Мовленнєва культура як критерій професійної майстерності фахівця

Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

Державний статус української мови

Стилі сучасної української мови, особливості офіційно-ділового стилю

Мовленнєва культура - критерій професійної майстерності фахівця

Мова і професія. Вимоги до мови і професії

Етика ділового спілкування. Основні види ділового спілкування: публічний виступ, ділова бесіда, службова нарада, переговори

Лексичний аспект сучасної української мови у професійному спілкуванні: професійна термінологія, іншомовні слова, пароніми та синоніми у мові фаху

Дотримання орфографічних та орфоепічних норм

Морфологічні норми сучасної української мови

Синтаксичні норми сучасної української мови

Поняття про документ, його види, правила складання

Документи щодо особового складу: автобіографія, резюме, заява, характеристика, наказ

Довідково - інформаційні документи: службовий лист, доповідна і пояснювальна записки, виробничий звіт, виробничий протокол

Особливості складання розпорядчих документів (наказ, розпорядження, постанова)

Ознайомлення з організаційними документами (статут, положення, інструкція)

Укладання фахових документів (спеціальність “Технологія”): доповідна записка, протокол, акт, накладна;

Список літератури



Державний статус української мови

український діловий документ мова

Державна мова - це мова більшості корінного населення країни, яка є узаконена Конституцією. Ст.10 Конституції України вказано, що державною мовою в Україні є українська мова. Держава забезпечує всебічний розвиток і функціонування укр.мови в усіх сферах суспільного життя на всій території України.

Українська мова як державна є обов'язковим засобом спілкування на всій території України при здійсненні повноважень органами державної влади та органами місцевого самоврядування (мова актів, роботи, діловодства, документації тощо). Поряд з українською мовою можуть використовуватися й інші мови. В Україні гарантується вільний розвиток, використання й захист російської, інших мов національних меншин України. Володіння державною мовою є обов'язковою умовою для прийняття до громадянства України. Службові особи державних органів, установ і організацій повинні володіти українською мовою. Відповідно до Закону України «Про освіту» в редакції від 23 березня 1996 року (стаття 7) та Закону України «Про загальну середню освіту» від 13 травня 1999 року (стаття 7) встановлено, що мовою виховання в дитячих дошкільних установах, мовою навчання і виховання в загальноосвітніх школах, професійно-технічних училищах, середніх спеціальних і вищих навчальних закладах є українська мова. Володіння українською мовою є однією з обов'язкових умов для зайняття декількох державних посад (Президента, судді та судді Конституційного суду України).

Не зважаючи на конституційність статусу української мови, дуже часто її державність є декларативною. За даними Всеукраїнського перепису населення 2001 року українці становлять 77,8 % населення України, тоді як українську мову визнало рідною лише 67,5 %. Як показало всеукраїнське опитування Інституту соціології НАН України, у 2005 році: українську мову вважали рідною лише 64,3 % населення, російську 34,4 %, іншу -- 1,5 %. Мовою спілкування дорослого населення в родинній сфері були: переважно українська -- 41,8 %, переважно російська -- 36,4 %, обидві мови (залежно від обставин) -- 21,6 %.

Стилі сучасної української мови, особливості офіційно - ділового стилю

Мовний стиль - це сукупність мовних засобів вираження, зумовлених змістом і метою висловлювання. В українській літературній мові зазвичай виокремлюють п'ять функціональних стилів: науковий, офіційно-діловий, публіцистичний, стиль побутового мовлення і художній. Кожний зі стилів має свої характерні особливості й реалізується у властивих йому жанрах. Жанри - це різновиди текстів певного стилю, що різняться насамперед метою мовлення, сферою спілкування та іншими ознаками.

У сучасній українській мові розрізняють такі стилі:

розмовно-побутовий -- використовується у побуті, в усному спілкуванні.

художній -- переважно стиль художньої літератури, де слово не тільки щось називає, а ще й часто, будучи художнім засобом, є знаряддям естетичного впливу на читача чи слухача.

офіційно-діловий -- вживається в указах, резолюціях, текстах законів, заяв, постанов та інших офіційних документах.

науковий -- існує у двох формах: писемній (підручники, дослідження, дисертації, наукові праці) та усній (повідомлення, наукова доповідь тощо).

публіцистичний -- має дві форми: писемну (статті, фейлетони, нариси) та усну (публічні виступи). Для публіцистичного стилю характерне широке вживання суспільно-політичних термінів (закон, перспектива, держава тощо).

сакральний (конфесійний) -- стиль мови, що обслуговує релігійні потреби суспільства.

Офіційно-діловий стиль - це мова ділових паперів: розпоряджень, постанов, програм, заяв, автобіографій, резолюцій, протоколів, законів, актів, наказів, анкет, розписок тощо. Найважливіші характеристики офіційно-ділового стилю:

1. Наявність реквізитів, які мають певну черговість. Обов'язковим реквізитом будь-якого документа є підпис.

2. Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість висловлювання.

3. Наявність усталених мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень документів. Найхарактерніші вияви стандартизації такі: а) широке вживання готових словесних конструкцій; б) часта повторюваність тих самих слів, форм, зворотів, конструкцій як результат прагнення до однотипності способів вираження думки у подібних ситуаціях.

4. Лексика здебільшого нейтральна, слова вживаються у прямому значенні.

5. З метою чіткішої організації текст поділяється на параграфи, пункти, підпункти.

6. Часте вживання словосполучень з дієсловами у формі теперішнього часу зі значенням позачасовості, постійності дії.

7. Найхарактерніші речення - прості поширені. Вживаються також складні речення із сурядним і підрядним зв'язком.

