Прагматические и лингвостилистические характеристики текстов делового письма в английском языке

Размещено на http://www.allbest.ru/

ТОЛЬЯТТИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Гуманитарно-педагогический институт

Кафедра теории и практики перевода

Специальность 031202 «Перевод и переводоведение»

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

На тему: «Прагматические и лингвостилистические характеристики текстов делового письма в английском языке».

СТУДЕНТ (КА): Т.В. Вяльдина

РУКОВОДИТЕЛЬ: д.филол.н., профессор В.Н. Федорцова

Работа защищена с оценкой « »

Руководитель дипломной работы _____________

«_____» _________________ 2012 г.

Тольятти-2012 г.

Содержание

письмо деловой коммуникация современный

Введение

Глава 1. Официально-деловой стиль в современной коммуникации

1.1 Понятие функционального стиля в лингвистике и типология стилей

1.2 Роль официально-делового стиля в современном мире и его характеристики

1.3 Деловое письмо как жанр официально-делового стиля

Глава 2. Особенности англоязычного делового письма

2.1 Коммуникативно-прагматические особенности делового письма

2.2 Структура делового письма

2.3 Грамматические особенности делового письма

2.4 Лексические особенности делового письма

Заключение

Список использованной литературы



Введение

В различных сферах общества: науки, делопроизводства и законотворчества, в средствах массовой информации и в политике язык используется по-разному. За каждой из перечисленных сфер общественной жизни закреплен свой подтип литературного языка, имеющий ряд отличительных черт на всех языковых уровнях - лексическом, морфологическом, синтаксическом и текстовом. Эти черты образуют речевую системность, в которой каждый элемент связан с другими. Такой подтип литературного языка называется функциональным стилем.

Деловое письмо является одним из главных каналов связи предприятий, организаций, учреждений с внешним миром. С помощью писем ведутся переговоры, строятся отношения между предприятиями, в письмах излагаются претензии, жалобы; выражаются просьбы, благодарности и извинения; оформляются приглашения принять участие в тех или иных мероприятиях. Письма сопровождают материальные ценности, важные документы.

Настоящая дипломная работа посвящена описанию деловых писем как жанра официально-делового стиля, определению цели (интенции) каждого вида писем деловой практики и выявлению языковых особенностей таких типов писем. С официально-деловым стилем мы сталкиваемся постоянно, поскольку именно к этому стилю относятся все деловые документы, поэтому важно знать особенности этого стиля, его закономерности. Каждый грамотный человек должен уместно использовать те или иные языковые средства, знать закрепленные нормы словоупотребления. Составляющему тот или иной документ необходимо знать сумму реквизитов, их взаимосвязь и последовательность изложения.

Объектом исследования являются письма деловой практики на английском языке.

Предметом исследования являются прагматические и лингвостилистические особенности деловых писем на английском языке.

Цель исследования - проанализировать английские деловые письма на грамматическом и лексическом уровнях, определить структуру писем различных коммуникативных намерений.

Для достижения поставленной цели является необходимым решение следующих задач:

· дать определение понятию функционального стиля в лингвистике и обозначить типологии стилей;

· определить роль официально-делового стиля в современном мире и его характеристики;

· рассмотреть деловое письмо как жанр официально-делового стиля;

· обозначить коммуникативно-прагматические особенности делового письма;

· произвести анализ писем различных коммуникативных намерений на грамматическом и лексическом уровнях.

Для решения поставленных задач были использованы следующие методы исследования: метод анализа и синтеза, с помощью которого был собран и обобщен теоретический материал по исследуемой теме; метод структурного анализа, задача которого заключалась в исследовании структуры и функционирования деловых писем английского языка.

Исследование проводилось на материале англоязычных писем деловой переписки. Общий объем составил 120 деловых писем с различными коммуникативными намерениями.

Логика исследования и последовательность решения поставленных задач обусловили структуру работы. Исследование состоит из введения, двух глав, заключения и библиографического списка.

Во введении обосновывается выбор темы, ее актуальность, определяются объект и предмет исследования, излагаются цели, задачи и методы исследования, раскрываются теоретическая и практическая значимость работы.

В первой главе «Официально-деловой стиль в современной коммуникации» представлен теоретический материал на тему функциональных стилей английского языка, описаны особенности официально-делового стиля, а также особенности делового письма как жанра официально-делового стиля.

Во второй главе «Особенности англоязычного делового письма» структурированы правила оформления деловых писем, рассмотрена прагматика деловых писем, приведены их классификации, проанализированы письма различных коммуникативных намерений на лексическом и грамматическом уровнях.

В заключении обобщаются результаты данного исследования.

Библиографический список состоит из научных работ ведущих лингвистов, таких как И.В. Арнольд, И.Р. Гальперин, П.В. Веселов и других.



Глава I. Официально-деловой стиль в современной коммуникации

1.1 Понятие функционального стиля в лингвистике и типология стилей

В лингвистике существует множество определений функционального стиля, которые трактуются разными авторами по-разному.

И.В. Арнольд дает следующее определение: «Функциональные стили являются подсистемами языка, каждая из которых обладает своими специфическими особенностями в лексике, фразеологии, в синтаксических конструкциях, а иногда и в фонетике. Возникновение и существование функциональных стилей обусловлено спецификой условий общения в разных сферах человеческой деятельности» [Арнольд, 2002, с. 384].

М.Н. Кожина, ведущий специалист по функциональной стилистике русского языка, считает, что «функциональный стиль - это своеобразный характер речистой или иной ее социальной разновидности, соответствующий определенной сфере общественной деятельности и соотносительной с ней формой сознания, создаваемый особенностями функционирования в этой сфере языковых средств и специфической речевой организацией, создающей определенную общую стилистическую окраску» [Кожина, 1983, с. 198].

