Вивчення структури розпорядчих документів установи, їх особливості та використання у діловодстві, документознавстві та інформаційній діяльності

При цьому розгляд і затвердження актів про визначення документів для знищення проводяться тільки одночасно із розглядом і затвердженням опису справ постійного зберігання за цей період.

За затвердженими актами справи із закінченими термінами зберігання здаються в контори утилізації сировини. Здача документів оформлюється приймально-здавальними накладними, в яких вказується кількість зданих справ і їх вага. В невеликих суб'єктах, які не здають свої документи в державне зберігання і самостійно вирішують питання зберігання та знищення справ за згодами вищих органів, складається акт про знищення документів, що не підлягають зберіганню, і їх знищення проводиться тільки після складання річних розділів зведених описів справ по особовому складу за відповідний період та їх затвердження керівником відповідного суб'єкта. Суб'єкт зобов'язаний систематично описувати документи по особовому складу і документи тимчасового зберігання (більше 10 років), забезпечувати їх зберігання та облік.

Формування справ, по суті, закінчується після завершення року, коли підшиті останні документи за минулий рік, після чого справи не менше року зберігаються в структурних підрозділах. Після проведення експертизи цінності документів та відбору справ з документами постійного та тривалого зберігання приступають до їх оформлення.

Оформлення справ залежить від цінності зібраних документів і, відповідно, термінів їх зберігання. Оформлення справ проводять співробітники, відповідальні за їх формування та зберігання. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають спрощеному оформленню. Перевіряється їх наявність відповідно до номенклатури справ, проводиться за номенклатурою їх систематизація, і вони передаються до архіву. Такі справи залишаються на швидкозшивачах і не нумеруються.

Справи постійного зберігання, тимчасового (більше 10 років) та по особовому складу підлягають повному оформленню, яке включає: переплетення або підшивання справи, нумерацію аркушів, оформлення всіх реквізитів обкладинки. Перед підшиванням справи з неї вилучають металеві скріплення та в кінці справи вкладають чистий аркуш для засвідчуючого підпису. Після цього справу підшивають в тверду папку (обкладинку) чотирма проколами або переплітають.

Аркуші справи для зручності користування та забезпечення зберігання нумерують чорним графітним олівцем або нумератором в правому верхньому куті. В кінці справи на окремому аркуші-свідченні ставиться засвідчуючий підпис, в якому цифрами вказується кількість пронумерованих аркушів та обговорюються всі особливості нумерації (пропуски або помилки в нумерації). Форма аркуша-свідчення подана в додатках до "Основних правил роботи відомчих архівів".

Для особливо цінних справ (особових, судових та слідчих, про присвоєння вчених ступенів та звань, справ на авторські посвідчення та ін.) при підготовці для здачі в архів складаються внутрішні описи, якщо такі не велись протягом року.

Після підшивання та нумерації оформлюється обкладинка справи. її елементи визначені ГОСТом 17.914-72 "Обкладинки справ тривалого зберігання. Типи, розміри, технічні вимоги". Ряд даних на обкладинку був внесений, коли справа була розпочата. При підготовці для здачі в архів ці елементи уважно перевіряються та уточнюються. Потім проставляються дати справи, кількість аркушів у справі та архівний шифр справи.

Заголовок справи, перенесений з номенклатури на початку року, обов'язково уточнюється. Якщо в справі є особливо важливі документи, документи-додатки до основного документа та ін., наявність яких не може бути визначена за заголовком справи, до заголовка додається анотація. Вона пишеться після заголовка з абзацу та складається в порядку, встановленому правилами роботи державних архівів для опису окремого документа: спочатку вказується вид документа, від якого він виходить, кому адресований, його дата та короткий зміст. Наприклад:

Кількість аркушів у справі виноситься на обкладинку з даних засвідчуючого підпису. Архівний шифр справи оформляється, як правило, в архіві суб'єкта. Він містить номер фонду, опису і номер справи.

Складання описів. На оформлені і підготовлені для здачі у відомчий архів справи складаються описи. Опис - архівний довідник, що містить систематизований перелік одиниць зберігання, а також призначений для їх обліку та закріплення систематизації. Опис є основним обліковим та довідковим посібником в діловодстві та архівній справі.

На справи постійного зберігання, справи з термінами зберігання більше 10 років та справи по особовому складу описи складаються окремо.

Перед внесенням справ в опис їх систематизують, тобто розмішують в суворо визначеному порядку. Якщо справи готують за кілька років, то спочатку їх розкладають по роках, а в межах року - по структурних підрозділах. Така систематизація справ називається хронологічно-структурною.

В кожній структурній частині справи розміщуються в порядку важливості документів, що в них містяться. При систематизації справ можна скористатися номенклатурою справ або відомчим переліком документів із зазначенням термінів зберігання. Особові справи, особові картки звільнених або незатребувані трудові книжки систематизуються суворо за алфавітом.

