Организация работы документов с использованием автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства "Lotus Notes" отдела делопроизводства и контроля Организационно-распорядительного управления Администрации города Новый Уренгой

Первоочередное подключение к СЭДД предусматривается для следующих категорий персонала:

Глава города Новый Уренгой, заместители Главы города; руководители структурных подразделений и их заместители; ответственные за ведение делопроизводства в СЭДД (далее - делопроизводители).

Подключение к СЭДД производит Администратор СЭДД на основании заявки на подключение в СЭДД (далее - заявка на подключение). Для Главы города Новый Уренгой, заместителей Главы города, руководителей структурных подразделений при наличии и необходимости указываются замещающие сотрудники.

Для делопроизводителей указываются:

Базы данных СЭДД, работу в которых они будут осуществлять; перечень мест регистрации; наименование должности руководителя, чьим замещающим он будет являться. Администратор СЭДД может запросить дополнительную информацию, требуемую для подключения сотрудника в СЭДД. Порядок отключения сотрудника от СЭДД при увольнении или перемещении на другую должность. При увольнении сотрудников, подключенных к СЭДД, Администратор СЭДД по умолчанию передает ведение дел в соответствии со штатным замещением в течение двух рабочих дней. После передачи дел от уволенного сотрудника другому лицу Администратор СЭДД отключает сотрудника от СЭДД. Порядок подключения сотрудника к СЭДД при временном замещении отсутствующего сотрудника

Причинами временного подключения замещающего сотрудника к СЭДД являются:

Отпуск замещаемого сотрудника; длительный больничный лист замещаемого сотрудника; командировка замещаемого сотрудника; обучение или повышение квалификации с полным отрывом от производства замещаемого сотрудника.

Основанием для временного подключения сотрудника к системе на период замещения является заявка на изменение настроек СЭДД. Заявка на изменение настроек СЭДД необходима Администратору СЭДД для оформления переадресации всех документов замещающему сотруднику вместо временно отсутствующего сотрудника. При возвращении временно отсутствующего сотрудника на рабочее место Администратор СЭДД подключает его к СЭДД без оформления дополнительных документов.



2.3 Техническая работа документов в системе электронного документооборота и делопроизводства «Lotus/Notes»

При поступлении входящего документа делопроизводителем в СЭДД создается РКК документа и заполняются следующие реквизиты согласно приложению к настоящей Инструкции:

Ф.И.О. адресата; корреспондент (отправитель документа); регистрационный номер документа корреспондента ("б/н", если номера не существует); дата регистрации документа корреспондентом; заголовок (кратко отражающий содержание документа).

Если входящий документ получен в ответ на исходящий или логически связан с другими документами, уже зарегистрированными в СЭДД, то делопроизводитель обязательно отражает эти связи в РКК документа. Делопроизводитель регистрирует входящий документ в СЭДД. После присвоения документу номера делопроизводитель проставляет регистрационный штамп на бумажном оригинале документа, вписывает регистрационный номер и дату регистрации. В РКК должен быть добавлен электронный образ документа. В этом случае документ с заполненным регистрационным штампом сканируется и его электронный образ вкладывается в РКК. Если документ содержит сопроводительное письмо, то хранению в РКК СЭДД подлежит и электронный образ сопроводительного письма. В случае необходимости делопроизводители могут направить зарегистрированный документ на ознакомление сотрудникам структурных подразделений. Делопроизводители, инициировавшие процесс ознакомления, могут проконтролировать факт ознакомления с документом в СЭДД. Документы после рассмотрения и наложения резолюции возвращаются делопроизводителю для внесения в РКК СЭДД реквизитов резолюции. После рассмотрения документа и наложения резолюции по нему документ может быть поставлен делопроизводителем на контроль в СЭДД. Исполнитель, который является руководителем структурного подразделения, получает уведомление о направлении ему входящего документа или резолюции по нему на исполнение, рассматривает документ и вносит резолюцию по нему в СЭДД с указанием исполнителя из числа сотрудников подчиненного структурного подразделения. В случае необходимости документ с резолюцией может быть поставлен на контроль исполнения в СЭДД.

Зарегистрированные отписанные документы могут направляться на ознакомление одному или нескольким лицам. Инициатором отправки документа на ознакомление может быть любой пользователь, имеющий доступ к документу для чтения. На ознакомление может быть направлен только подписанный документ. Инициатор ознакомления задает список лиц, которым предлагается ознакомиться с документом (участников ознакомления) и запускает процесс. Участники ознакомления получают уведомления о направлении документа на ознакомление. Одновременно может быть запущено не более одного процесса ознакомления; по завершении процесса может быть инициирован новый и т. д. Процесс ознакомления завершается инициатором, после того как все участники ознакомятся с документом, либо досрочно. Исполнитель получает уведомление о направлении ему документа на исполнение в СЭДД. По завершении работы с входящим документом исполнитель создает в СЭДД отчет об исполнении резолюции. Автор резолюции (руководитель структурного подразделения) получает уведомление в СЭДД об исполнении документа и принимает либо не принимает отчет об исполнении резолюции. В случае отклонения исполнитель продолжает работу над документом в СЭДД. Если по документу была внесена резолюция вышестоящего руководителя, то руководитель подразделения (исполнитель по резолюции вышестоящего руководителя) формирует отчет об исполнении такой резолюции. Вышестоящий руководитель или замещающий его делопроизводитель получает соответствующее уведомление в СЭДД, знакомится с результатами, принимает либо отклоняет отчет исполнения.

