Інформаційний складник роботи дипломатичних представництв в інформаційну епоху

Размещено на http://www.allbest.ru/

Інформаційний складник роботи дипломатичних представництв в інформаційну епоху

Таміла Олександрівна Грачевська

Кандидат історичних наук, доцент, доцент кафедри міжнародних економічних відносин, Університет митної справи та фінансів (Дніпро),

Дніпро,

Tamila HRACHEVSKA

PhD in Historical science, Assoc. Prof., Assoc. Prof, of the Department of International Economic Relations, University of Customs and Finance (Dnipro),

Перебіг сучасних міжнародних відносин визначається глибинними та якісними змінами, які відбуваються як у суспільно-політичних, так і економічних, господарчих процесах. До них можна зарахувати безпрецедентну активізацію різносторонніх контактів між державами, які продовжують залишатися одним із ключових суб'єктів міжнародних відносин. Обговорення певних питань та ухвалення рішень, що представляють взаємне зацікавлення для держав, які вступають у взаємодію між собою, неможливе без володіння необхідною інформацією. У цьому контексті значно зростає роль дипломатичних представництв держав, які виступають одним із найважливіших каналів отримання інформації про розгортання міжнародних подій. Важливо наголосити на тому, що дипломатичні представництв виконують не лише функцію збирання та аналізу інформації про події, які відбуваються в інших державах, а й мають забезпечувати висвітлення подій, процесів, які відбуваються на території тих держав, інтереси яких вони представляють. Для реалізації цього завдання дипломатичні представництва залучають новітні технології як задля надання консультаційних та інформаційних послуг, так й для покращення їх діяльності в сфері збору та оперативного аналізу необхідної інформації.

Протягом всієї історії розвитку світової дипломатії дипломатичні представництва виконували роль важливих джерел отримання інформації, проте в сучасних умовах виникли принципово нові вимоги до дипломатичної інформації та форм інформаційної та аналітичної роботи дипломатичних представництв. Процес перегляду підходів до інформаційної роботи дипломатичних представництв розпочався після завершення Другої світової війни й був спричинений виникненням нових аспектів в розвитку міжнародних відносин та міждержавного співробітництва, пов'язаних з вирішення проблем у сфері контролю за розвитком озброєння, гарантуванням прав людини та громадянина, інтенсифікацією інтеграційних процесів. Якщо у попередні історичні епохи головною проблемою дипломатичних представництв був пошук необхідної інформації, то на сучасному етапі значно збільшились доступні обсяги інформації, що поставило нову проблему правильного її відбору перед дипломатами, які займаються забезпеченням інформаційної функції. Збільшення каналів отримання інформації завдяки розвитку різноманітних технологій її передання поставило перед дипломатичними представництвами завдання не лише пошуку відомостей про певні важливі події, а їх відповідності певним критеріям. Серед них варто виділити наступні: науковий характер інформації, отримання її принаймні з двох- трьох джерел різного походження, її офіційний характер, оперативність, відображення її в джерелах різного походження.

Зважаючи на ту обставину, що дипломати працюють з інформацією державної ваги, питання забезпечення безпечних умов у процесі реалізації інформаційної функції дипломатичними представництвами набуває надзвичайно важливого значення в умовах широкого застосування інформаційно-комунікативних технологій. На підтвердження цієї тези можна навести низку подій, які відбулися внаслідок публікації на сайті Wikileaks таємних дипломатичних документів США, що призвело до негативних наслідків та зниження рівня довіри представників інших держав до американських дипломатів. Аналізуючи вплив цієї події на розвиток сучасної дипломатії, Шумило О.В. зазначав, що вона спонукатиме дипломатичні служби шукати більш надійні шляхи передачі секретної інформації та посилюватиме заходи інформаційної безпеки [22].

Зважаючи на ту обставину, що дипломатичні представництва є важливою ланкою як отримання, так і поширення інформації про різні аспекти діяльності держав, доцільно ґрунтовно проаналізувати нормативно-правові засади та провідні напрямки реалізації інформаційної функції на прикладі діяльності дипломатичних представництв України. В умовах неспровокованої російської агресії проти України, саме реалізація вказаної функції дозволяє проводити широкі інформаційні кампанії, спрямовані на поширення відомостей про розвиток ситуації в Україні, воєнні злочини, кроки, здійсненні для відбудови мирного життя на звільнених територіях.

Нормативно-правові засади здійснення інформаційної функції дипломатичними представництвами викладені як у міжнародному, так і національному законодавствах. Можливість здійснення інформаційної діяльності дипломатичними представництвами на міжнародному рівні визначено у Віденській конвенції 1961 року. У статті 3 вказаної конвенції йде мова про те, що однією з функцій дипломатичного представництва є з'ясування всіма законними способами умов та подій у державі перебування та повідомлення про них уряду акредитуючої держави [3]. На національному рівні специфіка реалізації інформаційної функції визначена у Законі України «Про дипломатичну службу» 2018 р., Положенні про закордонні дипломатичні установи України 2021 р., Положенні про Міністерство закордонних справ України 2016 р., Стратегії зовнішньополітичної діяльності України 2021 р.

Дороговказом щодо реалізації інформаційної функції для дипломатичних представництв України виступає саме Стратегія зовнішньополітичної діяльності України, яка булла затверджена Указом Президента України у серпні 2021 р. У цьому документі предметно визначені провідні напрямки інформаційної діяльності дипломатичних представництв за кордоном: протидія дезінформаційним атакам із зовнішніх джерел, що здійснюються на шкоду національним інтересам та іміджу України за кордоном, формування і просування позитивного іміджу України у світі, максимально широке донесення до міжнародної спільноти правдивої інформації про скоєні злочини та наслідки агресії Російської Федерації протии України [18].

