Ответственность за содержание и условия проекта Договора в части сроков, номенклатуры товаров (работ, услуг), других существенных и необходимых условий Договора несет Исполнитель (руководитель подразделения, ответственного за заключение договора). Исполнитель также несет ответственность за определение цены Договора и подготовку материалов, необходимых для ее определения, если иное не установлено внутренними нормативными документами Компании.

Исполнитель по Договору поставки товаров, работ или услуг осуществляет подготовку проекта Договора строго на основании обоснования целесообразности заключения Договора, оформленного в соответствии с внутренними нормативными документами по закупочной деятельности Компании и другими действующими в Компаниями порядками.

2.2.2 Согласование и оформление Договора

Согласование, регистрация Договоров Компании, формирование листов согласования и листов замечаний производится в электронном виде в СЭД. Маршрут, общий срок согласования проекта Договора определяется в соответствии с Матрицей ответственности за согласование и исполнение Договоров.

Общий срок согласования проекта Договора определяется в соответствии с Матрицей ответственности за согласование и исполнение Договоров. Регистрация даты и времени поступления документа на согласование, а также времени выполнения заданий на согласование у всех участников процесса согласования ведется автоматически СЭД. Администратор процесса может в любой момент времени может сформировать отчет по исполнительской дисциплине процесса согласования Договорных документов.

Согласованный структурными подразделениями и службами проект Договора до направления на подписание должен быть в рабочем порядке согласован с Контрагентом.

Рис. 12. Процесс договорной работы

2.2.3. Подписание Договора, его регистрация и хранение

Проект Договора составляется в количестве экземпляров, соответствующем количеству сторон Договора. Если Договор требует нотариального удостоверения либо государственной регистрации, то проект Договора составляется в количестве, необходимом для совершения указанных действий.

От имени Компании Договоры подписываются Руководителем, либо уполномоченным им лицом на основании выданной доверенности.

В случае если Договор подписан только со стороны Компании, все экземпляры Договора (без сопровождающего пакета документов), подписанных и скрепленных печатью со стороны Компании, передаются Исполнителю, который обеспечивает его передачу Контрагенту.

В случае, если первоначально проект Договора был подписан Контрагентом, один экземпляр Договора остается на хранении у Администратора процесса, другой передается Исполнителю, который обеспечивает его передачу Контрагенту.

Если Договор требует нотариального удостоверения, либо государственной регистрации, Исполнитель обеспечивает удостоверение (регистрацию) данного Договора. В случае если это предусмотрено условиями Договора, нотариальное удостоверение, либо государственную регистрацию осуществляет Контрагент по Договору.

Ответственным за оформление первичных документов является Исполнитель. При оформлении первичных документов запрещается проставление согласующих подписей работников Компании и Управляющей организации на оригинале документа.

Оформление первичных документов осуществляется в соответствии с правилами ведения бухгалтерского и налогового учета, действующим законодательством, внутренними распорядительными документами и заключенным договором.

Исполнитель обеспечивает готовность первичных документов к подписанию со стороны Компании, в том числе:

- отсутствие согласующих виз работников Компании на оригинале документа, проверку полномочий Подписанта со стороны Контрагента, наличия доверенности; корректное заполнение карточки договорного документа,

- согласование документов в СЭД в соответствии с Матрицей ответственности за согласование и исполнение договоров,

- подписание согласованных документов со стороны Компании уполномоченным лицом,

- представление со стороны исполнителя работ по договорам строительного подряда, включая смешанные договоры и договоры на выполнение ремонтных работ, полного комплекта исполнительной документации.

Согласование первичных документов Компании, формирование листов согласования и листов замечаний производится в электронном виде в СЭД.

Маршрут, общий срок согласования первичных документов определяется в соответствии с Матрицей ответственности за согласование и исполнение договорных документов, которая предварительно настраивается в СЭД администратором СЭД.

В соответствии c Маршрутом согласования Исполнитель направляет на согласование первичный документ через СЭД.

Общий срок согласования первичного документа определяется в соответствии с Матрицей ответственности за согласование и исполнение договорных документов.

Регистрация даты и времени поступления документа на согласование, а также времени выполнения заданий на согласование у всех участников процесса согласования ведется автоматически СЭД. Администратор процесса может в любой момент времени может сформировать отчет по исполнительской дисциплине процесса согласования договорных документов.

Согласованный структурными подразделениями и службами проект первичного документа до направления на визирование должен быть в рабочем порядке согласован с Контрагентом.

2.2.4 Подписание первичных документов и их хранение

От имени Компании первичные документы подписываются Руководителем Компании, либо уполномоченным им лицом на основании выданной доверенности.

После подписания первичного документа Исполнитель направляет документы в бухгалтерию и второй стороне. По результатам подписания первичного документа сторонами, Исполнитель осуществляет, а Бухгалтерия контролирует загрузку документа в СЭД.

После подписания первичных документов Исполнитель обеспечивает хранение у себя копий этих документов, а подлинные экземпляры передает в Бухгалтерию Компании и Контрагенту по договору.

Исполнитель обеспечивает предоставление в Бухгалтерию Компании первичных документов в соответствии с условиями заключенного договора, а также доверенности, подтверждающей полномочия Подписанта со стороны Контрагента.

Исполнитель обеспечивает надлежащее и своевременное исполнение обязательств по договору, а также контроль за их исполнением. Контроль исполнения предусматривает проведение следующих мероприятий:

- проверка полноты, качества и своевременности исполнения сторонами обязательств по Договору, занесение информации об исполнении Ключевых событий Договора в СЭД в день подписания документов, подтверждающих исполнение отдельных обязательств по Договору, а также контроль за своевременным предоставлением оригиналов договорных документов на хранение, проведением расчетов и предоставлением соответствующих документов в Бухгалтерию Компании для отражения операций в бухгалтерском учете;

- составление проектов писем, претензий, уведомлений, дополнительных соглашений и других документов к договору;

- осуществление необходимых для оформления отношений по договору действий, таких как приемка исполненного по договору, составление актов, выставление и получение счетов и т.д.;

- в случае нарушения контрагентами условий договора незамедлительное информирование и передача необходимых документов в Юридический отдел и другие заинтересованные подразделения с целью принятия необходимых мер.

