Мовленнєва культура як критерій професійної майстерності фахівця

5. Номер наказу.

6. Місце укладання наказу.

7. Заголовок до тексту оригіналу або номер пункту розпорядчої чи постановчої частини та її назва (про..., Наказую..., Зарахувати...).

8. Текст констатаційної або розпорядчої частини.

9. Посада керівника, його ініціали та прізвище (без підпису).

10. Позначка про засвідчення копії.

11. Посада особи, яка уклала й засвідчила витяг, 'її підпис, ініціали та прізвище.

12. Дата укладання витягу.

Довідково-інформаційні документи: службовий лист, доповідна і пояснювальна записки, виробничий звіт, виробничий протокол

Протокол

Протокол - документ колегіальних органів, у якому фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст доповідей, виступів, що заслухані, та ухвали з обговорених питань.

Протокол укладає офіційна компетентна особа, що засвідчує той чи інший факт.

Групи:

1.         Стислі, де фіксуються лише ухвали.

2.         Повні, що містять, крім ухвал, виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

3.         Стенографічні, де виступи записані дослівно.

Реквізити:

назва виду документа (протокол);

порядковий номер протоколу;

назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо);

назва підприємства, організації;

дата, місце проведення зібрання;

кількісний склад учасників (якщо учасників багато, то досить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист);

посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії);

порядок денний (питання мають бути сформульовані у називному відмінку);

текст;

перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

підписи керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови й секретаря).

Витяг із протоколу - один із наймасовіших видів документації, що надсилається (передається) окремим особам (підприємствам). Реквізити:

номер відповідного документа;

назва органу, засідання, наради;

дата;

порядок денний;

текст з цього питання.

Звіт

Звіт - це документ, в якому подається в письмовій формі повідомлення про виконання якоїсь роботи. Реквізити:

назва виду документа (звіт);

період, за який складається звіт, назва установи, організації, підприємства;

текст;

підпис;

дата складання звіту, індекс документа;

гриф затвердження (підпис, дата).

Доповідна записка

Доповідна записка - документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Групи: Звітні. Інформаційні. Ініціативні.

Реквізити:

адресат;

ініціали посадової особи та назва посади;

назва виду документа (доповідна записка);

заголовок (стислий зміст тексту);

текст;

додаток (якщо є);

підпис;

дата.

Пояснювальна записка

Пояснювальна записка з'ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причини певного факту, вчинку, події.

Оформляється аналогічно доповідній записці.

Адреса розташовується на конверті таким чином:

Місце для адреси ВІДПРАВНИКА Індекс

Місце для адреси ОДЕРЖУВАЧА Індекс

У випадку неправильного адресування листи повертаються відправникам.

Службовий лист

Службові листи - поширений вид документації в системі управління, засіб спілкування між підприємствами, організаціями та приватними особами. Завдяки листуванню ведуть переговори про предмет виробничої зацікавленості, уточнюють певні питання, висувають претензії та вимоги, з'ясовують ділові стосунки, вносять пропозиції) повідомляють про певні заходи, висловлюють подяку тощо.

За функціональними ознаками ділові листи поділяють:

o на листи, що потребують відповіді: запити, рекламаційні, листи-претензії, супровідні, заохочувальні, спонукальні, інформаційні, рекламні, гарантійні, ініціативні, листи-запрошення, листи-пропозиції, листи-вимоги;

o листи, що не потребують відповіді: листи-підтвердження, листи-відповіді, листи-розпорядження (циркулярні), листи-нагадування, рекомендаційні, листи-вітання, повідомлення, листи-подяки, листи-відмови від акцепту.

Такий поділ умовний, адже на кожен лист можна дати відповідь.

За кількістю адресатів і адресантів листи поділяють:

o на циркулярні - письмові звернення, розпорядження, які розсилаються підвідомчим установам або підлеглим посадовим особам;

o колективні - листи, які надходять від колективу авторів до певної установи, організації чи її керівника (найчастіше - листи-прохання, пропозиції, звертання);

o звичайні - листи, які надсилаються однією особою (організацією) одній інстанції.

