Характеризуя закупочную деятельность Мнкомсвязи можно сделать следующие выводы:

внедрение визуализации жизненного цикла закупки позволит сосредоточиться на важных элементах процесса закупки, а также сконцентрироваться на том, следует ли проводить данную закупку или нужно вовсе отказаться от ее проведения;

для эффективной реализации закупок необходима полная автоматизация процесса закупок, для того чтобы снизить воздействие «человеческого фактора» и тем самым избежать потерь;

внедрение частичной автоматизации закупок позволит сосредоточиться на вопросах стратегического планирования и избежать необходимости ежедневного контроля за правильностью процесса закупок;

преобразования системы закупок повысит эффективность работы Министерства.

Следовательно, основываясь на вышеописанный анализ основных проблем данной закупки, автор предлагает разработать комплекс мероприятий, которые, несомненно, улучшат закупочную детальность предприятия.

2.2 Рекомендации по повышению закупочного процесса в Минкомсвязи

Принимая во внимание изложенный материал и проведенный анализ закупочной деятельности, одним из наиболее эффективных решений по повышению эффективности закупочной деятельности Минкомсвязи является визуальный контроль жизненного цикла закупки, или визуальное управление. То есть процесс закупки необходимо полностью автоматизировать.

Также необходимо внедрение инструментария ПСР, а именно картирование процесса, стандартизация работы, создание инфоцентра, внедрение автоматизации процессов, электронного документооборота и т.д. Исходя из всего вышеперечисленного, основным направлением деятельности станет разработка комплекса мероприятий, которые помогут визуально отслеживать ЖЦ закупки, определять эффективность проведения рассматриваемой закупки, а также разрабатывать мероприятия, направленные на стандартизацию и совершенствования закупочного процесса.

2.2.1 Визуальное управление как способ контроля жизненного цикла закупки

В данном подразделе хотелось бы еще раз озвучить то, что Министерство закупает большое количество высокотехнологичного оборудования. Более того Министерство курирует такие важные направления деятельности как: «информационное государство», «электронное правительство», ИТ - отрасль, телекоммуникации. Следовательно, еженедельно Минкомсвязи закупает большое количество, в том числе разнообразной высокотехнологичной техники (помимо прочей продукции, услуг и т.д.). Более того некоторое высокотехнологичное оборудование (по заказу Минкомсвязи - делается «под заказ»).

Продолжая свою мысль далее отмечу, что анализ деятельности Министерства показал, что в ведомстве нет отдельного отдела, который бы курировал закупки, что является существенным минусом. Поэтому наше предложение - заключается в том, чтобы выделить в отдельную единицу отдел либо Департамент по закупкам.

Далее, чтобы процесс закупок проходил эффективно, в Министерстве необходимо внедрить визуальное управление.

Визуальное управление - один из принципов интеллектуальной автоматизации, основа эффективного управления учреждением Кухарев Владислав Вадимович Размещение государственного заказа и оценка его эффективности // Социально-экономические явления и процессы. 2015. №5 (051)..

Внедряя визуальное управление, учреждение используют следующие инструменты:

«5С» - чтобы легко обнаружить и контролировать проблемы (к примеру, слетела заявка, из - за технических проблем, которые бывают нередки, о чем мы упоминали ранее и такое положение дел мы можем наблюдать на сегодняшний момент времени);

стандартизированная работа (СР) - схема СР, размещенная на рабочем месте, позволяет легко увидеть лучшие цены, более надежных поставщиков, отзывы по заявкам и т.д. (то есть поиск и просмотр происходит не в ручном режиме, с выбором, а автоматически - выделяются (подсвечиваются) лучшие критерии выбора, и оператору остается лишь подтвердить лучшую заявку);

информационное табло (в кабинете, отдела (департамента) по закупкам) служит для оперативного информирования ответственных лиц об имеющихся проблемах. Располагается на видном месте.