При необходимости исполненный документ может быть отнесен делопроизводителем в дело на уровне подразделения, исполнившего документ с использованием СЭДД. Средствами СЭДД документ может быть отнесен одновременно к нескольким делам.

Регистрация исходящей корреспонденции производится с использованием СЭДД. Автор готовит проект исходящего документа по поручению руководителя структурного подразделения или в инициативном порядке. Автор создает в СЭДД проект РКК исходящего документа, при этом возможно использование типового шаблона документа. Если исходящий документ создается в ответ на входящий или логически связан с другими документами, уже зарегистрированными в СЭДД, то исполнитель обязательно отражает эти связи в РКК документа. Делопроизводитель осуществляет регистрацию исходящего документа в СЭДД, после чего проставляет регистрационный номер и дату регистрации из РКК на бумажном экземпляре документа. Документ относится к делу в СЭДД в соответствии с номенклатурой дел, т.е. по месту регистрации документа.

В РКК должен быть добавлен электронный образ документа. В этом случае документ с заполненным регистрационным штампом сканируется и его электронный образ вкладывается в РКК. Осуществляется отправка документа адресату или адресатам.

Настоящий Порядок работы в базе данных «Внутренние документы» СЭДД «Lotus Notes» без подписания документов на бумажном носителе (далее - Порядок) подготовлен с целью внедрения в Администрации города Новый Уренгой, органах Администрации города Новый Уренгой, а также в подведомственных им учреждениях (участниках СЭДД) безбумажного документооборота и делопроизводства посредством использования базы данных «Внутренние документы - «БД «ВнД». Простая электронная подпись, которая формируется на основе данных авторизации пользователя при входе в СЭДД, обеспечивает однозначную авторизацию действия, выполненного пользователем в СЭДД (создание, редактирование, согласование и др.), что позволяет использовать ее в качестве альтернативы бумажной подписи. Данные о подписании электронного документа отображаются в регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК) документа в виде пометки «Подписано», с указанием даты и времени подписания документа. Средствами СЭДД ограничивается возможность внесения изменений в уже подписанный документ. В случае, если документ подписывает пользователь, замещающий руководителя, в РКК документа вместо пометки «Подписано» проставляется пометка «Заверено» с указанием фамилии и инициалов заверившего, а также даты и времени подписания. Настоящий Порядок исключает необходимость создания служебных записок на отдельном файле в формате Microsoft Word, так как при необходимости вывода документа на бумажный носитель СЭДД формирует все заполненные реквизиты и поля автоматически. С целью идентификации при подписании средствами СЭДД каждому документу автоматически присваивается уникальный штрих-код, который отображается при формировании шаблона документа в правом нижнем углу.

Порядок работы с внутренними документами средствами СЭДД:

Автор создает в СЭДД РКК проекта внутреннего документа на основании поручения непосредственного руководителя либо в инициативном порядке. При этом возможно использование типового шаблона документа. Если внутренний документ логически связан с другими документами, уже зарегистрированными в СЭДД, то автор обязательно отражает эти связи в РКК документа. РКК проекта внутреннего документа содержит следующие обязательные для заполнения автором документа реквизиты:

Заголовок. В данном поле необходимо ввести текст, содержащий краткое содержание документа. Текст не должен содержать сокращений, кроме общепринятых аббревиатур.

Адресаты.

При выборе адресатов следует учитывать, что посредством базы данных «ВнД» СЭДД «Lotus Notes» документооборот осуществляется между всеми участниками, подключенными к СЭДД по муниципальному образованию город Новый Уренгой. Для выбора адресата из числа руководителей организации или структурных подразделений необходимо нажать на кнопку «РУКОВОДИТЕЛИ», выбрать сотрудника и нажать кнопку «ОК». Если необходимо проверить выбор, выбрать адресата, не являющегося руководителем, или исправить ошибку, то предлагается воспользоваться кнопкой «ИЗМЕНИТЬ».

Для выбора списка адресатов из уже существующего списка рассылки необходимо:

- нажать на кнопку «РАССЫЛКА», расположенную под текстом «Адресаты»;

- указать нужный список рассылки в предложенном окне по кнопке «ВЫБРАТЬ СПИСОК» и нажать на кнопку «ОК», при этом в левой части диалогового окна отобразятся все сотрудники из выбранного списка рассылки;

- нажать на кнопку (для включения всех сотрудников из данного списка рассылки) или нажать на кнопку и отметить нужных сотрудников (для включения некоторых сотрудников из данного списка рассылки). Кнопка предназначена для удаления некоторых из выбранных сотрудников. Кнопка предназначена для удаления всех выбранных сотрудников;

- нажать на кнопку «ОК».

