Стилі, типи і форми мовлення

Основними поняттями морфології є: граматичне значення, граматична форма, граматична категорія та частини мови. Як наука про форми морфологія вивчає засоби вираження граматичних значень слів і форми словозміни (іменника, прикметника, числівника, займенника, дієслова) та функціональне призначення самостійних і службових слів.

Однією з визначальних ознак культури писемного та усного спілкування є граматична правильність, тобто дотримання унормованих правил змінювання слів та їх творення, побудови словосполучень і речень.

Кожній повнозначній змінюваній частині мови - іменнику, прикметнику, числівнику, займеннику, дієслову властива певна, чітко встановлена система словозміни, якої слід обов'язково дотримуватися.

Частини мови - це слова, що характеризуються спільними лексичними ознаками, властивими їм граматичними категоріями, синтаксичними функціями і засобами словотвору.

Частини мови за основним значенням і граматичними формами поділяються на самостійні та службові. Слова, які мають лексичне і граматичне значення, виступають членами речення й утворюють речення, а також називають предмети, поняття, прикмети, якість, кількість, порядок дії й стани - називаються повнозначними (самостійними):

іменник,

прикметник,

числівник,

займенник,

прислівник,

дієслово.

У стилістичному плані морфологія використовується на підставі наявності в ній близьких за значенням і функціями явищ. При стилістичному використанні фактів морфології слід мати на увазі два моменти: різну частотність уживання окремих форм у тому чи іншому функціональному стилі і зв'язки значень певних форм з даним функціональним стилем.

Слід розглядати такі морфологічні засоби: категорія роду, категорія числа, власні й загальні назви, ступені порівняння, стягнені й нестягнені форми, дієслівні категорії та інші.

Іменники - це слова, що мають значення предметності й відповідають на запитання хто? Що? За своїм смисловим значенням і граматичними властивостями іменники поділяються на дві групи: загальні і власні.

У документах найчастіше виникає сумнів щодо використання роду іменників, коли це стосується назви осіб за професією. Офіційні назви посад, професій - іменники чоловічого роду, тому слід вживати саме їх. Коли ж після таких сполук на позначення жіночого роду стоїть дієслово, то воно узгоджується з прізвищем і вживається у формі жіночого роду. Часто в документах замість множини використовуємо однину. Чимало помилок у вживанні давального та родового відмінка іменників (-у, -ові, -еві, -а, -я, -у, -ю).

Змінювані іменники поділяються на чотири відміни. Іменники І та ІІ відміни за характером закінчень поділяються на тверду, м'яку й мішану групи.

Прикметники - це слова, що вказують на ознаку предмета і відповідають на запитання який? Яка? Яке? Чий? Чия? Чиє? Прикметники змінюються за родами, числами, відмінками; виражають різноманітні ознаки й властивості предметів: якість, розмір, смак, матеріал, колір, належність, зовнішні ознаки, внутрішні властивості, відношення до часу, відношення до місця. За значенням та граматичними властивостями прикметники поділяються на три групи:

Якісні - називають ознаки, властиві предмету більшою або меншою мірою: холодний - холодніший - найхолодніший.

Відносні - називають ознаки предмета за його відношенням до інших предметів, дій, обставин: телефонний дзвінок, завтрашній день.

Присвійні - вказують на приналежність предмета людині (тварині) і відповідають на питання чий? Чия? Чиє?: братів автомобіль, батькова фірма.

Якісні прикметники мають два ступені порівняння: вищий і найвищий.

В українській мові прикметники мають повну (відмінювану) і коротку (невідмінювану) форму.

Також розрізняють дві групи: тверду і м'яку

У діловому мовленні можуть виникнути труднощі у використанні ступенів порівняння, оскільки тут частіше вживані аналітичні форми: більш вичерпний, найбільш повний.

Творення ступенів порівняння

Вищий ступінь порівняння	Найвищий ступінь порівняння
Проста форма	Складна форма	Проста форма	Складна форма
-іш-, -ш- різкий-різкіший	Більш, менш Більш різкий	-най- вищий-найвищий	Найбільш, наменш Найбільш вищий

Особливості використання прикметників у ділових паперах

Перевага надається прикметникам книжного походження: автобіографічний, балансовий, валютний, еквівалентний, маршрутний, нейтральний, парламентський та ін.

Отже, треба уникати вживання прикметників із розмовної, зниженої лексики, двозначним змістом, суфіксами збільшеності, зменшеності й пестливого забарвлення, стягнених повних та усічених форм, замінюючи їх однозначними, неемоційними прикметниками або розгорнутими пояснювальними конструкціями з інших частин мови.

У використанні ступенів порівняння окремих якісних прикметників перевага надається аналітичним формам, які утворюються за допомогою прислівників: дуже, надто, більш, менш та ін. (дуже працьовитий, надто великий, менш вдалий.)