Отже, тексти офіційно-ділового стилю потребують документації тверджень, точності формулювань, не припускають двозначності сприймання змісту.

Мовленнєва культура - критерій професійної майстерності фахівця

Словосполучення “культура мови” (синонім - мовна культура) уживається в кількох значеннях. По-перше, це розділ мовознавства, який досліджує мовні норми і комунікативні властивості мови з метою її вдосконалення. По-друге, це володіння нормами усної та писемної літературної мови (правилами вимови, наголосу, слововживання, граматики, стилістики), а також уміння використовувати виражальні засоби мови в різних умовах спілкування відповідно до його цілей і змісту. З культурою мови насамперед пов'язують уміння правильно говорити і писати, добирати мовно-виражальні засоби відповідно до мети і обставин спілкування.  Культура мови - це ще й загальноприйнятий мовний етикет: типові формули вітання, прощання, побажання, запрошення тощо.

Культура мовлення - це система вимог, регламентацій щодо вживання мови в мовленнєвій діяльності (усній і писемній). Належна культура мовлення - це свідчення розвинутого інтелекту і високої загальної культури особистості.

Процес формування професійної культури мовлення складається з таких основних компонентів:

Засвоєння професійної лексики і термінології свого фаху;

прищеплення студентам навичок роботи зі словниками, довідниками;

формування вмінь сприймання, відтворювання і створення фахових текстів різних видів і стилів;

моделювання мовленнєвих ситуацій, які виникатимуть у майбутній професійній діяльності;

боротьба з мовленнєвою неохайністю в спілкуванні, уникнення типових порушень літературної мови в мовленнєвих стереотипах фахової галузі.

Щоб оволодіти цими навичками, слід засвоїти основні поняття культури мови та споріднених з нею дисциплін (стилістика, риторика, загальне мовознавство, історія мови, лінгвістика тексту, книгознавство, термінознавство, лексикографія), усвідомити провідні принципи культури користування українською мовою.

Доведено, що культура професійного спілкування - один із найважливіших складників професійної культури фахівця, який забезпечує його конкурентоспроможність на сучасному та майбутньому ринку праці, дозволяє вирішувати виробничі проблеми, спираючись на уміння спілкуватись і співпрацювати з різними людьми.

Культура професійного спілкування - це система комунікативних норм, знань, умінь і цінностей, яка реалізується у процесі міжсуб'єктної взаємодії фахівців і є фактором, що супроводжує його професійну діяльність у виробничій сфері й зумовлює її фахово-комунікативну спрямованість.

Мова і професія. Вимоги до мови і професії

Мова не лише активно використовується у сфері духовної культури, а й пов'язана з виробництвом, його галузями та процесами, з соціальними відносинами, отже, вона - елемент соціальної сфери.

Основними критеріями професіональності е знання свого фаху, рівень володіння професійною термінологією.

Одним із найголовніших лексичних масивів професійної мови є термінологія. Слова "термін, термінологія" походять від імені латинського божества меж і кордонів - Термінуса. Термін - це слово чи словосполучення, що вживається для точного вираження поняття у різноманітних галузях знань. Створюються терміни засобами власної мови, запозичуються або конструюються з власне українських та іншомовних складників. Характеризуються терміни такими ознаками:

- системністю (кожен термін належить до певної терміно-системи або коли входить до кількох терміносистем, то в кожній з них має своє значення);

- наявністю дефініції (термін не тлумачать, а визначають);

- відсутністю експресивного забарвлення, суб'ективно-офіційних відтінків значення;

- стилістичною нейтральністю.

Кожна галузь науки оперує своїми термінами, що становлять суть термінологічної системи певної науки. У складі термінологічної лексики маємо такий поділ термінів:

1. Загальнонаукові, тобто ті, що використовуються в різних галузях науки й належать до наукового стилю в цілому.

2. Спеціальні, тобто закріплені за певними науковими дисциплінами. Серед них розрізняють: історичні; мовознавчі; літературознавчі; філософські; математичні; ботанічні; медичні тощо.

3. Технічні.

Тому до вживання термінів ставляться такі вимоги:

1. Терміни повинні вживатися лише в одній, зафіксованій у словнику формі.

2. Кожен термін має лише одне значення у певній науці.

3. Використовуючи той чи інший термін, фахівець повинен дотримуватися правил утворення похідних від нього форм.

4. Якщо певний термін, ужитий у тексті документа або наукової праці, викликає сумнів, то слід перевірити його написання чи тлумачення за словником.

У неофіційному професійному мовленні можливо також вживати професіоналізми.

Стилі мови, які поєднуються в межах професійного спілкування, характеризуються домінуванням одних частин мови й меншим використанням інших. Для наукового стилю властиве поширене використання іменників і прикметників, меншою мірою застосовуються дієслівні форми. Однак у мові офіційно-ділового стилю посилюється роль дієслова як засобу забезпечення лаконізму викладу та вираження дій, які треба виконати згідно з документом. Офіційно назви посад, професій - це іменники чоловічого роду, тому в наукових працях (у дослідженнях персоналій) та ділових паперах слід уживати саме їх. Специфіка вживання прикметників у професійному мовленні передбачає усвідомлене використання правильних форм утворення ступенів порівняння (вищого та найвищого), правильне написання складних прикметників і узгодження в одному реченні прикметників різних розрядів - якісних, відносних і присвійних. Числівник: однозначні числа, які не мають посилань на одиниці виміру, зазвичай записуються словами. Коли ж число супроводжується найменуванням одиниць виміру, воно записується цифрами

У професійному спілкуванні надається перевага використанню різних форм і розрядів займенників множини, зокрема особових. Науковий стиль професійного мовлення оперує дієсловами, які виражають напрямок руху або час дії.