Д.Э. Розенталь в соответствии с функциями языка выделяются следующие стили: разговорный (функция общения), научный и официально-деловой (функция сообщения), публицистический и литературно-художественный (функция воздействия) [Розенталь, 1968, с. 17].

Профессор Брандес определяет его следующим образом: «функциональный стиль - это функциональная система, система внутренних, скрытых отношений и связей явлений, в которой проявляются функции назначения и воздействия словесного произведения. Вне этой системы указанные функции речевого произведения не реализуются» [Брандес, 1990, с. 110].

Известный отечественный англист Н.М. Разинкина, занимающаяся функциональной стилистикой, определяет функциональный стиль как "совокупность текстов, письменных и устных, характеризующихся более или менее определенной целевой направленностью и наличием языковых средств (на различных уровнях), для которых типичны специальный отбор и специфическая обработка. " [Разинкина, 1985, с. 98].

Все эти многочисленные определения объединяет прежде всего учет экстралингвистического фактора при выделении функциональных стилей. Именно цели и задачи коммуникации в конкретной сфере общения определяют выбор языковых средств.

Словари дают следующие определение функционального стиля: «Функциональный стиль - разновидность литературного языка, обусловленная различием функций, выполняемых языком в определенной сфере общения. Понятие «функциональный стиль.» является центральным, базовым при дифференциальном делении литературного языка, своего рода точкой отсчета для таких соотносительных со стилем понятий, как подстиль, речевой жанр, функционально-стилевая сфера. Композиционно-речевая структура текстов функционального стиля (т. е. совокупность языковых элементов в их соотношении между собой и с композиционной структурой текстов, наиболее характерных для данной разновидности литературного языка) определяется коммуникативными намерениями создателей текстов, условиями коммуникации и другими стилеобразующими факторами. Специфика конкретного функционального стиля состоит в особенностях соотношения, способов и приемов сочетания, объединения языковых средств (которые в других стилях могут быть представлены в иных комбинациях), их специализированного употребления» [Учебный словарь стилистических терминов, 1999, с. 341]; исходя из определения лингвистического энциклопедического словаря, функциональный стиль рассматривается "как разновидность литературного языка, в которой язык выступает в той или иной социально значимой сфере общественно-речевой практики людей и особенности которой обусловлены особенностями общения в данной сфере» [Лингвистический энциклопедический словарь, 1990, с. 87], так как именно ситуация и сфера общения задает определение тех или иных средств выражения, характерных для определенного функционального стиля.

В своей статье «Языки общения и функциональные стили (в их отношении к тексту)» Г.В. Векшин дает определение стилю и функциональному стилю в частности. Стиль - не только научный термин, но и один из ключевых культурных концептов. В этом качестве представление о стиле - достояние общеязыкового, общенационального культурного сознания. Среди носителей языка живет представление о стиле как комплексе особенных, специфических для человека или коллектива форм и принципов поведения в типичных обстоятельствах общения. “На стиле” нельзя говорить (говорят “на языке”), но им можно пользоваться, говорить “в стиле”; стиль - это форма “подачи” языка как смысла, его “презентации”. Стиль не может быть безальтернативен, он не присущ субъектам и объектам, не совершающим выбор или не подлежащим ему, и всегда является результатом творческой переработки или трансформации исходного материала [Долинин, 1987, с. 303]. Самый близкий синоним слову стиль - манера. Те же по существу представления лежат в основе лингвистического понимания природы стиля [Векшин, 2002, с. 36].

Одной из разновидностей стиля традиционно считается функциональный стиль. Его выделение обусловлено двумя обстоятельствами: 1) функциональные стили - это стили, характерные для всего языкового коллектива, а не только отдельных носителей языка или групп; 2) функциональный стиль - то, что связывается с теми областями и реализуется в тех областях деятельности народа, в которые так или иначе вовлечены все носители культуры. Иными словами, функциональный в языке - это то, что продиктовано приложимостью речи не просто к “определенным”, а к типовым, универсальным по своему характеру обстоятельствам общения и коммуникативным ролям, обращено к тем сферам жизни, которые касаются всех, - быту (отношениям с близкими), служебной и политической деятельности (отношениям с властью), научно-познавательной деятельности (отношениям, в широком смысле, с природой), эстетической и религиозной деятельности (искусству и вере как “отношениям с вечностью”).

На наш взгляд, именно это определение функционального стиля является наиболее полным и комплексным, где во внимание принимаются все возможные экстралингвистические факторы.

Функциональные стили характеризуются стилистическим значением и стилистической нормой.

Под «стилистическим значением» понимается стилистическая характеристика языкового элемента, та дополнительная стилистическая информация, которая наслаивается на его лексическое и грамматическое значение [Анисимова, 1991, с. 58]. Стилистическое значение включает три компонента: функциональный компонент, нормативный компонент, экспрессивный компонент.

Функциональный компонент указывает на функциональную стилистическую окраску языкового элемента, т.е. на его употребление в определенной сфере коммуникации. Вот несколько характерных примеров глагола идти на немецком языке: to go (нейтр.) - to drag one's feet (разговорный) - to shift (официально-деловой).

Нормативный компонент указывает на нормативную стилистическую окраску языкового элемента - на его отношение к литературной норме. Принято выделять шесть нормативных уровней: напыщенный, изысканный, нейтральный, литературно-разговорный, грубо-разговорный [Ризель, 1975, с. 19].

Рассмотрим пример: to run away (нейтр.), to take to one's heels (грубо-разговорный), retreat (напыщенный), to absquatulate (литературно-разговорный).

