Организационно-экономическая деятельность Государственного архива Кемеровской области

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

архив служба документ законодательство

Введение

Глава 1. Теоретические аспекты оценки состояния Государственного архива Кемеровской области

1.1 Цели, задачи, основные принципы деятельности Государственного архива Кемеровской области

1.2 Анализ законодательства в сфере обеспечения сохранности архивных документов

1.3 Основные нормы Федерального закона РФ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Глава 2. Организационно - экономическая деятельность Государственного архива Кемеровской области

2.1 История образования и развития Государственного архива Кемеровской области

2.2 Современная структура Государственного архива Кемеровской области

2.3 Характеристика состава документов

Глава 3. Предложения по совершенствованию архивной службы города Кемерово

3.1 Постановка и решение вопроса о создании в городе Кемерово дополнительного архивохранилища

3.2 Проект структуры и штатного расписания дополнительного архивохранилища

Выводы и предложения

Библиография

Введение

В системе органов государственного и муниципального управления важную роль играют архивные органы, призванные обеспечивать организацию делопроизводства и ведомственной архивной службы.

Федеральная архивная служба России за последние годы заметно усилила внимание к деятельности местных архивных органов и учреждений, существенно обновляется правовая и нормативная база, налаживается взаимодействие с федеральными органами управления по улучшению ведомственных архивов и делопроизводственных служб.

В первой половине 90 - х годов XX века архивная служба пережила период реформ, одновременно шел процесс разрушения сложившихся связей, резко упала культура делопроизводства, ведомственные архивы ослабили свою работу. В условиях обвальной приватизации, реструктуризации неизбежно часть документов гибла, часть их просто уничтожали, многие оказались бесхозными.

Особенно большой урон нанесен документам по личному составу, что сказывается на исполнении социально - правовых запросов и наносит ущерб интересам граждан. В полной мере оценить масштабы и последствия утраты документов мы сможем только спустя много лет.

Государственный архив Кемеровской области за последние годы заметно активизировал свою работу, об его деятельности знает все большее число жителей, ведется работа по пропаганде документальных богатств.

Архивисты занимают активную позицию в изучении прошлого, восстановление исторической памяти, сохранение и приумножение документальных материалов.

За последние годы произошло значительное обновление состава коллектива, пришла хорошо подготовленная молодежь, способная в новых условиях заметно поднять авторитет профессии, профессиональный уровень в архивном деле.

Цель работы Государственного архива Кемеровской области - обеспечить вечное хранение уникальных документов, запечатлевших историю нашего края, и предоставить каждому, кто в этом заинтересован, возможность воспользоваться ретроспективной информацией по политическим, экономическим, общественным, культурным аспектам российской истории XVIII-XXI вв.

Актуальность темы обуславливается важностью архивной деятельности. На данный момент в городе Кемерово возникла проблема, требующая решения: Государственный архив Кемеровской области почти полностью заполнен документами, существующие площади архивохранилищ в скором времени не позволят принимать на хранение новые документы. Многие организации, пользуясь бесконтрольностью ситуации, уничтожают документы, не передав их на хранение, а в каждом деле - сотни тысяч судеб граждан и не только нашего города.

Объект курсовой работы: Государственное казенное учреждение «Государственный архив Кемеровской области ».

Цель курсовой работы: разработать ряд мероприятий, направленных на развитие Государственного казенного учреждения «Государственный архив Кемеровской области »

Задачи курсовой работы:

рассмотреть теоретические аспекты функционирования Государственного Архива Кемеровской области;

дать анализ деятельности Государственного Архива Кемеровской области;

Разработать мероприятия по улучшению деятельности Государственного Архива Кемеровской области.

Глава 1. Теоретические аспекты оценки состояния Государственного архива Кемеровской области

1.1 Цели, задачи, основные принципы деятельности Государственного архива Кемеровской области

Государственный архив Кемеровской области (официально принятое сокращение - ГАКО)

Государственный архив Кемеровской области в своей деятельности определяет следующие цели:

1. Формирование архивного фонда Российской Федерации;

2. Создание оптимальных условий для комплектования, хранения, учета и использования документов, находящихся в государственной собственности Кемеровской области;

3. Выполнение основных направлений развития архивного дела в Кемеровской области;

4. Совершенствование деятельности Государственного архива Кемеровской области, как архивного учреждения.

К задачам Государственного архива Кемеровской области, актуальным на протяжении всего периода его деятельности, относятся:

1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов архивного фонда Кемеровской области, хранящихся в ГАКО.

2. Комплектование фондов документами, отнесенными к архивному фонду Кемеровской области.

3. Информационное обеспечение органов государственной власти, государственных учреждений и других потребителей, использование и публикация документов, создание информационно - поисковых систем.

4. Ведение научно - исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения и археографии.

Основные принципы, которыми руководствуется Государственный архив Кемеровской области в своей деятельности:

Соблюдение «Закона об архивном деле в Российской Федерации» и административных регламентов по предоставлению архивной информации юридическим и физическим лицам, как государственной услуги;

Ответственность за организацию работы по предоставлению архивной информации и развитие архивного дела в области;

Взаимодействие с органами государственной власти и местного самоуправления по созданию и развитию нормативно - правовой базы деятельности архивных органов и учреждений;

Достижение качественного уровня государственного учета и хранения документов архивного фонда Российской Федерации;

Взаимодействие сотрудничества с государственными и муниципальными архивами Кемеровской области и Российской Федерации;

Обеспечение организационно - методической помощи организациям - источникам комплектования, осуществление контроля за состоянием делопроизводства и архивов в организациях.

