Визитные карточки

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РФ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА

Федеральное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Московская государственная академия водного транспорта»

дистанционное обучение

Кафедра Иностранных языков

Реферат по Этике

на тему

«Визитные карточки»

Выполнил студент

Факультет: Экономика и управление на предприятии

Москва 2013 г.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Понятие и назначение визитных карточек в деловых отношениях

2. Виды визитных карточек

3. Особенности оформления визитных карточек

4. Порядок адресования визитных карточек

5. Визитная карточка как аналог краткого делового письма

Заключение

Список используемой литературы

Введение

В последнее десятилетие в России визитные карточки стали широко использоваться не только дипломатами, но и в самых различных сферах деловой жизни, в процессе культурных, светских контактов, причем на самых разных уровнях. Если несколько лет назад крупный чиновник, достаточно известный деятель культуры, ученый, руководитель предприятия в ответ на визитку, протянутую иностранным коллегой или гостем, искал листочек бумаги и ручку, чтобы написать свои координаты, то сегодня визитную карточку могут вручить как в министерстве, так и на заводе, ставшем акционерным обществом, в академическом институте, в зубном кабинете, магазине-салоне и в маленьком бутике. Не удивляйтесь, если это сделает молодой сантехник, обслуживающий по вызову вашу квартиру и т.п.

Основное назначение визитной карточки - представление официальных лиц, деловых партнеров в процессе переговоров, визитов, встреч. Визитная карточка оказывается незаменимой при знакомствах, общении на банкетах, приемах, конференциях, презентациях, выставках, ярмарках, фестивалях, в путешествии. В ряде случаев, например, в Японии, Корее, она может рассматриваться как удостоверение личности. Визитка может быть средством заочного контакта, использоваться в частной и служебной переписке, как рекомендация, для знакомства, для кратких информаций, приглашений, поздравлений, сопровождения подарков и сувениров и т.п.

1. Понятие и назначение визитных карточек в деловых отношениях

Первые визитные карточки появились во Франции во времена правления Людовика XIV. Происхождение названия визитной карточки тесно связано с французским же словом «visite» - «визит», т.е. посещение с определенной, как правило, деловой целью. Визитная карточка изначально имела огромное значение и представляла своего хозяина во всем величии, по визитке можно было сказать о хозяине какого он сословия, какое положение имеет в обществе. В России визитные карточки появились при Екатерине II их отличала гравированная орнаментика, причудливые гербы владельцев - всё это наследие Франции и её придворного двора, откуда собственно и пришла в Россию такая актуальная в наши дни визитная карточка.

Несмотря на бурное развитие коммуникационных технологий, визитные карточки и в начале нового тысячелетия не выглядят анахронизмом. Более того, если говорить о России, то здесь визитки переживают подлинный ренессанс, что, обусловлено, конечно, прежде всего, причинами социально-экономического характера (в свете продолжающихся рыночных преобразований).

Показательно, что и функциональное «рыночное» назначение визитной карточки - представление партнеров по бизнесу в процессе деловых контактов - осталось неизменным. Визитная карточка по-прежнему незаменима при знакомствах, а также при укреплении и развитии взаимоотношений.

Визитка - это прежде всего неотъемлемая часть бытового и особенно делового общения. Они играют роль своеобразных удостоверений личности, в которых помимо имени, фамилии, занимаемой должности указывается самое главное - принадлежность к какой-либо фирме или организации, что в конечном счете определяет положение в обществе.

Изготовление визиток является самым популярным видом рекламной полиграфии, ведь в современном мире визитки нужны практически каждому. Визитные карточки часто раздают, как рекламу торговой точки и как связь с клиентом. Современные технологии позволяют заказывать визитки через Интернет - это весьма удобно, так как отпадает необходимость ехать в типографию или рекламное агентство. Выделяют следующие виды визиток: Личная, Деловая и Корпоративная.

В наше время качественная визитка - это то, без чего не обойтись, если необходимо произвести впечатление на будущего партнера или клиента. Ведь сегодня в деловом мире встречают по визитке.