Экспрессивный компонент указывает на эмоционально-экспрессивную окраску языкового элемента, на его способность выражать различные эмоционально-экспрессивные оттенки, нести функцию оценочности.

Одни языковые элементы обладают устойчивой эмоционально-эспрессивной оценкой, которая фиксируется в словарях. Другие приобретают оценочность в зависимости от ситуации общения и отношения говорящего к называемому предмету, явлению. Если один из компонентов значения маркирован, языковая единица имеет положительное стилистическое значение, если все три компонента нейтральны, языковая единица обладает нулевым стилистическим значением.

Стилистическое значение, закрепленное за единицей в системе языка, рассматривается как ее абсолютное значение. Стилистическое значение, приобретаемое единицей в том или ином контексте, является контекстуальным. Стилистическое значение языковой единицы определяет сферу ее употребления, ее сочетаемость с другими языковыми единицами.

Немотивированное использование языковых единиц с разными стилистическими значениями в одном высказывании может нарушить стиль речи или даже разорвать коммуникацию: the vice-president was gaping at the stage (вместо looking).

Под стилистическими нормами в широком смысле понимаются обязательные закономерности выбора и организации как стилистически нейтральных, так и стилистически маркированных языковых норм в целостных системах способа выражения и типов текста всех без исключения коммуникативных сфер. Речь идет о языковых стилистических нормах как системообразующей (парадигматической) кодифицированной совокупности лексических, грамматических и фонетических средств выражения, которые связаны с той или иной функциональной стилистической системой. Стилистические нормы, как в узком, так и широком понимании четко показывают изменение времени и при этом тесную связь лингвистических и внелингвистических факторов. Данный случай можно проиллюстрировать на примере употребления перифраза для существительного первого лица единственного числа, который обозначается самим говорящим/пишущим [Ризель, 1975, с. 43].

Словарный состав, в зависимости от его принадлежности к устной или письменной речи, делится на:

1) стилистически недифферинцированный словарный состав - т.е. слова и выражения, которые во всех коммуникативных сферах и ситуациях используются и понимаются носителями немецкого языка, и

2) стилистически дифференцированный словарный состав - т.е. слова и выражения, возможности использования которых, ограниченны определенными внутренними и внешними лингвистическими факторами.

Перейдем к классификации функциональных стилей в английском языке. Отметим, что у ученых нет единого мнения по тому, как классифицировать стили. На наш взгляд наиболее точной и адекватной является классификация стилей, изложенная профессором М.Н. Брандес: официально-деловой стиль, стиль науки и техники, газетно-публицистический стиль, стиль обиходного общения [Брандес, 2003, с. 36]. Так же стоит отметить классификацию функциональных стилей Гальперина: научный, разговорный, деловой, поэтический, ораторский и публицистический [Гальперин, 1958, с. 424].

Функциональные стили очень разнообразны, они решают разные задачи, функционируют в разных сферах деятельности и ситуациях общения, характеризуется собственными отличительными чертами, и оформляются характерными для каждого стиля лексическими, грамматическими и синтаксическими средствами. Например, для научного стиля присуще использование специальной и терминологической лексики, графической информации, четкое определение понятий и явлений, строгая логичность и последовательность изложения, усложненный синтаксис. Деловому стилю свойственны профессиональная терминология, точность определения применяемых выражений и слов, клишированность языковых средств. Главнейшим свойством газетно-публицистического стиля является его информативность и экспрессивность. Главной особенностью разговорной речи является ее непринужденность, неподготовленность. Для нее характерны лексическая разнородность, использование разговорных и просторечных слов, упрощенного синтаксиса, эмоционально-экспрессивной оценочности, мимики, жестов.

1.2 Роль официально-делового стиля в современном мире и его характеристики

Среди книжных стилей речи особое место занимает официально-деловой стиль, характерный для правовой, административной и общественной деятельности. Для такого явления, как культура речи, официально-деловой стиль очень важен, потому что с его помощью оформляются документы и деловые бумаги, касающиеся государственных задач, судебных дел и дипломатического общения. Для него характерны замкнутость, устойчивость многих речевых оборотов, специфическая лексика и особые синтаксические обороты. Документы, написанные в официально-деловой манере, компактны и наполнены клише и языковые штампы. Это международные договора, государственные указы и акты, юридические законы и судебные постановления, различные уставы и служебная переписка,а также другие виды деловых бумаг, которые отличаются точностью изложения и языковым стандартом [Шакирова, 2011].

Официально-деловой стиль обслуживает сферы деятельности, призванные регламентировать отношения между людьми, учреждениями, странами, между гражданами и государством. К основным подстилям данного стиля относятся: административный, юридический, дипломатический, военный подстиль. Каждый стиль выполняет свои специфические задачи и функции и характеризуется собственными отличительными чертами. Функциональные черты официально-делового стиля следующие: объективность, императивность, сухость, точность, безличность, ясность, отсутствие образности и эмоциональности. Официально-деловой стиль несет функцию долженствования и официальности. Основными речевыми жанрами официально-делового стиля являются:

* правительственные постановления, указы, законы в сфере правительственной деятельности;

* дипломатические переговоры, меморандумы, ноты протоколы в сфере международных отношений;

* уложения, кодексы в области юриспруденции;

* торгово-коммерческие соглашения, коммерческая корреспонденция в торговле и экономике;

* военные уставы, приказы, распоряжения в сфере военной жизни;

* деловая переписка, акты, протоколы заседаний, распоряжения, объявления в официальных учреждениях;

* официальные письменные заявления, докладные, расписки, завещания в деловой жизни отдельного человека [Брандес, 2003, с. 39].

