Вивчення структури розпорядчих документів установи, їх особливості та використання у діловодстві, документознавстві та інформаційній діяльності

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Вступ

Актуальність роботи. Дана робота полягає, перш за все, в значенні документування та організації роботи з документами, що охоплюють сукупність форм, прийомів, способів і методів ведення розпорядчих документів установи. На сучасному етапі розвитку неможливо уявити діяльність будь-якого об'єкту без належного оформлення документу.

Загальна й найбільш характерна властивість усіх документів полягає в тому, що вони є джерелом або носієм інформації, широко використовуються в повсякденній діяльності, сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якої установи, слугують підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідкової роботи.

Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських діл, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно. В установах визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності.

Розпорядчі документи - це документи за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво у певній установі, організації чи на підприємстві.

Основна ознака, яка дає можливість виділити розпорядчі документи в особливу групу - юридична підстава їх створення. Як правило, вони регламентують процеси діяльності, встановлюють, припиняють, змінюють різні правові відносини і створюються у випадках, передбачених нормативними актами. Жодний з них не може містити положень, що суперечать закону.

Управлінська діяльність установ здійснюється шляхом видання розпорядчих документів. Видання розпорядчих документів установ визначається актами законодавства, положеннями (статутами) про них.

Метою бакалаврської роботи є вивчення структури розпорядчих документів установи, їх особливості та використання у діловодстві, документознавстві та інформаційній діяльності.

Об'єктом даної роботи є розпорядчі документи установи

Предметом дослідження є організація роботи розпорядчих документів установи.

Мета роботи передбачає виконання таких завдань:

· визначити поняття та класифікацію розпорядчих документів установи;

· виявити основні вимоги до оформлення тексту розпорядчих документів установи;

· ознайомитися з реквізитами оформлення розпорядчих документів установи;

· дати загальну характеристику окремих видів розпорядчих документів установи;

· визначити особливості складання і оформлення розпорядчих документів;

· дослідити вдосконалення підготовки та роботи з діловими документами.

Методи дослідження. Бакалаврська робота ґрунтується на використанні загальнонаукових та спеціальних методів дослідження. У ході написання роботи використовувалися метод порівняння, системного підходу й аналізу.

Структура роботи. У вступі обґрунтовується актуальність теми дослідження, вказуються мета й завдання, конкретизуються методи дослідження. Вирішення основних завдань дослідження, визначених їх метою, здійснено шляхом дослідження проблем, згрупованих у трьох розділах. Завершують роботу узагальнюючі висновки за результатами дослідження та список використаних джерел.

1. Науково-теоретичні аспекти підготовки розпорядчих документів установи

1.1 Поняття та функції про розпорядчий документ

Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Він використовується в різних галузях діяльності суспільства, галузях знань, сферах життя. Вони є об'єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому поняття "документ" - багатозначне і залежить від того, в якій галузі й з якою метою його використовують.

Розпорядча документація охоплює всі аспекти виробничої діяльності, тому для розв'язання управлінських завдань у будь-якій сфері значний час витрачається на роботу з документами. Автори "Універсального довідника-практикума з ділових паперів" тлумачать це поняття так:

Документ - це засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Документ - це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою. Документом називають все те, що використовується для реєстрації, передачі та збереження інформації про будь-який предмет. Це матеріальний вияв певного факту чи певної ідеї або ж матеріальне свідоцтво, на якому базуються при затвердженні факту чи ідеї. Подібно до того, як матеріальне виробництво створює продукти, адміністративне управління створює документи, кількість яких безперервно зростає разом із зростанням матеріального виробництва.

Робота з документами є невід'ємною частиною діяльності будь-якої організації. Документ є візитною карткою, додатковою рекламою, частиною іміджу підприємства, організації, фірми тощо. Соціальна функція ділового мовлення (письмового та усного) дуже важлива: ділове мовлення використовується у суспільних відносинах людей, слугує для взаємозв'язків у галузі політичних, економічних, соціальних і культурних відносин. Якість службового документа безпосередньо впливає на характер виробничої діяльності та на її результати, і від ефективності роботи з документами значною мірою залежать успіхи кожної організації. Тому з появою документів почалась регламентація роботи з ними, яку тепер прийнято називати діловодством, або справочинством.

Із стародавніх часів дійшли до нас різні види документів, завдяки яким ми пізнаємо історію країни, особливості побуту та відносин, які формувалися в ті далекі часи. Документи з'явилися разом з писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім, із розвитком писемності, стали засобом спілкування, передання інформації. Документи є одним з важливих сховищ людської пам'яті.

Приватна власність та заснована на ній індивідуальна праця призвели до майнової та соціальної нерівності, що закріплювалось у документах. Цей процес призвів до утворення класів. Усе це відображено в документі - пам'ятнику давньоруського права - Руській Правді, найстарішому і найважливішому документі, що зберіг давні норми звичаєвого права (термін "правда" тут означає закон). Оригінал цього документа не зберігся. Маємо лише численні (близько 300) списки, тобто копії, найстаріші з яких датуються XIII ст.

Важливим документом тогочасної епохи були княжі устави, а також церковні устави. Княжі устави спрямовувались на зміну внутрішніх державних норм і порядків. Прикладом може бути "Устав Володимира Мономаха", що став частиною Руської Правди. Церковні устави мали на меті впорядкувати становище церкви у державі, забезпечити церкву матеріально. Збереглися церковні устави князів Володимира і Ярослава.

