Роль правовой информатики в подготовке специалистов юридического профиля

Использование стилей позволяет значительно сэкономить время при оформлении больших документов. Чем однороднее документ, тем больше времени будет сэкономлено. Форматирование с помощь стилей заключается в назначении отдельным абзацам или символам текста стилей форматирования. Благодаря им, в случае необходимости, можно легко изменить вид документа. Использование стандартных стилей программы позволяет форматировать не только документ, но и колонтитулы, сноски, заголовки. При этом появляется возможность автоматического создания оглавления.

Все стили сохраняются вместе с документом и могут быть скопированы в другой документ, переименованы или изменены.

Кроме того встроенные мощные средства контроля правописания позволяют выявлять и исправлять ошибки в тексте. Программа определяет неверно написанные слова, словосочетания, повторы и ошибки при использовании прописных букв.

Очень полезными являются словари исключений и пользовательские словари. Они используются наряду с основным словарем и хранятся в виде текстовых документов.

В пользовательские словари включаются термины, отсутствующие в основном словаре, но являющиеся корректными. Обычно это термины специфической области деятельности пользователя.

Словари исключений содержат термины, которые должны подвергаться сомнению, даже если они написаны правильно.

Тезаурус применяется, если необходимо подобрать синонимы к слову. Это позволит избежать повторов слова в тексте, своевременно выполнив замену.

2.6 DTP-возможности редактора

Настольные издательские системы (DTP - DeskTop Publishing) - это комплекс программ (а иногда и специальной аппаратуры), предназначенных для редактирования и верстки книг, журналов, газет и так далее. Большинство издательств в настоящее время используют именно такую технологию работы. Верстку небольших документов можно осуществить с помощью текстовых редакторов среднего и высшего классов. К таким редакторам относится и WORD.

Редактор предоставляет возможность верстки текста в несколько колонок в пределах полосы набора. Возможно использование линий, отделяющих колонки, установка фона для отдельных абзацев, привлекая внимание читателей к важным фрагментам текста.

2.7 Макрокоманды

Программа предоставляет пользователю мощный инструмент адаптации рабочей среды к конкретным потребностям, что позволяет модифицировать структуру меню. Открытая структура меню позволяет изменять порядок команд меню, удалять ненужные и вставлять собственные. Благодаря этому опытный пользователь может создать собственную персональную версию редактора.

Команда, которую встраивает пользователь, представляет собой имя макрокоманды. Макрокоманда состоит из последовательности команд управления редактором и фактически является программой на некотором диалекте языка Quick Basic. Это специфический диалект, в котором стандартное множество операторов и функций обработки текста существенно расширено, поэтому можно говорить о новом языке - WordBasic.

Макрокоманду можно создать путем протокольной записи процесса ее выполнения. При такой записи все действия пользователя преобразуются в операторы языка, но сохраняются в файле. Эту последовательность можно вызвать и "прокрутить" все входящие в нее действия в том порядке, в каком они были записаны. Созданную макрокоманду можно изменить в окне обработки макрокоманды, при условии знания языка программирования. Другой способ создания макрокоманды - программирование - состоит в написании самой программы на языке WordBasic.

Существует также диалоговый редактор, позволяющий облегчить пользователю создание диалоговых окон, используемых при работе макрокоманды. Диалоговый редактор запускается как прикладная программа операционной системы Windows 95.

Макрокоманды можно поставить в соответствие определенному шаблону документа, но тогда его можно использовать только в тех документах, которые базируются на данном шаблоне.

Пакет для разработки составных документов Microsoft Office

Некоторое время назад на рынке программного обеспечения появился пакет, объединивший в одной коробке целое семейство продуктов фирмы Microsoft. Этот пакет сразу завоевал чрезвычайную популярность и установил новый уровень стандартов на коммерческое программное обеспечение для офисных решений. Сегодня это самый продаваемый программный продукт в России. Успех такого пакета программ обеспечила полнота комплекта, обеспечивающего решение всех основных задач автоматизации делопроизводства на одном автоматизированном рабочем месте и абсолютно строго проведенная унификация интерфейса продуктов, позволяющая пользователю не тратить время на освоение непривычных терминов и команд.

Для установки программы требуется не менее 8 МБ оперативной памяти и жесткий диск емкостью не менее 120 Мб.

Этот пакет программ в точности соответствует компонентам служебной деятельности сотрудников любого офиса. Он включает в себя:

? текстовый процессор Microsoft Word 6.0,

? систему электронных таблиц Microsoft Excel 5.0,

? систему подготовки презентаций Microsoft PowerPoint 4.0,

? лицензию на использование одного экземпляра Microsoft Mail 3.0,

? систему управления базами данных Microsoft Access 2.0 (в профессиональном варианте пакета),

? небольшая и достаточно простая программа Microsoft Office Manager, цель которой упростить запуск всех компонентов пакета, а также других программ, необходимых пользователю.

Рассмотрим подробнее, какие функции выполняют программы, входящие в пакет.

Итак, Microsoft Word - универсальный текстовый редактор. О возможностях этого редактора мы подробно говорили выше.

Microsoft Excel - универсальная система обработки данных. Она дает возможность построения различных таблиц, диаграмм.