По кожній справі в опис вносяться: порядковий номер, індекс справи, заголовок справи (в тому числі і анотація), дата, кількість аркушів, примітки. В описі справ із термінами зберігання більше 10 років перед приміткою є графа "Термін зберігання справи". Всі ці дані переписуються з обкладинки справи. Справи вносяться в опис в тому порядку, в якому вони були систематизовані. Кожна справа в описі отримує номер, який відразу ж проставляється на обкладинку справи. Якщо справа складається з кількох томів, кожний том в описі отримує самостійний номер.

В суб'єктах, що не мають структурних підрозділів, складаються загальні описи. У великих суб'єктах описи складаються на справи кожного структурного підрозділу окремо. На основі описів структурних підрозділів відомчий архів складає розділи зведеного опису справ суб'єкта, і по ньому відомчий архів буде передавати справи до державного архіву відповідно до правил. Здавання справ із структурних підрозділів в архів суб'єкта відбувається щорічно за графіком, який складається архівом і затверджується керівником суб'єкта.

Справи з постійним терміном зберігання, терміном зберігання більше 10 років та по особовому складу приймаються в архів за описами. Справи тимчасового зберігання (до 10 років) передаються у відомчий архів за номенклатурою справ.

Висновки

діловий розпорядчий документація наказ

Отже, розпорядчі документи відіграють другорядну роль (до того ж багато які з них залишаються невиконаними з різних причин). Складання службових документів - важкий і складний процес, який займає багато часу службовців. Раціоналізувавши цей процес можна добитися економії часу, підвищити культуру документування і управлінської праці.

Управління організацією (підприємством, установою) неможливо здійснювати без використання розпорядчих документів. Від того, наскільки правильно складені і оформлені розпорядчі документи, організована робота з ним, багато в чому залежить своєчасність та правильність прийняття управлінського рішення.

У розпорядчих документах відображається та обліковується діяльність організації, в них зафіксовані важливі рішення, що впливають на роботу всього підприємства. При перевірці роботи організації, проведенні ревізії перевіряють особливо документи. Тому ведення багатьох документів наказано законами.

Правила оформлення документів закріплені в правових і нормативних актах. Вимоги до оформлення документів також закріплені в державних стандартах на документацію. Стандарт, як інформативно-технічний документ (зразок, еталон, модель) встановлює комплекс норм, правил, вимог до об'єкта стандартизації. Застосування стандартів на практиці сприяє поліпшенню якості документів, і як наслідок більш ефективної діяльності організації.

У роботі з документуванням велику роль грає словесне оформлення рішень, дій, зв'язків. При підготовці документів слід пам'ятати, що мова не є пасивним фіксатором прийнятих рішень, а виконує активну стимулюючу роль в управлінській діяльності. Так, дієвість директивної та розпорядчої документації значною мірою забезпечується наказовою інструкцією мови наказів, розпоряджень, постанов. Відповідних мовних конструкцій потребують документи, що викладають прохання, вимогу, подяку.

У документах системи організаційно-розпорядчих документів застосовують різні типи скорочень. Однак усі скорочення повинні відповідати вимогам затверджених у ГОСТах.

Удосконалення систематизації документів та їх зберігання дозволить усунути відставання національного законодавства від потреб суспільства і характеру суспільних відносин, а також створити цілісну основу діловодства, спеціалізоване законодавство України у сфері документування із загальними нормами і принципами.

Література

1. Беспянська Г. Особливості складання та оформлення розпорядчих документів: навч. посіб. / Г. Беспянська .- К.: Вид-во УАДУ, 2008. - 160с.

2. Волкотруб Г.Й. Стилістика ділової мови/Навчальний посібник. - К.: МАУП, 2002 - 208с.

3. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папері. - К.: А.С.К., 2002 - 400с.

4. Головач А.С. Зразки оформлення документів. - Донецьк, Талкен, 1999 - 548с.

5. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів: ДСТУ 4163-2003. - Чин. від 01.09.2003. -К.:Держспоживстандарт України, 2003. - 22с.

6. Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови. - К.: Держстандарт України, 2000.

7. Державний стандарт України. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації: ДСТУ 4163 - 2003.

8. Ділова українська мова: Навч. посібн./за ред..проф. О.Д. Горбула.- К: Знання, 2000 - 226с.

9. Ділова українська мова. Теорія. Практика. Самостійна робота : навч. посіб. для студ. вищ. навч. закл. / Я.Я. Чорненький. - К. :2006. - 240с.

10. Діловодство (Організація і технології документаційного забезпечення управління): Підручник для вузів / Кузнєцова Т.В., Санкіна Л.В., Бикова Т.А. та ін; Під ред. проф. Т.В. Кузнєцової. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - С. 359.

11. Зоряна Мацюк, Ніна Станкевич Українська мова професійного спілкування: Навч. посібн. - К.: Каравела, 2005. - 350с.

Размещено на Allbest.ru