В случае если необходимый адресат не найден, следовательно, учреждение (организация) к СЭДД «Lotus Notes» не подключено, и документ необходимо создавать, регистрировать в БД «ИсхД» и направлять соответственно посредством факсимильной связи, электронной почты, курьерской доставкой или почтовой связью. Автор документа в РКК в поле «Текст» секции «Содержание» вводит текст служебной записки с использованием кнопки «Enter» для выделения абзацев в тексте. Руководитель рассматривает проект внутреннего документа и осуществляет подписание документа или отказывает в подписи с помощью кнопок «Подписать» или «Отказать в подписи», указав причину отказа.

В случае отказа документ автоматически возвращается автору, о чем последний получает уведомление в СЭДД. Регистрации подлежат только подписанные внутренние документы. Делопроизводитель заполняет поля на закладке «Отношение к делу» и осуществляет регистрацию РКК внутреннего документа в СЭДД. В случае необходимости переноса служебной записки на бумажный носитель используется кнопка «Печать» - «Письма адресатам». Посредством использования шаблонов утвержденных бланков внутренних документов автоматически формируется бланк документа с заполненными реквизитами. Адресат (например, руководитель органа Администрации города Новый Уренгой), получивший внутренний документ, направляет его исполнителю на обработку с помощью резолюции в СЭДД. Автор документа имеет возможность средствами СЭДД ознакомиться с ходом работы над документом.

К организационно-распорядительным документам (далее - ОРД) относятся правовые акты и протоколы, подписанные Главой города Новый Уренгой, заместителями Главы города. Устанавливается следующий порядок обработки ОРД средствами СЭДД:

Автор создает в СЭДД проект ОРД, заполняет список рассылки в РКК и при необходимости определяет связи ОРД с уже существующими в СЭДД документами. Автор передает РКК согласованного проекта ОРД на регистрацию средствами СЭДД. Руководитель рассматривает проект ОРД и подписывает документ на бумажном носителе или отказывается от подписи.

Подписанный ОРД возвращается на регистрацию в уполномоченное структурное подразделение на бумажном носителе. Делопроизводитель уполномоченного подразделения осуществляет регистрацию ОРД в СЭДД, после чего на бумажном экземпляре документа проставляет регистрационный номер, присвоенный ОРД, и дату регистрации. Автоматическая рассылка ОРД средствами СЭДД на ознакомление осуществляется в соответствии со списком рассылки РКК ОРД, подготовленным автором ОРД. Делопроизводитель уполномоченного подразделения (ответственного за работу с определенным видом ОРД) определяет срок ознакомления и инициирует процесс ознакомления. При этом СЭДД автоматически выполняет рассылку уведомлений участникам.

Участник ознакомления, получивший документ, рассматривает ОРД и подтверждает факт ознакомления путем выбора команды "Ознакомиться" в СЭДД. Делопроизводитель уполномоченного подразделения и автор документа имеют возможность контролировать ход ознакомления с документом средствами СЭДД. Если ОРД рассылается сторонним организациям, не к СЭДД, информация о доставке проставляется делопроизводителем подключенным уполномоченного подразделения в соответствующем поле РКК ОРД в СЭДД. Работники уполномоченного подразделения, ответственного за работу с определенным видом ОРД, заносят поручения по ОРД в СЭДД и ставят их на контроль. Исполнители автоматически получают уведомления о направлении им поручений по ОРД на исполнение. В случае переноса срока исполнения указывается новый срок и причина переноса. Исполнитель (руководитель структурного подразделения), получивший поручение по ОРД, может создавать поручения для нижестоящих исполнителей и ставить их на личный контроль. В момент сохранения поручения по ОРД исполнитель получает уведомление средствами СЭДД о направлении ему на исполнение поручения. Исполнитель создает отчет об исполнении поручения в СЭДД. В момент сохранения карточки отчета автор поручения получает уведомление об исполнении поручения в СЭДД. Автор поручения принимает или отклоняет отчет об исполнении в СЭДД. В случае отклонения исполнитель продолжает работу над документом. Сотрудники уполномоченного подразделения снимают поручение с контроля на основании полученного отчета об исполнении. РКК документа относится к делу в СЭДД в соответствии с номенклатурой дел по месту регистрации.

Построение информационно-поисковой системы в СЭДД. Эффективность поиска документа в СЭДД достигается путем формирования и применения: номенклатуры дел; классификатора видов документов; классификатора корреспондентов; классификатора авторов и исполнителей; классификатора типовых заголовков; классификатора тематики документа, а также установкой взаимных связей и ссылок между документами.

