая такую экономическую обстановку данная работа направлена на то, чтоб показать как работают в такой обстановке отдельные рыночные субъекты.

Работа построена на основе практического применения теоретических знаний в области экономики, менеджмента, маркетинга и моделирования информационных систем .

По ряду специфических особенностей автотранспортное предприятие может быть отнесено к числу особо сложных производств. Производственный цикл ремонта машин, состав основного и вспомогательного производства и их функции существенно отличается от производства новых машин. Руководство предприятием представляет собой сложную систему, обеспечивающую управление входящими в неё специфическими областями деятельности: производственной, материально-технической, подготовкой кадров и другими. Информационная система является системой информационного обслуживания работников управленческих служб и выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

1. Общая характеристика ГОАО ТП «Уголь» ДП ГХК «Краснодонуголь», как объекта управления

1.1 Описание организационной структуры управления и основных видов деятельности ГОАО ТП «Уголь»

Транспортное предприятие «Уголь» существует с 1975 года, и в настоящее время является единственным функционирующим транспортным предприятием в г. Краснодоне, и имеет положительный баланс.

ТП «Уголь» осуществляет 100% перевозок технологических грузов и шламов, перевозку грузов по предприятиям ГХК "Краснодонуголь», 85% пассажирских перевозок рабочих шахт по 34 маршрутам.

Автомобильный транспорт занимает ведущее положение в удовлетворении постоянно растущих потребностей народного хозяйства в перевозках пассажиров и грузов. Одним из наиболее эффективных резервов увеличения автомобильного парка является ремонт автомобилей, поэтому его развитию и совершенствованию уделено большое внимание.

Государственное открытое акционерное предприятие Транспортное предприятие «Уголь» дочернее предприятие государственной холдинговой компании «Краснодонуголь» (далее Общество) основано согласно с Указом Министра угольной промышленности Украины от 4.03.96 г. №73 путём преобразования государственного предприятия. Транспортное предприятия «Уголь» производственного объединения по добыче угля «Краснодонуголь» в государственное открытое акционерное общество Транспортное предприятие «Уголь» согласно приказа Президента Украины от 15.06.1993 г. № 210 «О корпоратизации предприятий», от 11.05.1994 г. № 224/94: «О холдинговых компаниях, которые образуются в процессе корпоратизации и приватизации», приказ от 07.02.1996 г. №116 « О структурной перестройке угольной промышленности», и согласно Закона Украины «О хозяйственных обществах», и согласно с приказом Министра угольной промышленности Украины от 26 сентября 1996 г. № 489.

Название общества (в русской транскрипции):

Полное Государственное Открытое акционерное общество Транспортное предприятие «Уголь» дочернее предприятие государственной холдинговой компании «Краснодонуголь»

Сокращенное - ГОАО ТП «Уголь» ДП ХК «Краснодонуголь»

Цель и предмет деятельности общества

Главной целью общества является обеспечение потребностей предприятий, организаций и граждан в перевозках грузов автомобильным транспортом и оказание других услуг.

Основными направлениями деятельности является:

Осуществление внутренних и международных перевозок автомобильным транспортом, оказание транспортно-экспедиционных услуг.

Техническое обслуживание транспортных средств, реставрационные и ремонтные работы.

Торгово-закупочная деятельность по приобретению и реализации продовольственных и непродовольственных товаров.

Производство товаров народного потребления и производственно-технического назначения

Маркетинг, посредническая, комиссионная, консультационная и другая коммерческая деятельность

Осуществление лизинга и бартера оборудования, транспортных средств и прочего.

Осуществление внешнеэкономической деятельности согласно с законодательством Украины

Другие виды деятельности, не запрещённые законом.

По видам деятельности, которые подлежат лицензированию Общество обязано получить лицензию согласно действующему законодательству.

ГОАО ТП «Уголь» Краснодонского производственного объединения по добыче угля внесено в единый государственный реестр предприятий и организаций Украины 24.04.96 за номером 817. Основным направлением деятельности является оказание транспортно-экспедиционных услуг автомобильным транспортом по Украине, СНГ и странам Балтии. Общая площадь территории составляет 74525 кв. м. Площадь производственно административного здания - 5 987 кв. м. Предприятие включает 4 автоколонны, две из которых расположены на территории ТП «Уголь», две другие на территории арендованного предприятия «Авто транс».

Общая численность работников предприятия - 728 человека, из них : ИТР - 88 человек.

По ряду специфических особенностей автотранспортное предприятие может быть отнесено к числу особо сложных производств. Производственный цикл ремонта машин, состав основного и вспомогательного производства и их функции существенно отличается от производства новых машин.

Руководство предприятием представляет собой сложную систему, обеспечивающую управление входящими в неё специфическими областями деятельности: производственной, материально-технической, подготовкой кадров и другими.

Управление представляет собой процесс получения, переработки и анализа информации о состоянии управляемого объекта, выработку вариантов решения для принятия оптимального, доведение до управляемого объекта этого решения и контроль его исполнения.

Схема организационной структуры управления для ГОАО ТП «Уголь»

ДП ГХК «Краснодонуголь» представлена в приложении А.

1.2 Задачи подсистем управления ГОАО ТП «Уголь»

АВТОКОЛОННА N 1

Назначение - выполнение служебных и грузовых перевозок транспортом.

Списочный подвижной состав - 89 ед., из них 8 в аренде.

Численность - 73 человека, из них 5 ИТР.

Находится на балансе предприятия.

Общая площадь территории - 5625 кв. м.

Площадь производственных помещений - 1420 кв. м.