Важливим елементом нормативно-правової бази, що визначає провідні напрямки діяльності дипломатичних представництв, є також Указ Президента України «Питання координації зовнішньополітичної діяльності держави», підписаний у грудні 2021 року, у якому поряд з розмежуванням повноважень Міністерства закордонних справ та інших державних органів України у сфері зовнішньополітичної діяльності, були значно посиленні механізми діяльності різних державних органів на міжнародній арені [20]. Це має позитивно позначитися на їх більшій злагодженості у процесі реалізації різноманітних програм з міжнародними партнерами у різних сферах.

Конкретні кроки щодо реалізації інформаційної функції також прописуються у річних планах роботи дипломатичних представництв України, які визначаються з огляду на завдання та пріоритети розвитку співробітництва України з країною перебування цього дипломатичного представництва.

У «Положенні про закордонні дипломатичні установи України» (2021 р.) визначені функції, що стосуються отримання та поширення інформації, виконання яких покладається на дипломатичні представництва України в країні перебування: поширення інформації про Україну в державі перебування або міжнародній організації; проведення аналізу стану відносин України з державою перебування або міжнародною організацією, зовнішньої та внутрішньої політики держави перебування, її соціально- економічного розвитку, діяльності міжнародної організації; забезпечення державних органів інформацією з питань зовнішньої і внутрішньої політики держави перебування, діяльності міжнародної організації [14]. Окрім перелічених функцій співробітники дипломатичних установ також мають долучатися до розробки пропозицій, спрямованих на розвиток співробітництва акредитуючої держави з державою перебування у політичній, економічній, гуманітарній, науковій, соціальній сферах.

На сучасному етапі реалізація дипломатичними представництвами інформаційної функції не обмежується виключно пошуком, накопиченням та аналізом інформації, а й передбачає постійний пошук методів та інструментів щодо оптимізації її реалізації. В умовах швидкого виникнення нових каналів та технологій поширення інформації дипломатичні представництва мають бути готовими до швидкої трансформації, використання принципово нових форм та методів реалізації інформаційної роботи. Це дозволить їм не лише отримувати необхідну інформацію з більшої кількості джерел, а й забезпечити максимальне охоплення аудиторії держави перебування, на яку будуть спрямовані різні інформаційні, просвітницькі заходи дипломатичного представництва.

Кожне дипломатичне представництво України має брати активну участь у реалізації провідних напрямків зовнішньої політики. Найбільш поширеною формою такої участі є збір та аналіз інформації про ситуацію у державі перебування, а також надання рекомендацій щодо розбудови та поглиблення співробітництва з нею акредитуючої держави, її відповідним державним органам влади. Інформація, яка надається дипломатичними представництвами державним органам, має бути спрямованою на захист національних інтересів України на території держави перебування, містити детальний аналіз загроз та викликів, джерел небезпеки як в цілому для України, так і для її громадян у період їх перебування на території держави перебування, характеристику потенційних дипломатичних методів протидії означеним загрозам [14]. Безумовно, що у процесі реалізації інформаційної функції велика увага має приділятися аналітичній роботі, адже інформація, надана дипломатичним представництвом, повинна об'єктивно та неупереджено відображати як внутрішньополітичний, так і зовнішньополітичний вектори розвитку держави перебування. Дотримання такого підходу сприятиме ухваленню правильних рішень щодо подальшого розвитку міждержавних відносин. У зворотному випадку, спираючись на неперевірену інформацію, можуть бути ухвалені неправильні рішення, які можуть призвести до радикальної зміни траєкторії зміни двосторонніх відносин, що може призвести до фатальних наслідків.

У реалізації практично всіх форм дипломатичної діяльності, до яких долучаються дипломатичні представництва, присутній інформаційний складник. Український дослідник Палагусинець Р.В. виділяє наступні форми діяльності, які присутні у сучасній дипломатичній практиці:

Дипломатичні конференції, наради, які можуть проводитись як у двосторонньому, так і багатосторонньому форматах з залученням представників держав різних рівнів.

Безпосередні контакти, бесіди, які дозволяють створити сприятливі умови для вирішення складних міжнародних проблем, при цьому традиційні дипломатичні канали на кшталт дипломатичної пошти чи послів з особливих доручень залишаються осторонь.

Дипломатичне листування - листи, заяви, меморандуми, декларації, в яких співробітники дипломатичної служби доводять до відома своїх партнерів свою позицію як з приводу важливих подій, що відбуваються на міжнародній арені, так і на території їх держав.

Реалізація представництва держави за кордоном, тобто функціонування посольств, консульств, місій за кордоном.

Підготовка та підписання міжнародних угод та договорів, які визначають принципи співробітництва та діяльності у різних сферах як двостороннього, так і багатостороннього співробітництва держав у сучасному світі. дипломатичний представництво інформаційний

Участь представників держави у роботі установ та міжнародних організацій, на які покладено завдання регламентації та координації співробітництва у певних сферах міжнародної кооперації.

Висвітлення у засобах масової комунікації позиції своєї держави, яка презентується Міністерством закордонних справ, урядом, щодо подій міжнародного життя.

Публікація офіційних міжнародних документів, які підтверджують права та зобов'язання, що виникають у держав внаслідок їх підписання [11].

Інформаційно-аналітична робота дипломатичних представництв, яка за своїм змістом є інтелектуальною, креативною, підпорядкована єдиній меті - вирішенню конкретних завдань, які постають перед державою, інтереси якої вони представляють на території держави перебування. Інформаційно-аналітична робота спрямована не стільки на збирання та констатацію певних фактів, подій, а першочергово на виявлення ризиків та загроз, які можуть міститись у процесі розгортання певних процесів та подій на території держави перебування. Кожен співробітник дипломатичного представництва, який займається інформаційно-аналітичною роботою, має не лише надавати достатній обсяг достовірної інформації щодо подій, які представляють інтерес для акредитуючої держави, а й надавати можливі прогнози її перебігу з оцінкою як позитивних, так і негативних її наслідків для розвитку двостороннього співробітництва.

