Органы управления архивным делом и их функции

Однако возможно использование архивом и собственных программных разработок, в которых должны предусматриваться:

- включение в структуры информационных массивов обязательных реквизитов, то есть обязательного перечня полей БД с их спецификациями;

- обязательный процедуры обработки данных и представления результатов обработки (выходных форма) по основным направлениям деятельности архива в традиционной или электронной форме.

Очень важной частью работы по внедрению информационных технологий является сопровождение программного обеспечения (ПО), включающего:

- усовершенствование ПО в соответствии с дополнительными требованиями архива, возникшими в ходе эксплуатации;

- адаптации, то есть приспособление ПО к изменяющимся условиям работы, установление связей с другими программами;

- коррекцию, то есть исправление ошибок в программе, выявленных на стадии эксплуатации.

Для эффективного ведения и использования БД, организации распределенных БД, обмена файлами и сообщениями, коллективной подготовки документов и т. п. в архиве целесообразно установление локальной вычислительной сети (ЛВС), работой которой руководит администратор сети.

Для сохранения массива данных очень важное значении имеет защита информации от несанкционированного доступа и своевременное конвертирование данных в новые версии программы. Доступ к архивным базам данных регулируется системой парольной защиты компьютеров и информационных массивов, которая обеспечивает доступ, как правило, на трех уровнях в режимах «пользователя», «редактора» и «администратора».

Однако пока не создана ни одна информационно-поисковая систем, раскрывающая содержание документов, приемлемая для большинства архивов (типовая электронная опись, типовой электронный систематический каталог). Эти задачи должна решить новая версия отраслевой программы «Архивный фонд».

Организация внедрения информационных технологий в архиве. Успешное функционирование информационно-поисковой системы во многом зависит от правильной организации ее внедрения в архиве. Разработка и внедрение базы данных осуществляется в несколько этапов.

1. Изучение делопроизводства и документооборота организаций ведомства или направления работы архива, которое подлежит компьютеризации.

2. Разработка технического задания. На этом этапе приоритетное значение имеет доскональное знание проектировщиками правил и норм отечественного делопроизводства и архивного дела, а также знание основ технологии баз данных (структура БД, таблицы, поля, отчеты и т. д.). Как правило, фирма - системный интегратор - предлагает самостоятельно провести обследование делопроизводства. Однако в штате этих фирм очень редко бывают специалисты по делопроизводству и архивного делу, поэтому лучше осуществить эту работу собственными силами. Постановка задачи и техническое задание должны быть составлены специалистами службы ДОУ и архива, а также службами информационного обеспечения (АСУ, информцентра) совместно. Техническое задание на внедрение автоматизированной системы архива, формат представленных данных согласуется с Росархивом.

3. Поиск подходящего под определенную задачу программного продукта и фирмы - системного интегратора. Здесь имеют значение не только затраты на программное обеспечение и технику, но и надежность выбранного вами приложения, солидность фирмы.

4. Заключение договора, к которому прилагается техническое задание. В договоре обязательно следует предусмотреть конвертирование данных в новые версии программы, поддержку «горячей линии», состав документации - сопровождения к программному обеспечению, обучение специалистов и т. п.

5. Создание, установка и адаптация программы осуществляется программистом или фирмой - системным интегратором - на основе технического задания.

6. Сертифицирование и регистрация программного продукта.

7. Поддержка и обслуживание системы.

При выборе программного обеспечения предпочтение должно отдаваться комплексным автоматизированным интегрированным системам, соответствующим отечественным и международным стандартам, ориентированным на непрерывную модификацию и развитие, что позволит снизить расходы на интеграцию различных локальных систем, их эксплуатацию и сопровождение.

Выбор фирмы - системного интегратора - целесообразно проводить на конкурсной основе, с учетом анализа внедренных разработчиком действующих отраслевых систем, стабильности его положения на рынке, качества разработок, Обязательным условием является наличие у разработчика лицензии на создание информационных систем в соответствии с международными стандартами качества. Целесообразно заключение с фирмой - системным интегратором - договора о долговременном сотрудничестве.

Таким образом, архивист может выступать в роли разработчика программ и эксперта программного продукта, он дожжен быть способен оценить достоинства и недостатки программы с точки зрения архивных технологий, нести предложения по ее совершенствованию.

