Главная Коллекция "Revolution" Экономика и экономическая теория Определение основных направлений совершенствования информационного обеспечения управления (на примере ОАО "Минсремстрой")

Определение основных направлений совершенствования информационного обеспечения управления (на примере ОАО "Минсремстрой")

Теоретические аспекты изучения управления информационных ресурсов. Характеристика роли оповещения в системе руководства компанией и качества её работы. Особенность проведения анализа документооборота предприятия. Суть организации уведомительных потоков.

Рубрика Экономика и экономическая теория
Вид курсовая работа
Язык русский
Дата добавления 16.06.2014
Размер файла 60,7 K
рефераты на заказ со скидкой

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Страница:

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИЗУЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫМИ РЕСУРСАМИ

1.1 Ресурсы управления. Информация как ресурс

1.2 Роль информационных ресурсов в системе управления компанией

2. АНАЛИЗ УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫМИ РЕСУРСАМИ В ОАО «МИНСРЕМСТРОЙ»

2.1 Общая характеристика деятельности ОАО «МИНСРЕМСТРОЙ»

2.2 Анализ информационных ресурсов ОАО «МИНСРЕМСТРОЙ”

3. МЕРОПРИЯТИЯ ПО ПОВЫШЕНИЮЭФФЕКТНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫМИ РЕСУРСАМИ ООО «МИНСКРЕМСТРОЙ»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Для развития любого человеческого общества необходимы материальные, инструментальные, энергетические и информационные ресурсы. Настоящее время - это период, характеризующийся небывалым ростом объема информационных потоков. Информация - являются решающим фактором, определяющим развитие технологии и ресурсов в целом. Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности, полноте информации, без которой немыслима эффективная маркетинговая, финансово-кредитная, инвестиционная деятельность.

Информация была и остается важнейшим ресурсом человечества, основой поступательного движения вперед всего общества. Информационные технологии, несмотря на современное звучание термина, имеют давнюю историю и их заслуженно можно отнести к древнейшим. Без умения получать, хранить, обрабатывать, передавать необходимые сведения, немыслим ни один вид деятельности. И чем динамичнее эпоха, сложнее задачи, решаемые обществом, тем более высокие требования предъявляются к скорости и качеству информационного обеспечения.

В современных условиях хозяйствования успешное ведение бизнеса зависит от ряда факторов, одним из которых является управление, обеспечивающее функционирование всех сфер деятельности путем целенаправленного воздействия, согласующего совместный труд людей.

В условиях глубоких качественных преобразований и всей системы общественных отношений проблема эффективности менеджмента приобретает особую актуальность и остроту. Она органически связана с ключевыми народнохозяйственными задачами и является частью проблемы эффективности экономики. В рыночных условиях повышаются требования к динамизму системы менеджмента. При этом повышается степень необходимости гибкости, маневренности, предприимчивости, а, следовательно, и альтернативности управленческой деятельности.

Эффективность характерна не для всякого взаимодействия, а лишь для целенаправленного, поэтому данная категория носит управленческий характер и отражает, прежде всего, степень достижения преследуемых целей ограничение каждой модели организации и разные концепции систем управления предопределяют специфический подход к определению и измерению эффективности работы организации.

Объектом исследования курсовой работы является ОАО «МИНСРЕМСТРОЙ»

Предмет - процесс управления информационными ресурсами в ОАО «МИНСРЕМСТРОЙ»

Цель работы - определение основных направлений совершенствования информационного обеспечения управления в ОАО «МИНСРЕМСТРОЙ»

Для достижения цели поставлены следующие задачи:

- изучить теоретические аспекты изучения управления информационными ресурсами организации

- проанализировать управление производственными ресурсами в ОАО «МИНСРЕМСТРОЙ»

- предложить мероприятия по управлению информационными ресурсами организации.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИЗУЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫМИ РЕСУРСАМИ

1.1 Ресурсы управления. Информация как ресурс

Менеджер использует ресурсы для осуществления своих целей так же, как гончар использует глину для изготовления горшка. Под ресурсами принято понимать запасы или источники, необходимые для производства чего-либо или для деятельности людей [1, c.66].

Выделяют четыре типа ресурсов:

Трудовые ресурсы - это работники, необходимые для выполнения работ. От целей, которые ставит перед собой менеджер, зависит, каких специалистов или рабочих он себе подберет.

Финансовые ресурсы - это деньги, ценные бумаги, векселя, являющиеся средством обмена, особый ресурс, наделенный свойством всеобщего эквивалента. В менеджменте используется для достижения целей путем получения инвестиций, субсидий, кредитов и ссуд, а также дохода и прибыли. В качестве важного способа получения финансовых ресурсов является фандрэйзинг (в буквальном смысле "добывание", "выпрашивание" денег). Финансовые ресурсы используются для осуществления раз личных платежей поставщикам, бюджету, служат в качестве основного способа вознаграждения работников организации.

Финансовые ресурсы размещаются на расчетном, валютном и других счетах в учреждении банка, денежные средства - в кассе учреждения.

Информационные ресурсы - это все данные, которые в процессе менеджмента включаются для выполнения работ. Например, для того, что бы работникам дать указания о режиме работы, директор предварительно может собрать данные о потоке посетителей в раз личные интервалы времени суток.