Функции ГАКО:

Архив в соответствии с возложенными на него задачами:

- Осуществляет мероприятия по оказанию помощи органам государственной власти, государственным организациям, образовательным и научным учреждениям в развитии исторического краеведения, областной и городской геральдики и символики, генеалогии и других вспомогательных и исторических дисциплин.

- Периодически представляет в каталог архивного управления Кемеровской области необходимые сведения об изменениях в составе и объеме фондов ГАКО для государственного учета документов архивного фонда Кемеровской области.

- Осуществляет мероприятия по улучшению физического состояния документов, проводит их реставрацию, консервацию, страховое копирование, а также ведет выявление и учет особо ценных документов.

- Разрабатывает, в установленном порядке ведет списки государственных организаций и иных собственников, документы которых подлежат передаче на постоянное хранение в ГАКО, организует отбор и осуществляет прием документов на постоянное хранение.

- Принимает в установленном порядке меры к пополнению ГАКО документами, находящимися в собственности негосударственных организаций, общественных объединений и граждан, к выявлению и получению из зарубежных и других российских архивов, коллекций, отделов рукописей библиотек, музеев, научных учреждений подлинников и копий архивных документов своего профиля.

- Осуществляет в пределах делегированных архивным управлением Кемеровской области полномочий организационно - методическое руководство деятельностью ведомственных и межведомственных архивов и контроль за организацией документов в делопроизводстве государственных организаций - источников комплектования, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений с ними; оказывает необходимую методическую и практическую помощь по вопросам государственного учета и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Кемеровской области государственным музеям и библиотекам.

- Совместно с органами государственной власти области и архивным управлением участвует в мероприятиях по совершенствованию и развитию сети ведомственных архивов, совершенствованию их работы по улучшению организации документов в делопроизводстве на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

- Изучает общественные потребности в ретроспективной документальной информации, проводит в установленном порядке работу по рассекречиванию документов, хранящихся в фондах ГАКО; информирует органы государственной власти, другие заинтересованные организации о документах ГАКО для использования в практических, научных и социально - экономических и других целях.

- Исполняет запросы организаций и граждан Российской Федерации, зарубежных организаций и иностранных граждан по документам ГАКО в установленном порядке, в том числе на договорных началах, выдает им справки социально - правового характера, представляет документы или их копии, информационные базы данных, архивные справочники для изучения в читальном зале ГАКО.

- В установленном порядке заключает договоры на использование архивных документов в коммерческих целях. Организует документальные выставки, в том числе с другими организациями, информирует о документах ГАКО через средства массовой информации, путем рассылки информационных материалов и иным способом.

- Оказывает платные услуги юридическим лицам в выполнении работ по обеспечению сохранности, упорядочиванию и использованию документов, а также оказывает платные услуги за дополнительные работы и услуги, связанные с исполнением запросов социально - правового характера, оформлением архивных справок и копий документов.

- С учетом потребностей использования документов создает банки и базы данных, традиционные виды архивных справочников для обеспечения поиска информации.

- Осуществляет самостоятельно или с участием научных или иных организаций подготовку к изданию и организацию издания документальных публикаций, справочно - информационной и историко - краеведческой литературы.

- Проводит совместно с научными учреждениями или самостоятельно научные исследования по архивоведению и документоведению, внедряет их результаты в практику работы ГАКО; принимает участие в работе научно - методического совета архивных учреждений Сибирского округа.

- Разрабатывает и внедряет методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве; проводит стажировки работников ведомственных архивов и делопроизводственных подразделений организаций; осуществляет мероприятия по развитию научно - технической информации по проблемам архивного дела.

- ГАКО оказывает по поручению архивного управления Кемеровской области научно - методическую и консультативную помощь архивным органам и учреждениям муниципальных образований области.

- На основе государственных программ развития архивного дела, отраслевых и целевых программ составляет планы развития архивного дела в ГАКО, утверждаемые архивным управлением Кемеровской области.

- Представляет отчеты о выполнении планов развития архивного дела в архивное управление Кемеровской области.

- Принимает меры по комплексному решению вопросов улучшений условий труда, быта сотрудников архива, их социальной защите.

- Своевременно и внимательно рассматривает поступившие от организаций и граждан предложения и заявления; принимает меры к устранению недостатков в работе архива и его структурных подразделений.

Финансирование и материально - техническое обеспечение Государственного архива Кемеровской области осуществляется за счет средств областного бюджета.

Органы государственной власти и местного самоуправления обеспечивают соответствующие архивные органы и архивные учреждения зданиями и помещениями, отвечающими установленным требованиям сохранности документов Архивного фонда Кемеровской области.

Имущество, в том числе недвижимое, закрепляется за архивным учреждением на праве оперативного управления. Государственный архив Кемеровской области в соответствии с целями своей деятельности, заданиями собственника и назначением имущества осуществляют право владения, пользования и распоряжения им [5].

Основной задачей Государственного архива Кемеровской области является долгосрочная сохранность документов, но для этого недостаточно тех мероприятий, которые осуществляются в данном учреждении. Существуют проблемы в архивной сфере, которые необходимо решать Росархиву, архивным органам субъектов Российской Федерации и муниципальных образований для выполнения одной из важнейших задач архивной отрасли - сохранение и пополнение документального наследия Российской Федерации.

