Роль правовой информатики в подготовке специалистов юридического профиля

В Прокуратуре РФ используется около десяти программ, предназначенных для автоматизации учектных работ в органах прокуратуры.Они предназначены для решения задач на районном уровне. Это реализация первого этапа автоматизации работ, что значительно сокращает объемы рутинных операций в районных прокуратурах, повышая при этом уровень разрабатываемых документов. В прокуратурах используются такие программы как

- Регистрация - надзор за рассмотрением заявлений и сообщений граждан о совершенных преступлениях,

- Реферат 1 - надзор за обоснованием отказов в возбуждении уголовных дел,

- Реферат 2 - надзор за исполнением закона при производстве предварительного следствия и дознания,

- Учет - система обработки сведений о работе прокурора по надзору за следствием и дознанием и так далее.

Особое место среди программ специального спрограммного обеспеечения занимают деловые игры. Деловая игра представляет собой систему ролевых функций и установок для моделирования и исследования возможных взаимоотношений, характерных для определенной профессиональной деятельности. Использование деловых игр в юридической деятелньости позволяет избежать многих проблем в имитации реальных ситуаций. Существующие деловые игры помогают преподавателям обеспечить решение задач обучения по курсу криминалистики в учебных заведениях. Они используются и в процессе повышения квалификации специалистов, позволяя выявить пробелы в их знаниях. Сейчас существует достаточно большое количество таких игр. Например, "Следователь", "Убийство", "Рэкет" и другие.

ТЕКСТОВЫЕ РЕДАКТОРЫ

Функциональные возможности текстовых редакторов

и принцип выбора программы

Появление компьютеров в корне изменило взгляд на процесс подготовки различных документов: официальных писем, статей, рукописей, отчетов и так далее.

Чем же привлекает компьютер тех, кто готовит эти документы? Дело в том, что компьютерная технология подготовки и обработки документов имеет массу достоинств по сравнению с механической:

1. простота редактирования документа,

2. высокая степень автматизации труда за счет:

автоматизации форматирования документа,

автоматизированого формирования некоторых частей документа, таких как оглавление, колонтитул, указатели,

автоматического придания документу необходимого вида, что подразумевает разбивку его на страницы, их нумерацию и т.д.,

набора текста в несколько столбцов, создания таблиц, размещения иллюстаций по ходу изложения материала,

лингвистической поддержки, в котрую входит не только проверка орфографии, но и подбор синонимов, а в некоторых случаях и грамматический контроль,

3. возможность одновременого использования различных алфавитов,

4. возможность использования различных шрифтов и шрифтовых выделений,

5. получение объединенного документа из образующих его частей,

6. возможность получения любого числа копий различного качества,

7. комфортные условия работы (отсутствие шума, простота просмотра документа, поиска необходимых фрагментов),

8. компактность документа на внешнем носителе информации и многое другое.

Все эти операции не совершаются сами по себе. Для их реализации используются специальные программы, называемые редакторами текста или текстовыми процессорами. В оригинале эти программы называются Word Processor, что в дословном переводе означает "обработчик слов".

Класс этих программ довольно обширный. На современном рынке имеется широкий спектр подобных программ ориентированных на различные категории пользователей, свойства текстов. Текстовые файлы - наиболее простая и наглядная форма представления алфавитно-цифровой информации.

Для профессиональной работы и подготовки совершенных документов обычно используются редакторы Micrsoft Word и WordPerfect, для создания исходных текстов программ чаще всего бывает достаточно возможностей редакторов, встроенных в системы программирования либо редактор Multy-Edit, а для подготовки научных публикаций с большим количеством сложных формул - редакторы ChiWriter или TEX.

Эти программы имеют особое значение в работе юристов, которая связана с подготовкой большого количества текстовых документов. Использование компьютера для подготовки таких документов значительно сократит время на их техническую подготовку и повысит их качество.

При выборе тестового редактора для юриста решающее значение имеет набор функциональных возможностей, предоставляемых избранной программой. К стандартному набору возможностей редактора сегодня можно отнести:

редакционную обработку юридического документа на экране монитора,

(перемещение по знакам, строкам, абзацам, страницам, в начало или конец текста, поиск фрагмента текста по метке, выделение фрагментов - строчных, блочных или символьных, вставка, замена и удаление символов, перемещение фрагментов текста в рамках одного или нескольких документов, одновременная работа с несколькими текстами, находящимися в разных окнах) оформление текстового документа

(задание формата страницы; установка автопереноса - по словам и слогам; форматирование абзацев с установкой межстрочного интервала, правого\левого поля, абзацного отступа, выравнивание по правому\левому краю или формату; разбивка на страницы - автоматическим или ручным методом с установкой границ между страницами и их нумерацией автоматическим или ручным методом; выделение заголовков, их центровка, изменение шрифта отдельных символов, слов, строк, абзацев; выделение текста - подчеркивание, разрядка слов, усиление яркости, курсив и т.д.; использование колонтитулов; расположение текста в несколько колонок и прочее), введение в текстовый юридический документ "посторонних" нетекстовых фрагментов (рисунков, графиков, математических выражений и т.п.), взаимодействие с файловой системой (сохрание, считывание файлов, выдача каталогов файлов и выбор из него необходимого для работы, объединение текстов из разных файлов, взаимные переносы фрагментов текстов между разными файлами, импорт текстов и графиков, составленных с помощью других программ), вывод текстового юридического документа на принтеры разных типов с заданием пераметров и диапазона печати (выбор типа и марки принтера, порядка его работы после окончания печати очередной страницы, определение количества страниц для печати - весь документ или выборочно).

