Технология приема и первичной обработки документов, регистрация документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Негосударственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

"Институт управления, информации и бизнеса"

Кафедра документоведения

Курсовая работа

Технология приема и первичной обработки документов, регистрация документов

Выполнил:

студент 2 курса

заочного отделения

группы ДОУ - 10в 11001140

Сафронкова Е.А.

Ухта 2012



Содержание

Введение

1. Предпосылки развития приема, обработки и регистрации первичных документов

2. Технология приема и первичной обработки документов

2.1 Правила первичной обработки документов

2.2 Каналы информации

2.3 Нормы времени на обработку входящих документов

3. Регистрация документов

3.1 Виды документов, подлежащих регистрации

3.2 Порядок и время регистрации документов

3.3 Места регистрации документов

3.4 Принципы однократной регистрации

3.5 Формы регистрации документов

3.6 Автоматизированная форма регистрации документов

Заключение

Список источников



Введение

Документирование - это фиксация информации на материальном носителе, т.е. процесс создания документа. В случае если этот процесс регламентируется, возникают официальные документы. Поэтому в делопроизводстве термин "документирование" и определение этого понятия стандартизованы. Согласно "ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (М., 1998. С.2)", документирование - это "запись информации на различных носителях по установленным правилам". В свою очередь, правила документирования определяются как "требования и нормы, устанавливающие порядок документирования". Правила документирования устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо выработаны традицией.

Документирование может осуществляться на естественном языке (в этом случае создаются текстовые документы) или на искусственных языках (документы на машинных носителях, обеспечивающие обработку информации с помощью электронно-вычислительных машин).

Запись информации на материальном носителе осуществляется с помощью специальных средств документирования, начиная от простейших (ручка, карандаш и т.п.) и заканчивая электронными средствами. В зависимости от используемых средств различаются способы документирования и типы создаваемых документов.

С помощью простых орудий создаются рукописные письменные документы, изобразительные документы и графические документы. При использовании фототехники создаются фотодокументы, кинотехники - кинодокументы. Звукозаписывающая техника позволяет создавать фоно(аудио)документы, компьютерная техника - документы на бумажном носителе, а также электронные документы.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

От чёткости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому необходимо уделять большое внимание рациональной организации документооборота, быстроте и чёткости обработки и передачи документов для исполнения.

Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших -- секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, -- экспедиции.

Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.

Целью курсовой работы является выявление и изучение предпосылок развития и современные условия в системе обработки и регистрации документов.

Объектом исследования данной работы являются системы приема, обработки и регистрации документов, а также системы, включающие в себя эту функцию.

Гипотеза исследования: предпосылки развития и современные условия систем приема, обработки и регистрации документов, позволяющие определить их достоинства и недостатки.

В соответствии с целью и гипотезой в работе ставятся задачи:

· изучить состояние вопроса в литературе;

· обозначить и определить предпосылки развития;

· обозначить и определить современные условия приема, обработки и регистрации документов;

· выявить положительные и отрицательные стороны работы с системами приема, обработки и регистрации документов.



1. Предпосылки развития приема, обработки и регистрации первичных документов

Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины XV в. Управление Московским государством сложилось из удельного княжества, а последнее было не столько государство, сколько хозяйство князя, в котором различные части управления поручались отдельным боярам, составляя прообразы будущих административных ведомств.

Период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом -- по названию первых государственных учреждений -- приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII вв.

Распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям. Роль дьяков была гораздо скромнее, т.к. они наряду с подьячими занимались организацией и ведением делопроизводства. Через их руки в приказ поступали челобитные, доклады, доношения местных правителей, они хранили дела и вели письмоводство.

В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая форма документа - столбец. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетрадь -- это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. В форме книг велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

§ поступление документа на рассмотрение;

§ подготовка дела к "докладу";

§ рассмотрение и решение дела;

§ оформление документа, содержащего решение.

Рассмотрение дела в приказе начиналось по инициативе царя или по жалобе, извету, челобитной или отписке. Указание царя передавалось им лично кому-либо из чинов приказа или передавалось в приказ через кого-либо из тех, кто находился в это время при царе. По указу царя либо сразу готовилось решение ("отпуск"), если приказ располагал для этого нужными сведениями, либо начиналось исполнение - рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов.

При поступлении документа на нем проставлялась дата и дьяк делал помету "Выписать", что означало "Навести справки". Фактически это означало начало рассмотрения дела. Подготовкой дел к рассмотрению ("докладу") занимались столы, или повытья, где дьяк или по его поручению старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответного документа (решения по делу).

