Особливість оформлення ділових паперів

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

Запорізький національний технічний університет

Кафедра загальної мовної підготовки

Методичні матеріали

з дисципліни «Українська мова

до теми «Ділові папери як засіб мовної комунікації» для студентів усіх форм навчання (2 модуль, 4 семестр)

2012

Методичні матеріали з дисципліни «Українська мова (за професійним спрямуванням)» до теми «Ділові папери як засіб мовної комунікації» для студентів усіх форм навчання (2 модуль,4 семестр) (роздатковий матеріал)/ Укл. Бондарчук К.С. - Запоріжжя: ЗНТУ, 2012. - 62 с.

Укладач: Бондарчук К.С, завідувач кафедри загальної мовної підготовки ЗНТУ

Рецензент: Катиш Т.В., к. філол. н., доцент кафедри ЗМП

Відповідальний за випуск: зав. кафедри загальної мовної підготовки Бондарчук К.С.

Затверджено

Протокол засідання кафедри загальної мовної підготовки 4 жовтня 2012 №2

Зміст

Передмова

Тема 1. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

1.1 Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів

1.2 Вимоги до бланків документів

1.3 Оформлювання сторінки

Тема 2. Документація з кадрово-контрактних питань

Тема 2. Документація з кадрово-контрактних питань

Тема 3. Довідково-інформаційні документи

Тема 4. Ділове листування

4.1 Вимоги до тексту ділових (комерційних) листів

4.2 Обов'язкові реквізити листів та їх оформлювання

Література

Передмова

У сучасному світі важливе значення в діяльності кожної ділової людини є усна та писемна комунікація. Ділові контакти переважно реалізуються через посередництво документів, зокрема ділових листів. Успіх офіційних, партнерських взаємин між організаціями, підприємствами, державами, а також приватними особами багато в чому залежить від умінь та навичок правильно оформлювати, складати різноманітні документи.

У пропонованих методичних матеріалах використано рекомендації ДСТУ 4163-2003, які є чинними на сьогодні. У них розкриваються такі поняття як документ і діловодство; наводиться класифікація документів за різними критеріями; подаються рекомендації щодо оформлювання та складання найбільш уживаних документів з різних сфер професійної діяльності, зокрема довідково-інформаційних, документів з особового складу та кадрово-контрактних питань.

Важливою частиною цих матеріалів є та частина, що розкриває секрети ділового спілкування: особливості етикету офіційного та комерційного листування, вимоги до оформлювання листа - службового, приватного чи напівприватного до ділового партнера. У методичних матеріалах дається класифікація листів, формуляр-зразок фірмового бланка листа, зразки текстів різноманітних листів, рекомендовані мовні кліше для різних видів листів.

Отже, пропоновані методичні матеріали подають необхідні для майбутніх службовців і бізнесменів рекомендації, які допоможуть формувати нові відносини та вдосконалювати професійне спілкування, долати труднощі, що виникають при оформлюванні документів українською мовою.

Тема 1. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

В Україні з вересня 2003 року набув чинності стандарт «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163-2003), яким регулюються правила розташування реквізитів документів.

Документ - діловий напір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь. Отже, це зафіксована певним чином на спеціальному матеріалі інформація про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Діловодство - це діяльність, що охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Документи широко використовуються в нашій повсякденній діяльності як джерела та носії інформації; вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документ має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим та оформленим, повинен містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки. Більшість документів має задовільняти такі вимоги, як придатність до тривалого збереження, максимальна точність. Щоб документ мав усі перелічені властивості, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом.

Відповідно до вимог Державної уніфікованої системи документації, виділяють такі види документів за ознаками класифікації та групами:

Ч/ч	Ознаки класифікації	Групи документів
1	За найменуванням	Заява, лист, телеграма, довідка, інструкція, службова записка, протокол та ін.
2	За походженням	Службові (офіційні) й особисті
3	За місцем складання	Внутрішні, зовнішні
4	За призначенням	Щодо особового складу (особові офіційні документи), кадрові, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі
5	За напрямом	Вхідні, вихідні
6	За формою	Стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні)
7	За терміном виконання	Звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові
8	За ступенем гласності	Для загального користування, службового користування, таємні, цілком таємні
9	За стадіями створення	Оригінали, копії. Різновидами копії є відпуск (повна копія документа, яка залишається у відправника), витяг (певна частина документа), дублікат (другий примірник документа, виданий у зв'язку з утратою оригіналу)
10	За складністю (кількістю відображених питань)	Прості (відображають одне питання), складні (декілька питань)
11	За терміном зберігання	Тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання.
12	За технікою відтворення	Рукописні, відтворені механічним способом
13	За носієм інформації	На папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці, дискеті

Текст - головний елемент документа. Це сукупність речень, послідовно об'єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Він є засобом відтворення зв'язного мовлення.

При складанні тексту ділових паперів мають виконуватися такі вимоги: достовірність (викладені факти відображають справжній стан речей); об'єктивність змісту; нейтральність тону; повнота інформації (зміст вичерпує всі обставини справи); максимальна стислість (відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не до справи); точність (не допускається подвійне тлумачення слів); доречність мовних засобів (відповідність меті, темі, логічному змістові, ситуації); переконливість (веде до задоволення прохань, викладених у документі, сприяє прискоренню прийняття управлінського рішення, запобігає назріванню конфлікту).

