История развития архивного дела

Кроме того, значительное количество дел государственных архивов было вывезено оккупантами и укрыто на территории СССР, а также за его пределами. Примерно третья часть этих материалов была обнаружена на территории СССР: 879 тыс. дел государственных архивов Белоруссии, 120 тыс. дел Смоленской области, 8 вагонов с делами Новгородской и Псковской областей, два вагона - Киевского архива древних актов.

С 1956 по 1964 годы в архивном деле происходят значительные усовершенствования: расширяется использование архивных документов, публикуются обзоры архивных фондов, путеводители по архивам, вводятся механографические документы, сотрудники архивов получают возможность на договорной основе участвовать в разработке и совершенствовании методов делопроизводства в различных организациях.

Новый виток развития архивного дела произошёл после распада СССР: система архивов стала самостоятельной, произошло открытие доступа ко всем документам по истории советского общества, государство провело ряд архивных реформ по централизации и демократизации архивного дела. В результате указанных преобразований была сформирована система управления и сеть центральных архивов, архивное дело становится областью культуры и входит в культурное наследие РФ, разработана система хранения и использования архивных документов.

На сегодняшний день архивы представляют собой сложную организованную систему хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, а сотрудники этих учреждений - люди с высшим образованием, в обязанности которых входит: организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступивших в фонд архива; прием и регистрация новых документов; отбор, упорядочение, комплектование архивных документов; систематизация и формирование дел подготовка сводной описи единиц постоянного и временного сроков хранения; участие в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.[12]

Глава 2. Современная система архивов

2.1 Современное архивное законодательство и нормативная база деятельности архивов

Считается, что начало реформам в архивной сфере было положено известными указами Президента РФ «О национализации архивов Коммунистической партии Советского Союза (КПСС)» и «О передаче в госархивы документов бывшего Комитета государственной безопасности (КГБ) СССР» от 24 августа 1991 г. Главным в этих документах было то, что открывался доступ к ранее закрытым архивным материалам, перестал существовать «партийный архивный фонд». 12 октября 1991 года было издано постановление Совета Министров Российской Советской Федеративной Социалистической Республики (РСФСР) «О российском центре хранения и изучения документов новейшей истории. На базе партийного архива был создан центр, который позднее был преобразован в Российский государственный архив социально-политической истории. Тогда же 12 октября 1991 года вышло постановление Совета Министров РСФСР «О развитии архивного дела в РСФСР»

«Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде РФ», принятые Верховным Советом РФ 7 июля 1993г., заложили демократическую правовую базу архивного дела в нашей стране. В них декларируется целостность государственного архивного дела независимо от формы собственности на документы, устанавливается уголовная ответственность за порчу, хищение, несанкционированное уничтожение, безвозвратный вывоз архивных документов. В целом они исходят из того, что документальное наследие составляет важную часть культурного достояния нации, что архивная система играет существенную роль в жизни страны, а историк-архивист является тем, кто отвечает за надлежащее функционирование этой важной сферы жизнедеятельности общества. Указом Президента Российской Федерации (РФ) большинство центральных государственных архивов было внесено в государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов РФ.

Впервые в архивной сфере были разграничены полномочия Российской Федерации и ее субъектов, Архивный фонд РФ разделен на 2 части: государственную и негосударственную.

Основные положения и принципы "Основ законодательства" были конкретизированы в утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. "Положении об Архивном фонде Российской Федерации. Оно определило прежде всего предельные сроки ведомственного хранения архивных документов государственной части Архивного фонда России.

В 1993 году было принято постановление президента Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве». Это постановление регулирует взаимоотношения между учреждениями Государственной архивной службы и центральными органами федеральной исполнительной власти, государственным учреждениями, организациями и предприятиями, а также совершенствования ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве.

