Прагматические и лингвостилистические характеристики текстов делового письма в английском языке

2.2 Структура делового письма

Как отмечалось выше все письма деловой практики можно классифицировать по следующим коммуникативным намерениям: побуждение к действию; информирование; жалоба; отказ, согласие, уклонение от ответа; извинение.

Рассмотрим особенности каждого коммуникативного намерения в отдельности.

Коммуникативное намерение - побуждение к действию (так же как и информирование) является одним из тех намерений, с необходимостью реализовать которое пишущий сталкивается довольно часто. Суть этого намерении заключается в том, что отправной позицией пишущего является передача адресату определенной установки на выполнение каких-либо действий. Наиболее часто необходимость в побуждении адресата к совершению какого-либо действия возникает у пишущего, когда он просит что-то или запрашивает о чем-либо, заказывает что-то, приглашает кого-либо или договаривается о встрече. При этом входе нашего исследования были выделены следующие стереотипы текстов делового письма с коммуникативным намерением «побуждение к действию»: письмо-просьба, письмо-запрос, письмо-заказ, письмо-приглашение, письмо-договоренность о встрече.

В каждой из этих ситуаций возникает конкретный текст - ситуативный вариант делового письма определенного типа, в котором прослеживается общая схема реализации коммуникативного намерения побуждения. Эта схема выглядит следующим образом:

1) выражение побуждения к совершению определенного действия. Данный пункт может разворачиваться следующим образом:

We request you to keep us informed, we should also be obliged if you would, we ask you to let us know;

2) обоснование этого побуждения:

Referring to our yesterday's telephone conversation, we have general interest in, in particular we are contemplating;

3. завершение письма, содержащее предварительное выражение благодарности: we are looking forward to your prompt confirmation; we look forward to hearing from you soon.

Данная схема конкретизируется в планах ситуативных вариантов перечисленных стереотипов текстов деловых писем. Исходя из общей схемы реализации коммуникатиного намерения, предоставляется возможным выявить план изложения каждого из указанных ситуативных вариантов, с тем, чтобы учитывать это факт при отработке специфических умений в курсе профессионального обучения коммерческому переводу текстов делового письма.

Письмо-просьба:

1) изложение сути просьбы: I would be grateful if you could, I would appreciate it if you could, I would also like to know if it is possible;

2) аргументирование просьбы: we intend to buy … / we are considering the purchase of, we would like to know more about,

3) выражение благодарности: We are looking forward to hearing from you soon, I look forward to your early reply.

Письмо-запрос:

1) изложение сути запроса: we were told that you produce, could you please send us information about …?;

2) изложение необходимых объяснений или комментариев: We have a steady demand for, please send us your catalogue / catalog;

3) выражение благодарности: With best wishes (regards), I look forward to your early reply.

Сфера применения «просьбы» настолько широка, что она фактически охватывает и «запрос», который на деле означает просьбу прислать или сообщить сведения, как правило, связанные с внешнеэкономической деятельностью организации (например, сведения о наличии какого-либо товара, его качестве и др.). Именно это обстоятельство, определяющее специфику данного коммуникативного намерения, т.е. связь с конкретной областью деятельности (например, с внешнеэкономической), и обусловило выделение «запроса» как отдельного ситуативного варианта, в отличие от «просьбы», имеющей скорее «общечеловеческую», нежели «производственную» профессиональную» значимость.

Письмо-заказ:

1) изложение заказа: may I approach you with a request, as requested by you, according to your request;

2) комментирование положений заказа: we would like to place the following order, we herewith order the following items, we require the goods urgently, we would be grateful if you could deliver as soon as possible;

3) выражение благодарности: I/we look forward to hearing from you, best wishes.

Посылая заказ, пишущий побуждает партнера по переписке к целой серии разнообразных действий, целью которых является подписание контракта или другого документа, на основе которого осуществляется дальнейшее производственное взаимодействие партнеров. Широко распространенным в деловой практике является заказ на приобретение товаров. В этом случае в письме-заказе обычно указываются параметры требуемых товаров (цвет, форма, размер), их количество, упаковка, а также условия возможной сделки - цена, условия поставки, платежа, сроки и др. Например: to place an order with you for 100 kg of apples, at the price of 3000 net VAT unpaid.

Письмо-приглашение:

1) изложение приглашения (официально или неофициально): it would give us a great pleasure if you could join us for dinner…, with great pleasure we invite you to visit…;

Специфика приглашения заключается в возможности варьировать тон изложения, который в письме может быть официальным, полуофициальным и неофициальным. Строго официально обычно выглядит приглашение на торжественную церемонию, прием или банкет, оно пишется на специальном, особо оформленном бланком.

Текст подобного письма строго клиширован, вариативность содержания крайне низка. На такие мероприятия как семинар, совещание, выставку и др., может быть выслано полуофициальное приглашение. Его текст более произволен и может помимо указания на место и время проведения мероприятия, содержать также его характеристику (например, сообщать тематику семинара или вопросы, которые будут обсуждаться на совещании). Написание неофициального приглашения может быть предназначено только такому лицу, с которым пишущий находится в неформальных, дружеских отношениях.

Эти письма являются наименее клишированными среди ситуативных вариантов, выражающих побуждение к действию. Языковое наполнение таких писем варьируется от текста к тексту в зависимости от желания пишущего, что, однако, не сказывается на общей логике письма, отраженной в предложенном плане. Именно это обстоятельство способствовало вычленению в рамках группы писем-просьб отдельного ситуативного варианта, выражающего договоренность о встрече.

Коммуникативное намерение - «информирование»

Сообщение тех или иных сведений - информирование - является целью значительного количества текстов деловых писем.