Для наглядности того, как будет осуществляться визуальный контроль за процессом закупки, автор предлагает рассмотреть внедрение данного комплекса мероприятий на уже рассмотренном ранее примере по закупке нестандартного оборудования для нужд Минкомсвязи.

По мнению автора, самое главное в проведении любой закупки (помимо внедрения информационных технологий) - это ответственный сотрудник, который будет следить за выполнением всех обязательств со стороны остальных сотрудников, задействованных в закупке, а также следить за каждым шагом жизненного цикла, чтобы избежать провала закупки. Данные мероприятия можно осуществить следующим образом:

Первым шагом является заблаговременный анализ закупки с помощью метода «Last planner», которая проводится ответственным за организацию и проведение закупки. Суть метода заключается в том, чтобы начать рассматривать анализируемый процесс, начиная с конца. На нашем примере началом процесса становится время исполнения договора до размещения закупки в ГПЗ (это план мероприятий по заключению договоров на поставку продукции, выполнение работ, оказание услуг для нужд заказчика в течение планируемого календарного года).

Предложенный вид визуализации ЖЦ закупки позволит определить желаемое или оптимальное время начала проведения закупки, тем самым наглядно показывая, сможет ли учреждение (в нашем случае Минкомсвязи) уложится в установленные сроки и закупить у контрагентов товары, работы, услуги (далее по тексту ТРУ) - вовремя. Особенно это касается высокотехнологичного информационного оборудования, которое делается «под заказ» для Минкомсвязи.

Наглядно данный этап будет выглядеть следующим образом, который представлен на рисунке 2.1. Как видно из рисунка 2.1 процесс определения оптимального времени начала закупок начинается с установки даты, к которой, например, информационное оборудование должно быть поставлено и установлено в Минкомсвязи или подведомственном ему органе (а это как мы отмечали выше и ФГУП «Почта России» и ФГБУ «Координационный центр Межправительственной комиссии по сотрудничеству в области вычислительной техники» и т.д.)

Так как производство и установка оборудования, иными словами, время исполнения договора по данной закупке, составляет 1 год (допустим, высокотехнологичного оборудования, требующего разработки под Минкомсвязи и подведомственным ему органов), следовательно, заключение договора должно приходиться на 20-е числа декабря. Выбор поставщика занимает в среднем 30 дней, а значит в 20-х числах ноября должны начаться заседания конкурсных комиссий по определению победителя.

Рис.2.1 - Построение ЖЦ закупки при помощи метода last planner, необходимого к внедрению в Минкомсвязи

На проведение закупки, сбор заявок, ее публикацию, подготовку закупочной документации и так далее, в среднем уходит около 80 дней, из чего можно сделать вывод, что оптимальное время проведения данной закупки был сентябрь 2015 года.

Однако, данная закупка началась в сентябре 2016 года. Таким образом, проведение рассматриваемой в качестве примера закупки было нецелесообразным, так как Министерство в любом случае не получило бы оборудование в установленный срок. Следовательно, от данной закупки следовало либо отказаться на начальных этапах, либо на этапе заключения договора попытаться сократить срок производства или срок установки заказываемого оборудования. Даты и вид закупки - в примере выше условны, даны для понимания процесса.

Далее, следующим шагом является определение целесообразности в проведении закупки. Главными критериями оценки целесообразности проведения закупки являются:

возможность уложится в установленные сроки;

нужное время и цена поставки;

эффективность от проведения данной закупки;

необходимое рассматриваемому нами учреждению и подведомственным ему органам, - качество ТРУ.

В данном примере закупка является нецелесообразной, так как потраченные на неё деньги не принесут никакого смысла Минкомсвязи (по сути, например, комплектующие к сломанному оборудованию, придут слишком поздно), а поставленное оборудование будет перемещено на хранение.

