Особливість оформлення ділових паперів

Підставою може бути Цивільний кодекс України, Закон про підприємницьку діяльність, Статут підприємства (організації) тощо з однієї сторони, і ________________, що далі іменується Замовник, далі поіменовані Сторони, уклали цей Договір про наведене нижче:

1. Предмет Договору

1.1. Постачальник зобов'язується виготовити та поставити у 20__р., а Замовник прийняти та оплатити _________________ (назва виробу)

у кількості й у терміни згідно з графіком, що додається до цього договору та є його невід'ємною частиною.

2. Якість і комплектність

Продукція, що постачається, за своєю якістю повинна відповідати (назва ДСТУ, технічних умов, технічних зразків, описів) що затверджені _________________________________________ (назва організації, що затвердив ТУ, ТО, дата затвердження)

3. Ціни й сума Договору

3.1. Продукція, що постачається за цим Договором, оплачується за цінами прейскуранта №__, затвердженого__________________________ (назва організації, що затвердила прейскурант, дата затвердження) за узгодженою ціною____________________________________ (розмір ціни, дата і № протоколу узгодження), і з терміном дії до ___________________________________.

Сума поставки за цим Договором становить ________грн.

4. Порядок відвантаження

4.1. Відвантаження ______________ (назва виробу)

буде здійснюватися однаковими партіями з «__»_______ 20___р. до «__»__________20___р.

5. Тара й упакування

5.1. Продукція повинна пакуватися в ___________ тару, що відповідає вимогам стандарту та забезпечує цілісність продукції при перевезенні та збереженні.

6. Порядок розрахунків

6.1. Розрахунки за продукцію, що постачається, проводяться шляхом акцепту платіжних вимог (рахунків) Постачальника.

7. Термін дії договору

7.1. Цей Договір набуває чинності з «__»____________20___р. і діє до «___»____________20__р.

Додаток: специфікація на продукцію на 5с. в 1 прим.

8. Юридичні адреси Сторін

Постачальник Замовник

Постачальник (підпис) М.П. Діденко

Замовник (підпис) І.Д. Дмитренко

Печатка Постачальника Печатка Замовника

Візитівка

Історія візитівок (візитних карток) досить давня, але загальноприйнятим атрибутом етики ділових стосунків в Україні вони стали тільки в наш час. Візитівки дають інформацію про прізвище, ім'я, по батькові, посаду, найменування й адресу установи, в якій працює власник візитівки, номер його робочого, а при необхідності - домашнього телефону.

Використовуються візитівки в таких випадках:

- інформування в момент знайомства про себе і свою організацію (фірму);

- інформування про себе осіб, в контактах з якими ви зацікавлені;

- підтримування контактів з партнерами;

- вітання зі святом чи іншою подією;

- вираження подяки, співчуття;

- супроводження подарунка чи квітів.

Чітких правил стосовно розмірів візитних карток немає. Але зазвичай картки чоловіків трохи більші, ніж у жінок. Розмір сучасних ділових карток у середньому 90х50 мм для чоловіків і 80х40 мм - для жінок. Класична ділова візитівка виготовляється з товстого білого картону. Текст друкується розбірливим чорним шрифтом. Єдина допустима кольорова пляма - рекламний знак фірми у верхньому лівому кутку. Вгорі - назва фірми, де працює власник картки. По центру - його ім'я і прізвище (у нашій практиці - ім'я, прізвище та по батькові), під ними - посада. У лівому нижньому кутку - адреса фірми, у правому - телефони. Можливий варіант, коли телефон, факс і адреса зазначаються в правому нижньому кутку, а лівий залишається порожнім. Часто поряд з телефонами подаються контактні години для зв'язку.

Особиста візитівка може також містити відомості про звання і вчений ступінь власника (професор, доцент, доктор, генерал-полковник, кандидат педагогічних наук тощо), які вказуються під ім'ям.

Тема 3. Довідково-інформаційні документи

Довідка - документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій.

Довідки поділяють на службові та архівні.

Службові містять інформацією про факти та події службового характеру; оформляються на загальному бланку установи або аркуші паперу з реквізитами.

Архівні засвідчують наявність у документах архіву відомостей, що стосуються предмету запису; оформляються на загальному бланку установи.

Реквізити довідки:

назва відомства, установи (адресат);

назва виду документа (довідка);

дата; місце укладання;

заголовок до тексту, текст;

підпис, печатка.

Службова довідка повинна об'єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть наводитися таблиці, приєднуватися додатки.

Зразок:

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

Запорізький національний технічний університет

ДОВІДКА

20.03.2012 №48 м. Запоріжжя

Студентка Кравченко Ірина Миколаївна навчається на ІІІ курсі Запорізького національного технічного університету за спеціальністю «Фінанси» денного відділення факультету економіки та управління.

Видано для подання до відділу кадрів.

Декан факультету економіки

та управління (підпис) В.В. Корольков

Оголошення

Оголошення - це інформація про будь-який масовий захід.

