Характеристика зовнішньоекономічної діяльності на концерні "Volkswagen"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Характеристика зовнішньоекономічної діяльності на концерні "Volkswagen"

1. Теоретико-методологічні аспекти організації та планування переговорного

1.1 Сутність, етапи і тактика переговорів з іноземними партнерами

Переговори це процес, у якому два або більше учасників (сторін), що мають загальні або суперечливі інтереси сходяться разом і ведуть розмову (діалог) з метою вироблення загального узгодження.

Суперечливий інтерес забезпечує причину для переговорів. Загальний інтерес теж забезпечує причину для переговорів, а також мотивацію для досягнення поставленої мети.

В зовнішньоекономічній діяльності сторонами переговорів найчастіше виступають продавці і покупці, експортери й імпортери. Від їхньої взаємодії, співробітництва залежить успіх ділового спілкування і, зокрема, переговорний процес.

Переговорний процес, як і будь-яке ділове спілкування, складається з трьох складових частин: підготовки, проведення переговорів, аналізу результатів і виконання досягнутих домовленостей.

Успіх переговорів залежить насамперед від попередньої підготовки. Тут важливо визначити з ким варто вести ділове спілкування, розробити програму підготовки до ділового спілкування.

До початку переговорів потрібно підготувати досить повну інформацію про майбутнього ділового партнера: особливості фірми і її керівників, фінансове становище і перспективи, ділові традиції, репутація в ділових колах і т. п. Разом з тим необхідно готувати інформацію про себе. Це дуже важливо. Потенційний партнер також буде збирати відомості про вашу фірму. І чим краще відповість на поставлені питання партнером ваша інформація, тим легше буде вести ділове спілкування.

Інформація про вашу фірму повинна містити зведення про основні напрямки діяльності, особливостях вашої фірми, про відгук ваших партнерів про спільну роботу і т. п. Важливо, щоб інформаційний матеріал був добре оформлений.

Що стосується змістовної підготовки переговорів, вона включає рішення наступних питань:

аналіз проблеми і діагностика ситуації;

формування загального підходу, основних цілей і завдань;

визначення переговорної позиції, можливих варіантів рішення проблеми, узгодження інтересів;

формування пропозицій і їхня аргументація.

Варто помітити, що підготовка і проведення переговорного процесу включають не тільки змістовний аспект, але і протокольні питання.

Аналіз проблеми і діагностики ситуації вважають ключовим елементом усього підготовчого етапу. У процесі підготовки до переговорів важливо з'ясувати інтереси учасників переговорного процесу і не тільки власні, але і контрпартнерів. При цьому необхідно врахувати культурні, психологічні й інші особливості. Нерозуміння інтересів останніх часто приводить до зриву переговорів.

Безпосередні переговори умовно поділяють на три етапи:

взаємне уточнення інтересів, точок зору, концепцій і позицій учасників.

обговорення, дискусія, представлення аргументів і обґрунтування своїх пропозицій.

узгодження позицій і вироблення домовленостей.

Зазначені етапи можуть бути розділені в часі. Досягненню домовленостей може передувати ряд зустрічей, ряд самостійних переговорів.

На першому етапі партнери ще не знають один одного і тому необхідно з'ясувати їхні точки зору. При цьому дуже важливо виробити однакове розуміння основних термінів. Також важливо не тільки гарне знання іноземної мови, але і правильний вибір перекладача, уміння чітке викласти свою позицію і разом з тим постаратися уважно вислухати точки зору партнера, зрозуміти його. На другому етапі обговорення спрямоване на те, щоб максимально реалізувати свою позицію. І тут особливого значення набуває аргументація. Під час обговорення позицій учасників важливо дотримувати ввічливість і такту стосовно вашого партнера і не втягуватися в бурхливі і довгі дебати.

У процесі ведення переговорів можливі різні підходи до ділового спілкування:

конфронтаційний, котрий означає протистояння сторін. Основний їхній девіз: «Хто кого». Такий підхід, як правило, загострює відносини між партнерами або взагалі розриває них.

партнерський, котрий заснований на розумінні пошуку взаємоприйнятого рішення. Учасникові таких переговорів спільно аналізують ситуацію і займаються пошуком таких рішень, що у максимальному ступені відповідали би інтересам загальних сторін.

Кожний з цих підходів припускає вибір визначеного типу рішення. Такими рішеннями можуть бути: компроміс, коли сторони йдуть на взаємні поступки; перебування в ході переговорів принципово нового рішення; прийняття асиметричного рішення, коли поступки однієї сторони значно перевищують поступки іншої.

На будь-якій стадії переговорного процесу можуть використовуватися різного роду тактичні прийоми, зокрема:

«Відкриття позиції» - припускає, що та або інша сторона

дає точну і надійну інформацію про свою діяльність. «Закриття позиції» - означає, що сторона ховає свої наміри, представляє обмежену інформацію про себе.

«Підкреслення спільності позицій» - означає прагнення сторін показати спільності цілей і інтересів, що, природно полегшує процес узгодження рішень.

«Відхід». Цей прийом зв'язаний із закриттям позиції, застосовується в тих випадках, коли потрібно погодити питання з іншою організацією або ретельно продумати його. У цьому випадку можна запропонувати обговорення питання, перейти до розгляду іншого.

«Вижидання», «затягування» близькі за змістом до прийому «відходу», коли переговори ведуться таким чином, щоб з'ясувати думку партнера не відкриваючи своєї позиції.

«Завищення вимог» - полягає в тому, щоб уключити до складу обговорюваних питань пункти, що потім можна безболісно зняти, представити це як поступку вашому партнерові.

«Висування вимог в останню хвилину». Цей прийом використовується тоді, коли усі вже погоджено, залишається тільки підписати контракт, а одна зі сторін вносить нову пропозицію в надії, що партнер, прагнучи зберегти досягнуте, прийме і цю нову пропозицію.

«Блеф» - прийом, заснований на подачі свідомо складної і перебільшеної інформації. Хоча цей прийом поступово зникає з арсеналу тактичних засобів, оскільки веде до втрати іміджу даного учасника переговорів.

