Система мер по обеспечению сохранности архивных документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

АТТЕСТАЦИОННАЯ РАБОТА ПО ИТОГАМ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ПЕРЕПОДГОТОВКИ ПО ПРОГРАММЕ «Специалист архива»

ТЕМА: Система мер по обеспечению сохранности архивных документов

ОБУЧАЮЩИЙСЯ:

Корнилова Галина Владимировна

Хабаровск, 2021 г.



Содержание

сохранность документ архивный

Список сокращений

Введение

1. История создания и деятельности архивов. Основные направления развития архивного дела России в разные исторические эпохи

2. Архивы России с 1917 г. по настоящее время. Обеспечение сохранности в борьбе за спасение отечественного достояния

3. Понятие сохранности документов, система мер обеспечения сохранности документов основы обеспечения сохранности документов архива

4. Роль проведения проверок наличия и состояния архивных документов в обеспечении их сохранности

5. Роль физико-химической и технической обработке архивных документов на бумажной основе

Заключение

Список использованной литературы



Сокращения

АФ - Архивный фонд

АФ РФ - Архивный фонд Российской Федерации

ВНИИДАД - Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

ВСНХ - Высший совет народного хозяйства

ВЦИК - Всероссийский центральный исполнительный комитет

ГАС - Государственная архивная служба

ГАУ - Главное архивное управление

ГАФ - Государственный архивный фонд

ГОСТ- Межгосударственный стандарт

ГУАД - Главное управление архивным делом

ГУАК - Губернские ученые архивные комиссии

ЕГАФ - Единый государственный архивный фонд

Наркомпрос-Народный комиссариат по просвещению

ОСД - Обеспечение сохранности документов

СИБИД - Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

СНК - Совет народных комиссаров

Союз РАД - Союз российских архивных деятелей

УГА - Управление государственными архивами

ФАА - Федеральное архивное агентство

ФАС - Федеральная архивная служба

ЦАУ - Центральное архивное управление

Центроутиль - Центральное общество сбора утиля

ЦКУА - Центральный комитет по управлению архивами



Введение

В современном мире, где информация выступает как мощный ресурс влияния на все сферы человеческой деятельности, Архивный фонд Российской Федерации вошел в число объектов повышенной зоны риска.

Подходы к разрешению проблемы угроз уничтожения и утраты документов имели свою специфику в каждый исторический период, оказывая влияние на формирование правовых основ их нейтрализации.

В настоящее время в архивах нашей страны хранится огромное количество документов. Обеспечение их длительной сохранности является первоочередной задачей всех архивов. О важности этой проблемы говорят и соответствующие постановления нашего правительства.

Сложность ОСД определена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные возможности остаются скромными. В основе современного подхода к решению данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов, с учетом их ценности, физического состояния.

Архивные фонды содержат издания и рукописи, выполненные, в основном, на бумаге, неуклонно разрушающейся в процессе хранения и использования, они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов - старение. Цель хранения - снизить воздействие неблагоприятных факторов и увеличить долговечность документов. В различных странах мира ведется интенсивный поиск современных технологий обеспечивающих сохранность памятников культуры на бумажных носителях.

Предмет исследования данной работы - система ОСД.

Целью является изучение деятельности по обеспечению сохранности архивных документов как основы выявление и создания оптимальных условий защиты архивных документов.

Для достижения поставленной цели определены следующие задачи:

1. Изучить основные направления развития архивного дела России и основы обеспечения сохранности в разные исторические эпохи.

2. Проанализировать нормативно-методические документы, регламентирующие обеспечение сохранности документов.

3. Определить оптимальные условия для обеспечения сохранности архивных документов.



1. История создания и деятельности архивов. Основные направления развития архивного дела России в разные исторические эпохи

Архивы на каждом новом этапе общественного и государственного развития формировались людьми в соответствии с их собственными представлениями об архивно-учрежденческих функциях.

Создание архивов было один из способов сохранения и приумножения культурного наследия человечества где активная роль отводится государству и его структурам.

Зарождению архивного дела на Руси способствовало появление на Руси письменности. Развитие архивного дела насчитывает не одно столетние.

Рассмотрим основные направления развития архивного дела России в разные исторические эпохи.

С момента зарождения архивов в IX веке до XV - нач. XVII в. - период существования Древнерусского государства и период феодальной раздробленности. Основным материалом для письма являлся пергамент, для менее важных документов использовали бересту. Характерной чертой было то, что документы хранились вместе с материальными ценностями.

Период XVI-XVII - рубеж XIX-XX вв. хронологически соответствует периоду складывания и развития Русского централизованного государства. Документы начали хранить отдельно, стали создаваться первые государственные учреждения - приказы. Письменные источники, потерявшие практическое значение, как правило, находились вместе с текущим делопроизводством.

Рубеж XIX-XX вв. - до настоящего времени характеризуется тем, что государственные учреждения - приказы были упразднены и с 1718 года создаются новые центральные учреждения - коллегии.

28 февраля (10 марта по новому стилю) 1720 года Петром I был издан один из важнейших нормативных актов в системе законодательства Российской империи «Генеральный регламент» определивший основы организации российского государственного управления, принципы работы всех государственных учреждений. Состоял из преамбулы и 56 глав. Этот документ устанавливал внутренний режим работы, порядок принятия решений, кадровый состав, должностные обязанности и иерархию чиновников, правила их взаимодействия, поведения и замещения на службе, номенклатуру обязательных для каждого учреждения внутренних документов, основы организации делопроизводства, правила хранения секретной документации и архива учреждения.