Как таковой первичной обработки и регистрации документов на тот момент не было. В XVIII веке административный хаос побудил правительство искать новые формы государственного устройства.

Много внимания Петр I уделил устройству сенатской, канцелярии. Для работы в новых условиях правительство не сочло возможным ограничиться старым кадровым составом (дьяками и подьячими) из боязни перенесения старых приказных порядков в новые учреждения, и стало приглашать иностранных специалистов для занятия канцелярских должностей. С целью изменить старые порядки при Сенате учреждается особая должность экзекутора - для записи всех исходящих указов в особые книги и контроля за их отправкой и получением ответного рапорта об исполнении указа. При малейшей задержке исполнения указа экзекутор обязан был доносить об этом генерал-прокурору. Все пакеты, адресованные на имя Сената, принимал обер-секретарь, распечатывал их и докладывал членам присутствия. Исключение составляли пакеты с надписью "Секретно", они передавались лично генерал-прокурору Сената. Все бумаги вносились в реестр и передавались в столы для производства (подготовки к рассмотрению в заседании).

На полученные из Сената указы все присутственные места и лица должны были направлять рапорт о получении указа, а по исполнении -- рапорт об исполнении указа. За не присылку в Сенат рапорта полагались штрафы: за 1 месяц промедления -- 100 руб., за два -- вдвое больше и т.д., наконец, 5-месячное промедление влекло лишение имущества и ссылку на галеры.

С изданием во времена Петра І Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. Этим законодательным актом окончательно отделяются обязанности присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделением -- канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии.

Особенно детально разработаны в Генеральном регламенте вопросы регистрации документов (правильное ведение регистрации обеспечивало сохранность документов, оперативное ведение справочной работы, контроль за движением документов и их исполнением) и ответственности за принимаемые решения.

Актуариус вел общий журнал всех входящих бумаг, хранил у себя бумаги, отвечал за их сохранность и заведовал заготовлением канцелярских принадлежностей.

В ведении регистратора находились регистрационные книги - журнал, в который за весь год кратко записывалось содержание всех дел, решенных в коллегии (последние располагались по алфавиту, с указанием, куда и когда каждое дело послано), и 4 регистрационные книги ("регистратуры") - А, В, С и D. Книги А и В служили для регистрации исходящих документов, С и D - для регистрации входящих. Регистрация документов в коллежской системе делопроизводства сопровождала их не только в течение всего процесса производства дела, но и после - в архиве. Если в приказах на поступивших документах дьяк проставлял дату поступления, то в коллегиях наряду с датой появляется и регистрационный номер, соответствующий номеру записи в регистрационной книге. Книга А использовалась для записи краткого содержания всех документов -- реляций и докладов, отправленных из коллегии на имя царя или в Сенат; книга В - для записи краткого содержания документов, направленных другим учреждениям и лицам; книга С содержала расположенные в хронологической последовательности краткие выписки из указов и рапортов, полученных в течение года от царя и Сената, с указанием номера присланной бумаги и номера, присвоенного ей в коллегии, а также реестр к ним. Все это по завершении года переплеталось и приобретало форму книги. Книга D соответственно, содержала краткие выписки из всех полученных от коллегий, губерний и других учреждений и лиц документов, которые группировались по территориальному и хронологическому принципам и по завершении года вместе с реестром переплетались.

Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении и, не распечатывая, передавал в присутствие. Указы, присылаемые из Сената, распечатывались в присутствии самим президентом коллегии, а остальные бумаги - старшим членом присутствия. Далее все поступившие бумаги помечались секретарем с обозначением времени их поступления и сдавались актуариусу для записи в регистрационных книгах. При этом на самом входящем документе проставлялся регистрационный номер, а в регистратуре помечалось, в какой стол передана бумага на исполнение.

Кроме письменных прошений дела могли начинаться и по устному заявлению просителя, который расспрашивался в присутствии президентом и затем, если его требование подлежало удовлетворению, по удалении просителя из присутствия, устраивалось обсуждение и объявлялось просителю решение.

Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления. Новая система управления -- министерская, основанная на принципе единоначалия, зародилась в недрах старой коллежской системы.

Все поступающие в министерство дела делились на три категории: текущие дела (дела, поступавшие на общих основаниях в соответствии с установленным порядком) -- донесения, ведомости, представления, переписка и др.; чрезвычайные дела - для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям; дела, "не терпящие времени", или срочные. Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь.