«Ультимативність вимог» - зв'язаний з наданням тиску на партнера: або ви погоджуєтеся, або ми ідемо. Позначимо, що розмова за допомогою ультиматуму це вже не переговори, не пошук компромісу, а спроба вирішити проблему в однобічному порядку. У реальній практиці не виключені зустрічі з партнером, що може використовувати різні виверти, які можна охарактеризувати як «брудні» прийоми. Тому необхідно їх знати і вміти нейтралізувати. Принципова схема ділової бесіди може включати такі стадії:

1. Підготовка і попереднє планування.

2. Висування пропозицій і початок переговорів про продаж або купівлю.

3. Викликати інтерес і визначити потреби клієнта.

4. Викликати довіру до угоди, торгового агента і підприємства.

5. Подавати вигоди, що пов'язані із задоволенням визначених потреб.

6. Викликати бажання купити або продати.

7. Прийняти рішення або укласти угоду про продаж або купівлю.

8. Аналіз і контроль.

Плани або схеми переговорів про продаж слід розробляти з урахуванням умов ринку, на якому працює торговий агент. Наприклад, при творчому (конструктивному) продажу, тобто в такій ситуації, коли продавець повинен пробудити в клієнта потребу раніше, ніж продавати товар або послуги, може бути застосована така схема:

- підготовка і попереднє планування;

- висування пропозицій і початок переговорів про продаж;

- визначення проблеми і потреби клієнта;

- одержання від клієнта підтвердження про те, що він дійсно має такі потреби;

- переконання в тому, що продукція і послуги підприємства можуть вирішити проблеми і задовольнити потреби;

- узагальнення вигод від покупки;

- домовленість про продаж стандартного продукту або про можливе укладання спеціально розробленої угоди;

- аналіз і контроль.

План переговорів про початковий продаж і установлення тривалих торгових відносин може мати таку послідовність:- встановлення особи відповідального, що приймає рішення про купівлю або може впливати на покупку;

- переговори про виконання фактичної сторони договору (вирішення проблем і задоволення потреб) через торгові представництва номінального покупця;

- демонстрація пропозицій, у відповідь на яку торговий агент прагне одержати замовлення;

- заключні переговори з метою безпосереднього одержання замовлення або підписання контракту;

- наступні переговори для контролю й аналізу ходу виконання угоди.

Орієнтовні етапи заключних переговорів можуть бути такими:

- підготовка і попереднє планування;

- підбиття підсумків, демонстрація того, як набір товарів і послуг, вироблених підприємством, може вирішити проблеми клієнта або задовольнити його потреби;

- спонукання клієнта до позитивного рішення за допомогою рекомендацій і відгуків про попередні угоди;

- пробудження бажання купити;

- укладання угоди й одержання замовлення або підписання контракту;

- аналіз і контроль.

Стадія аналізу і контролю є важливою в будь-якому випадку. Важливість контролю обумовлена необхідністю переконатися в тому, що явно і неявно виражені під час переговорів обіцянки дійсно виконуються що викликає почуття задоволення в клієнта і забезпечує торговому агенту сприятливий ґрунт для наступних візитів.

Торговий агент повинен прагнути одержати максимум інформації як до початку, так і під час переговорів, для того щоб створити основу для компетентної, довірчої ділової бесіди. Результат залежить від того, чи налагоджений контакт із потрібною людиною, чи правильно встановлені його ім'я і статус, чи є інформація про діяльність клієнта, чи виявлений найбільш зручний час для переговорів.

Торговий агент має уміти розуміти точку зору клієнта. Будь-який торговий агент повинен продати три речі:

- товар або послуги (загальний предмет угоди);

- компанію;

- самого себе як консультанта і порадника.

Розмовляючи з покупцем звисока або осліплюючи його «науковістю», використовуючи науковий жаргон, торговий агент ставить клієнта в позицію людини, що обороняється, а це викликає в покупцеві підозрілість. Якщо необхідно привести технічні дані, то береться до уваги рівень технічних знань клієнта.

Для початку переговорів, привернення уваги клієнта і пробудження інтересу торговий агент має у своєму розпорядженні цілий набір методів:

- метод, заснований на специфіці продукції і послуг: для пробудження інтересу на с поновлення пропозицій підприємства про укладання угоди початку вибирають конкретні товари або послуги, що мають особливе призначення (при збуті споживчих товарів це може бути нове покоління товарів, що впроваджуються на ринок).

- метод, заснований на новій ідеї, у тому випадку, коли для привернення уваги можуть використовуватися деякі нові або модернізовані аспекти продукції, послуги, сфери застосування, функції, процесу, методу, демонстрації;

- метод, заснований на допитливості: все, що посилює жадобу до знань так, що «покупець» просить додаткової інформації, або дає свою згоду, або стає більш уважним, очевидно допомагає вести переговори;

- метод «новин» передбачає надання нової інформації про продукцію і послуги;

- метод фактів. Кожний покупець виявляє цікавість і на нього справляють враження факти, що стосуються його сфери діяльності, особливо в тих випадках, коли можна посилатися на повідомлення третьої сторони;

- метод щирих компліментів. Торговий агент робить покупцю компліменти як щодо його компанії, так і щодо самого покупця;

- метод схвальних відгуків. Торговий агент посилається на конкретну компанію, що задоволена партнерськими відносинами або згадує ім'я спільного чи особистого знайомого «покупця». Якщо на початкових стадіях переговорів і продажу потреби і проблеми клієнта оцінені правильно і потім запропоновані вигоди відповідних продуктів і послуг, то в клієнта має виникнути бажання купити, отже торговий агент може переводити переговори в стадію ухвалення рішення і укладання угоди. Позитивне мислення допомагає створити сприятливий клімат для укладання угоди, коли покупець не прагне відшукати пункти, які він міг би заперечити.

Необхідно пам'ятати три принципові моменти, пов'язані із запереченнями:

- торговий агент повинен враховувати їх і запевнити клієнта, що розуміє його заперечення;

- торговий агент повинен розуміти, чому клієнт висуває заперечення;

- заперечення можуть принести користь торговому агенту, зокрема, якщо при відповіді на заперечення підкреслюється відповідний вигідний момент угоди.

Налагоджуючи тактику переговорів, вибираючи аргументацію, важливо також враховувати національні особливості учасників переговорного процесу, їхню психологію, звички, звичаї, захоплення і т.д., що визначає різні стилі ведення переговорів.