На данный момент госархив заполнен документами на 89 %, в связи с тем, что в нем хранятся не только документы временного срока хранения (75 лет), но и документы постоянного срока хранения, которые не подлежат уничтожению. В результате того, что госархив пополняется документами постоянно, возникает необходимость создать в г. Кемерово дополнительное архивохранилище. В данной курсовой работе будет внесено предложение по его созданию.

1.2 Анализ законодательства в сфере обеспечения сохранности архивных документов

Архивы недостаточно собрать - не менее важно обеспечить сохранность документов. К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране насыщена безвозвратной гибелью документов. Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень частое безответственное, бездумное отношение к документам, в том числе и со стороны государства, выступавшего в качестве организатора «макулатурных кампаний» [6, с.58]. Среди граждан также бытует мнение о «бес-полезности бумаг», о «пыльном архиве» как о чем-то ненужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необ-ходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социаль-ное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архи-вов.

К сожалению, в 1990-е годы XX века были утрачены многие ценные документы ликвидируемых фирм, банков, в том числе и документы по личному составу, необхо-димые для защиты прав и интересов их со-трудников.

Но ведь архивы это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей стра-ны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или о ком-либо. Нет ничего страшнее, чем потерять память, за-быть свои корни - это в равной мере страш-но и для отдельного человека, и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 20-х годов XX в. - «Сохраняйте архи-вы!» - столь же актуален сегодня.

Необходимость сохранения архивных до-кументов и ответственность за их гибель зак-реплена в законе.

Одним из первых специальных Законо-дательных актов по проблемам зашиты архи-вных документов стал Закон СССР от 29 октября 1976 года «Об охра-не и использовании памятников истории культуры». Закон подчеркивал, что памятники истории и куль-туры являются достоянием народа и состав-ляют неотъемлемую часть мирового культур-ного наследия. К числу этих памятников за-кон относит и документальные памятники.

В Основах законодательства РФ «Об Архивном фонде РФ и архивах» (ст.16) ска-зано: «Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российс-кой Федерации, обязаны обеспечивать их сохранность. На особо ценные и уникаль-ные архивные документы создаются стра-ховые копии». Таким образом, учреждение обязано сохранять документы независимо от формы собственности на них.

Вопросы ответственности за несоблюдение архивного законодательства не входят в компетенцию ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Вопросы ответственности - это компетенция уголовного, гражданского и административного законодательства. Поэтому в Федеральном законе об архивном деле есть только ссылка на то, что ответственность за несоблюдение законодательства об архивах устанавливается уголовным, гражданским, административным и иным законодательством Российской Федерации. В уголовном законодательстве есть соответствующая статья, которой установлена ответственность за контрабанду и порчу документов.

В новой редакции Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях есть специальная статья 13.20, которой установлена ответственность. К сожалению, ответственность небольшая. Она устанавливает, что граждане, виновные в несоблюдении законодательства, правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, могут быть привлечены к ответственности в виде штрафа на сумму от 1 до 3 МРОТ, должностные лица - от 3 до 5 МРОТ. Конечно, хотелось бы, чтобы ответственность была более суровой, потому что можно, например, сравнить: если самовольно порубишь лес или кустарник, то предусмотрена ответственность для должностного лица в размере 60 или 70 МРОТ. Получается, что кустарник важнее, чем архивный документ? В Кодексе Российской Федерации об административных правонарушениях не установлена ответственность юридических лиц, а только граждан и должностных лиц. А почему юридическое лицо не может нести ответственность, если принято коллективное решение, например советом директоров? К сожалению, такая практика существует в правовом сознании не только граждан, но и многих руководителей в нашей стране.

Одной из важных и достаточно эффек-тивных мер по обеспечению сохранности Архивного фонда страны является установ-ление уголовной ответственности за особо серьезные правонарушения в этой сфере.

В сфере архивного дела применялись и нормы уголовного права, содержавшие-ся в главе 7 УК РСФСР «Должностные преступления». Уголовный кодекс Российской Федера-ции, вступивший в действие с 1 января 1997 года, в отличие от прежнего более прогрессивен. Наряду с сохранением статей, предус-матривающих ответственность за контра-банду, утрату документов, содержащих го-сударственную тайну, похищение или по-вреждение документов и ряда других, в ко-декс включены и новые нормы, непосред-ственно затрагивающие сферу интересов архивов.

Однако законодатель нигде прямо не выделяет такие понятия, как «архив», «архивный фонд», «архивный документ». Нормы опять имеют обобщающий характер и распространяют свое действие, например, на все предметы, имеющие особую ценность, или памятники истории и культуры вместе взятые.

Если вкратце остановиться на характе-ристике основных уголовно-правовых норм, то, наверное, особое значение имеют те из них, которые устанавливают ответствен-ность за деяния, приводящие к полной или частичной утрате архивных документов. Подобные преступления представляют для общества огромную опасность, нанося каж-дому из нас невосполнимый духовный урон.

Среди введенных в кодекс новых норм нельзя не выделить ст.164 УК РФ, уста-навливающую ответственность за хищение предметов или документов, имеющих осо-бую историческую, научную, художествен-ную или культурную ценность.