К 2001 году состояние правового регулирования архивного дела далеко не во всем отвечало современным реалиям. Как следствие, 25 октября 2004 года вступил в действие Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». [13]

В отличие от Основ законодательства, являющихся по своей форме сводом наиболее общих правовых установок, в новом законе более детально и технологично отражены вопросы организации архивной работы по всем ее направлениям. Содержание разделов проекта не только покрывает нормы Основ законодательства и утвержденного Указом Президента Российской Федерации Положения об Архивном фонде Российской Федерации (оба эти правовых акта со вступлением в силу закона должны быть отменены), но значительно расширяет и обогащает их.

Своеобразным дополнением к Гражданскому кодексу России является статья закона "Обязанности органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц по комплектованию государственных и муниципальных архивов", которая подробно объясняет, как поступать с архивными документами при реорганизации (в том числе путем преобразования, разделения или выделения) или ликвидации юридических лиц различных форм собственности.

Однако, с принятием нового закона единый Архивный фонд Российской Федерации был разделен на три части: федеральные архивные документы, региональные архивные документы и муниципальные архивные документы. Разделяя собственность на документы, не предусмотрели изменение системы комплектования и хранения документов, существовавшей еще с советского времени. Напротив, в статье 21 закона было введено положение, которое сохраняло существующий порядок: «Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов, федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, могут передаваться в государственные архивы субъекта Российской Федерации на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела».

В результате остро встал вопрос о судьбе документов территориальных подразделений федеральных органов власти, таких, как суды, прокуратуры, налоговые органы, органы службы безопасности, таможенные органы, комиссариаты, органы статистики, управления федерального казначейства, контрольные и надзорные службы, службы занятости населения, отделения Пенсионного фонда, федеральные государственные учреждения и унитарные предприятия, учреждения культуры и образования и т.д. Согласно нового закона вся их документация является федеральной собственностью и должна быть принята на хранение в федеральные архивы, возможности которых ограничены. И подобных проблем немало.

В настоящее время стране действует не менее 50 законодательных актов, прямо или косвенно регулирующих вопросы архивной сферы, к которым относятся законодательные акты о культуре; информатизации и защите информации; государственной тайне; службе внешней разведки; оперативно-розыскной деятельности; авторском праве; о правовой охране программ ЭВМ и многие другие.

Федеральный Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» сегодня регулирует отношения в сфере организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других документов независимо от их форм собственности. Закон регулирует и отношения управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Основные проблемы архивоведения в современной культуре

Основным фактором, определяющим проблемы архивов, стала административная реформа. Для архивного дела федерального уровня ее важнейшими последствиями стали:

1) необходимость срочной обработки архивов упраздненных без правопреемства федеральных органов исполнительной власти и определение их дальнейшей судьбы в условиях острейшего дефицита площадей во всех комплектующихся федеральных архивах;

2) уточнение системы архивных учреждений федерального уровня;

3) поиск путей разрешения проблемы, связанной с комплектованием документов территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и других организаций федеральной собственности, находящихся в субъектах Федерации;

4) обеспечение нормативного закрепления ответственности вновь образованных федеральных органов исполнительной власти за качественную постановку в них делопроизводственных и архивных служб в типовых положениях о них и в регламентах их работы;

5) постепенный, в рамках эксперимента, перевод архивных учреждений на новые принципы бюджетирования, ориентированные на результат.

Второй фактор, определявший состояние архивного дела, и не только на федеральном уровне, - это (используя старое понятие, "внедрение" норм закона РФ "Об архивном деле в Российской Федерации и архивах") прежде всего разработка предусмотренных в нем подзаконных актов. Всего в 2005-2008 гг. Росархив должен подготовить 13 таких подзаконных актов. Пять из них, в том числе проект постановления Правительства "Об утверждении перечня федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ", проект "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных, муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях РАН" представлены в Министерство культуры и массовых коммуникаций.

Третий фактор, оказывающий в истекшем году очень серьезное воздействие на состояние архивного дела на федеральном уровне, - это трудно, противоречиво, но все же складывающаяся система наших взаимоотношений с Министерством культуры и массовых коммуникаций, с входящими в его ведение службой и агентствами, прежде всего с Агентством по культуре и кинематографии.