Доцільно, щоб в процесі інформаційно-аналітичної роботи дотримувались наступні принципи: спрямованість інформаційно-аналітичної роботи на досягнення конкретної мети та чітко визначених завдань, здійснення комплексного аналізу проблем з урахуванням їх місця у загальній практиці діяльності дипломатичної установи, дотримання оперативності та вчасності подання необхідних матеріалів, здійснення регулярного моніторингу ситуацій та проблем, що знаходяться у зоні відповідальності певного співробітника, використання сучасних ефективних технологій обробки інформації, що може значно посилити результативність інформаційно-аналітичної роботи.

Для проведення повноцінного аналізу ситуації або конкретної проблеми, що склалася у процесі розвитку двостороннього співробітництва чи на території держави перебування, важливо спиратися не тільки на друковані джерела інформації або їх електронні відповідники, а й мати можливість отримувати та працювати з непублічною інформацією, що стосується різних аспектів суспільно-політичного життя. До них можна зарахувати інформацію про специфіку відносин між політичними партіями, як владними, так і опозиційними; діяльність провідних політичних та державних діячів; особливості взаємодії між політичними та фінансовими колами держави перебування тощо. Шляхи отримання такої інформації можуть варіюватись в залежності від традицій дипломатичної діяльності, притаманних державі перебування, професійним якостям та досвіду роботи співробітників дипломатичних представництв. Безумовно, що найбільш поширеним каналом отримання такої інформації виступають контакти з особами, які безпосередньо причетні до формування чи реалізації зовнішньої чи внутрішньої політики держави перебування. Доречним також буде звернення й до авторитетних експертів, які можуть пояснити приховані мотиви, особливості взаємовпливу різних факторів на розвиток певної ситуації, які можуть бути незрозумілими представникам інших держав, що є носіями інших типів політичної культури. Таким чином, важливим аспектом реалізації інформаційної функції є налагодження необхідних контактів, які можуть використовуватись як для отримання, так і перевірки необхідної інформації.

Для успішної роботи з інформацією важливо знати особливості держави перебування, постійно проводити відстеження подій, що відбуваються на її території, уміти визначати їх вплив не лише на подальший розвиток ситуації всередині держави, а й на розвиток відносин з державою, інтереси якої представляє дипломатичнее представництво. Дуже важливо для співробітників дипломатичних представництв оволодіти прийомами та методами фактчекінгу, що дозволить відокремити достовірну інформацію від дезінформації, фейків, агресивної пропаганди.

Інтенсивний розвиток технологій, які дозволяють не лише швидко передавати інформацію на далекі відстані, а й швидко обробляти великі масиви даних, позитивно позначаються на формуванні у дипломатичних представництвах нових форм та методів інформаційно-аналітичної роботи. На сучасному етапі відбувається синтез традиційних підходів до роботи та опрацювання інформації з новітніми інформаційно-комунікаційними технологіями. Це дозволяє здійснювати аналіз не лише офіційної інформації, а й інформації, яка надходить від простих людей, що розміщують її в соціальних мережах, експертів, політологів, лідерів думок, представників опозиційних рухів, що дозволяє отримати більш повні уявленні про всі події, що відбуваються на території держави перебування, та ставлення до акредитуючої держави населення держави перебування. Ці знання дозволять правильно збудувати стратегію подальшого розвитку відносин між державою перебування та державою, інтереси якої представляє дипломатичнее представництво.

Доречно звернути увагу на ту обставину, що всупереч поширеній думці, більшість інформації, з якою працюють дипломатичні представництва, походить з відкритих джерел, представленими офіційними сайтами державних установ. До таких джерел інформації можна зарахувати різноманітні концепції та доктрини розвитку зовнішньої та внутрішньої політики держави, офіційні заяви та звернення глав держав та керівників державних установ і відомств, матеріали засідань, присвячені різним аспектам розвитку міжнародного співробітництва. Не менш важливим джерелом отримання інформації виступають матеріали прес-конференцій, брифінгів, де оприлюднюється офіційна позиція держави з приводу певних подій. Важливо також залучати матеріали, які містять результати соціологічних опитувань, виступи та різноманітні заяви представників опозиційних сил, що дозволить більш об'єктивно проаналізувати всі процеси, що відбуваються на території держави перебування. Доцільно співробітникам дипломатичних представництв й залучати матеріали фахівців дослідницьких та аналітичних центрів, які готують ґрунтовні роботи, що значно полегшують завдання розуміння передумов, причин, наслідків розгортання певних процесів та явищ на території держави перебування. Лише за умов використання інформації, що походить з різноманітних джерел, можна повно охарактеризувати сучасний стан та перспективи розвитку в цілому держави чи окремих її регіонів, правильно визначити тенденції розвитку як внутрішньої, так і зовнішньої політики, що може бути використано у процесі подальшої розбудови двостороннього співробітництва між державами.

Для ефективної реалізації інформаційної функції важливо правильно організувати роботу тих співробітників дипломатичних представництв, які її здійснюють. У цьому контексті доцільно дотримуватись наступних принципів при організації інформаційно- аналітичної діяльності у дипломатичних представництвах: 1) централізація інформаційно-аналітичної роботи, здійснюваної в загальнодержавному масштабі; 2) відокремлення інформаційно-аналітичної функції від оперативно-виконавчих; 3) широке використання електронно- обчислювальної техніки в інформаційно-аналітичних процесах; 4) спеціалізація інформаційно-аналітичної діяльності відповідно до основних завдань держави та суб'єкта господарювання у галузі правоохоронної і господарської діяльності, науково-технічного та економічного співробітництва, внутрішньої і зовнішньої політики; економічної та військової стратегії, оборони і безпеки; 5) перетворення інформаційно- аналітичних підрозділів у головну ланку в механізмі інформаційного обслуговування державного апарату, керівництва транснаціональної чи національної неурядової структури - суб'єктів міжнародно-правових відносин чи простих учасників міжнародних відносин, світогосподарських зв'язків [15].

