Органы управления архивным делом и их функции

42

Размещено на http://www.allbest.ru//

Размещено на http://www.allbest.ru//

ВВЕДЕНИЕ

Понятие документ звучит следующим образом «Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее индифицировать».

Слово архив означает присутственное место. Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющие прием и хранение архивных документов в интересах пользователя.

Таким образом, в современной трактовке архив - это не только многоэтажные хранилища с десятками сотрудников и километры стеллажей. Архивом можно назвать скромную пока кучку конспектов, хранящуюся в письменном столе. Архивы, в зависимости от их функций и подчиненности, можно разделить на две группы:

- Государственные;

- Ведомственные.

Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в государственный архив.

22 октября 2004 года был принят Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», где государство выступило гарантом прав, предусмотренный данным законом, обеспечивая развитие архивного дела в Российской Федерации на основе проведения соответствующей научно-технической и финансовой, в том числе налоговой, кредитной политике.

В Федеральном законе от 22 октября 2004 года № 125 - Федерального Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» определены основные понятия в области архивного дела.

Законы и иные нормативно-правовые акты Российской Федерации, а также субъекты Российской Федерации и муниципальные образования не должны противоречить данному закону. Закон уточняет принципиальное положение действующего законодательства о том, что архивные документы, находящиеся в государственной собственности, не подлежит приватизации. При этом данная норма распространяется и на архивные документы, находящиеся в муниципальной собственности.

Контроль за соблюдением законодательства «Об архивном деле в Российской Федерации» осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы, исполнительной власти субъектов Российской Федерации, в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации (ПРИЛОЖЕНИЕ № 1).

Актуальность, тема курсовой работы обусловлена тем, что закон «Об архивном деле в Российской Федерации» охватывает всю работу с документами и делами в архиве.

В конце ХХ века компьютерные технологии затронули все сферы деятельности человек, в том числе и архивные учреждения. Внедрение новых информационных технологий в работу архивохранилищ и библиотек расширяет доступ к документной информации, увеличивает возможность научного анализа информационных богатств архивов, создает новый инструментарий архивной эвристики, новый формы издания документов и справочников на нетрадиционных носителях (прежде всего СD-ROM и DVD), интеграцию информационных ресурсов архивов в мировое киберпространство.

История механизации и автоматизации тесно связана с историей эволюции вычислительной техники и носителей информации. Вместе с тем для каждого этапа характерна своя трактовка роли автоматизированных технологий в развитии архивного дела в стране. В архивном деле применяется технология баз данных (БД), а также другие информационные технологии (оцифрование документов, сетевые технологии и т. д.). Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

Цель данной курсовой работы: изучить органы управления архивным делом и их функции.

Задачи курсовой работы:

1. Показать значение архивных документов и дел;

2. Исследовать организацию архивного дела на современном этапе;

3. Изучить организацию документов и дел в пределах архивного фонда Российской Федерации.

1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1.1 Понятие «Архивный документ», «архив». Архивный фонд Российской Федерации

Архивоведение - научная дисциплина, изучающая и разрабатывающая теоретические, правовые, методические и организационные вопросы архивного дела и его историю.

Предмет архивоведения включает следующие в опросы:

- принципы и методы отбора документов, подлежащих архивному хранению;

- способы хранения, обеспечивающие полную сохранность документов;

- создание системы информации о содержании документов;

- организацию всестороннего использования документальной информации;

- организацию работы архивных учреждений.

Архивное дело - отрасль деятельности, охватывающая деятельность по организации хранения, учета и использования архивных документов.

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее индифицировать.

Архивный документ - ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника.

Архив - совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющие прием и хранение архивных документов в интересах пользователя.

В современной трактовке архив - это не только многоэтажные хранилища с десятками сотрудников и километрами стеллажей. Архивом можно назвать скромную пока кучку конспектов, хранящуюся в письменном столе. Архивы, в зависимости от их функции и подчиненности, можно разделить на две группы:

- Государственные;

- Ведомственные.

Государственные архивы - учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования. Государственные архивы хранят постоянно, наиболее ценные архивные документы. Главная задача в государственных архивах - служение исторической науки. Поэтому государственные архивы иногда называют исторические.

Ведомственные архивы - структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие их использование для информационного обеспечения их работы.

Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в государственный архив.

Все архивные документы страны образуют Архивный фонд Российской Федерации.

Архивный фонд Российской Федерации - совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

В состав Архивного фонда Российской Федерации включены все документы, представляющие ценность для общества независимо от формы собственности.

Работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного фонда Российской Федерации.

При организации Архивных фондов и архивных документов учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодом, видом носителей информаций, а также другие факторы. От рациональной организации документов Архивного фонда Российской Федерации зависит успех поиска документа.