Текст листа - лаконічний, стримано-емоційний. Складається з двох логічно пов'язаних між собою частин: у першій подається опис фактів або подій, які стали підставою для написання листа, а в другій викладаються висновки, пропозиції, прохання, рішення щодо його змісту.

Більшість листів друкують за допомогою комп'ютера на бланках, заповнюючи шаблон з готовими незмінними реквізитами:

1. Державний герб. Має бути розташований посередині бланка або ліворуч над серединою рядка з назвою організації.

2. Емблема організації, установи чи підприємства. Відтворюється поряд із назвою організації.

3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому куті або посередині.

4. Код організації, установи чи підприємства. Зазначається у верхньому правому куті.

5. Повна назва установи, організації чи підприємства - автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом.

6. Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому куті.

7. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа, номери телефону, факсу, е-таіі-адреса, адреса інтернет-сайту. Розташовують у верхньому лівому кутку, оформлюють відповідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково-грошових операцій зазначають номер розрахункового рахунку у відділенні банку.

8. Дата (день, місяць, рік). Записується переважно словесно-цифровим способом (11 червня 2005 р.). На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці.

9. Адресат. Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Реквізити адресата друкують з правого боку у верхній частині сторінки. Кожен елемент - назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу - подають з нового рядка і з великої літери.

10. Текст листа, який складається з двох частин: опис фактів або подій, які стали підставою для написання листа; висновки та пропозиції.

11. Позначку про наявність додатка роблять ліворуч під текстом з нового рядка.

12. Підпис службового листа - підписує переважно керівник установи (організації, підприємства), його заступник чи керівник структурного підрозділу. Якщо лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду, ініціали та прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють). Якщо ж лист написано не на бланку, то відтворюють повну назву установи, посаду, ініціали та прізвище особи, котра підписує лист.

Особливості складання розпорядчих документів (наказ, розпорядження, постанова)

Офіційно-діловий стиль має спецефічні властивості від розмовного мовлення та інших стилів літературної мови. При підготовці тексту документа обов'язкове дотримання таких основних принципів: об'єктивності змісту та нейтральності тону, повноти інформації та стислості викладу, типізації мовних засобів і стандартних термінів. Службові документи, як правило, оформляються від імені юридичної особи установи або її структурного підрозділу. Форми вираження суспільних інтересів у службових документах повинні відповідати нормам адміністративного права.

До розпорядчих документів відносяться накази, рішення, постанови, розпорядження. Юридичною основою розробки документів можуть бути видання документа органами влади та управління.

Наказ

Наказ - це правовий акт, що видається на підставі й на виконання діючих законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищестоящих органів. Це означає, що директор може видати наказ з усіх питань з своєї компентенції. Указаний документ є актом внутрішнього управління дія якого не виходить за межі конкретного підприємства, об за межі конкретного підприємства, обладнання, установи. Накази бувають кадрові та з основної діяльності.

Накази можуть бути нормативними, індивідуальними та правил внутрішнього трудового розкладу на підприємстві керівника. Він загальний безособовий (оскільки маються на увазі не конкретні особи), а весь виконання вказівок керівника про затвердження правил колективу підприємства.

Важливе значення має процедура складання та оформлення наказу. Вона визначається інструкціями з діловодства підприємств, правилами про порядок підготовки проекту наказу та іншими правовими актами.

Розпорядження -- це документ, який видається посадовими особами, державними органами, установами, підприємствами в межах їх компетенції й має обов'язкову юридичну силу щодо громадян (працівників) та підлеглих установ, яким адресовано розпорядження.

Розпорядження складають, як правило, підзаконні акти двох типів:

-- загального характеру -- тривалої дії (видаються Президентом, Кабінетом Міністрів та іншими органами виконавчої влади для виконання указів Президента, законів і рішень Верховної Ради);

-- окремого характеру -- стосуються конкретного вузького питання (видаються, як правило, в установах та на підприємствах їх керівниками та заступниками для вирішення оперативних завдань).

Розпорядження мають однаковий із наказами правовий статус, але замість слова «Наказую» вживаються слова «Вимагаю», «Доручаю», «Пропоную», «Забезпечити» тощо.

Розпорядження складаються з таких реквізитів:

1. Повна назва установи.

2. Назва документа.

