Информационное обеспечение финансового менеджмента (на примере предприятия ООО "Автотур")

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОКУД (класс 020000).

4) Основные правила работы архивов организаций.

В тексте Правил условно можно выделить две части. В первой освещены вопросы делопроизводственные:

ѕ требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения;

ѕ порядок формирования дел в делопроизводстве;

ѕ организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

ѕ порядок выделения документов к уничтожению;

ѕ подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив.

В другой части Правил подробно раскрывается работа с документами в архиве.

5) Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Кроме того, в бухгалтерии при организации делопроизводства используется Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Министерством финансов СССР от 29.07.1983 N 105. Хотя Положение издано Минфином СССР, оно не заменено другими актами и продолжает действовать.

Вопросы делопроизводства в бухгалтерии отражены в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (в ред. от 24.03.2000), а также в Инструкции по бюджетному учету.

Бухгалтерия в своей работе с документами руководствуется также инструкцией по делопроизводству своей организации и номенклатурой дел бухгалтерии.

Оснащение различной техникой, позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное внутрифирменное планирование, управление и контроль. Обеспечить финансового менеджера как можно быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств. Финансовый менеджер в своей деятельности использует различные технические средства для принятия управленческих решений.

1) Телекоммуникационная связь (телефон, факс, почта, электронная почта, глобальная сеть Интернет);

2) Вычислительная техника (персональный компьютер, калькулятор);

3) Копировально-множительная техника (принтер, сканер, ксерокс);

4) Информационные системы (телевидение, газеты, журналы).

Посредством этих технических средств финансовый менеджер принимает в короткое время обоснованные и правильные решения. Поэтому важно не только определить наличие этих средств, но и проанализировать их качественный уровень. Немаловажным здесь является уровень подготовленности персонала, способность его использовать все возможности современных технических средств.

Использование сети Интернет, позволило многим сотрудникам предприятия получать самую свежую и новую информацию по любой тематике. Использование сети Интернет сейчас - это успех в будущем, так как некоторые организации в г. Майкопе об этом все еще лишь мечтают или эти шаги только начинают делать.

Таким образом, анализ информационного обеспечения системы финансового менеджмента выявил, что организация документооборота и материально-технической базы предприятия ООО «Автотур» осуществляется в соответствие с существующими нормами и законодательными актами и существенно облегчает работу системы финансового менеджмента предприятия.

финансовый документооборот рентабельность

3. Пути совершенствования системы информационного обеспечения финансового менеджмента предприятия

Персональные компьютеры и компьютерные сети стали важным фактором не только благополучия малых и растущих предприятий, но и их выживания. Они являются инструментом, позволяющим рационализировать работу, снизить затраты и повысить производительность труда служащих.

Одна из главных задач владельца небольшой фирмы - опережать конкурентов. Чтобы сохранить конкурентоспособность на сегодняшнем рынке, нужно добиваться повышения выручки с наименьшими затратами - и именно здесь на помощь приходит современная сетевая технология.

Правильно сделанное капиталовложение в компьютерную сеть поможет предприятию зарабатывать деньги за счет четырех основных факторов. Оно позволит:

1) Снизить административные накладные расходы;

2) Повысить производительность труда;

3) Рационализировать ведение дел;

4) Снизить затраты на аппаратные средства.

Внедрение системы автоматизации управления, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы. Далее приведены основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении систем управления и рекомендации по их решению.

Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания при их решении в ООО «Автотур»:

1) Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;

2) Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;

3) Необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;

4) Сопротивление сотрудников предприятия;

5) Временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы;

6) Необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы.

Теперь опишем эти пункты подробнее. Отсутствие постановки задачи менеджмента в ООО «Автотур» является наиболее значимым и сложным. На первый взгляд, его тема перекликается с содержанием второго пункта, посвященного реорганизации структуры предприятия. Однако, на самом деле, он является более глобальным и включает в себя не только методологии управления, но также философские и психологические аспекты. Дело в том, что большинство руководителей управляют своим подразделением, только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Как правило, если руководителя попросить описать в каком-либо виде описать структуру деятельности своего предприятия или набор положений, исходя из которых он принимает управленческие решения, дело достаточно быстро заходит в тупик.

Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы электронного документооборота, если сам документооборот не поставлен в организации должным образом, как определенный последовательный процесс.

К сожалению, на настоящий момент в России до конца не сложился национальный подход к менеджменту, и в данный момент российское управление представляет собой гремучую смесь из теории западного менеджмента (которая во многом не является адекватной существующей ситуации) и советско-российского опыта, который, хотя и во многом гармонирует с общими жизненными принципами, но уже не отвечает жестким требованиям рыночной конкуренции.

Поэтому, первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения автоматизированной системы управления оказался удачным - максимально формализовать все те контуры управления, которые собственно Вы планируете автоматизировать. В большинстве случае, для осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, но по опыту, затраты на консультантов просто не сопоставимы с убытками от проваленного проекта автоматизации. Однако нужно не ошибиться в выборе консультантов, но это уже отдельный сложный вопрос.