Із часових форм найбільш усталеною для наукового стилю є форма минулого часу; для офіційно-ділового - неозначена (інфінітив) Часто форму інфінітива змінюють на віддієслівний іменник

Етика ділового спілкування. Основні види ділового спілкування: публічний виступ, ділова бесіда, службова нарада, переговори

Ділове спілкування - це наймасовіший вид соціального спілкування. Воно представляє сферу комерційних і адміністративно-правових відносин, економіко-правових та дипломатичних відносин. Його змістом є те, чим зайняті люди, а не ті проблеми, які зачіпають їх внутрішній світ, на відміну від особистісного спілкування між близькими людьми, друзями, родичами.

Специфічною особливістю ділового спілкування є регламентованість, тобто підпорядкування встановленим обмеженням, що визначаються національними і культурними традиціями, прийнятими на даній території, професійним етичним принципам, прийнятими в даному професійному колі осіб.  Обов'язкове дотримання мовного етикету - розроблених суспільством норм мовної поведінки, типових готових "формул", що дозволяють організувати етикетні ситуації вітання, прохання, подяки і т.д. Ці стійкі конструкції вибираються з урахуванням соціальних, вікових, психологічних характеристик.

Загальною вимогою вважається привітне і попереджувальне ставлення до всіх колег по роботі, партнерам, незалежно від особистих симпатій і антипатій. 
Прийнятий порядок і форма поведінки на службі називається діловим етикетом. Його основна функція - формування правил, що сприяють взаєморозумінню людей. Другою за значенням є функція зручності, тобто доцільність і практичність. Сучасний вітчизняний службовий етикет має інтернаціональні ознаки, тому що його основи фактично були закладені в 1720 році "Генеральним регламентом" Петра I, в якому були запозичені закордонні ідеї. Діловий етикет містить у собі дві групи правил:

норми, що діють у сфері спілкування між рівними за статусом, членами одного колективу (горизонтальні);

настанови, що визначають характер контакту керівника і підлеглого (вертикальні).

Форми ділового спілкування - бесіди, переговори, наради, відвідування, публічні виступи.

Публічний виступ -- це різновид усного спілкування. Жанровий різновид публічного виступу -- це доповідь (звітна, ділова, політична), промова (агітаційна, мітингова, ювілейна, судова), бесіда, лекція, репортаж, проповідь.

До основних видів публічних виступів належать: юридичне красномовство (судова риторика); академічне красномовство (виступи науковців та викладачів); політичне красномовство; церковне красномовство (проповідь); суспільно-побутове красномовство (урочисте слово з нагоди якоїсь важливої події); діалогічне красномовство (це красномовство, спрямоване на переконання співбесідників за допомогою мистецтва сперечатися).

Службова нарада - збори, що являють собою особливий тип протокольного спілкування, в якому здебільшого представлена ??монологічна ділова мова, не тільки має письмову природу, але й існуюча відразу у двох формах усної та письмової. Теорія менеджменту пропонує таку найбільш загальну класифікацію зборів і нарад з їх призначенням:

Інформативна співбесіда: кожен учасник коротко доповідає про стан справ начальнику, що дозволяє уникнути подачі письмових звітів і дає можливість кожному учаснику отримати уявлення про стан справ в установі.

Нарада з метою прийняття рішення: Координація думок учасників, що представляють різні відділи, підрозділи організації, для прийняття рішення по конкретній проблемі.

- Творча нарада: Використання нових ідей, розробка перспективних напрямків діяльності.

Існує і ряд інших класифікацій нарад, у тому числі по сфері застосування: у науці - конференції, семінари, симпозіуми, засідання вчених рад; в політиці - з'їзди партій, пленуми, мітинги. За тематикою розрізняють наради технічні, кадрові, адміністративні, фінансові і т.д.

Виходячи з етико-організаційних підходів, американські дослідники виділяють наради диктаторські, автократичні, сегрегатівние, дискусійні і вільні.

Основний елемент зборів чи наради - дискусія з вирішуваних питань, головна мета якої - пошук істини. Дискусія ефективна тільки в тому випадку, якщо вона здійснюється з дотриманням етично орієнтованих норм поведінки людей в процесі ділового спілкування.

Ділові бесіди і переговори здійснюється у вербальній формі (англ. verbal - словесний, усний). Це вимагає від учасників спілкування не тільки грамотності, але й проходження етики мовного спілкування.

Основні функції ділової бесіди:

Початок перспективних заходів і процесів.

Контроль і координування вже початих заходів і процесів.

Обмін інформацією.

Взаємне спілкування працівників з однієї сфери діяльності.

Підтримка ділових контактів.

Пошук, висунення і оперативна розробка робочих ідей і задумів.

Стимулювання руху творчої думки в нових напрямах.

Ділова бесіда складається з п'яти фаз:

Початок бесіди.

Передача інформації.

Аргументація.

Спростування доводів співрозмовника.

Ухвалення рішень.

Переговори -- дискусія, взаємне спілкування з метою досягнення сумісного рішення.

Перемовини також є найважливішим інструментом врегулювання різниці позицій сприйняття, при чому не лише між компаніями, але й всередині них.

Комерційні перемовини -- перемовини на тему будь-яких ресурсів (гроші, матеріальні цінності, часові та людські ресурси тощо).

Функції перемовин: інформаційно-комунікативна, досягнення домовленостей, регулювання, контроль, координація дій.