В СЭДД поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате регистрации, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе). СЭДД позволяет найти документ по компонентам информации с использованием поисковых форм.

Контекстный поиск возможен как по реквизитам, внесенным в РКК, так и содержанию (приложению) к РКК в случае использования файлов совместимого формата. Контекстный поиск осуществляется без учета морфологии русского языка, т.е. в строгом соответствии с заданным поисковым реквизитом. Для расширения области поиска используются замещающие символы:

Строка поиска	Результат поиска
муниципальное	документы, содержащие слово "муниципальное"
муниципальн*	документы, содержащие слова "муниципальное", "муниципальные", "муниципального", "муниципальному" и т.д.

Базы регистрационных данных в СЭДД, журналы учета документов, номенклатуры дел, содержащие информацию о входящих, исходящих и внутренних документах, составляют информационно-поисковую систему документов.



Глава 3. электронное согласование документов в системе электронного документооборота и делопроизводства «lotus/notes»

3.1 Мероприятия, проведённые для перехода органов Администрации города Новый Уренгой на электронное согласование документов в системе электронного документооборота и делопроизводства «Lotus Notes»

В связи со стоящей перед органами местного самоуправления приоритетной задачей сокращения сроков согласования документов, в Администрации города в апреле 2012 года было принято решение о начале подготовительного этапа для реализации самого сложного процесса «Электронное согласование документов в СЭДД».

1 июня 2012 года был утверждён график перехода органов Администрации города на электронное согласование документов в СЭДД с указанием точных дат для каждого органа Администрации города и следующий Перечень мероприятий:

- разработка Порядка действий при проведении электронного согласования документов;

- обучение (проведение консультаций) руководителей органов и ответственных за ведение делопроизводства в органах Администрации города процедуре согласования документов;

- подготовка Перечня типовых документов, создаваемых органом Администрации города (правовых актов, служебных записок, писем);

- составление алгоритма действий при проведении электронного согласования документов, определенных в Перечне (тип согласования; список обязательных участников согласования и последовательность согласования; параметры согласования; стадии согласования);

- создание в СЭДД шаблонов РКК и листов согласования документов, определенных в Перечне;

- устранение технических проблем, возникших у органов Администрации города при проведении процедуры согласования документов.

Для тестирования и так называемой «обкатки» процесса было выбрано несколько органов Администрации города. Благодаря электронному согласованию в данных органах были определены типовые процессы при электронном согласовании. Все эти процессы были протестированы, выбраны самые короткие и оптимальные, а затем описаны в Порядке действий при проведении электронного согласования, утвержденном распоряжением Администрации города. В соответствии с утвержденным Порядком проекты документов (отправляемых, внутренних служебных документов и правовых актов) направляются на согласование должностным лицам Администрации города средствами СЭДД, инициатором отправки документа на согласование может являться автор проекта или делопроизводитель, участниками согласования могут быть любые пользователи СЭДД. Данный Порядок составлен специалистами Организационно-распорядительного управления, адаптирован для работы с СЭДД «Lotus Notes» в органах Администрации города.

10 сентября 2012 года Администрация города в полном составе перешла на электронное согласование правовых актов в БД «ОРД»; исходящих писем в БД «ИсхД»; служебных записок в БД «ВнД».

В целях сокращения сроков прохождения документов и оперативности взаимодействия между органами Администрации города и подведомственными муниципальными учреждениями, а также другими организациями муниципального образования на основе использования СЭДД распоряжением Администрации города Новый Уренгой от 15.07.2013 № 1083-р утверждён Перечень подведомственных муниципальных учреждений, а также других организаций муниципального образования город Новый Уренгой для подключения к СЭДД в 2013 - 2014 годах, в который вошли 74 учреждения и организации муниципального образования город Новый Уренгой.

На сегодняшний день система электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Новый Уренгой является основным инструментом работы с документами и представляет собой систему электронного документооборота, включающую 759 автоматизированных рабочих мест в органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях и организациях города Новый Уренгой.

3.2 Электронное согласование проектов отправляемых, внутренних служебных документов и правовых актов

Порядок действий при проведении электронного согласования проектов отправляемых, внутренних служебных документов и правовых актов в системе электронного документооборота и делопроизводства «Lotus Notes» разработан в соответствии с Инструкцией по делопроизводству Администрации города Новый Уренгой. Проекты документов направляются на согласование должностным лицам Администрации города Новый Уренгой средствами СЭДД. На согласование может быть направлен только неподписанный проект документа. Инициатором отправки документа на согласование может являться автор проекта или делопроизводитель, а также любой пользователь, имеющий доступ к проекту документа для чтения. Участниками согласования могут быть любые пользователи СЭДД. В ходе процесса согласования регистрация проекта документа невозможна. Одновременно может быть запущено не более одного процесса согласования, новый процесс согласования может быть инициирован только после завершения предыдущего процесса согласования. Дублировать регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) уже существующих проектов документов с новыми листами согласования запрещается. Для согласования проектов исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов может использоваться СЭДД. Согласование в СЭДД осуществляется в соответствии со следующими принципами:

На согласование может быть направлен только неподписанный проект РКК документа. Проекты документов в обязательном порядке визируются руководителем подразделения, где готовился проект документа в СЭДД. Сроки согласования и состав участников согласования определяются для каждого вида документов в соответствии с Инструкцией по делопроизводству Администрации города Новый Уренгой.