Совершенно естественно, что юристу не всегда необходимо использование всех возможностей редактора, поэтому при выборе программы следует исходить из характера юридических документов, которые будут готовиться пользователем. Следует учитывать, что чем больше возможностей предоставляет программа, тем сложнее работа с ней.

При оценке удобства работы с конкретной программой учитывают следующие параметры:

количество необходимых нажатий клавиш для выполнения той или иной операции, которое может колебаться от 1-2 до 20-30,

скорость отображения юридического текста на экране при начальном считывании, при разных способах перемещения по этому тексту, а также при удалении, вставке и перемещении фрагментов текста (от нескольких секунд до нескольких десятков секунд),

удобство вызова подсказок, их полнота, структуированность, скорость вывода на экран,

возможность получения юридического документа не содержащего управляющих и разметочных символов,

объем внутренней памяти, занимаемой текстовым редактором,

объем внутренней памяти, выделенной под текстоввый юридический документ.

Большое значение имеет набор дополнительных услуг, предоставляемых либо самим редактором, либо сопровождающими сервисными программами. К ним относятся:

проверка и исправление орфографических ошибок путем сопоставления каждого слова юридического текста со словарем, что дает возможность при обнаружении расхождений заменять в тексте неправильно написанные слова или пополнять словарь новыми терминами,

автоматическая индексация, т.е. выделение из юридического текста слов по определенному критерию и занесению их в упроядоченные списки,

оценка стиля изложения с указанием стилистических погрешностей.

Для исправления ошибок необходимы заранее составленные словари, которые обычно содержат от 50 до 100 тысяч слов.

Эти параметры по-разному оцениваются пользователями. Особое значение придается быстродействию текстового редактора и удобству работы с ним. При работе с иностранными партнерами существует возможность одновременной работы с документом на разных языках, располагая текстовые файлы в разных окнах. Большую помощь в такой работе может оказать наличие электронного словаря, к которому можно обращаться по мере работы над текстом. В этом случае преимущество отдается редактору, позволяющему создавать словарь и обращаться к нему по мере надобности.

Необходимо иметь в виду, что для работы с разными текстовыми редакторами могут потребоваться разные аппаратные средства, такие как тип персонального компьютера, объем внутренней памяти, внешние устройства и определенная операционная среда. Поэтому текстовый редактор выбирают прежде всего с учетом типа имеющегося компьютера и его операционной системы.

Рассмотрим некоторые общие правила работы с юридическим текстовым документом с помощью абстрактной программы редактора текстов. Способ организации данных в файле того или иного типа называется форматом файла. Формат текстового файла - простейший из всех известных способов организации данных. Вся информация в таком файле представляется символами кодовой таблицы, которые без всяких преобразований можно вводить с клавиатуры, посылать на принтер или экран монитора.

Текстовый файл состоит из набора строк переменной длины. Каждая строка файла замкнута двумя управляющими символами "Возврат каретки" и "Новая строка". Иногда в текстовый файл вставляют другие управляющие символы. Их смысл прост. При необходимости прочесть какой-либо текст на экране, специальной программе (это может быть, например, Norton Commander) имя файла. Программа механически читает символ за символом и посылает их на экран.

Длина строки текстового файла обычно ограничена 254-255 символами. Однако при наборе текста следует ограничиваить длину строки 70-80 символами, потому что:

во-первых - текстовые файлы с длинными строками неудобно читать и редактировать,

во-вторых - при длинной строке могут возникнуть сложности при печати.

В текстовых файлах можно создавать таблицы и несложные рисунки. Для этого используются символы псевдографики и специальные символы-заполнители кодовой таблицы. При этом следует помнить, что таблицы и "рисунки" не меняют характера файла. Любой символ "рисунка" по роли в файле ничем не отличается от обычной буквы или другого символа.

Текстовые файлы различаются кодовыми таблицами, на основе которых они построены. Файлы, в основе которых лежит кодовая таблица ASCII, имеют "канонический" формат и их рекомендуется снабжать традиционным расширенем .ТХТ. Большинство редактров имеют именно такой формат. Впрочем, существуют средства конвертирования текстового документа из одного формата в другой.

Текстовый редактор как средство подготовки юридических документов

Работа с текстом разбивается на несколько этапов:

Ввод юридического текста

Ввод юридического текста на персональном компьютре мало чем отличается от его печати на обычной пишущей машинке. Компьютер имеет ту же алфавитно-цифровую клавиатуру, что и машинка. Причем клавиши располагаются практически в том же порядке в соответствии со стандартом расположения алфавита на машинке. Некоторое исключение могут составлять буквы "ъ" и "е", а также некоторые знаки препинания и специальные символы ( !, ", №, ;, %, :, ?, *, ",", "."). Кроме того используются функциональные и управляющие клавиши для выполнения таких операций как установка алфавита, строчных и прописных букв (смена регистров печати), абзацного отступа, перехода к новому абзацу.

Для обеспечения сохранности результатов работы рекомендуется периодически записывать текст на диск, используя специальные функции.

Редактирование юридического текста

После ввода текста в компьютер, производится его редактирование с помощью команд и специальных клавиш. Для исправления текста на экране необходимо владеть работой клавиш, обеспечивающих движение курсора по тексту (вверх, вниз, вправо, влево) и клавиш листаниия текста по старницам (Page Up, Page Down).

Любой текстовый редактор позволяет производить вставку, замену, удаление или перемещение отдельных символов, слов или фрагментов текста. Режим вставки обычно устанавливается в текстовом редакторе по умолчанию. Поэтому для вставки символов достаточно:

- подвести курсор к месту вставки,

- набрать вставляемые символы.

Для установки режима замены обычно используется либо специальная клавиша, либо команда. Для заменты символов необходимо:

- войти в режим замены,

- установить курсор в начало заменяемой последовательности символов,

- набрать заменяющую последовательность,

- выйти из режима замены.