Таблиця 1.1. Характеристика стилів ведення переговорів

Стилі	Характеристика
Американський стиль	це високий професіоналізм, напористість, дружелюбність і відкритість при переговорах, енергійність у спілкуванні, оперативне реагування на поводження партнера. Люблять пропонувати пакетні рішення питань
Англійський стиль	це прагматизм, дотримання якогось виробленого режиму переговорів, традиційно починають обговорення з загальних життєвих проблем, стриманість у прийнятті рішень, досить гнучко і позитивно реагують на ініціативу протилежної сторони
Стилі	Характеристика
Французький стиль	це велика увага попередньої домовленості, твердість у ході переговорів, часто вибирають конфронтаційний стиль, ввічливість у звертанні, схильність до жарту, мала поступливість, прагнення використовувати французьку мову як офіційну мову переговорів
Німецький стиль	це педантичність і ощадливість, починають переговори тоді, коли упевнені в можливості перебування рішення, пристрасть до точності і пунктуальності, прихильність до титулів, ретельна підготовка до переговорів
Японський стиль	це доброзичливість, активне обговорення загальнолюдських цінностей, точність у часі і виконанні своїх зобов'язань, прагнення докладне обговорити проблему, гранична уважність до партнерів, висока організованість, щира само - критичність: запобігання прямих відповідей «ні», відкритого зіткнення протилежних поглядів; використання тактики затягування при небажанні наступних контактів
Китайський стиль	це чітке розмежування окремих етапів переговорів, велика увага до зовнішнього вигляду і поводження партнерів, позиція китайських делегацій звичайна закрита: вони чекають пропозицій партнерів. Свої пропозиції і поступки вони звичайно роблять наприкінці переговорів. Остаточні рішення звичайно приймаються китайською стороною після переговорів будинку
Арабський стиль	це прагнення торгуватися про умови угоди, установлення довіри між партнерами, коректне відношення, загострене почуття національної гордості

1.2 Способи встановлення контактів з іноземними партнерами

Способи встановлення контактів з іноземними партнерами здійснюється в самих різних формах:

1. Короткі телефонні діалоги;

2. Обмін діловими листами, меморандумами;

3. Переговори з інофірмами в сфері експорту та імпорту

4. Науково-технічного співробітництва;

5. Підготовка і проведення різних конференцій, нарад і виставок.

Кожна з названих форм ділового спілкування має свої правила і свою специфіку, що стосується їх підготовки та проведення. Узяти, наприклад, телефонні діалоги, переговори по телефоні. Людство користується телефоном більше віку. Однак не усі можуть розумно користуватися цим технічним засобом. Мистецтво спілкування по телефоні в спадщину не передається, їм потрібно оволодіти, це в першу чергу потрібно для ділових людей, фахівців сфери бізнесу, у т.ч. міжнародного.

З усіх технічних засобів спілкування - телефон залишається одним із важливих засобів зв'язку. Підраховано, що ділові люди витрачають на телефонні переговори від 4 до 25% свого робочого часу. Переваги даної форми спілкування:

у тому, що вона підвищує оперативність рішення проблем;

відпадає необхідність їхати в інше місто, область, іншу країну;

забезпечується безперервність двосторонніх ділових зв'язків;

по телефоні можуть вирішуватися безліч різноманітних питань (переговори, довідки, замовлення і т.д.).

Однак ця форма має і свої недоліки:

не видно обличчя співрозмовника, його вираження, реакції;

часте його використання веде до частих помилок;

3) з нею зв`язано значні втрати часу.

За твердженням відомого американського менеджера

Маккінзі ці втрати складають приблизно 20-30% робочого часу. Серед основних причин утрат робочого часу на перше місце він поставив саме втрати зв'язані зі спілкуванням по телефоні.

Тому одним з важливих завдань ділових людей є оволодіння мистецтвом спілкування по телефону. Воно полягає в тому, щоб коротко повідомити усе що необхідно й одержати відповідь. До речі у японській фірмі не стануть тримати співробітника, який не може вирішити ділове питання по телефоні за три хвилини. У практиці ділового спілкування по телефоні склалися визначені (негласні) правила підготовки розмови і самої розмови по телефону. Їх треба знати і дотримуватись якщо хочете забезпечити ефективність ділового спілкування. Основою цього успіху є компетентність, тактовність, доброзичливість, володіння прийомами бесіди, прагнення оперативно й ефективно вирішити проблему або допомогти її рішенню.

Що стосується ділового перепису, то слід помітити, що сучасні форми цього перепису склалися більш 150 років, ще в Англії. Саме ця країна є батьківщиною правил і етикету складання ділової кореспонденції.

За рубежем формальним сторонам кореспонденції приділяється більше уваги чим у нас. Але з розширенням ЗЕД підприємств України, зі збільшенням числа осіб, які пов'язані за родом своєї діяльності з закордонними партнерами, ці вимоги усе більше стосуються і наших підприємців. Щоб не зіпсувати гарні відносини зі своїми партнерами етикет перепису повинний строго дотримуватися.

Діловий лист прийнятий писати на бланках фірми. І чим більш офіціальним є бланк, тим більш офіціальним повинний бути стиль листа. Усякий лист починається з адреси. Щоб воно дійшло до адресата, треба точно знати адресу вашого партнера. В усім світі спочатку пишуть «Кому», а потім «Куди». У запрошенні прийнято зазначати, хто дає прийом, у зв'язку з чим, де і коли проводиться, хто особисто запрошується. Етикет вимагає, щоб запрошення були виготовлені на яскравих бланках, а ім'я, прізвище та посада запрошених були вписані від руки або набрані на комп'ютері.

При проведенні прийомів з накритими столами у запрошенні міститься прохання дати відповідь - R.S.V.P. (Repondz, s'il vous plait), що означає «дайте відповідь, будь ласка». Одержавши таке запрошення, необхідно підтвердити свій прихід письмово чи телефоном. Іноді пишеться: «regrets only», що означає «тільки вибачення».

Не заведено передавати своє запрошення іншій особі. Але, якщо це необхідно, обов'язково попереджають організаторів заходу.