Если говорить о связке Росархив-министерство, или министерство-Росархив, то ее можно охарактеризовать следующим образом. В 2005 г. нет ни одного случая, чтобы министерство проигнорировало постановку того или иного вопроса со стороны Росархива. На коллегии министерства пять раз Росархив выступал с докладами по актуальным проблемам современного архивного строительства в нашей стране, причем все предложения по его совершенствованию были приняты. Понятно и вполне приемлемо стремление министерства привлекать к выработке той или иной позиции, тех или иных решений специалистов Росархива и других агентств, например в форме специальных комиссий или совещаний. Однако вызывает досаду замедленный, а подчас и безрезультативный процесс реализации таких решений, находящихся в пределах полномочий исключительно министерства и Правительства РФ. [17]

Достаточно сказать, что представленный Росархивом в министерство в декабре 2004 г. проект Указа Президента РФ, содержащий чисто техническую норму отмены Указа Президента об утверждении "Положения об Архивном фонде РФ", не подписан до сих пор. С другой стороны, Росархив в 2005 г. оказался отстраненным от профессионального вмешательства в решение ряда вопросов, целиком затрагивающих его компетенцию. удалось буквально случайно вмешаться между первым и вторым чтениями в Госдуме в разработку Закона "Об информации, информационных технологиях и защите информации", на который министерство дало положительное заключение, но который содержал ряд норм, неприемлемых для архивного дела.

Четвертый фактор воздействия на состояние архивного дела в 2005 г. был связан с разработкой ФЦП "Культура России" на 2006-2010 гг. с тревогой наблюдали за затянувшимся согласованием ее концепции, а затем и наполнением ее реальными мероприятиями и показателями их финансирования. Разработка программы в части, касающейся архивов, заставила в очередной раз задуматься над приоритетами развития архивного дела в современных условиях и выработать совершенно новые показатели оценки эффективности реализации этих приоритетов. Жаль только, что новые установленные правила достижения программных показателей не дают той всегда возникающей необходимости маневра, которая существовала при реализации предшествующей ФЦП.

Пятый фактор относится к социальной ситуации в федеральных архивах. Несмотря на инициативы Росархива, Министерства культуры и массовых коммуникаций, письма в Правительство РФ трудовых коллективов, не удалось кардинально изменить уровень социальной защищенности архивных работников и снизить социальную напряженность. Прямым следствием этого стали усиление текучести кадров, ослабление отдельных направлений работы, снижение исполнительской дисциплины. Здесь важно подчеркнуть, что подобного рода явления особо проявились в сфере оказания государственных услуг, связанных, прежде всего с исполнением социально-правовых запросов граждан.

Практически во всех федеральных архивах проводилась модернизация систем жизнеобеспечения, осуществлялись работы по технической укрепленности архивохранилищ, решались вопросы технического переоснащения лабораторий. Однако доля документов федеральных архивов, находящихся в нормативных условиях хранения, продолжает оставаться недопустимо низкой - всего 17%.

Тем не менее, в 2005 г. удалось принять в федеральные архивы более 210 тыс. единиц хранения за счет изощренных комбинаций с переоборудованием офисных помещений, подвалов. Благодаря этому в Россию возвращен комплекс документов эмигрантского общества "Родина", часть архива Высоцкого, запущен механизм передачи фондов Музея русской культуры в г. Сан-Франциско. Однако отчетный год останется последним по такому объему приема документов в федеральные архивы. "Проблема ноль", т.е. отсутствие свободных площадей архивохранилищ для приема документов вечного хранения, стала для нас второй, зловещей по своей реальности проблемой текущего момента.

Третьей по своей значимости остающейся нерешенной проблемой, если продолжать тему комплектования, остается судьба документов территориальных органов федеральных органов государственной власти и других организаций федерального подчинения. предложения, представленные в Министерство культуры и массовых коммуникаций по ее разрешению через поправки в Закон "Об архивном деле в Российской Федерации и архивах", пока не получили дальнейшего движения.