Выход осуществляется аналогично входу. При этой операции следует иметь в виду, что заменяемый и заменяющий фрагменты текста должны быть одинаковыми по длине, то есть по количеству символов, в противном случае произойдет "стирание" первоначально набранного текста. Если заменяющий фрагмент длиннее, то необходимо дополнительно использовать режим вставки, после того как нужное количество символов будет заменено, либо режим стирания, если заменяющий фрагмент короче.

Текстовый редактор позволяет работать с различными структурными единицами юридического текста: символами, словами, строками, абзацами, блоками текста. В разных редакторах блоки текста могут определяться по-разному. Это может быть, например, совокупность строк, идущих подряд. Способ выделения различных структурных единиц текста также может быть разным.

В большинстве текстовых редакторов выделение текста происходит "явно", то есть на экране текст либо подсвечивается, либо выделяется отличной от основного текста окраской.

С выделенным текстом можно производить различные действия, как то удаление или перемещение с одного места на другое. Как правило, выделенный текст помещается в буфер памяти компьютера, который называют "корзиной". Извлечь текст из "корзины" можно в любой момент и в любом месте. Это дает возможность перемещать выделенные фрагменты как в пределах одного текста, так и при одновременной работе с несколькими документами. Выделенный фрагмент сохраняется в "корзине" до тех пор, пока в нее не будет помещен другой. Как правило содержимое "корзины " отображается на экране монитора полностью.

Оформление юридического текста

Текстовые редакторы позволяют оформлять сложные юридические тексты, содержащие формулы, таблицы, диаграммы и рисунки. Они позволяют осуществлять комбинированное шрифтовое оформление с выделением отдельных структурных единиц подготовленного текста различными шрифтами. Для смены шрифтов используют комбинации определенных клавиш или специальные команды после выделения текста.

Большинство текстовых редакторов обладает гибкими средствами для форматирования абзацев. Команды форматирования устанавливают режим выравнивания строк (влево, вправо, по формату, центрирование), межстрочные и межабзацные интервалы, отступы по правой и левой стороне листа. Единицей работы в тестовом редакторе обычно является абзац. Чтобы совершить какую-либо операцию с группой абзацев, их предварительно следует выделить.

Работа с несколькими текстовыми юридическими документами

Практически все текстовые редакторы предоставляют возможность одновременной обработки нескольких документов. Это позволяет:

сравнить различные варианты одного и того же документа,

формировать один документ с использованием фрагментов другого.

Количество обрабатываемых документов различно в разных текстовых редакторах, но в среднем их число равно девяти.

Для работы с несколькими документами предварительно следует считать текстовые файлы, в которых они находятся. Эта операция совершается с помощью специальных команд редактора. При этом каждый документ будет считываться на отдельную страницу, называемую окном. Все окна независимы между собой и равноправны. Рабочим в данный момент считается то окно, которое высвечено на экране монитора полностью.

Печать текстового документа

Текстовые редакторы имеют средства печати. Настройка режимов печати происходит после установки программы на компьютере. Однако существуют возможности когда подготовленный текст печатается с помощью специальной программы.

Перед началом печати следует проверить подготовленный текст, внести необходимые правки, а затем перейти непосредственно к режиму печати. Перед этим целесообразно проверить наличие орфографических ошибок в тексте, что делается либо с помощью встроенного в программу редактора словаря, либо с помощью специальных проверочных программ.

Рассмотрим некоторые наиболее часто используемые редакторы текстов различного назначения.

Текстовый редактор EDIT программы NORTON COMMANDER

Редактор используется для простейшего редактирования файлов. Он вызывается клавишей F4. При этом выделенный файл загружается во встроенный в NC редактор Norton Editor (NE). В результате этой операции на экране появляется загруженный в редактор текст или рисунок.

В нижней части окна редактора появляется строка меню основных команд редактирования. Запись исправленного текста производится нажатием клавиши F2, соответствующей операции "сохранить".

Редактор обладает рядом простейших возможностей таких как выделение строк, переход к строке с заданным номером, вставка в текст текущей даты и т.д.

Редактор обычно используется для быстрого редактирования командных и конфигурационных файлов или незначительной коррекции текстов при их просмотре.

Для более серьезной работы используют редактор MS-DOS EDITOR.

Текстовый редактор MS-DOS EDITOR

Этот редактор традиционно включается в состав MS-DOS, являясь его приложением, и позволяет готовить простые текстовые файлы "канонического" формата. Редактор снабжен современным пользовательским интерфейсом. Редактор англоязычный. Русский вариант его имеется в версии MS-DOS 5.0.

Интерфейс редактора настолько хорошо продуман, что даже начинающий пользователь может легко освоить его. Для управления редактором можно использовать как клавиши управления курсором, так и мышь.

Редактор предназначен для ввода и редактирования простых текстовых сообщений, а так же для подготовки и редактирования программ, написанных на различных языках программирования.

Интерфейс редактора хорошо продуман и работать с ним может любой начнающий пользователь. В главном меню программы всего четыре пункта: File, Edit, Search и Options.

Пункт File объединяет стандартные команды работы с текстовым файлом как то "открыть файл", "закрыть файл", "сохранить как", "печатать", "выход".

Пункт Edit содержит "класические" команды работы с выделеными фрагментами - "забрать", "копировать", "вставить" и "очистить".

В пункте Search находятся команды поиска и замены фргментов текста.

Пункт Options предназначен для изменения цветов экрана и установки пути поиска справочного файла.