Microsoft PowerPoint - универсальная система подготовки презентаций. Программа позволяет работать со слайдами, рисунками, текстами, создавая презентации для выступлений на совещаниях, обеспечивая стилевое единство представляемых материалов. При наличии специального оборудование в зале совещаний. весь материал может быть подан на экран с персонального компьютера.

Microsoft Mail - универсальная система корпоративной электронной почты. Программа предназначена для подготовки и отправки посланий, а также их получения по электронной почте. При наличии локальных сетей в организации, электронная почта позволяет организовывать обмен электронными сообщениями, передачу файлов, созданных в других приложениях, а также сопроводительных документов к ним, хранение и поиск нужных сообщений в специальных папках и так далее.

Microsoft Access - универсальная система управления базами данных. Эта программа стоит несколько особняком в пакете. При этом подчеркивается, что она включена только в профессиональный его вариант. База данных поддерживает четыре основные операции: добавление записей в базу, удаление записей из базы, поиск одной или нескольких записей в базе по заданному критерию, обновление значения некоторых полей в одной или нескольких записях.

Часть 3. Графические редакторы и табличные процессоры

3.1 Графические редакторы

Общее понятие о графических редакторах

Графических редакторов или как их еще называют "рисовалок" существует достаточно много. Существуют мощные профессиональные программы такие как Corel Draw, Adobe PhotoShop, Adobe Illustrator, Aldus PhotoStyler, 3D Studio и другие. Они, как правило, очень большие по объему и имеют массу вспомогательных программ. Есть программы менее сложные и более компактные - PhotoFinish, а есть и совсем простые, такие как Paintbrush и Paint (из стандартного состава Windows и Windows 95).

Графические редакторы делятся на два типа - растровые (или битмэповые) и векторные.

Битмэповые получили свое название от английского bitmap, то есть битовая карта. Они рисуют изображение по точкам, что означает, что для каждой точки картинки отдельно задан ее цвет. К такому типу относятся редакторы PhotoStyler, PhotoShop, PhotoFinish, Paintbrush.

Векторные редакторы рисую сразу целую линию - дугу, отрезок прямой. Кривые представляются как совокупность дуг и отрезков. К таким редакторам относятся Corel Draw, Adobe Illustrator и другие.

Эти два типа графических редакторов представляют собой два совершенно разных способа кодирования изображений. Перевод файлов из одной системы в другую операция достаточно сложная. Каждый из типов имеет свои достоинства и недостатки, а также свои области применения.

Векторные редакторы позволяют проделывать сложные трансформации формы рисунка, сжатия, растяжения, изменение размера, преобразования контуров. Он позволяют поворачивать любой элемент рисунка на любой угол без искажения формы, а также искажать любые форма (превратить квадрат в круг, цилиндр и тому подобное). В них удобно именно рисовать, сочетая картинки с различным текстом, размещенным произвольным образом (по дугам, по кривой). Однако такие редакторы непригодны для обработки фотоизображений. Чаще всего они используются непосредственно для создания картинки (товарный знак, эмблема).

Битмэповые (растровые) редакторы используются при обработке сканированных изображений - картинок, рисунков, фотографий, введенных в компьютер изображений, сделанных электронным фотоаппаратом. Присутствующее в названии таких редакторов слово "ФОТО" подчеркивает, что основной упор в этих программах делается на ретуширование сканированных изображений, преобразование цветов и оттенков, контраста, четкости, яркости, на игру со светотенью. Однако они почти не предназначены для работы с формой объектов и размер файлов программы существенно больше, чем у векторных.

Многие современные текстовые процессоры и практически все издательские системы поставляются в комплекте с несложными графическими редакторами, что позволяет немедленно поместить в текст нарисованную тут же картинку.

Мы остановимся несколько подробнее на графическом редакторе Paintbrush, входящем комплект оболочки Windows.

Графический редактор Adobe Photoshop

Компания Adobe Systems Incorporated известна своими передовыми разработками во многих сферах компьютерных технологий. Особенно существенные ее достижения в области создания настольных издательских систем (DTP - Desktop Publishing). Она является бесспорным лидером в этой области. Именно компания Adobe первой реализовала программный и аппаратный интерпретаторы языка описания страниц PostScript, который исаользуют все высококачественные устройства вывода изображений. Это прежде всего фотонаборные автоматы, составляющие технологическую основу современного цикла подготовки полиграфических оригинал-макетов. Программы Adobe Photoshop, Adobe Illustrator, Adobe FrameMaker, Adobe Separator, Adobe Acrobat, Adobe Streamline и другие составляют замечательный и мощный комплект программного обеспечения современного издательства. После слияния со своим главным конкурентом Aldus, что позволило включить ей в свой арсенал такие программы как Aldus PhotoStyler, Aldus PageMaker, компания Adobe внесла в свой актив одну из лучших программ верстки - PageMaker. Этот шаг позволил ей еще сильнее упрочить свои позиции на рынке программного обеспечения.

Компания постоянно совершенствует свой пакет издательских программ, настраивая его в соответствии с современными требованиями и растущей мощностью настольных компьютеров. Другой стороной работы компании является развитие набора программ, улучшение их совместимости и переносимости документов между ними.

Программа обработки изображений компании Adobe - Photoshop является безусловным лидером (и по объему продаж в том числе) среди графических редакторов. Она достигла таких результатов за счет своих широчайших возможностей, высокой эффективности и скорости работы.