1.2 Организация документов и дел архивного фонда

Организация документов и дел архивного фонда страны осуществляется по трем уровням:

1. В пределах Архивного фонда Российской фонда в целом;

2. В пределах архива;

3. В пределах Архивного фонда

В пределах Архивного фонда Российской фонда в целом

Организация документов архивного фонда Российской Федерации в целом, лежит в основе построения сети государственных хранилищ, которую образуют все федеральные архивы, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы, отраслевые фонды, научно-отраслевые институты и хранилища в системе Российской академии наук, музеев, библиотеки. Именно здесь хранятся все документы, представляющие ценность для общества и исторической науки. Одни из них складывались в течение столетий, другие были созданы в связи с появлением новых систем документаций и носителей информации, третьи возникают на наших глазах вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых неизбежно создаются документы.

Классификация архивных документов и дел

в архивном фонде Российской Федерации

В начале 90 г. ХХ веков после распада СССР, возникло новое государство - Российская Федерация с новой экономической основой, когда признаются и защищаются равным образом частное, государственное, муниципальное и иные формы собственности.

Изменения, происшедшие в стране, коснулись и архивной сферы. Государственный архивный фонд СССР был переименован в архивный фонд Российской Федерации (АФ РФ), но изменилось не только название, но и сам организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации, которая осуществляется теперь по следующим признакам:

1. По формам собственности:

-архивные фонды и архивные документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации;

- архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении Российской Федерации;

- архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведение муниципальных органов;

- архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации.

2. По правилам носителей, способам и техники закреплении информации:

- архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;

- кино, фото, фонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные) документы.

3. По срокам хранения:

- архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах;

- архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течении установленных сроков в ведомственных архивах;

- архивный фонд и Архивный документ, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственном архиве и отраслевых фондах;

- архивный фонд и Архивный документ негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся на временном и депозитарном хранении государственных архивов.

Признаки Архивного фонда Российской Федерации:

- Организация документов по форме собственности;

- Организация Архивного фонда по видам носителе, способам и техники закрепления информации;

- Организация фондов и документов по срокам хранения.

Эти признаки можно применять только в совокупности, формальные следования один из них может привести к дроблению исторически сложившихся комплексов фондов.

В основе современной организации документов и дел лежит деление Архивного фонда Российской Федерации на государственную и негосударственную части, что было закреплении «В основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», от 23 августа 1993 года.

Государственная часть Архивного фонда Российской Федерации составляет Архивные фонды и Архивные документы:

- государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действующих на территории России на всем протяжении ее истории, а также учреждений религиозных концессий до момента отделения церкви от государства;

- органом государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организации, предприятий, действующих на территории Российской Федерации;

- государственных учреждений, воинских частей, находящихся и (или) находившихся за границей;

- предприятий, организаций или объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности;

- органов, учреждений, организаций и предприятий, бывших КПСС и ВЛКСМ;

- других общественных организаций и объединений, образовавшихся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законом Российской Федерации об общественных организациях, принятых в учреждениях федеральной архивной службы России;

- юридических и физических лиц, поступивших на законных основаниях в собственность государства, в том числе из-за рубежа, а также копия архивных документов на правах подлинников и на законных основаниях. поступившие в собственность государства.

Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют Архивные фонды и Архивные документы, находящиеся в собственности:

- государственных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, в том числе проф. союзов, благотворительных и иных фондах, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций;

- негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;

- физических лиц (документов личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и других).

Для документов государственной, негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации могут применяться разные категории сроков хранения:

1. Постоянное;

2. Временное;

3. Постоянное в собственности государства;

4. Депозитарное.

Постоянное хранение - бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке или же в архиве негосударственного учреждения.

Временное хранение - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в учреждение федеральной архивной службы России (Росархив), которое осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управление государственных учреждений, организаций и предприятий, а также государственные отраслевые фонды. Муниципальные (районные и городские) архивы могут осуществлять временное хранение документов учреждениях Росархива. Учреждение Госархива, государственные музеи и библиотеки могут осуществлять временное хранение документов негосударственные части, Архивных фонд Российской Федерации по договору с их собственником. Обычно временное хранение осуществляется в интересах учреждений и ведомств, пока документы нужны для информационного обеспечения работы данного учреждения. Сроки передачи документов на постоянное хранение строго ограниченным законом.

Хранение в собственности государства - хранение документов, находящиеся в частной собственности общественных организаций, корпораций, акционерных обществ и т. д., которые на законном основании переданные в собственность учреждения Росархива, государственным музеям и библиотекам. Этим основания, скорей всего может быть договор дарения или купле-продажи, заключенный между собственником и государственным архивом, музеем или библиотекой, а также:

- приобретение документов Росархива на аукционе, в том числе за рубежом;

- передача государству так называемых бесхозных материалов в том случае, если при ликвидации учреждений или организаций у архива не оказалось законных «наследников».