Текст документа складається з таких логічних елементів: вступ, доказ, закінчення. Вступ готує адресата до сприйняття теми (зазначається привід, що спричинив укладання документа, викладається історія питання). У доказі розкривається суть питання (пояснення, міркування, цифрові розрахунки, посилання на законодавчі акти). У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ. Закінчення буває активним і пасивним. Активне точно зазначає, яку дію має виконати адресат. Пасивне - інформує адресата про якийсь факт, обставину.

Залежно від змісту документів, застосовується прямий або зворотний порядок розташування логічних елементів. Прямий: вступ, доказ, закінчення; зворотний - закінчення передує доказу, а вступу взагалі може не бути.

Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлювання документів, тобто їх написання і розташування реквізитів на бланку. Реквізитами називають окремі елементи документа. Хоча кожна організація, установа, підприємство прагне виробити власні зразки, трафарети, бланки, щоб полегшити документування, та всі вони відповідають єдиній державній системі діловодства (ЄДСД), правилам організаційно-розпорядчих документів (ОРД). ОРД виготовляють на папері форматом А4 та А5 відповідно до формуляра-зразка - єдиної моделі побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розташованих в усталеній послідовності. Формуляр-зразок передбачає такі основні реквізити:

державний герб;

емблема організації або підприємства;

зображення державних нагород;

код установи, організації, підприємства;

код форми документа;

назва міністерства або відомства;

повна назва установи, організації, підприємства, від імені якої створено документ;

назва структурного підрозділу;

індекс підприємства зв'язку, поштову і телеграфну адресу, номери телетайпу, телефону, факсу, номер рахунку в банку;

назва виду документа;

індекс;

посилання на індекс і дату вихідного документа;

місце складання чи видання;

гриф обмеження доступу до документа;

адресат;

гриф затвердження;

резолюція;

відмітка про контроль;

текст;

гриф узгодження;

візи;

печатка;

відмітка про засвідчення копії;

прізвище виконавця і номер його телефону (обов'язковий цей реквізит лише у вихідних документах: листах, висновках тощо);

відмітка про виконання;

відмітка про перенесення даних на машинний носій;

відмітка про надходження.

У конкретних документах може бракувати окремих реквізитів. При складанні й оформлюванні документів необхідно дотримуватися вимог, які надають документові юридичної сили та підвищують оперативність його підготовки, оброблення й використання.

1.1 Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів

- Зображення Державного герба України розміщують на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України «Про Державний герб України».

- Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) відповідно до статуту розміщують з лівого боку від назви організації. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного герба України.

- Зображення нагород відтворюють на бланках згідно з законодавством і розміщують на лівому березі бланка на рівні реквізитів назви організації та структурного підрозділу.

- Код організації проставляють за ЄДРПОУ після реквізиту довідкові дані про організацію.

- Назва організації вищого рівня зазначається скорочено, а в разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення - повністю.

- Назва організації-автора документа повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні про організацію). Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче від повної, окремим рядком у центрі.

- Довідкові дані про організацію містять: поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, факсів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо.) Їх розміщують нижче від назви організації або структурного підрозділу.

- Назва виду документа має відповідати переліку документів, які використовують у організації. У листі назву виду документа не зазначають.

- Дата документа - це дата його підписання, затвердження, прийняття, зареєстрування, а також день написання листа, наказу; день фіксації вчинків у протоколах, актах; день набирання чинності розпорядчого документа після одержання адресатом (якщо документ її не обумовлює).

Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності - число, місяць, рік: 10.05.2011, а також у послідовності - рік, місяць, число: 2011.01.15

У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати: 29 січня 2011 року.

Дату документа ставлять нижче від назви документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці:

а) на бланку:

«02» лютого 2011 року №713

б) не на бланку - після тексту перед або під підписом:

Завідувач відділу програмування _______ О.Н. Захарченко

(підпис)

У разі підписання документа двома особами підписи розміщуються так:

Головний інженер Головний механік

(підпис) М.С. Симонов (підпис) В.Г. Олексієнко

18.04.2011 18.04.2011

У розпорядчих документах дата оформлюється так:

НАКАЗ

21.06.2011 №17 м. Запоріжжя

- Реєстраційний індекс документа складається з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Місце розміщення цього реквізиту залежить від бланка та виду документа. Індекс забезпечує оперативний довідково-інформаційний пошук; включає в себе три пари арабських цифр: №09-17/80, де перша пара - індекс структурного підрозділу, друга - номер справи за номенклатурою, третя - порядковий номер документа за журналом обліку.

- Місце складання або видання документа зазначають на всіх документах, крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту довідкові дані про організацію, і розміщують на рівні або нижче від реквізитів дата та реєстраційний індекс документа.

- Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування) проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа. За потреби його доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу.

- Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни.

Зразки:

- Адресат - організація або структурний підрозділ без зазначення посадової особи, назву подають у називному відмінку:

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України або

Запорізький національний технічний університет

- Адресат - керівник підприємства, установи або його заступник:

Директорові Запорізького

феросплавного заводу

п. Тищенку С.Г.