Информация как вид ресурсов имеет особенности, существенно отличающие её от других видов ресурсов. Она, во-первых, является продуктом человеческого труда, но в отличие от других продуктов, не является объектом купли-продажи. Информация - категория нематериальная, и продается не она сама, а право на её использование. Информация - это смысл, который человек приписывает фактам, идеям, сведениям, представленным в знаковой (символьной) форме, позволяющей производить их передачу, обработку и интерпретацию. Такое понимание информации соответствует и этимологии обозначающего её слова. От сюда следует, что если данные воспринимаются и интерпретируются человеком, то они становятся для него информацией, т. е. из "информации в себе" превращаются в "информацию для нас". По этому информация - это потенциальное свойство данных, которое может быть реализовано одним воспринимающим человеком и не реализовано Другим, не обладающим необходимым запасом знаний [8, c.128].

Во-вторых, информация является дополнением и даже заменяет два других базисных ресурса - материальные и энергетические. Информатизация общества привела к формированию информационной индустрии, что способствовало, например, в Японии, где особенно ценятся знания и информация, замене скудных природных ресурсов наукоёмкими производствами и безотходными технологиями, для которых требуется всё меньше мате риалов и энергии и всё больше знаний, информации и умений-

В-третьих, информация как вид ресурсов не расходуется при её потреблении и не отчуждается от её носителя при обмене или передаче. Сохраняемость информации при потреблении является одним из важнейших её свойств и объясняет во многом то, что она сохраняет потребительские свойства неограниченное время.

В-четвёртых, информация не тождественна своему материальному носителю, поэтому она может быть использована неограниченное число раз, её можно размножить и одновременно использовать в разных местах для решения разных задач.

В-пятых, информация может быть синтезирована на основе ряда данных, приведенных в раз личных источниках. Поэтому при принятии решений поиск данных сопровождается постоянной корректировкой содержания запроса, ибо хотя информации казалось бы, и много, но она не содержит конкретного ответа на запрос, и решение принимается путём постепенного приближения собственного представления о ситуации к состоянию сведений, характеризующих данное информационное пространство. Это свойство постоянного обобщения и преобразования информации делает её не только важным, но и практически неисчерпаемым ресурсом для любой организации.

В-шестых, информация может иметь разную ценность для разных потребителей, действующих в разных ситуациях и сферах деятельности, и более того - даже в одних и тех же ситуациях использования.

В-седьмых, информация служит базой научных, патентно-информационных и маркетинговых исследований, основой изобретательской деятельности и научного творчества, опытно-конструкторских разработок, производства и сбыта продукции, включена в них как важнейшая составляющая, которая, как кровеносная система организма, связывает все отдельные направления деятельности внутри организации и определяет сё инновационное развитие. Кроме того, она является средством ин формирования о товарах и их продвижения, воздействуя на спрос и доведение потребителей на рынке, на сбыт товаров, а также выполняет роль пря мой и обратной связи с другими организациями. Наконец, информация является важнейшим средством образования и особенно самообразования и переподготовки специалистов любых профессий и специальностей.[3.,с.234]

1.2 Роль информационных ресурсов в системе управления компанией

Ускорение научно-технического прогресса предъявляют все более высокие требования к информационному обеспечению управления. Эффективность этого вида деятельности, ставящего своей целью подготовку и обоснование управленческих решений, во многом определяет эффективность управления в целом.

Переход к рыночной экономике требует новых подходов к управлению: на первый план выходят экономические, рыночные критерии эффективности, повышаются требования к гибкости. Научно-технический прогресс и динамика внешней среды заставляют современные предприятия превращаться во все более сложные системы, для которых необходимы новые методы для обеспечения управляемости.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно - вычислительной техники и других технических средств.

Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов.

Переход Беларуси к устойчивому, безопасному, конкурентоспособному экономическому росту возможен путем рационального управления информационными ресурсами как способом обеспечения эффективной деятельности предприятия. Создание информационных механизмов становится актуальным, когда информация и знания трактуются как важнейший и редкий ресурс, как элемент экономического потенциала хозяйственной системы, который должен эффективно использоваться для достижения ее конкретных целей. В этой связи становится необходимым решение ряда актуальных задач, разработка теоретических и практических основ управления информационными ресурсами, создание типовых моделей информационных систем для предприятия.

Произошедшие в последние годы структурные, имущественные, правовые изменения в отечественной промышленности, неизмеримо возросшие требования потребителей с неизбежностью вызывают совершенно новое отношение к информационным ресурсам управления, представленным различными сведениями научно-технического, конъюнктурно-коммерческого, экономического и социального характера.

От качества работы информационных служб существенно зависят уровень и качество самого управления. Вследствие вышеизложенного, возникает необходимость рационализации отработанных методов поиска и хранения информации с разработкой совершенно новых приемов, режимов и методик оценки, анализа и оптимизации информационных потоков внутри предприятия.

Информация - (от латинского «information» - разъяснение, изложение), первоначально - сведения, передаваемые письменным или другим способом с помощью условных сигналов, технических средств и т.д., с середины 20 века общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом [18, с.5].

Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри фирмы и ее окружения, которые служат основой принятия управленческих решений [13, c.55].Таким образом, в современных трактовках информация выступает как совокупность знаний, сведений и связей между ними. Превращение информации в ресурс, наряду с энергетическими, финансовыми и другими, позволяет определить ее как непосредственный продукт деятельности наиболее квалифицированной и творческой части населения [15 с.89].