Складена форма вищого й найвищого ступенів порівняння утворюється за допомогою прислівників: більш, найбільш, менш, найменш, але слід уникати вживання суфікса -іш-: більш рішучий, найбільш доцільний.

Прикметник двосторонній уживається тільки тоді, коли стосується двох сторін у значенні - особа, група осіб, організація, яка представляється в певному відношенні іншій особі, особам, організації. Поєднується зі словами: договір, угода, домовленість, співробітництво, відносини, зв'язки, переговори.

У формах М. Відмінка однини чоловічого та середнього роду слід використовувати закінчення -ому: на попередньому з'їзді, на старому обладнанні.

Замість розмовної форми треба користуватися конкретним визначенням: великий, більший за; надзвичайно довгу.

Уникають уживання присвійних прикметників, замінюючи їх іменниками або відповідними прикметниковими формами. Якщо потрібне точне означення, іменник-прізвище (посада, звання тощо) ставлять у Р. відмінку, це стосується тих випадків, коли є кілька однорідних членів: досягнення студента або студентські досягнення, розпорядження директора, а не студентові досягнення, директорові розпорядження.

Але усталеним є вживання присвійних прикметників:

А) у термінологічних словосполученнях: адамове яблуко, сигма-функція,карданова передача, кесарів розтин;

Б) у крилатих висловах: езопівська мова, дамоклів меч, аріаднина нитка;

Уникають уживання прикметників, що походять від географічних назв з додатковим роз'яснюючим іменником: житель м.Біла Церква, адреса в м. Ясинувата, а не білоцерківський житель, ясинуватська адреса

Але усталеним є вживання подібних прикметників, які означають географічні назви, що походять:

А) від топонімів та інших географічних назв: Донецька область, Київський проспект, Дніпровський лиман.

Б) від імен, прізвищ чи псевдонімів: селище Гоголеве, Баренцове море.

Прикметник узгоджується з іменником на означення певних професій, посад та звань жінок лише в чоловічому роді: старший викладач, досвідчений інженер, непрофесійний водій, новий професор, винахідливий капітан.

Усі прикметники (у ролі означень), що вживаються у сполуках із числівниками два, три, чотири стоять у Н. Та З. Відмінках множини й мають переважно закінчення -і, а не -их. Це ж стосується і прикметника останній із числівником п'ять і більше: два нестандартні вироби, чотири великі контейнери, за останні вісімдесят років.

Для визначення часу за роком треба вживати відповідні прикметники в Р. відмінку без прийменника у(в), або ж прислівник: торік, позаторік, а не у минулому році, у позаминулому році.

Треба слідкувати за узгодженням прикметникових закінчень з іменниками на позначення невизначеної кількості однорідних предметів, що існують у певній сукупності: медичне приладдя, величезне каміння, пошкоджене коріння, рідке пруття, кучеряве волосся.

Займенник лише вказує на предмети, ознаки та кількість, але не називає їх. Займенники в мові вживаються часто для того, щоб уникнути повторення тих самих слів. При цьому їхню форму треба обов'язково узгоджувати з родом і числом іменників, замість яких ці займенники вжито. Правильно вжиті займенники допомагають пов'язати речення в тексті.

За значенням займенники поділяються на дев'ять розрядів:

особові - указують на особи: я, ми (1-а особа), ти, ви (2-а особа), він, вона, воно, вони (3-я особа);

зворотний себе - указує на ту особу, яка виконує дію;

присвійні - указують на належність предмета 1-й особі: мій, наш; 2-й особі: твій, ваш; 3-й особі множини: їхній; особі, яка виконує дію - свій; на належність предмета 3-й особі однини указують особові займенники в Р. відмінку - його, її;

вказівні - указують на предмет: цей, той (оцей, отой); на ознаку: такий (отакий); на кількість: стільки;

означальні - весь (ввесь, увесь), всякий (усякий), кожний, інший, сам, самий;

питальні - являють собою запитання до іменника: хто? що?; до прикметника: який? чий?; до числівника: скільки? котрий?;

відносні - ті, що й питальні, але вживаються для приєднання підрядних речень до головних: Благословен же той, хто від грози не никне, і пісня, що летить до радісних небес (В.Сосюра);

Неозначені - утворюються від питальних за допомогою часток аби-, де-, ось- (пишуться разом) та хтозна-, казна-, бозна-, будь-, -небудь, невідь- (пишуться через дефіс): абиякий, дехто, щось, хтозна-скільки, казна-яка, бозна-що, будь-що, котрий-небудь, невідь-скільки та ін.;

Заперечні - утворюються від питальних за допомогою частки ні- (пишуться разом): ніхто, ніщо, ніякий, нічий, ніскільки, нікотрий.

У неозначених і заперечних займенниках, якщо в них між часткою й займенником є прийменник, усі частини пишуться окремо: у декого - де в кого, абиким - аби з ким, до будь-кого - будь до кого, про ніщо - ні про що, нікого - ні від кого, дечим - де з чим.