Діловий лист повинний бути тільки на лицьовій стороні листа. Зміст листа розділяють абзаци, кожний з яких передає закінчену думку. Треба прагнути уникати переносу слів. [18]

Заключній частині листа завжди потрібно придавати форму доброзичливості і запевнення у вашій щирій готовності допомогти в разі потреби. Якщо в конверт вкладається щось крім листа, то про це робиться позначка в розділі «Додатки». Найбільш важливі ділові листи бажано не згинати, а посилати у великих щільних конвертах. Менш офіційні можна складати. На лист варто відповісти якнайшвидше, не пізніше чим через 3-5 днів.

Особливості встановлення ділових контактів полягають безпосередньо у проведенні ділових переговорів. Після вибору підприємства починається проведення ділових переговорів. Основними способами проведення переговорів є:

1. Листування;

2. Особисті зустрічі;

3. Використання технічних засобів (телефон, Інтернет, факс).

Але треба зазначити, що технічні засоби застосовуються рідко, зокрема тоді, коли:

1. Країни контрагентів розташовані далеко одна від одної;

2. Підприємства добре знають одне одного і підтримують довгострокові контракти;

3. Необхідно проводити замовлення за раніше укладеними контрактами.

Переговори шляхом листування.

Письмову заяву продавця про бажання укласти договір купівлі-продажу прийнято називати офертою, а особу - оферентом. Зазвичай у міжнародній торговій практиці розрізняють два види оферт - тверду та вільну.

Тверда оферта робиться продавцем на певну партію товару лише одному можливому покупцеві із зазначенням терміну, протягом якого продавець пов'язаний своєю пропозицією. Це означає, що при беззастережному прийнятті усіх умов оферти покупцем експортер зобов'язаний поставити товар на запропонованих ним умовах, інакше оферент несе відповідальність за можливі збитки покупця. Строк дії оферти обумовлюється в самій оферті (наприклад, ця пропозиція дійсна протягом трьох тижнів від дня відправлення). Неотримання відповіді протягом зазначеного терміну розглядається як відмова покупця від угоди. Незгода покупця хоча б із однією умовою рівносильна його відмові. Якщо продавець при цьому зацікавлений в укладенні угоди, то він продовжує переговори. У такому разі нова пропозиція називається контрофертою. Зазвичай тверда оферта розсилається покупцям дорогого обладнання, а також на підрядні роботи.

Вільна оферта - це пропозиція без зобов'язань, які пов'язують продавця. Вона робиться на ту саму партію товарів кільком покупцям. Згода покупця з умовами оферти не означає укладення договору, оскільки оферент може сказати, що ствердна відповідь покупця прийшла надто пізно. Таким чином, згода покупця з умовами оферти додатково мусить акцептуватися продавцем. Про те, що оферта вільна, має бути зроблена відповідна помітка. Звичайно вільна оферта розсилається покупцям товарів масового попиту.

Якщо ініціатива придбання товару належить покупцеві, тоді він розсилає замовлення, що має силу твердої оферти, чи запит, аналогічний вільній оферті. Але на відміну від оферти, у якій детально викладені всі умови угоди, у пропозиціях покупця не вказується ціна, за якою він хоче купити товар, а також у всіляко «камуфлюються» строки поставки. Це робиться для того, щоб у продавця не виникло переконання про надто великий інтерес покупця до підписання угоди.

На міжнародному ринку склалися певні правила, звичаї та традиції проведення комерційних переговорів. Більшість контрактів укладаються завдяки особистим зустрічам, тому практика такого ведення переговорів заслуговує особливої уваги. Комерційні переговори проводяться зазвичай торговими агентами (менеджерами з продажу), які повинні бути підготовлені в п'ятьох аспектах знань і досвіду:

- інформація про продукцію, послугу або процес;

- щодо збуту і техніки продажу;

- знання про ринок;

- щодо сфери застосування продукції;

- у сфері управління.

Зазвичай переговори проходять на території менш зацікавленого партнера. Маркетинговий підрозділ підприємства складає план проведення переговорів, в якому бажано передбачити таке:

1. Дата, місце, час, регламент переговорів.

2. Склад учасників.

3. Обговорення тих питань, щодо яких згода може бути досягнута без ускладнень (це сприяє створенню конструктивної обстановки).

Є ряд способів приведення переговорів про продаж до успішного завершення (це може бути одержання згоди на надання документів, ухвалення рішення про покупку або досягнення інших цілей, про які говорилося вище). Для цього торговому агенту не варто вдаватись на переговорах до методу «високого тиску», а варто швидше вести клієнта «природним» шляхом до ухвалення рішення торгового агента і клієнта.

1.3 Організація та проведення переговорів з іноземними партнерами

Насамперед необхідно з'ясувати зміст поняття «діловий протокол». Часто помилково вважають, що діловий протокол - це протокол ведення збору, наради, конференцій або іншого подібного заходу. Що, звичайно ж невірно. Суть даного поняття інша. Діловий протокол зв'язаний з діловим спілкуванням. Він являє собою сукупність традицій умовностей, правил і норм, що дотримуються (повинні дотримуватися) офіційними особами в процесі ділового спілкування. Ці традиції і правила складалися сторіччями разом з розвитком світової економіки і світогосподарських зв'язків. У найбільш узагальненому виді вони одержали відображення в дипломатичному протоколі. Багато років дипломатичний протокол відігравав особливу роль у міжнародному спілкуванні. Це було зв'язано з тим, що міжнародні відносини розвивалися в основному на міждержавному рівні, де відступ від протоколу міг мати серйозні наслідки.

В ходу розвитку міжнародних економічних зв'язків у міжнародний процес спілкування включається усе більша кількість ділових людей, що працюють у господарських структурах на мікрорівні. І строгі правила дипломатичного протоколу стали застосовуватися і на цьому рівні.

Таким чином, в основі найважливіших загальноприйнятих норм і правил ділового протоколу лежать, основні принципи (правила) дипломатичного протоколу й етикету. Разом з тим ці правила на рівні ділового спілкування стали більш гнучкими. Однак це не виключає необхідності строгого застосування правил дипломатичного протоколу й у діловому спілкуванні. Більш того перспективи розвитку ЗЕД в Україні й успіхи економічного співробітництва її» суб'єктів, що хазяюють, з закордонними партнерами багато в чому залежать від грамотного ведення протокольної частини ділового спілкування. Розглянемо коротко організаційні і протокольні питання підготовки і проведення переговорів з іноземними партнерами.