О поступивших делах министру докладывал директор его канцелярии, директору департамента - правитель дел канцелярии департамента. Эта стадия являлась, по сути, предварительным рассмотрением дела и не влекла за собой никаких решений, но определяла дальнейший ход бумаги в министерстве.

С течением времени (примерно к середине XIX в.) сложился порядок изложения дела в форме краткой записки - изложения только самого существа вопроса, а не как ранее "слово в слово". Все это превращало документооборот учреждений в сложный иерархически организованный процесс, длительный по времени, учитывая, что основными инструментами канцелярии были перо и бумага, а единственной системой регистрации -- журнальная.

Самостоятельную стадию "производства дела" составляла "отправка дел", включавшая регистрацию отправляемых документов в журналах и непосредственно отправку (запечатывание в пакет, надписание адреса и др.). До середины XIX в., когда в России появились почтовые конверты и марки, законом предусматривалось, что все исходящие бумаги должны отправляться в виде пакетов - документ складывался в виде конверта и запечатывался сургучной печатью.

Для регистрации документов, направляемых в вышестоящие учреждения и подчиненным местам и лицам, существовали отдельные журналы. Особенность последних состояла в том, что они предусматривали запись сведений (об исполнении отправленной бумаги), которые обязано было сообщать каждое присутственное место особыми рапортами. По существу эти сведения использовались для контроля исполнения документов, поскольку дело не считалось завершенным, пока не было получено рапорта об исполнении или о невозможности исполнить решение по каким-либо причинам.

В конце XIX - начале XX вв. все большее внимание обращается на систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в корне противоречила идее, заложенной в "Общем учреждении министерств", в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении.

Октябрьский переворот 1917 г., нацеленный на коренной слом старого государственного аппарата, на приобщение к его деятельности широких трудящихся масс, по форме кардинально изменил государственный аппарат.

Для работы в советских учреждениях были привлечены рабочие, солдаты и пр., не имеющие специального образования. Уровень документационного обеспечения управления понизился.

В середине 20-х гг. создаются две новые крупные организации: 1 января 1925 г. Оргстрой, а в феврале 1926 г. Государственный институт техники управления (ИТУ), который больше внимания уделял теоретическим исследованиям в области управления.

Наиболее интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись в ИТУ по следующим основным направлениям:

§ документооборот учреждений и методы его оптимизации;

§ способы регистрации документов, выбор рациональных методов учета документации;

§ контроль исполнения документов;

§ хранение документов.

В рекомендациях ИТУ по выполнению учреждениями операций регистрации предлагалось, по возможности, отказаться от регистрации исходящей корреспонденции. Пропагандировалась "безрегистрационная система", базировавшаяся на принципе направления документов непосредственно исполнителям. Однако низкая общая культура управления работников советских ведомств и учреждений стала причиной того, что внедрение данной системы во многом себя не оправдало.

В проекте "новой системы делопроизводства" ИТУ излагались следующие общие принципы оптимизации деятельности обследуемых объектов:

§ организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;

§ регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме; отказ, где возможно, от регистрации;

§ количество инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;

§ справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой энергии и времени;

§ контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;

§ наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

В современном делопроизводстве технология приема, первичной обработки документов и регистрация документов регламентируется государственными стандартами (ГОСТ Р 51141-98) и нормативной документацией.



2. Технология приема и первичной обработки документов

Организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной структуры и формы работы с документами, принятой технологии обработки документов. Работа с документами состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка.

Независимо от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В структуре службы делопроизводства крупных организаций для этого предусматривают создание специализированного участка -- экспедиции, как одного из структурных подразделений службы. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.

Рекомендации по приему и отправке, если они централизованы, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т.е. прохождение документа по наиболее ко­роткому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.

Доставка документов происходит почтой, телеграфом, курьерами. В современных условиях наряду с этими способами доставки поступление документов осуществляется через компьютерные сети, электронную почту, факсимильную связь. Значительная часть документов поступает путем передачи их командированными сотрудниками других учреждений.

Задача службы делопроизводства -- организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение.

Все документы организации делятся на три документопотока:

· входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию;

· исходящие (отправляемые) документы;

· внутренние документы.

Входящий документ (поступающий документ) -- документ, поступивший в учреждение.

Исходящий документ (отправляемый документ) -- официальный документ, отправляемый из учреждения.