вул. Рекордна, 5, м. Запоріжжя, 69035

- Адресат - кілька посадових осіб (не більше 4):

Президентові АТ «Кобза»

Директорові з комерційних питань

Начальникам виробничих відділів

- Адресати - однорідні організації:

Директорам металургійних

об'єднань України

- Якщо адресатів більше 4 осіб, додають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата.

- Відповідь на скарги, заяви тощо можна адресувати із зазначенням лише прізвища, якому передує поштова адреса, оформлена за правилами надавання послуг поштового зв'язку:

вул. 8 Березня, м. Запоріжжя, 69028

Петренкові

- Адресат - фізична особа:

Стеценко Сидір Миколайович

вул. Героїв Сталінграда, 8, кв. 17,

м. Запоріжжя, 69002

- Гриф затвердження складається з таких елементів: слово ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назва посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження; розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Ректор ЗНТУ

(підпис) С.Б. Бєліков

01.03.2012

У разі затвердження документа кількома посадовими особами їхні грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера затверджувального документа в називному відмінку:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Протокол зборів

трудового колективу ЗНТУ

01.02.2012 №3

Резолюція, яку ставить на документі посадова особа, складається з прізвища виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника, дати:

Відділ статистики

Шевченко Л.Л.

Прошу підготувати

відповідь на лист

Резолюцію датують і підписують у правій верхній частині документа на вільному місці нижче від реквізиту адресат (не на тексті).

- Заголовок до тексту документа повинен бути узгоджений з назвою документа і містити короткий виклад його основного смислового аспекту. Заголовок відповідає на питання про що?, кого?, чого?. Наприклад, наказ (про що?) про створення установи; посадова інструкція (кого?) секретаря-референта; протокол (чого?) засідання правління.

Зразок:

Про нагородження студентів-переможців

Х Міжнародного конкурсу ім. П.Яцика

- Текст документа містить інформацію, заради фіксування якої було створено документ. Текст документа повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження. Текст оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.

- Відмітка про наявність додатка розміщується під текстом документа. Наявність додатків, повну назву яких наводять у тексті, фіксують за такою формою:

Додаток: на 3с. у 3 прим. (для тих документів, що мають додатки, згадувані в тексті);

Додаток: відповідно до списку на 2с. (для документів, у яких є список додатків при їх великій кількості).

Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у тексті, то ці назви треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їх примірників.

Зразок:

Додатки: 1. Додаток про виконання плану ремонтних робіт

на І квартал 2012р. на 1 арк. в 1 прим.

2. Графік ремонтних робіт на ІІ квартал 2012р. на

2 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють так:

Додаток: лист Державного комітету архівів України від 27.04.2011 № 171/01-04 і додаток до нього, всього на 7 арк. в 1 прим.

Якщо додатки зброшуровані, то кількість їх аркушів не зазначають:

Додаток: методичні рекомендації в 3 прим.

На велику кількість додатків складають опис, а в самому документі після тексту зазначають:

Додаток: згідно з описом на 67 арк.

Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформлюють так:

Додаток: на 5 арк. в 1 прим. на першу адресу.

Додаток до розпорядчого документа повинен мати відмітку з посиланнями на цей документ, його дату і номер. Відмітку роблять у верхньому правому куті першого аркуша додатка:

Додаток 1

до наказу Міністерства охорони

здоров'я України

20.01.2012 № 25

Підпис складається з трьох елементів: назви посади особи, яка підписує документ (повної, в якій вказано назву установи, якщо документ складений не на бланку; скороченої, якщо документ написано на бланку); особистого підпису та його розшифрування (друкуються без дужок ініціали й прізвище особи, що підписала документ:

Ректор (підпис) С.Б. Бєліков

У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому випадку обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписує документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом), наприклад: Виконувач обов'язків, Заступник.

Підписувати документ із прийменником за або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволено.

Документи, складені комісією, підписуються із зазначенням не посади, а з розподілом їх обов'язків у складі комісії (подаються в алфавітному порядку):

Голова комісії (підпис) М.П. Власенко

Члени комісії: (підпис) С.П. Андрієнко

(підпис) К.В. Мироненко

(підпис) О.К. Пилипчук

Коли документ підписують кілька осіб, що представляють різні організації, то підписи цих осіб з однаковою посадою розташовують на одному рівні:

Генеральний директор Ректор ЗНУ

ПАТ «Енергоатом» ________І.В. Сиваш ________Г.А. Іваненко

(підпис) (підпис)

20.01.2012 22.01.2012

Якщо один документ підписують кілька осіб з того самого підприємства чи установи, то підписи розташовують один під одним послідовно згідно з посадою, що ці особи обіймають:

Директор видавництва _____________ А.В. Коваль

(підпис) Головний бухгалтер _____________ В.Н. Олексієнко

- Гриф погодження розміщують нижче від реквізиту підпис. Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), особистого підпису, ініціалів і прізвища, дати погодження:

ПОГОДЖЕНО

Заступник Міністра освіти і науки, молоді та спорту України

(підпис) В.С. Осика

05.02.2011

Якщо документ погоджують листом, протоколом, актом тощо, то гриф погодження оформлюють так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Правління

Національного банку України

23.01.2011 № 2

- Візою оформлюють внутрішнє погодження документа.

Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, дати завізування. Візу розміщують нижче від реквізиту підпис на останньому аркуші документа:

Начальник юридичного відділу

(підпис) В.І. Кравченко

18.09.2012

Візу ставлять на примірниках документів, які залишають у організації.

- Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його подають в інструкції з діловодства організації.

Печатка прикладається так, щоб вона охоплювала частину слів найменування посади особи, що підписує документ.

- Відмітка про засвідчення копії документа складається зі слів Згідно з оригіналом, назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче від реквізиту підпис:

Згідно з оригіналом

Секретар (підпис) С.П. Гордієнко

26.06.2012

Відмітку про надходження роблять від руки або за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа); розташовується праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа.

Відмітку про виконання документа і направлення його до справи ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить такі дані: посилання на дату і номер документа, коротку довідку про виконання, слів До справи, номер справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до справи, назву посади і підпис виконавця:

До справи № 03-4

Відповідь надіслано 13.05.2011 №03-12/113

Виконавчий директор (підпис) С.О. Вакуленко

14.05.2011

Дані про виконавця зазначають зліва внизу, вказавши прізвище та службовий телефон:

Климчик 221-14-68

Інформація про розмноження документа містить такі дані: індекс друкарки (перші літери та прізвище), кількість віддрукованих примірників, дату друкування:

Т.Г. Климчик 221-14-68, 8, 10.07.2010.

1.2 Вимоги до бланків документів

Для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів як основні треба використовувати два формати паперу з ГОСТ 9327 - А4 (210 Х 297 мм.) і А5 (210 Х 148 мм.). Дозволено використовувати бланки А3 (297 Х 420 мм.) і А6 (106 Х 148мм.).

Бланки документів повинні мати такі береги, мм.:

30 - лівий;

10 - правий;

20 - верхній та нижній.

- Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів. Дозволено виготовляти бланки за допомогою комп'ютерної техніки.

- Установлюють такі бланки документів: загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа), крім листа; бланк листа; бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа.

На основі загального бланка організації можна розробляти бланки структурного підрозділу організації або бланки посадової особи в тому разі, якщо керівник підрозділу чи посадова особа має право підписувати документи.

- Організації, що ведуть листування з постійними закордонними кореспондентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною.

Бланки, в яких використано іноземну мову, застосовувати в межах України не рекомендовано.

1.3 Оформлювання сторінки

- Документи виготовляють на конторській друкарській машинці або за допомогою комп'ютерної техніки. Подані в подальших положеннях розміри стосуються документів, які мають розмір шрифту 12-14 друкарських пунктів.

Окремі внутрішні документи (заяви, автобіографії, пояснювальні й доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволено оформлювати рукописним способом.

- Текст документів, надрукованих на папері формату А4, рекомендовано друкувати через 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами.

- Назву виду документа друкують великими літерами.

- Розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка назви посади.

- Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 мм (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого берега. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

- Тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

- При оформленні документа на двох і більше сторінках, друга та подальші сторінки мають бути пронумеровані.

Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» та розділових знаків.

Неправильно: Правильно:

-2-, 51.; 14с. Починаючи з другого аркуша

арабськими цифрами

без крапки: 3; 15

Кожен вид документа має свої особливості. Однак усі документи в апараті управління за функціональним призначенням можна розділити на такі групи:

Організаційні (положення, статути, інструкції, правила).

Розпорядчі (постанови, розпорядження, накази із загальних питань, вказівки, ухвали).

Довідково-інформаційні (довідки, протоколи, огляди, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, факси, відгуки, доповіді, звіти, плани роботи, оголошення, телеграми, телефонограми).

З кадрово-контрактних питань (автобіографії, заяви, накази, особові листки, трудові книжки, характеристики, трудові угоди, контракти).

Особові офіційні документи (пропозиції, заяви та скарги громадян, розписки, доручення тощо).

Тема 2. Документація з кадрово-контрактних питань

План

1. Заява. Види заяв.

2. Резюме. Характеристика. Автобіографія.

3. Особовий листок з обліку кадрів. Наказ щодо особового складу. Трудова книжка.

4. Трудовий договір. Контракт. Трудова угода.

5. Візитівка.

До групи документів з кадрово-контрактних питань належать документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства (організації), зафіксовану в заявах про прийняття (звільнення, переведення) на роботу, наказах про особовий склад, в автобіографіях, характеристиках, контрактах (трудових угодах) з найму працівників тощо.

Заява

Заява - це документ, який містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб, адресовані установі або посадовій особі.

Заява з кадрових питань складається з таких реквізитів:

адреса (назва організації або службової особи);

відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові; адреса, іноді - посада);

назва виду документа (заява);

текст заяви;

перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;

підпис автора;

дата написання заяви.

Якщо заява адресується до тієї ж організації, де працює автор, не треба зазначати адресу, паспортні дані, а достатньо назвати посаду та місце роботи (структурний підрозділ).

Текст заяви має таку структуру: формулювання прохання; обґрунтування прохання (докази) - для заяв про звільнення, переведення на іншу посаду.

За характером викладу заяви бувають найрізноманітнішого типу - від тих, що стосуються особистих питань, до заяв уряду.

Щоб полегшити й прискорити розгляд заяв, існує певна усталеність, трафаретність в їх оформленні. Так, у заяві не можна писати в одному рядку, кому адресовано прохання й від кого воно.

Зразок 1

Генеральному директорові ПАТ «Мотор Січ»

п. Богуслаєву В.О.