Программа предназначена для любых работ, связанных с созданием и обработкой точечной (растровой) графики - bitmapped imagies. К таким изображениям относятся книжные и журнальные иллюстрации, фотоснимки, слайды, видеокадры, мультипликационная графика и так далее. Программа предоставляет огромный выбор для множества творческих специалистов. Так например, художник-иллюстратор может дать своему воображению и рисовать на экране любые композиции, сохранять варианты, комбинировать их со сканированным изображением, использовать способы трансформации изображений.

Художник-дизайнер, возможно, не полностью удовлетворит свои потребности с помощью этой программы (необходима программа векторной графики), однако включение в процесс программы точечной графики существенно обогатит творческий диапазон и обеспечит переход от эскиза к конечному результату.

Программа удобна и для работников в области издательского дела и полиграфии, так как при наличии сканера или цифрового фотоаппарата она обеспечивает возможности по ретуши, коррекции, монтажу фотоизображений.

Что касается обычного пользователя, программа располагает как традиционными для художника средствами, так и совершенно новыми. Следует помнить, что привычные инструменты работают не совсем так, как их реальные прототипы.

Программа относится к классу профессиональных и ориентирована на достаточно высокий аппаратный уровень. Для среды Windows разработчики в качестве минимальных требований определяют:

? компьютер с процессором не ниже 1386,

? оперативная память не менее 16 Мбайт,

? свободное дисковое пространство не менее 20 Мбайт для установки программы и 20 Мбайт для выполнения операций,

? видеоадаптер не менее 256 цветов,

? операционная система Windows 95.

Однако такой минимальный уровень ресурсов, позволяющий запустить программу, не дает возможности выполнять достаточно сложную и объемную работу. Поэтому, фирма рекомендует использовать компьютеры с процессором 1486, оперативной памятью 32 Мб, видеоадаптером более 256 цветов, со свободным дисковым пространством свыше 60 Мбайт. Кроме этого для качественной работы с программой требуется наличие дисковода для CD-ROM и цветного сканера.

Графический редактор Paintbrush.

Paintbrush - программа, находящаяся в пакете с оболочкой Windows. Она предназначена для создания и редактирования на экране изображений (картинок). Изображения сохраняются в графических файлах растрового формата и имеют расширения .ВМР или .РСХ. Каждое изображение представляет из себя мозаику из точек (пикселей), окрашенных в определенный цвет.

Редактор позволяет создавать довольно сложные и внешне привлекательные рисунки, схемы и чертежи. Изображения могут быть как в цвете, так и черно-белыми. В распоряжение пользователя программа предоставляет различные художественные средства, как то палитра цветов, кисть, аэрозольный баллончик, ластики для стирания, карандаши для рисования геометрических фигур (линий, многоугольников, эллипсов). С помощью различных шрифтов из комплекта Windows можно делать эффектные надписи к изображениям. С помощью "ножниц" можно вырезать фрагменты картинок, а затем перемещать отдельные части изображения, копировать их, уменьшать, увеличивать, разворачивать и так далее. Если готовый набор красок не удовлетворяет пользователя, программа предоставляет ему возможность использовать "палитру" для смешивания красок, создавая свои цвета.

Естественно, что для создания сложных картинок от пользователя потребуются и художественные способности. Однако любой может подготовить простые рисунки, схемы, а также использовать готовые изображения из других файлов.

Программа позволяет создавать рекламу, буклеты, объявления, приглашения, поздравления, иллюстрации к текстовым документам и прочее. Однако она не пригодна для серьезных графических работ, таких как техническое проектирование (деталей. машин домов) и редактирования фотоиллюстраций.

Paintbrush - простой однооконный графический редактор. Обычно ее значок лежит в окне Инструменты и представляет собой веселенькую, в пятнах краски, желтую палитру с кисточкой. После запуска программы на экране появляется окно без имени, что означает отсутствие имени у создаваемого рисунка или то, что данный рисунок не сохранялся на диск ранее.

Центральную часть окна занимает рабочее поле - часть экрана, на котором рисуют картинку. Ее размер может превышать размер рабочего поля, тогда на экране отображается только фрагмент изображения. Если размер картинки меньше рабочего поля, то она ограничивается рамкой в левой верхней части рабочего поля.

Вторая строка представляет собой меню программы стандартного вида. В ней размещен весь инструментарий - кисточки, кожницы, малярный валик, средства для рисования геометрических фигур разной формы. Для выбора инструмента, также как и в текстовом редакторе, следует подвести мышь к пиктограмме и нажать левую кнопку.

Внизу экрана расположена цветовая палитра, а левее ее - палитра толщин для линий, частиков, циркулей и прочих необходимых для рисования инструментов.

Все линии и фигуры рисуются тем светом, который выбран на цветовой палитре. Для выбора нужного цвета, подвести к нему курсор и щелкнуть кнопкой мыши.

Рассмотрим средства для рисования программы:

Кисточка рисует первым цветом, курсор при этом имеет форму квадратики, кружочка или черточки. Форма курсора выбирается в меню ПАРАМЕТРЫ (Options) командой Форма Кисточки (Brush Shape).