Особливості роботи дипломатичних представництв вимагає постійної підготовки різноманітних документів, у яких має бути відображена його позиція щодо розгортання непересічних та актуальний подій, відкладення реагування на які є неприпустимим у сучасному світі. Документи, які готуються у системі дипломатичних представництв, можна класифікувати на звітні та інформаційно-аналітичні. Звітні документи містять інформацію про особливості реалізації зовнішньополітичних завдань акредитуючої держави в контексті розвитку відносин з державою перебування, а також відображають інформацію про ключові напрямки діяльності співробітників дипломатичного представництва. Інформаційно- довідкові документи містять відомості про різні аспекти розвитку двостороннього співробітництва між державами, особливості розвитку різних сфер держави перебування. Обидві категорії документів віддзеркалюють результати реалізації інформаційної функції, хоч і суттєво різняться один від одного за метою підготовки, авторством, призначенням.

Одним із важливих звітних документів дипломатичного представництва є річний звіт, в якому мають бути концентровано представлені результати роботи установи. У річному звіті мають бути проаналізовані особливості розвитку відносин з державою перебування у політичній, економічній, науковій, культурній, гуманітарній сферах, визначені тенденції та перспективи розвитку двосторонніх відносин. Як правило, підготовкою річного звіту займаються дипломатичні співробітники, які займають вищі посади в представництві. Загальну координацію процесу підготовки річного звіту здійснює голова дипломатичного представництва, на якого й покладається відповідальність за якісну та вчасну його підготовку.

Річному звіту має бути притаманний аналітичний стиль викладу матеріалу, у ньому має міститься характеристика внутрішньополітичного та зовнішньополітичного розвитку держави перебування, здобутки та прорахунки у процесі розвитку двостороннього співробітництва між державами, аналіз заходів, які були реалізовані дипломатичним представництвом з метою представництва інтересів держави та захисту прав та свобод громадян на території держави перебування.

Структура та обсяг річного звіту дипломатичного представництва визначаються спеціальною інструкцією Міністерства закордонних справ. Згідно з цією інструкцією структура річного звіту має бути наступною:

вступ;

внутрішнє становище в країні акредитації;

зовнішня політика країни акредитації;

двосторонні відносини;

інформаційно-роз'яснювальна робота та іміджУкраїни;

реалізація координуючо їролі МЗС України в забезпеченні проведення єдиного зовнішньополітичного курсу України в державі акредитації;

умови діяльності посольства;

висновки та пропозиції [6].

Українські науковці Ю.І. Палеха та В.В. Пристайко визначають наступні вимоги, яких необхідно дотримуватися у ході підготовки річного звіту дипломатичного представництва:

повинна міститись оцінка виконання пріоритетних завдань двосторонніх відносин зі стратегічними напрямками зовнішньої політики України;

мають бути викладені лише фактичні матеріали, коментарі та роздуми не мають бути присутніми на сторінках звіту;

звіт повинен мати чітку структуру у відповідністю з Інструкцією МЗС України;

між планом роботи за звітній рік, річним звітом і планом роботи на наступний календарний рік повинен простежуватись органічний зв'язок, що буде свідчити про послідовність та спадковість у процесі реалізації зовнішньої політики України у практиці функціонування певної дипломатичної установи [12, с.258].

Не менш важливими у контексті забезпечення інформаційної функції дипломатичних представництв виступають й додатки до річного звіту, у яких міститься важлива фактологічна, статистична інформація. Додатки до річного звіту дипломатичного представництва безпосередньо можуть містити наступну інформацію:

відомості про результати виконання плану роботи. Важливо зазначити, що існує спеціальна форма надання таких відомостей;

інформація про здійснення двосторонніх контактів з країною перебування за звітній період. Важливо, щоб були наведені дані про дати й основні завдання, які вирішувалися у ході зустрічей, містився огляд основних угод та домовленостей, яких вдалося досягнути;

список чинних договорів і угод між Україною та державою перебування, доречно звернути увагу, що готуючи цей додаток варто дотримуватися хронологічного принципу розташування матеріалів;

має бути представлена «облікова картка», яка відображає стан забезпеченості умов роботи співробітників дипломатичного представництва України в державі перебування;

інформація про звільнення дипломатичного представництва України від сплати податку на додану вартість у звітному році [12, с.258].

Зазвичай підготовка річного звіту відбувається протягом останніх місяців звітного року, оскільки вимагає здійснення переосмислення та узагальнення діяльності дипломатичного представництва за звітний період. Річний звіт має бути поданий до Міністерства закордонних справ України не пізніше 10 січня наступного за звітним року. Відповідні територіальні відділи МЗС України проводять аналіз отриманих річних звітів від дипломатичних представництв й готують свої висновки щодо результатів їх роботи у звітному році. Особливістю наданих висновків на річні звіти є їх конкретність та практична спрямованість. У них в обов'язковому порядку має міститись оцінка оперативної і довідково-інформаційної роботи дипломатичного представництва, бути наведені конкретні зауваження та шляхи їх усунення у наступному календарному році, мають бути уточнені цілі та завдання, які покладаються на дипломатичнее представництво на майбутній календарний рік з урахування тих зауважень та пропозицій, які були зроблені керівником та заступниками відповідних територіальних відділів МЗС України.

Не менш важливим у інформаційному вимірі документом, який готується дипломатичними представництвами, є піврічний політичний звіт. Цей документ має на меті відобразити головні напрямки роботи дипломатичного представництва за шість місяців поточного року, надати оцінки найбільш важливих подій в економічній, політичній сферах, що відбулися у процесі розвитку двосторонніх відносин, їх вплив на можливості подальшого розвитку відносин між державами. Структура та вимоги до піврічного звіту є тотожними з вимогами до річного звіту.