3.4 Электронные документы и архивы

Под документом на машинном носителе понимается документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной. Создание и использование архивов электронных документов (электронных архивов) обеспечивает сохранение значительной части источников отечественной истории новейшего времени, которые изначально создаются в машиночитаемом виде и не имеют равноценных аналогов на традиционных носителях (это относится прежде всего к базам данных, создаваемым в ходе работ по ведению государственного земельного кадастра, банка данных налогоплательщиков, систем бухгалтерского учета, учета ценных бумаг, паспортно-визового контроля, системы «Выборы», а также базам и банка данных, создаваемым для обработки экономической, демографической, медицинской статистики, данных социологических опросов и другие).

Основными направлениями деятельности электронных архивов являются:

- разработка принципов хранения информации;

- активизация вторичного использования информации;

- стандартизация критериев описания данных;

- оценка стоимости создания и архивирования машиночитаемых файлов;

- регулирование отношений между архивом и разработчиком машиночитаемых данных;

- реализация информационных услуг и исследовательских проектов.

Обобщив состав хранящихся в электронном архиве документов, можно распределить их на несколько групп:

1. Базы данных, касающиеся экономики, переписи населения, состояния здоровья, голосования на выборах;

2. Текстовые файлы, в которых хранится, как правило, тест законодательных и нормативных актов, стенограмм заседаний высших органов власти и управления, наиболее популярных у исследователей справочных, энциклопедических изданий, газет;

3. Оцифрованные копии (графические файлы) особо ценных источников (летописей, хроник и других раритетов).

Машиночитаемые документы (МЧД) первой группы, как правило, поступают в электронные архивы из делопроизводства государственных и негосударственных учреждений, корпораций, исследовательских институтов, в которых они были созданы. Однако в электронных архивах с большим опытом работы статистические данные новейшего периода дополняются путем создания баз данных по всем сохранившимся источникам, содержащим сходную информацию.

Вторая и третья группа документов машиночитаемых архивов обычно создаются в архиве путем сканирования с последующим распознаванием (текстовые файлы) и сканирования без распознавания (оцифрованные копии). Однако в 1990-е гг. появилась тенденция к росту четвертой группы электронных документов: исследовательские базы, банки данных и консорциумы, хранение которых осуществляют не учреждении национальной архивной службы, а исследовательские организации и высшие учебные заведения.

В нашей стране становление электронных архивов находится пока в начальной стадии.

В 1980-е гг. хранением машиночитаемых документов занимался Центральный государственный архив научно-технической документации (РГАНТД), разработка концепции централизованного хранения МЧД была возложена на Центральных архив народного хозяйства CCCР (РГАЭ), подготовившего «Положение о порядке отбора, приема на архивное охранение и выдачи потребителям документов, созданных средствами вычислительной техники». В настоящее время машиночитаемые документы на магнитных ленках хранит Центральный архив документов на специальных носителях (г. Москва), созданный в 1993 г. на базе архива кинофотофонодокументов г. Москвы. Однако значительные массивы электронных документов находятся в ведомственных и негосударственных архивах.

В Концепции информатизации архивного дела в Российской Федерации рекомендуется принимать на постоянное хранение «остаточно ограниченный круг больших массивов машиночитаемой информации, имеющих очевидную социально-экономическую значимость (первичные данные демографических переписей, социологических обследований), не имеющие аналогов в традиционной форме, с последующем переводом их в единый формат записи данных. Использование документов возможно либо в этом формате, либо с конвертированием в формат пользователя. Одновременно оговаривается и возможность приема на хранение разнородных комплексов данных, когда в задачу архивиста входит лишь хранение, периодическое копирование и специфическое описание массивов данных, а все проблемы их использования решает непосредственно пользователь. К тому же особого внимания заслуживает вопрос о соотношении технической экспертиза массива МЧД (прикладные программы, формат данных) и источниковедческого анализа массива, который для историка имеет приоритетное значение. Существует точка зрения, согласно которой при отборе на хранение компьютерных файлов следует придерживаться, по возможности, тех же критериев, что и при отборе документов на традиционных носителях, то есть критериев происхождения, содержания и внешних особенностей. Достаточно важной является и проблема стандартизации описания машиночитаемых документов, а также создание единого стандарта электронных записей и единых правил описания архивных документов в базах данных.