Третьим шагом является принятие необходимых мер по закупке, а именно ее проведение, отказ от ее проведения, либо поиск оптимальных условий, способных обеспечить выполнение закупки вовремя. Осуществление и принятие решений на данном этапе должны основываться на результатах анализа показателей закупочной деятельности. Таким образом, визуализация процесса проведения закупки и контроль ЖЦ закупки позволяют еще на этапе организации процесса закупки определить целесообразность ее проведения. Данный анализ и информация заблаговременно позволяют установить желаемое время начало проведения закупки, которое позволяет предприятию эффективно и без потерь осуществлять закупочную деятельность.

Все что нами описано выше, можно изобразить схематично (см. рис.1 Приложение).

2.2.3 Электронный документооборот как инструмент сокращения длительности закупочной деятельности в Минкомсвязи

Для того чтобы осуществлять контроль закупочной деятельности рассматриваемому нами учреждению нужно также проводить контроль за деятельностью отделов, вовлеченных в организацию и проведение закупок (к примеру, тех, от которых исходит потребность в ТРУ).

Контроль за деятельностью Департаментов Минкомсвязи (которые подают заявки на приобретение ТРУ) можно осуществлять только в том случае, если разработать и внедрить систему электронных отчетов, позволяющих контролировать деятельность закупщиков (департментов):

1. «Отчет о товарных остатках по категориям на текущую дату».

2. «Отчет о выполнении недельного графика заказов по поставщикам».

3.«Отчет о превышении/невыполнении лимитов заказа и наполняемости» (перезаказ/недозаказ).

Не менее важным мероприятием по контролю ЖЦ закупки будет автоматизация некоторых закупочных процессов.

К примеру, для того, чтобы наиболее эффективно отслеживать документооборот и длительность подписания документов, автор предлагает использовать электронный документооборот как в Минкосвязи, так и в подведомственных ему органов, которые мы указывали в работе выше. Общеизвестный факт, что пока в Министерствах бумаги пройдут по всем кабинетам, потребность в ТРУ может и отпасть.

Формирование документов в электронной системе, их размещение и отправка непосредственно тем лицам, которые принимают участие в закупочной деятельности. Это позволит упростить процесс подписания документов, так как в электронной системе есть возможность электронной подписи, а также значительно сократит срок формирования и подписания документов, так как в электронной системе их размещение и подписание будет происходить намного быстрее, нежели сотрудники будут ходить из кабинета в кабинет для того, чтобы поставить очередную подпись на документе.

2.2.3 Инфоцентр, как инструмент визуального контроля деятельности отдела (процесса) закупок

Для эффективного визуального контроля процесса закупочной деятельности в Минкомсвязи следует создать «Инфоцентр», как основную составляющую визуального управления. Тем более, что Министерство достаточно большое и с большим количеством подведомственных учреждений.

Инфоцентр в учреждение необходим, так как за ним стоят статисти- ческие данные (анализ показал, что статистика в части закупок по ути не ведется, а это большое поле для сокрытия возможной коррупции).

К примеру, по оценке специалистов проекта «Новый дизайн рабочего пространства» (разработала госкорпорации «Росатом»), хорошо продуманное рабочее пространство способно на 36% повысить успешность проектов. С ними согласны 98% наиболее вовлеченных работников Департамента по информационным технологиям Минкомсвязи. По их словам, грамотно организованное пространство помогает выполнять работу лучше. Для проведения ежедневных оперативных совещаний по вопросам закупок (тем более в ведомствах с таким большим штатом), лучшего места, чем инфоцентр, не при думать. Планерки в инфоцентре, например, избавляют руководителей от необходимости писать длинные отчеты о том, что происходит на вверенном им направлении. Инфоцентр решает три основные задачи:

1. Повышение прозрачности планирования закупок (в целях избежания коррупции).

2. Понимание сотрудниками процессов и задач, которые стоят перед соседними департаментами и учреждением в целом.

3. Оперативное принятие управленческих решений. В Минкомсвязи и подведомственных ем организациях, рекомендуется организовывать работу инфоцентров для 2-х уровней управления -- в Департаменте, в департаменте совместно с подведомственными учреждениями.