Депозитарное хранение документов - временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации в отраслевых архивных фондах в течение срока и на условиях, оговоренных в договоре с собственником документов. По истечении срока депозита, установленного в договоре, совсем не обязательно следует передача документов на постоянное хранение: это зависит от воле их собственника. Услуги по депозиту, как правило, оказываются государственными архивами за плату.

Организация документов и дел в пределах архивов

Классификация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам - фондам и коллекциям.

При классификации документов, архивов выбирают один из научных принципов классификации:

- принцип происхождения (организация документов по исторически сложившимся комплексам (фондов));

- логический (тематический) принцип классификации документов по тематическим и другим (искусственно-созданным) группам (коллекциям).

Архивный фонд организации или лица называется вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности какого-либо фондообразователя.

Фондообразователь - учреждение или лицо, в деятельности которого отложился архивных фонд. Документальный фонд лица называют личным архивом.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98.

Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и (или) логически связанных между собой.

Архивный фонд учреждения (организации) - архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного учреждения (организации).

Объединенным архивным фондом - Архивный фонд, состоящий и документов, образовавшихся в деятельности два фондообразователей (учреждений, организаций, предприятий, отдельных лиц) или более, имеющих между собой исторически и (или) логически обусловленные связи (однородность целевого назначения, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, единство место нахождения и другие; для частных лиц - родственные, профессиональные, творческие отношения).

Архивным фондом личного происхождения - Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшийся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.

Архивная коллекция - совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельность различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому и др.).

Организация документов и дел в пределах Архивного фонда

Организация документов в пределах Архивного фонда называется фондирование.

Фондирование складывается из следующих видов работ:

1. Определение архивных границ, в том числе определение юридической самостоятельности фонда образователя и хронологических рамок документов фонда;

2. Определение фондовой принадлежности документов.

Если в государственном архиве приходится выполнять большой объем работ по фондированию, значит, образовался значительный массив россыпи - материалов из разных фондов, разрозненных, и, как правило, неописанных. Образование россыпи может вызываться чрезвычайными обстоятельствами:

1. Стихийными бедствиями или пожарами;

2. Войной, эвакуацией, вывозом документов захватчиками и последующей реституцией;

3. Военными действиями вследствие социальных потрясений, переворотов;

4. Реформами государственного аппарата, органов власти и управления.

Архивные документов, сформированные в Архивных фондах, объединенные архивные фонды и архивные коллекции, переформированию не подлежат. Исключением являются грубые ошибки в фондировании.

2. ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН «ОБ АРХИВНОМ ФОНДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

2.1 Начала подготовки этого Закона и причина необходимости возникновения его

Дело в том, что состояние правового регулирования архивного дела в нашей стране далеко не во всем отвечало современным реалиям. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (далее - Основы) появились в июле 1993 г., а к декабрю того же года они уже устарели в связи с принятием Конституции Российской Федерации. Некоторые положения Основ (по разграничению собственности на архивные документы, о статусе муниципальных архивов и другие) вступили в противоречие с требованиями Конституции Российской Федерации, а также других законодательных актов, принятых в ее развитие и затрагивающих отдельные вопросы работы с архивными документами. Это, прежде всего, вопросы разграничения полномочий между федеральным центром, субъектами Федерации и муниципальными образованиями - они не были решены в Основах.

Наряду с изменениями в российском законодательстве заметные перемены за последнее десятилетие произошли в практике архивной работы, особенно в области комплектования, выявившие пробелы в действующем архивном законодательстве.

Подготовка нового архивного закона стала настоятельной необходимостью. Для его разработки в 2001 г. была сформирована рабочая группа. В нее вошли сотрудники аппарата Росархива, федеральных архивных и научных учреждений, архивных органов субъектов Российской Федерации. Работа над проектом закона продолжалась около полутора лет, а остальное время - почти два года - это годы прохождения, годы очень тщательных экспертиз.

2.2 Новые предложения от Закона «Об Архивном деле в Российской Федерации»

В отличие от Основ, являющихся по своей форме сводом наиболее общих правовых установок, в принятом Федеральном законе более детально и технологично проработаны вопросы организации архивной работы по всем ее направлениям. Серьезно расширена сфера действия Закона, регулирующего отношения по организации хранения, комплектования, учета, использования не только документов архивного фонда Российской Федерации (то есть подлежащих постоянному, вечному хранению), но и других архивных документов (с временными сроками их хранения). Отсюда - иное название Закона («Об Архивном фонде и архивах» заменено на «Об Архивном деле»), иной, намного более расширенный и дополненный понятийный аппарат.

Нормы Закона тщательно состыкованы с действующим законодательством, особенно в части разграничения предметов ведения и полномочий между Российской Федерацией, субъектами Федерации и муниципальными образованиями.