Зі створенням Давньоруської держави писемність стала необхідною для відносин, укладення угод з іншими державами. В умовах формування класового суспільства виникла потреба у складанні заповітів, записах боргів, укладанні купецьких контрактів, у написах на речах про їх приналежність тощо. Важливі документи давньоруські князі зберігали пильніше ніж коштовності. Відомо, що за князювання Ярослава Мудрого зібрання найдавніших грамот і договорів Русі з іншими державами розміщувалося у Михайлівському боковому вівтарі Софіївського собору. Припускають, що тут зберігалися документи доволодимирського часу. Одним з найбільш відомих сховищ ділових паперів був також Києво-Печерський монастир, заснований за часів правління Ярослава Мудрого преподобним Антонієм, із міста Любеча, що на Чернігівщині. Найважливішим і найдавнішим історичним документом є літопис "Повість временчих літ". Одним з найбільш відомих є Лаврентіївський літопис, що датується 1377р. та Іпатіївський літопис, початок XV ст.

Розпорядчі документи - це документи, в яких фіксуються рішення адміністративних і організаційних питань діяльності організації. Вони регулюють і координують діяльність, дозволяють органу управління забезпечувати реалізацію поставлених перед ним завдань.

Незалежно від характеру й змісту діяльності установи, її організаційно-правової форми, характеру і змісту діяльності, компетенції, структури та інших чинників, органи управління будь-якого рівня уповноважені правом здійснювати виконавчо-розпорядчу діяльність і, відповідно видавати розпорядчі документи, а на керівників установи покладається персональна відповідальність за забезпечення встановленого порядку роботи з документами.

Розпорядчі документи містять рішення, що йдуть зверху вниз по системі управління: від керуючого органу до керованого, від керівника організації до структурних підрозділів і працівникам. Саме ці документи реалізують керованість об'єктів по вертикалі.

У юридичному плані розпорядчі документи відносяться до правових актів: у них отримують вираз конкретні юридично-владні розпорядження суб'єктів управління. Конкретність таких приписів проявляється в тому, що за допомогою розпорядчих документів вирішуються у сфері управління проблемами і питаннями; їх адресатом є конкретні установи, структурні підрозділи, посадові особи або працівники; вони є юридичними фактами, що викликають виникнення конкретних адміністративно-правових відносин.

Основна функція розпорядчих документів -- регулювати діяльність органу управління задля виконання поставлених перед ним завдань, одержання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності організації загалом. Розпорядчі документи виконують регулятивну функцію, спрямовану від суб'єкта управління (керівного органу) до об'єкта управління (підлеглих), тобто від керівника організації до керівників структурних підрозділів та їх працівників, забезпечуючи безперебійність і безперервність процесу управління, злагоджену роботу всіх органів і ланок управління.

Залежно від способу (процедури) ухвалення рішень з певного питання розпорядчі документи групують у:

· документи, ухвалені колегіально (колективним обговоренням та ухваленням рішень групою працівників -- колегією, правлінням, комісією, радою, зборами тощо);

· документи, що їх видає, одноосібно ухваливши рішення, керівник.

Зауважимо, що органи управління можуть видавати спільні розпорядчі документи, які врегульовують найважливіші питання і є правовими актами, які мають чинність для їх учасників.

На засадах колегіальності діють: Уряд України, органи місцевого самоврядування, вищі органи влади, державні комісії і комітети, колегії міністерств, вищі органи управління підприємств (збори акціонерів, рада директорів, рада засновників та ін.). Номіналами документів колегіального ухвалення рішень є постанови, рішення. Така технологія фіксування управлінських рішень забезпечує їх якісний розгляд, пошук оптимальних способів вирішення питань, утім, є витратною в часі і коштах.

Повноваженнями видавати одноосібні рішення наділені міністерства (міністр), державні адміністрації (голови адміністрацій), керівники організацій (генеральні директори, директори, голови правління). Вони є розробниками наказів, вказівок, розпоряджень. На противагу колегіальному, одноосібне ухвалення рішення забезпечує оперативність управління, водночас підвищує персональну відповідальність керівника.

Отже, групу розпорядчих документів утворюють постанови, рішення, накази, розпорядження, вказівки.

1.2 Види розпорядчих документів в установі

Розпорядчі документи установи повинні відповідати уніфікованим формам документів, встановленим державними стандартами на документацію та іншими нормативно-правовими актами, що містять вимоги до побудови форм і правила створення документів. Розв'язання цього завдання вимагає досконалого знання призначення та особливостей оформлення певних документів. Наведемо характеристики деяких видів документів, що забезпечують управлінську діяльність.

Одним із видів розпорядчих документів є наказ. Наказ - це розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції. Накази видають на основі і для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів та директивних вказівок вищих органів.

Розрізняють накази про особовий склад та накази із загальних питань. Накази про особовий склад належать до окремої групи кадрових документів і регламентують питання прийняття на роботу, переведення, звільнення, надання різноманітних відпусток, стягнення, заохочення, відрядження тощо. Проект наказу з кадрових питань готується відповідним структурним підрозділом, який відповідає за кадрове забезпечення державного підприємства, установи, організації (далі - підприємство) у двох примірниках на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників та інших документів. Другий примірник проекту наказу візується виконавцем, керівником підрозділу, у разі потреби - керівниками інших структурних підрозділів підприємства, заступником керівника підприємства відповідно до розподілу повноважень.

Накази із загальних питань у свою чергу поділяються на ініціативні і ті, що видаються на виконання розпоряджень вищих органів. Ініціативний наказ видається для оперативного впливу на процеси, що виникають усередині установи. Наказ для виконання розпоряджень вищих органів видається під час створення, реорганізації чи ліквідації структурних підрозділів, при підсумовуванні діяльності установ, затвердженні планів тощо.