Реквізити:

заголовок;

дата, час та місце проведення заходу, його назва;

порядок денний;

за необхідності вказують адресу та способи приїзду;

підпис від імені організації, що проводить захід.

Зразок:

Оголошення

Вітаємо всіх студентів, викладачів та співробітників ЗНТУ з Днем рідної мови, який святкується у всьому світі 21 лютого.

Запрошуємо всіх небайдужих до проблем державної мови взяти участь у акції «Розмовляймо українською».

Вашій увазі пропонуються такі заходи:

1. Конкурс читців української поезії та художньої прози -

21.02.2012, 15.00, ауд. 208.

2. Конкурс стіннівок на тему «Барви рідного слова» -

22.02.2012, 15.00, ауд. 208.

3. Брейн-ринг «Магія слова» - 23.02.2012, 15.00, ауд. 204.

4. Літературно-музична композиція «Рідна мова чиста, як роса» - 24.02.2012, 12.00, актова зала.

Кафедра загальної мовної підготовки

Прес-реліз

Прес-реліз - це документ, у якому організація чи публічна особа подає інформацію про певну подію або захід до засобів масової інформації (ЗМІ). Метою написання прес-релізу є ознайомлення ЗМІ з подією, актуальним способом вирішення суспільної проблеми, новинкою і подальше висвітлення її у найбільш вигідному або важливому для організації аспекті. Якщо прес-реліз написаний правильно, журналісти використовують з нього дані у своїх статтях практично без зміни.

За функціональним призначенням і терміном подання відносно події прес-релізи поділяються на такі види: анонс, запрошення, інформація, резюме.

Реквізити:

дата подання, назва документа;

назва і логотип установи, яка підготувала прес-реліз;

контактна особа, номер телефону та адреса для отримання подальшої інформації;

заголовок; текст, який містить відомості про зміст події;

організатор, місце події, час, причини і значення події.

Обсяг прес-релізу, спосіб подання матеріалу, вибір мовних засобів спрямовані на те, щоб журналіст (редактор) зацікавився подією, прийняв рішення про доцільність участі в цій події та її подальшого висвітлення.

Технологія написання та підготовки прес-релізу: використання гучного заголовку, щоб привернути увагу репортерів; розміщення найважливішої частини інформації на початку тексту; уникнення незаслуженої похвали і необґрунтованих заяв; максимальна точність; бажаний обсяг - до 2 стор.; наявність відомостей про контакти; мінімальне вживання спеціальної лексики; відредагованість тексту прес-релізу.

Протокол

Протокол - документ колективного органу, в якому фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст доповідей, виступів, що заслухані, та ухвали з обговорених питань.

Протокол укладає офіційна компетентна особа, що засвідчує той чи інший факт.

За способом фіксації інформації протоколи поділяють на:

- стислі, де фіксуються лише ухвали;

- повні, що містять, крім ухвал, виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань;

- стенографічні, де всі виступи записано дослівно.

Реквізити протоколу:

- назва виду документа (протокол), його порядковий номер;

- назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо) у родовому відмінку;

- назва підприємства, організації;

- дата, місце проведення зібрання;

- кількісний склад учасників (якщо учасників багато, то досить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист);

- посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії);

- порядок денний (питання формулюються в називному відмінку);

- текст протоколу, перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

- підписи керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови й секретаря).

Текст протоколу, складений на підставі виступів учасників зібрань, має бути стислим, точним, зрозумілим, лаконічним. Він складається з позицій відповідно до пунктів порядку денного. Позиції формулюються так: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - УХВАЛИЛИ.

Слово СЛУХАЛИ пишуть в одному рядку з цифрою, що позначає порядок питання, ставлять після нього двокрапку. Прізвища та ініціали доповідача треба писати з нового рядка в називному відмінку, підкреслювати, а після ініціалів ставити тире й викладати зміст доповіді за формою прямої мови. Якщо наявний текст доповіді, це необхідно позначити в дужках (Текст доповіді додається).

Нижче занотовують питання та відповіді на них. Слова СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ треба писати (друкувати) великими літерами з нового рядка. Після них ставлять двокрапку.

Якщо в ухвалі є різні за характером питання, то їх виділяють у групи, позначені арабськими цифрами.

Зразок:

Протокол

12.12.2011 №5 м. Запоріжжя зборів трудового колективу Запорізького національного технічного університету

Голова - Руденко С.М.

Секретар - Васильчик А.М.

Присутні: 320 осіб

Відсутні: 12 осіб

(реєстраційний список додається)

Порядок денний:

1. Звіт з виробничо-фінансової діяльності ЗНТУ за 2011 р. (доповідач - головний бухгалтер Марченко С.В.)

2. Затвердження складу комісії з питань контролю дисципліни доповідач - перший проректор Руденко С.М.).