АВТОКОЛОННА N2

Назначение - выполнение пассажирских перевозок автомобильным транспортом.

Списочный подвижной состав - 51 ед.

Численность работающих - 158 человек, из них 6 ИТР.

Находится на балансе предприятия.

Общая площадь территории - 16 500 кв. м.

Площадь производственных помещений - 1986 кв. м.

АВТОКОЛОННА N 3

Назначение - выполнение грузовых перевозок автомобильным транспортом.

Списочный подвижной состав - 117 ед., из них 2 в аренде.

Численность работающих - 111 человека., из них 6 ИТР.

Находится на балансе предприятия.

Общая площадь территории - 16 100 кв. м.

Площадь производственных помещений - 500 кв. м.

АВТОКОЛОННА N 4

Назначение - выполнение грузовых и технологических перевозок.

Списочный подвижной состав - 85 ед.

Численность работающих - 177 человек, из них 8 ИТР.

Находится на балансе предприятия.

Общая площадь предприятия - 16 100 кв. м.

Площадь производственных помещений - 200 кв. м.

АВТОРЕМОНТНАЯ МАСТЕРСКАЯ

Назначение - организация и выполнение технического обслуживания и ремонта подвижного состава.

Численность работающих - 70 человек, из них 5 ИТР.

Находится на балансе предприятия.

Площадь производственных помещений - 3903 кв. м.

ОТДЕЛ ГЛАВНОГО МЕХАНИКА

Назначение - выполнение работ по поддержанию инженерных сетей и технологического оборудования в исправном состоянии обеспечивающее непрерывность технологического процесса автомобильных перевозок ТО и ТР подвижного состава.

Численность работающих - 30 человек, из них 4 ИТР.

Находится на балансе предприятия.

Площадь производственных помещений - 1200 кв. м.

АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННАЯ СЛУЖБА

Назначение - выполнение текущих ремонтов зданий и сооружений, охрана предприятия.

Численность работающих - 42 человек, из них 2 ИТР.

Находится на балансе предприятия.

Площадь производственно-хозяйственных помещений - 200 кв. м.

КОНТРОЛЬНО-ПРОПУСКНОЙ ПУНКТ

Назначение - обеспечение контроля технического состояния автомобильного парка.

Численность работающих - 7 человек.

Площадь производственно-хозяйственных помещений - 300 кв. м.

СЛУЖБА МАРКЕТИНГА

Назначение - выполнение работ на ЭВМ согласно разработанных компьютерных программ.

Численность работающих - 6 человек, из них 2 ИТР.

Площадь помещений - 70 кв. м.

СЛУЖБА ЭКСПЛУАТАЦИИ АВТОМОБИЛЬНОГО ТРАНСПОРТА

Назначение - прием заказов от клиентуры на грузоперевозки и пассажироперевозки, выделение транспорта, оперативное руководство транспортным процессом.

Численность работающих - 9 человек.

ОТДЕЛ КАДРОВ

Назначение - учет движения кадров, прием, перевод и увольнение работников.

Численность работающих - 2 человека.

ТЕХНИЧЕСКАЯ СЛУЖБА

Назначение - организация текущего и перспективного технического развития предприятия.

Численность работающих - 4 человека.

ОТДЕЛ МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОГО СНАБЖЕНИЯ

Назначение - осуществляет оперативную деятельность по материально-техническому обеспечению производства.

Численность работающих - 4 человека.

ОТДЕЛ БЕЗОПАСНОСТИ ДВИЖЕНИЯ И ОХРАНЫ ТРУДА ПРОИЗВОДСТВА

Назначение - организация мероприятий по предотвращению аварий и несчастных случаев на производстве, мероприятий по охране окружающей среды.

Численность работающих - 8 человек, из них 4 инспектора по проведению осмотров водителей перед выездом на линию .

СЛУЖБА ГЛАВНОГО ЭКОНОМИСТА

Назначение - обеспечение работ организации труда и заработной платы, осуществление работ по экономическому планированию деятельности предприятия, ведение учета хозяйственной деятельности предприятия.

Численность работающих - 17 человек.

ОТДЕЛ ГЛАВНОГО МЕХАНИКА

Назначение - организация работы бесперебойной эксплуатации энергосистем и оборудования предприятия.

Численность работающих - 4 человека.

АППАРАТ УПРАВЛЕНИЯ

Местонахождение: административное здание.

На предприятии в специально выделенном помещении установлены персональные компьютеры: 1 компьютер 486DX4-100, 2 компьютера PENTIUM-75, 3 компьютера РЕNTIUM-100, 2 компьютера РЕNTIUM-133, принтеры:

Epson LX-1050+ - 3 шт., ROBOTRON K6314- 3 шт.

В предприятии компьютеризированы диспетчерские службы всех автоколонн (А/к) работают с программным обеспечением:

ежедневный ввод, контроль и обсчет п/листов;

ежедневная печать реестров;

ежемесячные отчеты по топливу;

ежемесячные отчеты по топливу для арендных машин;

ежемесячная сверка топлива с заправкой;

ежемесячный отчет по пробегам для техотдела и бухгалтерии;

ежемесячные отчеты для планово-экономического отдела.