3.2 Электронные таблицы

История вопроса

Одна из наиболее популярных программ, позволяющая обрабатывать таблицы - программа Microsoft Excel. При работе с программой следует учитывать, что техника обработки электронных таблиц в Excel в целом тесно связана с общими подходами Windows, а в частности - с технологией создания текстовых документов Word. Следовательно, скорость освоения основных приемов работы с программой Excel и качество выполняемых работ прямо зависят от того, насколько хорошо Вы освоили работу операционной среды Windows и ее текстового редактора Word. Программа Excel имеет связь и с другими программами этой операционной среды, например с такими как графический редактор CorelDraw.

Электронные таблицы используются в компьютерной технике уже около 15 лет. В 80-е годы большое распространение в нашей стране получили такие табличные процессоры как Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development и SuperCalc фирмы Computer Associates, работавшие с MS-DOS в текстовом режиме. До сих пор на машинах малой мощности широко используется русифицированная версия программы SuperCalc-4, известная под названием "Тагра". На современных машинах чаще применяются программы обработки электронных таблиц, работающих в графическом режиме под управлением оболочки Windows. Причем в нашей стране наибольшей популярностью пользуются программы Quattro Pro фирмы Novell и особенно Microsoft Excel. Табличный процессор имеется также в интегрированном пакете Microsoft Works.

Первая электронная таблица появилась в 1979 году. Ее создали студенты Гарвардского университета. Она получила название VisiCalk. Очень скоро она стала одной из наиболее успешных программ и первоначально предназначалась для компьютеров типа Apple. Считают даже, что возможность использования табличного редактора резко повысила продажу компьютеров этого типа. В появившихся позднее таблицах-аналогах были усовершенствованы идея программы VisiCalk.

Новым шагом в развитии электронных таблиц стало появление в 1982 году программных средств Lotus 1-2-3. Этот табличный процессор впервые дал возможность использовать графику и работу с системами управления базами данных. Его появление имело такой же эффект для компьютеров фирмы IBM, какой в свое время произвел редактор VisiCalk для компьютеров Apple. Именно появление этого процессора сделало фирму IBM самой большой независимой компанией - производителем программных средств.

Следующим шагом было появление на рынке программ табличного процессора Excel фирмы Microsoft. Программа предлагает более простой графический интерфейс в комбинации с ниспадающими меню, расширив при этом функциональные возможности пакета и повысив качество выходной информации.

Причины появления электронных таблиц

Для чего нужны программы обработки электронных таблиц?

Довольно часто различную информацию необходимо представлять в виде таблиц. Такое представление удобно, компактно и наглядно. При этом часть ячеек таблицы содержат исходную (первичную) информацию, а часть - производную. Производная информация является результатом различных арифметических операций, совершаемых над первичными данными.

Представление данных в виде таблицы существенно упрощает анализ информации. Автоматизация учетных и банковских операций значительно повышают качество и эффективность расчетов.

Для решения задач, представляемых в виде таблиц, разработаны специальные пакеты программ, называемые электронными таблицами или табличными процессорами.

Электронная таблица - самая распространенная и мощная технология для профессиональной работы с данными. Табличные процессоры - специальные программные продукты для управления электронными таблицами.

Практически электронные таблицы являются компьютерным эквивалентом обычной таблицы, в клетках которой записаны данные различных типов: тексты, даты, формулы, числа.

Результат вычисления формулы в клетке является изображением этой клетки. Числовые данные и даты рассматриваются как частный случай формул.

Главное достоинство электронной таблицы - возможность мгновенного пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями при изменении значения любого операнда.

Электронные таблицы ориентированы прежде всего на решение экономических задач. Однако, заложенные в них возможности гораздо шире, что позволяет успешно решать и инженерные задачи, в которых требуется выполнять расчеты по формулам, строить графические зависимости и так далее. Программа может быть полезна и юристам при составлении статистической отчетности, где необходимо представление таблиц и графиков, показывающих динамику преступлений.

Электронная таблица фирмы Microsoft Office

Программа Excel 5.0 входит в офисный пакет Microsoft Office и предназначена для подготовки и обработки электронных таблиц под управлением операционной оболочки Windows.

Документом или объектом обработки Excel является файл с произвольным именем и расширением .XLS. В терминах Excel такой файл называется рабочей книгой (Workbook). В каждом файле XLS может размещаться от 1 до 255 электронных таблиц, каждая из которых называется рабочим листом (Sheet). Для упрощения понимания, будем считать, что у нас в работе находится только один рабочий лист, тогда понятие листа совпадет у нас с понятием "документ". Термины "рабочий лист" и "электронная таблица" будем считать синонимами для простоты изложения.

Электронная таблица Excel состоит из 16384 строк (row) и 256 столбцов (column), размещенных в памяти компьютера. Строки пронумерованы целыми числами от 1 до 16348, а столбцы обозначены буквами латинского алфавита от A до Z, затем от AA до A Z, ВА до ВZ и так далее. Максимальное количество строк и столбцов определяется особенностями использования программы и объемом памяти компьютера. Современные программы дают возможность создавать электронные таблицы, содержащие более 1 млн. ячеек, хотя для практики это обычно не требуется.

На пересечении столбца и строки располагается основной структурный элемент таблицы - ячейка таблицы (cell).

Ячейка - область, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы.

В любую ячейку можно ввести исходные данные - число или текст, - а также формулу для расчета производной информации. Ширину столбца и высоту строки можно изменять.

Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес.

Адрес ячейки определяется обозначением (номером) столбца и номера строки, на пересечении которых находится искомая ячейка. Для указания адреса ячейки в формуле используются ссылки. Например, А1, С24, АА2 и т.д.

Ссылка - способ (формат) указания адреса ячейки. В некоторых табличных процессорах ячейка называется клеткой, а ее адрес - координатами клетки.

Заметим, что буквенные обозначения столбца расположены по алфавиту. Они изменяются ("увеличиваются" и "уменьшаются") также как и номера строк, поэтому обычно по аналогии со строкой употребляется термин номер столбца.

В электронной таблице существует понятие блока (диапазона) ячеек, имеющего уникальный адрес.

Блок ячеек - последовательность ячеек. Блок может состоять из одной ячейки. В качестве такого блока может выступать строка или ее часть, столбец или часть столбца, а также прямоугольник, состоящий из нескольких строк и столбцов или их частей. Адрес блока ячеек задается указанием ссылок первой и последней его ячеек, между которыми ставится разделительный символ двоеточие или две точки подряд.

Каждая команда требует указания блока (диапазона) ячеек, в отношении которых она должна быть выполнена. Блок ячеек может быть указан двумя путями: непосредственным набором с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек, формирующих диапазон, либо выделением соответствующей части таблицы при помощи клавиш управления курсором.

Размеры таблицы позволяют обрабатывать огромные объемы информации. Однако на практике обычно работают только с левой верхней частью таблицы.

При установке программы на компьютере, пользователь, учитывая мощность своего ПК и объемом обрабатываемой информации, может выбрать один из вариантов: минимальный, выборочный, стандартный, полный.

Интерфейс программы

Программа имеет типовую структуру интерфейса. В верхней строке находится строка главного меню, затем вспомогательная область управления, ниже ее находится строка ввода, а внизу экрана - строка подсказки.

Пиктограммы вызова программы обычно находится в группе Диспетчера программ Microsoft Office. Поэтому программа вызывается двойным щелчком по пиктограмме.

Рабочее окно Excel состоит из двух вложенных друг в друга окон. Внешнее - программное окно программы. Внутреннее окно, имеющее имя Sheet (лист) и номер, содержит текущую рабочую страницу, разделенные на отдельные ячейки. Колонки обозначены буквами, строки цифрами.

Экран монитора, как обычно, делится на рабочее поле и панель управления.

Рабочее поле - пространство электронной таблицы, состоящее из ячеек, названий столбцов и строк.

Панель управления - часть экрана, содержащая информацию об активной ячейке и ее содержимом, о меню и режиме работы.

Панель управления обычно включает: главное меню, вспомогательную область управления, строку ввода и строку подсказки. Расположение этих областей на экране может быть произвольным и зависит от особенностей конкретного табличного процессора.

Строка главного меню содержит имена меню основных режимов программы. Аналогично текстовому процессоры, при выборе одного из пунктов меню, пользователь получает доступ к ниспадающему меню со списком входящих в него команд. При выборе некоторых команд из этого списка возможно появление дополнительного подменю.

Вспомогательная область состоит из:

? строки состояния,

? панели инструментов,

? линеек прокрутки (вертикальной и горизонтальной).

Строка состояния (статусная строка) содержит информацию о текущем режиме работы программы, имени файла активной электронной таблицы, номере текущего окна.

Панель инструментов (пиктографическое меню) представляет собой набор кнопок (пиктограмм), цель которых ускорить и упростить выполнение определенных команд меню и функций программы, имеющих пиктограмму.

Для вызова невидимой в данный момент части таблицы используются линейки вертикальной и горизонтальной прокрутки. Бегунки (движки) линеек показывают относительную позицию активной ячейки и используются для быстрого перемещения по таблице.

Строка ввода отображает вводимые в ячейку данные. Она предоставляет пользователю возможность просматривать и редактировать содержимое текущей ячейки. Она также позволяет пользователю видеть формулу или функцию, находящуюся в текущей ячейке (а не результат). Этой строкой удобно пользоваться при просмотре и редактировании текстовых данных.

Строка подсказки выдает пользователю сообщения относительно возможный в данный момент действий.

Текущей (активной) считается та ячейка электронной таблицы, в которой в данный момент находится курсор. При этом адрес и содержимое этой ячейки отражено в строке ввода электронной таблицы.

Для выделения какой- либо ячейки необходимо установить в нее курсор мыши и щелкнуть. Помеченная ячейка будет выделена подсветкой, а слева на строке ввода (которая находится под линейкой инструментов), будет показан ее адрес.

Обычно размеры крана не позволяют видеть таблицу целиком, поэтому рассматривать ее отдельные части можно только путем перемещения по таблице. Часть таблицы, находящаяся на экране в данный момент будет называться текущим (активным) экраном, так как к ячейка этой части таблицы в данный момент позволен доступ.

Табличный процессор является многооконным. Специальные программы позволяют изменять взаимное положение окон и их размеры. Окна видимые на экране в данный момент считаются активными (текущими).

Рабочая книга - документ, содержащий несколько листов, в которые могут входить таблицы, диаграммы, макросы. Можно создавать такую книгу для совместного хранения в памяти всех необходимых пользователю листов с указанием их количества. Все листы сохраняются в одном файле.