Ще до приїзду іноземної делегації приймаюча сторона повинна скласти програму гостей на підприємстві (у місті, області). Складаються дві таких програми:

одна «зовнішня» - загальна програма, призначена для гостей;

друга «внутрішня» - для приймаючої сторони, що включає всі технічні деталі по організації прийому делегації.

Зовнішня програма містить у собі інформацію з таких питань:

Зустріч і проведення делегації.

Розміщення в готелі.

Ділова частина програми (переговори, зустрічі, бесіди).

Прийоми (сніданки, обіди і т.д.).

Культурна програма (театр, екскурсії і т. п.).

В зовнішній програмі не вказуються особи, відповідальні за ті або інші заходи. У ній утримуються тільки заходи і дата їх проведення.

Внутрішня програма являє собою розгорнутий документ, у якому знаходять висвітлення всі організаційні моменти, зв'язані з прийомом іноземних гостей. У ній указуються дата, місце, захід, його ціль, терміни, супроводжуючи особи, що відповідальні за проведення заходу. Вона затверджується керівником сторони, що приймає. Зокрема, зустріч делегацій вимагає від приймаючої сторони детальної розробки таких питань як персональний склад зустрічаючих, вручення квітів, привітальні виступи, розміщення в готелі, обслуговування під час переговорів і т.д.

Кожен пункт внутрішньої програми повинний бути детально обговорений і мати відповідальних виконавців. Якщо глава делегації приїжджає з дружиною необхідно передбачити спеціальну програму для жінки гостя. У програмі кожного дня корисно запланувати час для другого сніданку й особистих справ. Важливо передбачити час для неофіційних візитів (перша така зустріч завжди організується приймаючою стороною). Необхідно також продумати чим будуть займатися гості по вечорах. Однак головна увага в програмі повинні бути зосереджена на основній меті візиту (переговори, зустрічі, бесіди). [13]

Зустріч делегації (в аеропорті, на вокзалі). Тут необхідно дотримуватися деяких протокольних правил, зокрема: ранг і посада керівника зустрічаючої делегації повинні відповідати рангові і посаді керівника приїжджаючої делегації. Так, якщо приїжджає керівник іноземної фірми, те його повинний зустріти керівник приймаючої фірми. Якщо гість приїжджає разом із дружиною, то його зустрічає керівник нашої делегації так само з дружиною.

Що стосується вітання: першим представляється керівник приймаючої делегації, другим - керівник іноземної. Потім керівник приймаючої сторони представляє своїх співробітників - членів делегації, що приїхали зустрічати гостей. Після цього керівник іноземної делегації представляє членів своєї делегації. Якщо серед зустрічаючої групи є жінка, то її представляють у першу чергу. Голова приймаючої делегації повинний вручити квіти всім дамам. Розсадження по автомобілях. У випадку приїзду делегації з З-х-4-х чоловік необхідно передбачити дві автомашини. Кращий варіант - забезпечення переговорів мікроавтобусом. У міжнародній протокольній практиці місця в автомобілях поділяються на почесні і менш почесні. Першим почесним місцем є місце на заднім сидінні праворуч по ходу руху автомобіля. Не пропонуйте гостям місце поруч із шофером - воно не є в них почесним. Але якщо як транспорт використовується особистий автомобіль і водієм є член делегації, то тоді самим почесним місцем для гостей буде місце поруч з ним.

Розміщення в готелі. У незалежності від часу прильоту (приїзду) гостей доцільно відразу ж з аеропорту (або вокзалу) відвести них у готель, допомогти їм оформити проживання і лише через 30-45 хвилин приступити до виконання наміченої програми. Замовляючи місця в готелі потрібно заздалегідь поцікавитися, скільки приїжджає чоловіків, скільки жінок і чи є серед них подружні пари. З протокольних правил у даному разі можна відзначити наступні:

неввічливо залишати гостей у входу в готель (у них можуть виникнути непередбачені обставини з оформленням документів);

незручно проводжати гостей до їхніх номерів готелю (оскільки своїми діями ви змушуєте запросити вас на чашечку чаю або кави, а гість до цього в даний момент не готовий);

кращий варіант - попрощатися з гістьми у вестибюлі готелю, домовившись з ними про візит ввічливості (протокольний візит).

Після того як визначився склад учасників прийому, надіслані запрошення, визначене приміщення для прийому, складається план розміщення гостей. Для того, щоб кожний гість міг швидко знайти своє місце за столом, а також знав, хто буде його сусідом, при вході на невеликому столику виставляється план розміщення. Крім того, у банкетному залі (їдальні) кладеться картка з іменем та прізвищем запрошеного. Іноді гостю вручається картка зі схемою столу чи його номером. Протокол вимагає врахування службового і суспільного становища гостей. Порушення старшинства гостей може бути сприйняте як свідоме нанесення образи не тільки гостю, але й стороні, яку він представляє. Запізнення вважається порушенням етикету і може бути сприйняте як образа. Чекають того, хто запізнюється, не більше зазначеного часу, потім запрошують гостей до столу, щоб не склалося враження, що останньому віддається перевага щодо інших. Гостю, що запізнився, подають ту ж саму страву, яка подається в цей час присутнім. [9]

Протягом протокольного заходу не заведено проводити раніше не погоджені жорсткі й остаточні переговори щодо цілей та умов контракту. І вже зовсім нетактовно проводити такі переговори після вживання алкогольних напоїв.

Дотримання правил етикету обов'язкове. Ініціатива залишення прийому належить головному гостю. Після того, як він попрощався з господарями і присутніми на прийомі, поступово йдуть і інші гості. При цьому необхідно подякувати господарям за приємно проведений час і смачні страви.

При підготовці і проведенні переговорів виникає ряд проблем протокольного характеру. Від правильного підходу до цих проблем багато в чому залежить успішний хід самих переговорів і майбутнє прийнятих на них рішень. Керівник групи яка зустрічає іноземних партнерів повинний відповідати по своєму службовому рівню керівнику іноземної делегації, він повинний вести всі переговори від початку і до кінця і мати необхідні повноваження для прийняття остаточних рішень.