Внутренний документ -- официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами (централизованный, децентрализованный, смешанный).

2.1 Правила первичной обработки документов

В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки поступивших документов. Они сводятся к следующему:

1. Проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.

2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложений об этом сообщают отправителю.

3. При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению.

4. Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая их к документу) только в тех случаях, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи "лично", а документ носит личный характер.

5. Документы с пометкой "лично" не вскрываются, а передаются адресату. Однако в некоторых организациях количество таких документов может быть весьма значительным, В таком случае экспедиционная обработка поступивших документов предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер проставляются на пакетах.

6. Экспедиция ведет учет всех поступивших документов -- на документе проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.

7. При первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки -- адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.

В небольших организациях вся поступающая документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можно разработать классификатор видов документов и вопросов деятельности с указанием исполнителей, которые курируют определенные вопросы.

8. Процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда документы забирают секретари структурных подразделений. В небольших организациях секретари используют папки-регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельным структурным подразделением или исполнителем.

2.2 Каналы информации

Большая часть организаций и учреждений обладает помимо почты и другими каналами информации. Например, значительное количество документов, содержащих, как правило, оперативную информацию, поступает в организации по факсимильным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних организаций, происходит передача "из рук в руки". Все эти способы доставки могут создать мощные документопотоки, содержащие необходимую для деятельности организации информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В противном случае эти документы "выпадают" из поля зрения службы делопроизводства и не включаются в информационную систему организации, оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые затем передаются в службу делопроизводства, должен проводиться в службах связи.

Факсимильные сообщения и сообщения, поступающие по электронной почте, могут приниматься децентрализовано: как службой ДОУ, так и секретарем, секретарем-референтом, ответственным за делопроизводство структурного подразделения. При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.

Практически во всех сферах управления используются компьютеры, в связи с чем коренные изменения происходят в процедуре получения и отправки документов. С распространением факсимильной связи и факс-модемных устройств для компьютера документ может быть отправлен и получен из любого места. Факс-модем позволяет соединять компьютеры друг с другом по телефонным линиям и передавать сообщения непосредственно с одного компьютера на другой, пользоваться электронной почтой и подключаться к международным глобальным компьютерным сетям. При этом документ может передаваться в том виде, как он был создан, со всеми особенностями его внешнего вида, значит, возникает возможность использовать сведения из одного документа для создания другого.

Это приводит к децентрализации приема-передачи документов, результатом чего становится потеря службой делопроизводства контроля за документооборотом организации. Следствием такого положения может стать чрезмерная автономность структурных подразделений и утрата руководством организации контроля за их деятельностью. Поэтому для включения электронных документов в информационную базу организации (фирмы) служба делопроизводства должна участвовать в регламентации и этих потоков информации (в отношении доступа к информации, ответственности за ее сохранность и использование).

2.3 Нормы времени на обработку входящих документов

Исполнители - работники канцелярии, экспедиции.

Единица измерения - десять документов.

Наименование работы	Норма времени, ч
Обработка входящих документов	0,65

Обработки и регистрация документов, получаемых по факсу

Содержание работы: получение текста, факсограмм, деление на листы формата А4, составление регистрационных карточек, простановка и заполнение регистрационных штампов, передача документов на исполнение.

Нормы времени на обработку факсограммы, получаемой по факсу.

Исполнитель - специалист I категории.

Единица измерения - один лист формата А4.

Наименование работы	Норма времени, ч
Обработка документов, получаемых по факсу	0,15

Обработка телеграмм

Содержание работы: получение, передача телеграмм руководству на резолюцию, запись текста резолюции в регистрационную карточку, передача телеграммы и регистрационной карточки исполнителю.

Нормы времени на обработку телеграмм

Исполнитель - специалист I категории.

Единица измерения - одна телеграмма.

Наименование работы	Норма времени, ч
Обработка телеграмм	0,11

Обработка поступающих телефонограмм

Содержание работы: прием телефонограмм, регистрация, запись текста, информирование (по телефону) исполнителя о содержании полученной телефонограммы, передача адресату, контроль соблюдения срока исполнения.

Нормы времени на обработку поступающих телефонограмм

Исполнитель - специалист I категории.

Единица измерения - одна телефонограмма.

Наименование работы	Норма времени, ч
Обработка поступающих телефонограмм	0,20

Источник: Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 2626 марта 2002 г. №23 "Об утверждении Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти".