Важливими та інформативними документами також є звіти дипломатів, у яких переважно представлена інформація про результати їх поїздок до різних населених пунктів держави перебування. У них в обов'язковому порядку мають бути відображені зміст бесід і характер проведених зустрічей, надана характеристика політичної, економічної ситуації у регіоні, який відвідав дипломат, підбиті підсумки та наведені пропозиції щодо можливостей розвитку співробітництва з означеним регіоном.

Дипломатичні представництва готують звіти за підсумками візитів вищих державних посадовців - глави держави, глави уряду, міністра закордонних справ. Ці звіти належать до важливих аналітичних документів інформаційно-довідкового характеру, в яких представлені підсумки, яких вдалось досягнути в результаті здійснення візиту, наводяться рекомендації та пропозиції щодо подальшого розвитку двостороннього співробітництва, невід'ємним атрибутом є наведення практичних кроків щодо реалізації досягнутих в ході візиту домовленостей на практиці.

Структура звіту за підсумками візитів вищих посадових осіб, як правило, є наступною:

характеристика обраної дати і терміну здійснення візиту, хронологія проведених зустрічей, наведення загальної оцінки візиту, яка здійснюється, виходячи з концепції його організації, сформованої у процесі підготовки до нього;

детальний аналіз виконання кожного з розділів програми здійснення візиту. Детально характеризується ділова частина візиту, його інформаційне забезпечення, робота протокольних служб, особливості реалізації організаційного складника реалізації візиту;

наводяться висновки та пропозиції щодо перспектив розвитку двосторонніх відносин та оптимізації співробітництва в тих сферах, які становлять інтерес для обох держав [12, с. 280].

Непересічне значення у процесі інформування державних органів акредитуючої держави про процеси та розвиток подій на території держави перебування мають політичні листи, або іноді ці документи називають політичними записками. Мета підготовки політичного листа полягає в тому, щоб проінформувати про важливі події, передусім у політичній та дипломатичній площині, які відбулися на території держави перебування й можуть серйозно позначитися на розвитку двосторонніх відносин. Отримавши такий лист, відповідні державні органи влади України мають певним чином відреагувати на події, щовідбулись чи розгортаються, з метою забезпечення національних інтересів нашої держави.

Політичні листи мають відповідати наступним критеріям: важливість теми для подальшого розвитку двосторонніх відносин між державами; своєчасність та оперативність наданої інформації; здійснення комплексного та багатостороннього аналізу подій, які стали приводом для підготовки політичного листа; наявність пропозицій дипломатичного представництва стосовно захисту інтересів як в цілому держави, так і її громадян, які перебувають на території держави перебування. Варто зауважити, що даний вид готується лише в тому випадку, коли існує нагальна потреба повідомити зовнішньополітичне відомство про екстраординарні події на території держави перебування.

Зважаючи на ту обставину, що за будь-якими політичними подіями стоять конкретні особистості, важливе значення у процесі реалізації інформаційної функції дипломатичних представництв належить підготовці політичних характеристик. Політична характеристика спрямована на надання комплексної інформації про певного політичного, дипломатичного, суспільного діяча, його поглядів, зв'язків, уподобань. Джерелами для підготовки цього виду документа мають бути різного походження, що дозволить створити неупереджений образ певної особистості. До них можна зарахувати: довідкову літературу, публічні промови та заяви особи, що виступає об'єктом підготовки політичної характеристики, її публікації в засобах масової інформації, записи розмов, інтерв'ю. Важливо, щоб у політичній характеристиці основна увага булла приділена не детальному викладу біографічних даних особистості, а саме її політичній, громадській, державній діяльності; її політичним поглядам, ролі в політичному житті держави перебування. Для ілюстрації певних думок, узагальнень варто наводити цитати, висловлювання, які були здійсненні особистістю, якій присвячена політична характеристика. Обов'язковим елементом політичної характеристики має бути аналіз ставлення особистості до акредитуючої держави, охарактеризовані промови, у яких міститься її ставлення, контакти, що пов'язують її з акредитуючої державою. У характеристиці також бажано навести інформацію про особисті якості діяча, якій вона присвячена: ораторські здібності, уміння побудувати комунікацію з партнерами, наявність певних недоліків (шкідливі звички, невміння контролювати себе в критичних ситуаціях тощо), захоплення та уподобання. Ці відомості є дуже важливими у процесі розвитку відносин з даним політичним діячем, особливо у ході підготовки візитів чи переговорів за його участю. Безперечно, що політична характеристика повинна будуватися тільки з залученням перевірених фактів та відомостей, висновки щодо особливостей діяльності певного політичного діяча, мають бути обґрунтованими, конкретними та виваженими. Будь-які неточності або помилки можуть мати серйозні наслідки у процесі співробітництва з певним політичним лідером. Наприклад, якщо буде неправильно вказана релігійна приналежність данного політичного діяча, то це може призвести до низки неприємних моментів, зокрема під час його частування, що є важливим складником дипломатичної практики сучасності. Зокрема, можуть бути приготовлені та подані страви, які заборонені до споживання тією релігією, до якої належить вказаний політичний діяч. Це може призвести у кращому випадку до таких незручностей як зрив обіду чи сніданку, в гіршому ж - до образи та припинення будь-яких контактів. Таким чином, під час підготовки політичної характеристики поряд з наведенням фактів, які характеризують політичний вимір діяльності певної особистості, доречно детально проаналізувати певні специфічні її риси, що радикальним чином відрізняють її від решти людей.