Исполнитель обеспечивает предоставление в Финансовый отдел полученных от Контрагента расчетных документов в соответствии с действующим в Компании Регламентом оформления, согласования и проведения безналичных платежей.

Ответственные лица по договору не реже срока, установленного в Компании, обязаны совместно с Бухгалтерией оформлять акты сверки с поставщиками и подрядчиками в разрезе всех действующих договоров по состоянию на определенную дату каждого календарного года. При завершении исполнения обязательств Компании и Контрагента по условиям договора, Ответственное лицо совместно с Бухгалтерией обязано подготовить итоговый акт сверки по договору.

Исполнитель обязан обеспечить своевременное и полное исполнение договорных обязательств по договору.

В случае выявления неисполнения или ненадлежащего исполнения договорных обязательств Исполнитель незамедлительно должен принять все необходимые меры к исполнению договорных обязательств по договору, и в случае необходимости инициировать направление Контрагентам соответствующих рекламаций.

Исполнитель контролирует своевременную отгрузку продукции (товаров) Контрагенту в соответствии с условиями подписанного договора и внутренними распорядительными документами.

Исполнитель обеспечивает выставление счетов и обеспечение проведения расчетов Контрагентом в соответствии с условиями подписанного договора и внутренними распорядительными документами.

В рамках контроля за исполнением договоров подряда, связанных со строительством или с капитальным/текущим ремонтом объектов, Исполнитель осуществляет:

- составление календарных графиков производства работ, контроль за их исполнением;

- составление заявок и графиков приобретения ТМЦ и оборудования;

- ведение учета освоения сметного лимита по объектам строительства и в разрезе договоров подряда;

- сопровождение выполнения условий договоров, контроль за исполнением договорных условий и выполнением объемов работ;

- составление ведомостей дефектов при выявлении несоответствия фактически необходимого выполнения объема работ заключенному договору;

- получение от Контрагента исполнительной документации по договору в сроки, установленные договором;

- проверку исполнительной документации на полноту, корректность составления, соответствие заключенному договору и законодательству Российской Федерации;

- создание комиссии и организация ее работы для принятия работ по договору;

- организацию комиссионного осмотра объектов / оборудования по результатам выполненных работ, составление актов осмотра;

- согласование и подписание актов выполненных работ и актов приемки результатов работ по договору в установленном порядке и в сроки, определенные договором.

Исполнитель принимает акты выполненных работ по форме КС-2, справки о стоимости выполненных работ по форме КС-3 по заключенным договорам и счет-фактуру строго при наличии документов, подтверждающих объем выполненных работ, с приложением реестра сдачи исполнительной документации. В КС-2 и КС-3 допустимо включать только работы и услуги, которые выполнял и оказывал Контрагент, а также ТМЦ, поставку которых осуществлял Контрагент.

Ответственные лица за ведение учета и контроля освоения сметного лимита по объектам строительства осуществляют проверку и контроль за подписанием актов выполненных работ по форме КС-2, справок о стоимости выполненных работ по форме КС-3. К актам выполненных работ ответственными лицами предоставляются данные учета об освоении денежных средств в разрезе договоров, смет, с указанием остатков на следующий текущий месяц.

Исполнительная документация должна быть подписана и принята Главными специалистами и их службами по принадлежности (строительная часть, тепловодогазоснабжение, электрическая часть, металлоконструкции и т.д.), а также авторским надзором. Архиву Компании запрещается принимать на хранение исполнительскую документацию, не подписанную авторским надзором.

Ответственные лица за ведение технического контроля и надзора за строительством или капитальным/текущим ремонтом объектов ведут строгий контроль за качеством выполняемых работ и применяемых материалов согласно проектно-сметной документации, требованиям технических регламентов и нормативной документации (ПБ, РД, СНиП, ГОСТ). В том числе ответственные лица за ведение технического контроля и надзора за строительством или капитальным/текущим ремонтом объектов осуществляют:

- ведение накопительной ведомости физических объемов по каждому объекту строительства или капитальному/текущему ремонту, согласно разделов проекта;

- принятие и хранение в отделе исполнительной документации (акты скрытых работ, геодезические съемки, журнал КС-6) от служб до завершения строительства объекта;

- выдачу предписаний о нарушениях технологии строительных работ с записью в журнале КС-6;

- передачу исполнительной документации в архив завода получения заключения о законченном строительстве объекта;

- составление акта законченного строительства по форме КС-11 (в случаях, предусмотренных заключенным договором).

Маршрут (порядок) согласования первичных документов настраивается в СЭД администратором СЭД в соответствии с Матрицей ответственности, установленной Компанией.

Ответственные лица за ведение технического контроля и надзора за строительством или капитальным/текущим ремонтом объектов, несут персональную ответственность за подтверждение объемов и качество выполненных работ, а также за полноту разрешительной, технической, исполнительной и иной документации, представленной исполнителем работ. Ответственные лица за ведение технического контроля и надзора за строительством или капитальным/текущим ремонтом объектов, в обязательном порядке включаются Исполнителем в перечень согласующих лиц первичные документы в СЭД по курируемым ими объектам строительства или капитальным/текущим ремонтам для выполнения роли контроль качества.

Сметно-договорной отдел ведет накопительную ведомость физических объемов по каждому объекту строительства в разрезе договоров, согласно разделов проекта.