Зазначені накази мають такий склад реквізитів:

1) назва організації;

2) назва виду документа (Наказ);

3) дата підписання;

4) місце видання;

5)індекс;

6) заголовок до тексту;

7) текст;

8) підпис керівника;

9) відмітка про погодження;

10) візи.

Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин. Констатуюча частина має такі елементи:

· вступ (вказується причина видання наказу);

· доведення (переказуються основні факти);

· висновок (викладається мета видання наказу).

Якщо підставою для видання наказу є розпорядчий документ вищої установи, то у констатуючій частині вказують назву, індекс, дату, заголовок до тексту та зміст того розділу розпорядчого документа, який був підставою для видання цього наказу. Констатуючої частини може не бути, якщо дії, запропоновані для виконання, не потребують роз'яснень.

Зверніть увагу на те, що констатуюча частина починається словосполученнями: У зв'язку...; Згідно із...; Відповідно до...; Для виконання...; З метою...

Розпорядча частина починається словом "Наказую", яке друкується великими літерами на окремому рядку, а сама вона поділяється на пункти, кожен з яких нумерують арабськими цифрами. В останньому пункті зазначають осіб, на котрих покладено контроль за виконанням наказу. Текст розпорядчої частини викладається у наказовій формі і включає інфінітивні дієслова (доручити, здійснити, призначити). Наказ підписує лише перший керівник установи.

Проект наказу погоджується із заступником керівника організації, із керівниками структурних підрозділів, котрих стосуються пункти наказу, із юристом організації, який засвідчує, що цей документ не суперечить правовим актам і розпорядженням вищих органів.

Постанова - правовий акт, який приймається вищими та деякими центральними органами управління для розв'язання найважливіших питань, що стоять перед цими органами, і для встановлення стабільних норм та правил поведінки. Постанови приймаються Президією Верховної Ради України, Кабінетом Міністрів України й іншими органами управління.

Текст постанови складається з двох частин: з констатуючої і розпорядчої. Констатуюча частина містить вступ, оцінку ситуації і, якщо необхідно, підставу для видання чи посилання на правовий акт вищого органу. У розпорядчій частині подається перелік заходів, визначається виконавець (виконавці) та термін виконання.

Постанову підписують дві особи: голова колегіального органу й керуючий справами (секретар).

Реквізити:

1) Герб України;

2) назва установи, що підготувала постанову;

3) назва виду документа (Постанова);

4) дата;

5) місце видання;

6) заголовок до тексту (стислий виклад змісту);

7) текст;

8) підписи.

Рішення - це розпорядчий документ, що приймається місцевими радами або їх виконкомами в колегіальному порядку для розв'язання найважливіших питань, що належать до їх компетенції.

Текст рішення складається із вступної частини, в якій констатується стан питання, що розглядається в рішенні і розпорядчої, що містить перелік заходів із зазначенням термінів виконання, перелік службових осіб, що відповідають за своєчасне виконання цих заходів та вказівка, кому доручено вести контроль за виконанням рішення.

Індивідуальні рішення складаються з різних питань (встановлення опіки, про прийняття в експлуатацію будівельного об'єкту тощо). Проекти індивідуальних рішень готують депутати, фахівці та зацікавлені організації.

Рішення містить наступні основні реквізити:

1) Державний герб України;

2) назва установи;

3) назва виду документа;

4) дата, індекс, місце видання;

5) заголовок до тексту;

6) текст;

7) підписи голови і секретаря установи, органу;

8) відбитою печатки.

Ухвала - правовий акт, який приймається місцевими радами народних депутатів, виконавчими комітетами, держадміністраціями колегіально для вирішення найважливіших питань, що входять до їхньої компетенції. Ухвалами також називають спільні акти, які видаються кількома неоднорідними органами (колегіальними і тими, що діють на основі принципу єдиноначальності, державними органами, громадськими організаціями тощо).

За своїми юридичними властивостями ухвали поділяються на нормативні та індивідуальні. Нормативними називають рішення про роботу підприємств торгівлі, побутового обслуговування населення тощо; індивідуальними - рішення про прийняття до експлуатації будівель, встановлення опікунства тощо.

В ухвалі зазначається територія, коло осіб, на яких вона поширюється, конкретні посадові особи, установи, котрі зобов'язані контролювати виконання документа. Коло питань, з яких приймаються ухвали місцевих рад народних депутатів, досить широке, через те що ради здійснюють державне керівництво усіма галузями господарського і соціально-культурного життя.

Ухвали місцевих рад, а також їхніх виконкомів укладаються за єдиною формою. Відмінність між ними полягає лише в тому, що ухвали рад не нумерують, а ухвали виконкомів мають порядкову нумерацію.

Реквізити ухвали:

1) Герб України;

2) назва місцевої ради народних депутатів;

3) зазначення місця видання;

4) назва виду документа (Ухвала);

5) дата або дата й номер;

6) заголовок;

7) текст;

8) підписи голови та секретаря;

9) печатка.

Ухвала складається із вступної частини, в якій констатується стан питання, що розглядається, і з постановчої, що містить перелік заходів із зазначенням термінів виконання й перелік службових осіб, відповідальних за вчасне втілення їх у життя, а також тих, кому доручено контроль за виконанням ухвали.

Розпорядження - правовий акт управління державного органу. Видається одноособово керівником, головним чином колегіального державного органу для вирішення оперативних питань і є обов'язковим для громадян та організацій, котрим він адресований.

Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, місцеві ради, представники Президента України на місцях, а також керівники колегіальних органів державного управління, адміністрація підприємства та закладу в межах наданих законом прав для вирішення оперативних питань. Як правило, цей документ має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб і громадян.