Особливості використання займенників у ділових паперах

Слід уникати використання займенників (якщо можна) або в їх значенні вживати інші частини мови (особливо в автобіографії, заяві, службових записках).

Неправильно правильно

Прошу Вас надати мені У зв'язку із скрутним

грошову допомогу у зв'язку матеріальним становищем

з моїм скрутним прошу надати грошову

матеріальним... допомогу

Слід уникати вживання займенників:

із суфіксами зменшеності: такесенький, самісінький, нікогісінько;

складних неозначених форм: абиякий, абихто, казна-хто, сякий-такий, хтозна-який, хто-небудь і под.;

усічений форм прикметникових займенників: на моїм, у тім, на цім, тої, тою, у всім, на чим і под.

Треба використовувати тільки нормативні форми займенників, уникати розмовних, діалектних варіантів:

Неправильно правильно

На моїм на моєму

Сей захід цей захід

У кожнім у кожному

Дійова особа в реченні, виражена займенником, повинна стояти в Н., а не в Ор. відмінку.

Неправильно правильно

Мною запроваджено я запровадив

Нами запропоновано ми запропонували

Уникати двозначності, що може виникнути:

а) якщо займенник віддалений від слова, із яким синонімічно пов'язаний:

неправильно правильно

Значна кількість учених У багатьох секційних

взяла активну участь засіданнях взяла участь

у секційних засіданнях. значна кількість учених.

Їх виявилося багато.

б) якщо можливе співвіднесення займенника з будь-яким зі слів, однаково граматично вираженим:

неправильно правильно

лаборант Горобець В.О. головуючий (голова зборів)

внесла пропозицію. Головуючий відхилив пропозицію

з нею погодився. Лаборанта Горобець В.О.

в) якщо замість особового займенника вжито присвійний:

неправильно правильно

моїм отриманим завданням я отримав завдання...

було... Завдання, що я отримав...

г) якщо вжито зворотно-присвійний займенник свій:

неправильно правильно

він своїми руками відремон- він власноруч відремонтував

тував свою машину. особисту машину.

д) якщо вжито зворотний займенник із неконкретним співвіднесенням:

неправильно правильно

Комісія запропонувала Комісія запропонувала

адміністрації взяти надати послуги адміністрації

на себе функції щодо в розслідуванні НП

розслідування НП.

е) якщо неправильно узгоджено займенник зі збірним іменником:

неправильно правильно

Цими гіллями закрили канаву Цим гіллям закрили канаву.

ж) якщо є невиправдане використання займенника у формі Ор. відмінка:

неправильно правильно

Усією групо пішли на Група в повному складі пішла

заняття на заняття.

Не слід використовувати займенники 3-ї особи в присутності тих, про кого йдеться.

Без займенника, як правило, укладаються ділові листи, які починаються дієсловом у 1-й особі множини (від імені організації, установи, закладу - Нагадуємо..., Надсилаємо..., Повідомляємо...). Паралельно вживається форма 3-ї особи однини (Адміністрація повідомляє..., Ректорат просить..., Об'єднання інформує...).

Без займенника я укладаються розпорядження і накази, які розпочинаються дієсловом у 1-й особі однини (Доруяаю..., Пропоную..., Наказую...).

Науковий стиль вимагає заміни авторського я на ми, залучаючи читача (слухача) до участі в міркуваннях.

Пам'ятайте: використання чи невикористання займенників змінює тональність ділових текстів, може підсилювати або пом'якшувати категоричність наказу, вимоги, прохання, поради тощо.

Увага! Запам'ятайте правильну форму займенників у таких словосполученнях:

Неправильно правильно

Вибачити його. Вибачити йому.

Правильний наголос у займенниках - це не тільки культура мовлення, а й засіб уникнення двозначності.

У Р. й Д. відмінках однини займенників то, те, цей наголос падає на кінцевий склад: того, тому, цього, цьому. А в М. та Р. відмінках із прийменниками наголос переходить на перший склад: на тому, у цьому, біля того, для цього, із цього, не без того, не від того.

Для уникання зайвого паралелізму, краще в діловому мовленні додержуватися Р. чи З. відмінків їх ніж присвійного займенника їхній.

Неправильно правильно

Їхнє обладнання Їх обладнання

Надійшли їхні пропозиції Надійшли їх пропозиції

Дієслово - самостійна частина мови, що означає дію або стан чи процес і відповідає на питання що робити? що зробити?

У систему дієслова входять такі форми:

неозначена форма (інфінітив): прочитати, написати;

форми в дійсному, умовному та наказовому способах: прочитаю, малюйте, смійся, прочитав би;

дієприкметник: прочитаний, битий;

безособові форми на -но, -то: прочитано, бито;

дієприслівник: прочитавши, сміючись.