Традиционно интенсивной и результативной оставалась в 2005 г. работа по оказанию государственных услуг и организации использования документов Архивного фонда РФ. Федеральные архивы исполнили ряд очень важных в политическом и экономическом отношениях запросов федеральных органов исполнительной власти, связанных с имущественными правами, и прежде всего за рубежом. Три архива - Государственный (ГА) РФ, Российский Государственный Исторический Архив (РГИА) и Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД) - провели огромную и на сегодняшний день фактически безвозмездную внеплановую работу в рамках престижнейшего проекта - электронного издания энциклопедии, посвященного 100-летию Государственной Думы. Если все сложится благополучно, это будет первая в России столь масштабная документальная публикация в электронном формате.

2.2 Современная система архивов

Современная система архивов России представлена четырьмя типами: государственные архивы, ведомственные архивы, негосударственные архивы, муниципальные архивы. Каждый из этих типов архивов в свою очередь представлен неким множеством, составляющие которого формально и неформально имеют не только общие черты, но и существенные различия.

Государственные архивы - специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений архивной службы России. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации. Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.

Негосударственные архивы включают не менее шести видов: архивы приватизированных предприятий, архивы банков и других коммерческих структур, архивы партий, профсоюзов и общественных движений, архивы официально зарегистрированных частных фондов, архивы творческих объединений, архивы религиозных конфессий.[19]

Органы государственного управления архивным делом субъектов Федерации полномочны определять и решать самостоятельно широкий круг проблем. В их компетенцию полностью входит решение кадрового, финансового, материального обеспечения деятельности подведомственных архивов, изменение (с соблюдением соответствующих процедур) системы архивов субъектов Федерации, их профилей, текущих задач комплектования, обеспечения сохранности, использования архивных документов.

Современное законодательство в области архивного дела

Архивы в силу свойства аутентичности сконцентрированных в них документов обязаны удовлетворять социальные запросы общества, отвечая на его потребности в исторической памяти. При этом, к сожалению, общество слабо осознает значение архивов. Документ и архивы малопонятны обывателю и власть предержащим. У большинства граждан с советских времен сохранилось отношение к архивам как к воплощению гигантской бюрократической машины, отравлявшей жизнь на всех ее этапах. Это и неудивительно - ведь в советские времена даже не существовало законов, посвященных архивному делу. Эта ситуация изменилась только на переломе эпох: в июле 1993 года были приняты Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах №5341-I, а в 1994 году утверждено Положение об Архивном фонде Российской Федерации

В 2004 г. в России была проведена масштабная административная реформа, в результате которой федеральные органы исполнительной власти в зависимости от выполняемых ими функций были разделены на министерства (с правоустанавливающими функциями), службы (с контрольно-надзорными функциями) и агентства (с правоприменительными функциями по оказанию государственных услуг и управлению государственным имуществом). Согласно этим изменениям, Федеральная архивная служба России была преобразована в Федеральное архивное агентство, подведомственное Министерству культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации.

Принципиально важными положениями Закона, отличающими его от других законодательных актов, в архивной сфере являются: его более широкая сфера применения; отсутствие деления на государственную и негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации; внимание к муниципальному архивному звену; разработка понятийного аппарата современной архивной сферы; четкое разграничение полномочий Российской Федерации, ее субъектов и муниципальных образований в области архивного дела; четкое определение состава Архивного Фонда Российской Федерации; обозначение особенности правового положения архивных документов, находящихся в собственности Российской Федерации; указание особенности гражданского оборота документов Архивного Фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности; провозглашение принципов, связанных с комплектованием, хранением, учетом и организацией использования документов Архивного Фонда Российской Федерации; полная регламентация всего управления архивным делом. В отдельных главах Закона прописаны вопросы доступа к архивным документам и их использованию, а также вопросы международного сотрудничества.