Реквізити розпоряджень в основному повторюють реквізити ухвал:

1) Державний герб України;

2) назва виду документа;

3) дата (проставляють дату підписання);

4) індекс;

5) місце складання чи видання;

6) заголовок до тексту;

7) текст;

8) підпис;

9) триф погодження (оформлюють у разі потреби);

10) відбиток печатки;

11) позначка про виконавця.

Розпорядження і наказ мають багато спільного. У правовому розумінні ці розпорядчі документи рівнозначні. Тому іноді розпорядження видають нарівні з наказом. У цьому разі в тексті слово "Наказую" замінюють словами: "Зобов'язую, Пропоную, Доручаю, Вимагаю". Ці два правових акти відрізняються ще й тим, що накази пишуть із загальних, всеохоплюючих питань, а розпорядження - з конкретних.

Вказівка - правовий акт керівників єдиноначальних органів державного управління переважно інформаційно-методичного характеру, пов'язаний із виконанням наказів, інструкцій та інших актів вищих органів управління.

Розпорядчий документ характеризується тим, що його безпосередньо готують міністри, керівники об'єднань, організацій, установ. Вказівки видають при оформленні відряджень, рішень поточних організаційних питань, а також для доведення до виконавців нормативних матеріалів.

Формуляр вказівки має такі реквізити:

1) назва відомства, закладу та структурного підрозділу;

2) назва виду документа (вказівка);

3) дата і місце видання; 4)індекс;

5) заголовок;

6) текст;

7) підпис;

8) відмітка про погодження.

Текст вказівки, як правило, складається з двох частин: констатуючої і розпорядчої. Розпорядча частина починається словом “Зобов'язую” або “Пропоную”. Текст розпорядчої частини може поділятися на пункти і підпункти.

В останньому пункті вказують особу, на яку покладається контроль за виконанням документа (вказують посаду, ініціали, прізвище). Якщо контроль за виконанням вказівки бере на себе керівник, що підписав його, то останній пункт непотрібний. Датою вказівки є дата його підписання. Оформляють вказівку на бланках з відтворенням всіх реквізитів управлінського документа. Вказівки видають на бланках стандартних форматів А4 або А5, залежно від обсягу тексту.

1.3 Оформлення розпорядчих документів установи

Основним видом розпорядчих документів, які видаються керівниками державних підприємств, установ, організацій на правах єдиноначальності на підставі та на виконання чинних нормативно-правових актів, розпорядчих документів та директивних листів вищестоящих органів або за власною ініціативою чи ініціативою структурних підрозділів державних підприємств, установ, організацій є накази.

Створення наказу є досить складним процесом, у якому можна виокремити кілька послідовних етапів:

· визначення питання (питань), з якого планується видати наказ.

· збір та аналіз інформації з питання.

· підготовка проекту наказу.

· погодження проекту наказу.

· підписання наказу.

· доведення наказу до виконавців.

Відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17.04.2012 за № 571/20884, за змістом, строками зберігання та напрямками діяльності на державному підприємстві, в установі, організації доцільно видавати такі накази:

· з основної діяльності;

· з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, переведення, заохочення, звільнення, сумісництво працівників, про матеріальну допомогу, про надання відпусток тощо);

· з адміністративно-господарських питань.

За авторством накази класифікують на:

· індивідуальні (автором є одна установа);

· спільні (видані кількома установами одного рівня).

Накази з основної діяльності розробляється структурним підрозділом підприємства, установи, організації за дорученням керівництва або за власною ініціативою при реорганізації, ліквідації установи, затвердження та зміну структури і штатів, з метою утвердження і (або) введення в дію документів при необхідності регулювання питань фінансування, матеріально - технічного забезпечення, науково-технічної політики, інформаційного та документаційного забезпечення, соціальної політики та ін.

Проекти наказів по основній діяльності, підготовлені для узгодження, оформляються на стандартних аркушах паперу з нанесенням усіх необхідних реквізитів і вказівкою на верхньому полі документа праворуч - "Проект". Проекти наказів складаються на основі ретельного і всебічного вивчення питань, які потребують дозволу, з тим щоб наявні в проектах доручення були конкретними і реальними, відповідали чинному законодавству, забезпечувалися достатніми матеріально-технічними та фінансовими засобами і виключали надалі необхідність коректування прийнятих рішень. Тема є обов'язковим реквізитом наказу, він повинен бути сформульований чітко, по можливості коротко, висловлюючи основний зміст документа, і повинен відповідати на запитання "Про що?", Наприклад: "Про створення філії товариства у м. Твері", "Про зміну статуту товариства ". У наказах текст викладають від першої особи однини ("наказую", "пропоную", "прошу"). Текст наказу складається з двох частин: констатуючої (преамбули) та розпорядчої.

У констатуючій частині дається обґрунтування запропонованих дій. Якщо підставою для видання наказу послужив законодавчий або нормативний правовий акт вищестоящої організації або документ, раніше виданий цією організацією, в констатуючій частині зазначаються його назва, дата, номер. Якщо наказ видається в ініціативному порядку, тобто на виконання покладених на організацію функцій і завдань, в констатуючій частині формулюються цілі та завдання запропонованих дій, викладаються факти або події, що послужили причиною видання наказу.

Преамбула може починатися словами "З метою", "На виконання" і т.д.

Констатуюча частина відокремлюється від розпорядчої словом "Наказую", яке друкується в розрядку з нового рядка від поля прописними літерами. Констатуюча частина може бути відсутньою, якщо приписувані дії не потребують роз'яснення або обґрунтуванні.