Необходимость в информировании с помощью переписки возникает в ряде ситуаций, типичных для современной практики деловых отношений, а именно, когда: требуется сообщить о приложенных к письму материалах; нужно подтвердить получение посланных материалов; возникает необходимость в объявлении, уведомлении или оповещении партнера по переписке о чем-либо; необходимо подтвердить получение предложения и подготовить запрос.

Список таких ситуаций может быть продолжен. Мы не ставили цель исследовать все необходимые ситуации, а лишь стремились обозначить связь между интенциями пишущего деловое письмо и теми возможными текстами, в которых конкретное намерение автора письма является основным (доминирующим) и, соответственно, этот факт должен учитываться при переводе.

Таким образом, каждая из таких ситуаций характеризуется определенным содержанием, в результате чего складываются некие стереотипы текстов деловых писем, в которых, несмотря на все их внешнее разнообразие, заложена одна основная интенция - информирование. Как показало учение упоминаемых выше ситуаций деловой практики, для каждой из них характерно использование определенных стереотипов делового письма. Такими стереотипами являются следующие: письмо-сопровождение - сообщает о прилагаемых к нему документах, письмо-подтверждение - информирует о получении отправленных материалов, письмо-уведомление, письмо-объявление/письмо-извещение - сообщает о каком-либо факте или событии.

Каждый из этих стереотипов делового письма (ситуативные варианты делового письма) ставит цель сообщить партнеру по переписке ту или иную информацию. При этом мы обнаружили определенные закономерности в логической схеме раскрытия в тексте делового письма интенции по информированию адресата. Эта схема разворачивается следующим образом:

1) сообщение партнеру по переписке определенных сведений. Данный пункт разворачивается следующим образом: we have enclosed the copy, here are the details;

2) комментирование этой информации автором письма и/или изложение им каких-либо инструкций: may we bring to your notice that; we can let you have;

3) завершение письма: thank you very much indeed for your attention; looking forward to your early contact, we look forward to working with you.

Приведенная типичная схема реализации коммуникативного намерения «информирование» в деловом письме, варьируется в зависимости от конкретной ситуации письменного общения, отражается в планах различных ситуативных вариантов деловых писем с данным коммуникативным намерением. В соответствии с выявленной логической схемой реализации коммуникатиного намерения информирования, можно составить примерные планы изложения в каждом ситуативном варианте [Израилевич Е.Е., 2003, с. 496].

Письмо-сопровождение:

1) сообщение о направлении партнеру по переписке тех или иных материалов, прилагаемых к данному письму (документов, литературы, образцов и др.). Пример может выглядеть следующим образом: please, find enclosed our order №648, according to your order № 305J dated on the 26th of May…;

2) пояснение относительно прилагаемых материалов либо изложение инструкций (если это необходимо): we have decided to accept the 15% trade discount, we would like to review these terms of payment;

3) завершение письма: We are looking forward to hearing from you soon, If you have any questions, do not hesitate to contact us.

Письмо-подтверждение:

1) сообщение о получении отправленных материалов (документов, образцов и др.): We have received your catalogue, thank you very much for executing our order professionally;

2) концовка письма: I/we look forward to hearing from you, best wishes.

Интересная особенность двух приведенных ситуативных вариантов (сопровождение и подтверждение) заключается в том, что в реальной деловой переписке они составляют «инициативно-реактивное единство» (пару, комплекс), т.е. письмом-подтверждением обычно отвечают на полученные материалы, образцы, литературу и, соответственно, на письмо-сопровождение.

Следует заметить, что наличие трех позиций плана не является строго обязательным для письма-сопровождения; изложение инструкций или каких-либо других пояснений относительно прилагаемых материалов (вторая позиция плана) определяется исключительно желанием автора письма. Это, однако, не относится к началу или концу письма-сопровождения. Аналогичная картина складывается и в письмах-подтверждениях, в которых может, при необходимости, появиться подобный пункт плана, т.е. комментирование полученных материалов.

Письмо-уведомление:

1) сообщение о каком-либо факте/событии, которые имели, имеют, или будут иметь место в будущем: we are writing to infirm that we have shipped the first grinding machine, we expect you to call us back the next week;

2) изложение необходимых деталей/подробностей этого факта, события: your delivery arrived in perfect condition on, the terms of payment are the same;

3) концовка письма: we are looking forward to your prompt confirmation; we look forward to hearing from you soon.

Данный ситуативный вариант может иметь и другое название, а именно: письмо-извещение или письмо-уведомление. Это зависит от характера (направленности) самого информирования, которое может иметь вид уведомления, объявления или извещения. В реальной деловой практике подобные письма являются инициативными и, как правило, остаются без ответа, поскольку ответ на них не требуется [Кинг, 2003, с. 301].

Коммуникативное намерение «жалоба»

В практике деловых отношений довольно часто встречаются письма-рекламации (или письма-претензии). Необходимость в написании такого письма возникает, например, при нарушении деловым партнером каких-либо договоренностей или контрактных обязательства. В результате несоблюдения тех или иных условий сделки в коммерческой практике возникает проблемная ситуация, которая находит отражение в письме. Иногда поводом для выражения претензии может послужить ошибка в документе или недоразумение, возникшее в связи с нечетко сформулированной фразой. Намерение пишущего в таких письмах заключается в выражении его недовольства в связи с возникшей проблемной ситуацией. При этом он вынужден, во-первых, изложить суть проблемы (т.е. информировать адресата), а во-вторых, побудить партнера по переписке к принятию какого-либо решения.