Преимущества визитки, прежде всего в том, что не надо писать свои координаты и телефон на бумажке, которая, скорее всего, потеряется так же, как и клиент. Визитка является признаком стабильности и солидности организации. Визитные карточки, обычно, не выбрасывают, и клиенты по этому возвращаться. Визитки иногда используют, как купон на скидку, для привлечения клиентов. На другой стороне визитной карточки можно разместить календарь или другую полезную для Вашего клиента информацию.

Визитная карточка - одна из составляющих имиджа фирмы и личного имиджа ее владельца. Она является выражением как индивидуального стиля и вкуса человека, так и фирменного, корпоративного стиля. Визитные карточки рекомендуется заказывать из очень плотной бумаги высокого качества или тонкого картона. В этом случае карточки дольше будут сохранять достойный внешний вид. В начале прошлого ХХ века, по свидетельству Эми Вандербилд, считалось также рациональным, чтобы деловые карточки изготавливались на тонкой и прочной пергаментной бумаге и обязательно имели текст, написанный каллиграфом.

О роли и значении визитной карточки хорошо сказано в книге для бизнесменов «Законы успеха» под редакцией Кристи Ли: «Визитная карточка важная составляющая бизнеса. Это эффективная и к тому же недорогая форма рекламы. Человек, которому вы дали визитную карточку, возможно, и не позвонит вам завтра. Может быть, ваши услуги не понадобятся ему еще две недели. Но ваша карточка будет ждать своего часа, и когда вы понадобитесь, он будет знать, где вас искать. Кроме того, он порекомендует вас другим. Карточка - это стратегическое оружие. Она влияет на развитие вашего бизнеса еще долго после того, как вы ее кому-нибудь дали. Не жалейте карточек… Ответ на вопрос «Чем вы занимаетесь?» должен лежать у вас в кармане. Разумеется, если вы не забыли свои карточки дома…»

Вместе с тем, еще многие недооценивают визитные карточки как необходимый атрибут делового общения.

Основное назначение визитной карточки:

- представление официальных лиц;

- представление деловых партнеров в процессе переговоров, визитов, встреч;

- может рассматриваться как удостоверение личности (в Японии, Корее);

- может быть средством заочного контакта;

- использоваться в частной и служебной переписке, как рекомендация, для знакомства;

- может служить средством передачи краткой информации, приглашений, поздравлений, сопровождения подарков и сувениров и т.п.;

- можно послать в качестве приглашения на неофициальный прием, чтобы сообщить об изменении адреса, как сопровождение чека, посланного врачу, адвокату, нотариусу.

2. Виды визитных карточек

В настоящее время наиболее широкое распространение и обращение получили три вида визитных карточек:

а) персональная визитная карточка (универсальная);

б) персональная деловая карточка (так называемая персонал бизнес-кард);

в) персональная представительская карточка (карточка частного лица).

Универсальные визитные карточки вполне оправдывают свое предназначение при использовании людьми т.н. свободных профессий, у которых зачастую нет необходимости в разделении помещаемой на визитке информации на «домашнюю» и «рабочую» - поскольку они вполне могут работать дома и там же принимать гостей.

Универсальные визитные карточки не следует перегружать информацией. Для того чтобы подчеркнуть широту предназначения такой визитки, рекомендуется поместить на ее поверхности и текст, и изображение (например, так или иначе указывающее на характер профессиональных устремлений ее обладателя). Персональную информацию (все те же ф.и.о.) можно дополнить сведениями об одном из наиболее предпочтительных для владельца визитки средств коммуникации - номером телефона, E-mail адресом или ссылкой на домашнюю интернет-страничку.

Наибольший интерес для деловых людей представляет персональная деловая карточка. Такая карточка, как это следует из названия, предназначена именно для активного применения в процессе деловых контактов. Это - средство коммуникационного взаимодействия с деловыми партнерами и коллегами по работе.