Розпорядча частина повинна містити перерахування запропонованих дій із зазначенням виконавця кожної дії та термінів виконання. При цьому розпорядча частина поділяється на пункти, якщо виконання наказу передбачає кілька виконавців і виконання різних за характером дій. Пункти, які включають управлінські дії, що носять розпорядчий характер, починаються з дієслова у формі. Наприклад: "1. Створити робочу групу у складі ...".

У тому випадку, якщо дія передбачає конкретного виконавця, відповідний пункт документа повинен починатися з вказівки посади і прізвища виконавця (ініціали в тексті ставляться після прізвища) в давальному відмінку. В якості виконавців можуть бути вказані організації чи структурні підрозділи. Відомості про управлінський дії передають дієсловом у формі і доповненням з позначенням об'єкта дії. Наприклад:

1. Начальнику Управління виробництва і впровадження інформаційних систем Воробйову К.В. підготувати проект "Технічного завдання ...".

Зазначення терміну виконання друкується окремим рядком і оформляється як дата завершення виконання. Наприклад: "Термін подання 15.07.2003."

В останньому пункті розпорядчої частини вказують конкретних осіб, на яких покладається контроль за виконанням розпорядчого документа. Наприклад: "5. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника генерального директора Ярославцева Т.П.".

Якщо наказ змінює, скасовує або доповнює раніше виданий документ або якісь його положення, то один із пунктів розпорядчої частини тексту повинен містити посилання на скасовуючий документ (пункт документа) із зазначенням його дати, номера і заголовка. Текст пункту повинен починатися словами "Визнати таким, що втратив силу ...".

До наказу не слід включати пункт "Наказ довести до відома ...". Підрозділи (посадові особи), до відома яких доводиться наказ, перераховуються в покажчику розсилки, який виконавець готує разом з проектом наказу. До подання на підпис проект наказу візується усіма зацікавленими підрозділами і посадовими особами. Візи проставляються на першому примірнику наказу в нижній частині останнього аркуша документа або на звороті останнього аркуша.

Якщо до проекту наказу є програми довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки), у тексті наказу у відповідних пунктах розпорядчої частини даються відсилання: "(додаток 1)", "(додаток 2)". На самому додатку в правому верхньому куті першого аркуша друкується слово "Додаток" (якщо додатків кілька, вони нумеруються) і вказується, до якого наказом або пункту наказу належить додаток.

Якщо додатком до наказу є затверджуваний документ (положення, правила, інструкція тощо), у відповідному пункті розпорядчої частини робиться відмітка: "(додається)", а на додатку у верхньому правому куті оформляється гриф затвердження документа. Додатки до проектів наказів повинні візуватися виконавцем, підготували їх, керівниками структурних підрозділів. Накази підписують керівник організації або його заступник, офіційно виконуючий обов'язки керівника під час його тривалої відсутності (відрядження, відпустка, хвороба). Накази оформляються на бланку наказу (бланк конкретного виду документа).

Вказівка - правовий акт, що видається органом державного управління, переважно з питань інформаційно-методичного характеру, а також з питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів даного органу та вищих органів управління.

Право видання вказівок належить також керівникам організацій, установ та підприємств за оформлення рішення оперативних виробничих та адміністративних питань. У цілому вказівки складаються і оформляються аналогічно наказам, але ключовими словами в тексті вказівки можуть бути: "Зобов'язую" або "Пропоную" - залежно від змісту вказівки.

Якщо вказівки розсилаються в підвідомчі організації з метою доведення до них норм загального характеру або інших відомостей, вони оформляються на загальному бланку з кутовим розташуванням реквізитів та оформленням у правому верхньому кутку реквізиту "Адресат".

Розпорядження - правовий акт, що видається одноосібно керівником, головним чином, колегіального органу державного управління з метою розв'язання оперативних питань. Як правило, має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій посадових осіб і громадян. Розпорядження видають також заступники першого керівника, головні спеціалісти, керівники структурних підрозділів з оперативних питань господарської, виробничої, адміністративної діяльності.

Порядок складання та оформлення розпоряджень в цілому аналогічний порядку оформлення наказів по основній діяльності організації. Відмінності полягають в наступному: розпорядча частина відокремлюється від констатуючої словом "Пропоную" або "Зобов'язую", яке так само, як в наказах друкується окремим рядком від поля прописними літерами, або без будь-якого слова, тобто безпосередньо слідує за констатуючій частиною після двокрапки. Розпорядження оформляються на бланку розпорядження (бланк конкретного виду документа).

Рішення - це правовий акт, що приймається колегіальними і дорадчими органами установ, організацій, підприємств з метою розв'язання найбільш важливих питань їх діяльності. Рішеннями називаються також спільні розпорядчі документи, прийняті двома органами управління і більше, один з яких діє на основі колегіальності, а інший - на основі єдиноначальності.

Текст рішення складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої, розділених словом "Вирішила" ("Вирішила ", "Вирішило", "Вирішили"), яке друкується великими літерами з нового рядка від поля. Якщо рішення не мають потребу в обґрунтуванні, текст починається зі слів: "Рада директорів вирішила: ...".

У рішеннях, прийнятих колегіальними і дорадчими органами, використовується форма викладення тексту від третьої особи однини ("Вирішила ", "Вирішило", "Вирішили"). У спільних рішеннях двох і більше організацій текст викладається від першої особи множини ("Вирішили").

При необхідності констатуюча частина може містити посилання на закони та інші нормативні акти. Розпорядча частина викладається пунктами. Рішення можуть містити додатки, посилання на які дається у відповідних пунктах розпорядчої частини. Проект рішення повинен бути узгоджений з усіма зацікавленими структурними підрозділами та організаціями.