Отпуск материалов по договорам на продажу товарно-материальных ценностей (ТМЦ) подрядным организациям производится в соответствии с установленным в Компании порядком.

Ответственное лицо по договору оформляет документы на выдачу ТМЦ, зарезервированных по заявкам на закупку ТМЦ в рамках исполнения договора.

Основанием для выдачи ТМЦ является разделительная ведомость поставки ТМЦ, прилагаемая к договору, а также письмо подрядчика о выдаче ТМЦ, обязанность выдачи которых закреплена за Заказчиком.

Ответственное лицо по договору также обеспечивает выдачу ТМЦ и подписание первичного документа подрядчиком, а также передачу документа в Бухгалтерию.

Контроль исполнения контролируемых договоров осуществляется по установленным в СЭД Ключевым событиям и их этапам. Заполнение Ключевых событий договора осуществляется Исполнителем при направлении договорного документа на согласование, а также участниками договорного процесса при согласовании договорного документа.

Определение Основных ключевых событий договора, подлежащих заполнению Исполнителем, осуществляется СЭД автоматически в зависимости от выбранного вида договора в соответствии с Матрицей ответственности за согласование и исполнение договоров. При заполнении Ключевых событий Исполнитель осуществляет заполнение дат исполнения Ключевых событий, в соответствии с проектом договорного документа. Исполнитель обязан обеспечить своевременное и полное исполнение договорных обязательств по каждому этапу Основных ключевых событий по договору.

Исполнитель обязан обеспечить заполнение Ключевых событий договора, включая этапов, в соответствии с проектом договорного документа.

Исполнитель, а также иные участники договорного процесса, вправе устанавливать Дополнительные ключевые события и этапы по ним, определять даты их наступления и определять Контролеров. Определение Контролеров по Ключевым событиям договора и отдельным их этапам осуществляется Исполнителем и иными участниками договорного процесса только из числа своих подчиненных работников.

Принятие и изменение сроков исполнения Дополнительных ключевых событий осуществляется участниками договорного процесса, установившими данные Дополнительные ключевые события.

В случае необходимости выезда к Контрагенту в целях проведения инспекционных проверок или приемочных испытаний, либо контрольных мероприятий, их проведение должно осуществляться только при условии, что такие инспекции, испытания или мероприятия предусмотрены заключенным договором.

В случае, если выезд к Контрагенту необходим в целях проверки залогового имущества, - обязательной проверке подлежит: наличие имущества в обусловленном договором месте хранения, наличие документов, подтверждающих залоговую собственность, условия хранения имущества, его состояние. В обязательном порядке также подлежит составлению акт осмотра залогового имущества с приложением фотосъёмки.

В рамках проведения мероприятия по проверке контроля исполнения договоров руководители проверяемых структурных подразделений и службы или руководители структурных подразделений и служб Компании, на территории которых проводятся контрольные мероприятия, и их работники обязаны:

- своевременно и в полном объеме представлять документы, относящиеся к предмету проводимой проверки;

- по запросу и существу проводимой проверки, представлять документы и информацию в письменной форме, в том числе справки, устные разъяснений, а также письменные объяснения.

2.2.5. Претензионная работа

Непосредственными задачами претензионной работы являются:

- реализация механизма досудебного урегулирования споров;

- восстановление нарушенных прав и защита законных интересов Компании;

- выявление причин и условий, влекущих невыполнение договорных обязательств;

- предупреждение нарушений плановой и договорной дисциплины, действующего законодательства;

- улучшение экономических показателей хозяйственной деятельности организаций;

- возмещение за счет виновных лиц ущерба, причиненного организации.

Все претензии, поступающие в адрес Компании, в обязательном порядке регистрируются и направляются Руководителю Компании.

Срок рассмотрения и ответа на претензию определяется действующим законодательством либо договором.

Юридический отдел при поступлении претензии в первую очередь проверяет законность и обоснованность претензии, направляет копию претензии с сопроводительным письмом Исполнителю, ответственному за заключение и исполнение договора, по которому предъявлена претензия и истребует от него необходимые документы и материалы, при этом указывает срок их предоставления. Передача запросов и пакета документов может осуществляться через СЭД путем создания соответствующей подзадачи.

Исполнитель обеспечивает сбор истребованных материалов и документов и дает свои пояснения по предъявленной претензии.

Подготовленные материалы, документы и свои пояснения по претензии Исполнитель направляет в срок, указанный в запросе, в Юридический отдел для изучения, правового анализа и подготовки заключения для Руководителя Компании.

Юридический отдел не позднее чем в пятидневный срок со дня поступления в отдел всех запрошенных материалов готовит комплексное заключение по претензии, подписывает его и направляет его Руководителю Компании для принятия решения.

В случае принятия Руководителем Компании решения:

- об удовлетворении претензии, заключение с визой Руководителя направляется Исполнителю, для исполнения претензионного требования, а также подготовки ответа заявителю претензии;

- об отказе удовлетворении претензии, заключение с визой Руководителя направляется Исполнителю, для подготовки ответа заявителю претензии в порядке, установленном внутренними ЛНА.

В случае нарушения Контрагентом условий договора Исполнитель осуществляет сбор документов, подтверждающих факт нарушения договора, а также расчет суммы задолженности, убытков, штрафов, справки, акты и другие документы, необходимые для решения вопроса о применении мер к Контрагенту.