Таким образом, при раскрытии претензии в тексте письма его автор выражает не одно, а сразу несколько своих намерений, что, соответственно, находит свое отражение при переводе. В результате претензия представляет собой сложный многоплановый текст, при написании которого авторы обычно придерживаются следующей схемы:

1) ccылки на предыдущие письменные или устные контакты. Данный пункт коммуникативного намерения жалоба может разворачиваться в тексте следующим образом: as you know, according to our records payment, we regret to inform you that;

2) тактичное изложение сути проблемы: in the opinion of our experienced engineers, the following reason shows, in case of unsettled debt, we have already spoken to your service;

3) выражение оценки случившегося: anyway, you bear full responsibility; the fact that you did not do this seemed to us to be ungenerous way of treating a regular long-standing customer;

4) изложение варианта(ов) решения проблемы: I am confident that you will honor my request for a refund; having given you our explanation, we should welcome your comments, we shall be waiting for your solution during this period.

Ситуативные варианты, материализующие претензию пишущего, немногочисленны: письмо-претензия и письмо-напоминание. План письма-претензии практически совпадает с приведенной выше схемой развертывания самого коммуникативного намерения. Письмо-напоминание строится по следующему плану:

1) ссылка на предыдущие устные и письменные контакты: referring to our last conversation, during our last meet;

2) выражение претензии партнеру в связи с нарушением каких-либо договоренностей: this is a reminder about invoice number 378 for $5,000, which is now over 30 days past due, we would to remind you about your unpaid order №75НЕ;

3) побуждение к выполнению договоренностей: please let us know the date of your visiting, would it be convenient for you to…;

4) вежливое завершение письма: if there is a problem with this invoice, please call me at once so we can correct it, thank you for your prompt attention to this matter.

Специфика письма-напоминания заключается в возможности варьировать тон изложения: от мягкой просьбы-напоминания до жесткой угрозы-напоминания. Это, естественно, складывается и на выборе языковых средств [Лукьянова, 2001, с. 276].

В реально действительности каждая претензия очень специфична, что отражается, прежде всего, на содержательной стороне текстов. В результате деловые письма в рамках одного ситуативного варианта (особенно претензии) очень не похожи друг на друга. Это проявляется, в первую очередь, в том, что для конкретной претензии подбираются и соответствующие языковые средства, что существенно затрудняет их классификацию.

Коммуникативные намерения «согласие», «отказ», «уклонение от ответа».

Как уже упоминалось, эти коммуникативные намерения реактивны по своей сути, т.е. они могут быть реализованы в любом ответном деловом письме. Своим согласием, отказом, или уклонением от ответа его автор реагирует, например, на побуждение к совершению какого-либо действия. В письмах каждое их таких намерений материализуется в виде положительного, отрицательного или уклончивого ответа. Ситуативная вариативность в каждом отдельном случае выражения рассматриваемого коммуникативного намерения обусловлена содержанием текста письма, на которое дается ответ. Так, отвечая на запрос, пишущий высказывается по существу запроса, выражая при этом и свою реакцию (т.е. согласие, отказ или уклонение от ответа)

Важным элементом содержания ответного письма, независимо от выраженной в нем реакции, является ссылка на полученную корреспонденцию (полученный стимул). Как правило, с нее начинается любой ответ, причем автор может ссылаться не только на письменные, но и на предыдущие устные контакты с адресатом (например, телефонный разговор или встречу). Ссылка может быть выражена и в форме благодарности партнеру за проявленное внимание. Соответственно, при переводе с листа в условиях временного ограничения данный факт необходимо учитывать. Таким образом, независимо от характера реакции пишущего, ответное письмо содержит:

1) элемент ссылки (возможно и в форме благодарности) на полученную корреспонденцию или предыдущий устный контакт. Данному пункту свойственны такие выражения, как: I was very pleased to receive your enquiry; we have received with pleasure your letter dated, I regret to inform you that;

2) выраженное отношение (позитивного, негативного и т.д.) пишущего к полученному стимулу: we greatly appreciate your invitation; I appreciate the quality of your service;

3) высказывания в связи с вопросами, поднятыми в полученной корреспонденции (в ходе устных контактов): we are willing to place an order; please, note that; besides we strongly believe that.

Отношение пишущего к стимулу, содержащемуся в полученном письме, в значительно степени определяет логику ответного письма; так, например, выражение отказа сопровождается объяснением его причины, а уклонение от ответа - предложением альтернативы. Соответственно, схемы развертывания указанных коммуникативных намерений при написании ответного письма (его переводе) будут выглядеть следующим образом:

Cогласие:

1) выражением благодарности корреспонденту за присланное приглашение, заказ, запрос и др., словом, за какое-либо побуждение (элемент ссылки): we have received with pleasure your letter dated…, thank you for you letter of;

2) выражение согласия (позитивная реакция): we greatly appreciate your invitation, we were glad to receive the invitation from you;

Отказ:

1) ссылки на полученную корреспонденцию (побуждение): I regret to inform you that your invoice contains mistakes, unfortunately,

2) выражение негативной реакции (или отказ) на просьбу, приглашение, заказ, запрос и т.д.: I am convinced that you do not expect me to pay…, anyway I will wait for your full refund;

3) изложение причин отказа: the price was changed and we are not going to pay more for the product;

Уклонение от ответа:

1) выражение благодарности партнеру по переписке за присланную корреспонденцию (элемент ссылки): thank you very much for information, we are glad to receive the details about…;

2) выражение отказа выполнить изложенную в полученном письме просьбу: we are not going to…, our company will not refund;

3) изложение причин отказа: we are not satisfied with the quality, the terms of delivery were not mentioned;

4) изложение альтернативного варианта решения проблемы: we expect you to give us the correct information, it will be better to organize in the delivery during next month.