Согласно главе, XLIV «Генерального регламента» хранилища документов, законченных в делопроизводстве, получили название архивов.

Архивы превратились в самостоятельную структурную часть учреждения, были введены во всех органах власти государства российского. Центральным государственным учреждениям предписывалось вести обязательный учет бумаг государственных и передавать документы в архивы, была учреждена государственная должность актуариуса (архивариуса) - работника архивов. Основные положения Генерального регламента продолжали действовать до 1917 года.

Октябрьский переворот коренным образом меняет ситуацию в архивном деле. С момента издания декрета от 1 июня 1918 г. «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР» начинается период научного архивоведения. Именно в этом документе были сформулированы основные базовые положения системы советского архивного дела и закреплены принципы государственной централизации в управлении архивами которая просуществовала в нашей стране до 2004 г.



2. Архивы России с 1917 г. по настоящее время. Обеспечение сохранности в борьбе за спасение отечественного достояния

Уже в первые дни после Февральской революции очень остро встала проблема сохранения архивных материалов.

Период двух революций (с февраля 1917 по март 1918) характеризуются множеством проблем, таких как мародерство, расхищение, целенаправленное уничтожение документов. Угроза гибели культурных ценностей была чрезвычайно высока. На защиту архивов встала российская интеллигенция - представители науки и культуры, которые оформили свою деятельность в рамки Союза российских архивных деятелей (Союза РАД). Эта общественная организация внесла огромный вклад в дело спасения отечественного архивного достояния.

Октябрьский переворот изменил ситуацию в архивном деле и одним из актов новой власти явилось принятие декрета Совета народных комиссаров РСФСР от 1 июня 1918 года «О реорганизации и централизации архивного дела», подписанный В.И. Лениным. В соответствии с этим декретом все архивы правительственных учреждений ликвидировались как ведомственные учреждения, а хранящиеся в них документы, образовывали Единый государственный архивный фонд Советской республики (ЕГАФ). Заведывание Государственным архивным фондом возлагается на Главное управление архивным делом (ГУАД или Главархив) при Наркомате просвещения РСФСР - первого в истории России органа управления централизованным архивным делом. Основной функцией было формирование и проведение единой архивной политики. Декрет на многие годы стал основополагающим для работников архивной службы страны.

На плечи первых сотрудников легла вся работа по розыску и сохранению архивных материалов упраздненных учреждений дореволюционного периода и документов первых лет Советской власти. Несмотря на голод, разруху, нехватку буквально всего, в том числе и бумаги выпускалась литература о необходимости сохранения архивов. В качестве одной из действенных форм влияния на положение дел с архивами использовалось агитационно-пропагандистское воздействие представителей государства, их обращения к руководителям советских и хозяйственных органов. Огромную роль сыграла брошюра управляющего делами СНК РСФСР В.Д. Бонч-Бруевича «Сохраняйте архивы», вышедшая в 1919 г. тиражом 50 000 экземпляров.

ГУАД начало свою работу в очень сложной политической обстановке.

Первоочередными задачами ГУАД стали обеспечение сохранности документов, находящихся в национализированных архивохранилищах (бывших исторических архивов и архивов центральных правительственных учреждений); учет документов, подлежащих концентрации в ЕГАФ, обеспечение их сохранности и организация перевозки в государственные архивы; организация использования документов; организация обработки документов, поступающих в архивы; контроль за сохранностью документов в учреждениях.

Прямым следствием централизации стало перераспределение архивных материалов по секциям, что напрямую было связано с архивными чистками 20-х годов. Первые же архивные чистки связаны с макулатурной кампанией 1919 г. Уничтожение «ненужных» местных архивных фондов по инициативе центральных и местных властей началось уже в 1918 г. Так как это было явным нарушением декрета от 1 июня 1918 г., начальник Главархива Д.Б. Рязанов обратился с протестом в СНК. Но подобная практика продолжалась с ведома или без ведома центра. Инспектора и уполномоченные с мест писали в Главное управление архивным делом (ГУАД) о произволе властей. Циркуляром от 12 апреля 1919 г. ГУАД еще раз запрещало уничтожать архивные дела. Чтобы спасти наиболее ценные в историческом отношении архивы, хранящиеся в глубинке, Коллегия Главархива утвердила инструкцию, в которой уполномоченным ГУАД предписывалось изымать дела из местных архивов (или покупать их) и переправлять в Москву или Петроград для лучшего сохранения.

22 апреля А.В. Луначарский провел через СНК Декрет «О хранении и уничтожении архивных дел», в котором указывалось на возможность уничтожения дела, «не имеющие значения для изучения истории» (при этом образцы документов должны быть оставлены).