Информационные ресурсы - это интегральное понятие, включающее в себя полную совокупность сведений, формируемых в процессе жизнедеятельности в целом.

С другой стороны, информационные ресурсы - это отдельные документы и массивы документов в информационных системах.В течение всей предшествующей истории развития человеческой цивилизации основным предметом труда оставались материальные объекты. Деятельность за пределами материального производства и обслуживания относилась к категории непроизводительных затрат. Экономическая мощь государства измерялась его материальными ресурсами.

Еще в конце 70-х годов председатель программы по формированию политики в области информационных ресурсов А. Оеттингер писал, что «наступает время, когда информация становится таким же основным ресурсом, как материалы и энергия, и, следовательно, по отношению к этому ресурсу должны быть сформулированы те же критические вопросы: кто им владеет, кто в нем заинтересован, насколько он доступен и насколько возможно его коммерческое использование?» [12, с.88]. Президент Академии наук США Ф.Хендлер сформулировал эту мысль следующим образом: «Наша экономика основана не на естественных ресурсах, а на умах и на применении научного знания. В настоящее время идет борьба за контроль над наиболее ценными из всех, известных до настоящего времени ресурсов - национальными информационными ресурсами» [15,c.5] Термин «информационные ресурсы» стал широко использоваться в научной литературе после публикации известной монографии Г. Р. Громова «Национальные информационные ресурсы проблемы промышленной эксплуатации». Сейчас он еще не имеет однозначного толкования, несмотря на то, что это понятие является одним из ключевых в проблеме информатизации общества. Поэтому важной является проблема понимания сущности информационного ресурса как формы представления данных и знаний, его роли в социальных процессах, а также закономерностей формирования, преобразования и распространения различных видов информационных ресурсов общества. Информационный потенциал становится таким же важным экономическим и социальным фактором развития, как энергетический, промышленный и оборонный потенциал. В понятие информационный потенциал включается не только весь индустриально-технологический комплекс средств информатики той или иной страны, но также и сеть научно-исследовательских, учебных, административных, коммерческих и других организаций и социальных институтов, деятельность которых содействует эффективному использованию информационных ресурсов, а также подготовке для этих целей необходимого количества специалистов соответствующего профиля. Активными информационными ресурсами является та часть национальных ресурсов, которую составляет информация, доступная для автоматизированного поиска, хранения и обработки, формализованные и законсервированные на машинных носителях в виде работающих программ профессиональные знания и навыки, тестовые и графические документы, а также любые другие содержательные данные, потенциально доступные на коммерческой основе пользователям национального парка компьютеров. Есть основания предполагать, что отношение объема активных информационных ресурсов к общему объему национальных информационных ресурсов становится одним из существенных экономических показателей, характеризующих эффективность использования этих важнейших информационных ресурсов.

Информация также обладает свойством самоотражения и способностью экстракции знаний из среды для решения и реализации задач хозяйственной деятельности и управления.

Информация является одним из видов ресурсов, необходимых как для процесса принятия решений, так и для определения стратегических, тактических и оперативных задач. Информационные ресурсы - это интегральное понятие, включающее в себя полную совокупность сведений, формируемых в процессе жизнедеятельности в целом. С другой стороны, информационные ресурсы - это отдельные документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, банках данных, других информационных системах) [17, c.32].

На мировом рынке информации принято различать следующие основные сектора, которые также характерны и для Беларусии: сектор деловой информации; сектор информации для специалистов; сектор массовой, потребительской информации.

Предприятию нужна информация из всех 3-х секторов, но успех его деятельности определяется, прежде всего, своевременным использованием деловой информации.

Таким образом, современный информационный рынок по характеру данных можно разделить на несколько основных секторов (сегментов) [12, с.72]:

1. Сектор деловой информации представлен такими видами и источниками, как:

- биржевая и финансовая информация - информация о котировках ценных бумаг, валютных курсах, учетных ставках, рынках поваров и капиталов, инвестициях, ценах. Источниками такой информации являются биржи и обслуживающие их специальные службы биржевой и финансовой информации. Главным фактором, обеспечивающим коммерческую ценность такой информации, являются ее полнота, точность и оперативность;

- экономическая и статистическая информация - числовая экономическая, демографическая и социальная информация. Предоставляется органами управления экономикой и службами статистики (государственными и т.п.) Наряду с такими факторами, обеспечивающими коммерческую ценность информации, как полнота, точность и оперативность, особое значение имеет доступность (не засекреченность) ее потребителю;

- коммерческая информация - адресно-реквизитные данные об отраслях, предприятиях и их ответственных сотрудниках (включая данные о направлениях деятельности, ассортименте выпускаемой продукции, ценах и т.п.). Источники ее - государственные и целый ряд негосударственных организаций. Многие подборки коммерческой информации, предлагаемые на информационном рынке в качестве самостоятельных продуктов, являются вторичной переработкой информации, собираемой различными государственными органами (обычно отвечающими за регистрацию, лицензирование или проверку различных аспектов деятельности предприятий и организаций разных форм собственности).

