Анализ документооборота организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Теоретические основы организации документооборота

1.1 Нормативные методические документы, регламентирующие организацию документооборота

1.2 Основные виды и структуры документопотоков

1.3 Порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами

2. Анализ документооборота в ОАО «Аскольд»

2.1 Основные правила организации документооборота в ОАО «Аскольд»

2.2 Схема движения и технология обработки документов в ОАО «Аскольд»

2.3 Регистрация документов в ОАО «Аскольд» и контроль их исполнения

2.4 Анализ объема документооборота в ОАО «Аскольд»

Заключение

Библиографический список



Введение

документооборот исходящий методический нормативный

Актуальность темы. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной разгрузки подразделений и должностных лиц. Оказывает большое положительное влияние на управленческий персонал. Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, оправданным.

Движение документов должно быть прямоточным, то есть исключать возвратные, зигзагообразные и другие маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.

Современным организациям жизненно важно совершенствовать документооборот. Это, прежде всего, связано с тем, что документационное обеспечение управления оказывает непосредственное влияние на качество принятия управленческих решений. К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется в основном стихийно, не принимая во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования документооборота, накопленный в России.

Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об его автоматизации: документы теряются, не контролируются, не исполняются и т.д. За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.

Актуальность и не достаточная разработанность определили выбор темы исследования, ее цель и задачи.

Степень изученности темы. Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в научных трудах МГИАИ и ВНИИДАД, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы В.И. Андреевой Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. - М., 1997. - 321 с., Т.В. Кузнецовой Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М., 1999. - 254 с., Я.З. Лившица Делопроизводство и техническая документация / Учебник для учащихся сред. спец. учеб. заведений / Я.З. Лившиц, Н.Г. Филиппов. - М., 1981. - 110 с., B.C. Мингалева Мингалев В.С., Ларин М.В., Шепелева В.И. Рационализация управленческого труда и делопроизводства в периодике 1920-х годов / Учебное пособие. - М., 1982. - 351 с., А.В. Пшенко Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления / Делопроизводство. - М, 2004. - 256 с.).

Объект - организация документооборота на предприятии.

Предмет - документооборот в ОАО «Аскольд».

Цель - изучение теоретических и практических аспектов документооборота предприятия и проведение анализа документооборота на примере конкретной организации.

В соответствии с поставленной целью определены задачи:

- изучить нормативные методические документы, регламентирующие организацию документооборота;

- проанализировать основные виды и структуры документопотоков;

- охарактеризовать порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами

- провести анализ деятельности и организации документооборота ОАО «Аскольд»;

- проанализировать объем документооборота в ОАО «Аскольд»;

- проанализировать нормативные и методические документы по рассматриваемой теме.

Методология исследования включает в себя общенаучный, общеисторический и конкретно-исторический методы, а также выработанные современной наукой методы анализа, синтеза, абстрагирования и структурно-функционального подхода. Основным общеисторическим методом, на котором основывалась данная работа, был принцип историзма, а также его частные случаи - историко-генетический, сравнительно-исторический, историко-типологический и историко-системный методы.

Курсовой проект состоит из введения, двух глав, разделенных на параграфы, заключения и библиографического списка.



1. Теоретические основы организации документооборота

1.1 Нормативные методические документы, регламентирующие организацию документооборота

В настоящее время регламентация процесса документирования, организации и технологии системы делопроизводства в организациях государственной и муниципальной сферы управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия. Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

Исходным правовым актом, определяющим Государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. Важными конституционными гарантиями, относящимися к работе с документами, является положения о работе с конфиденциальными сведениями, касающимися персонала органов государственной власти и органов местного самоуправления. В конституции записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать , передавать производить и распространять информацию любым законным способом…» Статья 33 предоставляет гражданам обращаться лично, а также направлять индивидуальные коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления.

Виды правовых актов, регламентирующих документационное обеспечение управления, разнообразны. К ним могут относиться федеральные законы, указы Президента РФ, правовые акты палат Федерального Собрания, постановления правительства, государственные стандарты, нормативные акты субъекта Российской Федерации, и др.