В результате остро встал вопрос о судьбе документов территориальных подразделений федеральных органов власти, таких, как суды, прокуратуры, налоговые органы, органы службы безопасности, таможенные органы, комиссариаты, органы статистики, управления федерального казначейства, контрольные и надзорные службы, службы занятости населения, отделения Пенсионного фонда, федеральные государственные учреждения и унитарные предприятия, учреждения культуры и образования и т.д. Согласно нового закона вся их документация является федеральной собственностью и должна быть принята на хранение в федеральные архивы, возможности которых ограничены. И подобных проблем немало.

Сегодня совершенно необходима кропотливая работа приведения существующей нормативно-правовой базы субъектов Российской Федерации в соответствие с Федеральным Законом «Об архивном деле». Проблема заключается в том, что некоторые субъекты федерации имеют собственные законы, которые до сих пор не приведены в строгое соответствие с нормами Федерального законодательства. К ним относятся законы таких регионов как Татарстан, Башкортостан, Удмуртия, Новосибирская и Московская области, городе Москва.

В архивном деле существует особо актуальная задача введения и применения единых стандартов доступа, что является прямым требованием Конституции РФ. Должны существовать единые правила учета и поиска информации, как и единые правила работы всех публичных архивов: государственных, федеральных, всех субъектов федерации и муниципальных. Здесь следует особо подчеркнуть, что Единые правила работы государственных и муниципальных архивов - это подзаконный акт, который должен быть выпущен Министерством культуры и массовых коммуникаций РФ в ближайшие год-полтора. Этот документ должен стать нормативным актом, по которому будут жить государственные и муниципальные архивы страны.[9]

Глава 3. Проблема архивного дела в современных условиях и пути их решения

3.1 Задачи архивов на современном этапе

До 2021 года действует ведомственная программа информатизации. Её ключевая задача - обеспечение соответствия федеральных архивов темпам и условиям информатизации всей страны. Это означает расширение доступа граждан к архивным ресурсам за счёт использования современных технологий. Ведётся работа по оцифровке описей и созданию структурированной базы данных. Однако столкнувшись с определёнными трудностями, связанными с так называемыми историческими описями, которые создавались нашими предшественниками, ещё до принятия правил работы в государственных архивах. Сейчас идёт большая работа по изучению и созданию типологии этих документов, что должно помочь разработать специальные методики по переводу информации этих описей в формат БД. В рамках создания электронных копий документов Архивного фонда РФ, что тоже является важнейшей задачей ведомственной программы информатизации, предстоит определить приоритеты в оцифровке документов, решить, какие именно документы переводить в электронный вид в первую очередь. [17]

Наиболее востребованные. Спрогнозировать востребованность архивных документов крайне сложно! Несколько лет назад, когда на сайте Росархива разместили электронные образы подлинников архивных документов по «проблеме Катыни» из «пакета №1», на портал поступило более миллиона запросов. Но эти документы были опубликованы в 1992 году, а в 1999 г. - даже факсимильно. Почти двадцать лет документы были доступны, но ажиотажный спрос на них возник только после их появления в Интернете. Безусловно, можно предположить, что исследовательский интерес будет по-прежнему распространяться на документы, содержащие ключевые решения по истории нашей страны - СНК, Совмина, Политбюро ЦК КПСС, а на региональном уровне - решений обкомов и крайкомов партии, краевых и областных советов, связанных, в том числе, с земельно-имущественными отношениями. Проблема определения критериев востребованности документов Архивного фонда РФ возникла не сегодня, - она существовала и в советское время, когда создавался страховой фонд и фонд пользования на микрофильмах.

В настоящее время огромным спросом пользуются документы, содержащие генеалогические сведения. Граждане стали активно заказывать метрические книги, ревизские сказки, которые не приспособлены для массового использования. Во-первых, несчастным работникам архивов физически тяжело переносить на руках книги, толщина корешка которых составляет 40-60 см, а во-вторых, с такими книгами без вреда для них работать невозможно. В Австралии, например, в читальных залах подкладывают специальные подушки, чтобы корешок не обваливался. Но это не выход, конечно же. Если отсканировать эти документы, то подлинники будут выведены из оборота, и будет гарантирована их физическая сохранность, да и архивистам это существенно облегчит жизнь.