3. Регистрация документов

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. [1]

Для большинства документов процесс регистрация является обязательным, так как он фиксирует факт их создания или получения. При этом на документах оформляется в обязательном порядке специальный реквизит или реквизиты.

Перечислим три основные цели регистрации:

· учет документов;

· справочная работа по документам (в том числе поиск документов и составление отчетов);

· контроль за исполнением поручений, содержащихся в документах или созданных на их основании.

3.1 Виды документов, подлежащих регистрации

Не все виды документов должны регистрироваться. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для сведения и не требует ответа или исполнения.

Чтобы исполнителям было легче определить, подлежит ли конкретный документ регистрации, в организациях разрабатывается Перечень нерегистрируемых документов. Он может являться приложением к Инструкции по делопроизводству, а может быть и самостоятельным документом (в этом случае он утверждается руководителем организации).

Данный перечень обычно включает следующие нерегистрируемые документы:

· печатные издания (книги, журналы, бюллетени и т.д.);

· рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения и т.д.);

· прейскуранты;

· информационные материалы, присланные в виде копий для сведения;

· поздравительные письма и телеграммы;

· пригласительные билеты;

· программы конференций, совещаний;

· пакеты с пометкой "лично".

3.2 Порядок и время регистрации документов

Все документы, обращающиеся в организации, можно разделить на поступающие и создаваемые в ней.

Входящие документы регистрируются после этапа приема, первичной обработки и распределения поступающих документов. В момент регистрации в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа оформляется реквизит "отметка о поступлении документа в организацию", содержащий регистрационный номер и дату поступления документа. Также данный реквизит может содержать наименование организации и может проставляться в виде штампа (пример 1). Во время регистрации входящих документов основные данные о них переносятся в регистрационную форму.

Практически все входящие документы должны регистрироваться в день их поступления в организацию. Однако есть такие виды документов, которые разрешается регистрировать в течение большего промежутка времени. К ним можно отнести обращения граждан, которые в соответствии со статьей 8 ФЗ от 02.05.2006 г. №59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента их поступления.



Создаваемые в организации документы необходимо регистрировать в день их подписания или утверждения.

Документы, которые не подлежат утверждению, регистрируются после их подписания. Если же документ подписывается несколькими должностными лицами, то он регистрируется после подписания всеми должностными лицами.

Если документ требует утверждения, то его регистрируют не после подписания, а после оформления реквизита "гриф утверждения документа".

При регистрации создаваемых в организации документов на них оформляются два реквизита ("регистрационный номер документа" и "дата документа"), а основные данные заносятся в регистрационную форму.

Датой документа является дата его подписания (для документов, не подлежащих утверждению) или дата его утверждения (для документов, подлежащих утверждению). Для протокола датой документа является дата заседания (принятия решения), для акта -- дата события.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год -- четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 2 ноября 2007 г. следует оформлять так: 02.11.2007. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например, 02 ноября 2007 г.

Реквизит "регистрационный номер документа" включает порядковый номер, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

При этом порядковые номера документов, как создаваемых в организации, так и поступающих в нее, присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждой регистрируемой группы документов. То есть можно сказать, что для каждой регистрируемой группы "работает свой отдельный счетчик" порядковых номеров. В начале года он обнуляется, и счет начинается с единицы.

Распределение документов организации возможно по регистрируемым группам. Регистрируемая группа включает документы:

· имеющие единый вид;

· относящиеся к одному документопотоку и имеющие одно место регистрации.

Приказы, распоряжения и решения -- это разные виды распорядительных документов, которые относятся к одному потоку документов (поток внутренней документации) и регистрируются, как правило, в службе документационного обеспечения управления. Так как это разные виды документов, они регистрируются отдельно друг от друга.

Принято отдельно регистрировать приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, а также распоряжения по основной деятельности и распоряжения по личному составу.

Письма, поступающие в организацию и отправляемые из организации, имеют один вид документа (письмо) и, как правило, одно место регистрации. Но они относятся к разным потокам документов: входящие письма включаются в поток входящей документации, а исходящие -- в поток исходящей. Соответственно, регистрация входящих и исходящих писем производится раздельно.

Регистрационная группа входящих писем (а также исходящих) может делиться при необходимости на подгруппы по авторам документов (в основном это делается при значительном объеме корреспонденции):

· корреспонденция из вышестоящей организации (при ее наличии);

· корреспонденция из нижестоящих организаций (при их наличии);

· корреспонденция из сторонних организаций.

