Технология приема и первичной обработки документов, регистрация документов

Форма регистрационно-контрольной карточки (пример 4) в настоящее время не закреплена ни в одном правовом акте. Поэтому организация может подойти к решению этой задачи творчески. Главное -- закрепить разработанную форму в корпоративной Инструкции по делопроизводству. Обычно регистрационные карточки делаются на плотной бумаге формата А5(148х210мм) или А6 (105х 148мм).

3.6 Автоматизированная форма регистрации документов

Автоматизированная форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения. Оно может быть установлено на персональном компьютере или быть сетевым (тогда возможна одновременная работа нескольких исполнителей).

Сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку (пример 5), сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программах различается. Многие из них позволяют самостоятельно добавлять для регистрационных карточек определенной регистрируемой группы документов дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки.

Сейчас уже редко в какой организации можно встретить программу, предназначенную только для автоматизации регистрации документов. Повсеместно распространены системы, автоматизирующие все ключевые делопроизводственные процессы.

Теперь перечислим, какими функциями обладают современные системы автоматизации делопроизводства:

· возможность использования как централизованного, так и децентрализованного способов регистрации с возможностью разграничения прав пользователей на доступ, регистрацию, редактирование, удаление информации по отдельным группам документов;

· однократная регистрация документов. При этом должно отслеживаться движение документов как в электронном, так и в бумажном виде;

· возможность одновременной регистрации документов одной группы несколькими пользователями;

· возможность "связывать" несколько регистрационных карточек документов, имеющих логическую, тематическую или иную связь, и обеспечивать переход из одной карточки документа в другую;

· прикрепление к регистрационной карточке электронного образа или образов документа в виде файлов любых форматов (графических, текстовых, табличных и т.д.). При этом желательно, чтобы система позволяла быстрым и удобным способом сканировать документы на бумажном носителе;

· автоматическое формирование регистрационного номера документа с учетом логики, заложенной в Инструкции по делопроизводству (или в ином нормативном документе организации);

· автоматическая проверка на повторность поступающих документов и выдача пользователю предупреждения в том случае, если регистрируемый документ уже поступал в организацию;

· осуществление быстрого поиска по любому реквизиту или по любой совокупности реквизитов, указанных в регистрационной карточке, и желательно по прикрепленным файлам текстового формата.

Обычно заполнение электронной регистрационно-контрольной карточки происходит быстрее, чем внесение информации в бумажную карточку или журнал. В большинстве автоматизированных систем некоторые поля электронной карточки заполняются путем выбора значений из справочников (или словарей), при этом можно пользоваться механизмом автопоиска или автоподставки. Кроме того, выбор значений из справочников не дает пользователям совершать орфографические ошибки и облегчает дальнейший поиск документов.

В остальные поля электронной регистрационной карточки информация вводится с клавиатуры. В некоторых системах существует возможность выполнять проверку орфографии введенного текста, а также создание списка стандартных текстов, которые в дальнейшем можно использовать для экономии времени при заполнении полей.

Большинство автоматизированных систем позволяет распечатывать бумажные карточки с заполненной электронной регистрационной формы. Кроме того, можно выводить на принтер список регистрационных карточек, чтобы иметь возможность сшить эти листы и сформировать, таким образом, полноценный журнал регистрации. Данный функционал систем особенно полезен в переходный момент, когда в организации лишь начинается использование системы автоматизации и сотрудники боятся хранить всю информацию только в электронном виде.

Однако в настоящее время именно автоматизированная форма регистрации является наиболее эффективной, удобной в работе и ее не нужно дублировать иной формой регистрации.

В заключение статьи хотелось бы отметить, что все правила регистрации должны быть подробно изложены в Инструкции по делопроизводству организации. Если этого не сделать, то у сотрудников останется большое поле для творчества. В нерегламентированных ситуациях они будут поступать так, как им больше нравится. А это неприемлемо.

Необходимо зафиксировать во внутренних нормативных документах организации прежде всего:

· перечень нерегистрируемых документов;

· перечень регистрируемых групп документов, при этом для каждой группы должно быть указано:

· место регистрации;

· время и порядок регистрации;

· правило образования регистрационного номера;

· форма, в которой производится регистрация;

· перечень реквизитов, которые заносятся в форму, и правила их заполнения;

· правила учета движения документов после регистрации;

· принцип регистрации: однократная регистрация или же необходимость повторной регистрации при передаче документа в другое подразделение;

· для входящих документов нужно описать порядок действий при повторном поступлении документа в организацию.