Черниш Тетяни Іванівни,

що мешкає за адресою:

вул. Чумаченка, 3, кв.5,

м. Запоріжжя, 59050

тел. 253-17-18

ЗАЯВА

Прошу прийняти мене на роботу до відділу комплектування на посаду інженера з 1 січня 2011 року.

Додатки:

1. Копія диплома про вищу освіту на 2 с. в 1 прим.

2. Трудова книжка.

3. Особовий листок з обліку кадрів на 3с. в 1 прим.

4. Три фотокартки (3х4).

25.12.2010

Підпис

Зразок 2

Ректорові ЗНТУ

проф. Бєлікову С.Б.

економіста планово-економічного відділу

Рибачук Надії Іванівни

ЗАЯВА

Прошу перевести мене з посади економіста планово-економічного відділу на посаду провідного економіста цього відділу з 5 лютого 2012 р. у зв'язку з проходженням стажування з метою підвищення рівня кваліфікації.

Додаток: Довідка про проходження стажування в 1 прим. на 1с.

01.02.2012

Підпис

Резюме

Резюме -- це документ, у якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає.

Найчастіше використовується під час прийняття на роботу. Мета резюме -- зацікавити роботодавця своєю кандидатурою. Часто подається із супровідним листом, де висловлюється бажання отримати те чи інше місце та пояснюється, чому саме ви підходите на цю вакансію.

Основна вимога до такого документа -- вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.

Єдиних правил написання цього документа немає. Для кожного конкретного випадку складається окреме резюме. Одним з найпоширеніших форм резюме є зразок, коли наявні такі реквізити:

назва документа;

особисті дані (прізвище, ім'я, по батькові особи, яка складає резюме, контактні телефони);

мета складання резюме;

досвід роботи (дані подаються у зворотному порядку - від останнього місця роботи до першого);

освіта (вказується тільки спеціальна освіта);

додаткові відомості (знання мов, наявність друкованих праць, професійні навички з іншого фаху, рівень навичок роботи з комп'ютером тощо);

дата, підпис.

Зразок

1. Особисті дані Андрієнко Тетяна Сергіївна

вул. Космічна, 25, кв. 17, м. Запоріжжя,

69003

15 березня 1980 р., м. Запоріжжя

тел.: 764-26-48 (домашній) моб. тел.: 0974204565.

2. Бажана посада Провідний економіст відділу зовнішніх зв'язків ПАТ «Мотор Січ».

3. Досвід роботи Досвід роботи в цій галузі - 10 років.

Бухгалтерський, податковий облік на виробництві і в торгівлі. Складання різних видів фінансової звітності. Внутрішній і зовнішній аудит підприємств різних форм власності.

2008-2012 АБ «Фінанси та кредит», м. Запоріжжя, начальник відділу валюти.

2002-2007 ВАТ «Титано-магнієвий комбінат», заступник директора з міжнародних зв'язків.

4. Освіта

1994-1999 Запорізький національний технічний університет, гуманітарний факультет, спеціальність: міжнародні економічні відносини.

2000-2002 Міжнародний інститут менеджменту, м. Київ, курс «Фінансовий облік та аудит».

5. Додаткова Вільне володіння українською, російською інформація та англійською мовами.

ПК: ms office. Бухгалтерські програми 1C ФМS, БЕСТ.

6. Сімейний стан Не одружена.

Підпис

24.02.2012

Характеристика

Характеристика - документ, у якому дається оцінка ділових та моральних якостей особи. Характеристика подається при вступі до вищих навчальних закладів і технікумів, при висуванні на виборні посади, а також за конкурсом до науково-дослідних інститутів тощо. Може складатися на вимогу або письмовий запит особи чи іншої установи.

Реквізити:

- назва виду документа (характеристика);

- анкетні дані (прізвище, ім'я, по батькові, посада/вчений ступінь і звання, якщо вони є, рік народження, освіта) - справа у стовпчик;

- текст: розкривається ставлення до роботи, підвищення професійного та наукового рівня, стосунки в трудовому колективі; зазначаються урядові нагороди, заохочення;

- висновки (зазначається призначення характеристики);

- дата складання.

- підпис відповідальної службової особи, печатка організації, що видала характеристику.

Текст викладається від третьої особи. Документ видається на руки працівникові або надсилається до установи, підприємства, що його вимагали.

Кожне нове повідомлення характеристики друкується з абзацу.

Характеристика належить до документів, що не вимагають суворої стандартизації. Оформляється на стандартному аркуші паперу (А4) в одному примірнику.

Зразок характеристики студента:

Характеристика

Василишина Іллі Романовича, студента факультету економіки та управління Запорізького національного технічного університету, 1993 р.н., освіта - середня спеціальна

Василишин Ілля Романович навчається на другому курсі факультету економіки та управління за спеціальністю «Менеджмент організацій». До навчання ставиться сумлінно, ретельно готується до занять, багато працює над самоосвітою. Бере участь у наукових дослідженнях з питань організації діяльності трудових колективів підприємств Запорізького регіону. Результати досліджень доповідалися на науково-практичній конференції ЗНТУ та наукових читаннях Дніпропетровського національного університету ім. О. Гончара.