Персональная деловая карточка несет на себе информацию сугубо делового характера, а именно:

а) краткую официальную информацию об организации (предприятии, учреждении), которое представляет ее обладатель;

б) персональную информацию о владельце (фамилию, имя, отчество);

в) информацию о наименовании должности, специальном или почетном звании владельца визитки;

г) контактную информацию (номера служебных телефонов, в том числе мобильных, номера факсов, телексов, E-mail адрес (так называемый URL), адрес интернет-ресурса - корпоративного и персонального) (HTTP-адрес);

д) информацию о служебном почтовом адресе владельца визитки.

Кроме того, на персональных деловых карточках, как правило, помещается символика организации, которую представляет обладатель визитки. Место, которое занимает эмблема или логотип, было бы целесообразнее использовать для размещения текстовой информации, а изображения с символикой размещать на деловых карточках соответствующей организации - так называемой «корпорэйт бизнес-кард» (corporate business card) - которые, при необходимости, вручаются партнеру отдельно или вместе с персональной деловой карточкой.

Много споров вызывает использование оборотной стороны персональной деловой карточки. В идеале она должна оставаться чистой и использоваться для оформления кратких письменных сообщений. Заметим, что двусторонние визитки (т.е. заполненные информацией с обеих сторон) лишают из владельцев важного средства оперативной коммуникации.

На мой взгляд, это не совсем правильно. Следует воздерживаться от размещения на оборотной стороне визитки повторного отображения информации, но уже на иностранном языке (в этом случае, кстати, весьма затруднительно определить, что же считать «лицом» визитки). Еще менее уместным выглядит попытка поместить на обороте визитки рекламу услуг организации, которую имеет честь представлять обладатель персональной деловой карточки. Для этой цели существует корпоративная визитка.

Представительская карточка практически не используется для осуществления деловых контактов и предназначена для вручения лицам, с которыми обладатель визитки не связан партнерскими отношениями. Скорее, это карточка для людей из своего «домашнего круга» - друзей дома, родственников, а также для тех, кто встретился обладателю визитки по стечению житейских обстоятельств (например, в поездке, на отдыхе и т.п.).

Представительская карточка не несет на себе деловой информации. На ней, как правило, отражены фамилия, имя и отчество владельца, а также номер неслужебного телефона и адрес опять-таки неслужебного адреса электронной почты. В некоторых случаях на подобных карточках помещается и адрес постоянного места жительства ее обладателя. Особенностью оформления представительской карточки является отсутствие на ней каких-либо изображений (как говорится, за ненадобностью).

3. Особенности оформления визитных карточек

Продолжая разговор о визитных карточках, как о средстве деловой (в том числе письменной) коммуникации, коснемся особенностей их оформления. Посмотрим на вопрос с практической точки зрения. Вот основные рекомендации на этот счет.

1. Размер. Унифицированный (общепринятый, но нигде, впрочем, не закрепленный документально) размер визитных карточек - 50 на 90 (в другом варианте - 52 на 74) мм.

2. Носитель. Основа - тонкий картон или плотная бумага высокого качества светлых тонов.

3. Цветовое оформление - предпочтительнее однотонное, основанное на гармоничном сочетании взаимодополняющих цветов (например, голубого и синего, травяного и хвойного, пурпурного и бордового и т.д.). Фон всегда должен быть светлее начертания шрифта.

Классический вариант - синий (фиолетовый) шрифт на белом фоне (черный шрифт выглядит траурно и к тому же невольно «намекает» на то, что эта визитка появилась на свет из-под ксерокса или лазерного принтера).

4. Шрифт - прямой, с четкими очертаниями букв. Фамилию владельца обычно пишут прописными буквами. Элементы верстки - полужирное начертание, разрядка, подчеркивание - как правило, не используются. Размер шрифта подбирается с таким расчетом, чтобы, с одной стороны, обеспечить удобство при чтении текста (в том числе и в условиях умеренного освещения), а, с другой, разместить на визитной карточке максимальное необходимое количество информации о ее владельце.