Требования к оформлению проекта претензии:

- в претензии должно быть указано наименование организации, которой эта претензия предъявляется, с указанием организационно-правовой формы, полного наименования и места нахождения организации согласно данным Единого государственного реестра юридических лиц, а также почтового адреса, согласованного в договоре,

- в претензии должны быть изложены суть и характер нарушения Контрагентом своих обязательств, со ссылкой на норму права или пункт договора, предусматривающие нарушенную обязанность;

- в претензии должны быть отражены требования Компании и последствия их невыполнения (обращение в суд или государственный орган, самостоятельное или с помощью третьих лиц устранение недостатков за счет Контрагента, одностороннее расторжения договора и т.д.), а также срок для ответа на претензию и/или исполнения заявленных требований. Требования и последствия их невыполнения в претензии должны излагаться конкретно и четко. Если претензионные требования подлежат денежной оценке, в претензии должна быть указана требуемая сумма и приведен ее расчет,

- в претензии должны содержаться ссылки на дату и номер договора, в связи с которым предъявляется претензия, ссылки на даты и номера документов, подтверждающих заявленные требования. Если в претензии обосновываются штрафные санкции или возмещение убытков, она должна содержать ссылку на законодательный акт или договор, в котором установлена эта ответственность;

- в претензии могут быть указаны и другие сведения, которые будут способствовать более быстрому и правильному ее рассмотрению, объективному урегулированию спора,

- требования, заявленные в претензии, подтверждаются необходимыми документами, которые прилагаются к претензии в виде копий или выписок из них;

- в претензии должны содержаться банковские реквизиты Компании, на которые должно производиться перечисление денежных средств.

Перечень сопроводительных документов, направляемых Исполнителем для выставления претензии:

- расчет задолженности;

- оригинал договора (при его отсутствии в Юридическом отделе);

- все приложения к договору (спецификации, протокол разногласий, технические задания, дополнительные соглашения и т.д.);

- первичная документация (накладные или УПД, товарно-транспортные накладные, акты сдачи-приемки оказанных услуг, выполненных работ, накладные на отпуск ТМЦ, справки о стоимости выполненных работ и т.д.);

- переписка с Контрагентом (письма, требования, рекламации и т.д.);

- акт сверки (в случае отсутствия подписанного с двух сторон, заверенный сотрудником Бухгалтерии Компании);

- реестр собственных (сторонних) платежных поручений;

- копии платежных поручений;

- служебная записка с объяснением причин невыполнения Контрагентом обязательств по договору, а также причины отсутствия перечисленных выше документов.

Подготовленный проект претензии, материалы и документы по претензии Исполнитель направляет руководителю Юридического отдела для изучения и согласования.

После согласования проекта претензии в СЭД всеми согласующими лицами, Исполнителю по Договору поступает задача на подписание и направление претензии Контрагенту.

После подписания претензии Исполнитель обеспечивает направление претензии Контрагенту через Канцелярию заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения через отделения почтовой связи России по адресу, указанному в претензии, с направлением копии претензии по факсу, электронной почте или телеграммой, указанным в заключенном с данным Контрагентом Договором в рамках которого осуществляется выставление претензии.

Хранение копии претензии и документов, подтверждающих направление претензии Контрагенту осуществляется Канцелярией, а сканированные версии подлежат хранению в СЭД.

Исполнитель контролирует получение ответа на претензию в срок, указанный в ней.

2.2.6. Основные функции ФЦО в договорной работе

Как итог, можно выделить основные функции, которые повторяются у каждого руководителя ФЦО и входят в описанный выше процесс договорной работы.

Руководитель подразделения Компании и Ремонтного блока (Исполнитель) в частности осуществляющий контроль за своевременным заключением Договора, а также исполнением обязательств по Договору. Исполнитель также несет ответственность за определение цены Договора и подготовку материалов, необходимых для ее определения, если иное не установлено внутренними нормативными документами по закупочной деятельности:

- подготовка обоснования целесообразности заключения Договора,

- подготовка проекта Договора,

- подготовка карточки документа,

- инициация процесса согласования после получения документов, являющихся основанием для заключения сделки,

- устранение замечаний по проекту Договора, полученных в ходе согласования,

- организация подписания Договора со стороны Контрагента,

- организация передачи оригиналов заключенного Договора в подразделение, ответственное за хранение Договоров (юридический отдел),

- обеспечение и контроль сроков согласования, заключения Договора (Договорного документа, соглашения),

- обеспечение занесения в СЭД дат исполнения Основных ключевых событий и отдельных их этапов,

- определение при необходимости Дополнительных ключевых событий, сроков их исполнения и назначение контролеров из числа своих работников,

- проведение закупки или реализации в соответствии с действующим законодательством, внутренними нормативными актами и распорядительными документами, подписанным Договором.

Также в обязанности Исполнителя входит осуществление контроля за исполнением обязательств по Договору, а именно за:

- оказанием услуг, выполнением работ, поставкой,

- предоставлением контрагентом разрешительной, технической и иной документации,

- оплатой, включая оплату авансовых платежей,

- выдачей норм для закупки необходимых материалов/работ/услуг (включая характеристики продукции, качества),

- передачей/получением обеспечения по Договору,

- сроками закупки необходимых материалов/работ/услуг, включая наименованием, ассортиментом, количеством продукции и сырья, характеристиками качества закупаемых материалов/работ/услуг,

- поставкой закупаемых материалов, сроками проведения работ, оказания услуг,

- изготовлением продукции, необходимой для исполнения Договора (наименованием, ассортиментом, количеством и характеристиками продукции, качества продукции, комплектующих), и этапными сроками изготовления продукции,

- подписанием первичных документов, включая уведомлений, направляемых контрагенту о проведении приемочных испытаний,

- проведением испытаний, экспертиз, технического аудита, получением необходимых разрешений и согласований,

- заключением Договора страхования оборудования, продукции, комплектующих, передаваемых транспортной Компании,

- передачей (приемкой) продукции, комплектующих на ответственное хранение,

- передачей (сдачей-приемкой) разрешительной, технической и иной документации,

- предоставлением гарантийных обязательств, сроков гарантий,

- созданием по Договору нематериальных активов, закреплением прав сторон на результаты интеллектуальной деятельности,

- обеспечение исполнения Основных ключевых событий Договора установленных в СЭД,

- прочими обязательствами, предусмотренными заключенным Договором.