Мова, на якої планується вести переговори, визначається за домовленістю. Місце і час ведення переговорів визначається за взаємною домовленістю. Доцільно обмежувати час проведення одиничних переговорів 2-3 годинами.

Важливе значення для ведення переговорів має розсадження за столом. Воно повинно бути зроблено відповідно до загальноприйнятих протокольних правил, а також з урахуванням рангів і службового положення учасників переговорів. Варто позначити, що всі переговори веде тільки керівник делегації. Інші члени допомагають йому, але одержують слово тільки з його дозволу.

Останній час набули поширення прийоми типу «фуршет». Такий вид прийому деякою мірою нагадує «шведський стіл» з тією різницею, що кількість запрошених на «фуршет» більша. Проводиться «фуршет» у менш формальній і більш невимушеній обстановці. Протягом прийому слід, якщо можливо, рівномірно розташуватися по залу, розмовляючи з учасниками, щоб не створювати натовпу. На фуршет можна прийти і піти з нього у будь-який час в межах визначеного регламенту. Проте це не стосується осіб, на честь яких він влаштовується. Також дуже поширеним видом прийому є «Шведський стіл». Він проводиться в ті ж часи, в які звичайно влаштовують сніданок чи обід. На такий прийом можна запросити більше людей, ніж на звичайний обід. Протокол більш простий, оскільки немає необхідності розміщувати гостей за столом, крім того, вся організація не така важка і ускладнена.

Проведемо географічну сегментацію по проведенню переговорного процесу і укладання ЗТ контрактів Херсонської області за країнами експортерами та імпортерами товарів, за останні два роки.

Ведучі позиції в зовнішньої торгівлі займають країни Європи. Їхня питома вага в загальному обсязі експорту протягом 2001-2003 року поступово зростав і склав 35% (у 2001 року - 25,8%, 2002 року - 27,4%).

Таблиця 1.2. Вартість контрактів Херсонської області з країнами у розрізі континентів та окремих угрупувань (тис. дол.)

	Вартість контракту на експорт товарів	Відхилення	Вартість контракту на імпорт товарів	Відхилення
	2005	2006	%	+/-	2005	2006	%	+/-
Країни СНД	71357,94	72894,32	102,1	1,53	29422,00	28237,38	1,16	-1,18
Європа	86055,93	80497,98	93,54	5,55	25525,40	34630,11	135	9,1
Азія	42668,71	48289,35	113,1	5,62	16668,30	28489,68	170,2	11,82
Африка	6344,98	12537,88	197,6	6,19	946,22	911,80	96,36	-34,42
Америка	17039,30	20366,24	119,5	3,32	5494,64	7873,32	143,2	7,27

На користь, країн СНД приходиться 31% експорту, імпорту - 28%. У торгівлі з країнами Америки спостерігається тенденція поступового скорочення їхньої частки як в експорті, імпорті (рис. 2.3.)

Експорт Імпорт

Рис. 2.3. Структура взаємин Херсонської області з кранами в розрізі континентів в 2006 році

Найбільшим торговим партнером області протягом багатьох років залишається Російська Федерація. Зовнішньоторговельний оборот області з цією країною в 2006 році склав 66,12 млн. дол., що на 1,01% більше, ніж 2004 році. При цьому обсяги експорту збільшилися в 1,3 рази, імпорту - зменшилися на 0,95% і склали відповідно 44,4 і 21,5 млн. дол.

Херсонська область підтримує зовнішньоекономічні відносини майже з усіма країнами членами Європейського Союзу. У 2006 році зовнішньоторговельний оборот між Херсонською областю і країнами ЄС склав 115,1 мил. дол. чи 34,40% від обороту зовнішньої торгівлі товарами в цілому по області. У порівнянні з 2005 роком зовнішньоторговельний оборот області товарами з країнами ЄС збільшився на 0,97%, при цьому обсяг експорту в країни ЄС зменшилась на 9,35% і склав 80,4 мил. дол., імпорту - зменшився на 13,56% і склав 34,6 мил. дол. Сальдо зовнішньої торгівлі товарами з країнами ЄС склало 45,8 мил. дол. проти 60,5 мил. дол. у 2005 р.

2. Організація переговорного процесу та укладання контрактів з іноземними партнерами на прикладі концерну "Volkswagen"

2.1 Характеристика зовнішньоекономічної діяльності концерну «Volkswagen»

При оформленні угод бізнесмени, з одного боку, покладаються на власний досвід й особисто складають договори, з іншого - консультуються із фахівцями й ретельно перечитують документи.

Керівники концерну «Volkswagen» без детального аналізу договори не підписують. Документи вивчають упродовж якогось часу, детально перечитують, радяться. Але якщо йдеться про договори поставки на невелику для концерну суму, то вони можуть укладатися і у спрощеній формі. Мінімально необхідні документи, щоб відбулася поставка й щоб захистити інтереси сторін: рахунок і накладна. Треба читати договори перед їх підписанням від першої до останньої літери, чітко розуміти всі пункти договору, уникати не однозначних умов. При виникненні питань керівники обов'язково звертаються до фахівців. Адже партнери бувають різні: хтось хоче працювати добросовісно, хтось - лише себе захистити, а хтось - закласти пункти, які дадуть можливості для зловживання і зашкодять партнеру.

Хоч існують шаблони, кожен договір складається індивідуально. При цьому враховується тип договору, предмет договору, звертається увага на ряд факторів, визначених для сторін При складанні договору не можна бути егоїстом, адже йдеться про репутацію фірми на ринку. Договір - це домовленість між двома сторонами і враховує взаємні інтереси партнерів, тому, як правило, договір повинен складатися так, щоб задовольняв всіх.

Усі складені угоди перевіряє юрист, щоб все було досконало, юридично правильно оформлено, чітко вказувався предмет договору - чи це договір купівлі-продажу, чи договір послуг, чи договір підряду. Перед укладанням договору необхідно чітко визначити, які функції він виконуватиме. Як правило, складений договір пропонує одна із сторін, а інша вносить корективи чи пропонує свій варіант. У розробці договорів, які укладаються на рівні транснаціональних компаній, бере участь велика кількість радників. А рішення приймає уповноважений орган відповідно до установчих документів компанії - збори акціонерів, керівник чи директор, у нашому випадку директор.

