Основные формы и методы использования архивных документов в современных условиях
Документ как результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии. Анализ форм и методов использования архивных документов в современных условиях.
| Рубрика | Журналистика, издательское дело и СМИ |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 23.11.2019 |
| Размер файла | 42,7 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Введение
Основными принципами использования документов Архивного фонда Российской Федерации являются общедоступность и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и использования.
В современных условиях использование документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и ведомственных архивах, осуществляется в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", который в статье 26 указывает, что «пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом».
Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" обеспечивает право на доступ к информации. «Граждане и организации вправе осуществлять поиск и получение любой информации в любых формах и из любых источников при условии соблюдения требований, установленных Федеральным законом и другими Федеральными законами. Гражданин имеет право на получение от государственных органов, органов местного самоуправления, их должностных лиц в порядке, установленном законодательством РФ, информации, непосредственно затрагивающей его права и свободы».
Цель работы - объективная и полная характеристика направлений и каждой формы использования документов.
Задачи работы:
- раскрыть понятие архивных документов и архива;
- рассмотреть использование архивных документов;
- изучить формы и методы использования архивных документов;
- провести анализ использования архивных документов в современных условиях.
Объектом работы является архивный документ. Предметом - использование архивных документов.
1.Теоретические основы использования архивных документов
1.1 Понятия «архивный документ» и «архив»
Документ -- это результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях.
Последняя трактовка понятия документ звучит следующим образом: «Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (ГОСТ Р51141-98).
Архивный документ -- это ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника. Весь вопрос в том, для кого он представляет ценность: если для общества в целом как памятник истории, культуры, научной мысли, то он хранится в историческом архиве, если же только для человека, то он хранится в личном, семейном архиве.
Архив. Слово архив (от греч. archeion и лат. archivum) означает присутственное место. Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.
В архивоведческой литературе термин архив употребляется в разных значениях. Слова архив и архивариус проникли в русский язык вместе с другими иностранными понятиями и обычаями в эпоху Петра I. Во всяком случае они употребляются в российском законодательстве с первой четверти XVIII в., например в Генеральном регламенте 1720 г.: «Книги, документы, дела, учиненные регистратуры, когда оные три года в канцелярии и в конторе лежали, потом в архив с распискою архивариусу отдаются».
В XVIII в. слово архив (ж. р. -- архива) означал как собрание документов лица, рода, так и структурное подразделение учреждения, занимающееся хранением документов. В первой половине XVIII в. архивами стали называться и специальные учреждения, хранящие «старые дела». В XIX в. термин архив стал употребляться и для обозначения изданий исторических документов: «Архив князя Воронцова» (М., 1870-1895. Т. 1--40); «Архив графов Мордвиновых; «Русский архив». Кроме того, согласно словарю Даля, под архивом понимали здание, помещение, где хранятся документы, т.е. архивохранилище. В Словаре современной архивной терминологии социалистических стран была сделана попытка покончить с многозначностью термина архив. Архивом предлагалось считать только учреждение или структурное подразделение, осуществляющее хранение документов в целях их оптимального использования. Поэтому ГОСТ 16487-83 запрещал употреблять термин личный архив. Понятие архив было тесно связано с государственным хранением. Однако ныне исторически сложившаяся двузначность термина архив снова закреплена в законе.
Таким образом, в современной трактовке архив -- это не только многоэтажные хранилища с десятками сотрудников и километрами стеллажей. Архивом можно назвать скромную пока кучку конспектов, хранящуюся в вашем письменном столе. Архивы, в зависимости от их функций и подчиненности, можно разделить на две группы: государственные и ведомственные [1].
Государственные архивы -- учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования. Государственные архивы хранят постоянно (т. е. вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов -- служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими.
Ведомственные архивы -- структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в государственный архив.
Все архивные документы Российской Федерации образуют Архивный фонд Российской Федерации.
1.2 Направления использования архивных документов
архивный графика мыслительный
В современном российском архивоведении важнейшими задачами направлениями использования архивных документов являются:
- укрепление российской государственности;
- удовлетворение информационных потребностей общества;
- обеспечение законных прав и интересов граждан.
В процессе использования архивных документов участвуют две стороны -- архив (федеральный, субъект Федерации, муниципальный, ведомственный, негосударственный и др.), хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственные объединения, предприятия, фирмы, в том числе общественные организации, а также граждане. Круг пользователей ведомственного и негосударственного архива организации, фирмы, субъекты Федерации, как правило, уже.
Использование документов -- сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации.
Использование архивных документов в Российской Федерации основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности. С этим связана проблема доступа к документной информации, засекречивания и рассекречивания архивных документов.
Цели использования документов могут быть:
1) управленческие;
2) политические;
3) экономические;
4) научные;
5) культурно-просветительские;
6) социально-правовые (обеспечение прав граждан).
Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления. Например, обращение к архивным документам необходимо при составлении планов и прогнозов развития отрасли, предприятия (они должны быть основаны на анализе опыта предшествующих лет), при разработке проектов реформ государственного аппарата или реорганизации данного ведомства, организации, нормативных актов, положений, инструкций, в том числе квалификационных справочников, должностных инструкций сотрудников, положений о структурных подразделениях, архиве, инструкций по делопроизводству организации и т.д.
Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных партий и группировок (публикация материалов в ходе избирательных кампаний, использование опыта своих политических предшественников при создании программ, платформ и т.д.); для пропаганды официальной идеологии и политики правительства; для укрепления государственности (публикация материалов о репрессиях, преступлениях режимов, материалов, разоблачающих терроризм, национализм и т.д.); для укрепления государственной безопасности; при проведении национально-территориального размежевания и изменении административно-территориального деления; для заключения международных договоров; при определении межгосударственных границ и т.д.
Использование архивных документов играет существенную роль в законотворческой деятельности.
Так, например, для разработки Закона о земле и Земельного кадастра в 1470-е гг. изучались документы о пахотных землях, лугопастбищных угодьях, почвенные карты, материалы регистрации сделок купли-продажи и аренды земельных участков и т.д. При разработке Закона об охране окружающей природной среды изучались материалы мониторинга состояния природной среды и экологической экспертизы различных предприятий, материалы о природозащитных мероприятиях.
Использование архивных документов в экономических целях достаточно разнообразно:
- при прогнозировании и планировании экономического развития (при разработке и реализации планов, прогнозов, бизнес-планов и экономических проектов) очень важно провести анализ развития на современном этапе, а для этого обращаются к архивным документам;
- при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ (строительстве, реконструкции, проектировании). Обязательно изучение архивных данных при проведении геологических изысканий и горных работ. Научно-техническая и картографическая документации используется при проектировании и реконструкции гидротехнических, мелиоративных сооружений, путей сообщения, промышленных и жилых объектов;
- при осуществлении научных и прикладных исследований (проведение патентной экспертизы);
- для оптимизации производственных и технологических процессов (к архивным материалам обращаются в поисках утраченных технологий в промышленности, сельском и лесном хозяйствах, в области охраны окружающей среды и т.д.).
Материалы муниципальных архивов содержат бесценные сведения по истории городского и коммунального хозяйства, строительства мостов, дорог, путепроводов, водопровода, канализации, озеленении, транспортной сети и др.
Использование архивных документов для реконструкции памятников истории и культуры преследует как экономические, так и культурно-просветительские цели.
Использование документов в научных целях предполагает проведение научных исследований по историческим источникам, хранящимся в архивах.
Научное использование документов предполагает написание статей, диссертационных исследований, монографий, а также курсовых, дипломных работ, публикацию документов в изданиях научного типа, создание справочников, обзоров документов и т.д. Среди исследователей в архивах преобладают профессиональные историки, хотя с архивными документами работают представители всех отраслей знания. Исследования проводят не только маститые ученые, но и студенты, и даже школьники. Однако из вышесказанного не следует, что в ведомственном архиве не осуществляется использование документов с научными целями, например исследования по истории данного учреждения, ведомства, отрасли в целях написания очерка, издания юбилейного сборника, подготовки выставки, альбома и т.д.
Использование документов в культурно-просветительских целях предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов в средствах массовой информации, публикацию документов и обзоров. Документы используются писателями, кинорежиссерами, художниками, представителями СМИ в процессе творчества. Наконец, важнейшей категорией пользователей являются реставраторы (художники, архитекторы, искусствоведы), работа которых невозможна без проектной документации, планов и других источников.
Использование документов в социально-правовых целях предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц. Тематика запросов, как правило, касается службы в армии, размера заработной платы и трудового стажа, образования, гражданского состояния и т.д. Поскольку от результата запроса зависит, зачастую, судьба человека, социально-правовые запросы выделены в особую группу из всех тематических запросов. Сроки исполнения их строго лимитированы.
1.3 Формы и методы использования архивных документов
архивный графика мыслительный
Формы использования архивных документов -- это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования. По каждой форме использования, как правило, составляются определенные информационные документы. Основными формами использования в архиве являются:
1) информационное обеспечение организаций, структурных подразделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов);
2) исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан;
3) инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности;
4) предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы;
5) выдача подлинных документов и дел во временное пользование; публикация документов;
6) информационные мероприятия в научных и культурно-просветительских целях (выставки документов, использование документов в средствах массовой информации; организация лекций, экскурсий, дней открытых дверей, уроков и других просветительских мероприятий).
Формы использования в государственном и ведомственном архиве имеют свою специфику. Естественно, что в архивах Федеральной архивной службы России (Росархива), где хранятся сотни и тысячи фондов, объем информационных услуг больше и разнообразнее. Однако технологии, например методика исполнения запросов, отличаются мало.
Рассмотрим подробнее каждую из форм использования. Информационное обеспечение пользователей. Эта форма использования осуществляется либо по инициативе пользователя (исполнение запросов), либо по инициативе архива (инициативное и нформирование).
Исполнение запросов. Наиболее важной формой использования документов архива является исполнение запросов, в том числе социально-правовых. По данным Росархива ежегодно в государственные архивы поступает 10 млн запросов.
Запрос -- это письмо организации или заявление гражданина, ; в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.
Исполнение запроса складывается из нескольких этапов:
1) прием запроса и работа с заявителем;
2) поиск запрашиваемой информации;
3) составление и выдача заявителям ответов на запросы.
При приеме запроса необходимо уделить большое внимание составлению запроса. Надо проследить, чтобы заявитель изложил в нем все сведения, которые удалось почерпнуть из семейного архива, рассказов родственников, из других архивов. Это существенно ускоряет работу архивистов по исполнению запроса.
Наконец, если запрос относится к категории платных, следует в тактичной форме оповестить об этом заявителя. Например:
«Сообщаем, что исполнение запросов является в архиве платной услугой, и поиск сведений начнется после получения Вашего согласия на оплату. В связи со сложностью запроса стоимость поиска может составить значительную сумму.