В настоящее время Росархивом создана ведомственная Единая Автоматизированная Информационная система (ЕАИС) по учёту документов Архивного фонда Российской Федерации. ЕАИС состоит из трёх самостоятельных программных комплексов: «Архивный фонд», «Фондовый каталог» и «Центральный фондовый каталог». Необходимо отметить, что ПК «Архивный фонд» сегодня используется во всех региональных и большинстве муниципальных архивов. А обобщение информации на уровне Центрального фондового каталога (ЦФК) было мечтой всех архивистов. И сейчас эта федеральная государственная информационная система, представляющая сведения о составе Архивного фонда Российской Федерации и предназначенная для информационного обеспечения пользователей архивными документами, существует и ею можно пользоваться. 12 августа 2014 года база данных ЦФК содержала информацию о 588 044 фондах, которую можно посмотреть на портале «Архивы России». [20]

Помимо доступа к архивным ресурсам пользователей, предоставления им поисковых средств, стоят еще следующие задачи:

- выстроить цепочку непрерывного взаимодействия между делопроизводством и постоянным хранением электронных документов. Согласно действующему законодательству, нет никакой разницы между бумажным и электронным документом. Однако любую дискуссию на эту тему можно загнать в тупик, задав единственный вопрос: «Что такое электронный документ?». Сегодня на всех уровнях есть чёткое понимание того, что процесс совместного существования электронного и бумажного документооборота - это процесс длительный. Несмотря на желание всё перевести в электронный вид и объём вкладываемых на это средств, определённая часть документов всё равно будет храниться на бумаге. 900 лет это делали в некондиционных условиях, и 100 лет в кондиционных. Как вечно хранить электронные документы сегодня не знает никто. Вопросы определения юридической значимости электронного документа также нормативно не урегулирован в полной мере. Однако работа идет и в ближайшей перспективе стоит задача создания федерального архива центра хранения электронных документов

С точки зрения финансовой, освоение составляет 99,8% средств. В Федеральной целевой программе (ФЦП) на эти цели запланирован постепенный рост средств: с 62,5 млн руб. в 2012 году планируется увеличить до 105,5 млн руб. в 2018 г. Если говорить о смысловой части, то она совпадает с положениями ведомственной программы информатизации. Это поддержка интернет-сайтов архивов, модернизация и поддержка единой автоматизированной информационной системы (ЕАИС), развитие информационных ресурсов архивов.

По информатизации основных направлений деятельности. В настоящее время имеется чёткое представление о том, каким должен быть «умный» архив XXI века. Основу его должна составлять система «Архивный фонд». Исторически так сложилось, что «Архивный фонд» стал единой универсальной системой, но она носит учётный характер, и не предназначалась, например, для хранения электронных образов документов. Необходимо универсальное программное обеспечение, являющиеся собственностью Российской Федерации, которое будет иметь всеобъемлющий характер, то есть охватывать все направления деятельности, начиная от учёта и заканчивая делопроизводством архива. Это должна быть модульная система, стержнем которой является «Архивный фонд». Система должна быть масштабируема и настраиваема, потому что потребности архивов по хранению и использованию документов различны. То есть, должны учитывать потребности и особенности каждого архива, не снимая при этом требование унификации информации. Наконец, система должна быть максимально дружественна пользователю: давать возможность поиска и заказа дел, получения копий документов и так далее.

Проблема создания и закрепления методики и норм по сканированию архивных фондов.