1. Слухали:

Марченко С.В. - Звіт з виробничо-фінансової діяльності ЗНТУ за 2011 р., про порядок підготовки й складання річного звіту та про завдання працівників, які готують матеріали звіту(Звіт додається).

Виступили:

Грищенко Л.Я. - Вважаю, що нам необхідно більш ретельно готувати матеріали звіту. Особливо уважно слід перевіряти цифровий матеріал, який розкриває стан доходів і витрат як бюджетних коштів, так і коштів спеціальних фондів.

Коваль Г.М. - Пропоную всім службам, причетним до складання річного звіту, більш дисципліновано, тобто у визначені терміни, подавати матеріали до звіту. Для внесення коректив ще є час, адже річний звіт ми маємо подати до Обласного статистичного управління до 10 січня 2012р. Отже, закінчити складання звіту ми повинні не пізніше 8-9 січня.

Ухвалили:

1.1. Усім працівникам відділу обліку забезпечити своєчасну підготовку й високу якість матеріалів звіту про виробничо-фінансову діяльність ЗНТУ за 2011р.

Відповідальні - керівники підрозділів.

1.2. Подати річний звіт до Облстату не пізніше 10 січня 2012р.

Відповідальний - головний бухгалтер.

2. Слухали:

Затвердження складу комісії з питань контролю дисципліни.

Руденко С.М. - Нам необхідно внести пропозиції щодо створення комісії з питань контролю дисципліни. Пропоную включити до складу цієї комісії 15 осіб, а саме: ...

Виступили: ...

Ухвалили: До 20.01.2011 р. створити комісію з контролю дисципліни ЗНТУ у складі 15 осіб. (Список додається).

Додаток: реєстраційний список на 3 арк. в 1 прим.

Голова (підпис) С.М. Руденко

Секретар (підпис) А.М. Васильчик

Витяг з протоколу

Витяг з протоколу - один з наймасовіших видів документації, що надсилається (передається) окремим особам (підприємствам). Це засвідчена копія певної частини протоколу, оформлена належним чином. Витяг з протоколу оформляють на загальному чи спеціальному бланку установи або на чистих аркушах паперу.

Реквізити:

назва виду документа (витяг з протоколу), його номер;

назва органу засідання чи наради;

реєстраційний індекс;

місце складання, дата;

порядок денний;

текст із відповідного питання.

Зразок:

Місце

для відбитку кутового

штампа установи

Витяг з протоколу

11.03.2011 №5 м. Запоріжжя засідання профспілкового комітету ЗНТУ

Голова - Сергієнко С.Г.

Секретар - Лозовенко Н.Є.

Присутні: Гаркуша І.М., Квітка Є.П., Колосова А.Ф.,

Сидоренко О.М.

Порядок денний:

2. Клопотання про виділення путівки до лікувально-профілактичного санаторію «Сосновий бір» для Михайленка Ю.І. (доповідач - Гаркуша І.М.).

2. СЛУХАЛИ:

Гаркуша І.М. - (наводиться текст з оригіналу)

ВИСТУПАЛИ:

Квітка Є.П. - (наводиться текст з оригіналу)

Сидоренко О.М. - (наводиться текст з оригіналу)

УХВАЛИЛИ:

2.1. Виділити Михайленку Ю.І. путівку для оздоровлення в лікувально-профілактичному санаторії «Сосновий бір» на період 10-31 липня 2011р.

Оригінал підписали:

Голова С.Г. Сергієнко

Секретар Н.Є. Лозовенко

Згідно з оригіналом

Голова профкому (підпис) Л.В. Рябець

15.03.2011

Тема 4. Ділове листування

Офіційне листування охоплює ту чи іншу форму кореспонденції, що надсилається офіційним особам від імені інших офіційних осіб.

Існують два основні види офіційної кореспонденції:

- офіційне листування між державними установами різних країн, іноземними представництвами та їх посадовими особами (ноти, меморандуми, пам'ятні записи). Цей вид кореспонденції використовується в основному в дипломатичній практиці. Загальні протокольні вимоги до офіційного листування, метою якого є засвідчення адресатові поваги з урахуванням рангів, ґрунтуються на принципах рівності, коректності, взаємоповаги;

- ділові (комерційні) листи, що мають напівофіційний характер і широко практикуються для організації контактів між фірмами, організаціями тощо.

4.1 Вимоги до тексту ділових (комерційних) листів

- Лаконізм. Ділові листи не повинні бути надто довгими, якщо цього не вимагає ситуація. Викладати інформацію слід чітко та по суті, без зайвих повторів та обтяжливих деталей. Але лаконічність не повинна бути самоціллю і стати на заваді вишуканості та емоційності, індивідуальному стилю автора листа.