Государственный архив не может взимать плату за исполнение социально-правовых и консульских запросов, запросов органов государственной власти и местного самоуправления для использования в служебных целях, а также за научно-техническое информирование организаций системы Росархива и др. Тематические запросы граждан, как правило, выполняются за плату).
Ведомственный архив также обязан предоставить информацию бесплатно тем организациям или лицам, которых она непосредственно касается.
Подробнее о перечне платных услуг архива будет сказано в разделе, посвященном информационному маркетингу.
При поиске запрашиваемой информации очень важно помнить о сроках исполнения.
Срок пересылки непрофильного запроса заявителя в другие архивные учреждения с информированием об этом заявителя или предоставления ему письменных рекомендаций о месте хранения документов составляет 5 дней со дня регистрации запроса.
Срок исполнения запросов на основании научно-справочного аппарата архива составляет 15 дней со дня регистрации. Такие запросы выполняются на основании просмотра описей, каталогов, без обращения к документам архива.
Срок исполнения запроса, требующего обращения к документам архива, не должен превышать 30 дней. Однако в случае особей сложности запроса руководитель архива может продлить этот срок, но не более чем на 30 дней.
Особое внимание следует уделять социально-правовым запросам, срок исполнения которых не должен превышать 30 дней. При этом следует проинформировать заявителя о промежуточных результатах работы по поиску документов.
В приоритетном порядке исполняются запросы органов государственной власти, управления, суда и прокуратуры о получении информации, необходимой для их деятельности.
Для повышения результативности поиска необходимо: во-первых, совершенствовать систему архивных справочников по личному составу, создавать тематические каталоги, картотеки, подвергать каталогизации фонды, по которым исполняется большая часть запросов; во-вторых, работникам архивов следует следить за законодательной деятельностью Федерального собрания, а также перипетиями внутренней и внешней политики.
Архивная справка -- документ, подготовленный и заверенный архивом, имеющий юридическую силу и содержащий (подтверждающий или не подтверждающий) информацию об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса с указанием поисковых данных документов (архивного шифра).
Архивная копия -- это документ, дословно воспроизводящий любым способом текст или изображение архивного документа, относящегося к предмету запроса, подготовленный и заверенный архивом.
Архивная выписка -- это фрагмент архивной копии (дословное воспроизведение части документа любым способом), подготовленный и заверенный архивом. Выписки, как правило, делаются из документов, посвященных нескольким, не связанным между собой вопросам.
Информационное письмо -- это письмо, составляемое архивом по собственной инициативе или в ответ на запрос пользователя и содержащее сообщение об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме, вопросу.
При исполнении тематических запросов организаций и граждан в государственном архиве могут создаваться такие сложные информационные документы, требующие аналитико-синтетической переработки больших объемов документной информации, как тематические перечни документов, тематические подборки документов, тематические обзоры документов.
Тематический перечень документов -- систематизированный перечень заголовков дел или документов с указанием дат и поисковых данных.
Тематическая подборка документов -- комплект копий документов или цитат из документов на данную тему.
Тематический обзор документов -- информационно-поисковый справочник, содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме. Подробнее об обзорах сказано в разделе, посвященном научно-справочному аппарату.
Подготовка этих информационных документов очень трудоемка, требует высокой квалификации и относится к научной работе архива. Поэтому предоставление информации в виде перечня, подборки или обзора, как правило, происходит по инициативе пользователя и по согласованию с ним. Если эта работа проводится не по обращению органа государственной власти или управления для выполнения его функций, она относится к числу платных услуг. Объем работы, вид информационного справочника и сроки фиксируются в специальном договоре между архивом и пользователем.
В соответствии с законодательством помимо архивных справок гражданам для защиты их прав и интересов могут быть выданы подлинные документы из архивных дел. Для этого гражданину необходимо написать заявление на имя директора архива (руководителя организации, структурным подразделением которой является архив). Решение о выдаче подлинных документов осуществляется этими должностными лицами всегда в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности. В отличие от исполнения запросов организаций и граждан такая форма использования архивных документов, как инициативное информирование, осуществляется самим архивом без обращения потребителя. Выявление документов производится в расчете на потенциального потребителя информации. Второе отличие от исполнения запросов состоит в том, что потребителями информации при инициативном информировании являются исключительно юридические лица: для государственного архива -- органы государственной власти, управления и местного самоуправления, научные и общественные организации, зарубежные научные и культурные организации; для ведомственного архива -- руководство организации, руководители структурных подразделений, а также другие организации, документы о деятельности которых отложились в архиве.
Впрочем, в практике работы некоторых архивов включение темы в план работы по инициативному информированию производится уже после согласования с пользователем.
Затем осуществляется выявление документной информации, соответствующей предполагаемым информационным запросам потенциального потребителя.
В результате работы по инициативному информированию в государственном или ведомственном архиве, как правило, составляется информационное письмо. От информационного письма, составляемого в ответ на запрос, оно отличается тем, что в нем указывается перечень информационных услуг архива с указанием их стоимости. В архиве также может быть составлен тематический перечень дел или документов, тематический обзор или тематическая подборка документов. Однако, учитывая трудоемкость этой работы, все эти виды информационных документов целесообразно составлять все же уже по согласованию с пользователем, получив его отклик на инициативное письмо архива.
Но главным результатом работы по инициативному информированию является заключение договора о сотрудничестве или заказа на копирование информации, когда потенциальный потребитель станет реальным. В ведомственном архиве лучшим результатом работы по инициативному информированию является повышение эффективности работы учреждения или организации за счет использования документной информации.