В отличие от Основ, где разделение собственности на архивные документы не проведено, Закон уделяет этому вопросу больше внимания. При этом архивные документы как бы подразделяются на две категории: документы ликвидированных фондообразователей и документы действующих фондообразователей.

Закон содержит новую для архивного права норму: территориальные органы федеральных органов государственной власти могут сдавать свои документы в региональные архивы только на договорной основе.

Своеобразным дополнением к Гражданскому кодексу Российской Федерации является абсолютно новая по содержанию статья «Обязанности органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц по комплектованию государственных и муниципальных архивов», где подробно расписано, как поступать с архивными документами в случае реорганизации (путем преобразования, разделения либо выделения) или ликвидации юридических лиц всех форм собственности.

2.3 Отношение к документу в Законе

В Законе дано кардинально иное понятие документа. Благодаря новому понятию, обошел целый ряд других моментов, препятствий, которые содержит в отношении архивного документа современное законодательство, регламентирующее очень многие стороны жизнедеятельности общества. В частности, где регламентированы имущественные отношения, кроме отношений, которые возникают в сфере архивного дела. Архивный документ, вообще документ как бы «провис». Он не отнесен к имуществу, что наиболее просто, он не отнесен и к некоему другому виртуальному предмету.

Определения «архивный документ» и «документ» вообще начинаются с понятия, что это - «материальный носитель с зафиксированной на нем информацией». Как материальный носитель документ дает нам возможность его определенного учета и отношения к нему именно как к материальному носителю.

Информация, которая содержится в документе, позволяет нам представить этот феномен человеческой цивилизации как особую вещь, предмет. Это очень важное и правильно определение.

2.4 Изменения в Законе

Закон ориентирован, прежде всего, на сохранение и развитие той системы государственных и муниципальных архивов, которые уже созданы, и в него вошли понятия «государственные» и «негосударственные» учреждения. Изменения произошли в связи с тем, что были приняты Закон о местном самоуправлении и еще два закона с поправками в него.

Согласно Конституции Российской Федерации, местное самоуправление не входит в систему государственной власти и составляет самостоятельную форму осуществления народовластия. Поэтому выделили специально этот блок муниципальной архивной собственности как особый блок негосударственной архивной собственности.

Собственной говоря, негосударственная часть Архивного фонда была разделена на две части: муниципальную и частную (фирмы, акционерные общества и т. д.).

Документы, относящиеся к частной собственности

Это комплекс документов, которые создаются в ходе деятельности частных приватизированных организации и предприятий (юридических лиц). Второй комплекс материалов, относящихся к частной собственности, составляют личные архивы граждан, которые создаются ими, как физическими лицами.

Закон включает статью об особенностях гражданского оборота документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности. Статья определяет, что собственник, заключивший договор об отнесении своих документов к составу Архивного фонда, берет на себя определенные обязательства, которые в порядке универсального правопреемства переходят к его правопреемникам. При этом правопреемник обязан уведомить о переходе к нему прав собственности на документы соответствующий государственный или муниципальный архив, с которым прежний собственник заключил договор. В случае ненадлежащего исполнения обязательств в отношении архивных документов, они по решению суда могут быть изъяты у собственника.

2.5 Уничтожение документов, не входящих в Архивный фонд

Центральная экспертно-проверочная комиссия, которая существует в Росархиве, и экспертно-проверочные, и другие комиссии, существующие в государственных архивах, министерствах и ведомствах, похожи на врачебный консилиум, когда люди принимают решение, в значительной степени исходя из интуиции. Поэтому не исключены ошибки в определении ценности того или иного документа (ПРИЛОЖЕНИЕ № 2). Но что касается сроков непостоянного хранения, то мне кажется, что в тех перечнях, которые есть, они достаточно адекватно установлены. И они все-таки предотвращают возможность преднамеренного или непреднамеренного уничтожения документов, которые могут еще пригодиться обществу.

Единая государственная политика

в области архивного дела

Разработка и проведение единой государственной политики в области архивного дела сегодня является сферой ответственности не Федерального архивного агентства, а Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Сегодня трудно сказать, как и в какой форме пойдет законодательное регулирование архивного дела субъектов Федерации. Отмененные Основы не были законом прямого действия. Они содержали некие общие принципы, а субъекты Федерации должны были принимать конкретные законы. Это было правильно. И в свое время был разработан типовой закон об архивном деле субъектов Федерации, который наполнялся в каждом регионе своим содержанием.

Принятый Закон - федеральный и является законом прямого действия. Большая часть его норм (приблизительно 90%), обязательна к применению в любом субъекте Федерации и даже в муниципальных образованиях. Но есть несколько случаев, где Закон указывает, что те или иные правоотношения в области архивного дела внутри (между) субъекта Федерации решаются законодательством субъекта Федерации.

