Из-за множества первичных форм учета пользоваться документами удобнее в читальном зале, где пользователь прежде всего знакомится с журналом регистрации пользователей читального зала, в котором он должен указать дату обращения в архив, свои фамилию, имя и отчество и поставить подпись. После этого он предъявляет сотруднику читального зала письмо-отношение от учреждения или учебного заведения, в котором указана тема исследования, цель занятий и просьба разрешить работать в архиве. Если обращение в архив носит личный характер и письма-отношения нет, пользователя просят написать личное заявление на имя директора архива с изложением темы и цели занятий. При изменении темы исследования он должен написать новое заявление. Иностранные исследователи могут быть оформлены или на основании письма зарубежной научной организации, или письма принимающей исследователя российской организации, или письма дипломатического представительства, или личного заявления. После этого исследователя ознакомят с правилами работы в читальном зале государственных архивов и предложат заполнить анкету исследователя.

Данные из личного дела пользователя в конце года для удобства учета использования обобщаются и формализуются в специальной форме -- карточке учета пользователей и тем исследований. В карточку вносятся тема исследования, фамилия, имя и отчество пользователя, номер личного дела, его должность, ученая степень, звание, учреждение, которым командирован пользователь, время занятий, цель занятий, цель использования, номера всех использованных фондов и дел.

Как было сказано выше, для получения дел необходимо заполнить требование на выдачу дел. Требование является не только документом, в котором фиксируются итоги вашей работы по эвристике (номер и название фонда, номер описи, номер дела, номер микрофильма, если он указан в описи, заголовок и крайние даты требуемых дел) и ставится виза, разрешающая выдачу дел, но также указываются причины отказа или отсрочки в доступе к делам. Требование также является формой учета использования документов, поэтому необходимо внимательно отнестись к заполнению первой части требования, в которой должны быть указаны фамилия пользователя, тема, цель использования и форма реализации информации. Последние две группы сведений в современных требованиях уже перечислены, их следует только подчеркнуть.

При получении дела пользователь знакомится с листом использования дела, в заголовке которого приведено название дела и его архивный шифр. Лист использования дела является ценным историографическим источником, в котором указаны статьи, монографии и труды видных деятелей науки, которые также занимались исследованием этой темы. Если лист использования чист, значит пользователь является первым, кто приступил к исследованию данной темы.

Заполнять лист использования лучше, когда работа с делом уже закончена. В некоторых архивах дела не сдаются в хранилище, пока пользователь не заполнил лист использования каждого дела. В нем должны быть указаны дата использования, фамилия пользователя, характер использования (копирование, выписки, просмотр) и, хотя бы приблизительно, номера использованных листов.

Работа по копированию документов учитывается в специальном журнале учета выдачи копий.

Издательская деятельность архива учитывается с помощью карточки учета изданий архива. В карточке учета изданий фиксируются название издания, его тип и вид, названия учреждений, участвующих в его подготовке, редколлегия, составители, выходные данные, тираж, сведения о рецензиях и др. Карточка ведется в издательском отделе.

Работа архива по проведению выставок, экскурсий, лекций, инициативному информированию регистрируется с помощью карточки учета форм использования документов. В карточке, составляемой на каждое мероприятие (выставку, экскурсию, лекцию, инициативное письмо и т.д.), указываются форма и цель использования, тема, место проведения мероприятия, дата, количество посетителей, время звучания (для телепередач и т.д.), степень участия архива, вид подготовленного информационного документа, а также шифры использованных при подготовке мероприятий фондов и дел.

Заключение

Использование документов - одна из важнейших функций архивов всех уровней.

Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну.

Необходимо дальнейшее расширение доступа к архивным фондам, развитие системы научно-справочного аппарата архивов; организация публикаций документальных источников по актуальным проблемам отечественной истории, использование архивных документов в культурно-просветительских целях; создание системы непрерывного повышения квалификации работников архивных учреждений.

В современных условиях аксиоматично утверждение, что Интернет составляет фундамент информационного общества как неотъемлемая часть глобальной информационной инфраструктуры. Для архивов очень удобно, что Всемирная паутина позволяет эффективно передавать документы, содержащие структурированные тексты, графику, рисунки, фотографии, звук и видео, что всецело использовалось при разработке web-сайтов.

Архивные сайты в настоящее время играют важную роль и в повседневной работе самих архивистов. Они помогают обмениваться опытом и упрощают межорганизационные, межличностные коммуникации. Публикация методических и нормативных документов, актуальной контактной информации различных архивных учреждений, информационных писем от организаторов научных конференций, текстов научных статей, описаний различных архивных проектов -- все это превращает архивные сайты, и, в первую очередь, портал «Архивы России», в надежный инструмент повседневной работы архивиста.

Список литературы

1.Алексеева Е.В.. Архивоведение : учебник для нач. проф. образования :: учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В.Алекссеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова ; под ред. чл.-корр. РАН В.П.Козлова. -- 6-е изд., стер. -- М. : Издательский шентр «Академия», 2007. -- 272 с

2.Головкина Т.А., Шапошникова А.С. Применение автоматизированных архивных технологий при исполнении тематических запросов в РГАНТД//Отечественные архивы.2003.№ 6;

3.Елисеева Н.В., Нагаев И.М. Как использовались документы ЦГАСА в 1981-1990 гг.//Отечественные архивы.1992.№ 1;

4.Капустина Н.И.Бобровский архив Воронежской области: использование документов//Отечественные архивы.1999.№ 2;

5.Наумов О.В. Вопросы доступа, пользования и использования документов РЦХИДНИ//Отечественные архивы. 1996. № 2;

6.Организация использования документов ГАФ СССР. Пособие для архивистов. М., 1990;

7.Павлова Т.Ф. Пользователи в читальных залах федеральных архивов: проблемы доступа и обеспечения информационных потребностей//Вестник архивиста.2007. № 1.

8.Основные правила работы государственных архивов РФ. М., 2002

9.Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002

10.Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов РФ.М., 1998

11.Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ;

Размещено на Allbest.ru