ГУАД выступило против Циркуляра Бумажного отдела Центроутиля ВСНХ от 27 ноября 1919 г. о спешной утилизации старых архивов, требуя предварительного просмотра архивного материала разборочными комиссиями. Архивы сжигали и отправляли в утилизацию без всякой системы и без разрешений разборочных комиссий. Одним из организаторов этой чистки был историк В.И. Пичета. Только некоторые дела удалось спасти архивистам. После настойчивых просьб архивистов прекратить варварскую чистку архивов, 6 ноября 1920 г. Коллегия текущих дел Главархива приняла два компромиссных решения - чистая бумага из дел, подлежащих хранению должна изыматься, а разборка архивов должна идти только с составлением описей дел, подлежащих уничтожению, причем описи утверждаются поверочной комиссией при Главархиве. «Использование архивов производится при непременном согласии органов Главархива». Распоряжение подписали А.И. Рыков, А.В. Луначарский и И.В. Сталин.

О трудностях организации архивного дела в центре и на местах много говорили на Первой конференции архивных работников, которая проходила в конце сентября - начале октября 1921 г. в Москве. Именно здесь также прозвучал призыв М.Н. Покровского «проявить особенную энергию к собиранию документов… по истории революции».

В 1922 г. архивная отрасль была выведена из подчинения Наркомпроса в ведение Всероссийского центрального исполнительного 46 комитета (ВЦИК РСФСР). Главархив переименовывался в Центральной архив РСФСР (Центрархив РСФСР). Реформа проявилась лишь в выделении архивной системы в федеральную отрасль с изменением и распределением управленческих функций между секциями и новой управленческой структурой - управлением Центрахива РСФСР. В положении о Центральном архиве РСФСР от 30 января 1922 г. было обозначено следующее:

- все архивные учреждения республики образовывали в совокупности Центральный архив РСРФСР;

- заведование Центрархивом возлагалось на Управление Центрархивом РСФСР, которому принадлежало также непосредственное руководство центральными государственными архивохранилищами РСФСР; - на Центрархив возлагалось общее руководство постановкой архивной части текущего делопроизводства в правительственных учреждениях РСФСР; - губернские или областные учреждения Центрархива являлись отделами местных исполнительных комитетов; по вопросам архивного дела они подчинялись Центрархиву.

В июне 1922 г. ВЦИК издал циркуляр «О мерах борьбы против истребления архивных документов», в которых предприятиям и учреждениям категорически запретил продавать архивы в качестве бумажного хлама.

В феврале 1925 г. было утверждено положение о ЕГАФ и сети государственных архивов: «Единым государственным архивным фондом называется совокупность всех архивных материалов официального и частного происхождения, принадлежащих государству и состоящих в ведении Центрархива РСФСР».

В июне-июле 1925 г. Центрархив разработал и принял ряд нормативно-методических документов: положение о сдаче материалов 55 Центрархиву и о порядке их отбора для хранения и уничтожения, инструкцию о работе разборочных комиссий и инструкцию о работе проверочной комиссии. В них констатировалось, что право уничтожения архивных материалов принадлежит исключительно Центрархиву РСФСР. Все документы, как научные, так и справочные, должны были поступать в ведение управления Центрархива и просматриваться разборочными комиссиями в государственных архивохранилищах для их отбора на постоянное, временное хранение и уничтожение.

В 1926 г. были переизданы Правила пользования архивными материалами ЕГАФ, в которых содержались дополнительные разъяснения. Так, впервые давалась официальная версия понятия «секретные материалы»: таковыми являлись «материалы секретного и несекретного делопроизводства учреждений пореволюционного периода, сдаваемые в Центрархив в качестве секретных, а равно те материалы дореволюционного периода, разглашение которых по характеру их содержания является в государственных интересах недопустимым». В соответствии с этими разъяснениями ведомства получили полное право самостоятельного определения степени доступности к своим материалам, произвольно относя документы к категории секретных или открывая их, что случалось гораздо реже. Особенно широко пользовались правом засекречивания силовые центральные ведомства.

Циркуляр ВЦИК РСФСР «Об улучшении постановки архивного дела на местах» от 16 июля 1928 г. предписывал: принять меры к охране архивов районных и волостных исполнительных комитетов, сельских советов и соответствующих им органов. Создавалась единая система управления архивами в центре и на местах.

28 января 1929 г. было принято новое Положение об архивном управлении РСФСР, которое обобщало и дополняло все изданные за 11 лет до этого архивные декреты и постановления. Оно предусматривало создание (10 апреля 1929 г.) Центрального архивного управления (ЦАУ) при ВЦИК РСФСР при непосредственном подчинении Президиуму ВЦИК. Самое широкое освещение в этом Положении получили вопросы ОСД: способы хранения, архивно-техническая подготовка, порядок сдачи органам архивного управления законченных делопроизводством материалов, подлежащих поступлению в Государственный архивный фонд РСФСР, охрана архивов.

Вопросы ОСД решались посредством усиления контроля, повышения роли местных органов власти, выделения и охраны пригодных помещений для размещения архивов, нейтрализации угроз распродажи, утери и незаконного уничтожения документов.

Постановление ВЦИК и СНК РСФСР от 10 июня 1931 г. «О положении архивного дела на местах» определяло уголовную ответственность за ненадлежащее обращение с архивными материалами, привлечение к судебной ответственности всех виновных в гибели, незаконном уничтожении архивных материалов.

27 июня 1935 г. вышло постановление Президиума ВЦИК СССР «О мероприятиях по упорядочению архивного дела Союза ССР», в котором были рассмотрены вопросы подготовки квалифицированных кадров для архивных учреждений; увеличения ассигнований на научно-исследовательскую работу и даны предложения органам власти на местах принять меры по охране архивов, обеспечению их необходимыми помещениями; организации в течение 1935-1936 гг. повсеместно районных архивов и т.д.