Главным фактором, определяющим товарную ценность информации, является полнота и точность (адекватность происходящим изменениям) данных; информация по коммерческим предложениям поступает от специализированных фирм информационных торговых посредников. В простейших случаях (например, при исследованиях рынка, не предполагающих в качестве неотъемлемой части немедленной купли-продажи) достаточно только информации о товарах и ценах. В большинстве же коммерчески значимых случаях потенциальных продавцов и покупателей интересуют еще и адресно-реквизитные данные контрагентов, без которых контакт межу ними и, следовательно, сделка просто не состоятся. Сегодня неотъемлемой частью услуг, связанных с предоставлением такой информации, становится возможность немедленного заключения сделки по результатам поиска/отбора данных. Качество этой сопутствующей услуги определяет успех в этом секторе информационного рынка;

- политические, экономические, военные и т. п. новости, интересующие представителей различных социальных групп, в частности, предпринимателей. Главным фактором успеха здесь служит оперативность, точность и достоверность прогнозной составляющей (покупают лишь те прогнозы, которые сбываются).

2. Сектор юридической (нормативной) информации с подразделами по видам законодательных и подзаконных (ведомственных) документов по различным аспектам хозяйственной деятельности:

- общехозяйственные акты (гражданское, арбитражное, налоговое право);

- акты, регламентирующие отдельные виды деятельности (например, внешнеэкономическую, торговую, банковскую, биржевую, лицензирование различных видов деятельности, таможенные проблемы, защита авторских прав и т. п.);

- акты, регламентирующие преобразования прав собственности в переходный период (приватизация средств производства, земли и т.п.);

- нормативные и рекомендующие документы по стандартизации, включая порядок сертификации изделий, проблемы ответственности за несоблюдение стандартов и проблемы, связанные с увеличением спроса на те товары, качество которых сертифицировано надлежащим образом и т.п.

Главные факторы во всех подразделах данного сектора - это: возможность получить не только метаданные (данные о содержании, и местонахождении интересующих потребителя данных, например, библиографию), но и сами тексты соответствующих актов; отслеживание поставщиками данных многочисленных изменений, пополнений к изменениям и поправок к дополнениям; возможность получить сводный документ, в который внесены все действующие модификации документа; отслеживание не только законодательных, но и ведомственных актов, которые не доводятся до сведения тех, кого наказывают за их нарушение.

3. Сектор информации для специалистов (библиография и первоисточники). Отличие ее от деловой и нормативной информации, отвечающей на вопросы: кто, что, где, когда и на каких условиях, состоит в том, что она отвечает на вопросы: зачем, как и что будет, если; и предназначена не для предпринимателей и работников коммерческих служб, а для сотрудников функциональных служб.

4. Сектор социально-бытовой (сервисной) информации предназначен (в отличие от предыдущих видов) обслуживать личностные потребности людей.

5. Сектор технических и программных средств для автоматизации офисной и управленческой деятельности (сбора, обработки и использования данных) вплотную примыкает к четырем вышеуказанным

В деятельности крупных фирм, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих предприятий, расположенных в разных странах, передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений.

Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение является базой, на которой строится управленческая деятельность. Информацию здесь следует рассматривать как некую совокупность различных сообщений, сведений, данных о соответствующих предметах, явлениях, процессах, отношениях и т.д. Эти сведения, будучи собранными, систематизированными и преобразованными в пригодную для использования форму играют в управлении исключительную роль.

Кроме того, информацию можно классифицировать по следующим основным признакам [5, с.48]:

- функциональному назначению и характеру деятельности структурных подразделений;

- отношению сообщения к субъекту управляющему структурным подразделением;

- типу связи структурного подразделения и внешней среды. Выделяется информация, циркулирующая в прямой и обратной связи между отделами органа управления, отделами и самим органом управления, между отделами и внешней средой. Осуществляется прямая и обратная связь по обмену информацией путем налаживания постоянных контактов, проведения пресс-конференций, брифингов, информационных встреч;

- отношению к целевой функции структурного подразделения. Из всего объема пришедшей в подразделение информации необходимо выделить ту, которая наиболее полно соответствует его целям и задачам;

- логическому содержанию. Информация структурного подразделения может подразделяться на три самостоятельных подмножества - о субъектах органа управления, объектах его управленческого воздействия (регионах, предприятиях и организациях, гражданах и т.д.) и присущих им свойствах и отношениях;

- физической форме представления (устный доклад; сообщение на бумаге в виде текстов, анкет, таблиц, графиков и т.д.; электронный вариант - поступление по электронной почте, факсу, телексу, из информационных систем, на дискетах и т.д.); в виде аудио и видеокассет, постраничная, сброшюрованная, книги, журналы, газеты и др.;

- процедурам преобразования (вероятностные, социологические, моделирующие, аналитические, вычислительные и т.д.);

- степени преобразования (основная, или вновь поступающая; обработанная в аналитические и прогнозные записки, теле-, радио-, фотоматериалы; сгруппированная в информационные еженедельники и бюллетени и т.д.).

С позиций социального управления существуют и другие и основания и признаки классификации информации:

- пределы фиксации (подлежащая и не подлежащая регистрации);

- степень дополнительной переработки перед использованием;

- сфера применения (универсальная, используемая во всех управленческих структурах - сводки, справки, положения, приказы руководства и т.д.; специализированная, применяемая только в тех или иных структурах);

- степень комплектности (комплектная документальная, т.е. пригодная для использования в первоначальном виде; некомплектная, т.е. применяемая лишь в связи с другими видами данных и сведений);

- емкость и стабильность (исчерпывающая, не нуждающаяся в дополнении; требующая дополнения; постоянная; переменная; характеризующая вероятность наступления события);

- форма и способ получения (получаемая из органа управления, посредством изучения статей и других публикаций, проведения мониторингов, исследования общественного мнения, обмена опытом работы различных информационных подразделений);

- упорядоченность (систематизированная; сведения о нормативно-правовых актах, принимаемых государственными структурами; строго регламентированная во времени, пространстве, по лицам, источникам опубликования и содержанию).