На основе данных схем развертывания каждого из указанных коммуникативных намерений представляется возможным составить планы ситуативных вариантов писем, которые в данном случае определяются инициативной корреспонденцией. При этом некоторые положения будут общими для планов всех ситуативных вариантов в рамках одного коммуникативного намерения - это касается ссылки и выражения реакции пишущего. За этими компонентами содержания писем закрепились наборы застывших стереотипных фраз, ставших неотъемлемым атрибутом ответного письма соответствующей направленности (положительной, отрицательной, уклончивой). Вместе с тем в планах имеются и другие структурные компоненты, которые в рамках одного ситуативного варианта имеют различное языковое наполнение. В письмах-согласиях - это высказывания в связи с проблемой полученного письма, в отказах - изложение его причин, в уклонениях от ответа - изложение, как причин отказа, так и альтернативного варианта решения проблемы. Наличие единых для всех и индивидуальных для каждого элементов содержания ответного письма, их сочетание в рамках одного ответа, а также соответствующая закрепленность и гибкость используемых языковых средств и составляют главную специфику текстов деловых писем, выражающих ответ, что должно адекватно отражаться в ходе разрабатывания специальных упражнений, направленных на совершенствование текстообразующей компетенции переводчика [Касаткина, 2009, с. 17].

Коммуникативное намерение «извинение».

Выше уже шла речь о разнообразных вариантах ответных писем, материализующих такие коммуникативные намерения пишущего, как согласие, отказ или уклонение от ответа. Именно так обычно выражается реакция автора на инициативную корреспонденцию, содержащую побуждение. Если же в полученном письме содержится жалоба, то и реакция пишущего будет несколько иной. Так же как и претензия, которая (по данным нашего анализа может быть охарактеризована как сложный, многоплановый текст), в ответном письме можно выделить не одну, а несколько интенций автора, а именно: его стремление разобраться в случившемся, дать ему оценку, принести извинения партнеру по переписке. Фактор влияния является, на наш взгляд, определяющим для выражения общей тональности письма - именно эту цель ставит перед собой пишущий, и это, соответственно, должно быть адекватно передано при переводе.

Как правило, развертывание коммуникативного намерения извинения осуществляется в тексте по следующей схеме:

1) ссылка на полученную жалобу. Данный пункт может выражаться следующими клишированными фразами: your letter dated on … was duly noted; we have received your letter of;

2) выражение извинения в связи с возникшей проблемной ситуацией, допущенной ошибкой и пр.: we apologize for the inconvenience caused by, we offer apologies for the oversight;

3) изложение своей оценки случившегося, пути решения проблемы: we are sending a new one, we will contact our agents to prevent delays;

4) вежливое завершение письма: yours faithfully, yours sincerely.

Позиция автора текста определяется ситуативную вариативность письма-извинения. Пишущий может быть согласен с поступившей жалобой - тогда он принимает на себя всю ответственность о случившемся. При этом он стремится изложить причины произошедшей ошибки или создавшегося положения и предложить пути решения возникшей проблемы. Автор видит всю задачу также в том, чтобы сохранить добрые отношения с партнером по переписке. В этом случае интенция пишущего может быть реализована по следующему плану:

1) ссылка на полученную жалобу: your letter of 18th April was duly noted, we have received your letter of…;

2) изложение автором своей позиции: признание допущенной ошибки; 3) объяснение допущенной ошибки: it is the fault of our company, it was done by our mistake, we have to admit that these defects were overlooked by…;

4) предложение варианта решения проблемы: we are sending you a new one, we will refund the whole payment;

5) извинение за произошедшее (может быть в начале письма): please take our apologies for the inconvenience;

6) вежливое завершение письма: if any questions, please do not hesitate to contact us.

Совершенно по-другому выглядит ответ на претензию, если позиция пишущего складывается на основу его несогласия с полученной жалобой. В результате создается другой ситуативный вариант письма-извинения, в котором автор отказывается принять на себя ответственность за случившееся и предлагает соответствующее обоснование такого решения. При этом вина за допущенную ошибку или нарушение контрактных обстоятельств может быть возложена либо на самого партнера, либо на какую-либо третью сторону (например, транспортную компанию, осуществляющую перевозку товаров). В этом случае коммуникативное намерение пишущего может быть реализовано в соответствии со следующей схемой:

1) ссылка на предыдущие устные или письменные контакты;

2) выражение извинения/сожаления в связи с возникшей проблемой;

3) мотивированное отклонение полученной претензии;

4) предложение своего варианта решения проблемы;

5) вежливое завершение письма.

Перечисленные выше интенции делового письма материализуются, как показал анализ, с помощью различных средств языка. Прежде всего - это жесткая структура делового письма, которая, как правило, пишется по установленной форме. Наличие четких структурных компонентов и довольно ограниченный круг средств, наполняющих эти компоненты, позволяют создавать стандартные деловые письма - схемы. Следствием является максимальная унификация текстов деловых писем, повышающая эффективность данной формы коммуникации для осуществления деловых операций. Включение указанных компонентов в деловое письмо характеризуется определенными закономерностями. Среди проанализированных писем можно выделить следующие компоненты, которые располагаются в определенной последовательности:

Внешняя структура и оформление делового письма

Заголовок письма

Дата

Внутренний адрес

Внешний адрес

Вступительное обращение

Текст письма

Заключительная формула вежливости

Блок подписи

Указание на приложение или рассылку копий

В среднем, каждое деловое письмо содержит 9 блоков. Часть из них, а именно: заголовок, указание на приложение и на рассылку копий - появляются в тексте по мере необходимости. Полагая, что каждый из упомянутых компонентов структуры делового письма несет весьма важную для корреспондентов информацию, которая дублируется другими компонентами, структура делового письма была составлена с максимальным количеством возможных компонентов. Характерной особенностью расположения компонентов структуры является их «блоковая подача».

Заголовок письма не является необходимым компонентом делового письма для каждого коммуникативного намерения. Анализ показал, что заголовки деловых писем встречаются во всех письмах различных коммуникативных намерений. Относительно коммуникативного намерения - информирование процент частотности заголовков составляет 81,5% (31 письма из 38) проанализированных писем данной интенции, побуждения к действию - 67,7% (21 письмо из 31) проанализированных писем данной интенции; согласия, отказа и уклонение от ответа - 41,6% (5 писем из 12) проанализированных писем данной интенции; жалобы - 18,5% (5 писем из 27) проанализированных писем данной интенции.