Усі дієслівні форми мають доконаний або недоконаний вид, є перехідними чи неперехідними. У них розрізняють дві основи: основу інфінітива й основу теперішнього часу. Кожна з форм дієслова відповідає на певні питання, буває змінна або незмінна й виступає тим чи іншим членом речення.

Дієслова в теперішньому часі доконаного виду змінюються за особами й числами. За характером особових закінчень дієслова поділяються на першу, другу та архаїчну дієвідміни.

До І дієвідміни належать дієслова, що в закінченнях усіх осіб, крім 1-ї особи однини і 3-ї особи множини, мають -е (-є), а в 3-й особі множини - закінчення -уть (-ють):

Особи	Однина	Множина
1-а 2-а 3-а	Пиш-у Пиш-еш Пиш-е	Малю-ю Малю-єш Малю-є	Пиш-емо Пиш-ете Пиш-уть	Малю-ємо Малю-єте Малю-ють

До ІІ дієвідміни належать дієслова, що в закінченнях усіх осіб, крім 1-ї особи однини і 3-ї особи множини, мають -и (-ї), а в 3-й особі множини - закінчення -ать (-ять):

Особа	Однина	Множина
1-а 2-а 3-а	Ходж-у Ход-иш Ход-ить	Мовч-у Мовч-иш Мовч-ить	Сто-ю Сто-їш Сто-їть	Ход-имо Ход-ите Ход-ять	Мовч-имо Мовч-ите Мовч-ать	Стоїм-о Сто-їте Сто-ять

Типова ознака ділового стилю - використання віддієслівних іменників. Вони створюють загальне уявлення про дію. Наприклад - провести огляд машин до 15 вересня 2004 року; подати звіт до 20 серпня 2003 року.

Віддієслівні іменники забезпечують однозначність, узагальненість змісту і надають документам певної офіційності. Вони здатні називати не конкретну дію, а загальне уявлення, поняття про неї: давати вказівки - вказувати, провести операцію - оперувати; зробити огляд - оглянути і т.ін. дієслово називає дію вужчу, конкретнішу; іменник - широку, узагальнену.

Особливості використання дієслівних форм у ділових паперах

Треба використовувати тільки книжні дієслова та їхні форми: активізувати, дезінформувати, символізувати.

Уникати умовного способу: підприємства виконають - а не - підприємства змогли б виконати.

Уживаючи ті чи інші форми наказового способу, слід ураховувати конкретну ситуацію, умови спілкування та норми мовного етикету.

В актах, наказах, розпорядженнях, службових листах, інструкціях, дорученнях та под. уживають неозначену форму дієслова (інфінітив). Слід пам'ятати, що нормативною є форма на -ти, а не -ть: виступати, говорити, запроваджувати.

У документах більшість дієслів має форму 3-ї особи однини, але неприпустиме використання коротких форм: допомагає, оббігає.

Надавати перевагу активним конструкціям над пасивними або ж використовувати безособову конструкцію з дієслівними формами на -но, -то: головну увагу він приділив, завдання було виконано.

Не вживати розмовних (калькованих) та дієслівних форм теперішнього часу: носе - носить, просе - просить.

Уживати теперішній час на позначення майбутнього, якщо акцентується обов'язковість чогось: Мітинґ розпочинається завтра об 11.00.

Уникати вживання форм давноминулого часу: я виконав був - я виконав; проект були узгодили - проект узгодили.

Не порушувати норми вживання форм залежного слова: свідчити факти - свідчити про факти, відзначати про успіхи - відзначати успіхи.

Надавати перевагу складеним формам дієслів недоконаного виду в майбутньому часі: завтра будемо відпочивати; будемо перераховувати.

Широко використовувати дієприкметники та дієприслівники, але уникати ненормативних форм або заміняти їх іменниками, іменниками із прийменниками (описова конструкція), дієсловами: обізнаний працівник, колишні учасники, граючий - який грає.

Окремі форми активних дієприкметників теперішнього часу з суфіксами -уч (-юч), -ач (-яч) почали використовувати, але у функції означення, а не головного компонента дієприкметникового звороту: зростаючий щороку добробут, керуючий новим відділом академік.

Форми 2-ї особи однини, 1-ї та 2-ї особи множини дозволяють уникати форми давайте в наказовому способі. Обійтися без неї можна й за допомогою додаткових слів: проголосуймо, побажаймо.

Існує дві рівнозначні форми написання дієслів із числівниками: Шість бригад не виконало (не виконали) план. Але за непрямого порядку слів лише - Не виконало план шість бригад.