Официально-деловой стиль реализуется следующими языковыми средствами: модальными глаголами (would you be so kind, We should also be obliged), глаголами приказания (I insiste on, ), побуждения (we kindly ask you to, We request you to), безличными конструкциями (Referring to our telephone conversation).

Типовые лексические средства оформления официально-делового стиля следующие: функционально-окрашенная лексика (to distrain, to interrogate), термины и терминологизированные словосочетания (terms of payment, to establish business relationships), устойчивые обороты и клише (In reply to your letter dated), собирательные существительные (information), существительные, выражающие совокупное единство (nuclear weapons), отглагольные существительные (development), глаголы в форме страдательного залога, неопределенно-личное местоимение “man”, канцеляризмы, «канцелярские» наречия (relatively, rather).

Рассмотрим характерные особенности официально-делового стиля английского языка, где выделяют 3 разновидности - стиль официальных документов, стиль деловой корреспонденции (Business English), стиль юридических документов. Как особая разновидность деловой речи в современном английском языке выделяется язык военных документов: приказов, уставов, донесений и др. [Гальперин, 1958, с. 431].

Целью каждого документа, написанного в официально-деловом стиле, является прийти к определенному соглашению в вопросах политики, торговли, предложений услуг и т. п. Любой документ должен обеспечить полную ясность существа вопроса, выразить главные условия, которые обязуются соблюдать обе договаривающиеся стороны. Языковые функции - только коммуникативная и волюнтативная.

На языке деловой корреспонденции пишутся рекомендательные письма, письма об уходе, выговоры и т. п. Для стиля деловой корреспонденции характерно обилие стереотипных единиц языка (клише, штампы): I beg to inform you, with a view to, to expire, etc. Такого рода фразеологические сочетания и отдельные слова - термины можно встретить в отчетах, уставах, законах, нотах, причем каждая область имеет свою специфическую терминологию. Так например, в деловых документах финансово-экономического характера встречаются такие термины, как extra revenue; taxable capacities; liability to profit tax и др. В дипломатической терминологии: high contracting parties; to ratify an agreement; memorandum; pact; protectorate; extraterritorial status; plenipotentiary и др. В юридических документах часто встречаются такие термины и сочетания, как: The international court of justice; casting vote; judicial organ; to deal with a case; summary procedure; a body of judges; to hear a case; as laid down in; on the proposal of the court; recommendation of.

Для дипломатического языка характерно использование некоторого количества латинских и французских слов и выражений, получивших своего рода терминологическую окраску в языке дипломатических документов. Наиболее часто встречаются такие слова и выражения, как: persona grata; persona nongrata; pro tempore; the quorum; conditio sine qua non; status quo; mutatis mutandis и др. Общим для всех разновидностей делового стиля является наличие всякого рода сокращений, аббревиатур, сложносокращенных слов и т. д. Например, М. P. (Member of Parliament); P. M. (Prime minister); U. N. (United Nations); R&D (Research and Development); START (Strategic Arms Reduction Treaty).

Что касается синтаксических особенностей деловой речи, то наиболее общими из них являются длинные предложения, развернутые периоды с чрезвычайно разветвленной системой союзной связи. Иногда одно предложение охватывает все условия договоренности, которые предопределяют отношения и которые могут возникнуть в результате реализации таких отношений. Усложненный синтаксис деловых документов исторически объясним. Связи между предложениями отражают, как известно, реальные связи между выражаемыми понятиями. Эта связь особенно четко выступает при наличии соответствующих союзов, определяющих характер связи. Точка обычно употреблялась тогда, когда связь между частями высказывания прерывалась. [Вольская, 1966, с. 144]

Помимо клишированности, для официально-делового стиля характерна терминологичность. В процессе терминообразования отмечают две основные тенденции - образование аббревиатур и создание терминов-словосочетаний (cash in hand, cash on delivery, on cash, prompt cash). Названия должностей - the head of the credit department, sales manager, production manager, CEO (Chief Executive Officer). Превалируют простые распространенные предложения - целевые или условия. Длина не ограничена, часто встречаются герундий, инфинитивы, причастные обороты. Доминируют именные атрибутивные словосочетания. Много компонентных номинативных групп (to force down price - сбивать цену), предикативных единиц в страдательном залоге.

И.Р. Гальперин отмечает, что основной целью деловой речи является достижение договоренности между двумя и более заинтересованными сторонами. Это и предопределяет характерные особенности языка этого стиля [Гальперин, 1958, с. 433]. Среди особенностей выделяются:

1) специфическая терминология и фразеология;

2) традиционность средств выражения;

3) наличие всякого рода сокращений, аббревиатур, сложносокращенных слов и т.д.;

4) употребление слов в основных предметно-логических значениях;

5) отсутствие образных средств (метафор, метонимии и др.);

6) использование эмоционально-окрашенной лексики в качестве формул обращения, условных обозначений просьбы, отказа, заключения и т.д.

Среди синтаксических особенностей деловой речи И.Р. Гальперин выделяет длинные предложения, развернутые периоды с чрезвычайно разветвленной системой союзной связи. Это объясняется тем, что связи между предложениями отражают реальные связи между выражаемыми понятиями.

Деловая переписка, независимо от ее предназначения и уровня, должна отвечать следующим пяти требованиям:

1. Ясность (clearness);

2. Краткость (лаконичность) (conciseness);

3. Завершенность (полнота) (completeness);

4. Любезность (учтивость) (courtesy);

5. Грамотность (языка) (correctness).