Участники согласования могут накладывать средствами СЭДД визы трех видов:

- согласен;

- не согласен;

- особое мнение.

В случае наложения виз "не согласен" и "особое мнение" участник обязан привести мотивированный отказ (или замечание) в карточке согласования документа в СЭДД. Инициатор создания нового проекта РКК документа может направить документ на совместную подготовку одному или нескольким лицам - работникам одного или нескольких структурных подразделений, используя механизм согласования документов при работе в корпоративном режиме. Инициатором отправки документа на согласование и его участниками могут быть любые пользователи СЭДД. В СЭДД согласование может быть параллельным, последовательным или комбинированным.

При параллельном согласовании проект документа направляется одновременно всем участникам согласования. После того как процесс согласования начат, участники согласования получают соответствующие уведомления. Согласование проводится в сроки, установленные инициатором. Если по истечении срока согласования кто-либо из участников не поставил на документе свою визу, ему посылается уведомление-напоминание. Процесс согласования документа завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, либо досрочно прекращается инициатором процесса.

При последовательном согласовании проект направляется участникам согласования по очереди. После того как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику и т.д. Каждому участнику согласования обычно указывается время согласования (число дней или часов, которые отводятся ему для того, чтобы ознакомиться с проектом и поставить визу).

При комбинированном согласовании часть процесса может идти по последовательной схеме, а часть - по параллельной в произвольном порядке.

Последовательное согласование в СЭДД осуществляется по следующему сценарию:

- если время согласования превышено данным участником, то документ остается на согласовании у данного лица, при этом будет послано уведомление визирующему и инициатору согласования;

- если поставлена отрицательная виза, то будет послано уведомление инициатору и продолжен процесс согласования. Процесс последовательного согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, или досрочно - инициатором процесса либо по отрицательной визе одного из участников (если сценарием согласования это предусмотрено).

В процессе согласования участники могут в свою очередь создавать лист согласования и направлять документ на дополнительное согласование другим лицам, осуществляя так называемое петлевое согласование в СЭДД.

Проекты правовых актов на проверку специалисту отдела систематизации и контроля правовых актов направляются в соответствии с Инструкции по делопроизводству.

После получения инициатором проекта уведомления о положительном согласовании проекта правового акта всеми должностными лицами, указанными в схеме согласования до специалиста отдела систематизации и контроля правовых актов (в соответствии с подпунктом Инструкции по делопроизводству), автор проекта распечатывает оригинал проекта правового акта, визирует его с обратной стороны, указывает реквизит «Специалист отдела систематизации и контроля правовых актов», приносит в отдел систематизации и контроля правовых актов с заполненным реестром о сдаче проекта правового акта на проверку. После получения инициатором проекта уведомления об отрицательном согласовании проекта правового акта (виза «Не согласен») специалистом отдела систематизации и контроля правовых актов, автор. Вносит изменения в соответствии с замечаниями в основной документ в РКК СЭДД. Заново направляет на согласование проект правового акта в следующей последовательности:

- непосредственному руководителю;

- руководителю органа Администрации города Новый Уренгой в соответствии с соподчиненностью автора;

- специалисту отдела систематизации и контроля правовых актов;

- начальнику Организационно-распорядительного управления и заместителю Главы Администрации города - управляющему делами (на одной стадии согласования).

После получения уведомления о положительном согласовании проекта правового акта (виза «Согласен») специалистом отдела систематизации и контроля правовых актов, автор проекта правового акта.Дожидается согласования начальника Организационно-распорядительного управления и заместителя Главы Администрации города-управляющего делами. Распечатывает все результаты согласования, выбрав их во вкладке «Ход исполнения» РКК проекта правового акта и нажав кнопку «ПЕЧАТЬ НА БЛАНКЕ». Направляет РКК проекта правового акта средствами СЭДД на регистрацию в отдел систематизации и контроля правовых актов. Для этого необходимо:

- выбрать местом регистрации в РКК проекта правового акта «Отдел систематизации и контроля правовых актов»; нажать в РКК проекта правового акта кнопку «НА РЕГИСТРАЦИЮ».

Предоставляет проверенный оригинал в бумажном виде с пояснительной запиской, списком рассылки и необходимыми материалами в отдел систематизации и контроля правовых актов.