27 июня 1935 г. был принят первый законодательный акт по вопросам архивного дела в СССР - Постановление Президиума ЦИК Союза ССР «О мероприятиях по упорядочению архивного дела Союза ССР», особое внимание уделялось вопросам подготовки кадров для архивов, подчеркивалось, что архивы не приведены в порядок, не обеспечена охрана документов, имеющих государственное значение. Впервые обращалось внимание архивного ведомства - ЦАУ РСФСР на неудовлетворительное состояние ведомственных хранилищ - архивов народных комиссариатов и центральных учреждений СССР, определялись задачи архивных учреждений в отношении этих архивов.

В числе угроз архивным документам правительство потребовало устранения причин, прежде всего таких: выцветание документов, связанное с условиями их хранения; отсутствие учета архивных фондов и документов; отсутствие должного регулирования и контроля обоснованности уничтожения документов в ходе их экспертизы. Важно отметить, что впервые в этом постановлении вопросы экспертизы научно-практической ценности документов привлекли внимание правительства в контексте угроз архивным документам советской эпохи. Для этого в структуре ЦАУ был создан отдел ведомственных архивов с функцией контроля работы ведомственных хранилищ, что позволило в предвоенный период выявить естественные и целенаправленные угрозы архивным документам, подлежащим включению в состав ГАФ СССР, провести значительные работы по упорядочению документов советского периода на стадии их ведомственного хранения.

Постановление Президиума ЦИК и СНК СССР от 5 февраля 1936 г. «Об упорядочении архивного дела в народных комиссариатах и центральных учреждениях СССР», установив основные категории документов, отражающие историю социалистического строительства и подлежащие обязательному хранению в архивах, положило начало систематической работе архивной службы с документами советских учреждений.

Этим нормативным актом сохранность документов советского периода была взята под особый контроль не только в государственных, но и в ведомственных архивохранилищах.

16 апреля 1938 года Центральное архивное управление было передано в ведение НКВД. ЦАУ СССР было преобразовано в Главное архивное управление (ГАУ) НКВД СССР.

Этот акт, направленный прежде всего, на контролируемое использование архивной информации, тем не менее, сыграл определенную позитивную роль в осуществлении мер по ОСД. Архивы перешли на строгий режим охраны помещений, что практически снимало с повестки дня вопросы хищений и несанкционированного доступа к архивным документам. По предписанию НКВД была проведена инвентаризация архивов. Специально созданный методический сектор ГАУ НКВД СССР подготовил к изданию серию необходимых нормативно-методических пособий: «Правила составления инвентарной описи архивных материалов в государственных архивах СССР» (1938), позволившие существенно продвинуться в деле ликвидации неучтенных и неописанных «завалов» архивной россыпи; «Правила систематизации архивных материалов в государственных архивах СССР» (1938) и «Правила определения архивного фонда» (1939). Эти пособия стали основными в вопросах группировки, фондирования и описания документов, составления к ним научно-справочного аппарата. «Указания об улучшении работы районных архивов и архивов военных учреждений» и циркуляр «О проверке наличия и состояния документальных материалов в государственных архивах» (1940) явились важным шагом для устранения нарушений в хранении и учете документов, в том числе районного звена и военных учреждений. Положительное развитие ситуации в области ОСД, как показал опыт, было возможно только при централизованном управлении отраслью, комплексном подходе к реализации нормативных, методических, организационных и практических мер с соответствующим техническим обеспечением.

Особое место отводилось подбору и расстановке кадров архивных работников с учетом их благонадежности, и лояльности к советской власти. Во многом благодаря этим мерам удалось эвакуировать значительные объемы ценнейших архивных материалов в чрезвычайных условиях внезапно начавшейся в июне 1941 г. войны.

В марте 1941 г. Совнаркомом СССР было утверждено Положение о Государственном архивном фонде (ГАФ) СССР и сети государственных архивов СССР.

Перед архивными учреждениями с начала войны стала задача подготовки эвакуации на восток многих миллионов единиц хранения Государственного архивного фонда. На следующий день после начала войны вышел приказ ГАУ НКВД о перемещении особо ценных документов в безопасные места. 24.06.1941 по решению ЦК ВКП (б) и СНК СССР был образован Совет по эвакуации, а 27.06.1941 правительство приняло постановление «О порядке вывоза и размещения людских контингентов и ценного имущества». О принятии мер к эвакуации из прифронтовой полосы в глубь страны материальных ценностей говорилось и в директивном письме ЦК ВКП (б) СНК СССР от 29.06.1941 г. 5 июля вышло распоряжение СНК СССР об уничтожении тех архивов, которые невозможно вывезти из зоны боевых действий. При наркоматах и ведомствах основали бюро и комиссии по эвакуации, выделили уполномоченных для каждой группы предприятий. В правительственный план эвакуации входил и вывоз культурных ценностей, в т.ч. и архивов. В начале июля последовало указание о перебазировании в восточные страны культурных ценностей из городов, оказавшихся в зоне возможных боевых действий и находившихся под угрозой бомбардировок авиацией врага. Памятники культуры, - вещественные и документальные, предлагалось сохранять с не меньшей энергией, чем материальные ценности. По мере освобождения советской властью временно оккупированных территорий страны происходило восстановление разрушенных гитлеровцами государственных архивов, возвращение сюда эвакуированных в восточные районы фондов и развёртывание занятий по упорядочению и научно-технической обработке материалов. На скорейшее решение архивами такой важной задачи обратила внимание ещё Всесоюзная конференция историков-архивистов СССР которая состоялась 1-3 июня 1943 г. в Москве. Конференция явилась крупной вехой в архивном строительстве. Факт созыва конференции в разгар войны показывал, что и в тяжелейших условиях войны развитие науки, культурного строительства в стране продолжало оставаться предметом исключительного внимания со стороны власти.