Информация и ее потоки могут разбиваться также в зависимости от:

- направления движения (от структурных подразделений в орган управления и, наоборот, от субъекта к объекту управляющего воздействия и т.д.);

- качественного содержания (вычленение ценной по содержанию информации, от которой зависят определенные управляющие воздействия, исходящие от структурных подразделений);

- количественных характеристик (целесообразно выделять вероятностные, семантические и иные меры информации, используемые при управленческом регулировании и обеспечении других управленческих потребностей).

Информацию можно классифицировать по признаку [9, с.43]:

- адресации (кому направляется и от кого исходит);

- характеру носителя.

Здесь целесообразно различать следующие ее виды: официальную не для передачи, неофициальную для передачи, документальную для почты, документальную для других средств связи, появляющуюся в ходе личного общения, горизонтальную и вертикальную, прямую и косвенную.

Среди классификационных признаков следует также назвать [15, с.75]:

- способ передачи информации (телефон, телеграф, человек, почта, электронная почта, факс, радио, телевидение);

- вид преобразователя (человек, машина, человек и машина);

- степень достоверности (достоверные и недостоверные сообщения);

- вовлеченность в вычислительные процессы (вычисление исходной, постоянной, переменной, промежуточной, конечной информации);

- алфавит (буквенная, цифровая, буквенно-цифровая) и др.

Важное основание для классификации представляет источник информации, причем в этом качестве выступают как объект, отражением которого является информация, так и субъект, создающий и распространяющий ее.

В зависимости от субъекта (конкретного органа управления или его работника, получающего, распространяющего и обрабатывающего информацию) различают аналитическую, прогнозную, справочную, ознакомительную, рекомендательную и другую информацию.

Полезность информации оценивается внутренними и внешними пользователями, которые предъявляют к ее качеству следующие требования.

Уместность и своевременность информации - способность повлиять на принятие решения пользователем и удовлетворить его интересы в нужный момент или к определенному сроку, т.е. информация, представленная своевременно. Поскольку пользователей больше всего интересует перспектива деятельности фирмы, информация должна оказывать пользователям помощь в прогнозировании результатов деятельности фирмы на базе отчетных показателей прошлых лет и настоящего периода.

Достоверность информации - гарантия объективности и правдивости представляемых данных, что предполагает необходимость указания методов учета, а также процедур учета и оценки, чтобы пользователи могли правильно понимать назначение представляемой информации и проверить ее.Сопоставимость информации - возможность сравнения показателей отчетности фирмы с данными по другим фирмам, что требует применения набора определений, единиц измерения, методики обработки данных, сроков отчетности, соответствующих стандартам отчетности, а также международной коммерческой практике.

Доступность и понятность информации - представление информации в ясной для понимания форме, чтобы пользователь мог применять ее для принятия решения, не боясь допустить ошибку. Для ясного понимания информации необходимо, чтобы формы представления отчетности (анализируемые понятия, базы классификации данных, содержание примечаний) отражали существо вопросов, были четкими, без излишней детализации, правильно переведенными на иностранные языки; предоставление информации бесплатно предполагает целенаправленность ее распространение среди известных фирме пользователей.

Конфиденциальность информации - предоставление пользователям лишь той информации, которая не нанесет ущерба фирме со стороны конкурентов. Отсюда строгий учет и контроль за распространением информации среди внешних пользователей, а также за содержанием и характером отчетной информации.

Причинами неправильного восприятия информации могут быть следующие:

- выборочное восприятие, когда ищут в получаемой информации то, чего ожидают;

- ожидание сообщения определенного типа, когда не оправдывающая ожидания информация воспринимается как «несоответствующая»;

- ощущаемая ненадежность отправителя. Если получатель информации не считает отправителя источником достаточно достоверной информации, то он может недооценить важность сообщения (та же проблема возникает, когда источник воспринимается слишком серьезно);

- информационная перегрузка, когда человек получает такое количество информации, что перестает ориентироваться в ней.

Среди наиболее важных видов источников информации для предприятия можно выделить:

- источники внутри самой компании: специализированные группы сотрудников, деятельность специализированных групп сотрудников, периодические отчеты, всевозможные информационные связи;

- публикуемые источники, такие, как отчеты правительственных агентств, отчеты торговых организаций, научные публикации, торговые журналы, справочники и списки, общие публикации;

- другие компании: поставщики, рекламные агентства и средства массовой информации, заказчики (включая дилеров и оптовиков), конкуренты;

- информационная индустрия: фирмы, занимающиеся исследованиями в области маркетинга, другие специализированные агентства, такие, как служба газетных вырезок, служба проверки рекламы, служба кредита и т.д. [9, с.72].

В большинстве компаний львиную долю используемой менеджерами информации обеспечивают внутренние источники. Специализированная группа работников занята целиком или частично информационным обеспечением. Она может включать такие отделы, как: маркетинговые исследования, анализ продаж, планирование, экономический анализ, исследование операций и системный анализ.