Як правило іноземці наполягають на гарантіях. Кожна країна має свою практику складання угод і свої вимоги. Перед підписанням договору з іноземним партнером. Слід брати до уваги обов'язкові вимоги законодавства, адже існують положення, від яких партнери не можуть відійти. Сторони можуть укладати будь-які види зовнішньоекономічних контрактів, крім тих, що прямо заборонені законом. На укладення угоди з іноземцем жодних дозволів органів влади не потрібно, за винятком випадків, передбачених законами України. Часу на переговори та підписання контрактів з іноземцями йде більше, ніж із своїми. Це зрозуміло, бо переговори, як правило, ведуться шляхом обміну листами звичайною, кур'єрською чи електронною поштою. Існує також мовний бар'єр, якість і точність перекладу переговорів і документів на пряму залежать від професіональності і компетентності перекладача. Договір, який складають іноземні партнери, менший за обсягом, бо прописують лише найголовніші умови, тому що розраховують на високу договірну культуру й дисципліну. Але практика складання договорів передбачає детальне регламентування всіх умов у тексті договору. На початку 90-х років мало хто мав досвід укладення зовнішньоекономічних контрактів, тому державними органами було затверджено детальні вимоги щодо змісту зовнішньоекономічного контракту і його умов. Поступово ці вимоги послаблювалися, але й сьогодні їх ще є чимало. При укладенні зовнішньоекономічного контракту іноземці не завжди розуміють умови, які наші підприємці зобов'язані включати згідно з вимогами податкового, валютного та інших законодавств України. Через брак довіри іноземці нечасто погоджуються на відстрочення оплати за товари й наполягають на гарантіях.

Що стосується підпису та рукостискання, то особливих церемоній чи процедур під час підписання контракту не передбачено. Сторони, здебільшого, обмежуються рукостисканням та за бажанням можуть відсвяткувати це за вечерею.

Фахівці рекомендують при укладенні зовнішньоекономічних угод звертати увагу на арбітражні застереження, в якому зазначений судовий орган, де будуть вирішуватися спори у разі непорозумінь. Це може бути орган, розташований у країнах, які підписують угоду, а також суд іншої країни. Найбезпечніше, звичайно, вказувати, що всі спори за контрактом підлягають передачі й остаточному вирішенню в Міжнародному комерційному арбітражному суді. Слід також однозначно вказувати, право якої країни застосовується до контракту (звичайно ж, бажано, щоб це було право України), умови поставки й оплати та чітко дотримуватися інших вимог Положення про форму зовнішньоекономічних контрактів від 06.09.2006 р.

Також треба бути достатньо бережними з усними угодами та форс-мажором.

Під час переговорів, за словами генерального директора і топ-менеджера по збуту концерну «Volkswagen», застосовуються методи вербального і невербального спілкування. Усних угод вони намагаються уникати, а правила щодо форс-мажору - передбачити в договорі.

Усних договорів генеральний директор і топ-менеджер практично не укладають, адже усно можна домовитись тільки про дрібниці. Вони вважають, що краще мати при домовленості юридичний документ угоди, в особливих випадках навіть завірений нотаріусом, - такий документ захищає права двох сторін.

Як правило, умови контрактів сторони виконують добросовісно, адже всі зацікавлені у співпраці. За певної зміни обставин можливий перегляд договору чи навіть його розірвання. Однією з причин цього можуть бути форс-мажорні обставини - несподівана і непередбачувана зміна обставин, зміни в оподаткуванні, заборонні дії з боку держави, природні фактори, бойові дії тощо. У контракті сторони прописують свої дії за таких обставин: зміна умов виконання договору або розірвання. Наявність форс-мажорних обставин обов'язково має бути підтверджена компетентним органом.

Порядок укладання, зміни та розірвання договорів у сфері підприємницької діяльності регламентуються Цивільним кодексом України (ЦКУ). Сьогодні кодекс, норми якого застосовуються при укладенні договору, визначається відповідно до суб'єктів, між якими він укладається. З'ясувавши, хто виступатиме сторонами договору, визначають і вид договору, що укладається. Договори, що повністю виконуються сторонами у момент їх укладення, укладаються усно. Усно не укладаються договори, які підлягають нотаріальному посвідченню та (або) державній реєстрації, реєстрації, а також договори, укладення яких в усній формі має наслідком недійсність договору.

Юридичній особі, яка сплатила за товари та послуги на підставі усного договору з другою стороною, обов'язково видається документ, що підтверджує підставу сплати та суму одержаних грошових коштів (договори між національними партнерами). Що стосується договорів що, укладаються між суб`єктами ЗЕД, то ці договори в обов`язковому порядку повинні бути укладені в письмовій формі.

Договір вважається укладеним, якщо між сторонами у передбачених законом порядку та формі досягнуто згоди щодо усіх його істотних умов.

Істотні умови договору:

- умови про предмет договору, ціну та строк дії договору;

- умови, що визначені законом як істотні або є необхідними для договорів даного виду;

- також усі ті умови, щодо яких, за заявою хоча б однієї зі сторін, має бути досягнуто згоди.

Договір розриваться у окремих випадках, якщо: по-перше договір не відповідає вимогам закону; по-друге договір укладався з метою, яка завідомо суперечить інтересам держави та суспільства; по-третє договір укладено учасниками ЗЕД з порушенням хоча б одним із них своєї компетенції (не уповноваженою особою). Зміна та розірвання договорів в односторонньому порядку не допускаються (якщо інше не передбачено законом або договором).

2.2 Механізм заключення зовнішньоторогового контракту купівлі-продажу товарів на прикладі концерну «Volkswagen»

Зовнішньоторгові контракти за змістом індивідуальні, але за структурою схожі. Кожен контракт має індивідуальний номер, текст контракту починається з преамбули, після чого розміщені такі статті:

- Предмет контракту.

- Кількість товару.

- Якість товару.

- Термін і дата доставки.

- Базисні умови доставки.

- Ціна.

- Упаковка й маркірування.

- Порядок здачі-прийому.

- Умови про гарантії.