Организации, входящие в одну холдинговую структуру, общаются между собой в основном посредством переписки, т.е. шлют друг другу письма, которые в организации - авторе регистрируются как исходящие, а в организации-получателе -- как входящие. Такие организации могут сделать отдельные регистрируемые группы для учета документов, поступающих от "родственных" компаний холдинга.

При этом приказы, поступающие от головной организации, в подчиненных всегда должны регистрироваться отдельной группой и не перемешиваться с внутренними распорядительными документами.

Служебные записки, создаваемые в организации, имеют один вид документа и входят в поток внутренней документации. Они, как правило, регистрируются в подразделениях -- авторах служебных записок. То есть получается, что количество регистрируемых групп служебных записок равняется количеству подразделений, являющихся их авторами.

Порядковые номера будут присваиваться внутри каждой из групп: номер "1" будет использоваться в каждой группе, так же, как и порядковые номера "2", "3", "4" и т.д. В целях быстрого определения автора и вида документа регистрационный номер может включать, кроме порядкового номера, также индексы вида документа и подразделения -- автора документа.

Например: СЗ-5-125, где

СЗ - индекс вида документа (индекс служебной записки),

5 -- индекс подразделения (Управление сбыта),

125 -- порядковый номер.

3.3 Места регистрации документов

Принято выделять следующие два вида организации регистрации документов:

· централизованный, когда регистрация осуществляется в одном структурном подразделении, и

· децентрализованный -- регистрация в разных структурных подразделениях.

Некоторые теоретики делопроизводства выделяют еще смешанную регистрацию документов.

Рассмотрим данный вопрос сначала с нормативной, а потом с практической стороны.

"…4.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, полученные из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, поступающие на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти и его заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью руководителя федерального органа исполнительной власти, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются в службе ДОУ.

Документы, создаваемые по направлениям деятельности федерального органа исполнительной власти, могут регистрироваться в структурных подразделениях.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу…". [3]

В небольших организациях с маленьким объемом документооборота централизованную регистрацию практически всех документов осуществляет секретарь руководителя, делопроизводитель или небольшое структурное подразделение, выполняющее функции службы ДОУ. При этом здесь же может регистрироваться некоторая специализированная документация, например, кадровая или договорная. Но практически всегда есть и такая специализированная документация, которая регистрируется в других подразделениях (например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии).

В крупных и средних организациях с большим объемом документооборота вся специализированная документация, как правило, регистрируется в тех структурных подразделениях, которые ее подготавливают или осуществляют с ней работу.

То есть в одном подразделении ведется централизованная регистрация всей кадровой документации, в другом подразделении - централизованная регистрация бухгалтерской документации, в третьем -- плановой и т.д. А вот служебные, докладные и объяснительные записки всегда регистрируются децентрализовано в структурных подразделениях - авторах этих документов. При этом есть часть документов, которая всегда будет регистрироваться централизованно в службе ДОУ (это касается, например, приказов и распоряжений по основной деятельности, издаваемых руководителем организации).

Из разговора об особенностях разных по размеру организаций становится ясно, что правильнее говорить о централизованной или децентрализованной регистрации отдельно для каждого вида документов, а не относительно всей документации предприятия в целом. В данном подходе не остается места для смешанной регистрации.

Получаем следующую картину по местам регистрации документов, которая считается специалистами оптимальной.

В службе ДОУ централизованно всегда должны регистрироваться следующие виды организационно-распорядительных документов:

· распорядительные документы за подписью руководителя организации;

· входящие документы, поступающие на рассмотрение руководителю организации;

· исходящие документы за подписью руководителя организации;

· протоколы и решения коллегиальных органов.

Место и вид регистрации остальных организационно-распорядительных документов зависит от размера предприятия, объема документооборота, численности службы ДОУ и организации работы с документами.

В небольших организациях с маленьким объемом документооборота целесообразно регистрировать все организационно-распорядительные документы в службе ДОУ.

В средних и крупных организациях с большим объемом документооборота регистрация внутренних документов осуществляется в подразделениях - авторах документов. Среди внутренних документов будут виды, создающиеся в большинстве подразделений, например, служебные, докладные и объяснительные записки, представления, предложения и т.д. Регистрация данных видов документов будет осуществляться децентрализовано в нескольких подразделениях.

Среди внутренних документов могут быть и виды, характерные для одного подразделения: соответственно, в этом случае они регистрируются централизованно в подразделении-авторе.