3. ИНФОРМАТИЗАЦИЯ АРХИВНОГО ДЕЛА

В конце ХХ в. компьютерные технологии затронули все сфера деятельности человека, в том числе и архивные учреждения. Внедрение новых информационных технологий в работу архивохранилищ и библиотек расширяет доступ к документной информации, увеличивает возможности научного анализа информационных богатство архивов, создает новый инструментарий архивной эвристики, новые формы издания документов и справочников на нетрадиционных носителях, интеграцию информационных ресурсов архивов в мировое киберпространство.

Информатизации архивного дела - это процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использования в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения.

документ архивный фонд

3.1 Этапы информатизации архивного дела

В истории механизации и автоматизации архивного дела можно выделить несколько этапов:

- период с конца XIX в. до 1950-х гг.;

- период с 1950-х до первой половины 1970-х гг.;

- период второй половины 1970-х гг. - первой половины 1980-х гг.;

- период второй половины 1980-х - 1990-х гг.

История механизации и автоматизации тесно связана с историей эволюции вычислительной техники и носителей информации. Вместе с тем для каждого этапа характерна своя трактовка роли автоматизированных технологий в развитии архивного дела в стране.

На первом этапе механизация касалась в основном ведомственных архивов. Применение средств «малой механизации» было эпизодическим и ограничивалось использованием матричных носителей информации (ручных перфокартотек, перфолент, кодексов) и счетно-перфорационных устройств для решения конкретных задач в области учета населения (переписи населения), планирования, отчетности на производстве и т. д.

Второй этап автоматизации архивного дела был связан не столько с развитием технического и программного обеспечения, применяемого в архиве, сколько с бурным развитием информатики в нашей стране и ее влиянием и на историческую науку и архивоведение.

Основным итогом этого этапа стало формулирование теоретических основ создания информационных систем, классификации документной информации в архивах, хотя практически автоматизация еще не оказала сколько-нибудь значительного влияния на развитие архивного дела. Однако именно на базе междисциплинарных исследований 1960-х гг., сблизивших архивоведение и теорию информации, получил развитие «информационный подход в архивоведении», представленный трудами В.Н. Автократова, К.Б. Гельмана-Виноградова, К.И. Рудельсон, Р.Н. Ефименко и другие. Это во многом определило современные представления о теории классификации и фондирования, научно-справочном аппарате, анализе интенсивности использования РДИ.

Третий этап был временем накопления эмпирического опыта в области создания локальных и межархивных автоматизированных информационно-поисковых систем - АИПС. Рост сфер применения автоматизированных систем в архивном деле связан, прежде всего, с эволюцией носителей информации (микропленки, магнитные ленты, карты, диски, бланки и другие) и технического обеспечения (электронно-перфорационные машины, ЭС ЭВМ, персональные компьютеры ПЭВМ), а также с появлением специальных пакетов прикладных программ для АИПС. Значительное влияние на автоматизацию архивного дела в этот период оказал также процесс создания автоматизированных систем управления (АСУ) во всех отраслях хозяйства. На АСУ, согласно решениям XXIV съезда КПСС, возлагалась миссия по ликвидации чуть ли не всех проблем развития экономики. Результатом этого процесса стал тот факт, что к началу 1980-х гг. перед архивами впервые встал вопрос об отборе на государственное хранение машиночитаемых документов, отложившихся в деятельности отраслевых государственных вычислительных центров (ГВЦ). Вместе с тем этот период, безусловно, ценен позитивным опытом по контролю и унификации процессов автоматизации управления в рамках Государственной автоматизированной системы НТИ (ГАСНТИ), включавшей сеть автоматизированных центров и распределенных автоматизированных банков данных. В этот период в связи с участием в международном информационном обмене впервые встал вопрос о стандартизации создания и хранения машиночитаемых документов.

В этот же период зародилось такое направление архивной информатики, как применение автоматизированных систем обработки изображений для реставрации документов (АСОМЗ), начало, которому положили разработки НИЦ ТД в области реставрации фото и фонодокументов. Вместе с тем, несмотря на накопленный опыт, автоматизированные технологии не вызвали существенных изменений в методике архивного дела и на данном этапе.

Такие изменения связаны с массовым распространением в начале 1980-х гг. сравнительно дешевых персональных компьютеров, интенсивной разработкой программного обеспечения для ПЭВМ, совершенствованием пользовательского интерфейса этих программ, появлением удобных и простых для освоения непрофессионалом оболочек операционных систем, систем управления базами данных, текстовых и графических редакторов, издательских систем, программ для сканирования и оптического распознавания символов, появлением емких и сравнительно надежных носителей информации (магнитных и оптических). Таким образом, электронно-вычислительная техника в большинстве стран мира стала неотъемлемой принадлежностью рабочего места специалиста любой отрасли. Этот процесс, пусть с опозданием почти на десятилетие, затронул и отечественные архивы.