Направление проектов отправляемых писем за подписью Главы Администрации города на согласование специалисту отдела систематизации и контроля правовых актов. После получения инициатором проекта уведомления о положительном согласовании проекта документа всеми должностными лицами, указанными в схеме согласования до специалиста отдела систематизации и контроля правовых актов, автор проекта распечатывает оригинал проекта документа, визирует его с оборотной стороны, указывает реквизит «Специалист отдела систематизации и контроля правовых актов», приносит в отдел систематизации и контроля правовых актов с заполненным реестром о сдаче проекта документа на проверку. После получения инициатором проекта уведомления об отрицательном согласовании проекта документа (виза «Не согласен») специалистом отдела систематизации и контроля правовых актов, автор: Вносит изменения в соответствии с замечаниями в основной документ в РКК СЭДД. Заново направляет на согласование проект документа в следующей последовательности:

- непосредственному руководителю;

- руководителю органа Администрации города Новый Уренгой в соответствии с соподчиненностью автора;

- специалисту отдела систематизации и контроля правовых актов.

После получения уведомления о положительном согласовании проекта документа (виза «Согласен») специалистом отдела систематизации и контроля правовых актов, автор проекта: Распечатывает все результаты согласования, выбрав их во вкладке «Ход исполнения» РКК проекта документа и нажав кнопку «ПЕЧАТЬ НА БЛАНКЕ» (рис. 8). Направляет РКК проекта документа средствами СЭДД на регистрацию в отдел делопроизводства и контроля Организационно-распорядительного управления. Для этого необходимо: выбрать местом регистрации в РКК проекта документа «Отдел делопроизводства и контроля»; нажать в РКК проекта документа кнопку «НА РЕГИСТРАЦИЮ».

Предоставляет проверенный оригинал в бумажном виде в отдел делопроизводства и контроля Организационно-распорядительного управления в соответствии с Инструкции по делопроизводству. Процесс согласования проекта документа должностными лицами

Администрации города Новый Уренгой. После получения проекта документа в СЭДД должностные лица Администрации города Новый Уренгой - участники согласования должны накладывать на проект визы двух видов:

- «Согласен»;

- «Не согласен».

Согласующий имеет доступ к результатам предыдущих согласований по направленному в его адрес проекту. Участники согласования при проставлении визы в листе согласования РКК проекта документа могут внести исправления в сам документ с помощью кнопки «ИСПРАВИТЬ» и указать об этом в комментариях. В ходе согласования участники могут сохранить свою визу, как черновик. Для этого перед сохранением своей визы необходимо установить отметку «Черновик». В этом случае проект документа по-прежнему остается за участником. Вернуться к работе с ним для установки своей визы можно через лист согласования, нажав кнопку в таблице напротив своей фамилии.

В процессе согласования участники согласования могут, в свою очередь, создать листы согласования и направить проект документа на дополнительное согласование другим лицам, нажав кнопку «СОГЛАСОВАНИЕ ДО ВИЗЫ». Подобное создание циклов согласования документа второго, третьего и следующего порядка называется петлевым согласованием. После поступления предложений от участников, которым был направлен проект на петлевое согласование, инициатор петлевого согласования может перенести указанные замечания в свое основное согласование. Для этого в полученном листе согласования необходимо открыть результат согласования специалиста, которому направлялся проект документа на согласование до визы, и нажать кнопку «ВИЗА НА ОРИГИНАЛЕ» листа согласования.

Полная иерархия листов согласования отображается в представлении "Иерархия листов согласования" БД "Согласование". Во всех остальных представлениях этой базы данных вторичный лист согласования отображается как самостоятельный документ.

3.3 Юридическая сила документов, согласованных с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства

В последнее время во многих организациях, а также органах власти появилась новая актуальная задача, связанная с переходом от традиционного согласования проектов документов на бумажном носителе к электронному согласованию с использованием системы электронного документооборота.

Сегодня большинство руководителей считают, что в процессе электронного согласования проектов в СЭДД необходимо обязательно использовать электронную подпись (далее - ЭП). Переход на новую технологию согласования может быть затянут и сильно осложнен из-за процесса внедрения ЭП в организации. Даже в том случае, если в дальнейшем согласованный проект документа будет распечатан из СЭДД и подписан на бумажном носителе. А если ЭП не использовать, то, по мнению большинства руководителей, после электронного согласования в обязательном порядке необходимо собственноручное проставление виз на листе бумаги. Однако в этом случае эффективность электронного согласования практически сводится к нулевым показателям и значительно повышает стоимость перехода на электронное согласование, т.к. увеличивает количество владельцев сертификатов ключей подписей, а также усложняет процедуру согласования.

Согласование представляет собой анализ уполномоченными должностными лицами содержания проекта документа на его соответствие действующему законодательству и нормативным документам организации, а также целесообразности издания документа.

При внутреннем согласовании (или визировании) проект документа анализируют уполномоченные должностные лица внутри организации. Результат внутреннего согласования должностное лицо оформляет визой, которая выражает его согласие или несогласие с содержанием проекта документа. Если у должностного лица есть принципиальные замечания по тексту проекта документа, то он их указывает и прикладывает к проекту. Когда проект документа согласован, он передается на подписание.