Із кількісними словами ряд, низка, більшість, меншість, багато, мало, кількість дієслова вживаються в однині: ряд підприємств надіслав, більшість працівників з'явилося. Це стосується також дієслів, що вживаються із числівниками сто, тисяча, мільйон: сто гривень було витрачено, тисяча тонн була завезена

За наявності слів разом, спільно дієслово (присудок) ставиться в однині: Адміністрація заводу спільно із профкомом розглянула… але ставиться у множині, коли однорідні підмети вжиті через кому або через сполучники і, й, та (у значенні і): Адміністрація заводу та профком розглянули…

дієслово вибачаюсь (-ся) має у своєму складі колишній займенник ся, що був формою від себе - я, порівняймо: збираюся (я збираю себе), умиваюся ( я вмиваю себе).

Найпоширенішою частиною мови в ділових паперах є дієслово теперішнього часу І і ІІ особи множини: запевняємо, вимагаємо… Недоконаний вид виражається складеними формами: будуть розпочинатися… Доконаний вид частіше вживається з префіксами: негайно розглянути.

Наказовий спосіб у ділових паперах передається здебільшого за допомогою інфінітивної форми для категоричніших висловлювань: палити заборонено. Менш категоричні вислови виражаються за допомогою безособових форм дієслова: не рекомендується виходити… забороняється голосно розмовляти…

Синтаксичні норми сучасної літературної мови у професійному спілкуванні

Загальна грамотність документа, що виражається в чіткості й логічності викладу, дотриманні правописних норм, а також дотриманні правил, обов'язкових для ділових паперів, досягається, зокрема, за рахунок синтаксису. Здебільшого це прямий порядок слів з узгодженими й неузгодженими означеннями. Вставні слова, які пояснюють окремі поняття чи систематизують виклад, переважно стоять на початку речення. Щодо структури речень ділових документів, то майже всі присудки вживаються в теперішньому часі. Наприклад: рекламне агентство міжнародної телерадіокомпанії «Тоніс» пропонує свої послуги.

Поширеними є пасивні структури типу: закони приймаються; наказ виконується; вимоги ставляться.

Синтаксис ділової документації визначається ще й вживанням інфінітивних конструкцій. Наприклад: створити комісію з національних питань; відкликати працівників сільського господарства.

Важливою ознакою ділових паперів є і часте використання дієприкметникових і дієприслівникових зворотів, що надають діловим документам стислості. Крім того, в діловому листуванні переважає непряма мова, а пряма вживається лише в тих випадках, коли є необхідність дослівно передати зміст деяких законодавчих актів.

Стислість викладу інформації визначає і специфіку синтаксису. Найчастіше надається перевага простим реченням. Якщо ж використовуються складні, то вони невеликі: одне-два підрядних речення чи дієприкметниковий або дієприслівниковий звороти.

Типова ознака ділового стилю -- використання віддієслівних іменників. Вони створюють загальне уявлення про Дію.

Наприклад: провести огляд машин до 15 вересня 2017року; подати звіт до 20 серпня 2017року.

Віддієслівні іменники забезпечують однозначність, узагальненість змісту і надають документам певної офіційності. У ділових документах вживають розщеплені присудки, це мотивується тим, що вони конкретніші за дієслівні відповідники.

Наприклад: Пропонуємо проводити змагання за містом; Рекомендуємо надавати перевагу одягу з натуральної сировини.

До складу розщепленого присудка може входити іменник-термін або кілька означень.

У мові ділових документів є такі словосполучення дієслівного типу, які багато разів використовуються у конкретній виробничій чи адміністративно-виробничій ситуаціях, зокрема: взяти за основу; взяти до уваги; взяти на себе обов'язок; зобов'язання тощо.

Загальні вимоги до складання документів. Текст документа. Основні реквізити. Види документів

Для ділових людей важливе значення має писемне мовлення. У багатьох випадках лише через ділову документацію (листування) встановлюються певні ділові контакти. Писемне ділове мовлення - це система документації, за допомогою якої представники установ, організацій, підприємств можуть встановлювати певні зв'язки, контакти, спілкуватися.

Одиницею писемного мовлення є письмовий діловий текст. Особливості писемного мовлення можна виділити такі:

- по-перше, воно фіксується за допомогою певних знаків (літер, графіків, схем, малюнків, формул тощо);

- по-друге, писемне мовлення завжди спирається на усне мовлення, тобто є вторинним. Воно фіксує кимось висловлену думку і сприймається органами зору;

- по-третє, форма писемного мовлення здебільшого монологічна;

- по-четверте, для писемного мовлення, зокрема ділового, характерна більша регламентація мовних засобів, точніший добір відповідної лексики;

- по-п'яте, у писемному діловому тексті переважає традиційна форма викладу, загальноприйняті структурні елементи;

- по-шосте, писемне мовлення обслуговує кількісно невизначену аудиторію;

- по-сьоме, писемна форма спілкування дає можливість підготувати необмежену кількість копій, що збільшує можливість впливу певного документа.

Основною одиницею Офіційно-ділового стилю є ДОКУМЕНТ. Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя.