Кроме создания подобных специализированных групп, каждая компания практикует регулярные отчеты линейных руководителей и служащих, такие, как доклады продавцов по телефону, разработанные для получения текущей рыночной информации.

Публикуемые источники поставляют разнообразную информацию по многим вопросам, относящимся к управлению, таким, как население, экономические условия, производство, продажи, правовые и нормативные акты и т.д. Объем и надежность такой информации очень разнятся по отраслям и странам мира. Тем не менее, очень трудно найти проблему, по которой нет хоть какой-нибудь опубликованной информации.

Другие компании способны поставлять полезную информацию фирмам, с которыми они согласовываются или связываются, стремясь продать товары или предоставить услуги. Производитель потребительских товаров может получить приблизительную смету продаж нового продукта конкурента, узнав с помощью поставщика упаковки количество упаковки, приобретенной конкурентом. Рекламные агентства и средства массовой информации регулярно информируют рекламодателя: первые - в качестве части своих услуг, а последние - желая продать «время и место». Покупатели, особенно дилеры и оптовики, часто способны поставлять чрезвычайно полезную информацию об исполнении товара, проблемах упаковки или обслуживания, а также действиях конкурентов. Даже конкуренты снабжают друг друга информацией, несмотря на существование строгих законодательных ограничений на виды информации, которой можно обмениваться без риска наказания за тайный сговор.

В настоящее время, все большая доля информации поставляется фирмами, специализирующимися на сборе и анализе информации, предлагаемой впоследствии либо любому заказчику в виде стандартизированного продукта, либо строго по заказу [22, с. 115].

Таким образом, необходимым условием для успешного функционирования любой сложной системы (в т.ч. экономической, технической, военной и т.п.) является нормальное функционирование следующих процессов:

- целенаправленный сбор, первичная обработка и предоставление доступа к информации;

- каналы организации доступа пользователей к собранной информации;

- своевременное получение информации и ее использование для принятия решений.

Основная проблема сбора необходимой информации состоит в том, чтобы обеспечить:

- полноту, адекватность, непротиворечивость и целостность информации;

- минимизацию технологического запаздывания между моментом зарождения информации и тем моментом, когда к информации может начаться доступ.

Обеспечить это можно только современными автоматизированными методиками, базирующимися на основе компьютерных технологий. Крайне важно, чтобы собранная информация была структурирована с учетом потребностей потенциальных пользователей и хранилась в машиночитаемой форме, позволяющей использовать современные технологии доступа и обработки. информационный ресурс документооборот

Очень важной экономической проблемой бизнеса, связанного со сбором и предоставлением информации, является высокая пороговая цена вхождения в дело. В связи с этим крайне важно грамотное использование современных маркетинговых технологий, которые могли бы обеспечить «попадание в потенциального клиента», т.е. обеспечить сбор такой информации, реализация которой будет, как минимум, экономически рентабельной.

Из имеющихся на сегодня каналов предоставления информации наиболее интересными являются каналы передачи информации на машиночитаемых носителях.

Причиной этого является тот факт, что технологическое запаздывание информации при передаче ее на традиционных печатных носителях настолько велико, что к моменту поступления к потенциальному пользователю она уже не будет соответствовать реальной ситуации и будет малопригодна для принятия доступа к информации очень важным фактором является экономически обоснованное использование дорогостоящих и высокооперативных каналов Internet, и более дешевых, но менее оперативных каналов передачи на машиночитаемых носителях.

При принятии решений необходимо обеспечить:

- своевременное получение необходимого объема достоверной информации;

- грамотную минимизацию затрат, связанных с обеспечением полноты, достоверности и оперативности информации (затраты должны соответствовать стоимости и рискованности того проекта, при реализации которого используется данная информация);

- правильную обработку собранной информации, своевременное предоставление ее лицу, принимающему решение и правильное использование им полученной информации.

Все известные случаи принятия успешных решений соответствуют ситуации, когда все выше названные проблемы удавалось решить хотя бы удовлетворительно.

2. АНАЛИЗ УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫМИ РЕСУРСАМИ В ОАО «МИНСРЕМСТРОЙ»

2.1 Общая характеристика деятельности ОАО «МИНСРЕМСТРОЙ»

ОАО «МИНСРЕМСТРОЙ» в г. Минск - одно из ведущих организаций Республики Беларусь в области капитального ремонта и реконструкции жилого фонда. Выполняют весь комплекс работ по проектированию, строительству, капитальному ремонту и реконструкции зданий и сооружений. Предприятием построены современные жилые дома в различных районах города, объекты собственной социальной сферы и инфраструктуры, административные и производственные здания. Кроме того, оказывают услуги населению по ремонту жилых помещений, отдыху и оздоровлению, а также осуществляем производство и реализацию строительной продукции, предоставляют возможность аренды автотехники , помещений.
 Перспективы в развитии, уверенность в завтрашнем дне придает 60-летний опыт работы, и высокая квалификация специалистов, многолетний опыт, и преданность делу -позволяют выполнять любые поставленные задачи.