Юридичну силу рішення знаходить після його підписання керівником органу колегіального органу управління, присвоєння документу номери (тобто реєстрації) та проставляння дати. Датою рішення є дата проведення засідання колегіального органу, на якому воно було прийнято. Рішення оформляються на бланку рішення (бланк конкретного виду документа).

Постанова. Цим терміном позначають два види документів:

1. Правовий акт (розпорядчий документ), що приймається вищими й деякими центральними органами колегіального управління та стосується розв'язання принципових проблем і встановлення постійних норм і правил діяльності.

2. Заключна частина протоколу засідання зборів, правління, президії тощо, яка включається до протоколу.

У постанові перераховуються необхідні дії, а Також їх виконавці, на яких покладається відповідальність, і термін виконання. На постанові ставлять дату засідання, коли вона була прийнята. Порядок складання та оформлення постанов в цілому аналогічний порядку оформлення рішень. Відмінності полягають в наступному: розпорядча частина відокремлюється від констатуючої словом "постановляє" або "Ухвалили" (у спільних постановах двох або більше організацій), яке друкується окремим рядком від поля прописними літерами. Постанови оформляються на бланку постанови (бланк конкретного виду документа).

2. Характеристика системи розпорядчої документації установи

2.1 Призначення розпорядчої документації установи

Незалежно від характеру і змісту діяльності підприємства, його організаційно-правової форми, компетенції, структури та інших факторів, органи управління підприємства наділяється правом видання розпорядчих документів.

Основне призначення розпорядчих документів -- регулювання діяльності, що дозволяє органам управління забезпечити реалізацію поставлених перед ними завдань. Видання розпорядчих документів установ визначається актами законодавства, положеннями (статутами) про них. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

Підставами для прийняття розпорядчих документів в установах є: Конституція (254к/96-ВР) і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови й розпорядження Кабінету Міністрів України, рішення та постанови Верховної Ради Автономної Республіки Крим, а також проведення виконавчої й розпорядчої діяльності з метою виконання установою покладених на неї завдань і функцій.

Розпорядчі документи, які надходять до установи від органів вищого рівня, доводяться до організацій, що належать до сфери її управління. Установа має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня організаціям сфери управління разом із супровідним листом.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків. В умовах колегіального прийняття рішень видаються постанови та рішення. За єдиноначальності -- видаються накази, вказівки та розпорядження.

Рішення, зафіксовані в розпорядчих документах, спрямовані на вдосконалення організаційної структури установи, характеру, змісту, засобів і способів здійснення основної (виробничої) діяльності установ, забезпечення.

Розпорядчі документи містять рішення, які йдуть зверху вниз по системі управління: від керуючого органу до керованого, від вищої організації до підвідомчої, від керівника організації до керівника структурного підрозділу і працівників даної організації тощо. Саме ці документи реалізують керованість об`єктів по вертикалі.

В юридичному плані значна частина розпорядчих документів відноситься до нормативних правових актів. У них містяться конкретні, юридично владні приписи суб`єктів виконавчої влади. Конкретність таких приписів проявляється в тому, що їхнім адресатом виступають конкретні установи, структурні підрозділи, посадові особи чи працівники; вони є юридичними фактами, які тягнуть виникненню конкретних адміністративно-правових відносин.

З огляду поширення сфери правової дії розпорядчі документи поділяються на:

· правові акти, що діють на загальнодержавному рівні (видаються Президентом України, Кабінетом Міністрів України, органами державної виконавчої влади);

· правові акти, що діють на рівні суб`єктів держави - областей, міст, Кримської Автономної Республіки;

· правові акти, що діють у межах галузі (видаються галузевими органами виконавчої влади, наприклад, міністерствами, державними комітетами);

· правові акти, що діють у межах окремої організації, установи, підприємства, фірми.

Підставою для видання розпорядчого документа може бути:

· необхідність виконання прийнятих законодавчих, нормативних правових актів та інших рішень вищих органів (тобто на основі та для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів та директивних вказівок вищих органів);

· необхідність здійснення власної виконавчо-розпорядчої діяльності, що випливає з функцій і завдань організації.

З огляду порядку (процедури) прийняття розпорядчі документи діляться на дві групи:

· документи, що видаються в умовах колегіальності;

· документи, що видаються в умовах одноособового прийняття рішень.

У першому випадку розпорядчі документи видаються на підставі рішень, прийнятих спільно групою працівників (колегією, зборами. Радою, комісією, правлінням та ін.). На основі колегіальності діють: Уряд України, органи місцевого самоврядування, вищі органи влади, державні комісії і комітети, колегії міністерств, вищі органи управління підприємств (збори акціонерів, рада директорів, рада засновників та ін.). В умовах колегіальності рішень видаються постанови і рішення.

Підготовка розпорядчих документів при колегіальному прийнятті рішень включає наступні стадії:

1) Підготовка матеріалів до засідання колегіального органу.

2) Внесення матеріалів на розгляд колегіального органу.

3) Обговорення питання (підготовлених матеріалів) на засіданні колегіального органу.

4) Прийняття рішення з розглянутих матеріалів.

5) Оформлення протоколу засідання.

6) Видання розпорядчого документа.

7) Доведення рішення до виконавців.

Перша стадія передбачає збір інформації з питання та її аналіз і завершується оформленням аналітичної довідки. Цю роботу проводять відповідно до плану роботи колегіального органу фахівець або група фахівців відповідного структурного підрозділу. Необхідна інформація може запитуватися з інших підрозділів, підвідомчих і інших організацій. Довідка повинна містити вичерпну і всебічну інформацію та конкретні пропозиції щодо вирішення проблеми. Вона повинна бути узгоджена з усіма зацікавленими в підготовлюване рішення фахівцями і підписана керівником підрозділу, що становлять питання на розгляд. Поряд з довідкою готується проект рішення колегіального органу. Довідка з питання і проект рішення оформляються на стандартних аркушах паперу. Проект рішення містить обґрунтування рішення та розпорядчу частину - доручення.