Четвертый этап связан с началом стихийной компьютеризации сначала московских, а затем и местных государственных архивов. Лидерами этого процесса были НИЦ ТД СССР (РНИЦ КД), ВНИИДАД, ЦХИДК, ЦГАОР (ГАРФ) и другие архивы.

В 1990-х гг. в Российской Федерации законодательными и нормативными актами было введено в действие более 20 отраслевых автоматизированных систем делопроизводства и документации, создающих огромные массивы машиночитаемых (электронных) документов. Создание массивов электронных документов происходит также путем оцифрования источников на традиционных носителях в государственных архивах (с целью создания страхового фонда и фонда пользования, а также создания полнотекстовых баз данных), Кроме того, новые информационные технологии в области консервации и реставрации документов, создания страхового фонда и фонда пользования позволяют продлить жизнь ценным историческим источникам.

3.2 Объекты и цели информатизации архивного дела

Под объектами информатизации понимают функции и направления работы архива, которые эволюционируют в результате внедрения современных информационных технологий. В настоящее время к объектам информатизации работы государственного архива и архива учреждения (ведомственного) относятся:

- комплектование архива и экспертиза ценности документов;

- создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников по всем документам архива в целях ускорения процессов поиска информации (номенклатуры дел, описей, каталогов, указателей и другие);

- комплектование, хранение и поиск документов на машиночитаемых носителях, создаваемых в учреждении (для ведомственного архива) или в учреждениях-источниках комплектования (для государственного архива);

- учет документов архива и контроль за обеспечением сохранности документов;

- создание страхового фонда и фонда пользования документами;

- информационно-справочная работа, контроль за исполнением запросов, поступающих в архив от структурных подразделений учреждения (для ведомственного архива), других учреждений, исследователей и граждан;

- контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства (для ведомственного архива);

- контроль за внедрением автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота в учреждениях - источниках комплектования (для государственного архива),

Целями информатизации работы архива являются:

-избавление труда архивиста от рутинных операций;

- повышение точности и оперативности учета документов в архиве;

- получение сводных статистических данных и осуществления статистического анализа документооборота учреждения, движения документов в ведомственном архиве, анализа эффективности и интенсивности использования документов;

- повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам;

- обеспечение сохранности документов - создание страхового фонда и фонда пользования на нетрадиционных носителях путем оцифровывания архивных документов (сканирования).

3.3 Информационные технологии и организация их внедрения в архивах

В архивном деле в основном применяется технология баз данных (БД), а также другие информационные технологии (оцифрование документов, сетевые технологии и т. д.).

Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

Учетные базы данных. Служат для обработки статистических массивов - учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т. д.

Учетные базы данных в архиве учреждений предназначены для определения количества документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу. По функциональному принципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использования, учета источников комплектования и другие.

Интеграционный принцип предполагает создание единой системы, реализующей функции учета и информационного поиска документов. Такие информационные системы существуют в государственных архивах.

Государственный архив ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний.

В 1996-1997 гг. была начата работа по созданию серии интегрированных типовых автоматизированных информационно-поисковый систем под общим названием «Архивный фонд», которые совмещали бы в себе функции всех справочников по учету документов (архивной статистике) и раскрытию содержания документов на разных уровнях:

- архивного фонда и описи фонда;

- единицы хранения (дела);

- документа.

В настоящее время общеотраслевая программа «Архивных фонд» внедрена в подавляющем большинстве государственных архивов. Она представляет собою интегрированную информационную систему, соединяющую в себе функции учетных и информационных справочников на уровне фонда и описи: списка фондов, книги поступлений документов, листа фонда, карточки фонда, путеводителя по архиву, книги учета поступлений страхового фонда, исторической справки, аннотированного реестра описей (последний в еще не запущенной в эксплуатацию версии). С помощью данной программы архивисты имеют возможность создавать в автоматизированном режиме основной документ централизованного государственного учета - Паспорт государственного архива, музея, библиотеки, а также множество других отчетов.

Программа работает в сетевом режиме, имеет современный графический интерфейс.

Общеотраслевая программа «Архивный фонд» призвана решить задачу компьютеризации учета документов в масштабе отрасли и создавать единую систему централизованного государственного учета.

Помимо общеотраслевой программы «Архивный фонд» существует общеотраслевая программа «Фондовый каталог субъекта Федерации», которая позволяет получить сводный паспорт государственных архивов субъекта Федерации, а также провести сравнение данных паспортов одного и того же архива за разные годы.