Следует помнить, что любое письмо - это послание (обращение к) респонденту. Если последний не поймет его смысл, он, естественно, не сможет правильно отреагировать на него. Для того, чтобы обеспечить ясность и понятность письма, необходимо найти самые подходящие слова и выражения, раскрывающие суть того, что вы хотите изложить. При этом имеют значение не только слова и выражения, но и пунктуация, длина предложений, построение (внутренняя структура) самого предложения, где порядок слов тоже несет смысловую нагрузку, а также разбивка на абзацы (параграфы). Следует добавить, что в деловой переписке предложения должны быть, по возможности, короткими. Хотя в то же время надо помнить, что сплошной набор коротких, рубленых фраз производит нежелательное впечатление (так называемый эффект стаккато). Язык и структура предложения должны соответствовать интеллектуальному и образовательному уровню адресата [Гавранек, 1967, с. 32].

Краткость (лаконичность). Как известно, проблемой для любого делового человека (бизнесмена) является нехватка времени и в связи с этим он всегда приветствует все то, что сберегает ему и время, и энергию. В связи с этим самым лучшим письмом для делового человека будет то, при чтении которого он быстро схватит его смысл [Израилевич, 2003, c. 496]. Таким образом, ясность слов и грамматическая структура дополняются лаконичностью (краткостью) самого письма. Краткость предполагает исключение из содержания письма всех второстепенных деталей, повторов и длинных оборотов речи. И в то же время нельзя слишком упрощать письмо в ущерб полноте, что может быть истолковано как неучтивость и бестактность. Нельзя игнорировать основные факты, относящиеся к делу, как и все те выражения и обороты, которые подчеркивают любезность, сердечность и добрую волю пишущего.

Завершенность (полнота). Полноту содержания письма никогда не следует приносить в жертву его краткости. Все основные мысли и соображения автора должны быть изложены в письме. Чтобы ничего не упустить, предварительно перед написанием письма делается набросок тех пунктов, которые должны найти отражение в послании. После составления черновика еще раз сверяется, отражено ли все то, что предполагалось. Если что-то было забыто, вносится дополнительно. Иногда, чтобы не нарушать целостность и логическую стройность письма, дается post-scriptum (P.S.), в котором приводится дополнительная информация, в том числе и не имеющая прямого отношения к содержанию письма.

Любезность (учтивость). Каждая уважающая себя деловая организация (фирма), всерьез обеспокоенная заботой о своем успехе, должна проявлять максимум сердечности и учтивости в личных контактах с отдельными лицами и компаниями (учреждениями, предприятиями), поскольку с выражений почтения и уважения к клиенту (деловому партнеру) начинается успех дела. Однако надо и в этом знать меру, помня правило "не пересластить". Слишком назойливое и пространное выражение любезности свидетельствует о слабом вкусе, говорящего, даже если он при этом искренен в своих чувствах.

Форма проявления любезности зависит прежде всего от содержания письма, т.е. от того идет ли речь о пользе или невыгоде для адресата. К примеру, в случае отказа от какого-либо предприятия (дела), невозможности выполнить чью-либо просьбу (предложение), должна быть проявлена максимальная сдержанность в выражении любезности. Но в любом случае, при самых неприятных обстоятельствах не допускается в деловых письмах сарказм и оскорбления.

Грамотность. Грамотность - обязательное требование к деловым (и вообще к любым) письмам. На что следует обратить внимание:

1. грамматика (grammar) - правильное построение предложений в соответствии с нормами языка;

2. орфография (spelling);

3. прописные (заглавные) буквы (capitalization);

4. пунктуация (punctuation);

5. согласование (в русском языке) - например, согласно приказу, благодаря ... и т.д.

6. написание чисел (цифр) - например, цифры до десяти пишутся словами, числа (свыше десяти) - цифрами [Веселов, 1989, с. 26].

Подводя итог вышесказанному, отметим, что общение в области правовых отношений призвано служить осуществлению основных функций права, которое регулирует отношения между людьми, учреждениями, государствами, между гражданами и государством. Чтобы воплотить основные функции права официально-деловая речь несет на себе окраску долженствования, она точна, имеет неличный, именной характер, стандартизирована.

1.3 Деловое письмо как жанр официально-делового стиля

Общеизвестно, что до сих пор нет единого мнения по вопросу о том, что считать жанрообразующими признаками и каково количество таких признаков.

В функциональной стилистике считается, что жанр как определенный тип речевых произведений складывается из нескольких составляющих. Как известно, М.М. Бахтин определял речевой жанр как «относительно устойчивые тематические, композиционные и стилистические типы высказывания» [Бахтин, 1979, с. 416]. Развитие этой позиции можно обнаружить в исследованиях М.Н. Кожиной, которая определила жанр как «разновидность литературного произведения, характеризующегося по сферам общения различными особенностями назначения, направленностью содержания, своеобразием форм и построения текста в композиционно-сюжетном плане, размером и некоторыми другими признаками» [Кожина, 1983, с. 198], а также в работах А.Н. Кожина, О.А. Крыловой и В.В. Одинцова, определяющих жанр как «выделяемый в рамках того или иного функционального стиля вид речевого произведения, характеризующийся единством конструктивного принципа, своеобразием композиционной организации материала и используемых стилистических структур».

На наш взгляд, более подходящее определение жанру можно считать определение А.Н. Кожина, В.В. Одинцовой и О.А. Крыловой, так как деловое письмо относится к официально-деловому стилю и имеет свои особые признаки на различных уровнях языка.

Деловое письмо - это документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Деловое письмо предполагает обратную связь (reverse) между адресантом и адресатом, поскольку без обратной связи не может существовать ни один акт делового общения. Деловая коммуникация осуществляется в определенных социо-культурных условиях, которые детерминируют положение коммуникантов в социуме и в бизнесе. А от этого, в свою очередь, зависит и тип делового письма, т.е. тип коммуникации [Лукьянова, с. 624].