Далее идет оформление и подписание первичных документов по исполнению Договора или отдельных его обязательств (акт, накладная, УПД, приходный ордер, счет-фактура и прочее) в соответствии с правилами ведения бухгалтерского и налогового

учета, действующим законодательством, внутренними нормативными актами и распорядительными документами, заключенным Договором, в том числе обеспечение готовности актов к подписанию:

- обеспечение полномочий Подписанта со стороны Контрагента и Компании, наличия доверенности,

- обеспечение наличия всех необходимых согласований,

- обеспечение загрузки и предоставления в Бухгалтерию подписанных с двух сторон первичных документов по исполнению Договора или отдельных его обязательств (акт, накладная, УПД, счет-фактура и прочее) в соответствии с условиями заключенного Договора, а также доверенности, подтверждающей полномочия Подписанта со стороны Контрагента и Компании,

- выставление счетов и обеспечение проведения расчетов Контрагентом в соответствии с условиями подписанного Договора, внутренними нормативными актами и распорядительными документами,

- обеспечение предоставления в финансовый отдел полученных от Контрагента расчетных документов (счет на оплату) с сопровождающей служебной запиской на оплату,

- информирование и передача необходимых документов (в т.ч. первичной документации) Администратору процесса в случае нарушения Контрагентом условий Договора с целью принятия необходимых мер,

- организация подготовки и направления Контрагентам рекламаций по Договору, включая выставление требований по возмещению убытков, оплате штрафных санкций и неустоек по заключенному Договору,

- предоставление в Отдел контроля исполнения Договоров информации об исполнении Договорных обязательств на отчетную дату по Договорам, контролируемым отделом контроля исполнения Договоров, по поступившим от отдела контроля исполнения Договоров запросам и формам предоставления информации,

- подписание заявки на передачу подрядчику ТМЦ по шаблону, контроль обоснованной и своевременной выдачи ТМЦ подрядчику.

Большой объем обязательств ложится на специалиста, назначенного Исполнителем и ответственного за подготовку Договора, а также осуществляющего контроль за его своевременным исполнением. В их обязанности входит:

- оформление и согласование Договора,

- заполнение в СЭД с помощью мастера действий карточки Договорного документа, включая основные данные Договорного документа, его Основные и при необходимости Дополнительные ключевые события, выбирает и заполняет шаблон (макет) Договорного документа и направляет документы на согласование,

- ввод полной информации о Договоре в СЭД,

- включение суммы предстоящих оплат по Договору в бюджет платежей соответствующего месяца,

- подготовка служебной записки на оплату в соответствии с условиями оплаты по Договору,

- организация приемки товаров, работ, услуг по качеству и количеству, согласно актов и накладных/УПД, в соответствии с условиями Договора,

- организация проведения приемочных испытаний, экспертиз, ввода оборудования (объектов) в промышленную эксплуатацию,

- организация получения от контрагентов разрешительной и иной технической документации,

- организация гарантийного обслуживания закупленного оборудования, продукции, замены комплектующих,

- загрузка в СЭД и передача подписанных с двух сторон первичных документы в бухгалтерию Компании (накладные/УПД, акты, счета-фактуры, доверенности и т.д.),

- осуществление контроля за сроками исполнения обязательств по Договору,

- обеспечение своевременного оприходования поставок ТМЦ, выполненных работ, оказанных услуг,

- направление Контрагентам писем, уведомления, претензий, требований, в том числе связанных с устранением недостатков,

- организация подписания сторонами актов брака, устранения дефектов,

- обеспечивает своевременное и в полном объеме исполнение обязательств по Договору,

- подготовка информации об исполнении Договорных обязательств на отчетную дату по Договорам, контролируемым Отделом контроля исполнения Договоров, по поступившим от Отдела контроля исполнения Договоров запросам и формам предоставления информации,

- занесение в СЭД информацию и документы об исполнении Договорных обязательств и ключевых событий по Договору,

- загрузка в СЭД фотоснимков объекта/места производства работ в соответствии требованиями внутренних ЛНА,

- подготовка рекламаций по Договору,

- подготовка и согласование в установленном в Компании порядке документов, изменяющих условия Договора (при необходимости).

2.3. Предлагаемые изменения

2.3.1. Процесс договорной работы

В процессе анализа текущей ситуации можно выделить основные проблемы:

1. В структуру ремонтного блока входит большое количество ФЦО, которые являются непосредственными участниками договорного процесса. Между всеми участниками процесса распределены роли и ответственность:

- А - Администратор процесса

- И - Исполнитель

- О - Ответственное лицо

- Ю - Юридический контроль

- Б - Бухгалтерский контроль

- Ф - Функциональный контроль

- БК - Бюджетный контроль

- Ц - Контроль цены

- СЦ - Согласование цены

- ЭБ - Контроль экономической безопасности

- ФР - Контроль финансовых рисков

- М - Обеспечение мультиязычности

- КК - Контроль качества

- КЗ - Контроль закупок

- КС - Контроль согласования

- КП - Контроль за исполнением ЛНА

- П - Подписант со стороны Компании

- КД - Контроль исполнения Договоров

- В - Верификация

Каждый ФЦО блока совместно с ресурсом своего подразделения выполняет роли Исполнителя, Ответственного лица и Функциональный контроль. Главные специалисты несут существенные трудовые затраты и ответственность за выполнение данных функций. Основной задачей главных специалистов (руководителей подразделений ФЦО) является поддержание оборудования в работоспособном состоянии, оперативный ремонт и сервис.

2. Низкий уровень комплексного контроля выполнения договоров Ремонтного блока и претензионной работы.