Пленум Верховного суда РФ в Постанов-лении от 25.04.1995 № 5 «О некото-рых вопросах применения судами законода-тельства об ответственности за преступ-ления против собственности» разъяснил, что «особая историческая, научная или культурная ценность похищенных предме-тов или документов определяется на осно-вании экспертного заключения с учетом не только их стоимости в денежном выраже-нии, но и значимости для истории, науки, культуры» [7, с.96]. Несмотря на то, что в самом законе и в толкующем его постановлении Пленума Верховного суда нет конкретного упоминания об архивных документах как предметах хищения, положения данной ста-тьи могут распространяться на лиц, со-вершивших хищения из архивных учрежде-ний. Для квалификации преступления по ст.164 УК РФ не имеет значения, каким способом совершено хищение названных в ней предметов или документов - кражей, мошенничеством, грабежом, разбоем, при-своением или растратой.

Субъектами этого преступления могут быть как лица, имеющие непосредственное отно-шение к архивам (сотрудники, исследова-тели), так и не имеющие такого отношения (например, похитивший документы посети-тель какой-нибудь выставки). Мера нака-зания, предусмотренная санкцией части 1 этой статьи, - от 6 до 10 лет лишения свободы с конфискацией имущества или без таковой. Если же хищение совершено груп-пой лиц по предварительному сговору или организованной группой, или неоднократ-но, или повлекло за собой уничтожение, порчу документов, то мера наказания назначается от 8 до 15 лет лишения свободы с конфискацией имущества.

Непосредственное отношение к обеспе-чению сохранности архивных документов имеет и ст.243 УК РФ, устанавливаю-щая ответственность за уничтожение или повреждение памятников истории и куль-туры. Предметом этого преступления, на-ряду с иными видами памятников истории и культуры, могут быть и документы, имею-щие историческую и культурную ценность.

Под уничтожением закон имеет в виду приведение архивного документа в полную негодность, в состояние, при котором он навсегда утрачивает свою ценность и не может использоваться по назначению. По-вреждение означает существенное измене-ние документа путем удаления каких-либо его частей, фрагментов, заметное не только специалистам, но и другим лицам. Способ уничтожения или повреждения не имеет значения для квалификации действий ви-новного лица. Такое преступление может совершаться только умышленно. Неосторожное совершение по-добных действий исключает ответственность по данной статье. Субъект этого преступ-ления - любое лицо, достигшее 16-летнего возраста. Должностные лица могут к тому же дополнительно нести уголовную ответ-ственность по статьям 285 «Злоупотребле-ние должностными полномочиями» и 286 «Превышение должностных полномочий» УК РФ.

Обеспечение сохранности архивов и архивных фондов - важная государственная задача, определенная как приоритетное направление деятельности в подпрограмме «Архивы России» федеральной целевой программы «Культура России (2001-2005 годы)», утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 14.12.2000 № 955 [8].

Решение этой сложной задачи обеспечивается за счет комплексного подхода, включающего в себя правовые, организационные, научно-методические и технические аспекты сохранения документов.

Для сохранности архивных документов нужно предусматривать не усиление наказаний, а улучшение фи-нансирования архивных учреждений. Это, в свою очередь, позволит укрепить материаль-но-техническую базу архивов, оснастить их современными средствами охраны, повысить социальную защищенность работников. Необходимо усилить контроль за движением фондов и дел, соблюдением тре-бований по организации их хранения и по-рядка выдачи из архивохранилищ.

1.3 Основные нормы Федерального закона РФ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, независимо от их формы собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации.

Данным законом разграничены полномочия РФ, ее субъектов и муниципальных образований в области архивного дела, определены архивные документы, относящиеся к разной форме собственности, особенности правового положения этих документов, а также обязанности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами.

Значительное внимание уделено вопросам доступа граждан и организаций к архивным документам, их использования, а также международного сотрудничества в области архивного дела, включая порядок вывоза архивных документов за пределы Российской Федерации и их ввоза в РФ.

Первой особенностью нового Федерального закона является форма документа. Ранее были Основы законодательства, теперь - Федеральный закон. Исходя из этого, в законе более детально проработаны вопросы организации архивной работы по всем направлениям. В Основах законодательства работе с архивными документами посвящен всего один раздел - «Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов». Он включал пять статей. В законе этому посвящено три самостоятельных раздела: «Хранение и учет архивных документов», «Комплектование архивов архивными документами», «Доступ к архивным документам и их использование». Таким образом, с точки зрения объема содержащейся информации новый закон более чем в два раза расширяет содержание, определения, термины и характеристики тех или иных вопросов работы с архивными документами по сравнению с Основами законодательства.

Вторая отличительная особенность - сфера применения нового закона. Ранее действовали Основы законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, название нового Федерального закона - «Об архивном деле в Российской Федерации». Изменение названия не является простой заменой слов. В нашей стране специальных научных исследований о количестве образующихся в стране документов давно не проводилось.

Новый закон затрагивает вопросы сохранности, учета, использования и документов Архивного фонда, и других архивных документов. Например, документы, которые отражают отношение работника и работодателя - трудовые книжки, кадровые дела. Справки для личного состава выдаются именно по ним. Для них и некоторых других документов в новом законе установлены сроки хранения.