Деловое письмо не может нести отчетливую индивидуальность, но должно однозначно и конкретно пониматься партнерами. Окончательно оформившись, деловое письмо существует как для узкоспециальных целей, обмена информацией, так и для расширения коммерческого сотрудничества между деловыми партнерами [Чуковенков, c. 341].

Деловое письмо - это средство воздействия на адресата, прогнозирующее результат этого воздействия. Деловое письмо как часть сферы деловой коммуникации выполняет определенную коммуникативно-прагматическую функцию, под которой мы понимаем типичную конвенциональную речевую реализацию прагматической цели автора, обусловленную нормами социально-функциональной сферы. Прагматическая цель автора - это представление о том общем результате, который должен быть достигнут в процессе общения вообще и в результате воздействия делового письма на адресата в частности. В этом смысле деловое письмо реализует общую психическую закономерность, «сознательное целеполагание - ментальный процесс, характеризующийся формированием идеального образа предстоящей деятельности на основе знания потребностей коммуникантов и свойств обстановки, с учетом прошлого опыта».

Общей прагматической целью автора является воздействие на адресата, а языковые средства, реализующие эту цель, формируют ту или иную коммуникативно-прагматическую функцию письма, которая и позволяет адресату интерпретировать деловое письмо - просьбу, требование, жалобу, извинение и т.п.

Нет определенной классификации деловых писем. К примеру, А.О. Стеблецова, которая предлагает в качестве основы классификации деловых писем критерий «коммуникативно-прагматической функции письма», делит все письма на следующие группы:

1. Письма, общей коммуникативной целью которых является сообщение о положении дел в действительности. В эту группу входят письма, коммуникативно-прагматической функцией которых является информирование (информационное письмо, письмо-подтверждение, письмо-удостоверение, сопроводительное письмо);

2. Письма, общей коммуникационной целью которых является изменение положения дел в действительности. В эту группу входят письма, коммуникативно-прагматической функцией которых является побуждение (письмо-запрос, письмо-просьба, письмо-заказ);

3. Письма, сочетающие в себе коммуникативно-прагматические функции информирования и побуждения (письмо-напоминание, письмо-требование, письмо-реклама, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-жалоба, письмо с просьбой о принятии на работу);

4. Письма, общей коммуникативной целью которых является установление соответствия между сообщением и положением дел в действительности. В эту группу входят письма, коммуникативно-прагматической функцией которых является декларация (письмо о назначении на должность, письмо об уходе на пенсию, письмо об увольнении);

5. Письма, общей коммуникативной целью которых является выражение эмоционально-психологического состояния автора, вызванного положением дел в действительности. В эту группу входят письма, коммуникативно-прагматической функцией которых является экспрессивность (письмо-извинение, письмо-благодарность, письмо-соболезнование.

6. Письма, общей коммуникативной целью которых является выражение отношения автора к оказанному на него воздействию. В эту группу входят письма, коммуникативно-прагматической функцией которых является реагирование (письмо-согласие, письмо-отказ) [Стеблева]

П.В. Веселов приводит также многоаспектную классификацию деловых писем. Так, все письма он делит на:

1) констатирующие (письма-напоминания, письма-подтверждения, письма-предупреждения, письма-извещения), которые не требуют ответа, но имеют юридическое значение;

2) сопроводительные, которые сопровождают материальные ценности или другие документы, исполняют роль ярлыка, этикетки, прикладываемой к отправляемым документам, и фиксируют факт отправки.

По функциональному признаку письма делятся на письма, требующие и не требующие ответа. По аспектному содержанию они могут быть одноаспектными (с одной целью, например, напоминание, гарантия) и многоаспектными. По тематическому признаку, как упоминалось выше, П.В. Веселов проводит условное различие между деловой и коммерческой корреспонденцией. Разница состоит в том, что первая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия. Однако это различие сводится лишь к разной терминологии и фразеологии [Веселов, 1989, с. 76].

По структурным признакам переписка может быть регламентированной (стандартной), т.е. по определенному образцу, и нерегламентированной (нестандартной), т.е. отражающей исключительность, необычность данного производственного момента.

И.Р. Гальперин отмечает, что основной целью деловой речи является достижение договоренности между двумя и более заинтересованными сторонами. Это и предопределяет характерные особенности языка этого стиля . Среди особенностей выделяются:

1) специфическая терминология и фразеология;

2) традиционность средств выражения;

3) наличие всякого рода сокращений, аббревиатур, сложносокращенных слов и т.д.;

4) употребление слов в основных предметно-логических значениях;

5) отсутствие образных средств (метафор, метонимии и др.);

6) использование эмоционально-окрашенной лексики в качестве формул обращения, условных обозначений просьбы, отказа, заключения и т.д. [Гальперин, 1958, с.476]

Деловое письмо должно располагать адресата к себе проявлением искренности. Общий тон письма, при всей его подчеркнутой официальности и деловитости, должен быть доброжелательным по отношению к адресату, что способствует установлению более прочного взаимопонимания между участниками переписки. Письмо должно быть исполнено уважения к адресату: это и должная предупредительность по отношению к партнеру, и такт в общении с ним, и подчеркнутое понимание его интересов и проблем.