Великая Отечественная война нарушила мирное развитие архивного дела в СССР. Возникли новые задачи - эвакуация архивов из зоны военных действий и собирание военных текущих документов в действующие архивы.
В 1960 г., когда архивная отрасль была передана в ведение Совета Министров СССР, статус главного органа управления архивным делом вновь был повышен и он стал называться Главное архивное управление при СМ СССР (ГАУ при СМ СССР или Главархив СССР) в непосредственном ведении которого находились центральные государственные архивы РСФСР. Другими государственными архивами Главархив РСФСР руководил через архивные отделы (управления) республик, краев и областей.

В 1961 г. Правительство утвердило Положение о Главном архивном управлении и сети центральных государственных архивов СССР. Согласно которому ГАУ СССР - общесоюзный орган для научного и организационно-методического руководства архивным делом в стране с функциями управления и контроля по административным, финансовым, научно-методическим, техническим и многим другим направлениям деятельности государственных архивов всего Советского Союза.

В 1990 г. на базе Главархива РСФСР был создан административный орган управления - Комитет по делам архивов при Совете Министров РСФСР (Роскомархив), - отвечающий за государственные архивы на всей территории Российской Федерации.

В августе 1991 г. президент Б.Н. Ельцин издал указ о передаче всех документов КПСС и КГБ СССР в ведение Роскомархива. Однако, основная часть документации КГБ до сих пор находится в самостоятельных ведомственных архивах.

В начале 1992 г. согласно постановлению от 12.10.1991 г. СМ РСФСР «О развитии архивного дела в РСФСР», Роскомархив получил в свое ведение находившиеся на территории РСФСР бывшие союзные центральные государственные архивы, ранее подчиненные Главархиву СССР, а также административные функции, подведомственные учреждения и научно-исследовательские организации последнего, его материально-техническую и финансово-экономическую базу в пределах Российской Федерации. Тогда же материалы архива бывшего Политбюро ЦК КПСС вошли составной частью в Архив Президента Российской Федерации.

В январе 1992 г. (в связи с распадом СССР в конце 1991 г.) происходит реорганизация сети государственных архивов России.

Административные и архивные функции Роскомархива по отношению к вновь образованным архивам федерального уровня были закреплены в Постановлении Правительства от 24 июня 1992 г. Оно определяло, что Комитет по делам архивов при Правительстве Российской Федерации (Роскомархив) является федеральным органом государственного управления, который осуществляет государственную политику в области архивного дела. Это Постановление также подтвердило реорганизацию сети государственных архивов федерального уровня, находящихся в прямом подчинении Роскомархива, а четыре из них получили определение "центров", хотя они функционировали как архивы.

Президентский указ (подписанный Б.Н. Ельциным 30 сентября 1992 г.) преобразовывал Роскомархив в Государственную архивную службу России (Росархив). Права и обязанности нового органа закреплены в правительственном постановлении от 22 декабря 1992 г. и «Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», принятых в июле 1993 года. «Основы законодательства» стали первым в истории России архивным законом.

Кроме того, в Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах от 7 июля 1993 г. было введено понятие тайный архив - архив, о котором не заявлено публично.

Современный статус государственных и негосударственных архивов России, вопросы организации их комплектования, хранения, учета и использования документов были регламентированы в «Положении об Архивном фонде Российской Федерации», которое утверждено указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. Тогда же было принято новое «Положение о Государственной архивной службе России» как органе, осуществляющем государственную политику в области архивного дела.

В соответствии с указом от 14 августа 1996 г. Росархив был переименован в Федеральную архивную службу России. Новые «Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации», изданные Росархивом, были зарегистрированы в Министерстве юстиции в конце декабря 1998 г. Они включили в себя правила доступа, копирования документов, а также условия работы во всех архивах России.

Указом Президента Российской Федерации «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» от 09.03.04. № 314 Федеральная архивная служба России преобразована в Федеральное архивное агентство.

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 Федеральное архивное агентство (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, а также по контролю, оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в этой сфере. Руководство деятельностью Федерального архивного агентства осуществляет Президент Российской Федерации.

3. Понятие сохранности документов, основы обеспечения сохранности документов архива

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» обеспечение сохранности документов, это комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.

Одно из главных направлений работы архивов обеспечение сохранности документов в архивах предполагает систему мероприятий, включающую создание и соблюдение нормативных условий хранения, противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенических режимов, размещение в здании (помещении) пригодных для хранения документов и их рационального размещения внутри, контроль за их движением, физико-химическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению, создание условий, исключающих их утрату. От того, насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности их использования.