Служба маркетинга работает с программным обеспечением:

ежедневный учет авто услуг;

ежемесячный обсчет авто услуг "Формирование и печать реестров к счетам на оказание транспортных услуг по предприятиям;

ежемесячный отчет по оказанию услуг и учета объема выполненных работ в целом по предприятию (по заказчикам, колоннам, видам транспорта и коду груза);

ежемесячный отчет по оказанию услуг и учета объема выполненных работ в целом по предприятию по арендованному транспорту (по видам работ, колоннам, по автомобилям, общий);

ежемесячный расчет и печать тарифов по каждому типу и виду транспорта для планово-экономического отдела;

ежемесячный расчет и печать тарифов по каждому типу и виду транспорта для отдела эксплуатации;

ежемесячный отчет по численности трудящихся для планово-экономического отдела;

ежемесячное ведение главной книги для бухгалтерии;

по требованию формирование и печать форм 30,31,17 для расчетного сектора;

ежемесячный отчет для отдела кадров;

перерасчет оказанных услуг при изменении калькуляции;

ежегодно сверка и печать данных для прохождения техосмотра для техотдела;

ежегодно сверка и печать базы данных автомобилей, находящихся на балансе предприятия для службы безопасности движения;

ежемесячные отчеты с накоплением с начала года по колоннам и в целом по предприятию (по автомобилям, аренде, сводный, прицепам, общий (для а/к N 3,4 отдельно по видам работы автомобилей - сдельные и почасовые)).

В свете развития компьютеризации производства планируется комплексное программное обеспечение бухгалтерского учета на базе программы «1С: Предприятие».

На предприятии функционирует локальная сеть на основе Windows'98-2000. Все программное обеспечение находится под контролем и по требованию служб предприятия корректируется.

1.3 Описание информационных потоков ГОАО ТП «Уголь»

На современном этапе экономического развития информация и ее правильное использование играют одну из важнейших ролей. В своей работе я предлагаю рассмотреть коммуникацию как один из видов передачи информации.

Коммуникация представляет собой процесс, связанный с межличностным и организационным общением при передаче информации как внутри организации, так и с внешней средой.

Как показывают исследования, менеджеры большую часть своего времени тратят на коммуникации.

Коммуникация - это ключ к эффективности управления. Коммуникации - устные и письменные, формальные и неформальные - идут по многим каналам и в различных направлениях.

Выделяют, формальные и неформальные коммуникации, формальные делятся на внешние (договор с какой-либо организацией о поставке товара), и внутренние коммуникации. К внутренним относят коммуникации по нисходящим (от руководителя к подчиненным), по восходящим (подчиненный - руководитель), по горизонтали (между цехами или отделами) - таблица 1.1. показывает коммуникации в ГОАО ТП «Уголь».

В практике управления процесс коммуникаций часто завершается в несколько секунд. Однако на каждом этапе могут возникать свои проблемы

Таблица 1.1 Коммуникации в ГОАО ТП «Уголь»

Виды коммуникаций	Характеристика конкретных видов документов	Пример использования информации при разных видах коммуникаций	Пример применения документов при осуществлении разных видов коммуникаций
1	2	3	4
Внутренние
По нисходящей (от руководителя к подчиненным)	Приказы, распоряжения, указания, указы	Начальник подписывает приказ о начислении премий сотрудникам	Документ поступает к главному бухгалтеру и хранится у него
По восходящей (от подчиненных к руководителю)	Заявления, ходатайства, служебные записки, жалобы	Сотрудник подает заявление о предоставлении ему внеочередного отпуска	Заявление подается менеджеру персонала, подписывается директором и хранится у главного бухгалтера
По горизонтали	Накладные, отчетные документы, запросы	Главный механик подает отчет главному бухгалтеру о приобретении необходимой техники	Документ хранится у главного бухгалтера и может быть использован при составлении отчета о финансовой деятельности предприятия
Неформальные		Личные телефонные разговоры, общение с коллегами, слухи, поздравления с праздником, юбилеем
Внешние	Договор, отчетные документы	Отчет о количестве рабочих мест в Статистическое управление	Подается ежеквартально в одном экземпляре в Статистическое управление

Коммуникационный процесс начинается с отбора информации (формирование идеи). Какое сообщение следует сделать предметом обмена, решает отправитель.

В наш век информационных технологий большое внимание уделяется информации поступающей, как из внешней, так и из внутренней среды предприятия. Данный поток информации очень велик, а его структура очень сложна. А для прибыльной работы предприятия необходима только полезная информация. Человек по своей физиологии не способен обрабатывать такое количество информации и пропускать ее через себя, при этом, стараясь ее отобрать и отсортировать. И для этого создали компьютеры, которые позволяют осуществить до нескольких миллионов операций в секунду и при этом отсортировать ее, хранить, вводить и выводить.

За счет такой техники, можно повысить производительность труда. Но это еще не все. С помощью специальных программных продуктов можно и обрабатывать информацию. Сферы деятельности предприятий разные, но в основном все они связаны с бухгалтерским учетом.

В данной области проводились разные разработки. И в законодательном плане, правовом, финансовом, экономическом, научном и конечно же в информационно вычислительной сфере. Разрабатывались новые программные продукты, позволяющие обрабатывать информацию разного рода: количественную, качественную и даже логическую также используемую в бухгалтерском учете. Ярким примером тому, может послужить программный продукт: «1С Бухгалтерия», «Наряд» и т.п.

2. Анализ производственно-экономической деятельности предприятия

Анализ производственной деятельности относится к числу наук, изучающих экономику отдельных предприятий и отраслей хозяйства.

Предметом анализа производственной деятельности является деятельность предприятия, направленная на выполнение плана и отраженная в системе показателей плана учета и отчетности.

Важнейшей задачей анализа является проверка и оценка результатов выполнения плана, определение факторов, оказавших влияние на ход его выполнения, и выявление внутрихозяйственных резервов.