Рассмотреные нами редакторы позволяют производить простейшую обработку текстов, что совершенно недостаточно сегодня даже начинающему пользователю. Современные же программы позволяют включить в текст графические объекты: рисунки, диаграммы, фотографии. Кроме того они обеспечивают больший спектр операций с текстом. Наиболее известные ныне редакторы текстов можно условно разделить "по специализации" на три группы:

процессороры общего назначения - Лексикон, Microsoft Word, WordPerfect и т.д.;

редакторы научных документов - ChiWriter, TEX и др.;

редакторы исходных текстовых программ - Multy-Edit и встроенные редакторы систем программирования BASIC, Pascal, C и т.д.

Текстовый редактор Лексикон

Лексикон - текстовый редактор отечественной разработки. Его автор - сотрудник ВЦ АН СССР Евгений Николаевич ВЕСЕЛОВ.

Редактор хорошо известен не только профессиональным компьютерщикам, но и широкому кругу любителей благодаряы многочисленным некомерческим версиям широко разошедшимся по всей стране. Многие пользователи, начинавшие свою работу на ПК с Лексикона до сих пор "по старинке" придерживаются именно этой программы.

Преимущества Лексикона в том, что он не требует специального русификатора принтера, экрана и клавиатуры, так как у него собственный встроенный русификатор, переключаемый клавишей F7.

Меню и подсказки программы на русском языке. Программа умеет переносить русские слова. До недавнего времени Лексикон был единственной программой, умеющей делать эту операцию. Начиная с 8-ой версии программа имеет встроеный спеллер на 100 тысяч слов, обеспечивающий проверку орфографических ошибок.

Лексикон - многооконный редактор. Он позволяет одновременно держать в разных окнах до 10 разных текстов или частей одного.

Редактор Лексикон прост, доступен и дешев. Разработчики могут добавить и другие преимущества своей программы.

К недостаткам большинства версий програмы можно отнести отсутствие режима предварительного просмотра текста (Preview).

В редакторе довольно неудобная система выделения текста и работы с выделеными фрагментами. Команды имеют много лишних операций, движений и нажатий клавиш. Нет возможности отменить ошибочную команду. Выбор шрифтов также ограничен. На матричном принтере печать занимает достаточно много времени, при этом выполнение других операций запрещено. Этот редактор не позволяет вставлять в текст картинки или размещать текст в две колонки.

Лексикон плохо взаимодействует с другими текстовыми редакторами. Дело в том, что каждая строка лексиконовского файла заканчивается невидимым символом канца абзаца ("enter"). Другие текстовые редакторы не могут определить где же реальный конец абзаца, а где всего лишь конец строки. В стандартом формате (применяемом и в Windows), который понимает большинство текстовых процессоров, должен быть только один символ "enter" на абзац. Поэтому каждая лексиконовская строка воспринимается другими программами как целый абзац, что делает работу по переводу таких текстов в другие редакторы очень неудобной. Эти символы необходимо убирать из текста и чаще всего по одному, уничтожая их по одному или каким-либо другим способом. Собственный конвертер, переводящий лексиконовские файлы в стандартный формат в большинстве версий просто отсутствует, либо работает с ошибками, Полученный полуфабрикат все равно приходится дорабатывать вручную.

Сам же Лексикон не позволяет работать с файлами, подготовленными в других известных редакторах. "Чужой" абзац текста Лексикон рассматривает как одну длинную строку. Поскольку максимальная длина строки в программе 251 символ, то программа не может "переварить" строку, превосходящую по длине. Обычно при загрузке "чужого" текста в себя, Лексикон не просто разрезает строки , если они превышают 251 символ, но и бесследно "заглатывает" символы по линии разреза. "Подработка" же текстов по длине строки для работы с ними в Лексиконе не имеет смысла.

Программа постоянно совершенствуется и дополняется. При этом ошибки и недочеты, выявленные в более ранних версиях, постепенно устраняются, а свойственные этой программе недостатки не влияют на ее популярность среди многих пользователей. Это и сейчас единственное доступное средство подготовки текстов на русском языке, для проверки орфографии и печати практически на любом принтере с минимальными усилиями. К тому же в последних версиях Лексикона некоторые недостатки полнотью устранены. Теперь программа работает с мышью (начиная с версии 1.2), в той же версии появился режим Preview. В версии 1.3 решается вопрос по вводу картинок и расширен комплект шрифтов.

В версии 2.0 для Windows весь пользовательский интерфейс - система меню и служебных клавиш, использование мыши - радикально изменен, в соответствии со всемирным стандартом программ "под Windows", устраняя некоторые существенные недостатки Лексикона. При этом сохраняется главное достоинство программы - привязанность старых клиентов. Самым существенным недостатком последних версии Лексикона стало коммерческое распространение программы, что несомненно может повредить ее популярности.

Универсальная программа для организации делопроизводства

"Дела в порядке"

"Дела в порядке" - мощная и современная система организации делопроизводства. Она организует работу с документами на компьютере так же просто и наглядно, как и в обычном бумажном производстве.

Пользователь не обязательно должен знать каковы правила хранения документов на жестком диске, что такое файл и как с ним работать. Все это скрыто от глаз. Пользователь может хранить документы в папках, распределяя их по шкафам.

Ситстема состоит из двух частей - оболочки и редактора документов.

Оболочка служит для организации хранения документов в папках и шкафах. Она позволяет создавать новые папки, перемещать их из одного шкафа в другой, копировать и удалять документы, изменять название шкафов, папок и отдельных документов.

Набор шкафов, папок и текстов документов, организованный с помощью оболочки, называется библиотекой документов. Эта библиотека хранится на жестком диске в виде специального файла.

Программа позволяет создавать и использовать несколько библиотек документов, а также менять их в процессе работы.

Для создания новых и редактирования уже имеющихся документов система оснащена встроенным текстовым редактором.