Помимо общеотраслевой программы по учету созданных в большинстве архивов, внедрена интегрированная система «Учет-НСА». Преимуществом системы является наличие «умной» технологии внесения изменений в учетные документы, предусматривающей не только выполнение всего возможного формального и логического контроля вводимых данных, но и динамическое построение элементов меню, соответствующих тому или иному типу акта. Программа реализует учет документов как подсистему, позволяя поэтапно вести работу, начиная от внесения данных акта (приема-передачи, выделения дел на уничтожение и другие) и заканчивая паспортом архива, большинство учетных форм система позволяет получать в качестве отчетов. Подсистема научно-справочного аппарата реализует несколько видов электронных архивных справочника (описи, указатели, каталоги и другие). Программа является достаточно качественным, но дорогостоящим продуктом, что мешает широкому распространению ее в архивах.

Информационно-поисковые базы данных. Эта категория базы данных служит для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатура дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве.

Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее сложной задачей.

В архивах учреждений Российской Федерации существуют информационно-поисковые систем (ИПС) трех типов:

1. Использование в качестве поисковой базы данных информационного массива, созданного в делопроизводстве (на основе электронной контрольно-регистрационной картотеки);

2. Создание единой интегрированной информационно-поисковой базы для всех систем документации в делопроизводстве и архиве учреждения;

3. Создание отдельной информационной базы (систем) в делопроизводстве или архиве организации.

Существует три типа ИПС:

1. При использовании базы данных информационно-поисковой системы должно базироваться на информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем делопроизводстве организации, прежде всего на таких ее элементах, как электронные справочные картотеки, электронные номенклатуры дел и описи, классификаторы учреждений, структурных подразделений и видов документов.

Основой для создания интегрированной поисковой системы по документам долговременного (или постоянного) срока хранения в архиве учреждения является электронная регистрационно-контрольная картотека (РКК), создаваемая в делопроизводстве в ходе регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. Основными полями БД электронной РКК по управленческой документации являются: вид документа, автор, корреспондент, дата (документа и получения/отправки), регистрационный номер, краткое содержание (аннотация); реквизиты: резолюция, исполнитель, срок исполнения, индекс дела по номенклатуре.

Каждая запись электронной РКК связана с записью электронной номенклатуры дел по полю, что позволяет осуществить переход от поиска на уровне документа фонда к поиску на уровне дела. Основными полями БД электронной номенклатуры является индекс дела, заголовок дела (вид документа, автор, корреспондент, содержание, дата и место события), количество дела, томов, частей, срок хранения и статья по перечню.

При завершении хранения единиц управленческой документации в делопроизводстве дела передаются в ведомственный архив в течение установленного инструкцией по делопроизводству срока. База данных на документы также поступает в ведомственный архив после предварительной обработки. База данных электронной номенклатуры преобразуется в базу данных электронной описи дел. Записи фильтруются по сроку хранения документов, в архивной БД остаются сведения о делах постоянного и долговременного хранения. Заголовки дел в номенклатуре уточняются и редактируются.

Основными полями БД электронной описи являются: номер дела по описи дел структурного подразделения, номер дела по сводной описи, заголовок дела, подлинность/копийность, крайние даты документов, количество листов в деле, аннотация документов. При формировании базы данных электронной описи целесообразно учитывать требования к описанию единицы хранения в ISACG, приведенные выше. Каждая карточка единицы хранения связана с регистрационной карточкой документа. Таким образом, формируемая база данных представляет собой совокупность описи дел и электронного каталога.

Для унификации ввода информации и ускорения поиска, исключения ошибок при вводе целесообразно разработать для базы данных классификаторы отраслей экономики (или использовать ОКОНХ), стран и регионов, субъектов Российской Федерации, корреспондентов, видов документов и другие.

Поисковые возможности ИПС первого типа будут усилены в случае соединения информационно-поисковой системы с системой электронного документооборота (полного или частичного). Для этого в инструкции о службе документационного обеспечения управления (ДОУ) следует предусмотреть категории документов, подлежащих обязательному сканированию (с последующим оптическим распознаванием символов). Для исходящих и внутренних документов сканирование не требуется, так как файл документа имеется на одном из жестких дисков. Текстовый файл документа соединяется с регистрационной карточкой документа.

Таким образов современные системы документооборота позволяют осуществить гипертекстовый поиск по тексту документа и контекстный поиск по реквизитам регистрационной карточки (полям базы данных).

2. Информационно-поисковую систему второго типа, то есть создание единой интегрированной информационно-поисковой базы для всех систем документации в делопроизводстве и архиве учреждения, рассмотрим на примере центрального аппарата Министерства по налогам и сборам Российской Федерации и его учреждениях (управлениях МНС по субъектам Федерации и районных налоговых инспекциях).

Комплексная система документооборота построена по единой методике во всех учреждениях МНС, что позволяет направлять данные из регионов в единый федеральный банк данных, который обрабатывается специальным структурным подразделением - Государственным научно-информационным вычислительным центром (ГНИВЦ) МНС. Состав информационного массива - система автоматизации документооборота и делопроизводства «Босс-референт», система управления персоналом «Босс-кадровик». Первая подсистема включает в себя следующие базы данных: «Корреспонденция» (регистрационная картотека), «Согласование» (журнал регистрации движения документов от руководства к исполнителю и обратно и другие), БД «Архив» (описи дел и каталоги, созданные на базе БД «Регистрация» путем фильтрации данных).