Под факторами понимаются те важнейшие условия, которые непосредственно влияют на работу предприятия, на выполнение им производственной программы по всем ее количественным и качественным показателям.

Для верной оценки работы предприятия весьма существенно факторы подразделить на зависящие и не зависящие от него, причем независящими следует считать те, на которые предприятие не имело возможности повлиять.

Кроме того, факторы следует систематизировать и группировать по однородным признакам, это делает яснее направление и характер их действия.

Выявление различных факторов, обусловивших результаты деятельности предприятия, органически связано с анализом резервов. Дело в том, что выявленные при анализе возможности усиления влияния положительных факторов и ограничения или исключения влияния отрицательных факторов означают не что иное, как резервы предприятия, которые надлежит использовать в его дальнейшей работе.

Резервы производства - это объективные возможности улучшения хозяйственной деятельности предприятия: увеличения объема перевозок, улучшения их организации при относительно меньших затратах средств, при более быстрой их оборачиваемости. Резервами являются также непроизводительные затраты и потери, ликвидация которых улучшает технико-экономические показатели работы предприятия. Кроме того, в деятельности предприятия бывают хозяйственные операции, не предусмотренные планом. Анализ этих операций с целью определения их необходимости, целесообразности и эффективности может вскрыть дополнительные резервы укрепления экономики предприятия.

Внутренние производственные резервы по характеру их использования делятся на текущие и перспективные.

К текущим относятся резервы, которые можно реализовать в текущем и ближайшем плановом периоде (месяц, квартал, год) без значительных капитальных вложений в условиях действующей технологии производства и рационального использования имеющихся ресурсов (внедрение технически обоснованных норм, сокращение непроизводительных простоев, улучшение производственной технологии и т.д.).

Перспективными являются такие резервы, которые требуют капитальных вложений и значительного времени на подготовительные работы (сооружение производственных зданий, приобретение дорогостоящего оборудования и подвижного состава и т.д.).

Наиболее полное выявление резервов производства - основная задача анализа производственной деятельности.

Анализ производственной деятельности предприятия охватывает:

изучение показателей работы в их динамике с учетом взаимосвязи отдельных сторон деятельности;

оценку влияния отдельных факторов на итоги выполнения плана;

выявление, изучение и разграничение причин отклонения от плана, зависящих и не зависящих от предприятия;

определение эффективности работы предприятия, включая характеристику использования производственных мощностей, материальных фондов и трудовых ресурсов;

разработку плана организационно-технических мероприятий по использованию выявленных резервов с целью дальнейшего совершенствования производства.

Анализ должен быть конкретным, систематическим и объективным.

Конкретность заключается в глубоком изучении данных учета, отчетности и материалов первичной документации, отражающих выполнение плана предприятия за анализируемый период по всем показателям.

Систематичность означает, что он проводится регулярно как по предприятию в целом, так и отдельным его производственным участкам.

Объективность обеспечивается правильным отбором материала, всесторонним и беспристрастным его изучением.

Технико-экономический анализ работы предприятия по охвату времени, по повторяемости может быть оперативным (текущим, повседневным), периодическим и разовым.

По содержанию анализ может быть общим и частичным. Общий - предполагает изучение всех сторон деятельности предприятия и его подразделений, его задачей является оценка работы всего коллектива, определение возможностей развития и совершенствования производства.

Задачи частичного анализа более ограниченные - это изучение отдельных сторон деятельности предприятия, отдельных затрат, отдельных технических и организационных вопросов с целью выявления резервов.

Анализ производственно-экономической деятельности тесно связан с организацией и планированием перевозок, а также с техническим обслуживанием и ремонтом подвижного состава. Чтобы грамотно анализировать работу предприятия, надо хорошо знать организацию производства, методы рациональной организации перевозочного процесса, показатели, характеризующие работу автотранспортного предприятия, методику их планирования.

Для качественного и своевременного выполнения перевозок пассажиров и грузов требуется подвижной состав, находящийся в технически исправном состоянии.

Знание организации и технологии технического обслуживания и ремонта подвижного состава позволяет изыскивать возможности сокращения простоев автомобилей, тягачей, полуприцепов и прицепов в техническом обслуживании и ремонте, улучшать организацию работы этого производственного сектора с целью повышения качества технического обслуживания и ремонта подвижного состава.

Все это не может не сказаться на таких показателях работы всего автотранспортного предприятия, как объем перевозок и грузооборот, производительность труда, себестоимость перевозок, рентабельность.

Анализ связан со статистикой и бухгалтерским учетом. Для комплексного изучения всех сторон производственно-экономической деятельности используют данные как статистического, так и бухгалтерского учета, а также выборочных наблюдений. Кроме того, необходимо располагать основами знаний теории группировок, методики расчета средних и относительных показателей, индексов, принципов построения таблиц и графиков.

2.1 Основные материалы, используемые при анализе

Важное значение для улучшения работы автотранспортного предприятия (АТП) имеет анализ его производственной деятельности. Производственная деятельность АТП складывается из множества одновременно или последовательно выполняемых операций, которые вызывают изменение отдельных показателей работы и определяют результаты деятельности. Отразить все стороны работы предприятия можно лишь в том случае, если все хозяйственные операции будут в определенном порядке зарегистрированы. Это достигается посредством составления первичных документов, являющихся основой учета. Достоверность данных учета зависит от качества и своевременности составления первичных документов.

Документация позволяет организовать постоянное наблюдение и контроль за выполнением плановых заданий и обязательств, принятых коллективами и отдельными исполнителями.