Досить велике місце у діяльності дипломатичних установ посідає листування з іншими державними органами України та її громадянами, що також є ще одним виміром реалізації інформаційної функції. Багато уваги кожне дипломатичнее представництво приділяє наданню відповідей на запити, які надходять від окремих громадян, різноманітних установ. Вони у першу чергу стосуються економічних, правових питань, певних життєвих ситуацій, які можуть виникнути під час перебування українців на території інших держав. У 2022 році через воєнні дії на території України цей напрям діяльності дипломатичних представництв неабияк активізувався у зв'язку зі збільшенням кількості українців за кордоном, які змушені були долати певні труднощі через перебування на території інших держав, зі специфікою життя в яких вони були зовсім не обізнані.

Існують наступні канали оформлення звернення громадянина України до дипломатичного представництва: надсилання поштою, з застосуванням мережі Інтернет чи інших засобів комунікації, передання особисто або через уповноважену ним особу, за допомогою скриньки «Для звернень громадян», подання на прийомі у відповідальної особи дипломатичної установи [16].

Особа, яка подає звернення, має дотримуватись низки вимог, щоб співробітники дипломатичної установи могли в якомога стислі терміни надати їй відповідь. До них належать наступні:

у зверненні необхідно зазначити прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання, викласти зміст порушеного питання. Важливим складником звернення є наявність зауважень, пропозицій, заяв, скарг, прохань, вимог;

письмові звернення мають бути написані зрозумілим почерком. Вони мають бути обов'язково підписані заявником або заявниками вне залежності від того чи вони подані у письмовій чи друкованій формі;

у електронному зверненні повинна бути зазначена електронна поштова адреса, на яку буде надіслана відповідь заявникові. Використання кваліфікованого електронного підпису під час надсилання звернення в електронній формі не є обов'язковим [16].

Робота зі зверненнями громадян до дипломатичних представництв має бути спрямована на незаангажоване вирішення питань, про які йдеться у зверненнях, підготовку та супровід рішень, що допоможуть усунути причини та умови, які спонукали громадян звертатись зі скаргами. Співробітники дипломатичних представництв також мають надавати відповідні роз'яснення, пояснення, у тому числі за результатами розгляду та перевірки тих обставин, які стали приводом для оформлення звернення.

Важливо звернути увагу на ту обставину, що в українському законодавстві встановленні чіткі терміни для розгляду звернень громадян до дипломатичних представництв з метою отримання певної інформації чи вирішення певних питань. Так, звернення мають бути розглянуті та вирішені у термін не більше одного місця з дня їх отримання, враховуючи вихідні, святкові та неробочі дні. У тому випадку, коли звернення не потребує додаткового вивчення чи здійснення перевірки фактів, обставин, які у ньому викладені, відповідь на нього має бути надана невідкладно, не пізніше ніж через 15 днів від дати його реєстрації.

У разі необхідності проведення перевірки інформації, викладеної у зверненнях громадян, термін їх розгляду за рішенням очільника дипломатичної установи може бути продовжений (як виняток). Не пізніше ніж за день до завершення попередньо визначеного терміну розгляду звернення заявнику має бути надіслане повідомлення про продовження терміну його розгляду із зазначенням причин. Загалом, сумарний термін вирішення питань, з приводу яких надавалось звернення, не може перевищувати сорока п'яти календарних днів [16].

Доречно відмітити, що у системі дипломатичної служби України здійснюється моніторинг звернення громадян з метою встановлення найбільш поширених ситуацій, які стають приводом для написання звернень. Зведену інформацію дипломатичні представництва мають подавати щокварталу й вона має містити наступне:

статистичні матеріали за певний період стосовно кількості звернень громадян, особисто надіслані громадянами різними шляхами: поштою, з використанням мережі Інтернет, передані через уповноважених осіб громадянами, через скриньку «Для звернень громадян», передані особисто на прийомі громадян;

аналіз змісту основних питань, які ставили громадяни, типові приклади таких звернень;

кількісні дані про надіслані звернення різних видів (пропозиції, зауваження, клопотання, скарги);

матеріали аналізу звернень за місцем проживання осіб, які звернулись зі зверненнями;

ужиті заходи, спрямовані на проведення кваліфікованого, неупередженого, своєчасного та об'єктивного розгляду звернень, швидкого вирішення питань, які стали причиною подання звернення, задоволення законних вимог громадян, які подали звернення; кроки, вжитті для подальшого запобігання таким порушенням;

матеріали про звернення громадян, у яких міститься інформація про недоліки в роботі співробітників дипломатичної служби; про заходи, які були вжитті для припинення неправомірних дій та скасування неправомірних рішень. Ці матеріали обов'язково мають супроводжуватись конкретними прикладами;

матеріали про здійснення перевірок стану роботи щодо розгляду звернень громадян та проведення особистого прийому у дипломатичній установі;

інформація щодо незадоволення вимог, які містились у зверненнях громадян й їх реакції на таку ситуацію (наприклад, повторне звернення);

аналіз заходів, спрямованих на підвищення персональної відповідальності співробітників дипломатичних установ, оптимізацію та вдосконалення роботи зі зверненнями громадян та проведення особистого прийому в дипломатичній установі;

викладення конкретних пропозицій на наступний звітний період щодо покращення стану роботи зі зверненнями громадян та особистого прийому громадян [16].

Отже, робота з запитами громадян є важливим складником реалізації інформаційної функції дипломатичних представництв в ХХІ столітті, оскільки в сучасному світі сааме володіння, отримання певної інформації є запорукою повноцінного та успішного життя.

Для моніторингу як внутрішньо політичного життя, так і зовнішньополітичної діяльності держави перебування непересічне значення становить проведення оглядів преси співробітниками дипломатичних представництв. Огляди преси представляють собою оперативні інформаційні документи, що готуються, як правило прес-аташе, у дипломатичних представництвах певної країни.