На другій стадії підготовлені матеріали - довідка та проект рішення - передаються секретарю колегіального органу - як правило, за 10-15 днів до засідання. Цей час необхідний для розмноження представлених матеріалів та їх розсилки членам колегіального органу для попереднього вивчення. Члени колегіального органу до засідання повинні мати можливість вивчити матеріали, щоб мати уявлення про питання, який буде розглядатися на засіданні.

На третій і четвертій стадіях голова колегіального органу знайомиться з наданими матеріалами, проводяться організаційні заходи з підготовки засідання (членам колегіального органу розсилаються запрошення, порядок денний, матеріали до засідання), на засіданні обговорюються представлені матеріали, висловлюються думки щодо проекту рішення та пропозиції щодо його зміни та внесенню змін. У результаті дискусії можуть бути зроблені поправки до проекту, які визнаються прийнятими, якщо за них проголосують члени колегіального органу. У результаті обговорення більшістю голосів або кваліфікованою більшістю (2 / 3 голосів) приймається рішення.

П'ята стадія відображає специфіку діяльності колегіальних органів: це фіксація ходу засідання в протоколі. Під час засідання ведуться чорнові рукописні записи перебігу засідання, стенографічний запис або звукозапис на магнітофонну стрічку. У вищих органах влади і управління звукозапис супроводжується стенографічної записом. Після засідання на основі записів оформляється протокол засідання. Якщо протокол складається на основі рукописних записів, бажано узгодити з виступали запис їхніх виступів. У цьому випадку виступив візує протокол на лівому полі напроти запису виступу. Після узгодження протокол підписують голова колегіального органу і відповідальний секретар.

Шоста стадія - видання розпорядчого документа за рішенням колегіального органу. Рішення колегіальних органів оформлюються постановами або рішеннями. Постанови видаються вищими органами державної влади та управління, представницькими і колегіальними виконавчими органами влади. Колегіальні органи установ, організацій, підприємств (наприклад, загальні збори засновників (учасників), акціонерів, рада директорів відкритого акціонерного товариства) видають рішення. Рішення інформаційного характеру, як правило, не оформляються у вигляді розпорядчого документа і фіксуються тільки в протоколі. У практиці управління такі рішення називають протокольними, доведення їх до виконавця здійснюється виписками з протоколу засідання.

Сьома стадія - це тиражування документа, його розсилання (у можливо стислі терміни) або передача виконавцям.

В умовах одноособового прийняття рішень влада з усіх питань управління в установі належить її керівникові. Одноособове прийняття рішень забезпечує оперативність управління, підвищує персональну відповідальність керівника за прийняті рішення. На підставі одноособового прийняття рішень діють міністерства (міністр), державні адміністрації (голови адміністрацій), директори, голови правління. В умовах одноособового прийняття рішень видаються накази, вказівки, розпорядження.

Процедура видання розпорядчих документів в умовах одноосібного прийняття рішень - наказів, вказівок, розпоряджень - включає наступні стадії:

1) Ініціювання вирішення (обґрунтування необхідності видання розпорядчого документа).

2) Збір і аналіз інформації з питання.

3) Підготовка проекту розпорядчого документа.

4) Узгодження проекту документа.

5) Доопрацювання проекту розпорядчого документа за зауваженнями.

6) Прийняття рішення (підписання документа).

7) Доведення розпорядчого документа до виконавців.

Процедура документування є організуючим початком у підготовці та виданні розпорядчого документа і покликана забезпечити його відповідність чинному законодавству.

Проекти розпорядчих документів готуються на плановій основі (відповідно до раніше розробленого плану або програмою), за дорученням керівництва організації, за ініціативою керівників структурних підрозділів або підвідомчих організацій, а також окремих фахівців. Обґрунтування необхідності видання розпорядницького документа може викладатися у доповідній записці, довідці аналітичного або інформаційного змісту, пропозиції, укладанні, акті, службовому листі. Ці документи виступають в якості ініціюючих рішення.

Проекти розпорядчих документів готуються фахівцями структурних підрозділів. Якщо проект документа зачіпає інтереси різних підрозділів, за рішенням керівництва організації створюється тимчасова комісія або призначається група працівників для підготовки проекту розпорядчого документа.

Збір та аналіз інформації для вироблення управлінського рішення передбачає збір об'єктивної, достатньої та своєчасної інформації. Для цього необхідно, перш за все, визначити джерела такої інформації - це можуть бути законодавчі акти та нормативна документація; поточна документація організації; документи, що надходять з вищестоящих та підвідомчих організацій; архівні документи; публікації в періодичній пресі; наукові матеріали та ін. Підсумком збору і аналізу інформації з питання є вироблення управлінського рішення, причому, як правило, у процесі аналізу інформації опрацьовуються різні варіанти рішень і після всебічної їх оцінки вибирається одне, найбільш прийнятне.

Підготовка проекту розпорядчого документа: оформлення виробленого рішення у вигляді проекту розпорядчого документа здійснюється не на бланку, а на стандартному аркуші паперу формату А4 за тими ж правилами, що й остаточний документ. На верхньому полі праворуч проставляється слово "Проект". Текст документа оформляється так само, як якщо б це був остаточний варіант документа.

Узгодження проекту документа передбачає візування (якщо для видання документа достатньо внутрішнього погодження) і зовнішнє погодження (якщо необхідно провести експертизу рішення в інших організаціях). Забезпечення якісної підготовки проектів документів та їх узгодження з зацікавленими сторонами покладається на керівників підрозділів, які виносять проект.