БД архива представляет собой совокупность информационных массивов, формируемых после окончания каждого делопроизводственного года на основе БД «Корреспонденция». База данных интегрируется на основе двух массивов - картотеки единиц хранения (поля - номер дела, номер описи, вид документа, автор, корреспондент, содержание, подлинность/копийность, способ воспроизведения, дата начала дела, дата окончания дела и другие) и связанной с ней картотеки документов (поля аналогичны полям БД «Корреспонденция»). Найдя дело, можно просмотреть все карточки документов, входящих в дело. Такое построение информационной системы ведомственного архива является наиболее грамотным с точки зрения методики архивного дела.

Данная система электронной документации распространяется на управленческую документацию. Введение единого стандарта работы с электронными документами в рамках ведомства, обеспечивающего управляемость, защищенность и доступность документов, является важной особенностью работы с банком данных «Реестр налогоплательщиков». Все эти системы электронного делопроизводства реализованы единым системным интегратором (компанией АЙТИ) на одном программном обеспечении.

Интегрированная информационная система делопроизводства может быть создана путем включения в единый комплекс всех подсистем (банков данных), существующих в организации.

3. Третий тип информационно-поисковой системы, когда возможно создание отдельной информационного базы в делопроизводстве или архиве.

При создании отдельной информационной системы в ведомственном архиве учреждения вся работа по вводу данных выполняется архивистами. Поэтому Росархив рекомендует автоматизированный справочный аппарат ведомственного архива формировать на основе информационно-поисковой системы, создаваемой в текущем делопроизводстве организации, и прежде всего таких ее элементов, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы и другие. Однако есть одно существенное препятствие, мешающее использованию в поисковой работе архива электронной делопроизводственной картотеки. Дело в том, что основным классификатором данных в делопроизводстве является номенклатура дел организации, которая переутверждается каждый год. Это заставляет архивистов хранить массив данных за каждый год в отдельной базе данных. В ведомственном архиве, где документы хранятся долговременно, для поиска по каждому году неудобно загружать отдельную базу данных. Поэтому создание самостоятельной информационной системы архива позволяет осуществлять сквозной поиск за весь период хранения документов, причем базы данных привязаны к традиционным справочникам, составляемым в ведомственном архиве (сдаточная опись дел структурного подразделения, сводная опись дел учреждения) и даже топографии хранилища (шкафы, стеллажи, полки и т. д.).

Кроме того, если в учреждении отсутствует автоматизированная система регистрации документов, создается БД описаний на уроне документов - электронный каталог, основными полями которого являются: индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, название фонда, номер фонда, номер описи, номер дал, номер листа. Каталог снабжается ключевыми словами, отражающими тему, персоналии, географию. Индексация документов в электронном каталоге осуществляется на основе единого классификатора документной информации.

Карточка электронной картотеки/каталога (запись БД) может быть связана с текстовым файлом документа или отсканированным изображением документа. В первом случае возможен гипертекстовый поиск информации по содержанию документа. Поиск информации по полнотекстовым документам может осуществляться по дескрипторам, которые выбираются из тезауруса по классификационным индексам, а также, по словам естественного языка из текста документа.

Для государственных архивов в 1995 г. Росархивом была разработана концепция информатизации архивного дела России, на основе которой была создана Программа информатизации на 1997-2000 гг. в соответствии с концепцией предусмотрено создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов.

Развитие телекоммуникационных систем должно улучшить обеспечение пользователей архивной информацией, более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными органами государственной власти.

Одним их важнейших направлений компьютеризации, согласно концепции, является разработка типовых (общеотраслевых) баз данных по основным направлениям работы архивов (комплектование, учет, обеспечение сохранности документов, создание справочников системы НСА, использование).

Применение типовых технологий (так называемых типовых модулей) обеспечивает совместимость баз данных, созданных различными архивными учреждениями, возможность объединить их в единую архивную информационную сеть с горизонтальными связями между архивными учреждениями одного уровня и вертикальными связями между учреждениями разных уровней. При этом обязательно должна соблюдаться преемственность традиционных и автоматизированных справочников, а также различных версий автоматизированных справочников. Последнее очень важно в условиях быстрого старения программного обеспечения.

В соответствии с концепцией информатизации архивного дела в государственном архиве целесообразно создание интегрированной информационной системы (ИИС) архива, реализованной на унифицированном по отрасли программном обеспечении. Эта система должна быть многоуровневой и многофункциональной, включать в себя описания архивных документов, автоматизированную поддержку учета и поиска архивных документов; контроль за обеспечением сохранности документов; ведение списков источников комплектования, учет использования документов архива.

...