На сегодняшний день проблема обеспечения сохранности документов является одной из самых важных и актуальных в деятельности архивов. Отношения в сфере хранения архивных документов в Российской Федерации регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Закон).

Росархив проводит последовательную работу в области нормативно-правового обеспечения деятельности архивных учреждений (см. таблицу 1)

Таблица 1

Нормативно-правовое обеспечение деятельности архивных учреждений

2015	Ш Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526)
2016	Ш Подготовлен проект федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»
2017	Ш Подготовлен проект Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях. Ш Положение о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда РФ Ш Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ Ш Порядок признания документов Архивного фонда РФ, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии
2018	Ш Порядка государственного учета документов Архивного фонда РФ
2019	Ш Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237)
2020	Ш Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24) Зарегистрировано Минюстом России 20.03.2020. Регистрационный № 58396. Ш Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях (утв. приказом Росархива от 09.12.2020 № 155) Зарегистрировано Минюстом России 12.03.2021. Регистрационный № 62735.

Возможности обеспечения сохранности документов во многом зависят от материально технической базы архивов, которая может существенно различаться и тогда приходиться исходить из реального положения дел, но в ряде случаев дополнительное финансирование не требуется, в таких как исполнение требования о наличии комплекса организационно-нормативных документов по охранному режиму (инструкция о порядке опечатывания служебных помещений и сейфов, хранения и учета выжимных металлических печаток и ключей в рабочее и нерабочее время, сдачи помещений под охрану, утвержденные списки опечатываемых служебных помещений и сейфов с указанием должностных лиц, осуществляющих их опечатывание) и обязательной их актуализации при необходимости.

Технология хранения документов включает в себя комплекс мероприятий, направленных на обеспечение сохранности документов в процессе хранения. (см. таблицу 2)



Таблица 2

Мероприятия направленные на обеспечение сохранности документов

Организация хранения	создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ), средств хранения документов (стационарные или передвижные: шкафы, сейфы, стеллажи), средств охраны и безопасности хранения, средств физико-химического, климатического контроля, средств копирование с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановления поврежденных документов, консервация и т.п.
Нормативные условия хранения документов	соблюдение температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, противопожарного, охранного режимов хранения, учет движения и контроль за физическим состоянием документов (отражение всех изменений в учетных формах архива), организация размещения документов в хранилищах, средства хранения, топографирование и организация порядка выдачи документов.

При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива.

Длительная сохранность документов одна из главных задач государственных архивов и напрямую зависит от создания оптимальных условий их хранения. Требования зафиксированы в современных нормативных и методических документах, прежде всего в Основных правилах работы архивов организации, а также ряде ГОСТов и методических разработок.

Для ее выполнения проводится целый комплекс взаимосвязанных работ, приведенных в таблице 3.



Таблица 3

Мероприятия направленные на обеспечение сохранности документов на бумажной основе