Специализированная документация, как правило, регистрируется централизованно в соответствующих функциональных структурных подразделениях (бухгалтерии, финансовом отделе, службе кадров и т.д.).

Входящие документы, адресованные руководителям подразделений, и исходящие документы за подписью руководителей подразделений могут регистрироваться централизованно в службе ДОУ или децентрализовано (и в службе ДОУ, и в структурных подразделениях).

К плюсу централизованной регистрации корреспонденции можно отнести создание общей информационно-справочной системы по документам, которая будет содержать данные обо всех документах. Тогда в одном месте всегда можно будет найти информацию по любому документу, независимо от того, в какое подразделение он был адресован или в каком подразделении был создан.

Однако если в организации используется автоматизированная система делопроизводства с единой базой данных, то этот плюс централизованной регистрации исчезает. В настоящее время автоматизированные системы позволяют организовать децентрализованную регистрацию по необходимому количеству регистрационных групп документов в единой базе данных. При этом права на доступ к документам и к функциям системы могут быть разграничены: одни сотрудники могут искать и работать со всеми документами организации, другие -- только с ограниченной их частью. Современные системы позволяют разграничить права доступа пользователей:

· доступ к документам определенной регистрационной группы или групп;

· доступ только к документам, поступающим или создающимся в определенном подразделении или подразделениях;

· доступ по определенным грифам доступа;

· доступ к конкретному документу и т.д.

К плюсам децентрализованной регистрации корреспонденции можно отнести то, что, сократив объем регистрируемой корреспонденции в службе ДОУ, можно сократить численность ее персонала.

Регистрацию документов нельзя назвать нетрудоемким процессом. Она предполагает выполнение ряда операций: просмотр документа, определение необходимости его регистрации, отнесение его к одной из регистрируемых групп, определение сути документа для правильного занесения краткого содержания в регистрационную форму, заполнение регистрационной формы, оформление на документе необходимого реквизита или реквизитов и т.д. Человеку, который в курсе событий, сделать перечисленные операции качественно и быстро гораздо легче, чем тому, кто разбирается в вопросе "с нуля".

Если документы, адресованные в структурные подразделения или их руководителям, а также исходящие из структурных подразделений, регистрировать непосредственно "на местах", то это приведет к сокращению объема регистрируемых документов в службе ДОУ, что позволит в свою очередь уменьшить численность ее сотрудников. Тем более что наличие специалиста, ответственного за делопроизводство в подразделении, необходимо вне зависимости от выбранного вида регистрации (централизованного или децентрализованного). Просто перечень должностных обязанностей и загруженность у данных сотрудников будет разная.

3.4 Принцип однократной регистрации

Надо стремиться к тому, чтобы регистрация была однократной. Это означает, что документ регистрируется только один раз и не перерегистрируется при его передаче в другое структурное подразделение. Повторная (или двойная) регистрация:

· во-первых, увеличивает трудоемкость работ, так как все операции по регистрации нужно выполнить от начала до конца в разных подразделениях;

· во-вторых, может создать путаницу, так как документ будет иметь несколько регистрационных номеров и дат; тогда при ссылке на документ может быть непонятно, какой регистрационный номер и дату необходимо указывать.

ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления) устанавливает общие требования к документационному обеспечению управления. Этот документ в настоящее время не является нормативным, а скорее носит рекомендательный характер и, в определенной части, является устаревшим, запрещая повторную регистрацию, а ныне действующая Типовая инструкция более либеральна к данному вопросу.

"3.2.1.2…Документы регистрируются в организации один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется…". [4]

"…4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется…". [3]

Сегодня в некоторых организациях служба ДОУ регистрирует специализированную документацию, которая потом повторно регистрируется в других подразделениях. Например, в службе ДОУ могут регистрировать поступающие и исходящие счета, счета-фактуры и накладные, несмотря на то, что они в обязательном порядке регистрируются в бухгалтерии.

Прежде чем обязывать службу ДОУ регистрировать специализированную документацию, нужно проанализировать:

· подлежит ли специализированная документация регистрации в другом подразделении;

· каков ее объем;

· целесообразность регистрации специализированной документации в службе ДОУ.

Конечно, документ желательно регистрировать один раз. Но при этом необходимо обеспечить учет его движения внутри организации. Делают это по-разному.

При журнальной или картотечной форме регистрации информацию о движении документа заносят соответственно в журнал или в регистрационную карточку. Сотрудник, получающий документ, может проставлять в регистрационной форме свою подпись, подтверждающую факт получения.