В нашей стране фактически весь основной объем архивных документов предшествующей истории хранится в государственных и муниципальных архивах. Это та часть историко-культурного наследия, которая не подлежит приватизации, не может быть объектом купли-продажи и иных сделок, могущих привести к отчуждению этих документов из государственной и муниципальной собственности. Из приватизационного процесса все эти документы изъяты. Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» подтвердил норму, зафиксированную еще в прежних законодательных актах об архивном деле 1993-1994 годов, распространив ее, в том числе, и на муниципальные архивы. Государство не вправе снимать с себя обязанности по их содержанию.



Глава 2. Организационно - экономическая деятельность Государственного архива Кемеровской области

2.1 История образования и развития Государственного архива Кемеровской области

В момент образования госархива Кемеровской области, архивная служба находилась в подчинении НКВД СССР.

Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 26.01.1943 г. Кемеровская область была выделена из состава Новосибирской области [9]. Тогда же встал вопрос об образовании областного архива.

С момента образования Кемеровской области создаётся областной архив с целью создания базы для сосредоточения документов, отражающих историю Кузбасса.

В сентябре 1943 года исполнительный комитет Кемеровского облсовета принял решение № 555 «Об организации отдела госархива УНКВД по Кемеровской области»[10].

Практическую работу областной госархив развернул в 1944 г. На территории вновь выделившейся Кемеровской области не было ни одного более или менее крупного государственного архива, который функционировал, кроме Кемеровского госархива. 11-20 апреля 1944 г. были организованы городские и районные государственные архивы Кемеровской области [11].

Свою работу областной архив развернул на базе Кемеровского госархива, материалы которого находились на расстоянии 12 км от города в помещении кочегарки. Были приняты все меры к тому, чтобы все эти материалы перебросились на территорию города Кемерово во вновь отведенное здание [12].

К концу 1944 года Кемеровский облгосархив занимал половину 2-х этажного каменного здания, арендуемого у коксохимзавода, общей площадью 148 кв. м. Помещение было сухое, теплое и вполне приспособленное для хранения документов. Окна первого этажа были снабжены железными решетками. Круглосуточно дежурила сторожевая охрана. Архив был загружен документальными материалами на 30 %.

Кемеровский областной госархив начал свою работу в трудные годы военного времени. В этот период было, естественно, засекречивание определенных видов документов, право доступа к которым предоставлялось лишь при получении разрешения в органах УНКВД. Был организован отдел секретных фондов при государственном облгосархиве.

За первые 7 лет практической работы Государственного архива Кемеровской области в развитии архивного дела были достигнуты определенные успехи. Облгосархив имел в своем распоряжении помещение, в его хранилищах находилось 324 фонда, в которых было 69180 единиц хранения.

К 1950 г. была улучшена работа по концентрации, использованию и сохранности документальных материалов в государственных и ведомственных архивах области. Однако, в работе государственных и ведомственных архивах сохранились крупные недостатки, так как не были выявлены и не сконцентрированы в гос. архивах многие документальные материалы городов: Сталинска (ныне Новокузнецк), Прокопьевска, Гурьевска и др., а собранные в архивах материалы не использовались в практических целях. Руководители предприятий и учреждений области не принимали необходимых мер обеспечения надлежащих условий хранения документальных материалов, в следствии чего они приходили в негодность или вовсе уничтожались [13].

Местные органы государственного управления в лице Архивного отдела Кемеровского облсовета постоянно контролировали деятельность госархивов действовавших на территории области.

К 1955 г. помещения Государственного архива Кемеровской области уже были загружены на 95%. К концу 50-х годов возникла необходимость в предоставлении облгосархиву новых помещений.

Прекращение облгосархивом приема документов на хранение из-за отсутствия помещения от городских и райархивов практически полностью затормозило развитие архивного дела в области. Это объясняется тем, что городские районные архивы не могли сдать в облгосархив уже подготовленные документы.

В начале 60-х годов областной архив расширил наконец свои производственные площади. Новое здание Государственного архива Кемеровской области было принято гогскомиссией в эксплуатацию 2 марта 1963 г. с общей оценкой «удовлетворительно». Здание для работы архива оказалось мало пригодным: отсутствовало секретное хранилище, не было помещения для приема и архивно-технической обработки документов, неудачная планировка рабочих помещений, негде было разместить микрофотолабораторию [14].

Таким образом, вновь построенное здание практически не отвечало современным требованиям работы облархива.

В 1980 г. было завершено строительство нового здания облгосархива. Оно было принято в эксплуатацию в ноябре 1980 г. [15].

Ввод нового здания Государственного архива Кемеровской области расширил площадь его архивохранилишь до 742,5 кв.м.[16]. Это позволило облархиву активно проводить прием документов на хранение из городских и районных архивов и предприятий

В 1984 году было утверждено новое положение о Государственном архиве Кемеровской области. В нем говорилось: «Государственный архив Кемеровской области входит в единую систему учреждений Главного архивного управления при СовМине РСФСР и непосрдственно подчиняется архивному отделу исполкома Кемеровского областного совета народных депутатов. Основными задачами госархива Кемеровской области являются: обеспечение сохранности документов ГАФ СССР, хранящихся в архиве; планомерное комплектование архива документами своего профиля; проведение работ по созданию и совершенствованию научно-справочного аппарата к документам ГАФ СССР, хранящимися в архиве, развитие системы архивных справочников, внедрение автоматизированных систем поиска информации.[17].