Относительно последнего блока «Указание на приложение или рассылку копий» можно сделать следующие выводы: приложение может встречаться в любых письмах различных коммуникативных намерений; среди проанализированных нами писем данный блок встречался только в письмах с коммуникативным намерением - побуждение к действию, что составило 34,2% проанализированных писем данной интенции ( 13 писем из 38); информирование - 22,5 % проанализированных писем данной интенции (7 писем из 31), жалоба - 81,4% проанализированных писем данной интенции (22 письмах из 27).

Все остальные блоки являются обязательными и встречались во всех письмах деловой практики относительно всех коммуникативных намерений.

Особое внимание стоит уделить блокам «Вступительное обращение» и «Заключительная формула вежливости». Речь идет о том, знает ли адресат имя получателя письма или нет. При разной форме приветствия, слова заключения будут тоже разными:

Dear Sir/Madam - если адресат не знает имени получателя. Тогда заключение будет выглядеть следующим образом - Yours faithfully, либо

Dear Mr. Johnson/ Mrs Harrison - если имя получателя известно адресату. Тогда заключение будет выглядеть следующим образом - Yours sincerely.

Таким образом, выявленные коммуникативно-прагматические интенции позволяют определить основной подход в изучении особенностей составления и перевода текстов коммерческих писем. При этом именно прагматические интенции по-разному влияют на структуру письма, а также определяют его лингвистическое наполнение.

2.3 Грамматические особенности делового письма

Тексты деловых писем в английском языке очень разнообразны на грамматическом уровне. В таких текстах наблюдается контраст простых предложений и сложных. Причем, преимущество отдается сложноподчиненным предложениям, их преобладание над простыми. В деловых письмах встречаются сложноподчиненные предложения с различными подчинительными связями. Наиболее частыми среди них являются сложные предложения с придаточными определения, которые характеризуются союзам which: We have enclosed a Request Order Form for you to complete should you require additional material which can help you in the marketing of our programs; that: Unfortunately, after much consideration we find that the information furnished by you does not meet our credit requirements; времени - when: Perhaps we can consider your application request when your circumstances change; условия - if: If we can be of service to you further, please let us know, as soon as: We will ship your order as soon as it is available; причины - because: Because our assumption was our error, we are mailing you a credit for the difference in delivery rates. Среди сочинительных союзов можно отметить следующие наиболее частотные: and: Could you check to see who sent it and ask them to try it again, but: It was sent late last week, but I only received the very top portion of one page, or, so: Also I would appreciate your acknowledging the receipt of this message so I will know that you received it.

В текстах деловых писем наблюдается контраст пассивных и активных конструкций: Present Passive: Before new accounts are opened, we conduct a routine credit investigation; Your patronage is highly valued; Therefore, an account has been opened for you; Past Passive: We explained to our customers that these pricing schedules were based equitably on maximum value; This was decided based on the information you gave us as well as from our normal sources; Future Passive: We regretfully have no idea when they will be shipped to us; We know that you will be served intellectually and courteously; Выделяется большое количество инфинитивных конструкций: Complex Object: Please drop in again and let us see that your next purchase is handled correctly, I have pleasure in inviting you to attend our special conference to be held at Sheraton Hotel, London on Thursday/Friday 10/11 December 2009; а также предложения с герундием: We intend shipping the goods in May, We appreciate your giving us the opportunity to be of service to you.

Деловой переписке свойственны и такие грамматические особенности как использование модальных глаголов. В действительности, в таких текстах они встречаются довольно часто, поскольку модальные глаголы используются для выражения вежливости. К таким модальным глаголам можно отнести следующие: would: If you would like to join us please complete the enclosed registration form and return it to me before 30 August with your fee of ?50 per person; Would it be convenient for you to meet her on this date?; should: I should say you must check it once more; Please do not hesitate to contact me should you have any questions; could: It would give us great pleasure if you could join us for dinner on Saturday, the 23rd August, at seven o'clock.

В целом, предложения имеют правильный грамматический строй, т.е. подлежащее, сказуемое, а затем остальные члены предложения, за исключением вводных слов и обозначение дат и времени, которые могут стоять как в начале предложения, в середине, так и в конце. В редких случаях в предложениях встречался неправильный порядок слов. Более формальный, а также литературный стиль допускает использование инверсии в условных придаточных предложениях. Вспомогательный глагол может занимать место перед подлежащим; if в таких случаях будет опускаться [Корнеева, 2000, с. 448]. Например: Should any additional information be necessary we will place it at your disposal without delay. Деловые письма стоятся строго по правилам грамматики, отклонения от правил не допускаются. При написании письма могут быть использованы различные времена английской грамматики, наиболее частыми среди них являются: Present Simple Tense, Present Continuous Tense, Present Perfect Tense, Past Simple Tense, Future Simple Tense.

Среди всех проанализированных писем можно сделать вывод, что наиболее частыми грамматическими особенностями текстов деловых писем разных коммуникативных намерений являются: 1) употребление времени Present Simple Tense (100%, в 120 письмах из 120); 2) употребление модальных глаголов (100% , в 120 письмах из 120); 3) использование пассивных конструкций (в 60% проанализированных писем, в 72 письмах из 120); 4) сложноподчиненных предложений с придаточными условия и определения (условия - в 57,5% проанализированных писем, 69 писем из 120; определения - в 50% проанализированных писем, 60 писем из 120); 5) инфинитивных конструкций (Complex Object) (в 67,5% проанализированных писем, в 81 письме из 120); 6) герундия (в 52,8% проанализированных писем, в 44 письмах из 120); 7) причастия настоящего и прошедшего времени (в 46,8% проанализированных писем, в 39 письмах из 120). В текстах деловой переписки не допустимы сокращения грамматических форм, т.е. только употребление их в полной форме: As you will see from the brochure we have a range of programs covering a number of fields broadly within Business Administration, we are sorry about the error and hope that it has not caused you too much inconvenience; возможны опущения слов или словосочетаний. Все предложения писем деловой корреспонденции являются полными, двусоставными и строго соответствуют правилам грамматики английского языка.