При имеющемся количестве ответственных лиц за выполнение своей роли при договорном процессе, значительно усложняется возможность составления комплексных отчетов по выполнению всех договоров блока, а также по претензионной работе, движения денежных средств договорного процесса.

Предлагается внести следующие изменения в процесс договорной работы:

- внести соответствующие изменения во внутренние локально-нормативные акты, регламентирующие договорной процесс,

- перераспределить функцию «Исполнитель» с главных специалистов/начальников служб ремонтного блока на Начальника ОПР с возложением обязанностей согласно локально-нормативным актам, регламентирующим договорной процесс.

- внести соответствующие изменение в маршрут согласования договоров и договорных документов.

Ответственность функции «Исполнитель» заключается в следующем:

- подготовка обоснования целесообразности заключения Договора,

- подготовка проекта Договора,

- инициация процесса согласования,

- устранение замечаний по проекту Договора, полученных в ходе согласования,

- организация подписания Договора со стороны Контрагента;

- внесение ДО (документа-основания) в СЭД;

- организация передачи оригиналов заключенного Договора в подразделение, ответственное за хранение Договоров (юридический отдел);

- обеспечение и контроль сроков согласования, заключения Договора (Договорного документа, соглашения),

- обеспечение занесения в СЭД дат исполнения Основных ключевых событий и отдельных их этапов,

- определение при необходимости Дополнительных ключевых событий, сроков их исполнения и назначение контролеров из числа своих работников;

- проведение закупки или реализации в соответствии с действующим законодательством, внутренними нормативными актами и распорядительными документами, подписанным Договором,

- осуществление контроля за исполнением обязательств по Договору, включая контроль за:

a) оказанием услуг, выполнением работ, поставкой;

b) предоставлением контрагентом разрешительной, технической и иной документации;

c) оплатой, включая оплату авансовых платежей;

d) выдачей норм для закупки необходимых материалов/работ/услуг (включая характеристики продукции, качества);

e) передачей/получением обеспечения по Договору;

f) сроками закупки необходимых материалов/работ/услуг, включая наименованием, ассортиментом, количеством продукции и сырья, характеристиками качества закупаемых материалов/работ/услуг;

g) поставкой закупаемых материалов, сроками проведения работ, оказания услуг;

h) изготовлением продукции, необходимой для исполнения Договора (наименованием, ассортиментом, количеством и характеристиками продукции, качества продукции, комплектующих), и этапными сроками изготовления продукции;

i) подписанием первичных документов, включая уведомлений, направляемых контрагенту о проведении приемочных испытаний;

j) проведением испытаний, экспертиз, технического аудита, получением необходимых разрешений и согласований;

k) заключением Договора страхования оборудования, продукции, комплектующих, передаваемых транспортной Компании;

l) передачей (приемкой) продукции, комплектующих на ответственное хранение;

m) передачей (сдачей-приемкой) разрешительной, технической и иной документации;

n) предоставлением гарантийных обязательств, сроков гарантий;

o) созданием по Договору нематериальных активов, закреплением прав сторон на результаты интеллектуальной деятельности;

p) обеспечение исполнения Основных ключевых событий Договора установленных в СЭД

q) прочими обязательствами, предусмотренными заключенным Договором;

- оформление и подписание первичных документов по исполнению Договора или отдельных его обязательств (акт, накладная, УПД, приходный ордер, счет-фактура и прочее) в соответствии с правилами ведения бухгалтерского и налогового учета, действующим законодательством, внутренними нормативными актами и распорядительными документами, заключенным Договором, в том числе обеспечение готовности актов к подписанию,

- обеспечение загрузки и предоставления в Бухгалтерию подписанных с двух сторон первичных документов по исполнению Договора или отдельных его обязательств (акт, накладная, УПД, счет-фактура и прочее) в соответствии с условиями заключенного Договора;

- выставление счетов и обеспечение проведения расчетов Контрагентом в соответствии с условиями подписанного Договора, внутренними нормативными актами и распорядительными документами;

- обеспечение предоставления в финансовый отдел полученных от Контрагента расчетных документов (счет на оплату) с сопровождающей служебной запиской на оплату;

- информирование и передача необходимых документов (в т.ч. первичной документации) Администратору процесса в случае нарушения Контрагентом условий Договора с целью принятия необходимых мер;

- организация подготовки и направления Контрагентам рекламаций по Договору, включая выставление требований по возмещению убытков, оплате штрафных санкций и неустоек по заключенному Договору;

- подписание заявки на передачу подрядчику ТМЦ по шаблону, контроль обоснованной и своевременной выдачи ТМЦ подрядчику;

Рис. 13. Предлагаемая технология процесса договорной работы

Ожидаемый эффект от предлагаемого процесса ведения договорной и претензионной работы:

- консолидация и контроль выполнения всех договоров Ремонтного блока в одном месте, качественная и планомерная претензионная работа,

- формирование и актуализация (в течение всего периода), контроль выполнения и мгновенные отчеты по договорной деятельности Ремонтного блока,

- концентрация ресурсов ответственных лиц на основных направлениях:

a) главные специалисты - технические решения, поддержание оборудования в работоспособном состоянии, своевременный и качественный ремонт, сервис,

b) начальник ОПР - оформление и исполнение договоров в сфере компетенции блока, претензионная работа.

Данный процесс позволит:

- сократить общие трудозатраты главных специалистов на 20%, дать возможность уделить больше времени на решение технических вопросов по своему прямому функционалу,

- сократить количество обращений смежных и контролирующих служб, а также количество сопутствующего документооборота на 80%.

2.3.2. Процесс бюджетирования

В процессе анализа текущей ситуации можно выделить основные проблемы:

1. Низкий уровень контроля за выполнением бюджета Ремонтного блока.