Документ (від лат. Documentum - доказ, свідоцтво, взірець, посвідчення, доказ) Енциклопедичний словник трактує документ як:

1) письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки;

2) офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо);

3) достовірне історичне письмове джерело;

4) матеріальний об'єкт, в якому міститься та чи інша інформація (наприклад, перфораційна картка).

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів.

Документація використовується як спосіб і засіб реалізації функцій, покладених на управлінський апарат.

Документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища дійсності, розумової діяльності людини. Також це будь-яке офіційне свідчення, доказ достовірності дії, предмета, поняття.

Сучасний діловий документ має велике правове і господарське значення. Він є елементом стилю управління, усієї роботи певної організації, установи, підприємства, фірми тощо.

Широке поняття "культура праці" означає не лише механізацію, автоматизацію виробничих процесів, культуру управління колективом, також і культуру спілкування, високу культуру діловодства (діяльності, пов'язаної з укладанням, проходженням по усіх підрозділах установи документа аж до здачі його в архів), включаючи культуру мови документів.

Культура діловодства і культура мови документів реалізується у таких вимогах:

1) Документ видає повноважний орган або особа відповідно до її компетенції;

2) Документ не може суперечити діючому законодавству, директивним вказівкам керівних органів;

3) Документ повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва;

4) Документ необхідно укладати за встановленою формою;

5) Документ має бути бездоганно відредагований і оформлений.

Документи класифікуються

за змістом інформації: документи з адміністративних питань, комерційних, бухгалтерського обліку, підготовки та розстановки кадрів, зовнішньоторгівельної діяльності та ін.;

за призначенням: організаційні, розпорядчі, інформаційні, колегіальних органів;

за формою: стандартні, індивідуальні (нестандартні);

за надходженням: офіційні, тобто ті, що створюються організацією чи службовою особою й оформляються в установленому порядку (накази, статути, інструкції); особисті, які засвідчують особу або її права, обов'язки, службовий або соціальний стан, а також містять інші відомості біографічного характеру (заява, автобіографія, характеристика);

за стадіями створення: чорнові - рукописний або машинописний документ, що відображає роботу автора над текстом, оригінальні - ті, в яких відомості про автора, час та місце створення документа, які він містить у собі, відповідають дійсності (оригінал офіційного документа - перший і єдиний його примірник); копія - відтворює інформацію документа й усі його зовнішні ознаки або частину їх;

за ступенем гласності: звичайні, секретні, для службового користування (ДСК);

за строками зберігання: постійні, тимчасові.

за способом фіксації (відбиття) інформації вони поділяються на письмові, графічні, фото-, фоно-, та кінодокументи. Письмові (або рукописно-друковані) включають у себе всі рукописні та машинописні документи, виготовлені на різноманітних розмножувальних апаратах і друкарським способом. До графічних належать креслення, графіки, карти, малюнки, схеми, плани, цінні своєю ілюстративністю. Фото-, кінодокументи дають можливість закарбувати ті об'єкти, явища, процеси, котрі зафіксувати іншими засобами важко або неможливо. Фотодокументи дають можливість робити точний звукозапис інформації і широко використовуються при протоколюванні зборів, нарад, засідань інші.

За найменуванням розрізняють багато видів документів. Це - положення, накази, розпорядження, інструкції, звіти, акти, записки, листи, ордери, плани, баланси, ін. Однак класифікувати їх за вказаною ознакою недоцільно, тому що існує чимало документів одного й того ж найменування, але зовсім різного змісту;

За способом виготовлення документи бувають типові, трафаретні та індивідуальні. Типові складаються заздалегідь і служать текстом-зразком для індивідуальних (типові правила, інструкції для однорідних підприємств та ін.). У трафаретних - частина тексту віддрукована на бланку, а частина вписується при його заповненні. Ця форма набуває все більшого поширення, бо дає можливість укладачам економити час і полегшує машину обробку. Індивідуальні документи створюються щоразу заново і важко піддаються трафаретизації, тому що складаються довільно (доповідні та пояснювальні записки, автобіографії та ін.);

За ступенем складності можна виділити прості (що містять одне питання, їх легко обробляти, контролювати, виконувати, зберігати) й складні (два чи кілька питань).

За місцем складання розрізняють внутрішні (створювані на тому чи іншому підприємстві, де вони й функціонують) і зовнішні (ті, що надійшли ззовні або направлені іншим підприємствам, установам чи громадянам.

За терміном виконання: термінові (вимагають виконання у строки, встановлені законом, правовим актом, керівником) і нетермінові.

За юридичною силою розрізняють справжні на підроблені документи. Справжніми (дійсні на даний момент) вважаються документи, видані в установленому законом з додержанням усіх правил. Підробними (внаслідок матеріальної чи індустріальної підробки) - реквізити або зміст яких не відповідають істинним.