Виділяють два підходи до перемовин:

а) конфротаційний, який має суб'єкт-об'єктивний характер, -- це протистояння сторін, їхня впевненість в тому, що треба здобути перемогу будь-якою ціною, а відмова від неї -- це поразка.

б) партнерський, який має суб'єкт-суб'єктивний характер, -- це спільний аналіз проблеми, в результаті якого учасники шукають найкращі, найбільш взаємовигідні варіанти розв'язання проблеми.

Лексичний аспект сучасної української мови у професійному спілкуванні: професійна термінологія, іншомовні слова, пароніми та синоніми у мові фаху

Лексика (від грец. Lexikos - словесний, словниковий) - це сукупність слів будь-якої мови, а також сукупність слів певної сфери вживання (професійної, офіційно-ділової, наукової, виробничо-технічної тощо).

Мова професійного спілкування, зокрема фахівців з економіки, фінансової справи, передбачає широке використання виробничо-професійної та науково-термінологічної лексики. Виробничо-професійна лексика - це слова чи словосполучення, які пов'язані з певною сферою виробництва (назви процесів виробництва, знарядь праці) та професії. Спеціальні слова та вислови, притаманні мові певної професійної групи, називають професіоналізмами. Виділяють науково-технічні, професійно-виробничі, просторічно-жаргонні професіоналізми. Звичайно вони виступають як неофіційні, розмовні, а тому часто емоційно забарвлені синоніми-еквіваленти до усталеної професійної номенклатури чи слів-термінів і виходять за межі літературної мови. Виконуючи важливу номінативно-комунікативну функцію, вони сприяють кращому взаєморозумінню.

Професіоналізми здебільшого застосовують в усному неофіційному мовленні, у писемній мові вживають у виданнях, призначених для фахівців (буклети, інструкції, поради).

Науково-термінологічна лексика - один з основних лексичних компонентів таких функціональних стилів писемного мовлення, як науковий, офіційно-діловий, публіцистичний. Усі слова, які належать до термінологічної лексики, об'єднуються в мові загальною назвою "термін". Термін - це слово або підрядне словосполучення, яке формує і виражає професійне поняття і використовується в комунікативних процесах суспільного виробництва. Поняття «термін» у науці сформувалося на початку ХХ ст. Назва поняття походить від імені римського бога меж і кордонів Терміна (лат. Terminus). Термінологія - сукупність термінів певної галузі виробництва, діяльності, знання.

Як відомо, діловий стиль української мови сформувався пізно, тому в основному він спирався на давні зразки й на те, що було створене в цьому плані в інших народів. Тому не випадково в діловому стилі сьогодні так багато запозичень. Іншомовні слова - це слова запозичені з різних мов. Іншомовні слова вимагають до себе критичного ставлення, їх слід вживати в разі потреби, коли немає відповідного еквівалента в українській мові, або вони дістали міжнародне визнання. До міжнародних належать фінансові терміни, бухгалтерського обліку, поштово-телеграфних зв'язків (бланк, штраф, бандероль, віза, гриф, маркетинг, менеджер, фінанси, бюджет, авізо, дебет).

При використанні іншомовних слів слід пам'ятати: 1) вживати іншомовне слово в тому разі, коли немає в українській мові відповідника; 2) запозичене слово слід вживати правильно, відповідно до його значення; 3) не вживати в одному тексті власне українське слово й іншомовне; 4) при виборі запозиченого чи власнемовного слова слід звертати увагу на відтінки у його значенні. Отже, і добір, і вживання іншомовного слова в діловому документі диктуються кількома обставинами й мають вирішуватися кожного разу з урахуванням конкретного тексту.

Пароніми -- слова, досить близькі за звуковим складом і звучанням, але різні за значенням. Наприклад: білити і біліти; сильний і силовий, громадський і громадянський, дружний і дружній. Часто вони мають один корінь, а різняться лише суфіксом, префіксом чи закінченням. Незначна відмінність у вимові призводить до помилок, тому варто приділяти увагу вживанню малознайомих слів, додатково перевіряючи їхнє тлумачення.

Синоніми -- це слова, які різняться за написанням і морфологічною будовою, але близькі за лексичним значенням і різняться лише семантичними відмінками. В українській мові до кожного слова можна підібрати не один, а кілька синонімів, це є свідченням синонімічного багатства української мови.

Синоніми підібрані до одного слова становлять синонімічний ряд. В цьому ряду завжди можна виділити головне слово - домінанту.

Роль синонімів, паронімів у діловому мовленні така:

уникнути незрозумілого іншомовного слова;

уникнути повторів;

досягнути точності, виразності мовлення;

досягнути влучного підбору слів;

якнайточніше висловити свою думку.

Тексти офіційно-ділового стилю вимагають однозначності, через це точності слів надається неабияке значення. Адже для чіткої регуляції офіційно-ділових стосунків важливо, щоб усі однаково сприймали й витлумачували той чи інший закон, наказ, договір, контракт та ін.

Дотримання орфографічних та орфоепічних норм

Орфографічні норми регулюють правильне написання слів, уживання м'якого знака, апострофа, правопис прізвищ тощо.

Серед найтиповіших помилок є ті, що стосуються:

написання м'якого знака, апострофа та слів із -йо: няньчити (а не нянчити), В'ячеслав (а не Вячеслав), мільйон (а не мілліон);

написання префіксів (пре-, при-, прі-; роз-; без-; з-, зі-, із-, с- тощо) і суфіксів (наприклад, подовження та подвоєння приголосних): пречудесний (а не причудесний), розкричатися (а не роскричатися), схитрувати (а не зхитрувати), розкішшю (а не розкішю);

написання слів, у яких є чергування звуків, спрощення: бряжчати (а не брязчати), проїжджати (а не проїзжати), паризький (а не парижський), проїзний (а не проїздний), серцевий (а не сердцевий);

правопису власних назв: Національний університет “Львівська політехніка”, День незалежності України, вул. Академіка Лазаренка;

правопису складних слів: екс-міністр, по-львівському, фотоелементи, рік за роком, член-кореспондент, абихто, сама самотою, кінець кінцем, у стократ;

правопису слів іншомовного походження: Скандинавія, претендент, Сицилія, Сирія, кондиціонер, асортимент.