Проекти і додатки до них візуються виконавцем та керівником підрозділу, які зробили проект, керівниками підрозділів, яким у проекті передбачаються завдання та доручення, а також керівником служби ДОП та юридичної служби (візує проекти нормативних правових актів). Візи проставляються на зворотному боці останнього аркуша першого примірника (оригіналу) проекту документа в нижній його частині.

У процесі узгодження можуть бути висловлені зауваження та доповнення до проекту документа. Вони можуть бути внесені безпосередньо у представлений проект документа або оформлені на окремому аркуші як особливу думку або зауваження. В останньому випадку при візуванні на проекті документа крім підпису візує особи і дати проставляється відмітка: "Особлива думка додається" або "Зауваження додаються". Особлива думка, оформлене на окремому аркуші, прикладається до проекту документа і повертається розробникам проекту для доопрацювання документа. При передачі остаточно оформленого документа керівнику на підписання всі особливі думки і зауваження повинні будуть надійти разом з документом на розгляд керівника.

Однак, якщо в процесі узгодження до проекту вносяться зміни принципового характеру, то він підлягає передруці і повторному узгодженню. При цьому необхідно пам'ятати, що повторне погодження не потрібно, якщо при доопрацюванні в проект документа внесені тільки уточнення редакційного характеру, що не змінили його змісту. Доопрацювання проекту розпорядчого документа за зауваженнями передбачає внесення зауважень до проекту документа за результатами узгодження, остаточне оформлення узгодженого проекту документа на бланку організації і подання його керівнику на підписання. Контроль за правильністю оформлення проектів документів здійснює служба документаційного забезпечення управління. Якщо проект розпорядчого документа готувався за дорученням вищестоящої організації, проект документа оформляється не на бланку організації, а на стандартних аркушах паперу і направляється у вищестоящу організацію із супровідним листом і пояснювальною запискою.

Прийняття рішення, тобто підписання розпорядчого документа керівником, - вирішальна стадія підготовки розпорядчого документа. Підпис керівника перетворює проект документа в повноцінний документ, у якого юридичною силою. Проекти документів друкуються на стандартних бланках встановленої форми і доповідаються для підпису при необхідності з довідкою, яка повинна містити короткий виклад суті проекту, обґрунтування його необхідності, а також відомості про те, на підставі чого підготовлено проект і з ким погоджений.

Доведення розпорядчого документа до виконавців - це тиражування документа, його розсилання (у можливо стислі терміни) або передача виконавцям.

2.2 Складові особливості розпорядчих документів установи

Складання й оформлення наказу регламентується інструкціями щодо роботи з документами, правилами про порядок підготовки проекту наказу та іншими правовими актами. В них передбачено обов'язкове дотримання низки правил і вимог, що мають забезпечити юридичну повноцінність документів, оперативне виконання їх.

Видання наказу в умовах єдиноначальності прийняття рішень такі:

1. Обґрунтування необхідності видання розпорядчого документа.

2. Збір і аналіз інформації з питання.

3. Підготовка проекту розпорядчого документа.

4. Погодження проекту документа.

5. Винесення проекту розпорядчого документа на розгляд керівництва.

6. Прийняття рішення (підписання документа).

7. Доведення розпорядчого документа до виконавців.

Текст наказу складається з констатуючої й розпорядчої частин. У першій частині викладається мета видачі наказу. Другу позначають словом "Наказую". Вона складається з пунктів. А кожен пункт, у свою чергу, -- з кількох частин: дія, термін виконання й відповідальний за виконання. В останньому пункті розпорядчої частини наказу зазначають осіб, яким доручається контроль за його виконанням. У разі потреби в наказі перераховують раніше видані документи (накази, рішення), які цим наказом скасовуються. Після складання тексту наказу необхідно провести його погодження й підписання. Проект наказу погоджують із заступником керівника установи, також юридична служба перевіряє відповідність проекту наказу законодавству та розпорядженням вищих організацій, візує його за наявності необхідних віз.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не вказано в тексті. Право підписання наказу визначається законодавством. Як правило, це право мають керівники, їхні заступники, а також деякі посадові особи відповідно до їх повноважень і компетенції.

Накази видають на підставі та з метою виконання чинних законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищих органів. Крім того керівник може видавати накази з усіх питань, що входять до його компетенції. Наказ діє доти, доки його не буде скасовано, або доки не закінчиться термін його дії, визначений у самому тексті. Скасувати накази може тільки уповноважена особа чи інстанція.

За призначенням накази поділяються на два види: накази з питань основної діяльності та накази з особового складу. Накази також видаються з питань створення, організації, ліквідації, перейменування, зміни масштабу діяльності підприємства або структурного підрозділу, затвердження (введення в дію) або зміни положень, правил, інструкцій, планів, структури.

У наказах, основою для створення яких є розпорядчі документи вищої організації, доводяться до відома підвідомчих підприємств директивні вказівки вищих органів, конкретизація визначення їх виконавців, методів і строків виконання в умовах діяльності конкретного підприємства або установи.

Накази з основної діяльності (загальних питань) поділяються на ініціативні і ті, що видаються на виконання розпоряджень вищих органів. Потрібно розрізняти специфіку написання і оформлення цих наказів. Найповніше уявлення про цей документ дає розгляд ініціативного наказу.

Ініціативний наказ видається для оперативного впливу на процеси, що виникають у середині підприємства. Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин. У першій видаються факти та думки, які є основою для видання наказу; в другій перелічуються приписані дії. Констатуюча частина може містити в собі такі елементи:

...