В структуру ремонтного блока входит большое количество ФЦО, которые являются непосредственными участниками договорного процесса. Между всеми участниками процесса распределены роли и ответственность.

В ходе подготовки, утверждения и контроля выполнения бюджета ФЦО-Бюджетодержатели отвечают за:

- разработку и согласование годовых планов по своему функциональному направлению (производство, ремонты и т.п.);

- доведение планов до ответственных МВЗ (включая планы по выполнению внутренних услуг: доведение планов до исполнителей, подтверждение заявок для заказчиков);

- сбор информации для подготовки бюджета;

- сбор и проверку на целесообразность, соответствие годовым функциональным планам потребностей МВЗ по своему функциональному направлению;

- самостоятельное планирование потребности исходя из годовых планов по функциональному направлению и нормативов;

- расчёт потребности для МВЗ на основании доведённых нормативов;

- заполнение бюджетных форм;

- согласование бюджетов по своему функциональному направлению с вышестоящими ФЦО согласно маршрутам согласования бюджетных форм;

- защиту бюджетов по своему функциональному направлению перед Бюджетным комитетом.

- проверку на целесообразность и соответствие бюджету заявок на закупку в порядке процессов материально-технического снабжения;

- перераспределение бюджета ФЦО между МВЗ в случае необходимости;

- принятие решений об использовании статей «резерв», эскалацию потребности в исполнении внебюджетных заявок на закупку на уровень вышестоящего ФЦО;

- проверку на целесообразность, соответствие бюджету ФЦО и выполнение заявок на выполнение внутренних работ и оказание услуг для внутренних потребителей (ремонтные работы, внутренние услуги, централизованные поставки, прочее);

- контроль работ МВЗ, которые являются заказчиками и исполнителями в соответствии с утверждёнными годовыми планами по функциональному направлению (ремонтов, производства и т.п.);

- контроль соответствия нормативов МВЗ при выполнении планов по функциональному направлению;

- контроль и согласование документов по закупаемым работам/услугам в рамках бюджета ФЦО;

- анализ план-факт отчётности по бюджетам в рамках ответственности ФЦО, анализ и комментирование расхождений;

- разработку, согласование с вышестоящим ФЦО и внедрение мер по устранению причин расхождений;

- презентацию результатов перед Бюджетным комитетом.

Каждый ФЦО блока совместно с ресурсом своего подразделения выполняет роли Руководителей ФЦО, а также Ответственного лица. Главные специалисты несут существенные трудовые затраты и ответственность за выполнение данных функций. Возвращаемся к тому, что Основной задачей главных специалистов (руководителей подразделений ФЦО) является поддержание оборудования в работоспособном состоянии, оперативный ремонт и сервис.

2. Большое количество ФЦО, трудоемкость формирования комплексных отчетов и контроля выполнения,

3. Отсутствие системы обучения и системы взаимодействия участников процесса бюджетирования.

Предлагается внести следующие изменения в процесс бюджетирования:

- перераспределить функцию «Ответственный от ФЦО за формирование бюджета» с главных специалистов/начальников служб ремонтного блока на Начальника ОПР с возложением обязанностей согласно ЛНА,

- разработать систему управления бюджетным процессом и систему взаимодействия участников данного процесса,

- разработать систему обучения и повышения уровня финансово-экономической грамотности до уровня, необходимого для эффективного взаимодействия на каждом этапе всеми участниками процесса (семинары, тренинги, организованные встречи и консультации).

Ожидаемый эффект от предлагаемого процесса бюджетирования:

- формирование и актуализация (в течение всего периода) общего бюджета блока, контроль выполнения и мгновенные отчеты по блоку, эффективное взаимодействие служб,

- высокий показатель выполнения бюджета, минимальные отклонения от плана ремонтов и плана освоения затрат на ремонт.

Рис. 14. Предлагаемая технология процесса бюджетирования

Данный процесс позволит:

- сократить общие трудозатраты главных специалистов на 20%, дать возможность уделить больше времени на решение технических вопросов по своему прямому функционалу,

- сократить количество обращений смежных и контролирующих служб, а также количество сопутствующего документооборота на 80%.

Заключение

В современных условиях жизни трудно переоценить роль химической промышленности. Медицина и здравоохранение, тяжелое и легкое машиностроение, бытовая химия, мебельное производство, пищевая промышленность и все новейшие наукоемкие отрасли в той или иной степени зависят от производства химической продукции. Однако с возрастанием роли химического производства в жизни современного общества возрастает и ее потенциальная опасность.

Химическое производство является объектом повышенной опасности, где потенциальной угрозой может стать не только оборудование или техническое оснащение, но и химические вещества, способные загрязнять воздух, воду, продукты питания и прочее. Для безопасности, эффективности использования человеческого потенциала и его направленности на результат, был разработана эта проектная работа.

Для решения проблемы были разработаны технологии новых процессов бюджетирования и договорной работы ремонтного блока, процессов взаимодействия служб и необходимого обучения персонала.

Для достижения поставленной цели мы решили ряд необходимых задач, провели анализ действующих систем и выявили слабые места.

Мы считаем, что практическая значимость выпускной квалификационной работы заключается в следующем: формирование Отдела подготовки ремонта позволит значительно улучшить знания, а главное умения и навыки всех участников описываемых процессов на каждом уровне, сконцентрируем специфику и знания специалистов на своих основных направлениях, что приведет к планомерной, целенаправленной и высококвалифицированной работе участников процесса по своим направлениям. Данные изменения и нововведения практически не требуют дополнительных ресурсов.

В данной работе мы ставили перед собой задачу проанализировать действующие процесс бюджетирования и процесс договорной работы, выявить проблемные места и разработать предложения по внесению изменений. Данные задачи были выполнены, основные проблемные места обозначены. Также были предложены мероприятия по изменению существующего процесса.