Орфоепічні норми - це загальноприйняті правила літературної вимови. Орфоепічні норми регулюють правильну вимову звуків, словосполучень. Систему норм літературної вимови вивчає орфоепія.

Українська орфоепія включає норми вимови звуків (голосних і приголосних), а також звукосполучень у процесі асиміляції, подвоєння, подовження, спрощення, збігу звуків.

Нормативними в українській мові є, напр., чергування [о], [е] з [і] у закритих складах (обхідний - обходити, опір - коефіцієнт опору), перехід у певних позиціях приголосних г, к, х у ж, ч, ш та [з'], [ц'], [с'] (рівновага, перебувати у рівновазі; допустима напруга, місцеве напруження; ділянка дії опису, на ділянці), твердість губних б, п, в, м, ф, що не мають м'яких відповідників, а також твердість шиплячих ж, ч, ш, які можуть бути у відповідних позиціях напівм'якими, пор. жила -- жінка, чинний -- чільний, шихта -- шість. В українській мові треба розрізняти вимову [г] і [ґ], наприклад: реґламент -- регулювати; ґрунт -- гурт; ґніт -- гніт.

Дотримання орфоепічних норм удосконалює мову як засіб спілкування, сприяє витонченості, стрункості мови, полегшує обмін думками, допомагає уникати непорозумінь у мовленні, усувати їх. Знання орфоепічних норм забезпечує чітке логічне оформлення думки і мовне її вираження.

Морфологічні норми сучасної української мови

Морфологічні норми - це загальноприйняті правила вживання граматичних

форм слів, що вивчає розділ мовознавства - морфологія.

Морфологічні норми вживання іменника охоплюють правила утворення та функціонування його граматичних форм. Типовими порушеннями нормативності вживання іменникових форм є:

недотримання граматичного роду іменників: вчений ступінь (а не вчена), прозорий тюль (а не прозора), свій день народження (а не своє);

неправильне вживання числа іменників: зелене гілля (а не зелені), слизьке каміння (а не слизькі), медичне приладдя (а не медичні);

неправильне утворення відмінкових форм іменників: приїхали з Кривого Рогу (а не Кривого Рога), виїхали до Нідерландів (а не Нідерланд), їхали до центру міста (а не центра), не маю грошей (а не грошів).

Офіційно-діловий стиль характеризується вживанням переважно однозначних, абстрактних іменників; слів у чоловічому роді на позначення професій, звань, статусу осіб; збірних іменників; форм кличного відмінка тільки у звертанні до осіб; узгодженням іменників з числівником, займенником чи прикметником у родовому відмінку без прийменника; вживанням іменників чоловічому роді ІІ відміни у знахідному відмінку з нульовим закінченням; використанням в орудному відмінку множини іменників ІІ відміни та множинних іменників із закінченнями -ами (-ями), -има.

Морфологічні норми вживання прикметника та займенника охоплюють правила утворення та поєднання їхніх граматичних форм. Найтиповіші порушення трапляються в:

утворенні присвійних прикметників: Галин (а не Галін), свекрушин (а не свекрухін), подружчин (а не подружкін);

утворенні ступенів порівняння прикметників: найбільш зручні або найзручніші місця (а не найбільш зручніші), більш талановиті або талановитіші студенти (а не більш талановитіші);

використанні невластивого для української мови вживання слова самий на означення найвищого ступеня порівняння прикметників: найкращі студенти (а не самі кращі), найулюбленіші програми (а не самі улюблені);

поєднанні вищого ступеня порівняння прикметників у словосполучення без прийменників чи сполучників (вищий ступінь порівняння прикметників звичайно вимагає після себе прийменників від, за, над, проти з відповідними відмінками або сполучників як, ніж): думка швидша, ніж вітер (а не думка швидша вітру), вона старша від (за) мене, ніж я (а не вона старша мене);

помилковому використанні форми вищого ступеня в значенні найвищого: зібралися найкращі студенти групи (а не кращі), найвища міра покарання (а не вища), проаналізуймо найдостойніші шляхи вирішення проблеми (а не достойніші).

узгодженні прикметника з іменником на позначення певних професій, посад і звань жінок (правильно - в чоловічому роді): старший викладач (а не старша викладачка), новий професор (а не нова професорка), провідний інженер (а не провідна інженер);

утворенні форми прикметника (у ролі означень), що вживається у сполуках із числівниками 2, 3, 4 (правильно - називний відмінок множини із закінченням -і (а не -их). Це ж стосується і прикметника останній перед числівником 5 і більше: три щасливі роки (а не щасливих), чотири важливі питання (а не важливих), два нестандартні вироби (а не нестандартних), три великі групи (а не великих), за останні вісімдесят років (а не за останніх). Але: за вісімдесят останніх років;

Морфологічні норми регулюють вибір правильної граматичної форми. Типовими порушеннями нормативності вживання числівникових та дієслівних форм є:

1)неправильне відмінювання числівників: п'ятдесятитисячний натовп (а не п'ятидесятисячний); неправильне поєднання числівників з іменниками: півтора куплета (а не півтори куплета);