Заключение

Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных профессиональных знаний.

В данной работе была рассмотрена важная часть документооборота в учреждении - технология приема, первичной обработки и регистрации документов.

В ходе изучения данного вида деятельности в документоведении можно сделать вывод о том, что важнейшая задача обработки документов организации решается посредствам централизованной системы учета документов, т.е. сосредоточение всех регистрируемых операций в одном месте, что создает наибольшую экономическую эффективность. Необходимо не только грамотно производить все стадии обработки документов, но и механизировать эту систему, внедряя новые технологии, что значительно усовершенствует процесс делопроизводства.

В настоящее время система делопроизводства претерпевает значительные положительные изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе делопроизводства.

Автоматизация документооборота дает возможность использования информации из базы данных, уменьшение ввода информации вручную, что дает выигрыш во времени и в снижении количества ошибок. Помимо форм документов, в базе данных системы управления документооборотом хранятся данные (адреса, номера договоров, даты заключения договоров, суммы и т.д.), которые могут потребоваться во многих документах (договорах, приказах, актах выполненных работ и т.д.). Один раз введенная вышеуказанная информация позволяет формировать документы, требуемые в административных структурах.

Сложившиеся формы и методы работы с документацией в организациях в рамках традиционного делопроизводства и документационного обеспечения управления не отвечают современным условиям. Глобальная информатизация общества, широкое распространение новых информационных и коммуникационных технологий и автоматизированных систем привели к необходимости перейти на новый уровень работы с учетом внедрения автоматизированных программ регистрации документов во всех организациях нашей страны.

Список источников

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст]: - Введ. 1996-01-01 - М.: Госстандарт России, 1998. - С. 10. - Доступ из СПС "КонсультантПлюс". - Загл. с экрана.

2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. [Текст]: - Введ. 2003-07-01 - М.: Госстандарт России, 2003. - Доступ из СПС "КонсультантПлюс". - Загл. с экрана.

3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. [Текст]: - Введ. 2005-11-08 - Минкультуры России.- №536.

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. [Текст]: - Введ. 1988-07-01 - М.: ВНИИДАД, - Доступ из СПС "КонсультантПлюс". - Загл. с экрана.

5. Об утверждении Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления [Текст]: постановление Минтруда РФ от 25.11.1994 №72 - Документ опубликован не был - Доступ из СПС "КонсультантПлюс". - Загл. с экрана.

6. Об утверждении Норм времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления [Текст]: постановление Минтруда РФ от 10.09.1993 №152 // М., Центральное бюро нормативов по труду, 1993 (Нормы). - Доступ из СПС "КонсультантПлюс". - Загл. с экрана.

7. Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти [Текст]: постановление Минтруда РФ от 26.03.2002 №23 // Бюллетень Минтруда РФ, №4, 2002 (Постановление) - Доступ из СПС "КонсультантПлюс". - Загл. с экрана.

8. Бардаев Э.А. Документоведение: Учебник. [Текст]: / Э.А. Бардаев, В.Б. Кравченко. - М.: Издательский центр Академия, 2008.- 304 с.

9. Быкова Т.А. Делопроизводство: Учебник [Текст]: / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина. Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: МЦФЭР, 2006. - 560 с.

10. Гельман-Виноградов К.Б. Особая миссия документов: избр. тр. [Текст]: / предисл. Проф. М.В. Ларина. - М.: ВНИИДАД, 2009. - 184 с.

11. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник [Текст]: / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 359 с.

12. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. Перераб. и доп.- 3-е изд., [Текст]: / И.Н. Кузнецов. - М.: Дашков и К, 2007. - 520 с.

13. Кузнецова Т.В. Секретарское дело: [Текст]: Изд. 6-е, испр. и дополненное / Т.В. Кузнецова. - М.: ООО Журнал "Управление персоналом", 2006. - 344 с.

14. Куняев Н.Н. Документоведение: Учебник. [Текст]: / Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричников; под ред. проф. Н.Н. Куняева. - М.: Логос, 2008. - 352 с.

15. Ларин М.В. Оформление служебных документов: Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2003 [Текст]: / М.В. Ларин, А.Н. Сокова. - 2-е. изд. - М.: МЦФЭР, 2006. - 432 с.

16. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебно-справочное пособие. [Текст]: / Н.С. Ларьков. - М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. .- 432 с.

Размещено на Allbest.ru