С 2011 года активно начали заниматься разработкой этой методики. ФГУП «Научно-исследовательский институт репрографии» была проведена научно-исследовательская работа (НИР) на тему «Разработка методических рекомендаций по выбору сканирующего оборудования, способного удовлетворить потребности российских архивов». Рекомендации основаны на использовании метода анализа иерархий, позволяющем формализовать решение задачи многокритериального выбора с учётом мнения экспертов, заказчика и установленных критериев выбора сканирующих устройств. Кроме того, Всероссийской Научно-Исследовательской Институт Документоведения и Архивного дела (ВНИИДАД) созданы «Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом». В работе на основе проведённых исследований, практического опыта и анализа разнообразных источников информации представлены рекомендации по созданию электронных копий подлинников архивных документов на бумажной основе, их учёту, хранению и управлению полученным цифровым контентом.

В архивах должно быть оборудование для удовлетворения текущих потребностей пользователей, а также проведения работ по высокопрофессиональной оцифровке. Но всё-таки плановые работы по переводу документов в электронный вид лучше отдавать на аутсорсинг. Это дешевле и быстрее. Например, на оцифровку «Ландратских книг и ревизских сказок» фонда №350 в Российский государственный архив древних актов (РГАДА) ушло 2,5 года, а если бы архив делал проект своими силами, то потратил бы на это не меньше 10 лет. С огромными объёмами и сложнейшими документами могут справиться только специализированная техника и квалифицированные специалисты по оцифровке. Но начали говорить о том, какова должна быть идеальная ситуация с использованием цифровых копий архивных документов. Пользователю нужен эффективный инструмент для поиска, действительно эффективный, а не такой, когда в результате запроса выдаётся масса документов, в которых нужно разбираться. Архивисту нужно соблюсти интересы исследователя и учреждения, то есть изъять из обращения подлинники документов, и предоставить пользователю их цифровые копии. Но переводить в электронный вид все фонды экономически не выгодно, поскольку востребованы только 5-7% документов Архивного фонда. Значит, нужна информационная система, с помощью которой гражданин, легко отыскав документ со своего компьютера, имел бы возможность в течение, скажем, двух суток, получить оцифрованную копию нужного документа. Чтобы пользователь из любой точки страны мог ознакомиться с делом из любого архива, заказать и получить цифровые копии необходимых документов. Таким видится будущее использования цифровых технологий в архивах.

Одной из основных задач в настоящее время - перевод архивов Крыма на российские правила работы. Необходимо внедрить в учреждениях республики «Архивный фонд», но здесь сталкивается с достаточно низким уровнем технического оснащения архивов.

Заключение

В данной работе я рассмотрела вопросы характеристики различных этапов развития архивного дела в России.

Для достижения цели дипломной работы была проанализирована история архивного дела на всех его этапах, рассмотрено современное архивное законодательство, выявлены основные задачи архивов на современном этапе.

Многие события человеческой жизни можно узнать благодаря сохранившимся архивным материалам. Архивы - это помещения, оснащенные специальным оборудованием для хранения документов или фото и киноматериалов. Если необходим какой-либо документ, то обратившись в соответствующий архив, можно получить копию этого документа или просто ознакомиться с его содержанием, сделав нужные выписки. Так, опираясь на архивные документы, возможно, узнать историю любой страны. Причем не только в бумажном виде, но и просмотреть фото и кинодокументы.

История архивного дела России насчитывает уже не одно столетие. И за такой длительный период развития архивному делу пришлось пережить как взлеты, так и падения. Несомненно, очень тяжелыми, сводящими почти на нет всё достигнутое ранее, были периоды массового уничтожения документов «за ненадобностью», в результате чего бесследно исчезали многие ценные исторические памятники. Ученые-историки и архивисты, обеспокоенные тем, что погибают документы большого научного значения, «били тревогу», убеждали общественность в том, что без прошлого нет будущего. И, по прошествии какого-то времени, государство начинало кампанию по спасению еще уцелевших уникальных документов.

Архивы являются хранилищами опыта цивилизации, накопленного на протяжении веков. Они делают этот опыт для всех и, в том числе обеспечивают базу исторических исследований.

Через доступ к архивной информации историки, краеведы получают возможность пролить свет на факты прошлого и развить у молодого поколения интерес к истории и традициям стран и всего человечества.