Для того, чтобы создать инфоцентр нужно выполнить следующие пункты:

1. Сделать эскизы инфоцентров. Этот пункт подразумевает командную работу и активное участие руководителей (в т.ч. подведомственных учреждений).

2. Определить наполнение инфоцентров. Рекомендовано разделить инфоцентры на пять блоков: организационные документы, развитие подразделения, оперативное управление, проектное управление (закупки), управление проблемами.

3. Определить место размещения инфоцентра. Инфоцентр нужно располагать там, где проще оперативно принимать решения и собирать всех участников совещаний. Если инфоцентр содержит коммерческую тайну, его лучше размещать в месте с ограниченным доступом посторонних (то есть в самом Министерстве).

4. Определить ответственных за актуализацию информации и регламент проведения совещаний. Если правила работы инфоцентра нарушаются, ответственные должны помнить и об ответственности, которая им в данном случае грозит.

5. Оформить стенды материалами. Не следует перегружать инфоцентр подробностями. На стендах должна быть только минимальная, ключевая для принятия решений информация. Хорошо организованное по форме и содержанию информпространство обеспечивает информирование работников огромного дивизиона, исключает неоднозначную интерпретацию данных, помогает акцентировать внимание на главном, разобраться в большом потоке документов, не теряя времени

2.2.4 Модернизация закупочной деятельности как основная составляющая ее эффективности

Модернизацию закупочной деятельности в Минкомсвязи невозможно эффективно провести без повышения квалификации персонала в области ПСР (это культура бережливого распределения финансовых средств Министерства и система непрерывного совершенствования процессов для обеспечения лучших ТРУ).

Внедрение системы отчетов на регулярной основе (в т.ч. и во избежание коррупции), плановых показателей требует от сотрудников предложенного нами Департамента по закупкам, новых знаний и навыков.

Одним из вариантов решения является организация курсов в области ПСР с привлечением заместителей министра Минкомсвязи, а именно специалистов, имеющих необходимый опыт и навыки.

Обязательства в области закупочной деятельности:

Руководствоваться положениями настоящей Политики в своей деятельности.

Обеспечить комплексный подход к решению задач в области закупочной деятельности.

Определить и непрерывно совершенствовать основные процессы и эффективность создаваемой системы закупочной деятельности.

Обеспечить необходимыми ресурсами достижение целей и решение задач в области закупочной деятельности.

Обеспечить эффективные измерение, анализ, мониторинг и контроль выполнения процессов в области закупочной деятельности.

Способствовать развитию профессиональных навыков и повышению квалификации персонала в области закупочной деятельности.

Способствовать тому, чтобы сотрудники, партнеры и поставщики понимали основные идеи и цели в области закупочной деятельности и принимали участие в их реализации.

Проводить мониторинг настоящей Политики не реже чем один раз в год. По результатам мониторинга при необходимости актуализировать закупочную деятельность. Для контроля над реализацией целей и задач в области закупочной деятельности устанавливаются следующие целевые показатели деятельности:

Точность исполнения планов по закупкам (по срокам, бюджету, соответствию требованиям к продукции, соответствию заданной стоимости комплектации).

Снижение стоимости закупаемой продукции, работ, услуг.

Обеспечение требуемого уровня качества закупаемых товаров, работ, услуг (количество отказов и несоответствий).

Повышение доли закупок, проводимых в электронном виде, в общем годовом объеме закупок для данной группы закупок.

Со стороны руководства Минкомсвязи необходимо подготовить систему контроля за текущей деятельностью сотрудников отдела закупок, за достижением ими плановых показателей (опять - таки в том числе и во избежание коррупции).

В основе системы контроля лежат аналитические отчеты, которые формируются автоматически на ежедневной основе и система внутренней связи (внутренний корпоративный чат).