Руководствуясь положением о Государственном архиве Кемеровской области от 1984 г., архивные учреждения области активизировали свою работу, направленную на улучшение качества сбора, хранения и использования документальных материалов.

После ликвидации КПСС произошли изменения в статусе существовавших самостоятельно партийных архивов. В одних краях и областях они сохранили свою автономию, изменив название, в других. Как в Кузбассе, объединились с Государственными архивами,

С объединением фондов облархивов (ПАКО и ГАКО) произошло становление единого архивного фонда Кузбасса.

Так, в начале 90-х годов коренным образом изменилась структура архивной службы страны, а вместе с ней и ГАКО. Для 90-х годов характерна активизация основных направлений деятельности ГАКО. Ежегодно на постоянное хранение поступает в среднем 6000-8000 дел. За последние 10 лет в состав находившихся на хранении документов пополнился новыми фондами.

В связи с политическими, социально-экономическими и другими изменениями произошедшими в России за последние годы на хранение в ГАКО стали, поступать документы специфического характера. В 1996-1997 годах, исполняя Указ Президента Российской Федерации от 24 августа 1991 г. «Об архивах Комитета государственной безопасности СССР» УФСБ по Кемеровской области передача на постоянное хранение так называемый фильтрационный фонд. Это, во первых, трофейные немецкие (с переводом на русский язык) личные карточки на советских граждан, бывших в плену и угнанных в Германию в период второй мировой войны. К этой же группе учетных материалов относится учетные карточки на бывших в окружении, в плену, в зонах фашистской оккупации или репатриированных из-за границы советских граждан [18].

Таким образом, в формировании архивного фонда Кемеровской области можно выделить несколько этапов:

Сентябрь 1943 г. - Исполнительный комитет Кемеровского областного совета принимает решение № 555 «Об организации отдела госархива УНКВД по Кемеровской области»;

1952 г. - был открыт филиал Кемеровского областного архива в г. Новокузнецке;

В 1984 г. - утверждено новое положение о государственном архиве Кемеровской области согласно которому госархив Кемеровской области входит в единую систему учреждений Главного архивного управления при СовМине РСФСР;

Сентябрь 1991 г. - создана комиссия по передаче архива Кемеровского обкома КП РСФСР в ведение ГАКО. По решению президиума Кемеровского облсовета № 215 от 9 сентября 1991 г. партархив перестал существовать как самостоятельная единица.

Несмотря на разнообразие состава документов органов власти, управления, общественных организаций и производственных структур, и богатство содержащейся в них информации государственный архивный фонд существенно обогащается за счет поступления на государственное хранилище документов личного происхождения.

Таким образом, приведенные сведения о развитии Государственного архива Кемеровской области позволяют наиболее полно охарактеризовать в каких трудных условиях начиналась архивная служба области и как архив активизировал свою работу, направленную на улучшение качества сбора, хранения и использования документов.



2.2 Современная структура Государственного архива Кемеровской области

Современная структура Государственного архива Кемеровской области, согласно штатному расписанию на 2003 г, приобрела тот самый вид, который существует и по настоящее время.

Структурные подразделения ГАКО включают:

Аппарат управления

Отдел комплектования

Отдел обеспечения сохранности документов

Отдел информационно - поисковых систем

Отдел информации

Техническая группа

Обслуживающий персонал

- В аппарат управления входит директор, который представляет архив в отношениях с другими организациями и осуществляет руководство архивом; заместитель директора по вопросам административно - хозяйственной работы, занимающийся материально - техническим обеспечением учреждения и главный хранитель фондов, который ведет государственный учет документов архива и представляет в соответствующие учреждения государственной архивной службы по установленным формам сведения о хранящихся в архиве документах.

- Отдел комплектования осуществляет комплектование госархива документами учреждений, организаций и предприятий области, ведет прием документов личного происхождения, документальных памятников истории и культуры, поступивших в собственность государства; осуществляет организационно - методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий области, участвует в мероприятиях по совершенствованию работы ведомственных архивов, повышению квалификации работников делопроизводственной и архивной служб, готовит к согласованию архивным органам нормативные документы для организации работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб организаций (инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, положения об архивах и т. п.). Отдел комплектования возглавляет Заведующая отделом и работают специалисты высокого уровня, это главные архивисты.

- Отдел обеспечения сохранности документов осуществляет хранение документов, находящихся в госархиве, проводит реставрацию и консервацию, страховое копирование документов, хранящихся в госархиве. Отделом обеспечения и сохранности документов руководит Заведующий отделом и в его подчинении главные хранители.

- Отдел информационно - поисковых систем проводит работу по созданию и совершенствованию системы научно - справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в госархиве, на основе научной разработки архивных фондов, развитие системы архивных справочников. Возглавляет этот отдел Заведующая отделом и помогают ей в работе главные архивисты

- Отдел информации организует всестороннее использование хранящихся в архиве документов: занимается публикацией документов архива по актуальной тематике, информирует высшие органы государственной власти и заинтересованные государственные и общественные организации о документах архива по актуальным проблемам, выполняет их запросы, выдает им копии документов, а гражданам области и других районов страны - справки социально - правового характера, предоставляет документы для изучения в читальном зале архива, организует документальные выставки, использует для информации о документах печать, телевидение, кино, радио; проводит изучение общественных потребностей в ретроспективной документальной информации и эффективности использования документов архива; осуществляет с участием других научных учреждений подготовку к изданию сборников документов по актуальной тематике, путеводителей и других справочников о составе и содержании документов архива. Отделом информации руководит Заведующая отделом с исследователями работают археографы.

