Российские архивы. История и современное состояние

Учебно-методическое управление

В 1930 году в МБИ была одна специальность - «Библиотечно-библиографическая деятельность». В 1949 году на факультете КПР была одна специальность - «культурно-просветительная работа».

В 2005 году в университете 34 специальности и 110 специализаций.

Виды обучения: высшее, послевузовское, дополнительное и довузовское.

Формы обучения: дневная, вечерняя, заочная и экстернат.

С 1933 года, со времени первого выпуска, в университете подготовлено более 75 тыс. специалистов.

МГУКИ имеет разветвленную структуру (4 института, 17 факультетов, 70 кафедр и 9 филиалов). В университете работают 1027 преподавателей (в том числе 170 профессоров и 636 доцентов).

Учебно-методической работой руководит проректор по учебной работе.

Аспирантура и докторантура

Задачами аспирантуры МГУКИ являются:

Подготовка научно-педагогических кадров;

Подготовка научных кадров.

Создана 9 июля 1934 года приказом Наркомпроса за подписью Н.К. Крупской.

За годы существования аспирантуры ее закончили 604 человека, из них 368 успешно защитили диссертации.

Докторантура была создана в соответствии с приказом Государственного комитета СССР по народному образованию 10 августа 1988 года.

Документы:

Материалы научно-практических конференций ;

Материалы научных семинаров;

Материалы «круглых столов»;

Диссертации.

Научная библиотека

Научная библиотека - информационный и культурный центр университета.

Задачи:

Обеспечение литературой и информацией учебного процесса;

Обеспечение научных исследований;

Культурно- просветительная деятельность на основе современных технологий. Сегодня библиотека - это мощный библиотечно - информационный комплекс, вся деятельность которого направлена на оперативное информационное обеспечение учебного и научно- исследовательского процесса университета;

В библиотеке 12 функциональных отделов. Фонд библиотеки составляют 600000 экземпляров документов. Количество читателей библиотеки более 8000 человек.

В справочно-библиографическом отделе создан и продолжает дополняться электронный каталог, который содержит более 60000 библиографических записей.

Документы:

Бюллетень новых поступлений;

Сложные тематические справки,

Редакционно - издательский отдел и издательский Дом МГУКИ.

Создан в январе 1970 года. разрабатывает .

Функции:

концепции разработки учебной и методической литературы для студентов вузов культуры России, ближнего зарубежья и иностранных.

выпускает научную, учебную и методическую литературу. В 70-е годы объем равнялся 300 печатным листам, 60 единицам. В 2005 году объем 1000 печатных листов, 300 единиц. Содержимое изданий - инновационное знание о культуре, о методах обновления учебного процесса.

Документы:

Учебные пособия;

Курсы лекций;

Сборники научных трудов (30 изданий в год);

Альманахи;

Журнал;

Монографии преподавателей вуза

Учебные программы;

Сборники учебных программ.

Научно-информационное управление

Создано в 2000 году.

Задачи:

Модернизация образовательного процесса;

Усиление в образовательном процессе научного компонента.

Входит в состав научного отдела. Под руководством проректора по научной работе.

Направления:

Сбор и обобщение текущей информации о деятельности университета

Подготовка аналитических материалов

Разработка научной стратегии университета

Подготовка отчетной документации по научной работе вуз

Обеспечение подготовки и выпуска научных изданий, сборников, пропаганда научных достижений профессорско - преподавательского коллектива.

Ставка на информационно емкие технологии.

Созданы электронные базы данных:

по финансированию научно-исследовательской деятельности

БД деятельность диссертационных советов.

Документы:

Годовые отчеты

Отчеты по научно-исследовательской работе

Стратегии развития университета

Программы реализации стратегии развития МГУКИ.

Научно-исследовательские центры

В университете 6 научно-исследовательских центров:

Научно-исследовательский центр культурологи

Центр новых образовательных технологий

Российско-германский центр библиотековедения

Научный центр трансцендентной педагогики

Психолого-педагогический центр

Учебно-консультативный центр

И 1 научно-образовательный центр народной художественной культуры и этнохудожественного образования.

Лаборатории.