Таким образом, в современных условиях инициативное информирование осуществляется по согласованию с потребителем информации, как правило, в целях реализации совместных проектов, заключения договоров о сотрудничестве, лицензионных договоров на коммерческое использование документов и др. Если в государственном архиве создается маркетинговая служба, инициативное информирование возлагается на нее.
Предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы. В государственном архиве для предоставления архивных документов пользователям (исследователям) создается специальное структурное подразделение -- читальный зал, оснащенный необходимым оборудованием для просмотра документов и микрофильмов, а также необходимым научно-справочным аппаратом. В архивах кинофотодокументов и звукозаписей создаются просмотровые залы, комнаты прослушивания фонодокументов. В ведомственном архиве обслуживание сотрудников организации и других пользователей осуществляется либо в специальном помещении, либо в рабочей комнате сотрудников архива. В последнем случае в ней выделяется специальное рабочее место для исследователей.
Предоставление документов и научно-справочного аппарата в читальном зале архивов осуществляется бесплатно. В государственном архиве плата взимается в том случае, если исследователь не ведет самостоятельный поиск (как за исполнение тематического запроса). Поэтому, чтобы избежать лишних затрат, следует изучить раздел об архивной эвристике. Кроме того, плата может взиматься за ряд дополнительных услуг (ксерокопирование, срочность исполнения запроса). Перечень платных услуг должен быть указан в доступном для пользователей месте.
Расписание работы читального зала должно быть вывешено на доступном месте, указано в справочниках или размещено на сайте архива в сети Интернет.
В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится карточка с указанием основных сведений о должности, месте работы, цели и темы исследования, заказанных делах и др.
В случае повреждения или хищения дел, внесения изменений в текст документов и т.д. пользователь несет ответственность: от лишения права пользования читальным залом до уголовной ответственности.
Особое внимание следует обратить на обеспечение сохранности документов. В архиве составляется акт выдачи дел во временное пользование, в котором перечисляются шифры выдаваемых дел, указывается срок возвращения документов и закрепляется ответственность пользователя за их сохранность. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается руководством архива и руководством учреждения-пользователя, после возвращения дел подшивается в дело фонда. По возвращении дел архивом проводится проверка их наличия и состояния. Архив должен принять все меры к тому, чтобы упаковка документов и их перевозка соответствовали требованиям обеспечения их сохранности. Пользователь не имеет права предоставлять документы третьим лицам и использовать их в других целях, кроме указанных в письме-запросе.
Публикация документов. Под публикацией архивных документов понимают совокупность работ по подготовке документов к изданию.
Анализ использования архивных документов имеет два основных направления:
1) изучение интенсивности использования;
2) изучение эффективности использования.
Данные анализа интенсивности и эффективности использования документов лежат в основе всестороннего маркетинга деятельности архива по оказанию информационных услуг.
Интенсивность использования документов. Удовлетворение потребностей общества в документной информации -- основная социальная функция архивов. Анализ закономерностей использования документов лежит в основе планирования всех направлений деятельности архива. Однако особенно важно знать наиболее интенсивно используемые фонды, темы, периоды и виды источников для организации работы по созданию и совершенствованию системы научно-справочного аппарата в архиве.
Таким образом, создание информационных ресурсов на основе научно-справочного аппарата и электронных копий архивных документов, а также организация многоканального доступа к ним (читальные залы архивов, Интернет) - это одно из генеральных направлений деятельности российских архивов. Архивные информационные ресурсы позволяют «расширять границы читальных залов архивов до размеров всемирной паутины», что, с одной стороны, обеспечивает сохранность подлинников архивных документов, а с другой стороны, «делает информацию, заключенную в архивных документах, - достоянием всего человечества».
Цели и выбранные формы для их эффективности должны координироваться с популяризацией как самого учреждения, так и отрасли в целом, для чего разрабатывается Стратегия разработки и сопровождения Интернет-ресурсов архивов.
Она включает онлайн и оффлайн мероприятия.
К первым относятся оптимизация сайта для продвижения в рейтинге поисковых систем и деятельность по популяризации сайта (информация на отраслевом портале, форумах, блогах; регистрация в поисковых системах; обмен ссылками и баннерами).
Оффлайн мероприятия заключаются в публикации адреса сайта на бланках, визитках, каталогах, буклетах, афишах и др. печатных тиражных изданиях. Кроме того, сотрудниками архивных учреждений издаются статьи об информационных ресурсах сайта для несетевых средств массовой информации и проводятся презентации реализуемых проектов.
Онлайн мероприятия координируются с сопровождением сайта, под которым понимается комплекс работ по обеспечению функционирования и совершенствования сайта. Оно включает:
- нормативный,
- информационный,
- технический аспекты.
Нормативное сопровождение сайта - комплекс общереспубликанских и локальных нормативных правовых документов, регламентирующих содержание сайта государственного учреждения и его техническое сопровождение.
Информационное сопровождение сайта - комплекс работ по содержательному наполнению сайта.
Техническое сопровождение сайта - комплекс работ по обеспечению работоспособности сайта в сети Интернет в соответствии с современным уровнем развития Интернет-технологий.
Архивные учреждения также представлены в социальных сетях. В данном случае, через социальные сети архивы могут коммуницировать с пользователями, работать над популяризацией архивной деятельности, проводить информационный маркетинг и рекламировать свои платные услуги.