Текстовый редактор системы "Дела в порядке" позволяет работать с файлами, находящимися на диске компьютера. Он мало отличается от других текстовых редакторов. Любой текстовый файл системы можно поместить в собственную библиотеку пользователя, снабдив его подробным описанием и другими атрибутами. При работе с документом допустимы операции с фрагментами текста.

Выделенный фрагмент можно переместить или скопировать в другое место того же, либо другого документа. Он может быть удален из документа или выведен на печать.

Редактор системы многооконный, что позволяет работать с несколькими документами одновременно, помещая каждый из них в собственное окно. В распоряжении пользователя система предоставляет 10 окон.

Система позволяет работать с документами, подготовленными с помощью текстовых редакторов Multi-Edit и Лексикон. Преобразование текстовых файлов, подготовленных в других программах, в документ и работать с ним в данной системе позволяет импорт. Обратный процесс, то есть преобразование документа в текстовый файл происходит при помощи экспорта.

Система оснащена хорошим аппаратом помощи, позволяющим получить подсказку на любом этапе работы.

Экран системы состоит из трех частей. Верхнюю строку экрана занимает меню, то есть список действий, которые может выполнять система.

Основную часть экрана занимает пространство, на котором пользователь создает и удаляет шкафы и папки, а так же редактирует документы.

Последняя строка экрана - поясняющая строка. На нее выводятся краткие пояснения к действиям, которые выполняет система и рекомендации по дальнейшим действиям.

Ведение диалога пользователя с программой осуществляется с помощью клавиатуры и мыши, однако ее наличие не обязательно.

При работе с клавиатурой используются алфавитно-цифровые и функциональные клавиши, а также клавиши управления курсором. Иногда для указания на объект на экране используется не курсор, а прямоугольник контрастного цвета. Он перемещается по экрану с помощью стрелок.

В ряде случаев используются комбинации клавиш. Это так называемые "горячие клавиши" - комбинация Shift + функциональная клавиша. Для работы в диалоговых окнах можно пользоваться также "горячими буквами" - комбинация Alt + буква, выделенная цветом.

Одно из удобств работы с системой заключается в том, что пользователь имеет возможность установить пароль на шкаф, ограничив таким образом доступ к документам в нем. Пароль не записывается в библиотеку документов, поэтому извлечь документы из шкафа без пароля невозможно. При необходимости пароль можно просто отменить.

По желанию пользователь может защитить документы от случайного удления, путем установки на них специального атрибута, который отражается только в специальном режиме.

Мы не будем подробно останавливаться на способах работы в оболочке, особенностях импорта и экспорта текстовых файлов, а также особенностях работы редактора.

Отметим только, что для установки системы требуется от 1.5 до 3 Мгбайт свободной памяти жесткого диска, 450 Кбайт оперативной памяти и операционная система MS DOS версии 3.30 и выше

Часть 2. Текстовый редактор WORD 7.0

2.1 Общее описание программы, ее преимущества и недостатки

WORD - один из самых совершенных программ в классе текстовых процессоров с весьма удобным и несложным управлением как с клавиатуры, так и помощью мыши, с большими и постоянно растущими возможностями по обработке и оформлению текстов, со средним набором типов шрифтов, их размеров, возможностью расширения и с использованием графической информации. С помощью этой программы можно быстро и с высоким качеством подготовить любой документ - от простой записки до оригинал-макета сложного издания. Это уже не первая версия программы.

Редактор разработан фирмой Microsoft и полностью использует преимущества пользовательского интерфейса и 32-разрядной архитектуры Windows 95, такие как приоритетная многозадачность, поддержка многопоточных операций (печать в фоновом режиме) и длинных имен файлов.

Управление программой не обязательно осуществляется с помощью мыши. Большинство функций можно вызвать с помощью специальных комбинаций "горячих" клавиш (Short-Cuts). Это позволяет экономить время, а работа с программой становится более эффективной.

Представление WYSIWYG (от английского "What You See Is What You Get") позволяет просматривать на дисплее готовый к печати документ без пробной его печати.

Преимущества редактора:

1. Дает возможность выполнять все традиционные операции над текстом, предусмотренные современной компьютерной технологией:

? набор и модификация неформатированной алфавитно-цифровой информации,

? форматирование символов с применением множества шрифтов TrueType разнообразных стилей и размеров,

? форматирование страниц (включая колонтитулы и сноски),

? форматирование документа в целом (автоматическое составление оглавления и разнообразных указателей),

? проверка правописания, подбор синонимов и автоматический перенос слов.

2. Позволяет реализовать возможности новейших технологий связывания и встраивания объектов, которые дают возможность включать в документы текстовые фрагменты, таблицы, иллюстрации, подготовленные в других приложениях Windows. Встроенные объекты можно редактировать средствами этих приложений.

3. Это - одна из первых общедоступных программ, позволяющая выполнять многие операции верстки, свойственные профессиональным издательским системам, и готовить полноценные оригинал-макеты для последующего тиражирования в типографии.

4. Это - уникальная коллекция оригинальных технологических решений, превращающих нудный и кропотливый труд по отделке текста в увлекательное, а иногда и успокаивающее занятие. Среди таких решений - система готовых шаблонов и стилей оформления, изящные приемы создания и модификации таблиц, функции автотекста и автокоррекции, форматная кисть, пользовательские панели инструментов, макроязык и многие другие.

Использование графических технологий и шрифтов TrueType, несколько иначе решают проблемы редактирования, чем в простых редакторах. Например, для оформления абзацев, таблиц, рисунков используются линии, рамки, узоры и другие элементы графической природы, не имеющие аналогов в текстовом режиме.

Этот текстовый редактор не имеет общепризнанных изъянов, однако он, как и среда в которой он работает, является слишком универсальным. Следовательно, некоторые процедуры осуществляются проще и быстрее в менее мощных, но более специализированных приложениях.