- Важлива запорука успіху ділового листа - логічність та послідовність викладу. При написанні листа слід стежити за розвитком думок та способом їх втілення на папері. Недопустимо, щоб лист був хаотичним і непослідовним, інакше адресат навряд чи зрозуміє, з якою метою його писали. Основну увагу необхідно зосередити на найсуттєвішому. Для цього можна скористатися такими висловами-зв'язками: дозвольте також...; принагідно я хотів би...; водночас хочу сказати...; крім того...; при нагоді прошу Вас...; хочу також зауважити, що...; крім того, висловлюємо свої сумніви щодо...; ми також могли б...; просимо також звернути особливу увагу на...; вважаємо доцільним (за доцільне)...

- Слід уникати багатозначності висловлення та не зловживати іншомовними словами. Пишучи ділового листа, завжди слід ураховувати, кому він адресований, і не завдавати клопотів із «розшифруванням» його змісту. Суть справи повинна бути викладена чітко, зрозуміло і не викликати сумнівів чи запитань.

- Ввічливість, дотримання етикету. Ввічливість має стати духовною потребою кожної людини. Одне недоречно вжите слово, невдало сформульоване речення можуть спричинити розрив стосунків. Слова дякую та вибачте, доречно використані ділові компліменти повинні стати невід'ємними складниками тексту листа.

- Уникнення категоричності. Тон ділового листа має бути доброзичливим, а не наказовим. Висловлюючи повагу до адресата, не можна вживати наказові конструкції на зразок: слід негайно вжити заходів..., категорично забороняємо Вам..., про виконання необхідно повідомити до....

- Уникнення заперечних форм. Заперечення типу ми не можемо..., ми не погоджуємося..., я не буду... не викличуть позитивних емоцій. Якщо ситуація складається так, що без заперечної частки не не обійтися, слід іншими засобами пом'якшити тон листа: Ви повинні зрозуміти, що цього разу ми не можемо..., Мені дуже прикро, але..., Дуже шкода, проте..., На превеликий жаль, я не зможу... Такі фрази нададуть змісту листа толерантності та етичності.

- Наявність вступного та завершального компліментів, навіть якщо лист має стати останньою крапкою у партнерських стосунках.

- Надання стилеві ділової кореспонденції виразності та емоційності «живого» ділового спілкування, що не виключає використання навіть засобів гумору.

При веденні ділового листування не слід забувати, що це все-таки документи. Отже, листи мають бути чіткими, лаконічними, зрозумілими, не містити нічого зайвого, що заважало б сприйманню основної інформації. З іншого боку, лист - це особливий вид документації, що відрізняється від протоколу, наказу чи розпорядження. Це письмова розмова з адресатом, а тому в ньому не варто обмежуватися лише холодними стандартними фразами.

Залежно від мети листа, близькості знайомства з адресатом, при необхідності зберегти субординацію усе в листі має бути доречним. Наприклад, недоречними будуть вияви гумору в листах до спонсорів, представників влади, особисто не знайомих вам партнерів, під час презентації своєї фірми, уточнення угоди тощо. Але у звертанні до постійного клієнта, колеги чи давнього партнера вишуканий гумор не завадить, а добрі стосунки можуть стати ще кращими.

- Завершальні речення тексту також можуть бути різними, їх зміст залежить від того, про що йшлося вище у листі. Так, наприклад, можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу: ще раз дякуємо Вам...; дозвольте ще раз подякувати Вам...; хочемо ще раз висловити щиру вдячність...; дякую за допомогу.

- Досить поширеною формою кінцівки у ділових листах є висловлення сподівання, надії: сподіваємося, що домовленість буде взаємовигідною; сподіваємося, що наша пропозиція Вас зацікавить; розраховуємо на тісне і взаємовигідне співробітництво; маємо надію на встановлення тісних контактів між нашими фірмами; сподіваюся отримати Вашу відповідь найближчим часом.

- Наприкінці листа можна вдатися також до запевнення адресата - часто воно відіграє роль психологічного підкріплення того, про що йшлося в листі: запевняємо, що Ви можете цілковито розраховувати на нашу підтримку; ми будемо раді співпрацювати з Вами.

- Завершальним у листі може бути прохання (зателефонувати, найближчим часом дати відповідь, надіслати документи та ін.): просимо уважно ознайомитися з матеріалами і дати нам відповідь; просимо Вас терміново повідомити...; просимо підтвердити згоду на...; просимо терміново вжити заходів для поліпшення ситуації.

- Прощальні фрази у діловій кореспонденції також можуть бути різними. При тривалій успішній співпраці можна закінчити лист дружніми фразами: щиро Ваш; із найкращими побажаннями; із вдячністю та найкращими побажаннями.

4.2 Обов'язкові реквізити листів та їх оформлювання

- На фірмовому бланку стандартного формату вгорі вказуються реквізити адресата: фірмова емблема чи знак, повна назва, поштова та електронна адреси, номери телефонів, телексів, факсів.

Якщо лист оформлюється не на фірмовому бланку, то реквізити адресата (одержувача) розміщуються в лівій частині аркуша, а в правій частині - реквізити адресанта (відправника).

- Дата написання листа має вказувати число, місяць, рік; розміщується в лівій частині аркуша.