По факту внедрения предложенных изменений, кадровых организационных вопросов и формированию необходимых локально-нормативных актов, а также по факту формирования и осуществления необходимой программы повышения квалификации, наша цель будет достигнута, новый Отдел подготовки ремонта достигнет плановых показателей. Подготовительный процесс займет около 5 месяцев, с учетом всех вышеперечисленных этапов.

Список использованных ресурсов

1. Акофф, Р.М. Планирование будущего корпорации [Текст]: учебное пособие / Р.М. Акофф. - М.: Прогресс, 2011. - 57 с.

2. Белов, В.В. Компьютерная реализация решения научно-технических и образовательных задач [Текст]: учебное пособие / В.В. Белов, И.В. Образцов, В.К. Иванов, Е.Н. Коноплев. - Тверь: ТвГТУ, 2015. - 108 с.

3. Бестужев-Лада, Н.Б. Прогнозированное обоснование социальных нововведений [Текст]: научная литература / Н.Б. Бестужев-Лада. - М.: Наука, 2010. - 110 с.

4. Кибанова, А.Я. Управление персоналом в России история и современность. [Текст]: Монография / А.Я. Кибанова. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 89 с.

5. Клищ, Н.Н. Наставничество на государственной службе - новая технология профессионального развития государственных служащих (зарубежный и российский опыт наставничества на государственной службе) [Текст] учебное пособие / Н.Н. Клищ, В.А. Январев. - М.: Изд. дом Высшей школы экономики, 2014. - 64 c.

6. Невская, Л.В. Система развития инновационного кадрового потенциала предприятий [Текст] / Л.В. Невская, И.А. Эсаулова // Вестник Пермского национального исследовательского политехнического университета. Социально-экономические науки. - 2013. - № 21. - С. 72-76.

7. Платонов, К.К. Психологические вопросы теории тренажеров [Текст] / К.К. Платонов // Вопросы психологии. - 1961. - № 4. - С. 23.

8. Ряковский, С.М. Наставничество: новое или хорошо забытое старое? [Текст] / С.М. Ряковский, Г.В. Ряковская // Справочник по управлению персоналом. - 2011. - № 6. - С. 17-18.

9. Соловов, А.В. Виртуальные учебные лаборатории в инженерном образовании [Текст] / А.В. Соловов // Сборник статей «Индустрия образования». - 2002. - С. 386-392.

10. Сотников, Н.З. Профессиональная карьера работников: стратегический подход к развитию талантов [Текст] / Н.З. Сотников, С.И. Сотникова // В сборнике: Управление талантами и трансформация корпоративной культуры. Материалы международной конференции. Под редакцией О.Б. Алексеева, Э.В. Галажинского, А.О. Зоткина. - 2016. С. 22-27.

11. Сулейманова, Н.А. Как сделать наставничество эффективным [Текст] / Н.А. Сулейманова // «Кадровик». Кадровый менеджмент (управление персоналом). - 2012. - № 9. - С. 28-30.

12. Чеглакова, Л.М. Наставничество: новые контуры организации социального пространства обучения и развития персонала промышленных организаций [Текст] / Л.М. Чеглакова // Экономическая социология. - 2011. - № 2. - С. 80-98.

13. The Ministry of labour and social protection of the Russian Federation Группа Компаний Транзас. Электронные технологии [Электронный ресурс]. - Путь доступа: http://www.transas.ru

14. Александрова, И., Емельянов, А. Организация системы наставничества и построение эффективных экспертных сообществ внутри Компании Информационный портал Trainings.ru. 2015. 8 сентября. [Электронный ресурс]. - Путь доступа: http://www.trainings.ru/library/exclusive/?id=17162

15. Атомэнергомашевский проект «Мост поколений» признан одной из лучших практик управления в отрасли // Новости энергетики. 2013. 17 июня. [Электронный ресурс]. - Путь доступа: http://novostienergetiki.ru/atomenergomashevskijproekt-most-pokolenij-priznan-odnoj-iz-luchshix-praktik-upravleniya-votrasli/

16. Бачин, Д. А. Наставничество как метод обучения и развития персонала // Электронный научно-практический журнал «Современные научные исследования и инновации» [Электронный ресурс] - Путь доступа: http://web.snauka.ru/issues/2014/04/32311

17. Вебер, А.А. Инвестиции в молодые кадры Expert.ru. 2015. 2 ноября. [Электронный ресурс]. - Путь доступа: http://expert.ru/siberia/2015/46/investitsii-v-molodyie-kadryi/

18. Левинская О. Почему не работает наставничество. 2014. [Электронный ресурс]. - Путь доступа: http://59.ru/text/havejob/821150.html

19. Молодые профессионалы WorldSkills Russia. WorldSkills в России. [Электронный ресурс]. - Путь доступа: http://worldskills.ru/wp-content/uploads/2016/05/ws_in

20. На ВГОКе чествовали лучших наставников молодежи Городской портал Нижнего Тагила. 2012. 23 ноября. [Электронный ресурс]. - Путь доступа: http://tagilcity.ru news/society/na-vgoke-chestvovali-luchshih-nastavnikov-molodezhi.html

21. Научно-технический учебный тренажерный центр vehicles [Электронный ресурс]. - Путь доступа: http://www.ntutc.ru

22. ПАО «Тольяттиазот» О Компании. Информационный сайт toaz.ru. [Электронный ресурс]. - Путь доступа: http://www.toaz.ru/rus/about/about.phtml

23. ПАО «Тольяттиазот» пресс-центр. Официальная электронная версия корпоративной газеты "Волжский химик" Информационный сайт toaz.ru. [Электронный ресурс]. - Путь доступа: http://www.toaz.ru/rus/press/voljski_himik/index.phtml?prod=3

...