Успешность процесса модернизации закупочной деятельности в Минкомсвязи напрямую зависит от решения всех перечисленных выше проблем и задач. Данный процесс должен быть реализован теоретически и практически при участии всех вовлеченных в него сторон, и при необходимости с привлечением сторонних специалистов. При этом, стоит отметить, что успех и эффективность процесса закупочной деятельности, зависит не только от новейших информационных технологий, но, и от сотрудников, системы контроля.

Список использованных источников и литературы

1. Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ (ред. от 29.07.2017) "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".

2. Постановление Правительства РФ от 21 ноября 2013 г. N 1043 "О требованиях к формированию, утверждению и ведению планов закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд субъекта Российской Федерации и муниципальных нужд, а также требованиях к форме планов закупок товаров, работ, услуг" (с изменениями и дополнениями).

3. Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

4. Алексеев В.М., Халяпин А.А. Управление закупками для государственных и муниципальных нужд как точная нормативная дисциплина // Экономика и менеджмент инновационных технологий. 2016. № 7 [Электронный ресурс] - URL: http://ekonomika.snauka.ru/2016/07/12240.

5. Алексеева М.С., Халяпин А.А. Контрактная система в сфере закупок как управленческо-правовая дисциплина // Современные научные исследования и инновации. 2016. № 7 [Электронный ресурс] - URL: http://web.snauka.ru/issues/2016/07/70057.

6. Андерсен Б. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования/ Андерсен Б. М.: РИА «Стандарты и качество», 2012. - 272 с.

7. Бауэрсокс Д., Клосс Д. Логистика: интегрированная цепь поставок. - М.: Олимп-Бизнес. - 2010. - 644 с.

8. Дыбская В.В., Зайцев Е.И. Логистика: интеграция и оптимизация логистических бизнес-процессов в цепях поставок - М: Эксмо. - 2011. - 944 с.

9. Ермакова А.В. Переговорные методы при проведении закупок // Закупки - 2015: практика применения Федерального закона № 223- ФЗ. Сборник докладов. - М.: Юриспруденция, 2015. - 19 с.

10. Жемчужников А. А., Домовец С. С. Осуществление закупок: общие положения и способы определения подрядчиков (исполнителей, поставщиков) //Современные проблемы науки и образования. - 2015. - №. 2. - 674 с.

11. Кузнецов К. В. Методические рекомендации по подготовке документации для проведения конкурсов на размещение заказов на поставки товаров // Информационно-аналитический бюллетень “Конкурсные торги” - 2014. - № 1-4 94

12. Кухарев Владислав Вадимович Размещение государственного заказа и оценка его эффективности // Социально-экономические явления и процессы. 2015. №5 (051).

13. Лайсонс К., Джиллингем М. Управление закупочной деятельностью и цепью поставок пер. с 6-го англ. изд. - М.: Юрайт. - 2014. - 816 с.

14. Сиротинский М.С. Основы управления материальными и информационными потоками (Производственная логистика): Учебник для студ. вузов / М.С. Сиротинский. - М.: МАИ, 2011. - 196 с.

15. Халяпин А.А., Кравцова Р.Е. Финансовая политика государства / Новая наука: Современное состояние и пути развития. - Уфа: ООО «Агентство международных исследований», 2016. № 1-1 (56). С. 122-125.

16. Халяпин Алексей Алексеевич, Алексеев Владимир Михайлович Теоретические основы госзакупок // Символ науки. 2016. №9-1. URL: http://cyberleninka.ru/article/n/teoreticheskie-osnovy-goszakupok.

Приложение

Поток создания ценности закупки в Минкомсвязи

Условные обозначения:

СПК - любое заявитель - подразделение Минкомсвязи (либо подведомственные ему органы),

СПК - заказчик - подразделение Минкомсвязи (возможно предложенный нами внедренный Департамент, отдел закупок), ответственное за заключение договора на закупку (ТРУ)

Размещено на Allbest.ru