Зразок фірмового бланка листа:

УКРАЇНА

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ ЗАПОРІЗЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

вул. Жуковського, 64, м. Запоріжжя, 69063, тел.(061)764-25-25, факс(061)764-30-30

Начальникові управління освіти і науки Запорізької обласної державної

адміністрації Вєрозубову О.Г.

Пр. Леніна, 164, м. Запоріжжя, 69107

- Звертання вказує на офіційний та почесний титул адресата, вживається у формі кличного відмінка, розміщується над текстом листа. Варіанти звертання: Шановний Петре Андрійовичу; вельмишановний пане директоре (директор); високоповажний добродію ректоре (ректор); шановна пані Маріє.

- В офіційних листах не прийнято звертатися на ти, навіть якщо стосунки між людьми, що займають високі пости, дуже тісні.

- Текст листа.

- Комплімент - це засвідчення ввічливості, яким починається або закінчується лист: з глибокою повагою; щиро Ваш; з подякою тощо.

- Підпис засвідчує цей документ. Зазначається посада, підпис, розшифрування підпису (ініціали та прізвище) особи, що склала документ.

Загальноприйняті правила оформлювання ділового листа

- Кожна сторінка, окрім першої, нумерується арабськими цифрами.

- Службові листи друкуються на комп'ютері, передаються факсом. Ширина поля з лівого боку - не менше 2 см. Сам текст листа друкується через 2 чи 1,5 інтервала. Абзац із крайнього рядка - по 5 інтервалів, а звертання до адресата пишеться без абзацу.

- У тексті не допускається виправлень, підчищень.

- Резолюції на всіх видах вхідної кореспонденції роблять олівцем або на окремих аркушах паперу, які прикріплюють.

- На телеграфний запит слід дати відповідь протягом 3 днів, на лист - до 10 днів. Якщо запит вимагає докладного розгляду, то протягом 3 днів повідомляють, що лист прийнято до відома, і дають остаточну відповідь протягом 30 днів.

- Діловий лист слід писати на бланках фірми (організації), із вказаними реквізитами фірми-відправника (закладу).

- Презентабельний бланк - це своєрідна візитна картка фірми, тому його дизайн та поліграфічні якості - ті деталі, за якими робитимуть висновки про престижність відправника. Тому для виготовлення фірмових бланків використовується лише високоякісний папір.

- Конверт за дизайном має відповідати бланкові. Напис на конверті починають із кому, а далі куди. Адреса отримувача пишеться двічі: на конверті справа внизу і зліва вгорі - в листі. Прізвище адресата пишуть з ініціалами: спочатку ініціали, а далі - прізвище. За правилами ввічливості перед ініціалами ставимо скорочення П. (Панові, Пані) або Панам.

Послідовність відомостей на конверті така:

- ім'я, по батькові, прізвище (для організацій - найменування підприємства, організації, установи);

- вулиця, номер будинку, квартири;

- населений пункт, номер відділення зв'язку;

- район і область (якщо потрібно).

Зразок:

(індекс, адреса відправника) Місце для

252005 В.Ф. Бондаренко марки

вул. Вишнева, 20, кв. 47,

м. Київ, 5

О.М. Пономаренко

вул. Лозова, 14,

м. Мелітополь,

243010 Запорізька обл.

(індекс одержувача) (адреса одержувача)

Види листів

Лист-підтвердження

Лист-підтвердження - важливий вид ділових листів, у якому міститься письмове підтвердження попередньої угоди, домовленості чи запрошення. Такий лист утверджує реноме досвідченої ділової людини, яка з належною повагою ставиться до партнера. Це нагода ще раз ненав'язливо запросити до співпраці та підтвердити свою зацікавленість у ній. Крім того, лист-підтвердження дає можливість повідомити деякі необхідні деталі справи, про яку йдеться.

Зразок тексту:

Вельмишановний пане Василю.

____________________________________________________

(назва організації)

підтверджує, що Вашу доповідь на тему _________________

(тема доповіді)

включено до програми конференції _____________________,

(назва конференції)

яка відбудеться ______________________________________

(дата)

у приміщенні ________________________________________

(назва, адреса)

Якщо у Вас виникнуть питання, звертайтеся до організаційного комітету конференції, тел.____________________________________

З повагою

Голова організаційного комітету (підпис) В.С. Симоненко

Запит

Запит - це комерційний документ, своєрідне звертання партнера з проханням надати докладну інформацію про необхідний товар чи певні послуги або ж надіслати пропозицію на постачання товару.

Зразок тексту:

Шановні панове.

Посилаючись на перемовини з Вашим представником, що відбулися 25 квітня 2012р., просимо надіслати нам тверду пропозицію на постачання запасних частин до двигуна. У пропозиції просимо вказати назву, тип, технічні характеристики, ціну і вагу кожної позиції специфікації, а також можливий термін і загальний обсяг постачання. Просимо також окремо вказати вартість упаковки та транспортування.