5. Использование графики. Приемлемо с известными ограничениями - все-таки главную информационную роль призван выполнять текст. Размер помещенного на визитке логотипа или эмблемы должен быть хорошо различим, но при этом минимизирован. Как вариант, допустимо применение фонового рисунка.

6. Прочие элементы оформления. В последнее время все чаще для оформления визиток используется тиснение, а также голограммы. Основное назначение этих средств - подтверждение подлинности визитки, придание ей дополнительного веса в глазах адресата (поскольку изготовление таких визитных карточек обходится дороже обычного).

Следует подробнее остановиться на особенностях расположения надписей на визитной карточке относительно друг друга. На этот счет существуют некоторые общепринятые правила, которых целесообразно придерживаться. Так, фамилия, имя и отчество владельца обычно печатается в верхней центральной части визитной карточки в две строки (фамилия - в верхней). Наименование его должности - более мелким шрифтом - под строкой с именем и отчеством. Адрес организации указывается в левом нижнем углу визитной карточки. Номер телефона, телефакса, электронной почты - в нижнем правом.

Важным вспомогательным аксессуаром визитной карточки является специальный конверт для визиток. Карточки, вручаемые через третьих лиц (или прилагаемые к подаркам и пр.) принято вкладывать в конверты соответствующего размера белого (светлого) тона. Карточки, прилагаемые к деловым письмам, пересылаются без конверта и обычно вкладываются внутрь письма, с тем, чтобы адресат мог сразу же взять ее в руки.

Надпись на конверте - фамилия и инициалы владельца - делается от руки мягким карандашом (за исключением печальных поводов для визита, например, когда карточка прилагается к похоронному венку).

Конверт с визитной карточкой не заклеивается, за исключением случаев, когда надпись на самой визитке (с оборота или в ином свободном месте) носит сугубо личный (интимный) или конфиденциальный характер.

В один конверт могут быть вложены визитные карточки для нескольких лиц. В этом случае в левом верхнем углу каждой карточки карандашом или ручкой пишется фамилия лица, которому она адресована. В одном конверте, на имя одного лица могут быть посланы визитки от разных лиц.

В заключение необходимо отметить, что со вкусом оформленная визитная карточка, как правило, выделяется среди аналогов не столько «роскошью» использованных для ее оформления художественных средств, сколько относительно свободным расположением всех элементов содержания - настолько свободным, что для ее владельца не составляет особого труда написать на ее лицевой стороне несколько букв или цифр (например, номер дополнительного телефона, имя секретарши и пр.).

деловой визитный карточка оформление

4. Порядок адресования визитных карточек

Как свидетельствует деловая практика, чаще всего визитные карточки вручают лично, передают через третьих лиц или пересылают по почте вместе с деловым письмом (бандеролью, подарочной посылкой и т.п.).

При личном вручении в деловом этикете действует принцип первоочередности. Согласно этому принципу, во время знакомства первым вручает свою карточку тот, чей ранг (должностное положение) ниже, или человек менее известный. Если социальный статус партнеров примерно равный, то первым предлагает визитную карточку младший по возрасту. Если же и должность, и возраст обоих одинаковы, то первым обычно вручает визитную карточку тот, кто более в этом заинтересован.

С другой стороны, всегда первыми свои визитные карточки вручает принимающая сторона. Иными словами, если вы впервые принимаете нового знакомого у себя в офисе (или дома), то именно вы и вручаете гостю визитку. Если же вы присутствуете на приеме в качестве гостя, то будьте готовы к тому, чтобы без промедления вручить свою визитку хозяину мероприятия - но только после того, как вы получите от него его собственную. При этом не принято выражать благодарность или иные чувства - достаточно слегка поклониться или, в крайнем случае, ограничиться стандартным и кратким «Благодарю».

При первом посещении какой-либо организации (должностного лица) визитная карточка может быть вручена в офисе третьему лицу - секретарю (помощнику) - для последующей передачи соответствующему должностному лицу. Заметим, что этот прием способен не только привлечь внимание секретаря к вашей персоне, но и во многих случаях повысить ваши шансы на прием.