При помощи учетных документов устанавливается ответственность исполнителей за порученную им работу и материально-ответственных лиц за переданные им хозяйственные ценности.

На предприятии учет имеет различные практические цели. В зависимости от этих целей и применяемых методов различают три вида учета: оперативный, статистический и бухгалтерский. При анализе используют данные всех трех видов учета.

Оперативный учет заключается в регистрации и последующей обработке данных, необходимых для контроля за выполнением плана и руководства перевозками.

Статистический учет применяется в основном для установления зависимости между массовыми, повторяющимися явлениями. Этот вид учета дает возможность аналитику выявить причины изменений в развитии изучаемых явлений.

Примером статистического учета может служить учет использования подвижного состава и оборудования производственных мастерских, учет производительности труда, численности персонала и т.п.

В данных бухгалтерского учета находит свое отражение непрерывный кругооборот средств, которым сопровождается расширенное воспроизводство.

По данным этого учета аналитик может контролировать ход выполнения плана и выявлять наиболее рациональные пути использования средств, предоставленных в распоряжение автотранспортного предприятия.

Для использования сведений всех видов учета в целях контроля и анализа каждое должностное лицо, в обязанность которого входит учет отдельных производственных операций, должно знать порядок учета и использования получаемых данных.

Кроме данных различных видов учета, для анализа используются плановые и отчетные данные (за анализируемый период, предыдущие отчетные периоды, других однотипных предприятий), а также могут быть привлечены и различные внеучетные материалы: данные хронометража, статьи и заметки в периодической печати, протоколы производственных совещаний, переписка предприятия с другими учреждениями и предприятиями и т.п. Сведения внеучетного характера отражают обычно отдельные стороны или отдельные факты деятельности. Значение внеучетных данных состоит в том, что они, сигнализируя об отдельных фактах, указывают целесообразный путь анализа и нередко служат материалом для более глубокого изучения деятельности предприятия.

Источники сведений, необходимых для анализа работы предприятия, могут быть представлены в виде схемы (рис.2.1.).

Наиболее удобная и целесообразная последовательность использования различных материалов при анализе работы предприятия следующая. Вначале изучают данные отчетности. При дальнейшем более детальном анализе привлекают также сведения первичного учета, которые нельзя получить непосредственно из отчетности. По ходу анализа могут использоваться и внеучетные данные.

При этом в общей массе используемых сведений преобладают данные учета.

Анализ на основе всех учетных и внеучетных данных осуществляется непосредственно на предприятии.

Аналитическая работа на предприятии не должна ограничиваться изучением только годовых отчетов. Это ослабило бы действенность анализа, не дало бы возможности своевременно предупреждать и устранять возникающие в течение года затруднения и недостатки в работе. Большое значение имеет поэтому анализ текущей отчетности, к которой зачастую необходимо прибегать и при рассмотрении годовых отчетов для более глубокого изучения тех или иных причин, повлиявших на выполнение плана в течение года.

Анализ производственной деятельности только тогда может быть эффективным средством руководства работой предприятия, когда все данные учета, а следовательно, и отчетные данные достоверны, т.е. объективно отражают состояние дел.

2.2 Подготовка материалов для анализа

Выполнение анализа производственной деятельности автотранспортного предприятия требует предварительной работы по подготовке соответствующих материалов, заключающейся в отборе необходимых сведений, их проверке и обработке.

Это необходимо для того, чтобы выводы из анализа основывались на бесспорных выверенных показателях.

Отбор показателей определяется характером и целями анализа: при полном анализе - данными за рассматриваемый период, при частичном - конкретными задачами анализа. Кроме того, выбор показателей зависит от того, кем выполняется анализ - самим предприятием или вышестоящими организациями.

Подбор аналитического материала, разумеется, нельзя рассматривать как разовую законченную операцию. Наоборот, в процессе обработки цифрового материала и анализа неоднократно возникает потребность в дополнительных сведениях, но основные материалы о производственной деятельности должны быть отобраны и проверены до начала анализа.

При анализе работы предприятия необходимо отбирать основные технико-экономические показатели по месяцам и кварталам отчетного и предшествующего года или ряда лет. Это важно для выявления динамики показателей и суждения о темпах роста и качественных сдвигах в работе предприятия.

При отборе материалов необходимо выделить из общей массы данных наиболее существенные, которые в исследуемом вопросе являются основными, решающими, и на них сосредоточить внимание.

Отобранные материалы затем проверяют. Проверка по своему содержанию и характеру делится на техническую проверку и проверку доброкачественности.

Техническая проверка включает проверку:

оформления отчета (наличие установленных таблиц отчета и полноты их заполнения, объяснительной записки, подписей соответствующих должностных лиц);

арифметических подсчетов и итогов (счетная проверка);

согласованности показателей, повторяющихся в различных таблицах отчета;

правильности оценки статей бухгалтерского баланса.

Наряду с технической проверкой выясняют также доброкачественность привлекаемых для анализа материалов и тем самым устанавливают возможность их использования в предстоящей работе.

Проверка доброкачественности материала должна выяснить, насколько объективно эти материалы отражают ход производственного процесса за анализируемый период. Проверке подлежат не только учетные и отчетные материалы, но и плановые.

Проверка используемых при анализе материалов должна касаться не только правильности отчетных и плановых данных, но и методологии их исчисления, влияющей на содержание и величину показателей.