25 научных лабораторий. Среди них такие как :

Инновации в социально-культурной сфере

Социально-культурные реабилитационные технологии

Этнология и краеведение

Технологии социокультурного менеджмента

Креативные технологии о рекламе

Сохранение и развитие культурного наследия

Этнохудожественное образование

Музыкальная педагогика

Исплнительство

Экономические технологии распространения знаний в социокультурной чфере

Профессиональное образование специалистов по библиотечной работе с детьми и юношеством

Профессиональное образование и карьера.

Архив МГУКИ

Создан ……

Цели и задачи:

Документы :

Глава 3. МГУКИ - систематизация и хранение документной информации. Документационное обеспечение управления ВУЗА

Характеристика объекта фондирования

Московсковский государственный университет культуры и искусств является федеральным государственным образовательным учреждением высшего профессионального образования.

Полное название:

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО КУЛЬТУРЕ И КИНЕМАТОГРАФИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ КУЛЬТУРЫ И ИСКУССТВ»

Сокращенное название:

ФГОУ ВПО МГУКИ

Учреждение функционирует под эгидой Министерства культуры и массовых коммуникаций и Федерального агентства по культуре и кинематографии.

В основном организационном документе МГУКИ - Уставе определены основные цели и задачи вуза.

МГУКИ является юридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные права, выполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. МГУКИ несет ответственность по своим обязательствам.

МГУКИ имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно-правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, самостоятельный расчетный и иные счета.

Основными направлениями деятельности МГУКИ являются:

Подготовка специалистов по 110 специальностям;

Подготовка научных кадров по культуре и преподавателей вузов в аспирантуре и докторантуре;

Научная работа в области культуры и искусств;

Предвузовская подготовка абитуриентов вуза;

Издание научных трудов, альманахов, научных журналов;

Помощь выпускникам в устройстве выпускников на работу;

Дополнительное высшее образование ;

Издание методической и учебной литературы.

ВУЗ существует 77 лет, в его состав входят 9 филиалов :

- Алтайский филиал. (г. Барнаул);

-Филиал в г. Жуковском (Московская область);

- филиал в городе Набережные челны;

филиал в г. Норильске;

Рязанский заочный институт (филиал);

Тамбовский филиал;

Тульский филиал;

Ханты-Мансийский филиал;

Венгерский филиал (г. Будапешт).

Высшим органом управления МГУКИ является Большой Совет Университета. В ректорат входят ректор, первый проректор, ученый секретарь и 6 проректоров:

Проректор по учебной работе;

Проректор по научной работе;

Проректор учебно-методического объединения;

Проректор по международным и внешним связям;

Проректор по социально-творческой деятельности;

Проректор по административно-хозяйственной работе и капитальному строительству.

Возглавляет МГУКИ ректор университета. Он является единоличным исполнительно - распорядительным лицом ВУЗА, который представляет во вне интересы МГУКИ и действует от его имени без доверенности. В компетенцию ректора входит совершение всякого рода сделок; выдача доверенностей; утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций преподавателей и сотрудников университета, положений о филиалах; положений о структурных подразделениях, подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми сотрудниками, преподавателями и студентами университета.

Постоянно действующим коллегиальным исполнительным органом является ректорат. Он осуществляет текущее руководство деятельностью университета. К компетенции ректората относятся вопросы текущей учебной, научной, финансово-хозяйственной деятельности.

Трудовые отношения сотрудников университета регулируются действующим трудовым законодательством, коллективным трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями сотрудников.

Организация службы документационного обеспечения управления МГУКИ

Служба делопроизводства в Московском государственном университете культуры и искусств представлена Управлением делами. Управление делами осуществляет документационное обеспечение управления университета, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях университета.

Управление делами включает в себя канцелярию, экспедицию и архив. Управление делами возглавляется начальником, который подчиняется непосредственно ректору.

Основными функциями Управления делами являются:

-Контроль за обеспечением единого порядка организации и ведения делопроизводства в университете;

-Контроль за оформлением документов согласно современным требованиям;

-Прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства;

-Регистрация документов;

- Машинописные работы;

-Отправка документов;

- Информационно-справочная работа с документами.

Также в управление делами входят все сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях университета. На факультетах вопросами делопроизводства занимаются деканаты. Возглавляют деканаты деканы факультетов, ответственные за документационное обеспечение управление факультетами, за своевременное ведение дел и сдачу их в архив.