2.4 Лексические особенности делового письма

К общим лексическим особенностям деловых писем можно отнести использование в текстах данного типа следующие: использование прецедентной лексики: We thank you for your order and are pleased to place an order with you for 100 kg of apples at the price of 3000 net VAT unpaid; It would give us great pleasure if you could join us for dinner on Saturday, the 23rd August, at seven o'clock; использование имен собственных: We shall be glad to meet here Mr. James Moore and Mr. Arnold Jackson and discuss with them these questions.; If this time is convenient for you, kindly let us know the date of their arrival in Moscow; We are obliged for your name and address to the Russian Trade Representative office in Sri Lanka importers; We can let you have any information to enable you to quote the most competitive prices including our 2% commission. Письмам деловой корреспонденции свойственно употребление терминологии, аббревиатур: As to the business integrity of our firm we refer you to the Merchantile Bank Ltd., Colombo (Ltd. - limited с ограниченной ответственностью), On behalf of Universal Process Equipment, Inc. (UPE) I would like to express interest in discussing with you company any surplus manufacturing facilities. В деловой переписке редко, но встречаются эмоционально-окрашенные слова, в особенности это касается тех писем, в которых проявляется отношение отправителя к получателю письма. Это такие письма как письмо-благодарность, письмо-поздравление, письмо-жалоба: We are very pleased to invite you to the meeting that will take place on the 10th of May; It would give us great pleasure if you could join us for dinner on Saturday, the 23rd August, at seven o'clock. В деловой фразеологии встречаются фразовые глаголы, так называемыми multi-part verbs: Please drop in again and let us see that your next purchase is handled correctly; We send out statements at the end of each month and expect payment sometime during the following month.

Cамой главной отличительной чертой лексики текстов деловой переписки является использование специальных клишированных выражений, которые в свою очередь могут использоваться, как только для определенного типа коммуникативного намерения, так и для всех писем разных интенций.

Рассмотрим стандартные клишированные выражения, которые характерны для всех писем с различными коммуникативными намерениями. Как правило, это вступительные и заключительные слова: Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr… - если адресат известен; если адресат неизвестен, то можно использовать следующие формы обращения: Dear Sir / Dear Sirs;Gentlemen, Dear Madam, Ladies; Dear Sir or Madam, Ladies and Gentlemen; To whom it may concern; в блоке подписи встречались такие фразы, как Yours truly, Cordially yours, Sincerely yours - если нам известно имя получателя письма, Yours Faithfully - если имя получателя письма известно.

Наиболее частотными общими выражениями, встречающиеся в таких коммуникативных намерениях, как информирование, побуждение к действию и жалоба, являются формы заключения: We are looking forward to hearing from you, We hope to hear from you soon, We would appreciate a prompt answer, We are looking forward to your early reply. [Вестник Кипра]

Как уже упоминалось выше, каждая интенция имеет свою собственную структуру письма. Например, интенции письмо-запрос и письмо-просьба первым делом побуждают адресата к побуждению каких-либо действий. Это может проявляться при помощи повелительного наклонения с использованием please, что является обязательным при составлении деловых писем на английском языке:

Please, send us the information; please, find the correct information and tell us the details;

Относительно следующего второго пункта могут быть использованы другие выражения, объясняющие суть запроса или просьбы:

We are, in particular, interested in; we have general interest in, we would like to know if.

В частности были выявлены следующие клише и выражения,, относящиеся к письму-просьбе: We got your address from, Your advertisement has come to our attention, We were told that you produce, We intend to buy … / We are considering the purchase of …, We have a steady demand for, We would like to know more about …, Could you please send us information about.

В письме-заказе отмечается использование выражений, связанные с заказом или покупкой: to place an order with you for 100 kg of apples, at the price of 3000 net VAT unpaid, We would like to place the following order, We require the goods urgently, We would be grateful if you could deliver as soon as possible, Please let us know when we can expect the delivery.

В письме-предложении были выявлены другие выражения, использующиеся при написании писем данной интенции: We are pleased to hear that you are interested in our products, We hereby send you our offer, Enclosed please find our offer. / Enclosed you will find our offer, We are pleased to make the following offer, Please let us know your requirements as soon as possible.

Другие клише и выражения встречались в письмах-жалобах: We regret to inform you that, therefore you bear full responsibility for, unless otherwise agreed we shall be forced to.

Проанализировав письма разных коммуникативных намерений на лексическом уровне можно сделать следующие выводы: во всех письмах встречались имена собственные, прецедентная лексика (100% употребление во всех письмах); терминология составила 87,5% проанализированных писем (в 105 письмах из 120), эмоционально-окрашенная лексика наблюдалась в письмах, где автор хотел выразить свои чувства по отношению к получателю письма. Это такие письма, как письмо-благодарность, письмо-рекламация. Фразовые глаголы встречались довольно редко, - 27,5% проанализированных письмах (в 33 письмах из 120), употребление аббревиатур - 34,2% проанализированных писем (в 41 письме из 120).



Выводы по второй главе:

Во второй главе были рассмотрены различные факторы, влияющие на коммуникацию в деловой переписке. Это такие факторы, как: субъект, т.е. автор письма; адресат; ситуация общения и отношения между коммуникантами; интенция.

Интенция является определяющим фактором, поскольку именно иллокутивный фактор является один из наиболее значимых факторов коммуникации. Именно поэтому мы классифицировали деловые письма по интенциям.