Во всех случаях визитную карточку полагается вручать так, чтобы одаряемый мог сразу же прочесть текст. Свою фамилию, особенно если она труднопроизносимая, при этом целесообразно произнести вслух. В свою очередь, принявший визитную карточку должен ее прочесть (хотя бы для виду, проявив, таким образом, уважение к персоне представляемого).

Если визитная карточка прилагается к подарку, то ее вкладывают непосредственно в коробку с презентом. Если визитную карточку вкладывают в букет цветов, посылаемый по официальному поводу, то конверт с визиткой прикрепляют к бумаге, в которую упакованы цветы.

Особым знаком проявления уважения и внимания к адресату является процедура перегиба визитной карточки, оставленной в доме адресата визитером по причине отсутствия хозяина. Выполняется эта процедура в соответствии с национальной традицией. В России, в частности, принято в подобных случаях загибать (а затем - обязательно распрямлять) правый верхний угол карточки или ее правую сторону по всей ширине (на расстоянии 1-1,5 см от края визитки).

Указанная традиция зародилась в России в начале XIX столетия, когда в ходу широко использовались визитные карточки, имевшие на каждом из четырех углов начальные буквы, обозначавшие повод для личного посещения. «П», в частности, означало поздравление, «О» - отъезд, и, следовательно, намерение владельца попрощаться с адресатом, «Ж» - желание осведомиться о состоянии здоровья, «В» - возвращение из продолжительной отлучки и, соответственно, намерение возобновить личные контакты. «Б» означало выражение благодарности, «С» - выражение сожаления или сочувствия, «З» - намерение визитера познакомиться, «Д» - деловой визит (т.е. визит по конкретному делу).

В настоящее время, однако, эта традиция постепенно уступает свое место другому обычаю - делать на визитной карточке короткие пометки, указывающие на характер сообщаемой информации. Именно в этом проявляется функциональная близость визитной карточки и делового письма.

5. Визитная карточка как аналог краткого делового письма

Для сообщения адресату некоторого количества дополнительной информации в левом верхнем или нижнем углу визитной карточки могут быть - от руки, мягким карандашом - сделаны соответствующие пометки. Это - не что иное, как принятые в международном протоколе сокращения, обозначающие существо повода, по которому посылаются визитные карточки. Сокращения эти образованы от первых букв соответствующих французских слов и обозначают следующее:

1) p.f. - pour fete или pour felicite - поздравление с праздником (обычно - с тем, накануне которого прислана визитная карточка);

2) p.f. 2003 - поздравление по случаю Нового года (присылается как накануне праздника, так и сразу после наступления Нового года);

3) p.r. - pour remercier - выражение благодарности (без указания, за что именно - подразумевается, что адресат и так знает, о чем идет речь);

4) p.f.c. - pour fairе connaissance - выражение удовлетворения от знакомства (как правило, отправляется сразу после представления сторон друг другу в ходе какого-либо мероприятия);

5) p.c. - pour condoleance - выражение соболезнования;

6) p.p.p. - pour prendre part - выражение соболезнования и готовности помочь (с получением визитных карточек с указанными обозначениями принято в течение 24 часов давать ответ визитной карточкой с пометкой p.r. (ответная благодарность);

7) p.p. - pour presenter - намерение представить кого-либо (визитная карточка человека, изъявившего желание быть представленным, посылается адресату вместе с визиткой человека, хорошо известного последнему) (если представление принято, то ответ дается в течение 24 часов на имя представленного лица визитной карточкой без каких-либо пометок);

8) p.p.c. - pour prendre conge - намерение визитера попрощаться (визитная карточка направляется в связи с предполагаемым длительным - месяц и более - отсутствием в том случае, если адресату по тем или иным причинам не наносится прощальный визит);

9) p.f.v. - pour fair visite - намерение визитера навестить адресата;

10) для сообщения о перемене адреса принято присылать старую и новую визитную карточки в одном конверте. Пометок на них в этом случае не делают.