Например, в практике работы автотранспортных предприятий очень часто коэффициент использования грузоподъемности y не рассчитывают с учетом видов грузов и типа подвижного состава, используемого для их перевозки, а берут среднее его значение по тарифному справочнику. Этим самым допускается значительная неточность в планировании и анализе. Во-первых, следует твердо помнить, что класс того или иного груза определен по величине коэффициента использования грузоподъемности, а не наоборот. И, во-вторых, например, к грузам второго класса относятся все грузы, характеризующиеся коэффициентом использования грузоподъемности от 0,99 до 0,71 (среднее значение 0,8), к третьему классу от 0,7 до 0,51 (среднее значение 0,6) и т.д. и далеко небезразлично для плана взять y=0,99 или y=0,8.

Между грузооборотом, объемом перевозок и коэффициентом использования грузоподъемности существует прямо пропорциональная зависимость. Если по расчету с учетом конкретных условий перевозок y=0,99, а запланировали по классу груза y=0,8, то на 23,75% {0,99/0,8 (100-100)} снизили показатели в тоннах и тонно-километрах, и наоборот, если по расчету получили y=0,8, а использовали при планировании y=0,99, то завысили показатели по тоннам и тонно-километрам на 19,2% {0,8/0,99 (100-100)}.

После отбора и проверки исходные для анализа данные обрабатывают. Обработку материалов целесообразно проводить по следующим направлениям.

1. Пересчет абсолютных показателей в относительные величины и условные измерители. При анализе широко пользуются различного рода относительными величинами, главным образом процентами и коэффициентами.

Проценты применяются не только для характеристики выполнения плана, но и для изучения внутренней структуры обобщающих показателей (например, фонда заработной платы, себестоимости, состава автопарка и др.) и происходящих в них структурных сдвигах, а также определения рентабельности работы предприятий и т.п.

При анализе работы предприятия широко используются также коэффициенты для определения достигнутого уровня на каком-либо участке деятельности предприятия. При помощи коэффициентов устанавливают, например, степень использования подвижного состава по времени, степень использования: грузоподъемности автомобилей, вместимости автобусов, пробега подвижного состава, сменяемость пассажиров на маршруте, оборачиваемость оборотных средств, а также текучесть и оборот рабочей силы и т.д.

Наряду с процентами и коэффициентами рассчитывают индексы, которые дают возможность изучить темпы роста и динамику ряда важных показателей, например, объема перевозок грузов и пассажиров, грузооборота, пассажирооборота, платных километров пробега, производительности труда, средней заработной платы и т.п.

2. Группировка показателей - один из основных статистических методов, при помощи которого сложные явления, отличающиеся многообразием форм, расчленяются на характерные типы, группы и подгруппы. В результате подобной группировки обеспечивается возможность наиболее правильной оценки полученных цифровых данных.

При анализе производственной деятельности АТП применяются различные группировки, например: группировка автомобилей по их пробегу с начала эксплуатации в целом по парку и по моделям, что позволяет судить об общем техническом состоянии автомобилей; группировка водителей и ремонтных рабочих по степени выполнения норм выработки; группировка эксплутационных показателей по степени их влияния на производительность автомобилей и себестоимость перевозки; группировка расходов при калькуляции себестоимости и т.д.

3. Выведение средних величин. Средние величины необходимы в анализе для обобщающей характеристики плановых и отчетных показателей, относящихся к массовым качественно однородным совокупностям.

Вообще под средней величиной понимается обобщенное значение качественно однородных, но количественно отличающихся друг от друга величин, характеризующих определенное явление.

Средние величины играют важную роль в экономических исследованиях и оценках. Это видно, например, из того, что средние затраты труда входят в определенные стоимости; при определении амортизации исходят из среднего срока службы данного вида оборудования и т.п.

При планировании средних показателей по предприятию и анализе производственной деятельности используют в основном средневзвешенные арифметические величины.

При анализе производственной деятельности следует иметь в виду, что часть плановых и отчетных показателей уже содержит исчисленные средние величины (производительность одного ходового и списочного автомобиля, себестоимость 1 ткм и т.д.).

Но значительное количество средних величин приходится рассчитывать особенно при анализе выполнения плана по техническому обслуживанию и ремонту автомобилей, плана по труду и заработной плате и других разделов трансфинплана.

4. Систематизация и обобщение данных. Систематизируют и обобщают данные в форме различных аналитических таблиц и графиков.

2.3 Организация аналитической работы

Анализ работы предприятия в целом или отдельных его участков, колонн, отделов, цехов проводится обычно за разные отрезки времени: сутки, декаду, месяц, квартал, год.

Чем короче рассматриваемый период, тем анализ оперативнее, ближе к текущим задачам руководства предприятия, но более поверхностный, так как лишен тех возможностей, которые дает анализ производственной деятельности за более длительный период времени.

Когда имеется развернутый отчет, можно сопоставить большее количество показателей, следовательно, можно сделать более обоснованные выводы.

Одним из основных видов анализа производственной деятельности АТП является текущий анализ, который должен проводиться регулярно, по возможности ежедневно, на диспетчерских совещаниях. Текущий анализ ставит своей целью обеспечить ритмичную работу предприятия и проводится по небольшому кругу показателей. Поэтому наряду с повседневным анализом работы на каждом предприятии должен осуществляться всесторонний глубокий анализ деятельности за месяц, квартал, год. Углубленный анализ производственной деятельности не является функцией только плановых работников и экономистов или работников какого-либо одного отдела предприятия.