Усі документи, що входять до системи організаційно-розпорядчих документів. ОРД умовно можна поділити на п'ять груп:

Організаційні (положення, статути, інструкції, правила).

Розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, накази у загальних питаннях, вказівки).

Довідково-інформаційні (довідки, протоколи, огляди, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, відгуки, доповіді,звіти, плани робіт, договори, телеграми, телефонограми та ін.).

З кадрових питань (заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики та ін.).

Особисті офіційні документи (пропозиції, заяви і скарги громадян, автобіографії, розписки, особисті доручення та ін.)

Способи викладу матеріалу в документі

Усі ділові папери за способом викладу матеріалу можуть бути поділені на такі категорії.

Ділові папери, в яких можна передбачити і сформулювати лише окремі найзагальніші відомості (компоненти формуляра), сам же спосіб викладу (добір слів і словосполучень, будова речень, зв'язки між ними) кожного разу залежить від конкретного змісту того, що викладається, від ситуації, певних обставин ділового спілкування. Це документ з порівняно невисоким ступенем стандартизації. За способом викладу матеріалу розрізняють такі тексти: розповідь, опис, міркування.

Ділові папери, в яких може бути передбачений не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення й речення, що в них має бути відображена думка, за винятком цілком конкретних відомостей (для них у готовому бланку залишається кілька незаповнених місць). Це документи з високим ступенем стандартизації.

Стандартизація мови офіційних документів є ефективним засобом скорочення невиправданого інформаційного надлишку за рахунок економії мовних засобів.

Правила написання тексту документа

Текст - головний елемент документа. Він має бути стислим, конкретним, об'єктивним, юридично бездоганним.

Підготовка текстової частини документа - одна з найважливіших операцій документування. Тому підготовка текстової частини документації є важливою умовою добре поставленого документування управлінської діяльності.

В залежності від кількості розглядуваних у тексті питань документи поділяються на прості і складні. Перші присвячені одному питанню, другі - кільком. Але текст будь-якого документа, відповідно до вимог ЄДСД, повинен складаються не менш ніж з двох основних частин. У першій з них дають обгрунтування або підставу складання документа, у другій - викладають пропозиції, ухвали, розпорядження, висновки та прохання. Навіть у тому випадку, коли текст документа складається з однієї фрази, якщо він грамотно складений, у ньому можна розрізнити ці два логічних елементи. Н.- з наказу: “У зв'язку з очікуваним раннім похолоданням наказую завершити усі роботи по утепленню виробничих приміщень технікуму до 1 жовтня цього року”.

Рідко коли текст документа містить тільки заключну частину: у наказах, наприклад,- розпорядчу без преамбули, у листах і заявах - прохання без мотивування.

Текст оформляють у вигляді:

- складного тексту,

- анкети,

- таблиці,

- поєднання цих форм.

Текст поділяють на абзаци - пов'язані за змістом частини тексту від одного відступу до іншого. Доцільно, щоб кількість речень в абзацах ОРД не перевищувала двох-чотирьох.

Однак у більшості випадків текст документа складається з таких логічних елементів:

- вступу,

- доказу,

закінчення. Нерідко закінченню передують висновки.

Вступ готує адресата до сприймання теми (подається історія питання, зазначається привід, що став підставою створення документа). У вступній частині викладають підстави для виготовлення документа, викладаються причини і безпосередній привід до складання службового документа. У цій частині тексту наводять посилання на інші, раніше одержані документи, що послужили підґрунтям для створення даного документа.

Якщо документ створюється на підставі іншого документа, то це зазначають так:"Відповідно до Указу Президента України від 12.03.03 № 123 "Про...".

У доведенні (доказах) виражається сутність питання, наводяться докази, факти, посилання на доведення, цифрові дані, які обґрунтовують правильність порушуваного питання. Складне доведення звичайно закінчується висновком. Докази повинні переконати адресата у необхідності задоволення клопотання, прохання чи вимоги.

Висновки не є окремим логічним елементом, оскільки вони примикають до доведення і невід'ємні від нього.

Заключна частина - головна логічна складова частина, у якій формулюється основна мета документа, його провідна думка, прохання, пропозиція,згода, відмова. Заключна частина у службовому документі обов'язкова.

За характером змісту заключні частини неоднакові. Вони поділяються на активні та пасивні (або описові). Активні заключні частини, у свою чергу, поділяються на прямі і непрямі. У прямій активній заключній частині адресат спілкується до певних дій.

Наприклад - “пропоную Вам у найкоротший термін налагодити трудову дисципліну в групі. Для цього розробіть детальний план заходів. Вживіть до студентів, що порушують дисципліну, суворих заходів. Про виконану роботу повідомте в деканат 10.11.10р.”

У непрямій активній заключній частині дія можлива або очікується.

Наприклад - “у зв'язку з посиленням морозів можливий вихід із ладу зовнішньої водопровідної мережі”.