Беречь и сохранить для истории документальные богатства нашей страны - важнейшая задача государственных и негосударственных архивов, общественных организаций, граждан России и, конечно, долг, и обязанность Архивной службы России всех уровней.

Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно обращаются как отечественные, так и зарубежные исследователи. Особенностью архивного фонда и одним из основных отличий его от других информационных фондов является то, что его объем постоянно возрастает за счет новых поступлений, причем с течением времени информационная, историческая и научная ценность архивной информации не снижается, а, напротив, постоянно возрастает. Поэтому увеличивается и интерес исследователей к архивной информации.

В работе были сделаны выводы о том, что в последние годы велась большая работа по оцифровке архивных материалов. Эта работа проходила как в федеральных архивах, так и в архивах всех субъектов федерации, архивы приступили к следующему этапу - сканированию собственно архивных документов, в ходе данных мероприятий было выявлено, что отсутствуют единые стандарты и требования к процедуре сканирования, получаемым файлам, методам описания и хранения электронных образов документов.

В целом, без сомнения, концепция развития архивного дела в настоящее время представляет интерес не только для архивистов, но и для всех работников служб документационного обеспечения управления (ДОУ), так как благодаря ей можно сориентироваться в основных направлениях развития в области организации работы с электронными документами и быть в курсе возможных путей инноваций и модернизаций.

Список нормативно-правовых актов и используемой литературы

1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 №6-ФКЗ, от 30.12.2008 №7-ФКЗ, от 05.02.2014 №2-ФКЗ, от 21.07.2014 №11-ФКЗ)

2. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

3. Федеральный закон от 02.03.2016 №43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации"».

4. Федеральный закон от 05.10.2015 №285-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части установления обязанности лиц, замещающих государственные должности, и иных лиц сообщать о возникновении личной заинтересованности, которая приводит или может привести к конфликту интересов, и принимать меры по предотвращению или урегулированию конфликта интересов».

5. Постановление Правительства РФ от 28.12.1998 №1562 (ред. от 22.07.2003) «Об утверждении Положения о Федеральной архивной службе России» // Собрание законодательства РФ. 1999.

6. Приказ Министерства культуры России от 31 марта 2015 г. №--526 «Об утверждении правил организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»

7. Проект Распоряжения Правительства РФ "О проекте концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года" (по состоянию на 03.07.2014) (подготовлен Минкультуры России)

8. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации (утв. Приказом Росархива от 13-02-2002)

9. Алексеева Е.В. Архивоведение: Учебник для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. - М.: «Академия», 2014. - 272 с.

10. Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело. 2012. №3. С. 12-15.

11. Зорькин В.Д. Правовая трансформация России: вызовы и перспективы // Доктрины Правового Государства и Верховенства Права в современном мире: Сборник статей. Ответственные редакторы: В.Д. Зорькин, П.Д. Баренбойм. - М.: ЛУМ, Юстицинформ, 2013. - 322 с.

12. История архивов России с древнейших времен до начала XX века: учеб. пособие / С.И. Цеменкова; [науч. ред. Л.Н. Мазур]; М-во образования и науки Рос. Федерации, Урал. федер. ун-т. - Екатеринбург: Изд-во Урал. ун-та, 2015. - 155 с.

13. Козлов В.П. Российское архивное дело. Архивно-источниковедческие исследования. - М.: ТЕРМИКА, - 512 с.

14. А.С. Мамыкин Н.А. Латышева «Архивное дело в суде Учебное пособие», ФГБОУ высшего образования российский государственный университет правосудия, Москва 2017

15. Е.В. Алексеева «Архивоведение», Академия, 2013

16. Самошенко В.Н. История архивного дела в дореволюционной России. М., 1989. 214 с.

17. Кузнецов С.Л. Внедрение СЭД в государственных структурах: проблемы и перспективы // Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2012. №7. С. 6-12.

Интернет-источники

1. Архивы России

2. Государственный Архив РФ

3. Архивное хранение документов и дел

Размещено на allbest.ru