- Техническая группа оказывает помощь учреждениям на договорных началах в выполнении работ по обеспечению сохранности, упорядочению документов, разработке нормативно - методических пособий. Техническую группу возглавляет Заведующая группы, в которую входят архивисты не имеющие высокого квалификационного разряда.

- Обслуживающий персонал обеспечивает жизнеобеспечение управления.

2.3 Характеристика состава документов

Сегодня фонд Государственного архива Кемеровской области - это около 1, 5 млн единиц хранения, самые древние документы относятся ко второй половине XVIII века, а также 764048 единиц хранения по личному составу, 617753 дел управленческой документации, 6510 документов личного происхождения, 2709 дел научно - технической документации и 11376 фото документов.

Архивные фонды Кузбасса - это часть нашего культурно - исторического наследия, документальная память многих поколений жителей Кузнецкого края.

В составе фондов Государственного архива Кемеровской области сосредоточены документы по истории государственного, экономического и социально - культурного развития Кузбасса, в их числе документы дореволюционного периода (8 тыс. единиц хранения), научно - технические документы, документы личного происхождения, фотодокументы, документы КПСС.

Самый ранний документ архива - дело об организации Ямской гоньбы для связи между станциями от Мунганта до Салаира относится к 1786 году.

В документах дореволюционного периода отражена история зарождения угольной, металлургической и золотодобывающей промышленности в 18 - 19 вв.

Документы советского периода рассказывают о восстановлении промышленности Кузбасса в первые годы Советской власти, строительстве химических заводов, шахт и электростанций.

В фондах архива имеются документы о создании первых коммун, о коллективизации сельского хозяйства, организационно - техническом укреплении колхозов, классовой борьбе в период коллективизации, создании МТС и совхозов.

Фонды личного происхождения представлены документами коллекции воспоминаний участников гражданской войны в Кузбассе и фондами творческих работников, журналистов и деятелей искусств: П. Г. Князева, Е. С. Буравлева, Р. Ф. Лобановой.

За дореволюционный период имеются отдельные фотографии старых рудников и шахт, виды улиц городов Мариинска и Щегловска, репродукция Кузнецкой крепости XVIII в.

Советский период представлен копиями фотографий первых уездных съездов Советов, политических и общественных деятелей первых лет Советской власти, фото С. Ю. Рутгерса - голландского коммуниста, одного из основателей в 1922 году Автономной индустриальной колонии «Кузбасс», строителей Кузнецкого металлургического завода, первых рационализаторов и изобретателей угольной и машиностроительной промышленности, передовых строителей, тружеников села.

В 1991 году фотофонды архива пополнились фотодокументами о забастовке шахтеров Кузбасса [21].

В Государственный архив Кемеровской области поступают документы областного значения (шахты, крупные предприятия, областные больницы, областные учреждения культуры, университеты).

Документы по основной деятельности со сроком хранения постоянно - это приказы по основной деятельности предприятий, планы, отчеты, штатное расписание, бухгалтерские балансы, сметы, специфичные документы предприятия, которые несут историческую ценность о нем.

Документы по личному составу предприятий, которые хранятся 75 лет. Это приказы по личному составу (прием, увольнение, перемещение, поощрения работников), личные карточки и личные дела уволенных работников, лицевые счета, списки о несчастных случаях, если таковые имеются и невостребованные трудовые книжки, т. е. это те документы, которые могут в дальнейшем подтвердить трудовой стаж работников этого предприятия.

Документы личного происхождения - это документальные материалы, отложившиеся в результате жизни и деятельности отдельного лица, семьи и рода. В состав документов личного происхождения входят:

письменные (биографические деловые документы: метрики, загран. паспорта, грамоты, анкеты, дипломы, свидетельство о браке и др; письма, дневники, записные книжки, воспоминания, произведения фондообразователя)

графические (рисунки фондообразователя, фотографии (личные, семейные, видовые), кинопленки, заснятые фондообразователем)

звукофиксирующие (пластинки с записями голоса, игры. Пения музыкальных произведений, магнитофонные и иные звукозаписи).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис.2. Видовой состав документов Государственного архива Кемеровской области на 01.12.2007г.



Глава 3. Предложения по совершенствованию архивной службы города Кемерово

3.1 Постановка и решение вопроса о создании в городе Кемерово дополнительного архивохранилища

Проблемы в архивной сфере, о которых шла речь в 1 главе данной курсовой работы, существуют и в городе Кемерово. На данный момент госархив заполнен документами на 89 %, в связи с тем, что в нем хранятся не только документы временного срока хранения (до 75 лет), но и документы постоянного срока хранения, которые не подлежат уничтожению. В результате того, что госархив пополняется документами постоянно, возникает необходимость:

- строительства новых хранилищ, выделения дополнительных помещений;

- укрепления материально-технического, финансового и кадрового обеспечения деятельности архива.

Для практического решения данных проблем и реализации норм Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» предлагается создать в городе Кемерово дополнительное архивохранилище.

С момента создания дополнительного архивохранилища функции регулирования и развития архивного дела на территории области, которые одновременно выполняет в настоящее время Государственный архив Кемеровской области, будут разделены.