И все-таки, этот редактор имеет некоторые недостатки. У него не слишком высокая производительность набора чернового текста. Будучи предназначенным для обслуживания сотен изощренных фантазий пользователя, он иногда выглядит "тугодумом" при исполнении простейших функций. При подготовке крупных блоков сравнительно однородной текстовой информации (статьи, брошюры гуманитарной тематики), пользователю вполне достаточно использовать основной набор операций (ввод, модификация текста, работа с фрагментами, поиск и замена). Эти операции гораздо быстрее выполняют более простые текстовые редакторы (MS-DOS, Editor, Norton Editor и или другие). Подготовленные в этих редакторах текстовый файл легко преобразуется в файл формата Word, а затем средствами этого редактора доводится до нужного вида, что займет существенно меньше времени.

Другим недостатком редактора является высокая трудоемкость при вводе сложных математических выражений и химических формул.

Кроме того, он не предназначен для изготовления полиграфической продукции особо сложной структуры (атласы, альбомы, обложки), а также для редактирования высококачественных иллюстраций.

В зависимости от потребностей пользователя можно выбрать различные варианты этого редактора: минимальный, выборочный, стандартный, полный.

Минимальная установка редактора требует 5-6 мегабайт памяти на жестком диске. Полная установка старых версий редактора требует уже 15 МБ памяти. Версия 6.0 требует 16 МБ на диске и примерно 8 МБ оперативной памяти. Последние версии программы (Word 7.0 и Word 97 уже 32-разрядные) требуют 16 МБ оперативной памяти, занимая на диске 22 и 34 МБ памяти для максимального варианта соответственно.

Учитывая мощность машин следует иметь в виду, что:

владельцам 286 и 386 машин, имеющих 2-4 МБ оперативной памяти предпочтительно ограничиться второй версией WinWord'а.

владельцы Пентиумов могут польститься на версию 7.0.

Однако, каждый раз перед тем как усовершенствовать свою версию следует тщательно взвесить все "за" и "против", учитывая свои потребности.

При работе с русскими текстами желательно иметь русскую версию текст-процессора. Начиная уже с шестой версии набор предоставляемых услуг вполне достаточен. Программа проверяет правописание, грамматику (по мере сил), расставляет переносы в текстах как на русском, так и на английском языке.

Тем не менее остаются некоторые сложности с преобразованием файлов при переводе текстов, подготовленных с помощью более низкой версии в более высокую и наоборот (например, из версии 5.0 или 5.5 в 7.0).

Владельцы англоязычной версии должны применять встроенный спелчекер и расставлять переносы в тексте на русском языке. Кроме этого им потребуется система русификации "Орфо" - мощное средство поддержки русского языка, позволяющее кроме орфографии, проверять и грамматику. Эта программа версии 4.95 и выше необходима, если требуется расстановка запятых в русских текстах.

WinWord может быть установлен отдельно или в рамках интегрированного пакета Microsoft Office вместе с электронными таблицами Excell, программой создания компьютерных презентаций PowerPoint, универсальным календарем-планировщиком Schedule (в версии 97 он заменен на программу Outlook), СУБД Access и т.д. В целях экономии памяти при установке можно ограничиться только текстовым редактором.

Версия 7.0 программы WinWord разработана в соответствии со стандартом, определяющим интерфейс приложений, работающих в среде Windows 95, что позволяет пользователю быстро ее освоить.

2.2 Интерфейс программы

Программа имеет типовой интерфейс. В верхней строке располагается главное меню, строкой ниже - координатная линейка. В нижней части экрана имеется строка состояний и строка подсказки. Большую часть окна занимает рабочее поле. Кроме того на экране имеются горизонтальная и вертикальная линейки прокрутки.

Строка меню - содержит имена команд, объединенных по функциональному признаку. При выборе какой-либо команды меню на экране появляется соответствующее подменю, а при выборе определенных опций обеспечивается доступ к меню более низкого уровня.

Строка состояния содержит имя редактируемого документа и определяет положение курсора в документе. В строке выдается справочная информация.

Строка подсказки содержит информацию о возможных действиях пользователя в текущий момент.

Рабочее поле - часть экрана, предназначенная для создания документа. Максимальный размер его составляет 25 строк по 80 знаков каждая.

Координатная линейка определяет границы документа и позиции табуляции. Линейки бывают горизонтальные и вертикальные. По умолчанию линейка градуирована в сантиметрах.

Линейка прокрутки используется для перемещения текста документа в рабочем поле окна. Линейка, обеспечивающая вертикальное перемещение текста, называется вертикальной, а горизонтальное перемещение - горизонтальной линейкой прокрутки.

Команды вызываются одним из четырех способов:

? посредством пиктографического меню,

? из командного меню,

? из динамического меню,

? с помощью "горячих" клавиш (клавиш быстрого вызова - Short-Cuts).

Для вызова команды используются как клавиатура, так и мышь. Все команды и опции логически упорядочены и объединены в меню в соответствии с их назначением. При работе с мышью для вызова команды обычно используется левая кнопка

Поскольку редактор многооконный, при работе с программой необходимо различать понятия окно документа и окно прикладной программы (приложение).

Окно документа - это часть окна, в котором отображается и обрабатывается документ. Таких окон может быть открыто несколько и в каждом может находиться самостоятельный документ. Количество открытых окон зависит от мощности компьютера. Активным или рабочим является окно, находящееся в данный момент на экране монитора (верхнее).

Окно прикладной программы - окно активного приложения. Оно содержит меню и рабочую область с окнами документов. Если устанавливается полноэкранное представление документа, то рамка и строка заголовка сливаются с соответствующими элементами окна редактора.