2.Анализ использования архивных документов в Архивном фонде Российской Федерации
2.1 Архивный фонд Российской Федерации
Архивный фонд Российской Федерации -- совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации. В состав Архивного фонда РФ включены все документы, представляющие ценность для общества независимо от формы собственности. Напомним, что в состав ГАФ СССР входили документы, находящиеся только в государственной собственности. Работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архив; называется организацией документов Архивного фонда РФ. В архивоведческой литературе синонимами термина «организация» являются термины «классификация» и «систематизация» документов и дел. Классификация -- это выработка научных основ (признаков^ организации комплексов документов, установление логических v исторических связей между ними.
Систематизация -- физическая организация и упорядочение документальных комплексов на основе схемы классификации документов.
Организация документов и дел в современном понимании предполагает единство двух процессов -- классификации и систематизации документов.
Организация документов и дел Архивного фонда страны осуществляется по трем уровням:
в пределах АФ РФ в целом;
в пределах архива;
в пределах архивного фонда.
2.2 Организация документов и дел в пределах Архивного фонда Российской Федерации в целом
Организация документов на первом уровне, т. е. Архивного фонда РФ в целом, лежит в основе построения сети государственных хранилищ, которую образуют все федеральные архивы, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы, отраслевые фонды, научно-отраслевые институты и хранилища в системе Российской академии наук, музеи, библиотеки. Именно здесь хранятся все документы, представляющие ценность для общества и исторической науки. Одни из них складывались в течение столетий, другие были созданы в связи с появлением новых систем документации и носителей информации, третьи возникают на наших глазах вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых неизбежно создаются документы.
Не сразу учеными были выработаны признаки, по которым шла организация документов на уровне Архивного фонда страны. Эти признаки окончательно были сформулированы в конце 50-х гг. XX в. и оказали влияние на формирование сети современных государственных архивов. Поэтому они заслуживают того, чтобы им уделили особое внимание.
Классификация архивных документов и дел в Государственном архивном фонде СССР. До 1991 г. организация документов и дел в Государственном архивном фонде СССР осуществлялась по следующим признакам:
1) принадлежности к историческим эпохам: феодализму, капитализму, социализму (документы эпохи социализма хранятся в государственных архивах отдельно от эпох феодализма и капитализма);
2) принадлежности к комплексам, имеющим общесоюзное, республиканское (для союзных и автономных республик) и местное значение;
3) принадлежности к определенным административно-территориальным единицам (краям, областям, районам);
4) принадлежности к определенным отраслям государственной и общественной деятельности;
5) принадлежности к составу документации данного фондообразователя (принцип недробимости архивного фонда);
6) способу и технике закрепления информации. Рассмотрим подробнее каждый из вышеназванных признаков. Принадлежность документов к историческим эпохам. Этот признак организации документов по архивам обусловлен тем, что эпохам феодализма, капитализма и социализма (хотя их разделение было всегда условно) свойственна особая структура государственного аппарата, что отражается на составе архивных фондов.
На практике эта классификация осуществлялась следующим образом.
1. Создавались архивы (центральные), хранящие документы феодализма, капитализма и социализма отдельно. Например, документы
эпохи феодализма (условно с XI в. по 1801 г.) хранились в ЦГАДА СССР (РГАДА);
эпохи капитализма (условно с 1801 по 1917 г.) хранились в ЦГИА СССР (РГИА);
эпохи социализма (условное 1917 г.) хранились в ЦГАОР СССР (ГАРФ).
Документы дореволюционной и советской эпох хранились раздельно соответственно в центральных исторических архивах и центральных архивах Октябрьской революции на Украине, в Белоруссии, Грузии, Азербайджане, Армении, Латвии, Литве, Эстонии и других бывших союзных республик. Все эти архивы, изменившие названия, действуют до сих пор.
2. Документы хранились в рамках одного архива в отделах до-революционных и советских фондов (как правило, в областных, краевых, городских архивах).
Разделение документов разных эпох по архивам всегда было связано с проблемой разделительной даты, которая устанавливалась специальным нормативным актом. Так, по Декрету о реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР от 1 июня 1918 г. дата Октябрьской революции считалась началом новой эпохи и слома старого государственного аппарата. «Правила определения архивного фонда» в 1938 г. утвердили принцип недробимости архивного фонда. Документы учреждений, созданных советской властью, были отнесены к советской эпохе, документы Российской империи и Временного правительства -- к дореволюционной эпохе.
При этом следует отметить, что разделение по дате никогда не трактовалось архивистами буквально, поскольку оно противоречит принципу недробимости фонда.
Если бы все учреждения Российской империи, все предприятия, банки, тресты прекратили свою деятельность 25 октября 1917 г., вопросов бы не было. Однако многие из них были ликвидированы или национализированы в течение нескольких лет.
На практике датой, по которой материалы относят к той или иной эпохе, является дата ликвидации, реорганизации, национализации учреждения или предприятия, которая определяется каждый раз по-новому для каждого фондообразователя. Документы учреждений, которые не были полностью ликвидированы, следовало делить согласно дате их национализации или реорганизации на два фонда, хранящихся в разных отделах архива или в разных архивах (это относится, как правило, к фондам национализированных фабрик и заводов).
Еше сложнее обстоит дело с разделением по эпохам фондов культурных и научных учреждений, журналов и газет, общественных организаций, которые продолжили свое существование и после революции, например фондов университетов, театров и т.д.