Зазначте також, будь ласка, точну дату надсилання нам пропозиції.

З повагою

Начальник цеху (підпис) А.Б. Карпенко

Типові вислови, що використовуються в запитах:

Просимо надіслати нам пропозицію на постачання...

Просимо терміново повідомити, чи зможете Ви постачати...

Згідно з нашою домовленістю від 05.02.2012, просимо...

Відповідь на запит

Відповідь на запит - це форма ділової кореспонденції, яка надсилається у відповідь на запит і є обов'язковою. Залежно від ситуації, можна пообіцяти відправити пропозицію на постачання товару, відмовити в постачанні, прийняти запит на розгляд, запропонувати змінити умови запиту тощо.

Зразок тексту:

Шановний пане директор(е).

Підтверджуємо отримання Вашого запиту від 17.03.2012 на постачання 30 авіадвигунів. Повідомляємо, що цей запит прийнято до розгляду, а остаточне рішення повідомимо Вам додатково.

З повагою

Начальник відділу постачання (підпис) Р.П. Онищенко

Оферта

Оферта - це письмова пропозиція товару, яку робить продавець покупцеві. У ній висловлюють бажання чи готовність укласти угоду купівлі-продажу на умовах, вказаних у пропозиції.

Зразок тексту:

Шановний Петре Миколайовичу.

Із вдячністю підтверджуємо отримання Вашого запиту і надсилаємо тверду оферту на постачання 10 (десяти) тонн паперу.

Товар буде постачатися протягом трьох місяців від дати отримання Вашого замовлення однаковими щомісячними партіями.

З повагою

Директор комбінату (підпис) В.К. Коломієць

Типові фрази в офертах:

Відповідаючи на Ваш запит від 12.02.2012 стосовно поставки...

У відповідь на Ваш запит повідомляємо...

Дякуємо за запит і надсилаємо тверду оферту на постачання...

Лист-прохання

Лист-прохання - один з найпоширеніших видів ділової кореспонденції, у якому висловлюється більш чи менш серйозне прохання до партнерів, клієнтів, благодійників тощо.

Зразок тексту:

Шановний пане Коваленко!

Звертаємося до Вас із проханням про невелику пожертву до фонду «Діти України».

Основна мета нашого фонду - допомогти знедоленим дітям, що залишилися без батьківської опіки. Ваш внесок допоможе покращити їхнє життя, дасть їм змогу стати гідними членами суспільства.

Сподіваємося, що Ви не залишитеся байдужими і наперед дякуємо за розуміння.

З щирою до Вас повагою

Директор фонду (підпис) Д.В. Миколайчук

Типові фрази у проханнях:

Просимо повідомити...

Будь ласка, повідомте нам...

Будьте ласкаві терміново надіслати нам...

Будемо Вам дуже вдячні, якщо Ви...

Відмови

Відмови належать до категорії складних листів - з погляду обох сторін листування. При написанні листів-відмов украй необхідне дотримання правил тактовності, ввічливості й аргументованості. Відмову слід сформулювати коректно, навести переконливі докази неможливості співпраці.

Зразок тексту:

Шановний пане Петренко.

Вдячні за інтерес, виявлений до нашої організації. З приємністю зазначаємо високий ступінь кваліфікації, засвідчений Вами на співбесіді. Однак Ваша спеціальна освіта дещо не відповідає нашому профілю. Дуже шкода, але ми змушені відмовити Вам.

Бажаємо успіхів.

Директор (підпис) П.С. Коноваленко

Звороти та фрази, які можна використати у відмовах:

На жаль, ми не можемо прийняти Вашу пропозицію.

Дуже шкода, але через цілу низку причин ми не можемо задовільнити Ваше прохання.

Шкода, але з огляду на ускладнення ситуації ....

З прикрістю повідомляємо, що ...

На жаль, повинні повідомити Вам про неможливість ...

Лист-нагадування

Лист-нагадування - один з найбільш неприємних моментів ділового листування. У листі міститься нагадування клієнтам про необхідність оплатити прострочені платежі.

Інколи доводиться надсилати нагадування декілька разів, але навіть у цьому випадку нагадування має бути ввічливим і тактовним.

Зразок тексту:

Шановний пане Сергієнко.

Протягом останніх двох тижнів Вам було надіслано три офіційні нагадування про заборгованість нашій компанії.

На жаль, ми не отримали жодної відповіді від Вас, а Ваші платежі знову відзначені як неоплачені.

Продовження нашої співпраці буде можливим лише в тому випадку, якщо Ви сплатите борг до ____________. (дата)

Наперед вдячні.

Головний бухгалтер (підпис) А.В. Антоненко

Фрази та звороти, які можна використати в нагадуваннях:

На жаль, знову нагадуємо Вам про необхідність оплатити рахунок за...

Нам дуже незручно, що змушені знову нагадувати Вам про...

Дуже шкода, але всі попередні нагадування були марними...