В управление делами входит архив университета Дела и другие документы, подлежащие архивному хранению, сдаются на хранение в архив согласно срокам сдачи на хранение.

Основными задачами управления делами являются:

Обеспечение четкой организации делопроизводства в университете, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы.

Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах университета.

Сокращение документооборота, унификация форм документов.

Обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами, создание удобных поисковых систем;

Контроль исполнения документов;

Освобождение руководящего, профессорско - преподавательского состава от выполнения делопроизводственных операций;

Подготовки дел к передаче на архивное хранение;

Координация работы всех лиц, ответственных за делопроизводство в университете;

Обеспечение повышения квалификации и профессиональных навыков сотрудников службы делопроизводства.

Исходя из вышеперечисленных задач, управление делами осуществляет следующие функции:

Разработка и внедрение технологических процессов работы с документами;

Разработка внутренних нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления;

Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий;

Осуществление контроля за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях университета.

Осуществление контроля за оформлением необходимых реквизитов, наличием и комплектности приложений;

Обеспечение экспедиционной обработки, доставки, регистрации документов и справочной работы с ними;

Разработка номенклатуры дел университета, обеспечение хранения дел;

Обеспечение рабочих мест современными средствами, в том числе средствами автоматизации;

Организация машинописных, копировальных работ с документами и оперативного использования документной информации.

Управление делами возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом ректора и подчиняющийся непосредственно ректору.

Управление делами в своей деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом МГУКИ и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями университета.

Юридический отдел занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки и консультации всем сотрудникам и студентам университета по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно - правового характера; подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности университета. В состав юридического отдела входит сектор содействия трудоустройству выпускников.

Канцелярии филиалов МГУКИ являются самостоятельными структурными подразделениями с подчинением непосредственно ректорам филиалов и не входят в службу делопроизводства университета, поэтому в данной работе рассматриваться не будут.

Административно - хозяйственное управление обеспечивает хозяйственное обслуживание всех подразделений университета, выполняет следующие функции:

- Снабжение (снабжает канцелярскими принадлежностями; обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем, техническим обустройством учебных и научных лабораторий);

- Ведет контроль за сохранностью материальных ценностей;

- Устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственные функции;

Ведет капитальное строительство;

Распоряжается транспортом.

Документы, определяющие организацию делопроизводства в Московском государственном университете культуры и искусств

Основным нормативным документом по делопроизводству любого учреждения (в том числе и Вуза) является инструкция по делопроизводству.

Делопроизводство ведется согласно инструкции по делопроизводству, утвержденной ректором и завизированной первым проректором, начальником юридического отдела , начальником учебно-методического управления и начальником управления делами.

Систематически инструкция перерабатывается, корректируется, дополняется.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила приема и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция разработана в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, Типовой инструкцией по делопроизводству в высших учебных заведениях (приказ Министерства образования Российской Федерации от 24 июля 2000 г. № 2286) и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность в структурных подразделениях университета возлагается на их руководителей:

Начальников управлений;

Начальников отделов;

Деканов факультетов;

Заведующих кафедр.

В структуру инструкции по делопроизводству включены следующие пункты:

Общие положения;

Документы университета;

Правила подготовки и оформления документов;

Порядок прохождения и исполнения поступающей корреспонденции;

Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов

Регистрация и индексация документов;

Построение справочного аппарата;

Работа исполнителей с документами;

Контроль за исполнением документов;

Учет и хранение печатей, штампов и бланков;

Составление номенклатуры дел;

Формирование дел;

Экспертиза ценности документов;

Оформление дел;

Составление описей дел;

Оперативное хранение документов и дел;

Передача дел в архив.

Подразделения МГУКИ осуществляют свою деятельность на основе «Положений» о данных подразделениях, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей.

В приложение №1 приведены:

Положение об управлении делами;

Положение о постоянно действующей Экспертной комиссии,

Положение о музее МГУКИ;

Положение о деканатах;

Положение о кафедрах.

Все документы, приведенные в приложении №1, оформлены в дело согласно правилам оформления документов при сдаче их в архив.

Круг обязанностей, прав, установление взаимоотношений; должностные обязанности работников университета и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

Анализ системы документационного обеспечения в МГУКИ

Организация документооборота

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Организация работы с документами в университете включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в архив.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Документационное обеспечение - важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между сотрудниками университета. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами.

