Система мер по обеспечению сохранности архивных документов

Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью:

- устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов;

- восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности;

- воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.

Основными видами этой обработки архивных документов на бумажной основе являются:

- дезинфекция, дезинсекция, дератизация архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и на архивных документах;

- реставрация (реставрационно-консервационная обработка), как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов;

- воспроизведение архивных документов с целью создания страхового фонда копий уникальных документов и особо ценных документов и фонда пользования;

- фотореставрация архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом и др.;

- переплет архивных документов;

- обеспыливание архивных документов;

- обработка архивных документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, замораживания, реставрации.

Контроль технического и физико-химического по обеспечению их физической сохранности осуществляются на различных стадиях:

- при приеме документов в архив;

- в отношении документов уже находящихся на хранении;

- в чрезвычайных ситуациях, возникающих в работе архива.

В создании стабильной системы защиты фондов от биоповреждений непременно должны участвовать специалисты-биологи, привлекаемые из других организаций. Постоянный мониторинг специалистами биосостояния позволит вовремя обнаружить повреждающих агентов, рекомендовать меры по предотвращению заражения и повреждения документов и т.д. Специалисты-биологи должны проводить постоянный биоконтроль архива в полном контакте с руководством и сотрудниками, должны привлекаться для обучения персонала архива по безопасной с точки зрения биологии работе с документами. Материальной основой системы должны служить состояние окружающей архив территории, здания архива, состояние вентиляционных систем и систем кондиционирования воздуха в помещениях.

Квалифицированный персонал, соблюдающий санитарно-эпидемиологические и санитарно-гигиенические правила работы с документами играет основную роль в создании и поддержании в стабильном состоянии системы защиты документов от биоповреждений.

Актуальность создания и отладка такой системы для конкретных архивов несомненны. Система должна работать в рамках общей системы обеспечения сохранности документов.

Заключение

Сложность в обеспечение сохранности документов способствовало и то, что, на протяжении одного столетия дважды менялись свойства и способы создания бумажного документа - основного вида архивной документации.

На рубеже XIX-XX вв. привела к появлению нестойких древесных бумаг, синтетических красителей и машинописи: документ стал массовым общественным продуктом с низкой долговечностью.

На рубеже XX-XXI вв. в условиях быстрой и массовой компьютеризации общества, принтеры стали основным средством создания бумажных документов, появились новые принтерные бумаги и средства текстонанесения. Это привело к появлению огромного разнообразия матричного, струйного, лазерного текстонанесения и принтерных текстов с разными свойствами, в том числе выцветающих, водорастворимых, легкостираемых и т.п.

В последнее десятилетие XX века начался период интенсивного использования документов и одновременно - массового применения новых технологий воспроизведения документов с использованием ксероксов, сканеров, цифровых камер со вспышками, т. е. резко возросла угроза светового разрушения документов при использовании во всех видах.

ХХ век не только изменил свойства и долговечность документа, он внес коррективы в саму концепцию сохранности объектов.

Концепция ОСД сегодня - это не только традиционная сохранность документа как единого материального объекта. Это, кроме того, концепция сохранности информации.

Ключевым элементов в цепи организационных, практических задач ОСД становится физическое состояние документов, так как при плохом состоянии нельзя спасти ни оригиналы, ни информацию.

Все эти тенденции и концептуальные изменения отмечались ВНИИДАД еще в 1980-х гг., но сегодня они особенно зримы.

Сохранности объекта и сохранности информации - принцип дифференцированного подхода в ОСД, избирательный принцип сохранения объекта в порядке приоритета.

Однако этот принцип можно реализовать, лишь зная фактическое состояние архивных документов. Всем архивам придется решать для этого две разные, но связанные задачи: сохранения наиболее ценного в форме оригиналов и/или информационных копий. Каждому архиву придется решать их автономно, исходя из своих возможностей, состава и физического состояния своих фондов.

Список использованной литературы

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (с изменениями на 11 июня 2021 года) // https://archives.gov.ru

2. Приказ ФАА от 02.03.2020 г. № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» // https://archives.gov.ru

3. Приказ Минкультуры РФ от 12.01.2009 N 3. «Об утверждении «Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации» // https://docs.cntd.ru

4. Приказ Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» // https://archives.gov.ru

5. Джумаева А.А. Нормативно-методические документы, регламентирующие обеспечение сохранности документов. / А.А. Джумаева, В.Ю. Шалашникова // Новое поколение. 2017. № 11 (1) // https://www.elibrary.ru/

6. ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения // https://docs.cntd.ru

• 7. ГОСТ 7.50-2002 СИБИД. Консервация документов. Общие требования (с Поправкой) // https://docs.cntd.ru

8. Генеральный регламент 1720 года. Большая Российская Энциклопедия (БРЭ)// htps://w.histrf.ru/articles

9. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе Методическое пособие / Росархив. ВНИИДАД. М.- 2003.

10. Егоров С.А. Обеспечение сохранности архивных документов 1918 - 1941 гг. Российский журнал «Вестник архивиста» https://www.vestarchive.ru

11. Цеменкова С.И. «История архивов России с древнейших времен до начала ХХ века» // http://metodichka.x-pdf.ru

12. Декрет о реорганизации и централизации архивного дела 1 июня 1918 г. // https://cyberleninka.ru

13. О Федеральном архивном агентстве (Росархиве) › История Росархива https://archives.gov.ru

14. Хорхордина Т.И. «Что имеем - сохраним» Российский журнал «Вестник архивиста» https://www.vestarchive.ru

Размещено на Allbest.ru