Во время подписания осуществляется принятие решения, и именно после подписания проект документа становится документом. В соответствии с «ГОСТ Р 7.0.8.- 2013.Система стандартов и информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» юридическая сила документа - свойство официального документа вызывать правовые последствия. Другими словами, документ будет иметь юридическую силу при соблюдении следующих условий: положения, содержащиеся в документе, не должны противоречить действующему законодательству; создание документов такого вида; документ должен быть оформлен в соответствии с принятыми нормами.

Здесь также подразумевается, что документ должен быть подписан внутри организации должностным лицом, обладающим необходимыми для этого полномочиями. Перечень правовых актов, которые уполномочены подписывать должностные лица органов местного самоуправления утверждается Уставом. Порядок внесения проектов муниципальных правовых актов, перечень и форма прилагаемых к ним документов устанавливаются правовым актом органа местного самоуправления или должностного лица местного самоуправления, на рассмотрение которых вносятся указанные проекты. Исходя из выше изложенного можно сделать вывод: завизированные, но не подписанные документы не будут иметь юридическую силу. А вот будет ли иметь подписанный документ юридическую силу, если на нем отсутствуют визы?

В Российской Федерации требования к подготовке и оформлению документов разных видов устанавливаются разными правовыми актами, которые издают разные государственные органы. Соответственно, влияние визы согласования на юридическую силу документа нужно рассматривать отдельно для каждого вида документа. Остановимся на тех видах документов, которые чаще всего создаются в большинстве организаций и для согласования которых начинают использовать СЭДД.

Визирование проектов писем

В соответствии с «ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»:

«3.24. …Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования».

Соответственно, на отправляемом экземпляре письма не содержится никаких виз согласования, и из-за их отсутствия данный экземпляр не теряет своей юридической силы. Значит, реквизит «виза согласования документа» не влияет на юридическую силу письма и необходим руководителю для принятия решения о подписании данного документа: он может принять к сведению мнения своих подчиненных, согласиться или не согласиться с ними. И только наличие подписи руководителя (а не виз других должностных лиц) будет придавать юридическую силу подписанному документу.

Визирование проектов правовых актов

Постановление - это правовой акт длительного действия, издаваемый единолично руководителем, адресованный к широкому кругу лиц, направленный на установление, изменение или прекращение действия правовых норм. Постановление издается в целях решения наиболее важных и принципиальных задач, рассчитанных на постоянное, многократное действие.

Распоряжение - это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

Приказ - правовой акт издаваемый руководителем органа, действующим на основе единоначалия, индивидуального содержания, адресованный конкретному лицу или органу и рассчитанный на однократное применение.

Единоначалие - подход в управлении, согласно которому руководитель лично принимает окончательное решение и несет за него персональную ответственность. Визы в правовых актах помогают руководителю принять окончательное решение.

После согласования проектов правовых актов, писем (за исключением внутренней переписки) они распечатываются из СЭДД и подписываются на бумажном носителе. Следовательно, можно сделать вывод, что визы согласования в этих проектах необходимы для принятия окончательного решения руководителями, подписывающими документы.

В соответствии с пунктом 2 статьи 11 «Документирование информации» Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: в федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством РФ; Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными органами в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

Электронное согласование в федеральных органах исполнительной власти, а также других государственных органах и органах местного самоуправления должно соответствовать требованиям новых Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477.

В этих Правилах делопроизводства написано, что для подписания электронных документов ЭП должна использоваться, а при их согласовании внутри СЭДД электронную подпись могут заменить иные способы подтверждения действий с документами:

«38. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью федерального органа исполнительной власти - автора документа в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

39. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ».

Правила делопроизводства разрешают госструктурам не использовать ЭП при согласовании электронных документов при условии использования иных способов подтверждения действий пользователей. При этом здесь не упоминается об аналоге собственноручной подписи или о сертифицировании способа подтверждения действий с электронными документами. Все, что происходит внутри СЭДД, защищено ею. Поэтому новые Правила делопроизводства на этапе согласования не требуют использования ЭП.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении можно отметить что, удобство безбумажной технологии согласования проектов документов, на первый взгляд, очевидно. Но главное преимущество электронного согласования не столько в экономии времени и расходных материалов, сколько в новой, более четкой организации движения документов. Внедрение в Администрации города Новый Уренгой электронного согласования документов в СЭДД позволило решить следующие задачи: Сокращение сроков согласования документов.