Под объемом документооборота университета понимается количество документов, полученных и созданных университетом за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Анализируя документооборот университета за последние 6 лет, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении университета выделяют три группы документов:

- поступающие (входящие);

- отправляемые (исходящие);

- внутренние.

Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры университета, появлением новых структурных подразделений, филиалов, факультетов, институтов, кафедр и лабораторий, появлением издательского дома и мн. др.

Регистрация документов

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документов. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам университета, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

Для МГУКИ характерна разветвленная структура, наличие филиалов, находящихся в разных городах и странах, Учитывая специфику университета, в ней принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно в управлении делами МГУКИ, другая же в структурных подразделениях и филиалах.

В МГУКИ регистрация входящих документов происходит в следующем порядке:

Вся поступающая в университет корреспонденция принимается и регистрируется сотрудниками управления делами. При приеме корреспонденции проверяется сохранность упаковки и правильность адресования. Корреспонденция, получаемая под расписку (с нарочным, заказная, ценная), записывается в журнале, где указывается корреспондент, номер документа и подразделение, в которое она передана. Форма журнала приведена на рисунке №

(При этом не регистрируются входящие документы, не подлежащие регистрации (письма, присланные для ознакомления; пригласительные билеты, поздравительные открытии, рекламные издания, личная корреспонденция, периодические издания (газеты, журналы, брошюры, книги, копии счетов на оплату));

На входящем документе проставляется дата поступления и номер по порядку. (дата и штамп с указанием порядкового регистрационного номера проставляется в правом нижнем углу). На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте.

Передача дел из одного структурного подразделения в другое производится через управление делами.

Все документы передаются руководству в день поступления.

Каждый сотрудник университета обеспечивает оперативность, качество исполнения и сохранность документов.

Передача документов от одного исполнителя другому может передаваться только через лицо, ответственное за делопроизводство.

Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов

Исходящие и внутренние документы проходят следующие этапы:

Составление проекта документа;

Согласование проекта документа;

Подписание (утверждение);

Тиражирование;

Отправка или помещение в дело.

Порядок оформления и печатанья документа подробно изложен в пункте №5.1. инструкции по делопроизводству МГУКИ.

До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

Документы, подписанные ректором и проректором, регистрируются в управлении делами.

Внутренние документы рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены.

На исходящих документах университета проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями. Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата.

Регистрация исходящих документов МГУКИ ведется в журнале регистрации исходящих документов, содержащем дату документа, исходящий номер, адресат, краткое содержание, должность и фамилию принявшего документ.

Журналы регистрации внутренних документов содержат следующие графы: дата поступления, дата и номер на документе, структурное подразделение, вид документа, содержание, исполнитель.

Документы, поступающие из филиалов МГУКИ, регистрируются как входящие.

Регистрация приказов по личному составу и регистрация приказов по основной деятельности ведется в разных журналах, что соответствует типовой инструкции.

Организация контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контролю подлежат документы, требующие исполнения.

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат приказы, решения советов, ректората и документы, поступающие на имя ректора.

Практическую работу по контролю осуществляют сотрудники Управления делами по поручению руководства университета.

В МГУКИ для ведения контроля исполнения введена автоматизированная система контроля. За обеспечение ее работы отвечают сотрудники управления делами. Система контроля включает следующие графы: № п.п., № документа, дата документа, вид документа, краткое содержание, исполнитель, срок исполнения документа, ход исполнения документа, отметка о снятии контроля.

Сотрудниками управления делами осуществляются следующие операции:

Формирование базы контролируемых документов;

Направление контролируемого документа (пункта задания) в подразделение - исполнитель;

Напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

Получение информации о ходе и результатах исполнения;

Занесение в журнал информации о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;

Регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;

Снятие документов с контроля по указанию руководителя.

После указания ректора МГУКИ «О постановке документа на контроль» сотрудник управления делами просматривает его, ставит штамп напротив реквизита «заголовок». Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в автоматизированный регистрационный журнал.

Затем снимает копию для исполнителя и подшивает документ в папку (дело) с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения закреплены в инструкции по документационному обеспечению и делопроизводству.(в указанный срок, без указания срока -один месяц, с пометкой «срочно»-три дня).(пункт 9.1.6.).