3. Номер.

4. Дата видання.

5. Місце видання.

6. Назва (про що розпорядження).

7. Текст (констатуюча та розпорядча частини).

8. Додатки (при необхідності).

9. Посада, підпис, ініціали, прізвище особи, яка підписала розпорядження.

Постанова -- це правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління для розв'язання найважливіших і принципових завдань, що стоять перед даними органами, і встановлення стабільних норм, правил поведінки. Постанови видають Кабінети міністрів республік на основі законів у порядку їх виконання. У деяких випадках особливо важливі постанови приймають Верховна Рада, профкоми та ін.

Текст постанови, як правило, складається з двох частин -- констатуючої та ухвалюючої. Перша містить вступ, оцінку стану і, при необхідності, підстави для видання або посилання на правовий акт вищестоящого органу. В ухвалюючій частині наводиться перелік запропонованих заходів, визначаються виконавець (виконавці) та термін виконання.

Проект документа разом з супроводжуючим листом і довідками про погодження (і розбіжностях, якщо вони є), підписаними керівниками установ, які складають проект, направляють в орган, котрий відповідає за його видання.

Ознайомлення з організаційними документами (статут, положення, інструкція)

Організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та обов'язки органів управління, окремих посадових осіб, регламентують організаційні, трудові та інші відносини з конкретного питання. До найбільш поширених організаційних документів належать положення, статути, інструкції, правила, штатні розписи тощо.

Положення - це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, їх структурних підрозділів, а також підпорядкованих установ, організацій, підприємств.

Положення є:

- Типові положення розробляються вищими органами для системи, як правило, підпорядкованих їм установ, організацій.

- Індивідуальні положення розробляються кожною організацією, установою на основі типових. Такі положення підписуються керівниками організацій і затверджуються розпорядчим документом вищої організації.

Реквізити положення: герб; назва відомства; назва організації; гриф затвердження; назва виду документа; дата (дата затвердження); індекс; місце видання; заголовок; текст; підпис; позначки про погодження.

Положення набуває чинності з дня його затвердження, якщо інша дата не обумовлена в розпорядчому документі, яким затверджене положення.

Крім зазначених, можуть розроблятися положення, що регулюють організаційні, трудові та інші відносини із конкретного питання, про організацію і проведення культурно-масових і спортивних заходів, конкурсів-оглядів тощо. Структура і зміст таких положень визначаються авторами-організаторами заходів.

Важливе значення для ефективної діяльності установи, організації має розробка положень про структурні підрозділи.Такі положення повинні визначати і конкретизувати завдання і функції підрозділу, права та відповідальність його керівника. Підписується проект положення керівником структурного підрозділу, погоджується з іншими структурними підрозділами за вказівкою керівництва установи, з юридичною службою і затверджується керівником установи, організації. Із затвердженим положенням рекомендується ознайомити працівників структурного підрозділу під розписку.

Статути - це юридичні акти, якими оформляється створення конкретного підприємства, установи, товариства, фірми, визначається їх структура, функції, правове становище.

Статути є типові та індивідуальні. Типові розробляються вищими органами для однотипних підприємств (типовий статут для вищих навчальних закладів). Індивідуальні статути складаються окремою юридичною особою на основі типового.

Проекти статутів, оформлені належним чином, підписані авторами (керівниками) та погоджені в установленому порядку, підлягають затвердженню. 

Статути державних підприємств і установ затверджуються їх вищими органами; статути підприємств, які знаходяться у колективній власності - загальними зборами трудових колективів (акціонерних товариств - установчими зборами акціонерів); статути малих підприємств затверджуються організаціями-засновниками. 

Після затвердження статути реєструються у виконкомах місцевих рад народних депутатів або райдержадміністраціях за місцем юридичної адреси, вказаної у статуті.

Статути оформляються на папері формату А4 друкарським способом. 
Реквізити статуту:

- назва підприємства, установи, товариства;

- гриф затвердження;

- позначка про реєстрацію;

- назва виду документа;

- місце складання (видання), рік; (зазначені реквізити оформляються, як правило, на окремому аркуші - титульній сторінці, причому нерідко назва підприємства, установи, товариства зазначається після назви виду документа);

- текст;

- підпис;

- позначки про погодження.