Українські фахівці в сфері дипломатичної документації Палеха Ю.І. та Пристайко В.В. виділяють наступні види оглядів преси:

оперативний, у якому представлена аналітика про публікації в засобах масової інформації країни перебування про Україну, про її внутрішню та зовнішню політику, відображається ставлення до діяльності керівництва держави;

тематичний, присвячений моніторингу висвітлення певного питання у публікаціях ЗМІ та у передачах на телебаченні протягом певного часового відтинку. Він надсилається для обробітку та аналізу матеріалів у відповідному територіальному управлінні Міністерства закордонних справ України;

«Україна на сторінках і в передачах ЗМІ» - представляє собою інформаційно-аналітичну довідку узагальнюючого характеру, яка готується зазвичай не менше двох разів на рік [12, с.250].

У процесі підготовки огляду преси необхідно ретельно підходити до обрання видань, здійснюючі оцінку того, яке ставлення, наприклад, у нього до політики чинного уряду у державі перебування, хто є його власником, яка є його репутація та читацька аудиторія. Це дозволить виважено обирати матеріали для проведення інформаційно-аналітичної роботи та зробити об'єктивні висновки щодо ставлення певного суспільного прошарку громадян держави перебування до тих подій, які відбуваються на території держави, інтереси якої представляє дипломатичне представництво.

Існують наступні критерії класифікації друкованих засобів масової інформації, які використовують у процесі інформаційно-аналітичної роботи в дипломатичному представництві:

офіційні видання - до них належать газети, звіти, прес-релізи, що видаються урядовими структурами держави перебування;

«офіціоз» - це засоби масової інформації, що не є офіційними виданнями офіційних органів держави перебування, однак виражають їх точку зору, мають можливості отримувати від них інформацію й часто друкують матеріали на замовлення уряду;

опозиційні засоби масової інформації - до них належать видання опозиційних політичних сил, у яких здійснюється критика чинної влади, публікуються викривальні матеріали стосовно діяльності владних структур. Доцільно наголосити, що віднесення певних видань до цього виду може бути тимчасовим, адже в демократичних державах в результаті виборів опозиційні партії можуть отримати владу й тоді їх видання отримають вже статус провладних. У свою чергу в тоталітарних державах опозиційні видання мають всі шанси залишатися у такому статусі тривалий період, що співпадатиме з перебуванням при владі політичних сил, які узурпували політичну владу, а разом з нею й монополію на поширення інформації;

незалежна преса - видання, що по-справжньому відстоює інтереси певних політичних сил чи ділових кіл, економічних спільнот та існує за їх рахунок. Безперечно, що об'єктивність викладу матеріалу щодо розвитку політичних подій в державі перебування, незаангажованість журналістів, які працюють у цих виданнях, буде в значній мірі залежати від того, які відносини мають їх власники з лідерами держави;

спеціальні видання - присвячені розгляду подій, які відбуваються у різних сферах життя держави перебування - економічній, військовій, культурній, гуманітарній. Звичайно, що залучення матеріалів цих видань дозволить краще зрозуміти потенціал та перспективи розвитку відносин з державою перебування саме в окреслених сферах;

матеріали регіональної преси. Використання матеріалів, опублікованих у регіональних виданнях, може надати інформацію щодо активізації такого важливого напрямку сучасної дипломатії як парадипломатія, яка спрямована на активізацію співробітництва саме на регіональному рівні. [12, с.252].

У процесі підготовки оглядів преси, окрім правильного відбору публікацій, необхідно також ретельно проаналізувати коментарі, оцінки подій, які відбуваються в Україні, або мають стосунок до України. Необхідно також проводити роботу з формування тематичних каталогів, досьє, присвяченим певним напрямкам розвитку відносин з державою перебування або окремим питанням. У процесі здійснення такої роботи надзвичайно важливо правильно зазначати назви видань та дату виходу певних публікацій, що дозволить за потреби швидко відшукати потрібні матеріали.

Загалом, зважаючи на ту обставину, що кожна дипломатична установа працює на території певної країни, яка має свою специфіку, важко сформувати перелік уніфікованих правил щодо роботи з засобами масової інформації. Єдина така порада може полягати у тому, що співробітники, які здійснюють інформаційно-аналітичну роботу, мають якомога уважніше та ретельніше вивчати засоби масової інформації держави перебування, що дозволить значно підвищити рівень обізнаності щодо тих подій та процесів, які відбуваються у державі перебування.

Безперечно, що важливим складником реалізації інформаційної функції будь-якого дипломатичного представництва, окрім збирання та аналізу інформації, є також поширення інформації щодо розвитку подій на території держави, інтереси котрої вони представляють. У цьому контексті, окрім використання інформаційно-комунікаційних технологій, які дозволяють поширювати матеріали різноманітного спрямування, важливе місце належить співробітництву з представниками засобів масової інформації.

Найважливішими аспектами роботи дипломатичного представництва з представниками засобів масової інформації є наступні: опрацювання ЗМІ, що дозволить визначити, які виданя можуть стати в нагоді у процесі висвітлення різних форм діяльності дипломатичного представництва; робота з журналістами, що передбачає встановлення та підтримання постійних контактів; підготовка спеціальних матеріалів, покликаних проінформувати засоби масової інформації про проведення певних заходів та спонукати до їх висвітлення.