В каждую ячейку таблицы программа позволяет ввести данные различных видов: символьные (текстовые), числовые, формулы, функции, а так же даты.

Символьные (текстовые) данные носят описательный характер. Они включают в себя алфавитные, числовые и специальные символы. В качестве первого символа часто используют знак апострофа, иногда встречаются кавычки или пробел.

Числовые данные предназначены для выполнения математических операций и поэтому не могут содержать алфавитных и специальных символов. Исключением являются десятичная точка и знак числа, стоящий перед ним.

Формула - последовательность, содержащая ряд арифметических, логических и прочих действий, производимых с данными из других ячеек. Видимое на экране содержимое ячейки - результат вычислений, произведенных по невидимой для глаза формуле.

Функция - программа с уникальным именем, для которой задаются конкретные значения аргументов, стоящих в скобках после имени. Функцию можно рассматривать как частный вид формулы. Функции могут быть статистические, логические, финансовые и прочие.

Даты являются особым типом входных данных. Они обеспечивают выполнение таких функций как пересчет даты вперед или назад (добавление к дате числа) или вычисление длительности периода (вычисление разности двух дат). Даты имеют внутренний и внешний форматы. Внешний формат используется для ввода и отображения даты. Внутренний может выражаться, например, количеством дней от начала 1900 года.

Для представления числовых данных в одной и той же таблице используют разные форматы.

3.3 Информационные системы и технологии

Деятельность отдельных людей, групп, коллективов и организаций зависит от их информированности и способности эффективно использовать имеющуюся информацию. Прежде чем предпринять какие-то действия необходимо провести большую работу по сбору и переработке информации, ее осмыслению и анализу. Отыскание рациональных решений в любой сфере требует обработки больших объемов информации, что невозможно без привлечения специальных технических средств. Современные сферы деятельности все больше нуждаются в соответствующем информационном обслуживании.

Происходит информационный взрыв и вместе с тем информационный кризис. Проявляются противоречия между ограниченными возможностями человека по восприятию и переработке информации и существующими мощными потоками и массивами хранящейся информации. Циркулирует большое количество избыточной информации, которая затрудняет восприятие информации, полезной для потребителя. Существует проблема отбора качественной и достоверной информации. Общество создает экономические, политические, социальные барьеры, препятствующие распространению информации. В мире накоплен громадный информационный потенциал, но люди не могут им воспользоваться в полном объеме в силу ограниченности своих возможностей.

Необходимо подготовить человека к быстрому восприятию и обработке больших объемов информации, овладению им современными средствами, методами и технологией работы. Новые условия порождают зависимость информированности одного человека от информации, приобретенной другими людьми. Поэтому уже недостаточно уметь самостоятельно осваивать и накапливать информацию, а надо научиться такой технологии работы с информацией, когда подготавливаются и принимаются решения на основе коллективного знания. Залог успеха - в умении извлекать информацию из разных источников (из периодической печати, электронных коммуникаций), представлять ее в понятном виде и уметь эффективно использовать.

Информатизация характеризуется возрастанием объема и роли информации и широким использованием технических средств для производства, переработки, хранения, распределения и использования информации.

Информационные ресурсы - это знания, подготовленные людьми для социального использования в обществе и зафиксированные на материальных носителях. Как и при использовании традиционных ресурсов и продуктов, важно знать: где находятся информационные ресурсы, сколько они стоят, кто ими владеет, кто в них нуждается, насколько они доступны. Совокупность средств, методов и условий, позволяющих использовать информационные ресурсы, составляет информационный потенциал общества.

В настоящее время в России быстрыми темпами идет формирование рынка информационных продуктов и услуг. Развитие рыночных отношений в информационной деятельности обострило проблему защиты информации как объекта интеллектуальной собственности и имущественных прав. Приняты Законы: "Об информации, информатизации и защите информации"; "Об авторском праве и смежных правах"; "О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных". В Уголовный кодекс включена глава о компьютерных преступлениях.

Информатика - это область человеческой деятельности, связанная с процессами преобразования информации с помощью компьютеров и их взаимодействием со средой применения. Одна из ее главных задач как фундаментальной науки - выяснение, что такое информационные системы, какое место они занимают, какую должны иметь структуру, как функционируют, какие общие закономерности им свойственны.

Под системой понимают "множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которое образует определенную целостность, единство" [БСЭ. М., 1976, т.23, с.1376]). Системный подход применим к любому объекту, рассматриваемому одновременно и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов.

Информационная система (ИС) - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для сбора, хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Компьютеры, оснащенные специализированными программными средствами, служат технической базой и инструментом для информационных систем. Т.е. современная информационная система - человеко-компьютерная.

Структура информационной системы - это взаимосвязанная совокупность ее частей, называемых обеспечивающими подсистемами. Среди них обычно выделяют информационное, техническое, математическое, программное, организационное и правовое обеспечение.

Информационное обеспечение - совокупность единой классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков.

Техническое обеспечение - комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Математическое и программное обеспечение - совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

Организационное обеспечение - совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.

Правовое обеспечение - совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации.

Различают три типа задач, для которых создаются информационные системы: структурированные (формализуемые), неструктурированные (неформализуемые) и частично структурированные.