Структура тексту статуту залежить від напряму діяльності підприємства, установи, товариства, форм власності тощо.

Інструкція - це нормативний документ, у якому викладаються правила, що регулюють спеціальні аспекти діяльності і стосунків підприємств, установ, організацій, службових осіб. Текст інструкції може розбиватися на розділи й пункти і повинен мати вказівний характер. З цією метою вживаються формулювання: "необхідно", "слід", "повинен" та ін.

Усі інструкції можна умовно поділити на дві групи:

- інструкції, що регулюють порядок здійснення певного процесу кількома виконавцями;

- посадові інструкції.

Реквізити інструкції: назва виду документа (Інструкція); дата, індекс, місце складання чи видання; гриф затвердження; заголовок до тексту (нерідкойого розташовують разом із назвою виду документа); текст; підпис; позначки про погодження.

Особливу групу інструкцій становлять посадові інструкції. Вони є нормативними документами, які визначають функції, права та обов'язки працівника.

Вимоги посадової інструкції слід враховувати при найманні працівника на роботу, при його атестації, притягненні працівника до відповідальності у разі невиконання або неналежного виконання ним обов'язків. Текст посадової інструкції, як правило, складається із таких розділів:

- загальні положення;

- кваліфікаційні вимоги і необхідний рівень знань;

- обов'язки;

- права;

- відповідальність.

Посадова інструкція затверджується керівником ОДПС або керівником структурного підрозділу, якщо тому такі повноваження делеговані. 
Посадові інструкції доводяться до працівників під розписку із зазначенням дати ознайомлення.

Укладання фахових документів

спеціальність “Технологія”: доповідна записка, протокол, акт, накладна

Доповідна записка - це документ, адресований керівникові структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події, ситуацію, що склалася, виконану роботу тощо, а також наводяться свої висновки й пропозиції.

Протокол - це документ, в якому фіксується хід обговорення питань і рішення, прийняті колегіальними органами на зборах, нарадах, конференціях тощо.

Накладна - це обліково-фінансовий документ про приймання, видачу чи відправлення матеріальних цінностей.

Накладна є трафаретизованим документом і містить такі реквізити:

* назва установи, яка видає накладну (зверху ліворуч);

* гриф затвердження керівником установи (зверху праворуч) - підпис, печатка;

* назва виду документа, номер, дата (посередині великими літерами: НАКЛАДНА №____ від дата);

* підстава, на основі якої видано накладну;

* кому видано (назва установи або прізвище, ім'я, по батькові приватної особи);

* від кого (назва установи або штамп установи, її адреса, телефон, поточний рахунок);

* трафаретизований текст: позначення кожної графи таблиці;

* підпис матеріально відповідальної особи, яка передала матеріальні цінності (відправника);

* підпис матеріально відповідальної особи, яка прийняла матеріальні цінності (одержувача);

* замість грифу затвердження можуть бути підписи керівника і головного бухгалтера в кінці накладної.



Список літератури

Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навчальний посібник. - К.: А.С.К., 2003. - 400 с.

Зубков М.Г. Мова ділових паперів. - Харків: Торсінг, 2001. - 384 с.

Мацюк З.О., Сенкевич Н.І. Українська мова професійного спілкування - К.: Каравела, 2005.

Мацько Л.І., Кравець Л.В. Культура українського фахового мовлення. Навч. посіб. - К.: ВЦ “Академія”, 2007. - 360 с.

Панько Т.І., Кочан Т.І., Кочан І.М., Мацюк Г.П. Українське термінознавство - Львів: Вид-во “Світ”, 1994. - 214 с.

Український правопис / НАН України, Інститут мовознавства імені О.О.Потебні; Інститут української мови - стереотип. вид. - К.: Наукова думка, 2003. - 240 с.

Універсальний довідник - практикум з ділових паперів/ за ред. Л.О.Пустовіт - К.: Довіра, 2000. - 1017 с.

Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: модульний курс-К.:2008-448 с.

Шевчук С.В., Кабиш О.О. Практикум з українського ділового мовлення: Навчальний посібник. - К.: Арій, 2008. - 160 с.

Размещено на Allbest.ru

...