Змушені нагадати Вам, що досі не отримали від Вас оплаченого рахунку

Рекламаційний лист і лист-претензія

Цей вид листів стосується невиконання відповідальними сторонами ділових домовленостей, що тягне за собою висунення претензій партнерові, який порушив умови досягнутої домовленості і виконав неякісно або ж зовсім не виконав покладені на нього обов'язки. Претензії можуть бути пред'явлені через різноманітні порушення: якість товару за певними показниками не відповідає зазначеній в угоді: виявлена внутрішньотарна недостача отриманого товару; прострочений термін постачання; незадовільна якість чи зовнішній вигляд упаковки тощо.

Зразок тексту:

Шановні панове.

У поставленій Вами партії товару, відвантаженого у вагоні №___ за залізничною накладною №____ в рахунок контракту №___________ від _________, оплаченій нами за Вашим рахунком №_____, виявлено такі дефекти:

1. Пошкоджена тара (п'ять одиниць).

2. Виявлена недостача товару (десять пар взуття).

3. Кількість неякісних одиниць у партії - 10 пар.

Враховуючи зазначене вище, змушені попередити Вас, що

сума 20000 (двадцять тисяч) гривень буде вирахувана із 20% залишку за контрактом №_____.

Додаток: акт експертизи на 2 с. в 1 прим.

З повагою

Директор ЦУМ (підпис) О.К. Ведмеденко

Мовними зворотами, які можна використати у претензії:

Нам дуже неприємно, що...

Ми дуже занепокоєні таким станом справ, що ...

Ми розчаровані Вашою відповіддю на наш лист від...

Висловлюємо своє незадоволення з приводу...

Лист-вибачення

Інколи у співпраці ділових партнерів виникають ситуації, що вимагають вибачення, а також ужиття заходів з метою уникнення неприємних випадків у діяльності фірми. Для цього слід без зволікань написати листа, в якому необхідно перепросити партнера.

Зразок тексту:

Шановний пане Василю.

Мені дуже шкода, що така довгоочікувана і важлива зустріч не відбулася. Щиро прошу вибачення за те, що змусив Вас змарнувати час. Ще раз перепрошую, і якщо це можливо, прошу призначити повторну зустріч у зручний для Вас час для обговорення давно назрілих питань.

З повагою до Вас (підпис) К.П. Карпенко

Рекомендовані фрази та мовні звороти:

Просимо вибачення за...

Вибачте, будь-ласка, ...

Перепрошуємо Вас...

Щиро просимо вибачення за затримку з відповіддю на ...

Лист-подяка

У діловій співпраці одним з найбільш уживаних слів має стати дякую. Не варто забувати подякувати за надіслане запрошення, зроблену послугу чи надану допомогу, підтримку.

Зразок тексту:

Шановний пане Юрію.

Від імені дирекції заводу дякуємо Вам за проведений курс підготовки спеціалістів-маркетологів. Ваша допомога була вкрай необхідною і корисною, оскільки ми дуже гостро відчували потребу у фахівцях високого рівня кваліфікації.

Ще раз дякуємо і висловлюємо сподівання на успішне продовження нашої співпраці у справі підготовки кваліфікованих кадрів.

З повагою і побажанням успіхів

Ректор ЗНУ (підпис) К.П. Овсієнко

Рекомендовані мовні звороти:

Щиро дякуємо Вам...

Висловлюємо свою найщирішу вдячність за...

З Вашого боку було дуже люб'язно...

Пишу Вам із почуттям глибокої вдячності...

Висловлюємо свою щиру вдячність за надану нам інформацію про...

Супровідний лист

Супровідний лист надсилається разом з комерційними документами (розрахунком-фактурою, накладними, чеками) або при пересиланні каталогів, проспектів, прейскурантів, буклетів, зразків нових товарів тощо і покликані інформаційно супроводжувати їх або просто констатувати певний факт.

Зразок тексту:

Шановні партнери.

Надсилаємо Вам докладний перелік нашої продукції. Просимо уважно ознайомитися з каталогом і визначити відповідність пропонованих товарів Вашим торговим планам.

З повагою

Директор фабрики (підпис) В.Г. Максименко

Типові вислови в супровідних листах:

Надсилаємо Вам ...

Додаємо перелік нашої нової продукції ...

На Ваше прохання надсилаємо робочі креслення ...

Просимо Вас ознайомитися з переліком нових товарів ...

Рекомендаційний лист

У діловому партнерстві дуже широко практикуються рекомендаційні листи. Ці листи складаються, якщо необхідно заручитися поважною рекомендацією чи, навпаки, дати рекомендацію комусь. Це можуть бути клопотання на здобуття стипендії чи ґранту, отримання відповідальної посади тощо.

Рекомендаційні листи повинні обов'язково містити мінімальні відомості про рекомендованого: скільки часу знайомі, які характерні риси вирізняють рекомендованого, з якими його працями чи досягненнями знайомі тощо.