Согласно классификации К.А. Касаткиной все письма можно разделить на следующие коммуникативные намерения: побуждение к действию; информирование; жалоба; отказ, согласие, уклонение от ответа; извинение.

Каждое из них обладает своими характеристиками, сходствами и различиями. В данной главе был произведен анализ всех коммуникативных намерений на грамматическом и лексическом уровне, а также выявлено процентное соотношение основным лексических и грамматических характеристик для всех писем деловой переписки.



Заключение

В английском языке выделяют официально-деловой стиль, стиль науки и техники, газетно-публицистический стиль, стиль обиходного общения. Функциональные стили очень разнообразны, они решают разные задачи, функционируют в разных сферах деятельности и ситуациях общения, характеризуется собственными отличительными чертами, и оформляются характерными для каждого стиля лексическими, грамматическими и синтаксическими средствами.

Официально-деловому стилю свойственны такие качества, как профессиональная терминология, точность определения применяемых выражений и слов, клишированность языковых средств. Деловая переписка, независимо от ее предназначения и уровня, должна отвечать следующим пяти требованиям: 1. Ясность (clearness); 2. Краткость (лаконичность) (conciseness); 3. Завершенность (полнота) (completeness); 4. Любезность (учтивость) (courtesy); 5. Грамотность (языка) (correctness).

Деловое письмо является жанром официально-делового стиля и, соответственно, ему присущи те же признаки. Классификация деловых писем, главным образом, основывается на коммуникативных намерениях, которые в свою очередь разделены на интенции.

Грамматические анализ показал, что во всех письмах делового общения содержится время Present Simple, а также обязательно наличие модальных глаголов. Среди остальных особенностей наиболее частыми являются: употребление времен Present Perfect Tense, Past Simple Tense, Future Simple Tense; сложноподчиненных предложений с придаточными условия и определения; инфинитивных конструкций. В предложениях недопустимы сокращения форм глаголов. Все предложения писем деловой корреспонденции являются полными, двусоставными и строго соответствуют правилам грамматики английского языка.

Лексический анализ показал, что во всех письмах деловой переписки имеются имена собственные, прецедентная лексика; терминология в текстах данных писем встречалась довольно часто, деловым письмам свойственна безэмоциональность (эмоционально-окрашенная лексика наблюдалась только в письмах, где автор хотел выразить свои чувства по отношению к получателю письма. Это такие письма, как письмо-благодарность, письмо-рекламация). Письма с различными коммуникативными намерениями имеют свои общие и различные клишированные выражения, что является отличительно чертой для каждой из интенции. Всего нами было проанализировано 120 писем различных интенций, из которых 38 писем относятся к коммуникативному намерению - побуждение к действию, что в процентном соотношении составило - 31,6% проанализированного материала; 31 письмо - информирование (25,8%); 27 писем - жалоба (22,5%); коммуникативные намерения отказ, согласие, уклонение от ответа и благодарность имеют равное процентное соотношение и составляют 10% проанализированных нами писем, что в действительности равно 12 письмам для каждого из данных коммуникативных намерений.

В дипломной работе были предоставлены все необходимые материалы по структуре, грамматики и лексикологии английских деловых писем, знание которых помогает в решении различных прагматических задач.



Библиографический список

1. Анисимова, Е.Е. Теоритический курс немецкого языка. Стилистика. [Текст]: Курс лекций. М.: Военный Кразнознамённый институт, 1991.

2. Аристов, С.А. Коммуникативно-когнитивная лингвистика и разговорный дискурс / Аристов С.А., Сусов И.П. // Лингвистический вестник. Вып. 1. - Ижевск, 1999.

3. Арнольд, И.В. Стилистика современного английского языка. [Текст]: учеб. для вузов / И. В. Арнольд.- 4-е изд., испр. и доп. - М. : Флинта : Наука, 2002. - с. 384.

4. Баранцев, Р.Г. Люди в письмах. Деловые и дружеские. Т 1. М., 2009 - с. 89.

5. Басс, Э.М. Научная и деловая корреспонденция. Английский язык. М.: Наука, 1991 - с. 174.

6. Бахтин, М.М. Эстетика словесного творчества. М., Искусство, 1979.

7. Большой англо-русский и русско-английский словарь по бизнесу / под общ. ред. П.Ф. Петроченко. - М. : Уайли, 1993

8. Брандес, М.П., Проворотов В.И. Предпереводческий анализ текста. Учеб. пособие. - 3-е изд., стереотипное. - М.: НВИ-ТЕЗАУРУС, 2003. С. 36

9. Брандес, М.П. Стилистика немецкого языка. Учебник. М.: Высш. школа, 1990. С. 110.

10. Веселов, П. В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки. Изд. 4-е. М., 1993.

11. Веселов, П. В. Деловое письмо: вольный стиль или унификация? // Стандарты и качество. 1989. № 7.

12. Веселов, П. В. Как составить служебный документ. М., 1982.

13. Вешкин, Г.В. Языки общения и функциональные стили (в их отношении к тексту)// Слово и контекст: Филологический сборник к 75-летию Н.С.Валгиной.- М.: МГУП, 2002. - С.35-67.

14. Вольская И. С. Дифференциальные признаки официально-делового стиля речи на синтаксическом уровне. Автореф. дисс. канд. филолог, наук. М., 1966.

15. Гавранек Б. Задачи литературного языка и его культура // Пражский лингвистический кружок: Сб. статей. - М., 1967.- С. 338-377;

16. Газета "Вестник Кипра" Выпуск № 489 от 11-02-2005 http://www.vestnikkipra.com/?mod=iss&id=-11834

17. Гальперин И.Р. Очерки по стилистике английского языка- М.: Издательство литературы на иностранных языках, 1958. С. 431

18. Герасименко И.В. Социопрагматика американской деловой корреспонденции (диахронический аспект). Хабаровск. 2001

19. Головач А, С. Оформление документов. Изд. 2-е. Киев-Донецк, 1983.