Для ряда территорий (Бухара, Хива, Хорезм, Тува, Дальний Восток. Крым, Западная Украина и Белоруссия, Прибалтика, Бессарабия и Северная Буковина) дата установления советской власти была сдвинута во времени, т.е. советская власть на этих территориях была установлена намного позже октября 1917 г. Наоборот, ряд организаций, фонды которых отнесены к материалам советской эпохи, образовались раньше октября 1917 г. -- военно-революционные комитеты. Советы депутатов и др.
Наконец, порой очень сложно отнести к той или иной эпохе фонды личного происхождения, например В.Я.Брюсова, Л. Белого, А.А. Блока, А.А.Ахматовой и др.
По этой причине почти все архивы, сформированные по принципу деления материалов по эпохам, хранят документы, выходящие за рамки разделительных дат.
Не прошло и 75 лет, как перед архивистами вновь встала проблема разграничительной даты в связи с распадом Советского Союза и Государственного архивного фонда СССР.
Однако, следуя за канвой исторических событий, нет необходимости, да и возможности устанавливать единую дату для всех федеральных органов и новых учреждений Российской Федерации.
Принадлежность документов к комплексам общесоюзного, республиканского и местного значения. К комплексам документов общесоюзного значения от-носились: фонды высших органов власти и управления, центральных гражданских и военных учреждений, частей и соединений армии и флота Союза ССР; фонды Русского государства, Российской империи, Российской буржуазной республики, а также документы правительств периода Гражданской войны и иностранной военной интервенции, притязавших на государственную власть во всероссийском масштабе.
К комплексам документов республиканского значения относились: фонды высших органов власти и центральных учреждений советских (союзных, автономных) республик; фонды центральных гражданских и военных учреждений, действовавших на территории, входящей в состав республики, и образованных местными буржуазными и контрреволюционными правительствами; фонды местных учреждений эпох феодатизма и капитализма, распространивших свою компетенцию на всю или значительную часть территории республики.
К комплексам документов местного значения относились фонды губернских, уездных, волостных, областных, краевых, окружных, районных, городских, сельских, поселковых и других учреждений, действовавших на территории края, области, округа, района в их современных границах, если документы этих учреждений не отнесены к комплексам союзного или республиканского значения.
На практике этот принцип классификации документов реализовался просто и понятно: для хранения документов, имеющих общегосударственную ценность, создавались центральные архивы СССР; для хранения документов республиканского значения -- центральные архивы республик; для хранения документов местного значения -- краевые, областные, окружные, городские, районные архивы.
Принадлежность документов к административно-территориальным единицам. В основе организации сети областных, краевых, городских, районных и других архивов лежит административно-территориальное устройство страны. Это значит, что каждому городу, району, области, краю, округу, автономной республике необходим свой архив, поскольку в каждой административно-территориальной единице есть органы власти, управления, суда, прокуратуры и подчиненные им учреждения, в деятельности которых образуются документы по истории этой территории.
Однако на практике осуществить разделение материалов по административно-территориальным единицам не совсем просто, поскольку в административно-территориальном делении России происходят изменения: создается либо область, либо район, либо республика, а вместе с ними соответствующий архив. В таких случаях возможны два подхода: либо при создании новых областей и районов материалы ликвидированных фондообразователей, действовавших на данной территории, передаются в новый архив, либо в новый государственный архив поступают только документы новых фондообразователей (новых органов власти и управления, созданных в новорожденной административно-территориальной единице). В истории архивного дела использовались оба подхода.
Остро стояла проблема размежевания документов автономных республик, округов, областей, ранее не имевших своей государственнссти. Документы по их истории хранились, как правило, в фондах губернаторств и генерал-губернаторств, хранящихся в республиканском или областном архиве.
Самым ярким примером являются фонды канцелярии наместника Кавказского и дипломатической канцелярии наместника Кавказского (Центральный государственный исторический архив Грузии, г.Тбилиси), которые содержат документы по истории народов Грузии, Армении, Азербайджана, но хранятся в центре бывшего наместничества -- г. Тбилиси, а не разделены по архивам этих государств.
В настоящее время архивисты склоняются к тому, что дробление и перемещение территориальных комплексов нежелательно. Поэтому при создании нового архива новой административно-территориальной единицы в него должны поступать только фонды новых органов власти и управления.
Принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности. Этот признак классификации документов был определяющим в построении Государственного архивного фонда в период 1918-1929 гг., когда все архивные документы разбивались по их содержанию на тематические комплексы (секции). В настоящее время тематический, или отраслевой, принцип создания архивов обусловлен тем, что работа с документами определенной тематики требует специальной подготовки архивистов. Практически отраслевой принцип классификации реализуется при создании архивов литературы и искусства, военно-исторических и народного хозяйства, а также многочисленных архивов общественных движений (бывшие центральные и местные партийные архивы). Но эти архивы сложились скорее исторически, нежели были созданы специально в соответствии с данным признаком.
Принадлежность документов к составу документации данного фон- дообразователя. Научной основой классификации документов по этому признаку являются следующие принципы: происхождения, т.е. классификация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам); логический (тематический), т.е. по тематическим рубрикам.
Формат Интернет-выставки обеспечивает и расширенные возможности публикации документов, в т.ч. многостраничных, позволяя более объемно и подробно представить архивные материалы. Посетитель Интернет-выставки может полностью прочитать документ, при необходимости перечитать его снова, рассмотреть все детали, как например, в случае размещения фотокопии рукописи.