Фиксацию передачи документа из одного подразделения в другое можно осуществлять и с помощью Реестра передачи документа, форма которого жестко не закреплена. Поэтому организация может разработать удобный для нее вариант Реестра (пример 2).

Автоматизированные системы регистрации, как правило, обладают функцией учета движения бумажного оригинала документа. А если у вас внедрена полноценная СЭД, то работа с электронными документами (со сканированными образами бумажных документов и электронными документами, подписанными ЭЦП) и вовсе упрощается. Ведь теперь нет необходимости учитывать движение бумажных документов. Все решается благодаря настройке прав доступа к информации, организации движения документов и протоколированию работы пользователей.



3.5 Формы регистрации документов

Существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

Для организационно-распорядительных документов нет правовых актов, которые устанавливали бы обязательность применения той или иной формы регистрации. А вот состав реквизитов, которые должны заноситься в регистрационные формы, закреплен в тексте Типовой инструкции:

"…4.1.8. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

· наименование организации (автора или корреспондента);

· наименование вида документа;

· дата и регистрационный номер документа;

· дата и индекс поступления;

· заголовок к тексту (краткое содержание документа);

· резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

· срок исполнения документа;

· отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

· гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

· внутренняя переадресация документов по исполнителям;

· код по тематическому классификатору;

· ключевые слова;

· количество листов документа;

· наличие приложений;

· должностное лицо, поставившее документ на контроль;

· промежуточные сроки исполнения;

· перенос сроков исполнения;

· срок хранения документа;

· статус документа (проект, версия);

· вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др…"

Как видно из вышеприведенного фрагмента документа, в Типовой инструкции закрепленный состав основных реквизитов, вносимых в регистрационный формы, невелик и в большинстве случаев недостаточен для регистрации. Кроме того, часть из них характерна только для определенного вида документопотока (например, дата и индекс поступления). Поэтому организация должна заранее продумать состав фиксируемых при регистрации сведений отдельно для разных видов документов, а потом разработать разные регистрационные формы.

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней. В настоящее время она используется только в случаях, когда учет документов важен для предотвращения претензий и конфликтных ситуаций. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Необходимо заводить отдельные журналы на каждую регистрируемую группу документов (пример 3).

Использование журнальной формы оправдано при очень незначительном количестве регистрируемых документов. В противном случае она будет тормозить сам процесс регистрации и делать слишком трудоемкой справочную работу по документам (в первую очередь поиск) и контроль за исполнением документов. Ведь журнальная форма предполагает запись данных о документах только в хронологической последовательности. Поэтому при поиске придется постранично просматривать все записи журнала. документ регистрация информация автоматизированный

Более удобной является карточная система регистрации документов, при которой создаются регистрационные или регистрационно-контрольные карточки на документы (пример 4), подлежащие формированию в картотеки в соответствии с используемыми классификаторами. Применение картотек для регистрации по сравнению с журнальной формой заметно повышает оперативность поиска документов и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации. Данная форма позволяет регистрировать одну группу документов силами одновременно нескольких сотрудников.

Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:

· одна сроковая или контрольно-справочная картотека;

· справочные или информационные картотеки;

· тематические (кодификационные) картотеки.

Контрольно-справочная картотека делится на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и выполняет контрольную функцию. Карточки в ней чаще всего систематизируются по срокам исполнения документов. После окончания исполнения документа регистрационно-контрольная карточка с проставленными на ней необходимыми отметками перемещается из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в ней могут систематизироваться по вопросам, по корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.



Справочные или информационные картотеки используются для регистрации документов и их дальнейшего поиска. Для каждой регистрируемой группы документов должна быть отдельная картотека. При этом для различных групп можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

Количество справочных картотек может быть не ограничено, так как по одной картотеке не всегда удобно производить поиск документов. Могут создаваться картотеки по корреспондентам (адресатам), по исполнителям (разработчикам) документов и другим параметрам, которые полезны при поиске документов.

Для ведения нескольких картотек используют одну из следующих технологий:

· сразу заполняют несколько регистрационных карточек и затем расставляют их по картотекам;

· заполняют одну карточку, затем снимают необходимое количество копий карточки и расставляют их по картотекам.

Для более полного раскрытия содержания документов создается тематическая (кодификационная) картотека, которая в основном предназначена для нормативных или распорядительных документов.

В данной картотеке составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках. Сами карточки в данной картотеке систематизируются в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

...