Программа снабжена мощным справочным приложением, что дает возможность пользователю оперативно получать необходимые советы и справки. В программе реализовано несколько способов доступа к справочной информации через основные окна со справочной информацией на конкретные темы и процедурные окна. Первые содержат общие сведения, описания команд и прочее, а вторые - пошаговые инструкции, отображаемые на экране в процессе работы.

2.3 Меню и способы его представления

Стандартная панель инструментов или главное меню представлена в программе в виде пиктографического меню. С каждой пиктограммой связана некоторая команда, суть которой передается рисунком на кнопке. Связь пиктограмм с командами на является жесткой, они могут быть изменены в зависимости от пожеланий пользователя.

В обычный список пиктограмм входят:

? открытие нового документа;

? открытие существующего документа;

? сохранение документа;

? запуск печати;

? отображение документа в том виде, в котором он будет напечатан;

? запуск процесса проверки правописания;

? удаление маркированного текста;

? копирование маркированного текста;

? вставка данных из буфера памяти;

? быстрое форматирование и т.д.

Кроме стандартной панели программа имеет пиктографическое меню форматирования или линейку форматирования. Она располагается под главным меню и предназначена для форматирования текста. Помимо кнопок с пиктограммами, меню содержит поля списков.

Поля списков снабжены кнопкой со стрелкой, направленной вниз. Щелчок мышью дает возможность высветить весь список и выбрать нужный элемент (опять же сделав щелчок). В пиктографическое меню форматирования входят:

? список стилей документа (в окне высвечивается активный),

? список шрифтов (в окне отображается шрифт активного абзаца),

? список размеров шрифта (высвечивается аналогично),

? установка жирного начертания символов,

? установка курсивного начертания символов,

? задание подчеркивания отображаемых символов,

? выделение фрагмента текста цветом,

? выравнивание по краям (правый, левый, центрирование или по формату маркированного абзаца),

? нумерация маркированных абзацев,

? вставка символов перед маркированными абзацами и т.д.

Пиктографическое меню форматирования можно использовать и для установки абзацных отступов. Однако для того, чтобы они были установлены точнее рекомендуется использовать команду ФОРМАТ главного меню.

Рабочая область занимает большую часть окна программы. В ней осуществляется ввод и форматирование текстов, встраивание иллюстраций и рисунков, создание таблиц. В ней же отражается содержимое документа, Кроме текста самого документа здесь же могут индицироваться документы служебного назначения, например управляющий документ для генерации серийных писем. Передвигаться внутри рабочей области можно как с помощью курсора и мыши, так и с помощью клавиш и клавиатурных комбинаций.

Несколько слов о главном меню программы. В основном оно напоминает предыдущую версию. Добавлено лишь несколько команд, делающих работу пользователя более эффективной.

Как и в предыдущей версии меню насчитывает девять команд: файл, правка, вид, вставка, формат, сервис, таблица, окно, ?.

Команда ФАЙЛ содержит основный операции для работы с документами. В данной версии программы исключена команда ПОИСК ФАЙЛА, а команда СВОДКА заменена на команду СВОЙСТВА. Коме того для поиска документов можно также использовать диалоговое окно открытия документа.

Команда ПРАВКА, предназначенная для обработки (редактирования) активного документа, не изменялась.

Команда ВИД включает в себя команды и опции для изменения внешнего вида экрана и отображения документа. В целях экономии памяти и повышения скорости работы эта версия программы позволяет установить такие режимы отображения документа, при которых производительность ее будет максимальной. Система предоставляет несколько режимов просмотра документа: обычный, разметки страницы, просмотра структуры документа и предварительного просмотра.

Команда ВСТАВКА позволяет вставлять в документ разделители, номера страниц, ссылки, примечания и прочее. В последних версиях редактора введены команды ПОЛЕ ФОРМЫ, НАЗВАНИЕ, ПЕРЕКРЕСТНАЯ ССЫЛКА и БАЗА ДАННЫХ.

ПОЛЕ ФОРМЫ позволяет вставлять в активный документ поля формы трех типов: тестовые, переключатели и поля с раскрывающимся списком. Тип поля задается установкой соответствующей опции в группе ТИП ПОЛЯ диалогового окна ПОЛЕ ФОРМЫ, открывающегося после выбора одноименной команды меню ВСТАВКА.

НАЗВАНИЕ позволяет оформить и вставить в документ заголовки и подрисуночные подписи, а также присвоить номера формулам.

ПЕРЕКРЕСТНАЯ ССЫЛКА дает возможность сделать ссылку на элемент, находящийся в данном или другом документе.

Команда БАЗА ДАННЫХ применяется в том случае, если необходимо включить в документ информацию из других источников, в качестве которых могут быть использованы наборы данных всех продуктов Microsoft.

Команда меню ФОРМАТ содержит команды для оформления документов.

Команда меню СЕРВИС позволяет проверить текущий документ на наличие ошибок правописания, подобрать синонимы к словам, изменить символы нумерации и перечисления, создать почтовые конверты. В эту команду введены некоторые новшества. Так например команда ЯЗЫК позволяет выбрать один из языков, поддерживаемых программой, для проверки правильности написания текста. Проверка орфографии происходит прямо при написании текста. Ошибочно написанные слова подчеркиваются красной волнистой линией. Команда позволяет добавлять слова в словарь или пропускать их. Отсутствующие в словаре программы слова также подчеркиваются.

Команда меню ТАБЛИЦА предназначена для создания и обработки таблиц. При изменении заголовка таблицы, занимающей несколько страниц, программа автоматически изменяет его на всех страницах.

Команда меню ОКНО позволяет упорядочить и создавать окна документов, а также переходить из одного окна в другое.

Последняя команда меню, обозначенная вопросительным знаком - СПРАВКА. Она содержит различные справки о программе.