2)неправильне поєднання прислівників завтовшки, завглибшки, завширшки, завдовжки, заввишки та прийменника близько з числівниками: Стіни будинку були завтовшки 40 см (а не завтовшки в 40 см), близько ста шістдесяти примірників (а не близько сто шістдесят примірників);

3)неправильне написання відчислівникових складних слів: триразове харчування (а не трьохразове харчування), двоповерховий будинок (а не двохповерховий будинок). Але у складних порядкових числівниках: двохтисячний (а не двотисячний), хоч трьохтисячний і тритисячний, чотирьохмільйонний і чотиримільйонний;

4)неправильне утворення особових форм дієслова: троянди колють (а не колять), все люди бачать (а не бачуть);

5)неправильне утворення наказового способу дієслова: зробімо перерву (а не давайте зробимо перерву);

6)уживання неозначеної форми дієслова на -ть у документах: пропонувати, виступати (а не пропонувать, виступать);

7)уживання розмовних (калькованих) дієслівних форм теперішнього часу в офіційно-діловому стилі: носить, робить (а не носе, робе);

8)уживання форм давньоминулого часу в офіційно-діловому та науковому стилях: я виконав (а не я виконав був);

9)неправильне поєднання дієслова з числівниками сто, тисяча, мільйон, мільярд: витрачено сто гривень (а не витрачені сто гривень);

10)неправильне поєднання дієслова-присудка зі словами разом, спільно: дирекція заводу спільно із профкомом розглянула...(а не розглянули). Але без слів разом, спільно дієслово вживається в множині: Адміністрація школи та міськво розглянули...;

11)уживання віддієслівних іменників на -ння, які потрібно замінювати дієприслівниковими зворотами: Читаючи цей проект, я зауважив (а не При читанні цього проекту, я зауважив);

12)порушення норм уживання форм залежного слова: свідчити про факти (а не свідчити факти), дякувати слухачам (а не дякувати слухачів);

13)уживання зворотних дієслів: Я прошу вибачення чи вибачте мені за те, що спізнився (а не я вибачаюся за спізнення); Цю дитину розшукує міліція (а не Ця дитина розшукується міліцією);

14)неправильне вживання форм іменників при перехідних дієсловах: купити молока (а не купити молоко), не написати листа (а не не написати лист);

15)уживання пасивних конструкцій: Наш клас достроково виконав завдання (а не Завдання було достроково виконане нашим класом);

16)уживання ненормативних форм дієприкметників та дієприслівників, які слід замінювати іменниками, іменниками із прийменниками (описова конструкція), дієсловами: довкілля / навколишнє середовище (а не оточуюче середовище); обізнаний учень / учень, який добре знає (а не знаючий учень).

Синтаксичні норми сучасної української мови

Синтаксис - вивчає будову й значення словосполучень і речень, а також види зв'язків, за допомогою яких слова поєднуються в словосполучення й речення. Синтаксичні норми - регулюють правильність керування, узгодження, поєднання й узгодження, розміщення слів, речень. Основною одиницею синтаксису є речення як мінімальна комунікативна одиниця. За структурою речення поділяються на прості і складні (сполучникові та безсполучникові). Використання синтаксичних конструкцій у діловому мовленні характеризується певними особливостями. Для документів властивий розповідний характер висловлювання. У них використовується прямий порядок розміщення членів речення, при якому підмет стоїть перед присудком, узгоджене означення перед означуваним словом, неузгоджене після означуваного слова, додаток після слів, від яких залежить, обставина в різних місцях речення залежно від значення, способу вираження. У діловому стилі допускається розташування присудка перед підметом у словах автора, які розривають пряму мову або стоять після неї, а також у реченнях, на початку яких є обставинні слова, напр.: “У Володимирі-Волинському працює сьогодні біля 1200 підприємств”, - інформує міський голова Дмитро Петрович Кравчук.

Тексти офіційно-ділового стилю містять прості речення, часто складні з підрядними з'ясувальними, означальними, мети, умови. Прості й складні речення можуть ускладнюватися відокремленими, однорідними членами, вставними словами й виразами та ін. У реченнях вживаються пасивні структури з дієсловами на -ться, інфінітивні конструкції, наказові форми дієслів, безособові форми на -но, -то, словосполучення дієслівного типу, дієприкметникові, дієприслівникові звороти, пряма мова з метою посилання на прийняті закони, видані розпорядження, напр.: проект обговорюється, здійснити обмін, затверджено на засіданні, взяти на себе зобов'язання.

Словосполучення - це поєднання двох або більше повнозначних слів синтаксичним зв'язком. Найбільш складними є словосполучення зі зв'язком керування, а особливо ті, які мають прийменники. Для уникнення помилок в побудові таких словосполучень слід пам'ятати, що після прикметників у вищому ступені порівняння вживаються прийменники від, за, сполучник ніж, напр.: дорожчий за золото; після прикметників багатий, скупий, хворий тощо перед іменником вживається прийменник на, напр.: бідний на знання; при числівниках 2, 3, 4 іменник стоїть у Називний відмінок мн., а при числівниках півтора, півтори - у Родовий відмінок одн., напр.: чотири місяці, півтора дня, півтори години.

У багатьох випадках можлива синонімічна взаємозаміна безприйменникових словосполучень прийменниковими, одним словом і навпаки, напр.: книжкова крамниця, крамниця з книжками, книгарня. Для ділового стилю української мови характерні часто повторювані усталені словосполучення дієслівного дієслівного типу, у яких вибір прийменників неможливий, напр.: витрати на, відрахування на, винагорода за, покладатися на, у відповідь на, у відповідності з, відповідно до, у зв'язку з, згідно з, на додаток до тощо.