Исходя из специфики стиля при подготовке содержания письма рекомендуется:

1. Излагать суть дела преимущественно простыми, короткими предложениями, стараться избегать причастных и деепричастных оборотов, и бесконечных «а также», отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении - подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения;

2. Применять устойчивые словосочетания и обороты письменной речи;

3. Употреблять специальные термины в их общепринятом, единообразном для понимания толковании, и только в том случае, если применение термина является совершенно необходимым, исключить архаизмы, отжившие канцелярские обороты, заимствования из местных диалектов. Следует также остерегаться включения в текст различных недавно появившихся выражений, профессионального жаргона и т. п.;

4. Излагать суть проблемы в спокойном, ровном тоне. Проявление, как чрезмерной любезности, так и недоброжелательности, граничащей с грубостью, не допускается. В процессе изложения следует быть умеренным в просьбах, сдержанным в оценках событий, объективным при изложении фактов. Не следует намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма формулировку типа: «Предлагаю внимательно изучить...»;

5. Не следует побуждать адресата спешить при вынесении решений, вставляя в текст письма слова «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Лучше указать, когда бы вы желали узнать о решении, например, следующим образом: «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;

6. Не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»;

7. В том случае, если вы сообщаете о том, что выполнение поручения или просьбы не представляется возможным, не стоит начинать письмо с констатации отказа - нужно сначала изложить мотивацию своего решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться. Следует проявлять известную дипломатию и в тех случаях, когда вы сообщаете о чем-то положительном: дайте понять, что исполнение чьей-либо просьбы стоило вам известного труда, ибо в противном случае вы рискуете столкнуться с новыми настойчивыми обращениями по ещё менее существенным проблемам.

Таким образом, деловое письмо выполняет много важных функций. Самая главная функция письма - информация. Деловое общение является одним из самых массовых видов общения в мире, целью делового общения является достижение конкретного результата.

Выводы по первой главе

В английском языке выделяют несколько стилей литературного языка: официально-деловой стиль, стиль науки и техники, газетно-публицистический стиль, стиль обиходного общения. Функциональные стили очень разнообразны, они решают разные задачи, функционируют в разных сферах деятельности и ситуациях общения, характеризуется собственными отличительными чертами, и оформляются характерными для каждого стиля лексическими, грамматическими и синтаксическими средствами.

В данной работе детально рассмотрен официально-деловой стиль, поскольку именно в данном стиле составляются все письма деловой переписки. Данному стилю свойственны: 1) специфическая терминология и фразеология; 2) традиционность средств выражения; 3) наличие всякого рода сокращений, аббревиатур, сложносокращенных слов и т.д.; 4) употребление слов в основных предметно-логических значениях; 5) отсутствие образных средств (метафор, метонимии и др.); 6) использование эмоционально-окрашенной лексики в качестве формул обращения, условных обозначений просьбы, отказа, заключения и т.д.

Деловое письмо является жанром официально-делового стиля и, соответственно, ему присущи те же признаки.

Деловая переписка, независимо от ее предназначения и уровня, должна отвечать следующим пяти требованиям: 1) ясность (clearness); 2) краткость (лаконичность) (conciseness); 3) завершенность (полнота) (completeness); 4) любезность (учтивость) (courtesy); 5) грамотность (языка) (correctness).



Глава II. Особенности англоязычного делового письма

2.1 Коммуникативно-прагматические особенности делового письма

В настоящее время, реальное функционирование языковой системы рассматривается с учетом ряда факторов, которые определят коммуникацию, а именно: субъект, т.е. автора письма, адресат, ситуация общения и отношения между коммуникантами, интенция.

Проанализировав деловые письма с различными прагматическими задачами можно сделать вывод, что, все вышеперечисленные факторы тем или иным образом влияют на выбор языковых средств при составлении текста делового письма. В первую очередь это зависит от того, кому адресовано письмо: если деловое письмо составляется для людей с высокими знаниями в определенной области, то язык данного письма может содержать различные аббревиатуры, которые не требуют расшифровки, сложные словосочетания с использованием терминов той или иной сферы, к примеру: Visa Acceptence Letters, machine-tool C-45; используются сложные и сложноподчиненные предложения условия, причины, определения; предложения с пассивными конструкциями и конструкциями Complex Object. Если деловое письмо составляется, к примеру, для людей, обладающими небольшими знаниями в определенной сфере, то тест письма должен быть прост и как можно более понятен. Предложения могут быть простыми и сложными. Таким образом, язык делового общения может меняться в зависимости от адресата и адресанта.

Рассмотрим следующий фактор - фактор ситуации общения. В данном случае стоит рассмотреть отношениям между двумя переписчиками, являются ли они знакомыми или друзьями, либо они знаю друг друга только как деловых партнеров. Среди рассмотренных нами писем невозможно было определить установленные отношения между партнерами, так как структура письма оставалась неизменной среди всех писем деловой переписки: адрес отправителя, адрес получателя, приветствие, корпус письма, заключение и блок подписи. Что касается языковых средств, то в письмах использовались стандартные клише и выражение, характерные деловой коммуникации и, также, никаким образом не отражали отношения между говорящими. Таким выводы можно сделать относительно таких писем как: письмо-заказ, письмо-просьба. При написании таких писем, как письмо-благодарность или письмо-жалоба, в форме заключения встречает выраженное отношение адресата: его одобрение или недовольство. К примеру: I insist on a full refund otherwise I will be forced to take the matter further - в данном контексте прослеживается недовольство покупателя и угроза выполнения им каких-либо действий. В письме-благодарности: Once more let me thank your company and your service most warmly for a wonderful trip - в данной форме заключения прослеживается теплое отношение адресата и его расположенность к данной фирме. Но также такие письма имели стандартные формы заключения, такие как: I am looking forward to your early reply или we expect to hear from you soon. В таких формах заключения используются нейтральные клише и выражения, не отражающие чувства адресата к получателю. Поэтому, можно сделать вывод, что в письмах деловой переписки редко проявляется отношение пишущего, чаще всего (в 85 % случаев) используются стандартные средства выражения, но в определенных письмах можно встретить проявление каких-либо чувств автора (в 15% случаев).