2.4 Применение программы на практике

Теперь рассмотрим возможности, предоставляемые программой для оформления документов.

Деловая документация. В управленческой деятельности предприятий используются в основном текстовые документы, которые должны быть оформлены по определенным правилам. Эти документы называют еще управленческими. Программа предлагает различные шаблоны, используемые при создании документов. Благодаря им легко реализуются принципы стандартизации документов. Один раз оформленный шаблон используется в дальнейшем при подготовке документов подобного рода.

При оформлении документов следует соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативный поиск и возможность обработки с помощью современных средств оргтехники. Большая часть документов оформляется на бланке предприятия, содержащем его реквизиты.

Реквизит документа - элемент официального документа. Совокупность расположенных на странице в установленной последовательности реквизитов называется формуляром.

Для оформления большинства документов используется два вида бланков: общий бланк предприятия для оформления документов всех видов и бланк для писем. При этом внешний вид бланков должен соответствовать ГОСТу "Управленческая документация. Единый формуляр-образец".

Оформление документов осуществляется с использованием стилей форматирования и шаблонов документа. Стиль форматирования определяет внешний вид отдельных абзацев и символов, а шаблон документа - вид документа в целом.

Основу шаблона составляют текст и графика. В нем устанавливаются поля страницы, колонтитулы, другие параметры, хранятся стили форматирования. Кроме того, каждый шаблон может содержать макрокоманды, элементы автотекста, установки, выполненные при адаптации команд, пиктографическое меню клавиатуры. Изменения шаблонов допустимы. Стандартная поставка программы имеет 37 шаблонов, позволяющих достаточно быстро создавать наиболее распространенные виды документов. По умолчанию они хранятся в папке ШАБЛОНЫ. При необходимости можно модифицировать шаблон или создать новый одним из трех способов: на основе существующего, путем модификации имеющегося, созданием совершенно нового.

Деловая корреспонденция. В этом разделе можно выделить два вида писем: личные и служебные. Деловые направляют от имени одного предприятия другому. Они имеют сугубо официальный характер. Личные - посылаются работником одного предприятия работнику равного уровня другого. В них обсуждаются определенные проблемы.

Текст любого письма состоит из нескольких частей:

? вступительной фразы

? текста основной части, разбиваемой на смысловые абзацы,

? заключительной фразы и подписи отправителя.

Редактор позволяет добиться безукоризненного оформления писем, оформляемых на специальных бланках для писем. Как мы говорили ранее эти бланки можно разработать с помощью этого же редактора самостоятельно. Оформить письмо можно при помощи шаблонов писем, имеющихся в программе.

Предлагаются три стандартных шаблона письма: изысканное письмо, современной письмо, стандартное письмо. Шаблоны письма имеют расширение .dot. Можно также воспользоваться мастером писем, создающим образец письма в соответствии с указаниями пользователя.

Программа значительно облегчает работу пользователя, предоставляя ему возможность применения копилки.

Копилка вместе с командой АВТОТЕКСТ- средство многократного вырезания и вставки нескольких документов. Пользователь может вырезать фрагменты из одного или нескольких документов, объединять их, а затем вставлять в другое место этого или иного документа. Фрагменты накапливаются в копилке в порядке их запоминания, отделяясь друг от друга маркерами абзацев.

Серийные письма - однотипные документы, рассылаемые различным адресатам. Для создания их предназначена команда СЛИЯНИЕ меню СЕРВИС. Она соединяет основной документ, содержащий неизменные данные с источником, содержащим переменные данные.

Команда СЛИЯНИЕ имеет диалоговое окно, элементы которого позволяют определить последовательность действий при создании типовых документов. В результате создается как минимум два документа: основной текстовой документ и источник данных.

Источник данных содержит информацию, которая различна в разных экземплярах серийного письма (адреса, имена адресатов и проч).

Основной документ содержит неизменную часть с указанием мест, в которые вставляется информация из документа данных. Результатом обработки документов получается готовое серийное письмо.

Процесс создания серийного письма состоит из трех этапов:

? создание Основного документа,

? создание Источника данных,

? объединение документов.

Эта же команда позволяет оформить почтовые конверты, а также создавать почтовые наклейки и каталоги.

Таблицы. Программа предоставляет пользователям усовершенствованные средства обработки таблиц с использованием WYSIWYG-интерфейса. Ширина столбцов таблицы изменяется с помощью мыши, после ее создания. Высота строки приводится в соответствие с введенными данными самой программой. В данной версии реализован аппарат автоматического форматирования таблиц, позволяющий быстро и эффективно использовать эту операцию, используя набор шаблонов таблиц, предоставляемых программой.

В меню имеется пиктограмма для работы с таблицами. После создания таблицы, она может быть изменена с помощью мыши или команд меню.

Формулы и вычисления. В состав данной версии программы входит программа Редактор формул (Microsoft Equation 2.0). она позволяет вставлять в текст математические формулы и символы. редактор формул полезен при оформлении научных отчетов и статей. Редактор может запускаться как самостоятельная программа или непосредственно из текстового редактора.

2.5 Некоторые особенности обработки документов большого объема

В данной программе реализованы два способа форматирования текста - прямое форматирование отмеченных фрагментов и стилевое форматирование. Способы дополняют друг друга.

При стилевом форматировании можно использовать как стили символов, так и стили абзацев. При помощи стилей символов форматируется выделенный текст внутри абзаца (символ, слово, фраза, предложение).

При форматировании отмеченных фрагментов происходит обычная операция форматирования. для поддержания форматирования документов большинство стандартных стилей абзацев базируется на стандартном стиле Обычный, поэтому прежде, чем модифицировать его, следует хорошо подумать, так как эта операция приведет к значительному изменению форматирования всего документа.

...