С первых дней после освобождения Минска от фашистских захватчиков были созданы звенья и бригады по восстановлению, ремонту и обслуживанию жилого фонда. В дальнейшем они укреплялись, создавались новые организации. Были созданы ремонтно-строительнвые конторы в Октябрьском, Ленинском, Ворошиловском и Фрунзенском районах.
В 1960 году решением Мингорисполкома на базе ремонтно-строительных контор районов, ремонтно-строительной группы банно-прачечного треста и СМУ Горпромсвета был создан Мингорремстройтрест.
В 1974 году Решением Мингорисполкома Мингорремстройтрест был разделен на дватреста: Мингорремстрой трест №1 и Мингорремстройтрест №2. Перед трестами ставилась задача дальнейшего развития и наращивания производственных мощностей.

В 1977 году Приказом Минжилкомхоза БССР создается Минский ремонтно-строительный трест 'Стройбытремонт' для оказания ремонтно-строительных услуг населению.

В 1981 году Был создан комбинат 'Минскремстрой', которому были подчинены Мингорремстройтрест №1, Мингорремстройтрест №2 и трест Стройбытремонт'.

В 1987 году Постановлением Минжилкомхоз а БССР и Мингорисполкома были упразнены аппараты управления трестов и комбината и на их базе создано Минское производственное ремонтно-строительное объединение 'Минскремстрой' с двухступенчатой системой управления производством.

В 1993 году Объединение 'Минскремстрой' перешло на арендные отношения с Мингорисполкомом и преобразовано в Минское арендное ремонтно-строительное объединение 'Минскремстрой'.

В 1999 году Конференция трудового коллектива приняла решение о разгосударствлении коммунального имущества и преобразовании арендного предприятия в акционерное общество.

На сегодняшний день ОАО "Минскремстрой" - представляет современное производство в области капитального ремонта, проектирования, строительства и реконструкции жилых зданий и производственных сооружений. В состав предприятия входят генподрядные и специализированные филиалы, а также завод строительных изделий. Среди 13 филиалов, 10-производственного назначения, 2-социально-бытовой направленности и 1-сельскохозяйственный филиал.

2.2 Анализ информационных ресурсов ОАО «МИНСРЕМСТРОЙ”

Система документооборота - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю, который теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

В связи с этим предлагается алгоритм анализа документооборота предприятия, основанный на выявлении «проблемных» участков.

На первом этапе следует определить основные подразделения, отдельных исполнителей, отвечающих за процесс движения документооборота на предприятии. В основном данная функция возлагается на работников приемной руководителя организации. На небольших предприятиях эта работа поручается секретарю, который ведет регистрацию документов в специальных журналах. Следует также иметь в виду, что с внедрением технических средств на предприятии, а также использованием локальных сетей, за процесс оборота одних и тех же документов могут отвечать несколько работников: фактически работающих с бумажными документами и работающих с этой же информацией в сети.

После выделения сектора, ответственного за документооборот на предприятии, необходимо определить подчиненность выделенных подразделений и разграничить их функции по видам выполняемых работ, с целью формирования существующей модели документооборота на предприятии.

Проанализировав организационную структуру ОАО «МИНСРЕМСТРОЙ” можно выделить взаимосвязи между подразделениями, а так же выявить маршруты движения документов между подразделениями.

В общем виде, организационная структура ОАО «МИНСРЕМСТРОЙ”. представляет собой сочетание линейной и функциональной структур и носит название линейно-функциональная или традиционная организационная структура. Основой этой схемы являются линейные подразделения (начальник проекта, заместитель начальника КРС, Зам. Начальника транспортной службы, Начальник Базы Производственного Обслуживания, Начальник РММ, Начальник Склада, инженеры, отдел кадров, бухгалтерия), осуществляющие в организации основную работу, и обслуживающий и производственный специализированный функциональный персонал).

Линейно-функциональная структура ОАО «МИНСРЕМСТРОЙ” имеет свои особенности.

Управление осуществляется всем объектом в целом и по каждой функции отдельно. На каждой ступени управления создаются специализированные подразделения, работники которых выполняют определенные функции по организации и осуществлению управления объектом. Каждое звено ориентируется, в первую очередь, на выполнение специфического круга своих функций.

Каждое подразделение обеспечивает квалифицированное выполнение отдельных частей общей задачи, но при этом каждое звено получает указания от разных подразделений в пределах их функций. Качество исполнения функций зависит от уровня подготовки персонала.

Связи «начальник - подчиненный» строятся по иерархической линии таким образом, чтобы каждый работник был подотчетен только одному руководителю.

Вертикальные связи, относящиеся к иерархическим линиям, и горизонтальные связи, относящиеся к кооперации органов одного и того же уровня структуры управления, охватывают, по меньшей мере, три основных типа взаимоотношений: между звеньями линейного руководства, между линейными звеньями и функциональными службами, между различными функциональными службами, сложность налаживания этих взаимоотношений определяется тем, что каждая подсистема управления имеет в общей структуре свои специфические цели и задачи.

Внутри той или иной функции вертикальные связи сильнее за счет ослабленных горизонтальных коммуникаций между функциями. Деятельность руководителей среднего уровня во многом носит межфункциональный характер, поскольку все функции взаимозависимы по отношению к общим задачам организации. При разработке планов каждым функциональным подразделением на всех уровнях контроль за их выполнением осуществляется только по вертикали.

Организация информационных потоков.

При линейно-функциональной организационной структуре информация передается по множеству каналов - вертикальных, горизонтальных, пересекающихся. Аппарат собирает и обрабатывает информацию в рамках отдельных функций, в связи с чем возможен параллелизм в прохождении одной и той же информации. Информация является одним из важнейших ресурсов для организации. Именно ее достаточное количество или, наоборот, недостаток влияет на эффективность принятия управленческих решений.