Структурированная (формализуемая) задача - в которой известны все ее элементы и взаимосвязи между ними. В такой задаче удается выразить ее содержание в форме математической модели, имеющей точный алгоритм решения. Подобные задачи обычно приходится решать многократно и они носят рутинный характер. Использование информационной системы для решения структурированных задач обеспечивает полную автоматизацию их решения.

Неструктурированная (неформализуемая) задача - в которой невозможно выделить элементы и установить связи между ними. Решение этих задач связано с большими трудностями из-за невозможности создания математического описания и разработки алгоритма. Возможности использования информационной системы невелики. Решение в таких случаях принимается человеком на основе своего опыта (из эвристических соображений) и косвенной информации из разных источников.

На практике сравнительно немного полностью структурированных или совершенно неструктурированных задач. В большинстве задач известна лишь часть их элементов и связей между ними. Такие задачи называются частично структурированными. В этих условиях можно создать информационную систему. Получаемая в ней информация анализируется человеком, который играет определяющую роль. Такие информационные системы являются автоматизированными, т.к. в их функционировании принимает участие человек.

ИС классифицируются по различным основаниям.

Информационные системы, используемые для решения частично структурированных задач, подразделяются на два вида:

- создающие управленческие отчеты и ориентированные главным образом на обработку данных (поиск, сортировку, агрегатирование, фильтрацию);

- разрабатывающие возможные альтернативы решения.

Информационные системы, создающие управленческие отчеты, обеспечивают информационную поддержку пользователя, предоставляют доступ к информации в базе данных и ее частичную обработку. Информационные системы, разрабатывающие альтернативные решения, могут быть модельными или экспертными.

Тип информационной системы зависит от того, чьи интересы она обслуживает и на каком уровне управления. Информационные системы специалистов помогают в работе с данными, повышают продуктивность и производительность работы. Задача подобных ИС - интеграция новых сведений и помощь в обработке документов. По функциональному назначению для различных категорий специалистов выделяют: ИС офисной автоматизации; ИС менеджеров среднего звена; управленческие ИС; ИС поддержки принятия решений.

ИС офисной автоматизации вследствие своей простоты и многопрофильности активно используются работниками любого организационного уровня. Наиболее часто их применяют работники средней квалификации. Основная цель - обработка данных, повышение эффективности их работы и упрощение канцелярского труда. ИС офисной автоматизации в основном охватывают управление документацией, коммуникации и т.п.

ИС менеджеров среднего звена - для мониторинга (постоянного слежения), контроля, принятия решений и администрирования. Некоторые ИС обеспечивают принятие нетривиальных решений. В случае, когда требования к информационному обеспечению определены не строго, они способны отвечать на вопрос: "что будет, если ...?" На этом уровне выделяют два типа ИС: управленческие (для менеджмента) и системы поддержки принятия решений.

Управленческие ИС имеют небольшие аналитические возможности. Они полезны для ежедневной (еженедельной и т.д.) информации о состоянии дел и периодического составления сводных типовых отчетов.

Системы поддержки принятия решений обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Они имеют более мощный аналитический аппарат с несколькими моделями. Эти системы полезны всем, кто принимает решения.

По характеру использования информации различают информационно-поисковые и информационно-решающие системы.

Информационно-поисковые системы вводят, систематизируют, хранят, выдают информацию по запросам пользователя без сложных преобразований данных.

Информационно-решающие системы осуществляют все операции переработки информации по определенному алгоритму. Среди них проводят классификацию по степени воздействия выработанной информации на процесс принятия решений и выделяют два класса: управляющие и советующие.

Управляющие ИС вырабатывают информацию, на основании которой человек принимает решение. Для этих систем характерны задачи расчетного характера и обработка больших объемов данных.

Советующие ИС вырабатывают информацию, которая принимается человеком к сведению и не превращается немедленно в серию конкретных действий. Эти системы обладают более высокой степенью интеллекта, для них характерна обработка знаний, а не данных.

Технология при переводе с греческого (techne) означает искусство, мастерство, умение, т.е. процессы. Под процессом понимают определенную последовательность действий, направленных на достижение поставленной цели. Процесс определяется выбранной стратегией и реализуется совокупностью различных средств и методов.

Информационная технология - процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества (информационного продукта). Современный этап развития информационной технологии характеризуется внедрением персональных компьютеров и применением телекоммуникационных средств связи.

Принципы компьютерной информационной технологии: интерактивный (диалоговый) режим работы с компьютером; интеграция (стыковка, взаимосвязь) программных средств; гибкость изменения задач и данных.

Технологический процесс переработки информации представляется в виде иерархической структуры. Его уровни (снизу вверх): элементарные манипуляции; действия; операции; этапы. Освоение информационной технологии и ее использование сводятся к следующему. Нужно сначала овладеть набором элементарных манипуляций, число которых ограничено. Из их различных комбинаций составляются действия, а из действий, также в разных комбинациях, составляются операции, которые определяют технологический этап. Совокупность технологических этапов образует технологический процесс (технологию).

Информационные продукты, как никакие другие виды материальных товаров, имеют чрезвычайно высокую скорость сменяемости новыми видами или версиями. Периоды сменяемости колеблются от нескольких месяцев до одного года. Неудачи с внедрением информационной технологии обычно связывают с несовершенством технических средств, тогда как основной причиной неудач является отсутствие или слабая проработанность методологии использования информационной технологии.