Василишин І.Р. успішно поєднує навчальну роботу з громадською: очолює роботу сектору культурно-масової роботи профкому університету, бере участь у організації та проведенні загальноуніверситетських заходів, зокрема творчого конкурсу «Студентська весна».

Займається спортом, має 1-й розряд з кульової стрільби.

Василишин І.Р. вимогливий до себе, добре вихований, користується повагою серед товаришів і викладачів факультету.

Характеристика видана для подання до Запорізької обласної держадміністрації.

15.01.2012

Декан ФЕУ (підпис) В.І. Короленко

Зразок характеристики працівника:

Характеристика

Василенко Надії Іванівни, старшого викладача кафедри загальної мовної підготовки ЗНТУ, 1980 р.н., освіта вища філологічна

Василенко Н.І. працює на кафедрі загальної мовної підготовки ЗНТУ з 2004 р. після закінчення Запорізького національного університету. До виконання своїх посадових обов'язків ставиться сумлінно. Лекційні та практичні заняття проводить на високому науково-методичному рівні.

Підготувала повне методичне забезпечення викладання дисципліни «Українська мова (за професійним спрямуванням)»: завдання для контрольних та домашніх робіт, навчальний термінологічний словник, методичні вказівки до проведення практичних занять тощо.

Надія Іванівна докладає багато зусиль для виховання у студентів поваги до історичної пам'яті українського народу та його героїв, прищеплює навички культурного мовлення, уміння критично оцінювати сучасні суспільні процеси.

Василенко Н.І. займається науковими дослідженнями, бере участь в університетських та всеукраїнських науково-практичних конференціях, має публікації у фахових журналах.

Пані Василенко активно займається громадською роботою, є членом конференції трудового колективу ЗНТУ та вченої ради факультету.

Користується авторитетом серед колег та студентів. У спілкуванні ввічлива, в побуті скромна.

Характеристика видана для подання до аспірантури ЗНУ.

Ректор ЗНТУ (підпис) С.Б. Бєліков

Автобіографія

Автобіографія - це документ, у якому особа, яка складає його, подає опис свого життя та діяльності.

Основна вимога до такого документа - вичерпність поданих відомостей і лаконізм викладу.

Кожне нове повідомлення починається з абзацу.

Реквізити:

- прізвище, ім'я, по батькові у називному відмінку;

- дата, місце народження;

- відомості про навчання;

- відомості про трудову діяльність;

- відомості про громадську роботу;

- короткі відомості про склад сім'ї;

- дата і підпис автора.

Зразок:

Автобіографія

Я, Сергієнко Ніна Андріївна, народилася 25 липня 1993 року в місті Запоріжжі.

У 2000-2008 роках навчалася в Запорізькій гімназії №6; з 2008 року продовжила навчання в Запорізькому ліцеї №28, який закінчила з золотою медаллю в 2011 році. 2011 року вступила на факультет економіки та управління Запорізького національного технічного університету за спеціальністю «Фінанси та банківська справа», де навчаюся на 2 курсі.

Під час навчання в школі брала участь у районних та обласних олімпіадах з математики, української мови та літератури; в 2000 році посіла 1-е місце в обласному турі V Міжнародного конкурсу ім. П. Яцика.

У 2005-2010 роках навчалася в музичній школі №3 м. Запоріжжя, брала участь у творчих конкурсах.

Виконую обов'язки старости групи.

Батько, Сергієнко Андрій Миколайович, 1965 р.н., працює виконавчим директором ЗАТ «Альфа» м. Запоріжжя.

Мати, Сергієнко Марія Петрівна, 1967 р.н., працює лікарем у Запорізькій міській лікарні №3.

Сестра, Сергієнко Ольга, 2005 р.н., навчається в Запорізькій гімназії № 6.

Мешкаю за адресою: вул. Космічна, 112, кв. 35, м. Запоріжжя.

25.04.2011

Підпис

Особовий листок

Особовий листок з обліку кадрів є необхідним документом, що його заповнює громадянин при прийманні його на роботу (навчання), для участі в певному конкурсі тощо. Такий документ є узагальненням автобіографічних даних громадянина, оформлених шляхом фіксації їх у таблицях.

Основні реквізити:

назва виду документа (особовий листок; анкета наукового працівника);

особисті дані (прізвище, ім'я, по батькові, дата і місце народження, фото того, хто заповнює документ);

відомості про освіту, про наукові ступені, вчені звання;

якими мовами володіє;

трудова діяльність (за трудовою книжкою);

державні нагороди; вітчизняні, зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки;

відомості про родину;

паспортні дані та домашня адреса;

дата заповнення документа;

особистий підпис.

Формуляр-зразок особового листка наукового працівника:

Особовий листок з обліку кадрів

1. Прізвище___________________________________ (фото) ім'я по батькові_____________________________________

2. Стать _____________________________________

3. Рік, число і місяць народження «__»_________19___р.

4. Місце народження ___________________________

(село, місто, район, область)

5. Відомості про освіту (у т.ч. шкільну), навчання в аспірантурі та докторантурі

Назва і місцезнаходження навчального закладу, установи	Рік	За якою спеціальністю	Здобута кваліфікація, № диплома (атестата)
	Вступу	закінчення або вибуття

6.