Пряма активна заключна частина застосовується у наказах, протоколах зборів, листах, телеграмах, непряма - у договорах, інструкціях, положеннях і т.д. по можливості слід надавати перевагу активній заключній частині перед пасивною.

В залежності від змісту документа у тексті застосовується прямий або зворотний порядок розташування логічних елементів. У першому випадку за вступом ідуть доведення і висновки. При зворотному порядку спочатку викладаються висновки, за ними - докази. Вступ у таких документах відсутній.

У зворотному порядку викладають нескладні документи. Ним слід користуватися як можна рідше. Справа в тому, що у висновках, якщо вони виносяться на перше місце, слід викладати суть питання і в подальшій частині тексту дати повне його обґрунтування. Інакше документ стає незрозумілим і читати його доводиться у зворотному напрямку (знизу вверх).

Поділ тексту на складові елементи робить його дохідливим і зрозумілим.

У закінченні формулюється мета складання документа. Закінчення може бути як активним, так і пасивним. Активне точно зазначає, яку дію повинен виконати адресат, пасивне інформує його про якийсь факт, обставину тощо.

Правила щодо укладання тексту документа:

1. Замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйманню документа.

2. Вживати стійкі (трафаретні) словосполучення, що виражають стандартні аспекти змісту:

- на Ваше прохання,

- задля обміну досвідом,

- відчуваючи гостру потребу...

3. Вживати прямий порядок слів у реченні, якщо логічний наголос падає на об'єкт дії. Зворотний порядок вживається тоді, коли логічний наголос падає на саму дію.

4. Для точності й ясності висловлювання у простих реченнях вживати певний порядок розташування їх членів (означення мають передувати означуваним словам, вставні слова ставитися на початку речення).

5. Вживати складнопідрядні речення для висловлення причинно-наслідкових зв'язків.

З метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких формулювати причини прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковий зворот починає, а не завершує фразу. (Ураховуючи... Вважаючи).

6. Замінювати займенники іменниками.

7. Не вживати емоційних виразів та не показувати суб'єктивного ставлення до викладеного.

8. У розпорядчих документах застосовувати мовні конструкції наказового характеру: наказую, пропоную...

Процес підготовки стандартного документа зводиться до таких трьох операцій:

* добір серед обмеженої кількості стандартних конструкцій потрібної в тому чи іншому випадку;

* заповнення формуляра;

* побудова за готовими зразками словосполучень і речень, не передбачених формулярами бланків.

Щоб швидко, грамотно й точно відобразити певний виробничий момент чи ситуацію, потрібні готові, широковідомі словесні формули. Вони сприймаються як сигнали певного типу інформації.

Іноді автор документа свідомо відмовляється від стандартного викладу. Це означає, що документу надається особливого значення.

Таким чином, сучасна ділова людина повинна вміти викладати певні факти, явища, події в документі так, щоб у невеликій за обсягом текст документа укласти максимум потрібної інформації, а також показати своє ставлення до неї.

Укладання фахових документів відповідно до напряму підготовки

Обліково-фінансові документи

До обліково-фінансових документів належать акт, доручення, розписка, накладна тощо.

Доручення це двостороння угода, за якої одна сторона зобов'язується виконувати від імені та за рахунок іншої сторони певні юридичні дії (наприклад, укладання договорів, отримання товарно-матеріальних цінностей). Залежно від суб'єкта дії доручення поділяються на особисті (одна особа доручає іншій) та офіційні (установа доручає особі чи установі). Особисте доручення вважається юридично правомірним лише у випадку, коли воно завірене. Доручення може завірятись нотаріусом, керівником установи, уповноваженим органом.

Реквізити особистого доручення:

назва виду документа;

текст;

підпис особи, яка склала доручення;

завірення підпису.

Реквізити офіційного доручення:

штамп (всі постійні реквізити підприємства);

номер, дата;

назва виду документа;

текст;

зразок підпису особи, якій видано доручення;

підпис керівника установи, печатка.

Також вказується назва установи, від якої особа повинна отримати матеріальні цінності, напрям діяльності, перелік матеріальних цінностей, термін дії доручення, назва і відомості про документ, що засвідчує особу.

Розписка - письмове підтвердження певної дії, яку вже завершено, наприклад, передача й одержання грошей, документів, товарно-матеріальних цінностей. Поширений цей документ у всіх сферах діяльності, чинний у стосунках між приватними особами. Розписка може бути як приватною, так і службовою.

Реквізити:

назва виду документа;

текст;

ПІБ і посада того, хто дає розписку;

у чому конкретно дається розписка (точне найменування матеріальних цінностей, предметів, сума прописом);

документ, що засвідчує особу, яка отримує цінності;

розпорядження чи інший документ, на підставі якого одержали цінність;

дата, підпис особи, яка отримує цінності;

завірення підпису (якщо це приватна розписка).

Размещено на Allbest.ru

...