Федеральные законы регламентирующие документационное обеспечение управления:

- федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 21.07.2014) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" // Российская газета. - № 165. - 29.07.2006.. Этот закон развивает положение статьи 33 конституции РФ. Федеральный закон содержит ряд важных положений, связанных с документационным обеспечением управления. Закон регулирует отношения, связанные с осуществлением права на поиск, получение , передачу, производства и распространения информации.

- постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 (ред. от 14.12.2006) "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 (ред. от 14.12.2006)

"Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации"

// Собрание законодательства РФ. - 08.01.1996. - № 2. - ст. 123.. Этот правовой акт устанавливает, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие выданные в установленном порядке лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Изготовление печатей и бланков с воспроизведением герба Российской Федерации осуществляется по заказам федеральных органов государственной власти и иных государственных органов. Организаций и учреждений., а также органов, организаций и учреждений, независимо от формы собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями.

- федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 28.06.2014) "Об электронной подписи" Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 28.06.2014) "Об электронной подписи» // "Парламентская газета". - № 17. - 08-14.04.2011.. Этот закон определяет правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых она признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Действие закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях.

 Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены право собственности на отдельные документы и массивы документации, категории информации по уровням доступа к ней.

Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих документов.

Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.

Государственные стандарты

Процессы стандартизации в сфере делопроизводства регулируются федеральным законом «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. №184-ФЗ Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ (ред. от 23.06.2014) "О техническом регулировании" // Российская газета. - № 245. - 31.12.2002..

Федеральным законом «О техническом регулировании» устанавливается принцип добровольного применения стандартов, котором определяется, что национальный стандарт применяется на добровольной основе равном образом и в равной мере независимо от страны и места происхождения продукции, осуществление процессов производства.

Применение национального стандарта подтверждается знаком соответствия.

В соответствие с названными положениями Федерального закона стандарты в сфере делопроизводства носят рекомендательный характер.

Нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны относятся:

- Государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТы); применяемые в установленном порядке международные стандарты; правила, нормы и рекомендации по стандартизации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

-Стандарты отраслей, научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Все Государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации - иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

Самостоятельный комплекс составляет стандарты на унифицированные системы документации:

- ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированная система документации. Предание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемой средствами вычислительной техники. Основные положения»; Методические указания по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 "УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения." РД 50-613-86"

(утв. Постановлением Госстандарта СССР от 24.09.1986 № 2781) // Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР". - № 7. - 1987.

- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документа» Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст) // Бюллетень Министерства юстиции РФ 2003. - № 5..

Неунифицированный комплекс стандартов документации, например, ГОСТ 51511-2001 «Об изготовление печатей с воспроизведением герба Российской Федерации» ГОСТ Р 51511-2001. Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" (утв. Постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст) (ред. от 04.03.2004) // М., ИПК Издательство стандартов, 2002..

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.

Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

- правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;

- организовать документооборот;

- обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

- законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;

- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;

- нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

- технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- унифицированные системы документации;

- нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Общее методическое руководство делопроизводства Российской Федерации осуществляют архивные органы. Это обусловлено тем, что наиболее ценные документы после их использования передаются на хранение в государственные и ведомственные архивы организаций. Росархив в соответствии с возложенными на него задачами «осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти». Росархив «проверяет выполнение организациями независимо от их ведомственной подчиненности требований законодательства в области организации документов в делопроизводстве». Росархиву предоставлено право утверждать типовые перечни документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, и типовые перечни с указанием сроков хранения документов, согласовывать отраслевые стандарты, инструкции по вопросам организации документов в делопроизводстве, разрабатывать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по организации документов в делопроизводстве.

Основными задачами Федеральной архивной службы России является:

-развитие Государственной системы делопроизводства

-межотраслевое методическое руководство делопроизводством

-контроль за выполнением организациями независимо от их ведомственной принадлежности требований законодательства в области организации документов в делопроизводстве

-разработка утверждение типовых перечней документов. В сфере делопроизводства, подлежащих передаче в архив на хранение.

1.2 Основные виды и структуры документопотоков

Жизнь любой организации связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов. Однако чем крупнее фирма, тем хаотичнее могут оказаться пути ее распространения. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между

1).теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и

2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив)

По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока

1. Документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям. Посмотрите на схему распределения потока входящих документов.

2. Документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое ( приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)

3. Документопоток исходящих документов - информация направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)

Вывод. Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

1.3 Порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами

Входящие документы - это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров.

Входящие документы образуют три направления движения:

1)руководству организации, 2)руководству структурных подразделений, 3)непосредственно специалистам.

Задача службы ДОУ при работе с поступающими документами:

организовать учет поступления документов из всех источников, организовать их первичную обработку, координировать движение документов.

Первичная обработка поступивших документов сводится к следующему:

1. Прием. Проверка правильности доставки.

2. Проверка целостности упаковки, сохранности печатей. Вскрытие.

3. Контроль почты: проверка правильности адресования; проверка согласования даты письма с датой почтового штемпеля; проверка комплектности и сохранности вложений.

4. Присвоение документу входящего номера, проставление штампа о получении документа.

5. Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

6. Сортировка документов по адресам.

Организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей.

Движение документов задается резолюцией руководителя.

Работа с входящими документами:

1) Прием документов, проверка правильности адресования, приложений 2) Сортировка, распределение (Передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения)

3) Постановка входящего номера

4) Регистрация (Передача зарегистрированных документов заместителям директора, в структурные подразделения, исполнителям)

5) Передача руководителю

6) Рассмотрение руководителем

7) Внесение сведений из резолюции в регистрационную форму

8) Передача исполнителю

9) Контроль исполнения

10) Исполнение

11) Подшивка в дело.

Внутренние документы данные документы используются для организации работы предприятия.

Работа с внутренними документами предприятия включает следующие основные этапы:

1) получение распоряжения на подготовку (разработку и оформление) документа;

2) изучение материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе;

3) составление проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать);

4) согласование проекта документа (при необходимости - корректировка по результатам согласования);

5) представление документа на подпись (утверждение);

6) передача на регистрацию (при необходимости - также на тиражирование);

7) передача документа должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия для руководства в повседневной работе; 8) помещение в дело.

Исходящие документы: большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Работа с исходящими документами:

1) Составление проекта исходящего документа

2) Проверка правильности оформления (Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения)

3) Согласование документа

4) Подписание

5) Регистрация

6) Отправка документов

7) Подшивка второго экземпляра документа.

Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Вывод. Документы организаций можно разделить на три группы: входящие, исходящие и внутренние. Работа с документами каждой группы имеет свои особенности. В крупных организациях приемом и первичной обработкой корреспонденции занимается специальное структурное подразделение (экспедиция), в небольших корреспонденция доставляется секретарю руководителя организации.



2. Анализ документооборота в ОАО «Аскольд»

2.1 Основные правила организации документооборота в ОАО «Аскольд»

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ОАО «Аскольд» так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота на ОАО «Аскольд» являются:

- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. - М., 2010. - С. 101..

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе на ОАО «Аскольд» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М., 2009. - С. 80. .

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ОАО «Аскольд», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в ОАО «Аскольд» Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учеб. - М., 2008. - С. 90..

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в ОАО «Аскольд» и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

В ОАО «Аскольд» существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации). Кушнаренко Н.Н. Документоведение. - Киев, 2008. - С. 201.

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы ОАО «Аскольд», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений ОАО «Аскольд» (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя комбината. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Г. Делопроизводство и техническая документация. - М., 2007. - С. 100..

Вывод. Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени (Только в этом случае принятое управленческое решение будет действенным). Для этого необходимо:

- максимальное сокращение инстанций прохождения документов за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью (каждое перемещение документа должно быть оправданным);

- исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.);

- максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

2.2 Схема движения и технология обработки документов в ОАО «Аскольд»

Входящие документы:

Документы, поступившие, ОАО «Аскольд» начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела). Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению. В ОАО «Аскольд» обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.

Регистрируемые документы делятся на два потока:

1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

2. Документы в адрес структурных подразделений.

Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока - в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию.

Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя ОАО «Аскольд» и в структурные подразделения организации. Руководству ОАО «Аскольд» передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям. При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М., 2008. - С. 78. .

Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления на ОАО «Аскольд».