Для систематичного висвітлення на сторінках преси держави перебування інформації про діяльність дипломатичного представництва та розгортання подій в тій державі, інтереси якої воно представляє, надзвичайно важливим є постійно підтримувати відносини зі співробітниками профільних видань, а не згадувати про них час від часу. Для того, щоб співпраця між співробітниками дипломатичних представництв та засобів масової інформації булла успішною, на думку відомого українського фахівця з питань ділової культури дипломатів Тимошенко Н.Л., доцільно дотримуватися наступних рекомендацій:

необхідно з повагою ставитися до журналістів;

доцільно зв'язуватися з журналістами лише у тому випадку, коли у є цікава інформація, вважливий матеріал, що відповідає спрямуванню того чи іншого видання та може мати для нього інформаційний інтерес;

потрібно виступати у ролі надійного партнера у процесі співробітництва з журналістами. Це передбачає максимальну точність та чіткість у процесі передачі інформації, дотримання тематики та термінів надання матеріалів, які були раніше визначені у процесі комунікації з представниками засобів масової інформації;

варто намагатися уникати формалізму у відносинах з журналістами. Наскільки дозволяють обставини, необхідно встановити з ними неформальні, довірливі відносини, що дозволить більш активно розвивати подальші контакти з ними;

необхідно продовжувати спілкування з журналістами навіть тоді, коли відсутні якісні актуальні новини, не проводяться ніякі заходи.

Дотримання цієї поради полегшить активізувати співробітництво з журналістами в той час, коли виникне така потреба [19, с. 107].

Для інформування представників засобів масової інформації про ті події, що відбуваються у державі, інтереси котрої представляє дипломатичне представництво, можна обрати різні формати в залежності від поточної ситуації. До них можна зарахувати: інтерв'ю, брифінг, прес - конференцію, конференцію, особисті контакти з представниками засобів масової інформації.

Досить розповсюдженим форматом спілкування з журналістами у сучасній дипломатичній практиці є проведення брифінгів та прес- конференцій, для доведення до їх відома необхідної інформації. Варто наголосити, що прес-конференція передбачає надання можливості журналістам задавати питання в межах окресленої теми, в свою чергу, формат брифінгу не передбачає можливості обговорення виступу, який здійснюється на ньому.

Для того, щоб досягнути поставлених завдань під час проведення як брифінгу, так і прес-конференції варто дотримуватися наступних рекомендацій:

потрібно заздалегідь обрати дату та час їх проведення, в залежності від важливості питань, які будуть представлятися. Якщо співробітники дипломатичної установи мають необхідність підкреслити офіційний характер проведення заходів, то тоді варто планувати їх проведення на першу половину дня ( приблизно з 10.00 до 12.00). Під час визначення часу проведення заходу важливо пересвідчитись чи не буде він співпадати з іншою подією, що буде близькою за спрямуванням та тематикою, що поставить журналістів перед вибором події, яку вони матимуть висвітлювати;

важливо заздалегідь забронювати приміщення, в якому буде відбуватися захід. При цьому варто звернути увагу на його технічне оснащення, можливість вмістити всіх запрошених;

необхідно скласти запрошення та відправити його звичайною чи електронною поштою всім запрошеним разом з прес-релізом. Можна також використовувати й інші канали комунікації, якщо вони є прийнятними як для організаторів заходу, так і для запрошених журналістів. Важливо надіслати запрошення заздалегідь, приміром, вважається, що електронною поштою його необхідно відправити за 5 робочих днів [19, с.109].

після проведення заходів необхідно підготувати матеріали, в яких підвести його підсумки, навести промови, питання, які озвучувались під час його проведення [19, с.109].

Для тих співробітників дипломатичних установ, які виступають головними дійовими особами під час проведення прес-конференцій чи інтерв'ю, на думку Н. Л. Тимошенко, варто дотримуватись наступних рекомендацій:

необхідно ретельно готуватися до заходу, важливо визначити мету участі у конкретному заході та мати 3-5 конкретних ідей, які повинні бути оприлюднені. Доцільно також продумати перелік можливих питань та свої відповіді на них;

варто максимально контролювати хід прес-конференції чи інтерв'ю. З цією метою необхідно спочатку викласти свої найважливіші тези. Це необхідно зробити, щоб наступні запитання, обговорення, дискусії здійснювалися вже у необхідному ключі для співробітника дипломатичного представництва;

у жодному випадку не можна ігнорувати складні та провокаційні запитання, адже це може бути розцінене як банальна непідготовленість чи невпевненість у собі;

доцільно завжди пояснювати свої думки. З цією метою за можливості потрібно потурбуватись про підготовку необхідних статистичних даних, ілюстративних матеріалів, що можуть підтверджувати висловленні думки та міркування. Однак, у жодному випадку не можна переобтяжувати свій виступ такими матеріалами, оскільки це може відвернути увагу від основних аспектів виступу;

потрібно поводитись впевнено та якомога спокійніше, що позитивно вплине на сприйняття всього, що буде сказано та продемонстровано аудиторії;

у процесі виступу необхідно послуговуватись літературною мовою, не вживати жаргонізмів, вузькоспеціалізованих термінів, які можуть бути не відомі широкому загалу. Не бажано читати свій виступ, а також вдаватися до активної жестикуляції;

доречно мати презентаційний імідж - необхідно за можливості поєднувати вишуканість та якість речей, що його будуть формувати. Необхідно уникати яскравих кольорів в одязі, авангардного стилю, великої кількості прикрас та аксесуарів, непомірного використання косметичних засобів;

з метою уникнення помилок, неправильного наведення певних матеріалів (біографічних, статистичних), необхідно заздалегідь забезпечити організаторів заходу необхідними матеріалами, де будуть міститись відомості, з якими можуть виникнути певні складнощі у процесі проведення прес-конференції чи інтерв'ю [19, с.110-111].

Для успішного інформування про всі напрямки діяльності дипломатичного представництва непересічне значення має грамотна підготовка та спрямування прес-релізів. Прес-релізи використовуються з метою повідомлення про проведення різних видів заходів, наприклад ювілеїв, презентацій, відкриття різноманітних виставок, форумів, які відбуваються за активної участі чи підтримки дипломатичного представництва. Головна мета підготовки прес-релізу полягає в оперативному поширенні певної інформації про події завдяки засобам масової інформації. У процесі підготовки прес-релізу необхідно подати інформацію таким чином, щоб вона сприймалась як неординарна, могла зацікавити представників потенційної аудиторії.