7. Володіння мовами і якою мірою

8. Науковий ступінь, учене звання

9. Основні напрями наукової діяльності, спеціалізація ____

10. Кількість опублікованих наукових праць______________ всього ________, у тому числі монографій ________________, статей ________, винаходів ___________

Кількість підготовлених під Вашим керівництвом докторів наук _____, кандидатів наук ______________.

11. Трудова діяльність (включаючи навчання у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах, військову службу і роботу за сумісництвом).

Місяць і рік	Посада із зазначенням підприємства, установи, організації	Місцезнаходження підприємства, установи, організації
вступу	звільнення

12. Перебування за кордоном (робота, службове відрядження тощо).

З якого часу (місяць, рік)	По який час (місяць, рік)	Країна	Вид і місце діяльності

13. Участь у виборних органах державної влади

Назва органу	Статус (посада)	Рік перебування
		обрання	вибуття

14. Членство у вітчизняних академіях наук, наукових товариствах, асоціаціях та інших об'єднаннях учених

Назва об'єднання вчених	Статус	Рік обрання (вступ)

Членство у зарубіжних та міжнародних академіях наук, наукових товариствах, асоціаціях та інших об'єднаннях учених

Назва об'єднання вчених	Статус	Рік обрання (вступ)

Трудова книжка

Трудова книжка - документ, у якому фіксуються відомості про роботу працівника. Трудова книжка зберігається у відділі кадрів.

Реквізити:

- прізвище, ім'я, по батькові працівника, рік народження, освіта, професія, підпис, дата заповнення;

- відомості про роботу (номер запису, дата, відомості про прийняття на роботу, переміщення та звільнення, підстава для внесення запису);

- відомості про заохочення і нагородження.

Зразок титульної сторінки:

Трудова книжка

Прізвище_______________________________

Ім'я ____________________________________

По батькові _____________________________

Рік народження __________________________

Освіта: початкова, середня, вища

(підкресліть)

Професія________________________________

Підпис власника Трудової книжки

________________________________________

Дата заповнення Трудової книжки

«___» ______________ ______ р.

Зразок записів у трудовій книжці:

1. Відомості про роботу

№ запису	Дата	Відомості про прийняття на роботу, переміщення по роботі і звільнення (з зазначенням причин)	На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)
	Рік	Місяць	Число
1	2	3	4

2. Відомості про заохочення і нагородження

№ запису	Дата	Заохочення і нагородження	На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)
	Рік	Місяць	Число
1	2	3	4

Наказ

Наказ - розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, установи на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції.

Один із видів наказів - наказ про особовий склад. Цим наказом оформлюють призначення, переміщення, звільнення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення, нагороди та стягнення.

Реквізити:

- назва організації (підприємства);

- назва виду документа (наказ), його номер;

- дата підписання наказу;

- місце видання наказу;

- заголовок до тексту;

- текст;

- підпис керівника установи, організації, підприємства;

- види погодження.

Констатаційної частини в наказі про особовий склад може не бути, якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують ніяких роз'яснень.

Розпорядчу частину позначають словом Наказую; вона складається з пунктів, що поділяються на такі частини: дія, термін виконання та відповідальні за виконання.

В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, яким доручено контроль за виконанням наказу.

Накази, що стосуються особового складу, складають на основі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо.

Рекомендується починати кожний пункт наказу словами Призначити, Перевести, Оголосити подяку, Надати відпустку, які позначають конкретну дію, спрямовану наказом. Далі щоразу з нового рядка великими буквами друкуються прізвища та ініціали осіб, на яких поширюється цей пункт наказу, їхня посада (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд тощо), назва відділу чи цеху, в якому ця особа працює. У кінці кожного пункту наказу зазначається підстава для його складання (доповідна записка, заява тощо).

Якщо в одному пункті наказу перераховується кілька осіб, то їхні прізвища називаються в алфавітному порядку.

Формуляр-зразок:

НАКАЗ

16.11.2011 №15 м. Запоріжжя

Про особовий склад

1. Призначити:

Петренка Михайла Васильовича, інженера відділу праці та заробітної плати, на посаду старшого інженера з 01.12.2011 з посадовим окладом ______грн. на місяць.

Підстава: заява Петренка М.В. від 25.11.2011.

2. Перевести:

2.1. Іваненка Іллю Пилиповича, слюсаря електроцеху, на посаду техніка лабораторії контрольно-вимірювальних приладів з 01.12.2011.

Підстава: заява Іваненка І.П. від 28.11.2011.

2.2. Ткаченко Юлію Петрівну, прибиральницю, на посаду гардеробниці з 18.12.2011.

Підстава: заява Ткаченко Ю.П. від 10.12.2011.

Директор (підпис) С.В. Сергійчук

З наказом ознайомлені:

(підпис) М.В. Петренко

(підпис) І.П. Іваненко

(підпис) Ю.П. Ткаченко

До справи 04-01

Проректор з АГЧ (підпис) О.М. Никоненко

Контракт

Контракт - це правовий документ, що засвідчує певну домовленість між партнерами (підприємством або установою й працівником) про засади спільної виробничої чи творчої діяльності.

Через контракт громадяни реалізують право розпоряджатися своїми здібностями до праці згідно з Законом України «Про підприємство».