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям ОАО «Аскольд» и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

Исходящие документы. Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом "грифом согласования документа". Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом "визы согласования документа" Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. - М., 2009. - С. 172..

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.

К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

Руководитель ОАО «Аскольд» вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку. После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов". После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. На ОАО «Аскольд» имеется массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи на почтовые отправления.

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело Ларьков Н.С. Документоведение. Учеб. пособие. Ч.1. - Томск, 2007. - С. 76. .

Внутренние документы. Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах ОАО «Аскольд».

Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.

Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учеб.-практич. пособие. - М., 2008. - С. 87.

Учет объема документооборота организуется для установления:

- загрузки ОАО «Аскольд», его подразделений и службы документационного обеспечения управления;

- потребности ОАО «Аскольд» организационной и электронно-вычислительной технике.

Вывод. При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий.

Целесообразно на ОАО «Аскольд» установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель ОАО «Аскольд», но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции.

При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными.

2.3 Регистрация документов в ОАО «Аскольд» и контроль их исполнения

Общие правила регистрации документов в ОАО «Аскольд».

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Следуя определению, регистрация документа - это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. - М., 2009. - С. 71. .

Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству ОАО «Аскольд» в приложении представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем ОАО «Аскольд», если он включает нерегистрируемую документацию всего ОАО «Аскольд», или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется.

При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело. - 2009. - №4. - С. 19..

Индексация документов.

Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации Орлов В.В., Карташов Б.И. Документация и документооборот: Учеб. пособие. - Спб., 2007. - С. 202. .

Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06-10/96 входящего документа включает:

- 06 - индекс структурного подразделения;

- 10 - номер соответствующего дела по номенклатуре;

- 96 - индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации.

Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.

На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа на ОАО «Аскольд». Место проставления штампа определено ГОСТ.

Формы регистрации документов и порядок их заполнения.

В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в ОАО «Аскольд» используют три формы регистрации документов: журналы и карточки, и третья форма регистрации, использованием персонального компьютера - автоматизированная электронная.

В структурных подразделениях ОАО «Аскольд» применяют разные журналы для регистрации входящих и исходящих документов.

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов карточная более удобная форма регистрации. Форма карточки - регистрационно-контрольная карточка, расположение в ней необходимых реквизитов для регистрации документа может быть определен в организации (учреждении) и утвержден в инструкции по делопроизводству.

Бланки регистрационно-контрольной карточки могут быть изготовлены как типографским способом, так и методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек.

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных карточек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.

Бланки регистрационно-контрольной карточки должны изготавливаться типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек Новикова М.М. Документационное обеспечение управления. - М., 2009. - С. 67..

Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации документов является использования персонального компьютера, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций Организация работы с документами: Учебник для вузов. - М., 2008. - С. 304..

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учеб.-практич. пособие. - М., 2008. - С. 102..

Организация контроля за исполнением документов в ОАО «Аскольд» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение.

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления ОАО «Аскольд». В структурных подразделениях ОАО «Аскольд» контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство.

Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя ОАО «Аскольд».

Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией. Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный. Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе поставленном, на контроль в соответствии с

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (согласно ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов").

Также ставится отметка и в контрольно-ревизионной карточке Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст) // Текст ГОСТ опубликован в официальном издании Госстандарта России. ИПК Издательство стандартов, 2003..

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Вывод. Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства. Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ОАО «Аскольд».

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз.

Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный. Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. Особенности документооборота урегулированы ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

2.4 Анализ объема документооборота в ОАО «Аскольд»

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота -- важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Анализ документопотоков - связующее звено между изучением существующей системы управления производством и ее совершенствованием. Наиболее простым и наглядным методом анализа документопотоков является графический: строятся графики маршрутов движения документов от мест их составления до мест использования и хранения с указанием времени (нормативного и фактического) нахождения у работников, которым они необходимы по роду их служебной деятельности. Анализ документопотоков неразрывно связан с анализом организационной структуры предприятия, что позволяет одновременно сделать выводы об эффективности последней. Практика убеждает, что, прежде чем приступить к реализации мероприятий по рационализации документооборота, необходимо тщательно изучить сложившуюся на предприятии организационную структуру.