При описании (каталогизации) машиночитаемых данных помимо сведений о самих данных необходима дополнительная информация, отражающая процесс перехода от источника к его машиночитаемой версии. Если архив комплектуется электронными документами, необходимо принять все меры к обеспечению сохранности данных. Основной массив данных должен храниться на севере и быть доступным сотрудникам. В электронном архиве хранятся периодически изготавливаемые резервные копии системы на магнитных лентах или магнитно-оптических дисках. В Положении об архиве следует указать сроки резервного копирования данных, режим и носители, на которые производится копирование, сотрудника, ответственного за резервное копирование.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Тема курсовой работы: «Органы управления архивным делом и их функции». Дело в том, что состояние правового регулирования архивного дела в нашей стране далеко не во всем отвечало современным реалиям. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах появились в июле 1993 г., а к декабрю того же года они уже устарели в связи с принятием Конституции Российской Федерации. Некоторые положения Основ вступили в противоречие с требованиями Конституции Российской Федерации, а также других законодательных актов, принятых в ее развитие и затрагивающих отдельные вопросы работы с архивными документами.

Наряду с изменениями в российском законодательстве заметные перемены за последнее десятилетие произошли в практике архивной работы, особенно в области комплектования, выявившие пробелы в действующем архивном законодательстве.

Подготовка нового архивного закона стала настоятельной необходимостью. Работа над проектом закона продолжалась около полутора лет, а остальное время - почти два года - это годы прохождения, годы очень тщательных экспертиз.

Цель курсовой работы: изучить органы управления архивным делом и их функции. Организацию архивного дела на современном этапе. Нормы Закона тщательно состыкованы с действующим законодательством, особенно в части разграничения предметов ведения и полномочий между Российской Федерацией, субъектами Федерации и муниципальными образованиями.

В Законе дано кардинально иное понятие документа. Информация, которая содержится в документе, позволяет нам представить феномен человеческой цивилизации как особую вещь, предмет. Это очень важное и правильно определение.

Закон ориентирован, прежде всего, на сохранение и развитие той системы государственных и муниципальных архивов, которые уже созданы, и в него вошли понятия «государственные» и «негосударственные» учреждения. Согласно Конституции Российской Федерации, местное самоуправление не входит в систему государственной власти и составляет самостоятельную форму осуществления народовластия.

Закон включает статью об особенностях гражданского оборота документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности.

Принятый Закон - федеральный и является законом прямого действия. Большая часть его норм (приблизительно 90%), обязательна к применению в любом субъекте Федерации и даже в муниципальных образованиях. Но есть несколько случаев, где Закон указывает, что те или иные правоотношения в области архивного дела внутри (между) субъекта Федерации решаются законодательством субъекта Федерации.

История механизации и автоматизации тесно связана с историей эволюции вычислительной техники и носителей информации. Вместе с тем для каждого этапа характерна своя трактовка роли автоматизированных технологий в развитии архивного дела в стране.

На первом этапе механизация касалась в основном ведомственных архивов. Применение средств «малой механизации» было эпизодическим и ограничивалось использованием матричных носителей информации (ручных перфокартотек, перфолент, кодексов) и счетно-перфорационных устройств для решения конкретных задач в области учета населения (переписи населения), планирования, отчетности на производстве и т. д.

Второй этап автоматизации архивного дела был связан не столько с развитием технического и программного обеспечения, применяемого в архиве, сколько с бурным развитием информатики в нашей стране и ее влиянием и на историческую науку и архивоведение.

Третий этап был временем накопления эмпирического опыта в области создания локальных и меж архивных автоматизированных информационно-поисковых систем - АИПС.

Делая курсовую работу, раскрыла поставленные цели и задачи, приобрела навыки работы с архивными делами и современными технологиями.

БИБЛИОГРАФИЯ

Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Буров Е.М. Архивоведение. Под ред. В.П. Козлова. М.: Академия, 2007.

Афанасьева Л.П. Информатизация архивного дела: организация и управление //Секретарское дело. -2004.-№ 3

Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел архивного фонда Российской федерации // Секретарское дело. - 2000. - №3.

Грум-Гржимайло Ю.В., Сергеева А.Г. Разработка автоматизированных архивных технологий // Информационное общество. - 2003. - № 4.

Дороков С. Современные возможности экспертизы ценности и учёта электронных документов в организации // Отечественные архивы. -2003. -№ 5.5. Концепция информатизации архивного дела России, с. 8.

Козлов В.П. Российское архивное дело. Архивно-источниковедческие исследования - М.: ТЕРМИКА, 2004.

Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

Контроль за исполнением документов

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

Акт об уничтожении дел

На основании_________________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) __

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы с фонда № ______________________

(наименование фонда)

Размещено на Allbest.ru