Реквізити: назва виду документа (контракт) зі стислим зазначенням його призначення (на управління підприємством, з начальником відділу, на організацію і ведення бухгалтерського обліку в товаристві, на виконання обов'язків тощо); дата, місце укладання; орган, що наймає керівника; посада, прізвище, ім'я, по батькові того, кого наймають; текст; підписи сторін - укладачів контракту; печатка, що засвідчує підпис наймача; грифи погодження для контрактів, що укладають з керівником державного і муніципального підприємства.

Структура тексту:

- загальні положення;

- права працівника;

- обов'язки працівника;

- оплата праці та соціально-побутове забезпечення працівника;

- обов'язки організації чи установи;

- зміни та умови розірвання контракту;

- відповідальність сторін і вирішення спорів;

- юридичні адреси сторін;

- узгодження.

Контракт складається у двох примірниках - по одному для кожної сторони. Про це зазначається в тексті контракту.

Зразок титульної сторінки:

Контракт №5

з науково-педагогічним працівником

Запорізького національного технічного університету

(ЗНТУ)

«20» вересня 2011р. м. Запоріжжя

Запорізький національний технічний університет в особі ректора

(прізвище, ім'я та по батькові ректора)

з одного боку, та громадянин __________________________

(прізвище, ім'я та по батькові)

з другого боку, уклали цей контракт про таке:

___________________________________________________

(прізвище, ім'я та по батькові, рік народження)

________________________________________________________

відомості про науковий ступінь, вчене звання)

призначається на посаду:

(повна назва посади та закладу освіти)

на строк з «___»________20_ р. до «___» ___________20__р.

Трудова угода

Трудова угода - це документ, що укладається між організаціями і працівниками, які не входять до складу цієї організації, для виконання певних робіт, коли ці роботи не можуть бути виконані на договірних засадах з відповідними установами та підприємствами.

Реквізити:

- назва документа (трудова угода);

- дата і місце складання;

- перелік сторін, що уклали угоду;

- зміст угоди із зазначенням обов'язків виконавця і замовника;

- юридичні адреси сторін;

- підписи сторін;

- печатка підприємства або організації.

Укладається в кількох примірниках, один з яких видається виконавцеві, а інші зберігаються у справах організації-замовника.

Формуляр-зразок: діловий папір комерційний лист

Трудова угода

12» квітня 2012р. м. Запоріжжя

____________________________________________________

(назва організації)

в особі _______________________________________________,

(прізвище, ім'я, по батькові)

що діє на підставі _____________________________________,

(назва документа)

надалі Замовник, з однієї сторони, і гр.___________________

____________________________________________________,

(прізвище, ім'я, по батькові)

що мешкає за адресою: ____________________________________________________,

(адреса)

далі названий Виконавець, з іншої сторони, далі поіменовані Сторони, уклали цю угоду про таке.

1. Предмет угоди

1.1. Замовник доручає, а Виконавець бере на себе зобов'язання виконати такі роботи ___________________________________ (характер і вид робіт) терміном до___________________________________________

1.2. Робота повинна відповідати таким вимогам: ____________ (кількісні та якісні характеристики)

1.3. Замовник забезпечує Виконавця всім необхідним для виконання роботи, передбаченої цієї Угодою.

1.4. Замовник зобов'язаний своєчасно прийняти й оплатити роботу.

2. Розмір і порядок оплати

2.1. За виконану роботу Замовник сплачує Виконавцеві

___________________________________________________ грн.

2.2. Оплата здійснюється не пізніше ___________ з дня прийняття роботи.

3. Відповідальність Сторін

3.1. Сторони несуть матеріальну відповідальність за невиконання або неналежне виконання покладених на них зобов'язань згідно з чинним законодавством.

4. Дострокове розірвання угоди

4.1. У разі порушення однією зі Сторін зобов'язань за Угодою інша Сторона має право розірвати її в односторонньому порядку.

4.2. Суперечки щодо цієї Угоди розглядаються в порядку, передбаченому законом.

5. Юридичні адреси і реквізити Сторін:

Замовник _____________________________________________

М.П.

Виконавець____________________________________________

Договір

Договір - це угода двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав і обов'язків.

Договір може бути укладений між окремими громадянами, між громадянами й організаціями та між організаціями.

Реквізити договору постачання:

- назва документа (договір);

- місце і дата укладання договору;

- вступна частина (назви сторін, що укладають договір, посади, прізвища, імена й по батькові осіб, що підписують договір, із зазначенням за їх повноважень);

- предмет договору (точна назва, кількість, а в разі необхідності - асортимент продукції, що підлягає постачанню);

- характеристика якості продукції;

- вимоги, що ставляться до тари й упакування;

- зазначення цін на продукцію;

- термін і порядок відвантаження продукції;

- порядок розрахунків;

- порядок кількісного й якісного приймання продукції;

- додаткові умови до договору;

- вказівки на майнову відповідальність за невиконання зобов'язань постачальником або споживачем;

- виклад порядку розгляду суперечок;

- загальна сума договору;

- загальний термін дії договору;

- юридичні адреси сторін, що укладають договір;

- підписи й печатки сторін, що уклали договір.

Додатком до договору, як правило, є специфікація, що характеризує продукцію, яка підлягає постачанню.

Формуляр-зразок договору постачання:

Договір №__

«__»__________20__р.

Підприємство _________________________________________, що далі іменується Постачальник, в особі _________________ (посада, прізвище, ім'я та по батькові) який діє на підставі _______________

...