В процессе анализа производственной деятельности нередко возникает необходимость в квалифицированной оценке работы предприятия с технической и организационно-производственной стороны, в оценке степени использования имеющихся мощностей, обоснованности и полноты плана организационно-технических мероприятий, эффективности их внедрения и т.д. Иногда оказывается необходимым с точки зрения достижений науки и передового опыта работы подвергнуть критическому рассмотрению методы организации перевозок, технического обслуживания и ремонта автомобилей и другие вопросы.

Цель такого углубленного анализа - определить влияние данных факторов на экономические показатели (производительность труда, снижение себестоимости, рентабельность), использование новой техники, усовершенствование технологии и организации труда. Поэтому в работе по анализу, осуществляемой непосредственно на предприятии, должны принимать участие наряду с экономистами инженеры, технологи, организаторы производства, передовые рабочие. Детальный анализ работы предприятия направлен на изучение взаимодействия технических, технологических, организационных и экономических факторов в процессе выполнения плана.

Однако инженеры-экономисты и техники-экономисты играют в аналитической работе ведущую роль, так как они на основе рассмотрения отчетности дают вначале общее направление аналитической работе, а затем обобщают ее результаты.

Организация аналитической работы складывается из следующих этапов.

Для проведения анализа до начала работ должна быть составлена программа, предусматривающая круг подлежащих изучению вопросов, сроки проведения анализа и распределение аналитической работы между привлекаемыми к ней работниками.

Однако нет надобности составлять план анализа, который выполняется систематически (ежедневно, подекадно). Для этих целей следует разработать определенную систему показателей, которые должны быть стержнем аналитической работы как всего предприятия, так и отдельных его подразделений.

Наличие такой системы показателей значительно упрощает и ускоряет процесс подготовки материалов для анализа, так как плановый отдел предприятия, обычно выполняющий эту работу, заранее знает, какие показатели требуются за данный период, и, кроме того, располагают соответствующими сведениями для сопоставления за предыдущий период. Иногда для углубленного анализа привлекают дополнительные материалы.

Для организации правильного анализа важна определенная последовательность в изучении всех вопросов, связанных с работой предприятия.

На автотранспортных предприятиях анализ производственно-экономической деятельности целесообразно проводить в последовательности, указанной на рис.2.2.



Анализ обычно начинается с рассмотрения отчетности, что дает возможность установить степень выполнения плана по основным показателям и характер отклонений от плана.

Производственная деятельность предприятия представляет собой сложный, многосторонний предмет изучения, находящийся в состоянии непрерывного изменения и развития. Поэтому первоначальная оценка работы предприятия должна основываться на общих итогах выполнения плана.

Необходимость начинать анализ с общей оценки выполнения плана диктуется также обширностью плановых и отчетных материалов, наличием в них большого количества разнообразных данных. Чтобы выяснить, какие вопросы заслуживают более подробного анализа, следует вначале исходить из общей оценки выполнения плана.

Так, анализ выполнения плана по перевозкам нужно начинать с итоговых показателей - объема перевозок и грузооборота, а затем по мере необходимости обращаться к другим данным, характеризующим с разных сторон деятельность предприятия. Дальнейший анализ потребует детализации достигнутых результатов по времени и месту их возникновения.

Необходимо анализировать не только результаты выполнения плана за определенный период (год, квартал, месяц), но и ход выполнения планового задания по кварталам, месяцам, декадам, так как может оказаться, что при выполнении плана в целом, например, за год за более короткие промежутки времени перевозки могли осуществляться неравномерно. Анализ хода выполнения плана дает возможность охарактеризовать ритмичность работы предприятия.

В процессе анализа следует проверить выполнение мероприятий, намеченных ранее в результате предшествующего анализа и отраженных, как правило, в плане организационно-технических мероприятий.

Содержание аналитической работы, проводимой на автотранспортных предприятиях, значительно отличается от анализа, выполняемого в транспортных управлениях. На автотранспортных предприятиях имеется возможность использования для анализа всей оперативной отчетности, данных первичного учета, эксплутационных показателей. Поэтому анализ работы автотранспортных предприятий должен быть исчерпывающим, в нем полностью могут быть раскрыты причины отклонения от плана по любому показателю.

Основной задачей при этом является оценка выполнения плана и сопоставление результатов работы с отчетными данными за предыдущее время.

В управлениях анализ проводится на основе отчетности, получаемой с предприятий. Дополнительным материалом служат данные обследований и бухгалтерских ревизий. Здесь наряду с оценкой выполнения плана большое значение придается сравнительному анализу (сопоставляется работа различных автотранспортных предприятий не только за отчетный период, но и в динамике за несколько лет).

Следует иметь в виду, что показатели работы различных автотранспортных предприятий являются сравнимыми только в тех случаях, когда условия их работы сопоставимы.

2.4 Оформление результатов анализа

Выводы о результатах работы предприятия оформляют в виде пояснительной записки.

В ходе анализа должны быть выявлены, а в пояснительной записке отражены конкретные причины, определяющие тот или иной результат работы.

Содержание пояснительной записки определяется программой анализа. Обязательным условием, которое должно при этом соблюдаться, является четкое, объективное, обоснованное показателями учета и отчетности и другими бесспорными документальными данными освещение всех вопросов, предусмотренных программой анализа.

Аналитическую записку обычно начинают с общей характеристики выполнения плана. Затем определяют факторы, повлиявшие на те или иные отклонения от запланированных показателей.

Всем расчетам в записке придают форму таблиц, которые помещают в тексте или дают в виде приложения. Эти таблицы обычно строят таким образом, чтобы в них отражался плановый и фактический уровень анализируемых показателей, величина отклонения фактического исполнения от плана как в целом, так и по отдельным причинам, влиявшим на выполнение плана по данным показателям.