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций -- с даты их поступления.

Типовые сроки исполнения документов университета, если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ (Индивидуальные сроки исполнения устанавливает ректор).

Изменение срока исполнения производится только по указанию ректора в следующем порядке: типовые сроки -- принятием нового акта, индивидуальные - руководителями, которые их установили.

Ежедневно сотрудники управления делами учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные ректором или одним из проректоров. В случае существенного отставания, задержки исполнения, делается доклад ректору или проректору для принятия экстренных мер.

В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.

Контроль исполнения документов проводится в соответствии с существующими требованиями, результаты исполнения обязательно отмечаются на документе.

Документы снимаются с контроля когда решены поставленные в них вопросы.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел -- систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в вузе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Номенклатура дел - это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска.

При ее составлении учитываются требования, предъявляемые нормативно-методическими документами - Государственной системой документационного обеспечения управления, основными правилами работы ведомственных архивов, перечнем документов с указанием сроков хранения, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Помимо этого следует использовать Устав вуза, положения о структурных подразделениях университета, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделений.

Систематизация документов - одна из важнейших задач в документационном обеспечения управления. Номенклатура дел является основным классификационным справочником любого предприятия и используется при построении информационно-поисковой системы.

Номенклатура дел составляется по установленной форме, в конце текущего года на следующий календарный год.

Номенклатура дел составляется управлением делами на основе номенклатуры дел структурных подразделений при участии архива. Номенклатура дел согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного органа управлениями архивным делом и утверждается ректором.

Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям или направлениям деятельности университета. В такой крупной организации как МГУКИ, имеющей разветвленную структуру, удобнее всего выделять в виде разделов наименования структурных подразделений. Первым разделом, независимо от его места в штатном расписании, должна быть служба документационного обеспечения управления (Управление делами). Это связано с тем, что именно в службе документационного обеспечения управления создаются и хранятся документы, фиксирующие организационно - распорядительную деятельность руководства университета.

Номенклатура дел должна охватывать все документируемые участки работы университета. Это означает, что любой, созданный или полученный в университете документ, должен иметь свое «дело» в номенклатуре, в которое он должен быть помещен. Также в номенклатуру дел надо включить все справочные журналы, электронные документы и базы данных.

При разработке номенклатуры дел рекомендуется привлечь руководителя структурного подразделения, его заместителей, которые обязаны оказывать методическую помощь - разъяснить методику составления и оформления. В унифицированную форму номенклатуры дел обязательно нужно включить следующие реквизиты:

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

название вида документа;

место составления;

на какой год составляется номенклатура дел;

названия разделов;

гриф утверждения;

гриф подписания.

При составлении номенклатуры дел университета необходимо указывать сроки хранения документов в соответствии с соответствующим Перечнем.

В номеклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений.

В университете разработан кодификатор подразделений университета. Каждому подразделению присвоен цифровой код. Наименования разделов номенклатуры дел располагается в соответствии с кодификатором . кодификатор приведен в приложении № 6.

Каждому делу присваивается индекс, состоящий из цифрового кода подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Форма номенклатуры дел приведена на рисунке №1

Наименование организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ

___________№_________ Наименование должности

______________________ руководителя организации

(место составления) Подпись Расшифровка подписи

На ____________год Дата

Наименование должности

руководителя службы ДОУ

организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного

учреждения

Форма итоговой записи к номенклатуре дел приведена на рисунке №2.

Итоговая запись о категориях и количестве дел,

Заведенных в ___________году в организации

Наименование должности

руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности

Передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формирование дел

Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документном массиве университета, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

Дела в МГУКИ формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.

Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в вузе осуществляются управлением делами и архивом вуза.

В МГУКИ формирование дел проводится по хронологическому, вопросно-логическому признаку или их сочетанию.

Распорядительные документы группируются в дела по видам документов (приказы, акты, учебные планы). Для оперативного поиска введены и другие признаки классификации.