Таким образом, виртуальные выставки архивных документов представляют собой многофункциональный информационный ресурс, предоставляющий широкому кругу пользователей возможность повысить эффективность поиска информации, расширить круг необходимых материалов (тексты, графика, аудио, видео и др.).
2.3 Анализ использования архивных документов в современных условиях
архивный графика мыслительный
Общее количество обращений пользователей в архив за год свидетельствует о способности архива удовлетворять информационные потребности общества и уровне организации использования документов.
Данные о потребителях информации необходимы для того, чтобы определить категории потребителей информации. Потребителями могут быть как физические, так и юридические лица. Юридические лица (учреждения, организации, предприятия), которые уполномочили своих сотрудников работать в архиве, называются в запросах и обращениях организации в архив. Для физических лиц выявляются профессия, образование, должность, реже, возраст, местожительства. Как показали исследования последних лет, значительная доля исследователей имеет достаточно высокий профессиональный уровень, специальное военное или военно-историческое образование. Вместе с тем велик процент и непрофессиональных исследователей (представители предприятий и лица, занимающиеся по частным заявлениям) -- 17 -- 28% общего числа исследователей. Из этого следует, что архиву необходимо продумать работу с этой категорией потребителей - издавать дополнительные тематические и фондовые справочники, схемы НСА, проводить консультации.
Следует также обратить особое внимание на новые категории потребителей информации: политические партии, церковь и религиозные организации, фирмы и другие негосударственные структуры. Важно также следить за иностранными учебными, научными и общественными организациями, по заданиям которых ведется работа исследователей в архивах. Учет их запросов важен для установления международных контактов и участия в международных исследовательских проектах.
Анализ числа обращений по темам использования, по хронологии используемых документов; числа обращений к отдельным фондам и категориям фондов, а также числа обращений по видам источников позволяет судить о потребности общества в ретроспективной документной информации.
Эффективность использования документов. Под эффективностью использования понимают результативность применения потребителем полученной им информации. Эффективность может измеряться в числовых величинах, например в рублях (сумма экономического эффекта, полученного от обращения к архивным документам). Однако, как правило, эффективность использования измеряется в неколичественных показателях. О ней можно судить по качеству публикаций документов, по научному резонансу, вызванному исследованиями, подготовленными на основе изучения архивных источников.
Эффективность использования измеряется как в количественных, так и в качественных показателях. Количественными показателями являются:
- отношение количества единиц хранения в архиве к количеству использованных единиц хранения (по годам, пяти- и десятилетним периодам, за весь период работы архива). Под использованными делами в данном спучае подразумеваются как дела, заказанные исследователями, так и дела, затребованные архивистами, например для исполнения запросов, подготовки выставок, теле- и радиопередач и др.;
- отношения количества использованных дел к количеству результативно использованных дел (по годам или другим периодам). Под результативно использованными делами подразумеваются дела, из которых сделаны выписки, копии документов или подготовлены публикации документов, дела, на которые имеются ссылки в научных исследованиях;
- отношение количества учреждений, к которым архив обратился с информационными письмами, к количеству учреждений, ! обратившихся в архив с запросами по своей истории или заказавшими копии документов. Этот показатель отражает эффективность работы архива по инициативному информированию потенциальных потребителей.
К неколичественным показателям относятся оценка качества публикаций документов архива, а также отклик научного сообщества на монографии, статьи и другие исследования, подготовленные на основе документов архива. Об этих показателях можно судить по рецензиям, дискуссионным статьям и другим источникам.
Организация использования архивных документов является частью научно-информационной деятельности архивов и направлена на введение в научный оборот и предоставление государственным, общественным организациям и гражданам ретроспективной документной информации. В современных условиях использование архивных документов отличается большим тематическим, географическим, хронологическим разнообразием. Расширилась сфера применения документной информации, происходят изменения в категориях ее потребителей [20].
В современном архивоведении важнейшими задачами направлениями использования архивных документов являются:
- укрепление российской государственности;
- удовлетворение информационных потребностей общества;
- обеспечение законных прав и интересов граждан.
В процессе использования архивных документов участвуют две стороны - архив (федеральный, субъект Федерации, муниципальный, ведомственный, негосударственный и др.), хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственный объединения, предприятия, фирмы, в том числе общественный организации, а также граждане. Круг пользователей ведомственного и негосударственного архива организации, фирмы, субъекты Федерации.
Постоянное информирование государственных и общественных организаций об архивных документов по актуальным проблемам политического и экономического развития страны, по вопросам науки и культуры, предоставление документов исследователям в читальных залах архивов, выдача копий документов, организация документальных выставок, публикации в печати, привлечение материалов для подготовки кинофильмов, теле- и радиопередач, исполнение запросов учреждений и граждан социально-правового характера, подготовка сборников документов -- вот далеко не полный перечень форм использования архивных документов в деле удовлетворения потребностей общества в ретроспективной документной информации [17].
Но главным результатом работы по инициативному информированию является заключение договора о сотрудничестве или заказа на копирование информации, когда потенциальный потребитель станет реальным. В ведомственном архиве лучшим результатом работы по инициативному информированию является повышение эффективности работы учреждения или организации за счет использования документной информации.
Таким образом, в современных условиях инициативное информирование осуществляется по согласованию с потребителем информации, как правило, в целях реализации совместных проектов, заключения договоров о сотрудничестве, лицензионных договоров на коммерческое использование документов и др. Если в государственном архиве создается маркетинговая служба, инициативное информирование возлагается на нее.