Дополнительному архивохранилищу будут переданы функции по обеспечению сохранности и использования документов по личному составу ликвидированных, реорганизованных предприятий, организаций города и в целях полного удовлетворения социально-правовых интересов граждан.

Государственный архив Кемеровской области, оставит за собой следующие функции:

1. Формирование, организация обеспечения сохранности и использования документов Архивного фонда РФ.

2. Планирование развития архивного дела на территории города.

3. Контроль исполнения архивного законодательства в городе.

4. Анализ состояния и регулирование развития архивного дела в городе.

5. Оказание организационно-методической помощи предприятиям в пределах области в сфере архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

6. Разработка и ведение списков организаций - источников комплектования.

7. Организация комплектования документами постоянного срока хранения, личного происхождения, фото - и видеодокументами.

8. Информационное обеспечение отделов, управлений администрации, организаций и предприятий области.

9. Использование и публикация документов, создание информационно-поисковых систем, баз данных о документах архивного фонда в интересах экономического и социально-культурного развития области.

10. Ведение учета документов и предоставление в установленном порядке сведений в архивное управление Кемеровской области.

Сложность в определении верного решения по вопросу создания дополнительного архивохранилища состоит в том, что невозможно взять за основу уже готовые документы, слегка их доработать и запустить в действие. Все проекты документов предлагаемого госархива необходимо продумывать, прорабатывать самостоятельно.



3.2 Проект структуры и штатного расписания дополнительного архивохранилища

В зависимости от возложенных на архивохранилище задач и функций, а также объема выполняемых работ устанавливается структура архивного учреждения.

Коллектив архива с целью разделения задач и функций может быть поделен на отделы или сектора. Предлагаемый вариант построения структуры архивохранилища:

В учреждении помимо отделов, можно создать коллегиальные совещательные орга-ны, в работе которых будут принимать учас-тие сотрудники всех отделов, а также приглашенные специалисты, ученые из других учреж-дений. К таким органам, например, относятся:

- экспертно-проверочная комиссия - решает вопросы экспертизы ценности документов и разработки на-учно-методического обеспечения деятельности учреждения;

- научный совет учреждения - координирует исследователь-скую и издательскую работу.

Кроме того, для реализации отдель-ных издательских проектов в учреждении мо-гут создаваться временные трудовые коллективы.

Под необходимой штатной численностью работников понимается численность, позволяющая эффективно и качественно выполнять в полном объеме работы по комплектованию, учету, обеспечению сохранности и использованию документов в архиве, а также организационные и управленческие функции при условии соблюдения научно обоснованных режимов труда и отдыха и современного уровня организации труда.

Предлагаемая штатная численность создаваемого архивохранилища предусматривает 20 единиц, из которых:

- 11 человек относятся к основным работникам архива: директор учреждения, главный хранитель фондов, 2 главных архивиста, 2 главных археографа, 2 архивиста, 2 археографа и бухгалтер;

- 9 человек относятся к обслуживающему персоналу: слесарь-электрик, дворник, вахтер-сторож, уборщик производственных помещений и переплетчик.

Одним из важных документов учреждения является штатное расписание.

Штатное расписание - это перечень дол-жностей учреждения с указанием количества и размеров долж-ностных окладов. Для органов управления архивным делом и архивных учреждений Российской Федерации с целью совершенствования управления и организации труда в архивах, штатно-кадрового обеспечения их деятельности рекомендовано использовать специальную методику расчета штатной чис-ленности, утвержденную приказом Федеральной архивной службы России от 14.01.2004 № 9 «Об утверждении «Методики расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду» [22]. Данная методика расчета позволяет определить необходимую штатную численность работников: специалистов по основной деятельности, а также других специалистов, обеспечивающих эту деятельность, административно-управленческого и младшего обслуживающего персонала архива не только по функциональным подразделениям и отдельным группам работников, но и по архиву в целом, отдельным направлениям его деятельности.

Разряд каждой должности определялся согласно «Разрядам оплаты труда единой тарифной сетки по основным должностям служащих отраслей бюджетной сферы», утвержденным постановлением Правительства РФ от 14.10.1992 № 785 «О дифференциации в уровнях оплаты труда работников бюджетной сферы на основе единой тарифной сетки» [23].

Должностные оклады работников архива установлены в соответствии с распоряжением коллегии администрации Кемеровской области от 29.09.2006 № 1051-р «О введении тарифных ставок (окладов) Единой тарифной сетки по оплате труда работников государственных учреждений Кемеровской области» [24].

В архивном учреждении различные на-правления работы, как правило, распре-деляются между сотрудниками.

На всех работников должны быть составлены должностные инструкции - документы, определяющие обязан-ности, права и ответственность сотруд-ников архива. Должностные инструкции призваны содействовать правильному подбору и расстановке кадров, разделению и кооперации труда работников. В качестве инструмента для оценки результатов деятельности должностные инструкции используются при аттестации специалистов, должностных перемещениях, формировании резерва выдвижения на руководящие должности.

Работа с персоналом предполага-ет, прежде всего, подбор сотруд-ников с соответствующей квалификаци-ей, деловыми и, конечно же, человечес-кими качествами для каждого участка и направления работы.

При составлении должностных инструкций работникам архива можно использовать основные тре-бования и рекомендации «Квалификационного справочни-ка должностей руководителей, специалистов и других служащих» [25].

...