Можно выделить основные преимущества и недостатки организационной структуры ОАО «МИНСРЕМСТРОЙ”.

Преимущества организационной структуры:

1. Стимулирует деловую и профессиональную специализацию.

2. Уменьшает дублирование усилий и потребление материальных ресурсов в функциональных областях.

3. Улучшает координацию в функциональных областях.

Недостатки:

1. Отделы могут быть более заинтересованы в реализации задач своих подразделении, чем общих целей всей организации. Это увеличивает возможность конфликтов между функциональными областями, что ведет к ослаблению горизонтальных связей.

2. Чрезмерно развитая система взаимодействия по горизонтали.

Связи между частями организации осуществляются через каналы коммуникаций. Все направления связи подразделяются на две основные разновидности - связи соподчиненности (вертикальные связи) и связи разделения труда (горизонтальные связи). Первые корреспондируют с иерархической структурой управления, вторые - с функциональной.

Вертикальные связи соединяют иерархические уровни в организации.

Вертикальная связь осуществляется через издание приказов, распоряжений и других актов и доведение их до исполнителей.

Горизонтальные связи - это связи между равными по положению в иерархии (подразделениями и членами организации. Они осуществляются через обмен необходимой информацией.

Воспользовавшись сложившейся организационной структурой, следует разработать блок-схему взаимосвязи существующей схемы движения документов по организации (Приложение 1), а также предлагаемую схему документооборота. После этого целесообразно указать (схематически) маршруты движения документов и между самими подразделениями.

На втором этапе производится анализ структуры документооборота предприятия.

Группировку документов по признаку документационного обеспечения рекомендуется проводить в виде таблицы. Для более подробного анализа можно рассчитать количество обращающихся документов в среднем в месяц, в день.

Возможен также более детальный анализ приказов с разбивкой их на рубрики:

- по основной деятельности;

- по учетной политике;

- по личному составу.

Внутренние документы целесообразно рассматривать в разрезе финансовых и служебных функций.

Период, в течение которого проводится анализ, выбирается предприятием самостоятельно. Для выявления динамики в движении документов определяются темпы роста входящих, исходящих и внутренних документов предприятия.

Пример анализа документов предприятия по признаку документационного обеспечения представлен в таблице 2.2.1.

Таблица 2.2.1 - Анализ структуры документооборота по признаку документационного обеспечения в ОАО «МИНСКРЕМСТРОЙ»

Наименование

документа

Количество документов

Темпы роста, %

2009 год

2010 год

2011 год

в 2009

к 2010

в 2010

к 2011

Входящие

124

203

240

164

118

Исходящие

384

402

358

105

89

Приказы

870

648

894

74

138

в том числе:

- по основной деятельности

157

116

156

74

134

- по командировкам

215

178

222

83

125

- по личному составу

498

354

516

71

146

Внутренние

3841

2597

1972

68

76

в том числе:

- финансовые

1492

973

1272

65

131

- служебные

2349

1624

700

69

43

Итого в год:

5219

3850

3464

74

90

В среднем за день

18

13

12

72

92

Группировка документов предприятия по подразделениям, позволяет определить: какие из подразделений наиболее сильно загружают документооборот. Количество документов определенное в предыдущем виде анализа необходимо перегруппировать по подразделениям, которые были определены при формировании существующей модели документооборота на предприятии. Данный вид анализа также рекомендуется проводить в виде таблицы с указанием доли документов каждого подразделения в общей их сумме. Критерии отнесения документов к тому или иному подразделению выглядят следующим образом:

- для входящих и внутренних документов - то подразделение, которое будет выполнять предписания по данному документу или ответственное лицо подразделения, которому адресован данный документ;

- для исходящих документов - то подразделение или должностное лицо, которым составлен данный документ.

Примером анализа документов предприятия по признаку документационного обеспечения может служить статистика ОАО «МИНСРЕМСТРОЙ”. (таблица 2.2.2.).

Таблица 2.2.2 - Анализ структуры документооборота по подразделениям согласно организационной структуры ОАО «МИНСРЕМСТРОЙ”

Подразделение

2009год

2010 год

2011 год

Кол.

%

Кол.

%

Кол.

%

Административный отдел

765

15

621

16

754

22

Бухгалтерия

1392

27

1073

28

1272

37

Отдел кадров

909

17

718

19

446

13

Начальник проекта

715

14

537

14

345

10

Начальник КРС

582

11

410

11

273

8

Подразделения

551

10

319

8

259

7

Прочие

305

6

172

4

115

3

Итого:

5219

100

3850

100

3464

100

Выявление сезонности в объеме документооборота целесообразно проводить также в виде таблицы с разбивкой входящих, исходящих и внутренних документов по месяцам (таблица 2.2.3.).

Таблица 2.2.3 - Анализ структуры документооборота ОАО «МИНСРЕМСТРОЙ»

Месяцы 2010 года

Виды документов

Входящие

Исходящие

Приказы

Внутренние

Январь

12

35

57

177

Февраль

22

30

78

200

Март

27

25

130

165

Апрель

23

28

84

175

Май

14

24

96

122

Июнь

18

53

84

78

Июль

23

42

34

94

Август

17

29

...

Страница:


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.

© 2000 — 2023, ООО «Олбест» Все права защищены