Головин Б.Н. Язык художественной литературы в системе языковых стилей современного русского языка // Вопросы стилистики. -Саратов, 1978. - Вып.14.

20. Драбкина И.В. Прагмалингвистические аспекты письменного делового общения (на материале англоязычных текстов контрактов и деловой корреспонденции). Самара-2001.

21. Долинин К.А. СТИЛИСТИКА СТИЛИСТИКА ФРАНЦУЗСКОГО ЯЗЫКА 2-е изд., дораб. - М.: Просвещение, 1987. - 303 с.

22. Дорошенко В.Ю. Коммуникативная обусловленность функционально-стилистических особенностей делового английского языка: Автореф. дисс. канд. фил. наук. С.-Пб., 1995. - 17 с.

23. Едличка 1982: Едличка А. Литературный язык в современной коммуникации // Новое в зарубежной лингвистике. Вып.ХХ, - М., 1988.- 38-134.

24. Израилевич, Е.Е. Деловая корреспонденция на английском языке / Е.Е. Израилевич. - М. : ЮНВЕС, 2003. - 496 с.

25. Касаткина, К.А. Профессионально-ориентированное обучение переводу с листа текста делового письма студентов языковых факультетов вузов : дис. ... канд. пед. наук / К.А. Касаткина. - Тольятти, 2000. - 217 с.

26. Касаткина, К.А., Косс, Е.В. Перевод делового письма (английский язык): учеб. пособие.-ТГУ, Тольятти, 2009. - 5-24 с.

27. Кинг, Ф.У. Коммерческая корреспонденция на английском языке: Курс для изучающих английский язык как иностранный : учеб. пособие /Ф.У. Кинг, Д. Энн Кри ; рус. пред., англо-русский глоссарий, примечания Н. Крупнова. - М., 2003. - 301 с.

28. Кожина М.Н. Стилистика русского языка: Учебник для студентов пед. ин-тов по спец. № 2101 «Рус. яз. и лит.».- 2-е изд., перераб. и доп.- М.: Просвещение, 1983.

29. Кузин Ф.А. Культура делового общения: Практическое пособие. - 5-е изд., перераб. и доп. - М.: Ось-89, 2004 - 74с.

30. Кузнецов И.Н. Деловое письмо. М., 2007 - 196 с.

31. Лингвистический энциклопедический словарь. М., 1990.

32. Лотте Д. С. Основы построения научно-технической терминологии. М., 1961.

33. Лузина Л.Г. Основные направления развития современной стилистики // Лингвистические исследования в конце ХХ века: Сб. обзоров. - М.. 2000. - С.205-214.

34. Лукьянова, JI.A. Настольная книга бизнесмена (Курс английского языка по коммерческой деятельности и формам деловой коммуникации)/ Л.А. Лукьянова. - М. : ГИС, 2001. - 276с.

35. Радченко В.В. Структурно-семантические особенности пространства текстов деловой коммуникации // Университетские чтения - 2004. Материалы научно-методических чтений ПГЛУ. -Часть И. - Пятигорск: ПГЛУ, 2004. - С. 130-132.

36. Разинкина Н. М. О понятии стереотипа в языке научной литературы (К постановке вопроса) // Научная литература: Язык, стиль, жанры. М., 1985, с. 98.

37. Разинкина Н. М. Функциональная стилистика. М.: Высшая школа, 1989. с-174

38. Ризель Э.Г. и Шендельс Е.И. Стилистика немецкого языка. Учебник для ин-тов и фак. иностр. яз. М., Высш. школа, 1975 стр. 19

39. Рогожин М.Ю. Документы делового общения - М.: Издательство «РДЛ», 2001 - 208с.

40. Розенталъ Д. Э. К итогам обсуждения вопроса о штампах // Вестник Московского университета. 1968. № 6, с. 17.

41. Седов К.Ф. Жанр и коммуникативная компетенция / К.Ф. Седов // Хорошая речь / под ред. М.А. Кормилицыной и О.Б. Сиротининой. - Саратов, 2001. - С.107 -118.

42. Серль Дж.Р. Классификация иллокутивных актов//Новое в зарубежной лингвистике. М.: Прогресс, 1986. - Вып. XVII. - с. 170.

43. Словарь лингвистических терминов / под ред. О.С. Ахмановой - М., Советская энциклопедия, 1969.

44. Солганик Г. Я. К проблеме классификации функциональных стилей на интралингвистической основе // Основные понятия и категории лингвистики. Пермь, 1982, с. 437.

45. Стеблецова, А. О. Национально-культурная специфика делового текста (на материале английского и русского языков). Воронеж, 2001, с. 123.

46. Тер-Минасова, С.Г. Язык и межкультурная коммуникация. М. Слово. 2000.

47. Учебный словарь стилистических терминов. Часть 2 / под ред. Н.А. Лукьянова. - Новосибирск: Новосибирский госуниверситет, 1999.

48. Федосюк, М.Ю. Нерешённые вопросы теории речевых жанров / М.Ю. Федосюк // Вопросы языкознания. - 1997. - №5. - с. 102.

49. Чуковенков, А.Ю. Требования к деловому письму / А. Ю. Чуковенков. //Секретарь-референт.-2007.-№1.- с. 17.

50. Шакирова З. Официально деловой стиль речи: краткая характеристика. ссылка: http://fb.ru/article/2860/ofitsialno-delovoy-stil-rechi-kratkaya-harakteristika

51. Шмелева, Т.В. Модель речевого жанра / Т.В. Шмелева // Жанры речи. - Саратов, 1997. - с. 88.

Размещено на Allbest.ru

...