За прийменниками в українській мові традиційно закріплені такі значення: просторове (в, у, на, з, над, перед, вздовж, при, до тощо), часове (за, у, до, о, через, над, з тощо), причинове (з, від, через, в силу, з нагоди, завдяки, всуперед тощо), мети (для, на, заради), порівняння (проти тощо). Для ділового мовлення важливим є правильне вживання прийменника по, особливо тоді, коли мова йде про переклад російських словосполучень українською мовою. Російські сполуки з прийменником по перекладаються в українській мові словосполученнями з прийменниками за, з, на, для, після, у, по та безприйменниковими, н-д: за свідченням, з ініціативи, на замовлення, для складання, після одержання, у справах, повідомити телефоном.

Поняття про документ, його види, правила складання

Поняття «документ» відображає ознаки реально існуючих предметів, що слугують об'єктами практичної діяльності створення, збору, аналітико-синтетичної обробки, збереженню, пошуку, поширенню та використанню документної інформації в суспільстві. На міжнародному рівні загальним визнано визначення документа як записаної інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. Таке визначення розроблене та затверджене Міжнародною організацією зі стандартизації (ISO). Згідно зі стандартом ISO, інформація може бути записана будь-яким способом фіксування відомостей, за допомогою не тільки знаків письма, але й зображення, звука тощо Таке визначення дозволяє перерахувати до документів усі матеріальні об'єкти, які можуть бути використані для передавання інформації в суспільстві.

На початку XX в. поняття документ мало два значення:

1) будь-який папір, складена законним порядком і яка може служити доказом прав на що-небудь (майнових, стану,на вільне проживання) або на виконання якихось обов'язків (умови, договори,боргові зобов'язання);

2) взагалі будь-яке письмове свідоцтво.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст. Відповідно до цього виокремлюють різні види документів:

1. За найменуванням - заява, лист, телеграма, службова записка, протокол тощо.

2. За походженням - службові (офіційні) та особисті документи.

3. За призначенням - щодо особового складу (заява, автобіографія, резюме, наказ), довідково-інформаційні (довідка, службова записка, протокол, витяг із протоколу, телеграма, факс, стаття), обліково-фінансові (акт, доручення, розписка, список, таблиця), розпорядчі (постанова, ухвала, вказівка, розпорядження), організаційні (положення, статут, інструкція), господарсько-договірні (договір, трудова угода, контракт).

4. За формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нетипові).

5. За терміном виконання - звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові.

6. Зо ступенем гласності - для загального користування, для службового користування, таємні, цілком таємні.

7. За стадіями створення - оригінали й копії. Різновидами копії е відпуск, витяг, дублікат. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.

8. За терміном зберігання - тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання.

Складання та оформлення службових документів

Для складання службових документів використовується папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Усі службові документи оформлюються на бланках установи. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створені від імені двох або більше організацій, оформляються не на бланках. З метою прискорення виконання документів та правильності формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання. Винятком із цього правила є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

Тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій частині зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, у другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад, наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист-прохання без пояснення.

Форма анкети використовується в разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах із матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується в разі викладання цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за родом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

Службовий документ, що складається в Міністерстві охорони здоров'я України, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення. Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів затверджено Наказом МОЗ України за № 20 від 5.02.1998 р. та наводиться в Інструкції з діловодства в Міністерстві охорони здоров'я.

Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів

1. Державний Герб України (порядок використання визначається законом). 2. Емблема підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО). 3. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД). 4. Найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади. 5. Найменування підприємства, установи, організації. 6. Найменування структурного підрозділу. 7. Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунка в банку. 8. Назва виду документа. 9. Дата. 10. Індекс. 11. Посилання на дату та індекс вхідного документа. 12. Місце складення або видання. 13. Гриф обмеження доступу до документів. 14. Адресат. 15. Гриф затвердження. 16. Резолюція. 17. Заголовок до тексту. 18. Відмітка про контроль. 19. Текст. 20. Відмітка про наявність додатків. 21. Підпис. 22. Гриф погодження. 23. Візи. 24. Печатка. 25 . Відмітка про засвідчення копій. 26. Прізвище виконавця і номер його телефону. 27. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи. 28. Відмітка про перенесення даних на машинний носій. 29. Відмітка про надходження документа.

Назва виду документа (наказ, розпорядження тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції та змісту управлінської діяльності.

Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання "про що?", "чого?". Наприклад: наказ (про що?) про удосконалення медичної допомоги хворим на цукровий діабет; протокол (чого?) засідання експертної комісії. Якщо в документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

Документи щодо особового складу: автобіографія, резюме, заява, характеристика, наказ

Документи цієї групи містять інформацію про особовий склад підприємства, установи, організацій фірми й ведуться відповідним працівником канцелярії, (управління) з моменту вступу людини на роботу. Це заяви (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення на іншу посаду), накази щодо особового складу (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення чи зміщення на іншу посаду, заохочення, стягнення, відрядження); контракти з найму (трудові угоди), особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки, графіки відпусток, журнали обліку працівників, які відбувають у відрядження, анкети, автобіографії та резюме, трудові книжки.

Заява

Заява -- це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.

За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, які бувають від організацій, установ (службові) та особисті. У зовнішній особистій заяві обов'язково зазначається повна домашня адреса, а в службовій -- повна поштова та юридична адреса установи, підприємства. У внутрішній заяві не є обов'язковими викладені вище вимоги.

У заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:

Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява.