Визитные карточки, направленные в конверте, не загибаются. Если загнутую карточку доставляет курьер, шофер или она направляется по почте, это считается грубым нарушением этикета.

Нередко на визитных карточках пишут и краткие сообщения. Это позволяет рассматривать визитную карточку как своеобразный аналог краткого делового письма. Особенностью подобных сообщений является:

а) расположение текста сообщения на оборотной стороне визитной карточки;

б) формулирование сообщения в третьем лице без указания фамилии, имени и отчества (которые помещены на лицевой стороне визитки);

в) отсутствие подписи под сообщением (поскольку визитная карточка является именной).

Кроме того, визитную карточку без каких-либо подписей можно направить для сопровождения делового письма или чека, адресованного частному врачу, адвокату, нотариусу, гувернеру. Таким образом, несмотря на весьма почтенный возраст, визитная карточка все еще сохраняет свою практическую ценность для осуществления письменных деловых контактов.

Заключение

Визитка - это прежде всего неотъемлемая часть бытового и особенно делового общения. Они играют роль своеобразных удостоверений личности, в которых помимо имени, фамилии, занимаемой должности указывается самое главное - принадлежность к какой-либо фирме или организации, что в конечном счете определяет положение в обществе.

Визитная карточка - одна из составляющих имиджа фирмы и личного имиджа ее владельца. Она является выражением как индивидуального стиля и вкуса человека, так и фирменного, корпоративного стиля. Визитные карточки рекомендуется заказывать из очень плотной бумаги высокого качества или тонкого картона. В этом случае карточки дольше будут сохранять достойный внешний вид. В начале прошлого ХХ века, по свидетельству Эми Вандербилд, считалось также рациональным, чтобы деловые карточки изготавливались на тонкой и прочной пергаментной бумаге и обязательно имели текст, написанный каллиграфом.

Преимущества визитки, прежде всего в том, что не надо писать свои координаты и телефон на бумажке, которая, скорее всего, потеряется так же, как и клиент. Визитка является признаком стабильности и солидности организации. Визитные карточки, обычно, не выбрасывают, и клиенты по этому возвращаться. Визитки иногда используют, как купон на скидку, для привлечения клиентов. На другой стороне визитной карточки можно разместить календарь или другую полезную для Вашего клиента информацию.

Вообще следует сказать, что во многих фирмах за рубежом ведется анализ визитных карточек. Он может дать полную информацию о статусе ее владельца, организации, которую он представляет. Адрес же указывает на территориальное расположение - центр города, окраина, новые перспективные районы и т.д.

Визитные карточки, собранные на протяжении ряда лет активной деятельности фирмы, делового человека, могут составить ценное досье, стать основой картотеки действующих или потенциальных партнеров, клиентов, различных «полезных» людей и организаций.

Профессиональному секретарю нужно понимать роль и значение визитных карточек, различать их виды и функциональное значение, процедуры их использования.

В приемной у секретаря всегда должен быть запас представительских карточек фирмы и руководителя. Желательно, чтобы компания считала нужным заказать специальную визитку для секретаря, в организаторской и представительской работе которого она будет очень полезной.

Список используемой литературы

1. Афанасьев И.В. Деловой этикет. - Киев: Альтерпрес, 1998

2. Кузин Ф.А. Культура делового общения: Практ. пособие. - 5-е изд. - М.: Ось-89, 2000

3. Сухарев В.А. Быть деловым человеком. - Симферополь: БИЗНЕС-ИНФОРМ, 2001

4. Сухарев В.А. Этика и психология делового человека / В.А. Сухарев. - М.: Фаир, 1997

5. Хологова Т.И., Лебедева Ж.Ж. Протокол и этикет для деловых людей. - М.: Алкил, 1994

6. Шейнов В.П. Психология и этика делового контакта. - М.: Амалфея, 1997

Размещено на Allbest.ur