У рекомендаційному листі чітко формулюється мета рекомендації: рекомендую чи не рекомендую. Висловлюється також готовність нести певну відповідальність за рекомендовану особу.

Зразок тексту:

Вельмишановний пане Андрію.

Мені стало відомо, що Ви комплектуєте дослідну лабораторію з питань розроблення нової модифікації авіадвигуна. Рекомендую Вам звернути увагу на подавача цього листа Петренка Миколу.

Знаю його ще зі студентських років, коли він блискуче захистив дипломну роботу на тему __________________ і зарекомендував себе старанною і наполегливою людиною. Як дослідник, він характеризується нестандартністю мислення, прагненням до пошуків нових шляхів реалізації задуманого. Сподіваюся, що прийнявши п. Миколу на роботу, Ви зробите оптимальний вибір.

Зі щирою повагою до Вас

Декан ЗНТУ (підпис) В.С. Короленко

Лист-запрошення

Суто ділові запрошення (на конференцію, форум, з'їзд, нараду, презентацію, симпозіум, засідання тощо) пишуться на фірмових бланках, а до культурно-мистецьких заходів часто виготовляють спеціальні художньо оформлені запрошення.

Основою змісту кожного запрошення є: хто, кого, куди, коли, з якої нагоди запрошує. Ці факти мають бути викладені чітко й недвозначно, щоб у адресата не виникало жодних сумнівів чи вагань.

Листи-запрошення мають працювати на зорове сприйняття, тому основна інформація виділяється великими буквами, іншим шрифтом та кольором.

Зразок тексту:

Шановний Петре Васильовичу!

Запорізький національний технічний університет проводить VІІІ Всеукраїнську науково-практичну конференцію «Державна етнонаціональна політика: правовий та культурологічний аспекти в умовах Півдня України», яка відбудеться 1-3 жовтня 2012 р.

Запрошуємо Вас узяти участь у нашій конференції. Тези доповідей просимо надіслати до 10 вересня 2012 р. в електронному та друкованому вигляді. Матеріали слід оформлювати за вимогами ВАК України. Робочі мови - українська та англійська.

За матеріалами конференції буде видано збірник наукових праць.

Адреса оргкомітету: вул. Жуковського, 64, ауд. 270, кафедра українознавства ЗНТУ, м. Запоріжжя, 69063.

З повагою

Голова оргкомітету (підпис) М.В. Діденко

Рекомендовані мовні звороти:

Запрошуємо Вас...

Чекаємо Вас...

Будемо раді бачити Вас...

Будемо раді вітати Вас на урочистостях...

Дозвольте запросити Вас на урочисте відкриття...

Лист-вітання

Лист-вітання є одним з атрибутів успішної співпраці ділових партнерів. У таких листах доречно привітати з початком чи успішним завершенням справи, ювілеями, днем народження, державними святами, що сприятиме налагодженню дружніх стосунків та взаємопорозуміння.

Зразок тексту:

Шановні колеги!

Прийміть наші найкращі вітання з Різдвом Христовим та Новим роком.

Минулий 2011 рік був плідним для нас: спільними зусиллями ми досягли значних успіхів. Тож нехай наступний рік буде ще успішнішим і принесе здоров'я, щастя, багато приємних несподіванок усім Вашим працівникам та їх сім'ями.

З найкращими побажаннями

Ректор КПУ (підпис) В.П. Силекно

Рекомендовані мовні звороти:

Дозвольте привітати Вас...

Прийміть мої щирі вітання з нагоди...

Від щирого серця вітаю Вас...

Вітаємо Вас з великим успіхом...

Щиро вітаю Вас з обранням на посаду...

Література

1. ДСТУ 4163-2003.

2. Мацюк З., Станкевич Н. Українська мова професійного спрямування: Навчальний посібник. -- К.: Каравела, 2008.

3. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навчальний посібник. -- К.: Арій, 2009.

4. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Підручник. -- К.:Арій, 2009.

5. Шевчук С.В., Кабиш О.О. Практикум з українського ділового мовлення: Навчальний посібник. -- К.: Арій, 2009.

6. Радевич-Винницький Я. Етикет і культура спілкування: Навчальний посібник. -- К.: Знання, 2006.

7. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П. Бибик, І.Л. Михно, Л.О.Пустовіт, Г.М. Сюта. -- К.: Довіра; УНВЦ «Рідна мова», 1999.

8. Ганич Д.І., Олійник С.І. Русско-украинский и украинско-русский словарь. -- К., 1990.

9. Головащук І.С. Українське літературне слововживання: Словник-довідник. -- К., 1995.

10. Російсько-український словник: Сфера ділового спілкування / За ред. Тараненко А.А. -- К., 1996.

11. Російсько-український фразеологічний словник: Фразеологія ділової мови / Уклад. Підмогильний В., Плужник Є. -- К., 1993.

12. Шевчук С.В. Російсько-український словник ділового мовлення - Русско-украинский словарь деловой речи. -- К.: Вища школа, 2008.

Размещено на Allbest.ru

...