Нижче у стовпчик -- назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові, адреса того, хто подає заяву (якщо заява адресується до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду й місце роботи чи структурний підрозділ).

Ще нижче посередині рядка пишеться слово "заява" з великої літери й не ставиться крапка.

З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обґрунтуванням.

Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч -- підпис особи, яка писала заяву.

У складній заяві також подаються відомості про те, які саме документи додані до заяви на підтвердження правомірності виставленого в ній прохання (документи перелічуються після основного тексту перед підписом).

Заява пишеться від руки в одному примірнику.

Характеристика

Характеристика -- це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника за підписами представників адміністрації. Це офіційний документ, який видає адміністрація на прохання працівника.

Характеристику пишуть або друкують у двох примірниках, один з яких видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи. Текст викладають від третьої особи.

Основні реквізити характеристики:

Назва документа й прізвище, ім'я, по батькові того, кому видається характеристика.

Рік народження, освіта.

Текст, де зазначено, з якого часу працює чи вчиться особа, як ставиться до виконання своїх службових обов'язків, який має рівень професійної майстерності, авторитет у колективі.

Дата складання.

Підпис відповідальної службової особи й гербова печатка організації, яка видала характеристику.

Автобіографія

Автобіографія -- це опис свого життя.

Цей документ характеризується незначним рівнем стандартизації. Головні вимоги під час його написання -- вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу. В автобіографіях обов'язково зазначаються:

Назва документа.

Прізвище, ім'я, по батькові.

Дата народження.

Місце народження (місто, село, селище, район, область, країна).

Відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися).

Відомості про трудову діяльність (стисло, в хронологічній послідовності назви місць роботи й посад).

Відомості про громадську роботу (всі її види).

Стислі відомості про склад сім'ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти).

Дата написання й підпис автора.

Заголовок ("Автобіографія") пишеться посередині рядка, трохи нижче за верхнє поле. Кожне нове повідомлення слід починати з абзацу. Дата написання ставиться ліворуч під текстом, підпис автора--праворуч. Автобіографія має дві форми: автобіографія -- розповідь з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей і автобіографія -- документ з точним поданням фактів.

Автобіографія -- обов'язковий документ особової справи.

Резюме

Резюме - це документ, в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає.

Єдиного стандарту для складання резюме (або CV - від латинського "Curriculum Vitae", "шлях життя") у світовій і вітчизняній практиці не існує. Найбільш звичним для кадровиків є коротке (на 1-2 сторінки) резюме, складене за хронологічним принципом. Кілька головних вимог, виконуючи які ви робите своє резюме більш ефективним. До них можуть бути віднесені: цілеспрямованість, зручність сприйняття резюме, культура складання й оформлення.

Невдалі резюме звичайно є результатом недотримання зазначених вище основних вимог. Приведемо кілька типових помилок: зайво об'ємне резюме, рукописне резюме, резюме з зайвою інформацією, резюме, що є випискою з трудової книжки, недбало і неграмотно складені резюме.

Наказ з особового складу

Наказ - розпорядчий документ, який видається керівником установи. Накази з особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення, відрядження, відпустки, різні заохочення працівників. У заголовку такого наказу зазначають: Щодо особового складу.

Реквізити наказу:

1. Назва підприємства або установи, що видає наказ, або назва посади керівника.

2. Назва виду документа.

3. Назва місця видання наказу.

4. Номер документа .

5. Дата підписання .

6. Короткий зміст наказу (підзаголовок).

7. Текст наказу, який має дві частини:

o констатаційну (вступ - причина видання наказу; доказ - виклад основних фактів; висновок - мета видання наказу);

o розпорядчу, яка розпочинається словами: Наказую..., Пропоную..., Доручаю..., Зобов'язую... тощо. Має підрозділи, що включають слова: Зарахувати..., Призначити..., Здійснити.. ., Оголосити..., Звільнити... тощо.

8. Підстава для складання.

9. Підпис керівника підприємства (установи).

У наказі повинно бути зазначено про безпосереднього виконавця (прізвище та ініціали, посаду, номер телефону), а також візи посадових осіб, із якими погоджено проект наказу.

Кожен пункт наказу розпочинається з дієслова у неозначеній формі, яке має значення вказівки: призначити, перевести, звільнити, оголосити тощо. Записується воно великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання.

Накази щодо особового складу, за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку рекомендують із прізвища, імені та по батькові працівника. Потім зазначають посаду (науковий ступінь, вчене звання, спеціальність, розряд), найменування структурного підрозділу, дію, що оголошується наказом.

Після тексту розпорядчої частини записують підставу підготовки наказу (розпорядження). Проект наказу (розпорядження) в разі потреби погоджується з відповідними посадовими особами, яких визначає керівник підприємства, установи, організації.

У груповому наказі (розпорядженні), який передбачає декілька питань, рекомендується розміщувати їх у такій послідовності:

o прийняття на роботу (призначення на посаду);

Розділ 5

o переведення на іншу постійну роботу (на цьому підприємстві, в установі, організації);

o звільнення з роботи;

o надання відпусток;

o заохочення;

o стягнення.

V кожній групі питань прізвища працівників розміщують в алфавітному порядку.

Витяг з наказу - це документальна копія будь-якої частини оригіналу наказу (без зазначення слова "Копія"), яка, крім бланка установи, може укладатися й на чистих аркушах паперу формату А4 або А5 залежно від обсягу тексту.

Реквізити витягу з наказу:

1. Назва міністерства, відомства, якому підпорядковані організація, установа, підприємство.

2. Повна назва організації, установи.

3. Назва виду документа.

4. Дата укладання оригіналу.

...