Необходимость в частичной реорганизации структуры и деятельности предприятия. Прежде чем приступать к внедрению системы автоматизации на предприятии обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы. Несомненно, можно автоматизировать все, по принципу "как есть", однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить производственные и логистические издержки, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных бизнес-процессов. Как сказал, кто-то из великих, нельзя автоматизировать хаос, ибо в результате этого получится автоматизированный хаос. Под термином реорганизация мы даже не имеем в виду реинжиниринг в его классическом западном понимании, с полной перестройкой всей внутрихозяйственной и коммерческой деятельности. Реорганизация может быть проведена в ряде локальных точек, где она объективно необходима, что не повлечет за собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности.

Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и принципов ведения бизнеса. Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.

Во-первых, одними из самых важных для руководителя особенностей корпоративной информационной системы, являются модули управленческого учета и финансового контроллинга. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета, с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей, и предоставляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

При наличии информационной системы, руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном виде "с листа" при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче. Однако справедливо было бы заметить, что некоторые руководители не привыкли принимать управленческие решения по информации в чистом виде, если к ней не приложено мнение человека, который ее доставил.

Заключение

Целью работы явилось изучение теоретических аспектов информационного обеспечения финансового менеджмента и его анализ на примере предприятия ООО «Автотур-КВ» с дальнейшим определением путей совершенствования в данной сфере.

В ходе написания курсовой работы, нами были составлены следующие основные выводы.

1) Информационное обеспечение финансового менеджмента представляет собой единство внутренних и внешних источников информации. Она заключается в подготовке, нахождении и использовании общеэкономической, бухгалтерской, финансовой, коммерческой, статистической и другой информации. Основным источником информации для управления финансами на предприятии являются бухгалтерская отчетность, а также обеспечение менеджмента электронными системами коммуникаций.

2) Для того чтобы отчетная информация была полезной, она должна включать определенный набор показателей. Эти показатели отражают укрупненную группировку статей бухгалтерского учета и называются элементами финансовой отчетности. Основными элементами выступают активы, обязательства, собственный капитал, доходы, расходы, прибыль и убытки. Три первых элемента характеризуют средства предприятия и источники финансирования этих средств на определенную дату. Остальные отражают операции и события хозяйственной жизни, которые повлияли на финансовое положение предприятия в течение определенного периода и обусловили изменения в первых трех элементах. Все эти элементы отражаются в соответствующих формах финансовой отчетности.

3) Принципиальная схема управления предприятия ООО «Автотур» представлена одной из простейших организационных структур управления - линейной, которая характеризуется тем, что во главе каждого структурного подразделения находится руководитель-единоначальник (генеральный директор), наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками и сосредоточивающий в своих руках все функции управления.

4) В целом мы видим значительный рост основных показателей хозяйственной деятельности предприятия, а значит, предприятие ООО «Автотур» идет в правильном направлении и осуществляет свою деятельность стратегически верно. Но некоторые, полученные в ходе анализа основных экономических показателей деятельности ООО «Автотур», результаты, свидетельствуют о том, что руководству исследуемой компании необходимо продумать свою маркетинговую, ценовую и налоговую политики, направленные на повышение показателей рентабельности. Это, например, возможно путем проведения каких-либо рекламных акций массового характера и т.п.

5) анализ информационного обеспечения системы финансового менеджмента выявил, что организация документооборота и материально-технической базы предприятия ООО «Автотур» осуществляется в соответствие с существующими нормами и законодательными актами и существенно облегчает работу системы финансового менеджмента предприятия.

Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания при их решении в ООО «Автотур»:

? Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;

? Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;

? Необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;

? Сопротивление сотрудников предприятия;

? Временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы;

? Необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы.

Библиографический список

1. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая от 21 октября 1994 г. Часть вторая от 22 декабря 1995 г.

2. Артамонова Г.А., Протченко Т.А. Практикум по экономике производства: Учебное пособие. - Ухта: УИИ, 2005.

3. Артемьенко В.Г., Белендир М.В. Финансовый анализ - М.: АСТ, 2004.

4. Бланк И.А. Основы финансового менеджмента. - Киев: Ника-Центр, 2009.

5. Бочаров В.В. Финансовый анализ. Краткий курс. - СПб.: Питер, 2007.

6. Зайцев Н.Л. Экономика организации. - М.: Экзамен, 2007.

7. Каньковская А.Р., Тарушкин А.Б. Экономический анализ: учебно-методическое пособие. - СПб: Герда, 2003.

8. Ковалев В.В. Практикум по финансовому менеджменту. Конспект лекций с задачами. - М.: Финансы и статистика, 2005.

9. Кротов Д. Оплата труда и материальное положение работников. // Человек и труд. - 2008. - № 5.

10. Павлова Л.Н. Финансовый менеджмент. Управление денежным оборотом предприятия: Учебник для вузов - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2004.

11. Пястолов С.М. Экономический анализ деятельности предприятий. - М.: Академический проспект, 2004.

12. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. - Минск: Новое знание, 2006.

13. Финансовый менеджмент. Компьютерный практикум: Учебное пособие / Под ред. проф. В.В. Ковалева, проф. В.А. Ирикова. М.: Финансы и статистика, 2008.

14. Финансы. Учебник. / Под ред. проф. В.В. Ковалева. - М.: Проспект, 2006.

15. Экономика предприятия: Учеб пособие/В.П. Волков, А.И. Ильин и др. Под. ред. А.И. Ильина, В.П. Волкова. - М.: Новое знание, 2004.

Размещено на Allbest.ru