Все документы, которые обращаются в системе документооборота, в ОАО «Аскольд» разделяют следующим образом:

.Входящие

.Исходящие

.Внутренние

Деятельность компании сопряжена с обработкой большого количества входящей и исходящей корреспонденции. Объем документооборота в ОАО «Аскольд» представлен в таблице 2.1.

Таблица 2.1. Документооборот ОАО «Аскольд»

Наименование документа	Количество документов	Абсол. изм, шт	Темп роста, %
	2012	2013
Входящие	734	1140	406	55,3
Исходящие	1344	1729	385	28,6
Приказы в том числе - по основной деятельности - по командировкам - по личному составу	2045 842 650 553	2173 943 639 591	128 101 -11 38	6,3 12,0 -1,7 6,9
Внутренние В том числе - финансовые - служебные	3444 1622 1822	3005 1680 1325	-439 58 -497	-17,7 3,6 -27,3
Итого	7567	8047	480	6,3

Таким образом, проведенный анализ свидетельствует о том, что наибольшая доля документов как в 2012 году, так и в 2013 году приходилась на внутренние документы. Кроме того, их количество сократилось в течение года на 439 штук или 12,7 %. Данное снижение вызвано расширяющимся доступом в получении необходимой информации за счет локальной сети.

Рост количества приказов в течение 2013 года (6,3 %) вызван повышением доли рутинных вопросов, что указывает на то, что основная задача руководства предприятия - это поддержание уже существующего организационного порядка.

Произведем анализ объема документооборота в течение одного года на примере 2013 года (табл. 2.2.).



Таблица 2.2 - Анализ объема документооборота ОАО «Аскольд» помесячно

Месяц	Виды документов
	Входящие	Исходящие	Приказы	Внутренние
Январь	122	186	226	299
Февраль	118	192	209	274
Март	96	124	184	235
Апрель	107	149	211	219
Май	91	117	107	210
Июнь	94	163	192	308
Июль	102	195	168	312
Август	43	101	185	175
Сентябрь	90	109	132	243
Октябрь	99	136	191	257
Ноябрь	93	115	189	251
Декабрь	85	142	179	222
Итого	1140	1729	2173	3005

Наибольший поток входящих документов пришелся на январь, февраль, апрель и июль. Данный факт объясняется в основном следующими причинами. По итогам года Правительство РФ, налоговая инспекция, Комитеты государственной статистики, Комитет по государственному имуществу и многие другие учреждения и организации направляют заявки для предоставления им годовых результатов производственно-хозяйственной деятельности. Кроме того, январь и февраль характеризуются получением ежегодных заявок на участие предприятия в тендерах. В апреле предприятием сдаются годовые статистические отчеты и годовая бухгалтерская отчетность, что в свою очередь, вызывает увеличение входящих документов в соответствующие подразделения. В июле на предприятии, как правило, состоится годовое собрание акционеров, что также приводит к желанию акционеров со стороны получить интересующую их информацию. Снижение активности предприятия, а, следовательно, интенсивности документооборота в августе связано с периодом отпусков.

На увеличение потоков документов по исходящим, внутренним документам, а также приказам в основном повлияли вышеперечисленные факторы.

Вывод. Количество документов растет по нескольким причинам: во-первых, рост объемов пассажирских и грузоперевозок требует работы с большим количеством клиентов; во-вторых, ОАО "Аскольд" входит в состав крупных предприятий РФ, что влечет за собой предоставление подробных отчетов о производственно-хозяйственной деятельности предприятия перед органами государственной власти. Анализ основных положений инструкции по делопроизводству показал высокую степень регламентации данного процесса. В Инструкции кроме порядка обработки документопотоков подробно расписаны правила оформления основных видов документов. Все это, безусловно, создает условия для организации эффективного процесса документационного обеспечения управления. Документооборот в ОАО «Аскольд» обрабатывается с помощью автоматизированной системы «Документооборот» которая заметно упрощает работу с документами.



Заключение

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Документы организаций можно разделить на три группы: входящие, исходящие и внутренние. Работа с документами каждой группы имеет свои особенности. В крупных организациях приемом и первичной обработкой корреспонденции занимается специальное структурное подразделение (экспедиция), в небольших корреспонденция доставляется секретарю руководителя организации.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

...