Формирование дел руководства университета проводит секретарь ректора. Формированием дел в деканатах занимаются сотрудники деканата. Формированием дел в административно-хозяйственном управлении занимается секретарь проректора, формированием дел в учебно-методическом управлении занимается , формированием дел в управлении филиалов и представительств в регионах России и за рубежом занимается , формированием дел в научно-исследовательском институте занимается , в отделе экстерната - , в научно-информационном отделе - , в отделе аспирантуры и докторантуры- , в научной библиотеке -, в Издательском Доме - , в объединенной бухгалтерии - , в профкоме - , в отделе социального развития -, в медпункте - .

Контроль за правильным формированием дел во всех подразделениях ведет управление делами.

Были выявлены следующие недостатки:

При формировании дел, сотрудникам, занимающимся делопроизводством МГУКИ, необходимо соблюдать следующие общие правила:

Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

Помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

Помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

Раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

Дела МГУКИ подлежат оформлению при их заведении и по завершении года и учебного года, при окончании вступительных экзаменов . Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке.

В зависимости от сроков хранения сотрудниками проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа -- заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год. Число, месяц и год обозначаются арабскими цифрами, допускается написание название месяца словами.

При обозначении календарной даты - сокращенное цифровое написание, в том случае, если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.

При изменении названия структурного подразделения МГУКИ в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.

В подразделениях с большим объемом документов для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации.

Также при формировании дел, сотрудникам службы делопроизводства МГУКИ предписывается помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

После составления и утверждения номенклатуры дел университета рекомендуется лицам, ответственным за ведение делопроизводства в подразделениях МГУКИ совместно с начальником Управления делами приступить к работе по проведению экспертизы ценностей документов с последующим оформлением дел.

В ходе исследования выяснилось, что оформлению дел в МГУК придается серьезное внимание, в делах указываются все обязательные реквизиты оформления обложек дел, именно это соответствует основным требованиям Государственной системы документационного обеспечения управления и Основным правилам работы ведомственных архивов.

На обложках дел, как долговременного хранения, так и дел временного хранения, указывается точное название дела («положения о подразделениях», «счета», «договоры», «личные дела сотрудников»). Ко всем реквизитам обложки относятся:

наименование организации;

название структурного подразделения;

индекс дела;

номер дела (тома, части);

заголовок дела;

дата дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела.

Составление описей дел

МГУКИ является крупной организацией с большим объемом документации, который год от года увеличивается. В связи с этим всем сотрудникам, отвечающим за делопроизводство в университете, рекомендуется ежегодно составлять опись дел и согласовывать с начальником Управления делами МГУКИ.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

В результате работы комиссии по проведению экспертизы ценности документов все документы поделены на две группы:

- дела по основной (учебной и научной) деятельности;

- дела по личному составу университета.

На каждую группу дел предлагается составить отдельные описи:

- в опись №1 (дела по основной деятельности) заносятся дела в следующей последовательности: устав, приказы по основной деятельности, перспективные и годовые планы, отчеты.

- в опись №2 заносятся дела по личному составу в следующем порядке: книга учета сотрудников, книга учета студентов, приказы по личному составу, личные дела и личные карточки, лицевые счета по заработной плате, счета по стипендии, невостребованные трудовые книжки.

На документы, выделенные к уничтожению после работы комиссии по проведению экспертизы ценности документов, предлагается составить акт (приложение № ). Акт и описи должны составляться членами экспертной комиссии и подписываться председателем, рассматриваться и утверждаться ректором университета.

Подготовка документов к передаче в архив

Подготовка документов к сдаче в архив включает:

- проведение экспертизы ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей дел;

- составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Приказом ректора создана комиссия по проведению экспертизы ценностей документов из сотрудников управления делами, сотрудника юридического отдела, деятелей науки университета, высоко квалифицированных специалистов других подразделений.

Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ РФ 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Экспертиза ценности документов -- это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора на постоянное, долговременное, временное и государственное хранение. В своей деятельности комиссия руководствуется Основными правилами работы архивов высших учебных заведений. Помимо федеральных нормативных актов деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов университета должна регламентироваться «Положением об экспертной комиссии». Положение об ЭК приведено в приложении №2.

Основным содержанием и результатом работы экспертной комиссии является рассмотрение представляемых делопроизводственной службой описей дел постоянного и временного хранения, описей документов по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

В результате работы экспертной комиссии все документы, накопившиеся в подразделениях за последние 3 года, разделены на 3 группы:

- документы, предназначенные для архивного хранения;

- документы, подлежащие уничтожению;

-документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве университета.