Требования к зданиям и помещениям архивов	Ш специально построенные или приспособленные здания; Ш совмещение хранилищ и рабочих помещений любого назначения не допускается; Ш помещения хранилищ должны быть максимально удалены от лабораторных производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов; Ш отделка и оборудование хранилищ не должны собирать пыль, должны быть хорошо проветриваемыми; Ш хранилища отделяются от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределом огнестойкости не менее двух часов;
Оборудование хранилища стеллажами и требования к размещению документов	Ш применяются стеллажи, металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками после их соответствующей противопожарной обработки; Ш оборудование располагается с учетом особенностей помещения, стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами; Ш при установке стеллажей выдерживаются следующие нормы: расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см; расстояние (проход) между стеллажами - 75 см; расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными ей, - 75 см; расстояние между стеной и торцом стеллажа (обход) - 45 см; расстояние между полом и нижней полкой стеллажа - не менее 15 см, а в цокольных этажах - не менее 30 см; высота стеллажа - 220 - 240 см; ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хранении коробок или связок с делами - 35-40 см; ширина одностороннего стеллажа при вертикальном хранении коробок или связок с делами - 25-30 см; расстояние между полками по высоте - 35-40 см; расстояние от нагревательных, отопительных устройств - 100 см; при высоте архивохранилища от 4 м стеллажи устанавливаются в два яруса и снабжаются стационарной лестницей с перилами; Ш документы размещаются на стеллажах с использованием первичных средств защиты, коробок, папок, футляров;
Температурно-влажностный режим (для документов на бумажной основе)	Ш хранилища должны быть оборудованы системами кондиционирования воздуха; Ш оптимальный температурно-влажностный режим хранения: температура +17-+19°С, относительная влажность 50-55% с нерегулируемым климатом при температуре 14-20°С и влажности воздуха 45-60%, не допускаются сезонные и суточные колебания температуры в архивохранилище более чем на 5°C и относительной влажности воздуха более чем на 10% для поддержания температурно-влажностного режима в помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться меры по осушению или увлажнению воздуха; Ш архивохранилища должны быть оборудованы термометрами, психрометрами, гигрометрами для постоянной фиксации температуры и влажности воздуха и принятия мер по регулированию температурно-влажностного режима; Ш температурно-влажностный режим контролируется регулярным измерением климатических параметров воздуха (температура и влажность воздуха): в кондиционируемых помещениях - не реже одного раза в неделю, с нерегулируемым климатом - два раза в неделю; при нарушениях режима хранения - один раз в сутки; Ш результаты измерений фиксируются в специальном регистрационном журнале, который ведется в каждом архивохранилище; Ш контроль за соблюдением температурно-влажностного режима обеспечивает руководитель.
Световой режим	Ш постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте (обеспечивается хранением документов в коробках, папках, шкафах или на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима); Ш освещение хранилищ может быть естественным или искусственным светом, при этом свет должен быть рассеянным; Ш при естественном освещении на окнах должны быть светорассеивающие стекла, светонепроницаемые и светорассеивающие шторы и т.д.), при искусственном освещении в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью или люминисцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра; Ш уровень освещенности не должен превышать на вертикальной поверхности стеллажа на высоте метра от пола 20-50 лк, на рабочем столе - 100 лк; Ш защиту от разрушающего действия естественного и искусственного света необходимо предусматривать во всех помещениях, где производится работа с документами;
Санитарно-гигиенический режим	Ш архивохранилища должны содержаться в чистоте, образцовом порядке, исключающих появление насекомых, грызунов, плесени и накопления пыли; Ш обязательно проведение влажных уборок, обеспыливания, обработки водными растворами антисептиков не реже одного раза в год следует проводить обеспыливание пылесосами и обработку стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок) 0,5%-ми водными растворами антисептиков (капатола, лизоформина, метатина, цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают водными 2%-ми растворами антисептиков (капатола, лизоформина, метатина) или 5%-м водным раствором катамина АБ; Ш с целью своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов документы (выборочно) и помещения хранилищ должны два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) подвергаться обязательному энтомологическому и микологическому обследованию; Ш в помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата, опасного в санитарно-биологическом отношении; Ш вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ, наружные отверстия вентиляционных систем оборудуются защитными сетками;
Электрооборудование	Ш скрытая проводка, штепсельные розетки для переносной аппаратуры должны быть герметичными или полугерметичными, шнуры переносной аппаратуры должны иметь изоляцию; Ш светильники, электрощиты и распределительные устройства в архивах должны быть закрытого типа; Ш хранилища оборудуются общими и поэтажными отключающимися рубильниками, распределительные щиты, предохранители и отключающие рубильники устанавливаются только вне хранилищ, по окончании работы аппаратура, лампы, электрические розетки в хранилище последовательно обесточиваются; Ш все электрооборудование, применяемое в архиве, должно обеспечиваться заземлением;
Пожарная безопасность	Ш специально построенные архивохранилища оборудуются автоматической системой газового пожаротушения; Ш пожарная безопасность архива должна обеспечиваться системами предотвращения пожара и противопожарной защиты, в том числе организационно-техническими мероприятиями; Ш использовать переносные огнетушители (углекислотные или фреоновые состав вещества которых не оказывает побочного разрушительного действия на бумажные документы); Ш количество и места размещения переносных огнетушителей должны соответствовать действующим противопожарным нормам с учетом специфики применяемого оборудования; Ш оснащение архива противопожарным водоснабжением: пожарные краны устанавливаются на всех его лестничных площадках, наличие прорезиненного рукава протяженностью до крайней точки хранилища; Ш оснащение хранилища и помещения охранно-пожарной сигнализацией; Ш иметь удобные выходы к лифтам, на лестничные площадки, в коридоры для эвакуации, пути эвакуации запрещается загромождать различными предметами и оборудованием, все двери эвакуационных выходов должны свободно открываться в направлении выхода из здания, подвальные помещения и цокольные этажи оборудуются собственными выходами, в коридорах на путях эвакуации устанавливаются символические изображения знаков: «Выход», «Открытая дверь»; Ш свободный доступ и подъезд пожарных машин к зданию архива, проезды и подъезды не должны использоваться для складирования и стоянки автотранспорта; Ш проезды, проходы к основным и запасным выходам и наружным пожарным лестницам, подступы к средствам извещения о пожарах и пожаротушения должны быть всегда свободными и освещаться в ночное время; Ш подъезды и проезды в зимнее время должны регулярно очищаться от снега, световые указатели водопроводных колодцев с пожарными гидрантами должны содержаться в исправном состоянии; Ш в хранилищах запрещаются курение, применение нагревательных электроприборов, хранение посторонних предметов (портфелей, сумок, продуктов питания и др.);
Охранный режим	Ш оборудование здания средствами охранной сигнализации; Ш организация поста охраны; Ш опечатывание помещений; Ш соблюдение пропускного режима; Ш соблюдение порядка доступа в хранилища; Ш не допускается держать двери хранилищ открытыми, по окончании работы они закрываются и опечатываются; Ш соблюдение порядка допуска сотрудников архива в архивохранилища установленным директором архива; Ш соблюдение допуска посторонних лиц в хранилища с разрешения администрации архива и в присутствии работников архивохранилища;
Размещение документов в архивохранилище	Ш порядок расположения определяется планом (схемой) размещения архивных фондов с учетом документов для которых предусмотрен особый режим хранения; Ш документы на стеллажах располагаются с учетом дальнейшего их поступления в рамках конкретных фондов, поэтому каждый фонд должен располагаться с учетом резервного места для новых поступлений; Ш обособленному хранению подлежат секретные (размещение осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по работе с секретными материалами), уникальные, имеющие в оформлении драгметаллы документы отдельных сейфах; Ш учетные документы хранятся отдельно от документов архива; Ш коробки и связки документов не должны выступать за пределы стеллажей; Ш коробки и связки снабжаются ярлыками, на которых указываются номер фонда, описи, крайние номера в коробке или связке единица хранения, коробки и связки нумеруются, допускается дополнение полным наименованием архива и (или) его аббревиатурой, названием архивного фонда, штрих-кодом, радиочастотным идентификатором, отметкой о наличии особо ценных документов, подлежащих эвакуации при возникновении чрезвычайных ситуаций, в период мобилизации и в военное время, отметкой об отсутствующей или пропущенной единице хранения; Ш не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах; Ш в целях закрепления места хранения документов в хранилищах составляются постеллажные и пофондовые топографические указатели: на бумажном носителе - один из его экземпляров хранится у работника, ответственного за учет документов архива, второй - в соответствующем архивохранилище; в электронном виде - в информационной системе архива; Ш помещения архива, стеллажи, полки нумеруются, при этом помещения - буквами, стеллажи и полки - цифрами; стеллажи, шкафы и сейфы - последовательно слева направо от входа в помещение; нумерация стеллажных полок производится в пределах каждого стеллажа слева направо сверху вниз; Ш односторонние стеллажи нумеруются от входа в хранилище слева направо, двухсторонние - вкруговую; Ш в целях закрепления места хранения и поиска документов составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели; постеллажная карточка определяет место хранения документов, поскольку составляется на каждый стеллаж, карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах одного хранилища; Ш все изменения в местонахождении архивных документов фиксируются в топографических указателях, а также отражаются в плане (схеме) размещения архивных фондов;
Выдача дел из хранилищ	Ш порядок выдачи дел, установленный основными правилами, имеет цель обеспечить сохранность и возврат документов; Ш для использования работникам структурных подразделений, исследователям, организациям во временное пользование, для проведения работ по улучшению сохранности документов - создание страхового фонда, копирование, реставрация и т.д., судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в порядке, предусмотренным законодательством РФ, в зависимости от целей работы с документами они выдаются в рабочую комнату (читальный зал) архива или во временное пользование вне архива; Ш ?выдача дел производится с разрешения руководителя работником архивохранилища с полистной проверкой наличия и состояния выдаваемых дел, возвращаемые дела также подлежат обязательной полистной проверке; полистную проверку дел при возврате от пользователей в читальном зале осуществляет работник читального зала; Ш пользователи несут ответственность за сохранность и соблюдение правил работы с документами; Ш работа с документами, выданными из хранилища, в служебных помещениях архива, читальном зале, лаборатории, других местах должна проводиться с соблюдением всех требований обеспечения их сохранности - температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов хранения документов: Ш обязательное соблюдение сроков использования документов, продление сроков использования только с разрешения руководителя; Ш контроль за своевременным возвращением выданных дел; Ш выдаваемые дела во временное пользование, как и их возврат фиксируется в соответствующих книгах учета выдачи;