- Рекламації.

- Штрафні санкції і повернення втрат.

- Обставини непереборної сили.

- Арбітражна замітка.

- Інші умови контракту.

- Юридичні адреси сторін.

- Підписи продавця й покупця.

Названі умови можуть бути кваліфіковані з точки зору їх обов'язковості для продавця і покупця і з точки зору їх універсальності.

Зміст контракту визначається сторонами угоди. Формулювання статей вони вибирають самостійно, в залежності від предмету договору, торгових звичаїв, наявності міжнародних угод, а також від довготривалості взаємних ділових контактів.

Відзначимо деякі типові підходи до складання зовнішньоторгового контракту купівлі-продажу.

1. Вступна частина чи преамбула. Текст контракту починається з вступної частини. В ній дається повна юридична назва сторін, вказується номер контракту, місце і дата його підписання, визначення сторін, що підписують угоду («продавець», «покупець», «постачальник», «замовник» і т.д.).

2. Предмет контракту. В цій статті вказується назва, вид, сорт, марка, модель товару, що постачається. Якщо дані товари різного асортименту чи різних якісних характеристик, вони звичайно наводяться в специфікації, що супроводжує контракт. Якщо постачається обладнання, дається докладна технічна характеристика товару, яка оформляється як додаток до контракту.

3. Кількість товару. При визначенні кількості товару в контракті встановлюється:

- одиниця виміру кількості. Це може бути вага, об'єм, довжина, площа, штуки і т.д.;

- порядок визначення кількості. Воно може бути визначено чи твердо фіксованою цифрою, чи в установлених межах з обмовкою «близько», знаком + - …% (наприклад, при поставках масових сировинних товарів насипом, навалом чи наливом);

- система мір і ваги, так як в різних країнах використовуються різні метричні системи.

Так, в світовій практиці використовується метрична тонна - 1000 кг, а американська (коротка) тонна - 907 кг, англійська (довга) тонна - 1016 кг.

В контракті вказується також чи враховується тара і упаковка в кількість товару. В залежності від цього розрізняють вагу товару брутто, нетто і брутто за нетто.

4. Якість товару. В цій статті вказується спосіб визначення якості товару, а також документи, які підтверджують його. Вибір способу визначення якості залежить від характеру товару і від практики, що склалася в світовій торгівлі даним товаром. Існують такі методи визначення якості товару:

За стандартом якості товар повинен відповідати міжнародним чи національним стандартам якості. В деяких випадках стандарти розробляються великими промисловими фірмами;

За специфікації, доданої до контракту. Специфікації містять необхідні технічні параметри, що характеризують товар. В контракті вимагається вказати організацію, що склала специфікацію, і навести основні показники специфікації;

За технічних умов. Цей спосіб використовується для нестандартних виробів, що виготовляються на основі індивідуальних замовлень;

За зразком. Цей спосіб передбачає відповідність якості товару певному зразку, прийнятому за еталон і підтвердженому покупцем. В міжнародній практиці звичайно відбираються три зразки. Один екземпляр зразка зберігається в покупця, другий - у продавця, третій - в якій-небудь центральній організації (наприклад, в торговій палаті);

- за вмістом певної речовини в товарі (наприклад, певний відсоток марганцю в руді), за виходом готового продукту з товару (наприклад, пряжі із шерсті);

- інші методи визначення якості: за описом (наприклад, автомобіля); за попереднім оглядом (товари, що реалізуються на аукціонах, із складів); за способом («який він є»), без гарантій продавця на якість товару та ін.

При визначенні якості товару звичайно використовують не один із названих способів, а два-три в комбінації. Основним документом, який підтверджує якість, являється сертифікат якості. Він може видаватися видавцем, продавцем чи спеціальною організацією, частково ТПП.

5. Термін і дата поставки. Термін поставки товару розглядається як тимчасовий період, на протязі якого продавець зобов'язаний передати товар у власність покупцю. Товар може бути доставлений одночасно чи частинами. При доставці частинами в контракті вказуються проміжні терміни доставки.

Згідно до Конвенції 00Н продавець повинен доставити товар:

- у визначені строки, якщо договір дає можливість визначити точну дату поставки;

- на протязі періоду, якщо договір дозволяє визначити його;

- в розумний строк після підписання контракту.

В деяких випадках використовується прийнятий в торгівлі термін «термінова поставка» чи «зі складу» (від 1 до 14 днів).

Крім строків поставки в контракт купівлі-продажу в багатьох випадках вноситься обмовка про дату поставки. Вона визначає момент передачі товару в користування покупця. В залежності від способу поставки датою поставки може бути:

- дата, вказана на транспортнім документі, що свідчить про прийняття вантажу до перевезення;

- дата складського свідоцтва;

- дата підписання приймально-передавального акту представниками продавця і покупця.

6. Базисні умови поставки. Базисними умовами поставки називають спеціальні умови, які визначають обов'язки продавця і покупця по доставці товарів і встановлюють момент переходу ризику від продавця до покупця при випадковій загибелі чи пошкодженні товару. Базисні умови, таким чином, визначають того, хто несе витрати, пов'язані з транспортуванням товару від продавця-експортера до покупця-імпортера. Ці витрати значні, інколи становлять 40-50% ціни товару. Тому при складанні контракту продавець і покупець детально розраховують витрати по всіх транспортних операціях.

Витрати на доставку товару, які несе продавець, враховуються в ціну товару і визначать її базис. Тому й умови поставки називаються базисними.

Тлумачення базисних умов поставки міститься в такому міжнародно визнаному документі як «Інкотермс», розробленому Міжнародною торговою палатою.

Запропоновані в правилах Інкотермс пояснення термінів відповідають найбільш поширеним торговим звичаям і правилам, що склалися в міжнародній практиці. Головна мета Інтермс - чітке визначення умов контракту по відношенню обов'язків продавця по доставці товару покупцю й уніфікація обов'язків сторін контракту. Разом з тим, правила носять рекомендаційний характер, їх використання в тому чи іншому об'ємі залежить від бажання сторін, які підписують угоду.

В даний час в міжнародній практиці використовується Інкотермс в редакції 2000 року.

Ціна товару. При встановленні ціни в контракті купівлі-продажу визначається:

...