Перейдем к следующему фактору, интенции. Под ИНТЕНЦИЕЙ (лат. intentio 'намерение, замысел'), коммуникативное намерение говорящего. Термин интенция ввели в современную лингвистику последователи Дж.Остина, одного из создателей теории речевых актов. Задачей нового понятия было достижение более высокой точности в описании иллокуции и иллокутивной функции. Иллокуцией называется раздел риторики, в котором рассматриваются средства и приемы словесного выражения замысла [Волков, 2001, с. 14]. В речевом акте Дж. Остин выделяет три уровня, тоже называемые актами: локутивный, иллокутивный и перлокутивный акты.

Локутивный акт (локуция, от англ. locution `оборот речи, речение') представляет собой произнесение высказывания, обладающего фонетической, лексико-грамматической и семантической структурами. Ему присуще значение. Реализация звуковой структуры приходится на долю фонетического акта, лексико-грамматическая структура реализуется в фатическом акте, а семантическая структура - в ретическом акте.

Иллокутивный акт (иллокуция, лат. il- < in `в, внутри'), обладая определённой силой, обеспечивает указание не только на значение выражаемой пропозиции, но и на коммуникативную цель этого высказывания.

Перлокутивный акт (перлокуция, лат. per- `посредством') служит намеренному воздействию на адресата, достижению какого-то результата.

Все три частных акта совершаются одновременно, а не один за другим. Их различение необходимо в методических целях.

1. Локутивный акт

- а) фонетический акт

- б) фатический акт

- в) ретический акт

2. Иллокутивный акт

3. Перлокутивный акт

Осуществляя локутивный акт, говорящий одновременно осуществляет иллокутивный акт, когда спрашивает или отвечает на вопрос; информирует, уверяет или предупреждает; объявляет решение или намерение; объявляет приговор; назначает, взывает или критикует; отождествляет, описывает и т.п. Перлокуция состоит в воздействии на информационное состояние адресата, на его настроение, планы, желания и волю. А вот ответит ли адресат либо не сочтёт нужным ответить, находится уже за рамками инициативного речевого акта говорящего [Серль, 1986, с. 170].

В существующих определениях интенции акцентируются ее различные аспекты. По определению логика Г.П. Грайса, интенция представляет собой намерение говорящего сообщить нечто, передать в высказывании определенное субъективное значение [Грайс, с. 217]. Таким образом, интенции говорящих и успех их распознавания слушающими были соотнесены с господствующими в данном языковом сообществе «соглашениями» относительно значения тех или иных выражений. Естественно, что условием успеха распознавания интенции индивида является его включенность в языковое сообщество. Дж.Серль дополнил число факторов, влияющих на формирование интенции говорящего и распознавание ее слушающим. Он отметил, что при идентификации интенции, реализованной в очередном речевом акте, и говорящий, и слушающий ориентируются на то, что было ими высказано ранее к моменту этого речевого акта [Серль, 1986, с. 73].

О.С. Ахманова приводит определение, согласно которому интенция понимается как потенциальное или виртуальное содержание высказывания [Ахманова, 1969, с. 212]. В этом определении интенция противопоставляется актуальному или высказанному содержанию.

Если интенция как акт направленности сознания не предназначена говорящим для речевого выражения, то она не является коммуникативной интенцией и, соответственно, предметом лингвистического анализа. Из этого не следует, что выраженная коммуникативная интенция обязательно должна совпадать с действительной интенцией говорящего, или что говорящий всегда стремится к тому, чтобы слушающий распознал его действительную интенцию. В случаях коммуникативных неудач или сознательного введения слушающего в заблуждение часто имеет место несовпадение действительной интенции говорящего и коммуникативной интенции, предоставляемой говорящим в высказывании для распознавания слушающему.

Исследование коммуникативных интенций имеет прикладное значение в обучении иностранным языкам, переводческой деятельности и при решении задач по моделированию человеческого интеллекта.

За основу было взято определение логика Г.П. Грайса. Намерение говорящего или пишущего напрямую связано с выбором тех или иных средств языка и определение структуры письма для решения прагматических задач.

Исходя из вышесказанного, мы можем сделать следующие выводы: некоторые факторы, такие как адресат и адресант, ситуация, в которой находятся коммуниканты, играют несущественную роль при написании письма, поскольку структура письма остается неизменной. Поэтому остается один самый важный фактор - цели (интенции). Поскольку ясно осознанная и хорошо сформулированная цель - основа коммуникативного успеха, она подается в виде речевой формулы, ключевым словом которой является глагол-действие: прошу, сообщаем, предлагаем, требуем и т.п.

Речевые цели связаны с необходимостью:

- привлечь внимание к проблеме, информировать адресата;

- побудить к действию - решению проблемы, склонить к участию в чем-либо, заставить совершить необходимое действие;

- документировать, придать юридический статус какому-либо событию (чаще всего финансовой операции);

- поддержать деловые отношения, сделать их более прочными [Гольдин, 1993, с. 44].

Таким образом, иллокутивный фактор является один из наиболее значимых факторов коммуникации, а в деловых письмах он является определяющим. Именно поэтому мы предлагаем классифицировать деловые письма по интенциям.

Исходя из классификации К.А. Касаткиной, все деловые письма лучше всего распределять по интенциям (намерениям) делового письма. Такая классификация выглядит следующим образом: 1. Коммуникативное намерение - побуждение к действию, 2. Коммуникативное намерение - информирование, 3. Коммуникативное намерение - жалоба, 4. Коммуникативные намерения - отказ, согласие, уклонение от ответа, 5. Коммуникативное намерение - извинение [Касаткина, 2008, с. 8].

...