Рассмотрение аналитических таблиц начинается с итогов. Лишь после того, как сделаны общие выводы на основе сопоставления итогов таблицы, переходят к изучению отдельных показателей.

Особое внимание в пояснительной записке должно уделяться подсчету выявленных в процессе анализа неиспользованных внутрихозяйственных резервов, а также конкретным предложениям по улучшению работы предприятия. Обычно эти предложения служат исходным материалом для составления плана организационно-технических мероприятий на ближайший период.

Результаты анализа, излагаемые в пояснительной записке, чередуются с таблицами, графиками и диаграммами (рис.2.3.,2.4,2.5.), иллюстрирующими и подтверждающими текст анализа, и расчетами, обосновывающими выводы по результатам анализа.



3. Информационное обеспечение предприятия ГОАО ТП «Уголь»

3.1 Техническая поддержка информационной среды предприятия

Информационная среда предприятия обычно включает в себя ряд основных компонентов. Центральное место в этой системе занимает персональный компьютер, который благодаря своей универсальности способен выполнять самые разнообразные задачи: хранение информации, ее обработку, резервное копирование, обеспечение связи между сетевыми объектами, выполнять функции сервера печати, файлового сервера и т.д. Конечно ПК отличаются между собой по быстродействию, объему устройств хранения информации, поэтому существует определенная классификация этих устройств. В моем случае интерес представляет профессиональный класс устройств и офисный вариант ПК.

Профессиональные ПК предназначены для автоматизации труда инженеров и научных работников у САПР и автоматизированных системах научных исследований. Часто имеют высокие характеристики основных устройств и необходимый набор высококлассных специализированных устройств (например очень большой монитор, графопостроитель, профессиональный сканер, цифровую камеру и др.) .

Офисные ПК ориентированны на автоматизацию конторского труда : составление, редактирование и оформление текстов; ведение баз данных; деловую переписку, выполнение табличных вычислений; работу с графической информацией. Имеют характеристику не ниже средних и соответствующую комплектацию (принтеры, модемы, сетевые карты, сканеры и др.).

На предприятии применяются в основном офисные ПК, так как они по своим характеристикам наиболее подходят для ведения документации и других видов работ на предприятии. Но в планах развития предприятия - расширение информационной среды, за счет внедрения в существующую систему персональных компьютеров большой производительности.

Решением задач управления на предприятии занимается аппарат управления. Техническая оснащенность основных отделов аппарата управления улучшается с каждым годом благодаря поддержке руководства головного предприятия. На сегодняшний день в специально выделенном помещении установлены персональные компьютеры: 1 компьютер 486DX4-100, 2 компьютера PENTIUM-75, 3 компьютера PENTIUM-100, 2 компьютера PENTIUM-133, PENTIUM-277 принтеры: Epson LX-1050+ - 3 шт., ROBOTRON K6314- 3 шт.

На предприятии компьютеризированы диспетчерские службы всех автоколонн (А/к) которые выполняют следующие задачи:

ежедневный ввод, контроль и обсчет п/листов;

ежедневная печать реестров;

ежемесячные отчеты по топливу;

ежемесячные отчеты по топливу для арендных машин;

ежемесячная сверка топлива с заправкой;

ежемесячный отчет по пробегам для техотдела и бухгалтерии;

ежемесячный отчеты для планово-экономического отдела

форма 2 ТР: по колоннам (по автомобилям, аренде ,сводный, прицепам, общий(для а/к N 3,4 отдельно по видам работы автомобилей - сдельные и почасовые))

Служба маркетинга работает с программным обеспечением:

ежедневный учет авто услуг;

ежемесячный обсчет авто услуг "Формирование и печать реестров к счетам на оказание транспортных услуг по предприятиям;

ежемесячный отчет по оказанию услуг и учета объема выполненных работ в целом по предприятию (по заказчикам, колоннам, видам транспорта и коду груза);

ежемесячный отчет по оказанию услуг и учета объема выполненных работ в целом по предприятию по арендованному

транспорту(по видам работ, колоннам, по автомобилям, общий);

ежемесячный расчет и печать тарифов по каждому типу и виду транспорта для планово-экономического отдела;

ежемесячный расчет и печать тарифов по каждому типу и виду транспорта для отдела эксплуатации;

ежемесячный отчет по численности трудящихся для планово-экономического отдела;

ежемесячное ведение главной книги для бухгалтерии;

по требованию формирование и печать форм 30,31,17 для расчетного сектора;

ежемесячный отчет для отдела кадров;

перерасчет оказанных услуг при изменении калькуляции;

ежегодно сверка и печать данных для прохождения техосмотра для техотдела;

ежегодно сверка и печать базы данных автомобилей, находящихся на балансе предприятия для службы безопасности движения;

ежемесячные отчеты с накоплением с начала года по колоннам и в целом по предприятию (по автомобилям, аренде, сводный, прицепам, общий (для а/к N 3,4 отдельно по видам работы автомобилей - сдельные и почасовые)).

В перспективных планах развития информационной среды предприятия заложено комплексное программное обеспечение бухгалтерского учета.

На предприятии функционирует локальная сеть на основе Windows'98.

Все программное обеспечение находится под контролем и по требованию служб предприятия корректируется.

Структурными элементами технического обеспечения являются также методические и руководящие материалы, техническая документация и обслуживающий персонал. По ряду специфических особенностей автотранспортное предприятие может быть отнесено к числу особо сложных производств. Производственный цикл ремонта машин, состав основного и вспомогательного производства и их функции существенно отличается от производства новых машин.

...