...Подобные документы
Анализ понятия языка вражды в современных средствах массовой информации. Классификация форм его проявлений, негативные последствия применения. Методы борьбы с ним. Принципы использования журналистами ошибок для задания негативного смысла в публикации.
доклад [15,3 K], добавлен 13.04.2016Функции журналистики, их развитие в условиях растущего уровня "информационного шума". Влияние современных технологий на СМИ. Анализ процессов трансформации современных медиа и изменения их функций на примере музыкальной журналистики и кинокритики.
курсовая работа [37,5 K], добавлен 20.05.2015Задачи экспертизы ценности документов. Принципы отбора документов и критерии их оценки, система экспертных органов. Методика отбора документов на государственное хранение и оформление результатов экспертизы в учреждениях, нормативно-методические пособия.
курсовая работа [53,5 K], добавлен 14.09.2009Эволюция микрографического документа, предпосылки возникновения. Основные виды носителей, их преимущества и недостатки. Взаимодействие различных видов документов. Особенности динамических и статических архивов. Будущее микрографического документа.
курсовая работа [64,6 K], добавлен 27.03.2012Особенности использования иронии в заголовках современных печатных средств массовой информации как способа отражения авторской позиции и метода привлечения внимания читателей. Анализ характерных заголовков. Целесообразность использования приемов иронии.
курсовая работа [38,7 K], добавлен 24.02.2015Информатизация как одно из важнейших направлений научно-технического прогресса, предмет и методы ее реализации. Критерии отбора документов. Аналитико-синтетическая обработка и переработка информации. Зарождение и этапы развития русской журналистики.
курсовая работа [81,8 K], добавлен 23.06.2011Знакомство с теоретическими основами современных новостных программ. Программа на телевидении как результат труда многих специалистов. Характеристика телеканала "Импульс - Новый Уренгой", анализ особенностей планирования и подготовки новостной информации.
курсовая работа [67,4 K], добавлен 18.05.2016Документальные источники информации, их достоверность. Приемы качественно-количественного анализа документов. Контент-анализ как метод анализа документов. Оценка метода документального анализа. Надежность информации полученной с помощью контент-анализа.
курсовая работа [32,9 K], добавлен 13.05.2009Современные информационные технологии как составляющая журналистской деятельности. Особенности взаимодействия собственных корреспондентов белорусских СМИ с головным аппаратом. Специфика сбора, обработки и передачи информации американским собкором.
дипломная работа [726,4 K], добавлен 09.04.2011Традиционные формы фразеологизмов в языке современных СМИ. От каламбура к ошибке. Стилистические ошибки, связанные с употреблением фразеологизмов. Фразеологическая игра в языке современных СМИ. Приемы видоизменения фразеологизмов.
курсовая работа [40,5 K], добавлен 22.07.2003Понятие, критерии, особенности использования и виды средств массовой информации. Анализ гарантий свободы массовой информации. Специальные правила регистрации и освобождение от них для средств массовой информации. Сущность форм выражения информации.
контрольная работа [23,1 K], добавлен 05.03.2010Общая характеристика, понятие, жанры и содержание журналистского творчества, аспекты структуры, стадии процесса. Методы сбора и предъявления информации, анализ их применения в современных периодических изданиях при создании информационного продукта.
курсовая работа [692,5 K], добавлен 16.09.2011Психологические особенности поведения в условиях кризиса. Получение, восприятие информации в конкретной кризисной ситуации, на примере деятельности ОАО "Южная сетевая компания". Роль согласованной политики руководителей пресс-службы в преодолении кризиса.
курсовая работа [33,1 K], добавлен 24.11.2012Понятие неологизмов в исследованиях современных авторов. Роль и место неологизмов в стилистике современных средств массовой информации. Новые слова в газетах Брестской области. Изучение отношения читателей к неологизмах в средствах массовой информации.
курсовая работа [74,2 K], добавлен 18.05.2014Общая характеристика процессов глобализации в современной экономике и культуре. Анализ трансформации средств массовой информации в условиях глобализации: создание всемирного медиа рынка и распространение данных посредством глобализации традиционных СМИ.
курсовая работа [62,9 K], добавлен 17.06.2011Документальные источники информации. Предметно-вещевая среда как источник журналистской информации. Интернет как источник журналистской информации. Человек как источник журналистской информации. Общение журналиста с коллегами.
курсовая работа [32,9 K], добавлен 21.09.2007Специфика, методы и формы взаимодействия СМИ и аудитории в цифровой среде. Сравнение производственных цепочек классических и современных массмедиа. Методы медиамаркетинга и инструменты продвижения контента средств массовой информации в сети Интернет.
дипломная работа [2,1 M], добавлен 11.02.2017Проблема ценности явлений окружающего мира, человеческой жизни, ее целей и идеалов. Особенности современной подачи информации через СМИ. Негативные аксиологические последствия воздействия современных информационных технологий, используемых в СМИ.
реферат [24,3 K], добавлен 17.01.2008Информационное воздействие современных масс-медиа на аудиторию как научная проблема. Анализ влияния сцен насилия в современных российских телепередачах на восприятие аудитории. Телевизионное насилие как фактор трансформации картины мира у зрителей.
курсовая работа [52,7 K], добавлен 23.04.2015Мировой рынок новостной информации. Основание Службы Новостей в XIX веке. Диверсификация для 1990-х годов. "Франс-пресс" в наши дни. Деятельность современных информагентств. Развитие региональных структур и лингвистическое освоение информационного рынка.
курсовая работа [27,2 K], добавлен 28.05.2013