Информационные технологии классифицируются по типам ИС.

Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне исполнительской деятельности персонала невысокой квалификации целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций. Основные компоненты: сбор, обработка, хранение данных, создание отчетов (документов).

Обработка данных включает типовые операции: классификация или группировка; сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность записей; вычисления, включающие математические и логические операции; укрупнение (агрегатирование), служащее для уменьшения количества данных и реализуемое в форме расчетов итоговых или средних значений.

Информационная технология управления ориентирована на работу при худшей структурированности решаемых задач. Информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. Решаются следующие задачи: оценка планируемого состояния объекта управления; оценка отклонений от планируемого состояния; выявление причин отклонений; анализ возможных решений и действий.

Информационная технология автоматизированного офиса - для организации и поддержки коммуникационных процессов как внутри фирмы, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией. Основные компоненты: текстовый и табличный процессоры, электронная почта и т.п.

Информационная технология поддержки принятия решений организует взаимодействие человека и компьютера. Выработка решений происходит в результате циклического процесса, в котором участвуют: система поддержки принятия решений в роли вычислительного звена и объекта управления; человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный результат вычислений на компьютере. Ее отличительные характеристики: ориентация на решение плохо структурированных (слабо формализованных) задач; - сочетание традиционных методов доступа и обработки компьютерных данных с возможностями математического моделирования; направленность на непрофессионального пользователя; высокая адаптивность - приспосабливаемость к особенностям используемого технического и программного обеспечения, требованиям пользователя.

В состав системы поддержки принятия решений входят три главных компонента: база данных, база моделей и программная подсистема, которая состоит из системы управления базой данных (СУБД), системы управления базой моделей (СУБМ) и системы управления интерфейсом (взаимодействием между пользователем и компьютером).

Существует множество типов моделей и способов их классификации: по цели использования, области возможных приложений, способу оценки переменных и т.п. По цели использования модели подразделяются на оптимизационные и описательные, описывающие поведение соответствующей системы.

По способу оценки модели классифицируются на детерминистские, использующие оценку переменных одним числом при конкретных значениях исходных данных, и стохастические, оценивающие переменные несколькими параметрами, когда исходные данные заданы вероятностными характеристиками. Детерминистские модели более популярны, чем стохастические, они менее дорогие, их легче строить и использовать, с их помощью получается достаточная информация для принятия решения.

По области возможных приложений модели разделяются на специализированные, используемые только одной системой, и универсальные - для использования несколькими системами. Специализированные модели более дорогие, они обычно применяются для описания уникальных систем и обладают большей точностью.

Система управления интерфейсом во многом определяет эффективность и гибкость информационной технологии. Интерфейс характеризует: язык пользователя; язык сообщений компьютера, организующий диалог на экране дисплея; знания пользователя.

Язык пользователя - это те действия, которые пользователь производит в отношении системы путем использования возможностей клавиатуры, "мыши" и т.п. Наиболее прост язык пользователя в форме входных и выходных документов. Выведя на экран входную форму (документ), пользователь заполняет его необходимыми данными и вводит в компьютер. Система поддержки принятия решений производит необходимый анализ и выдает результаты в виде выходного документа установленной формы. Значительно возрастает популярность визуального интерфейса. С помощью манипулятора "мышь" пользователь выбирает представленные ему в форме картинок на экране объекты и команды, реализуя таким образом свои действия. Ожидается появление систем поддержки принятия решений, использующих речевой ввод информации.

Язык сообщений - это то, что пользователь видит на экране дисплея (символы, графика, цвет), данные, полученные на принтере, звуковые выходные сигналы и т.п.

Важный показатель эффективности используемого интерфейса - форма диалога между пользователем и системой. Распространены следующие формы диалога: запросно-ответный режим, командный режим, режим меню, режим заполнения пропусков в выражениях, предлагаемых компьютером. Каждая форма в зависимости от типа задачи, особенностей пользователя и принимаемых решений имеет свои достоинства и недостатки.

Знания пользователя - это то, что пользователь должен знать, работая с системой. К ним относятся не только план действий, находящийся в голове пользователя, но и учебники, инструкции, справочные данные, выдаваемые компьютером.

Наибольший прогресс среди компьютерных ИС отмечен в области разработки экспертных систем, основанных на использовании искусственного интеллекта. Экспертные системы дают возможность менеджеру или специалисту получать консультации экспертов по любым вопросам, о которых этими системами накоплены знания. Основные компоненты информационной технологии, используемой в экспертной системе: интерфейс пользователя, база знаний, интерпретатор, модуль создания системы.

Сходство информационных технологий, используемых в экспертных системах и системах поддержки принятия решений, состоит в том, что обе они обеспечивают высокий уровень поддержки принятия решений. Однако имеются и существенные различия. Решение проблемы в рамках систем поддержки принятия решений отражает уровень ее понимания пользователем и его возможности получить и осмыслить решение. Технология экспертных систем, наоборот, предлагает пользователю принять решение, превосходящее его возможности. Другое отличие указанных технологий выражается в способности экспертных систем пояснять свои рассуждения в процессе получения решения. Часто эти пояснения оказываются более важными для пользователя, чем само решение. Третье отличие связано с использованием нового компонента информационной технологии - знаний.

...