После утверждения номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов должны быть составлены акты «Об уничтожении документов» в двух экземплярах. После заполнения акта, необходимо согласовать его с руководителем структурного подразделения и отнести его в архив. В архиве акты должны сверить с номенклатурой дел и поставить заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количества дел. Затем ставятся дата и подписи сдающего документы и работника архива. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Акт об уничтожении документов представлен в приложении №3.

Все лица, ответственные за делопроизводство в университете, обязаны завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет оставлять в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив.

Форма внутренней описи документов дела приведена на рисунке №3.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

Документов ед.хр. № _______

Итого ___________________документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи:______________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись Расшифровка подписи

Дата

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ____________

В деле подшито и пронумеровано _________________ листов,

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов:_________________________-_;

пропущенные номера листов:________________________

+ листов внутренней описи:_________________________

Наименование должности

работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма описи единиц хранения приведена на рисунке № 5

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

Фонд №__________________ Наименование должности

ОПИСЬ №_______________ руководителя организации

Для постоянного хранения Подпись Расшифровка

Подписи

За _______год Дата

В данный раздел описи внесено ______________________________ ед. хр. (цифрами и прописью)

с №______ по № _______, в том числе:

литерные номера:_________________;

пропущенные номера:_____________.

Наименование должности

Составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Наименование должности

Руководителя архива Подпись Расшивровка подписи

(лица, ответственного

за архив)

Дата

УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК Протокол ЦЭК (ЭК)

Архивного учреждения организации

от _____ № __________ от ________ № _______

Рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения

Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации

Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

На современном этапе можно отметить, что в связи с внедрением электронно - вычислительной техники значительно повысилась эффективность работы, но так как внедрение ВТ происходит постепенно (это связано с большими финансовыми, организационными и людскими затратами), то существуют участки, где работа строится традиционными методами.

Современные и перспективные направления совершенствования документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно - технического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники и средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на ограниченном включении комплекса технических средств в управленческий процесс.

Для такой крупной организации как МГУКИ, имеющей разветвленную структуру и филиалы на отдельных территориях, наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы. Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети.

С вступлением в силу закона об электронной подписи, о возможном обеспечение правовых условий для использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека (ректора, проректора, руководителей подразделений) в документе на бумажном носителе.

Учитывая территориальный разброс некоторых подразделений МГУКИ по корпусам университета, создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:

-регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству университета в ее структурные подразделения;

-регистрация всей исходящей корреспонденции;

регистрация внутренних документов;

-списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

-осуществление контроля за исполнением поручений;

-поиск документов.

В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.

К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определиться со следующим набором критериев для классификации:

- на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой университета в этой области;

- на какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в университете;

- какова организация распределения, хранения и обмена документами между структурными подразделениями университета, эффективность сетевого взаимодействия;

- определиться с финансовыми затратами.

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и из-за ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно - конструкторской документации (с поддержкой сканирования, распознавания и индексирования).

Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству университета или в ее структурные подразделения;

Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

Регистрацию движения документов (документооборота) внутри университета;

Списание документов в дело в соответствии с принятой в университете номенклатурой дел;

Контроль своевременного исполнения поручений, резолюций и указаний руководства университета; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

Формирование реестров отправки для экспедиции или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с информацией.



Литература

1. Самошенко В.Н. История архивного дела в дореволюционной России. М.1989г. С. 15(1)

2. Авдусин Д.А. Гнёздовская корчага // Древние славяне и их соседи. М.- 1970г. С.110,112,113.(2)

3. Буганов В.И. Русские летописи // Вопросы истории. 1984г. №6 С.79(3)

4. Черепнин Л.В. Русские феодальные архивы XIV-XV в.в. М.-1948г. т.1 С.410(4)

5. Слуховской М.И. Библиотечное дело в России до XVIII в. М.-1968г. С.10,11(5)

6. Тихомиров М.Н. Русское летописание М.- 1979 С.8(6)

7. Шмидт С.О. Российское государство в середине XVI столетия М.-1984г. С.60-61(8)

8. Шмидт С.О. Российское государство в середине XVI столетия М.-1984г. С.182 (9)

...