4. Роль проведения проверок наличия и состояния архивных документов в обеспечении их сохранности

Проверка наличия и состояния документов - это важнейшая часть работы по хранению архивных документов. В этой работе сходятся главные пути решения основных задач по обеспечению сохранности и учету архивных документов. Без регулярной проверки наличия и состояния документов невозможно ОСД.

Основными задачами проверки наличия и состояния архивных документов являются:

- установление фактического наличия находящихся на хранении архивных документов;

- выявление отсутствующих архивных документов для организации их розыска;

- выявление и устранение недостатков в учете архивных документов;

- выявление и учет архивных документов, требующих реставрации, консервации, дезинфекции, дезинсекции и другой консервационно-профилактической и технической обработки;

- выявление непрофильных документов;

Проверки наличия и состояния дел проводятся:

- в плановом порядке;

- при смене руководителя, заведующего архивохранилищем;

- в случае чрезвычайных ситуаций;

Регулярность плановых проверок зависит от степени ценности документов и фондов:

- уникальные документы - ежегодно с полистным просмотром;

- документов, имеющих в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, - ежегодно;

- особо ценные документы проверяются один раз в 10 лет;

- аудиовизуальных документов - один раз в 5 лет (при объеме аудиовизуальных документов более 50% от общего количества документов - один раз в 15 лет);

- кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года;

- электронных документов на физически обособленных носителях - не реже одного раза в 5 лет.

Проверка наличия и состояния секретных архивных документов осуществляется в порядке, установленном для секретных архивных документов.

Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется архивом самостоятельно в зависимости от интенсивности использования архивных документов, но не может быть реже одного раза в 25 лет.

Технологию проведения и оформления результатов проверки наличия и состояния архивных документов осуществляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях от 2 марта 2020 г.

5. Роль физико-химической и технической обработке архивных документов на бумажной основе

Одно из направлений обеспечения сохранности документов в архивохранилищах - это профилактика биоповреждений документов и борьба с имеющимися повреждениями. Наиболее распространенными деструкторами бумаги являются микроскопические грибы, называемые в быту плесенями. Их появление всегда связано с нарушением микроклимата в хранилище: повышением влажности и понижением температуры воздуха.

...