Сроки согласования проектов документов уменьшились за счет их движения в электронном виде и возможности использования различных типов согласования (параллельного, последовательного и комбинированного). Электронное согласование любых типов документов в единой системе: СЭДД включает в себя такие базы данных как БД «ОРД», БД «ИсхД», БД «ВхД», БД «ВнД». Обеспечение прозрачности и контролируемости процесса согласования документов, ведение истории согласования каждой версии документа. Процессы движения документов в СЭДД прозрачны: инициаторы согласования имеют возможность видеть в режиме реального времени ход согласования проекта документа. Возможность привлечения в системе к согласованию дополнительных согласующих лиц («петлевое согласование»). Должностное лицо может направить документ на согласование «До визы». Функционал СЭДД позволяет каждому пользователю визировать проект только за себя (или нескольких должностных лиц, которые указываются при назначении прав пользователю в соответствии с его полномочиями и выполняемыми функциями). Автоматическое уведомление согласующих о необходимости согласования документа, о согласовании привлеченного им к согласованию лица. Автоматическое уведомление инициаторов согласования о ходе согласования (завершении согласования, поступлении замечаний по документу, длительном несогласовании документа и т.д.). Снижение затрат на печать и копирование документов. СЭДД позволяет добавлять файлы с замечаниями согласующего лица или новую версию документа в лист согласования. Минимизация рисков потери документов за счет гарантированной доставки проекта документа на согласование должностному лицу. Оптимизация рабочего времени специалистов и руководителей (можно согласовывать и направлять документы на согласование не выходя из кабинета). Сокращение транспортных расходов (согласующие службы часто находятся в разных концах города). Анализ процесса согласования. В системе существует БД «Согласование» и Центр отчетов, которые позволяют оценить количество и объемы направляемых и получаемых на согласование документов. Оценка качества подготовки документов инициаторами согласования. СЭДД протоколирует всю работу с проектом, то есть записывает действия в специальный системный журнал, в котором их можно посмотреть, в том числе и записи о том, какой пользователь внес каждую из виз. Возможность планирования сроков прохождения согласования документов и даты подписания проекта документа.

Нельзя сказать, что процесс перехода к электронному согласованию документов проходил безболезненно. При этом общим для участников процесса внедрения и развития системы было понимание необходимости перехода на новые технологии. Естественно, сейчас еще есть над чем работать. Учитывая, что количество пользователей СЭДД и документов в ней с каждым годом увеличивается, необходимо наращивать серверные мощности, что, впрочем, ответственные за данное направление сотрудники и делают.



СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. ИСТОЧНИКИ

1.1. Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993г/с изм. И поп. от 30.12.2008г. №6-ФКЗ, от 30.12.2008г. №7-ФКЗ //Собрание законодательства Российской Федерации. 2209. № - 4.Ст.445;

1.2. Федеральный закон от 22 октября 1999г. №185-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания»//Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № - 8,Ст.801; 1999, № - 43, Ст.5124);

1.3. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»//Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № - 52 (часть I), - Ст.5021; 2002, № - 28, Ст.2780; 2003, № - 27 (ч.1),Ст.2696; 2009, № - 46, Ст. 5417;

1.4. Федеральный Закон от 01.06.2005г.№53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»;

1.5. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»//Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, - Ст.4169; 2006, № - 50, Ст. 5280; 2007, № - 49,Ст. 6079; 2008, № - 20,Ст.2253);

1.6. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»//Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № - 19, Ст.2060);

1.7. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»//Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № - 31 (часть I), Ст.3448);

1.8. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»//Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № - 31 (1 ч.), Ст.3451; 2009, №- 48, Ст.5716; 2009, № - 52, (1 ч.), Ст.6439); 1.9. Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»//Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № - 7, Ст.776;

1.10. Федеральный Закон от 27 июля 2004г. №79-ФЗ «О Государственной гражданской службе Российской Федерации»//Собрание законодательства Российской Федерации 2004. № - 31.Ст.3215;

1.11. Федеральный Закон от 2.03.2007г. №25-ФЗ «О муниципальной службе Российской Федерации»;

1.12. Федеральный Закон от 06.04.2011г. №63-ФЗ "Об электронной подписи»

1.12. Закон Ямало-Ненецкого автономного округа от 22 июня 2007г. № 67-ЗАО «О муниципальной службе в Ямало-Ненецком автономном округе»//с изменениями и дополнениями к нему;

1.13. Закон Ямало-Ненецкого автономного округа от 13 октября 2003 года № 41-ЗАО «О гербе Ямало-Ненецкого автономного округа»;

1.14. Указ Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации»//Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № - 19, Ст.2257;

1.15. Указ Президента Российской Федерации от 23 мая 1996 г. № 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти»//Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, №-22, Ст. 2663; 1997, №-20, Ст.2242; 1998, №-33, Ст. 3967; 2005, №-28,Ст.2865);

1.16. Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»//Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 10, Ст.1127; 2005, № - 39, Ст.3925;

1.17. Постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти»//Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № - 30 (ч. II), Ст.3165;

1.18. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»//Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № -2, Ст.123; 2001 № -24, Ст.2461; 2006, № - 52, Ст. 5587;

1.19. Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»//Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № -33, Ст.3895; 1997, № - 50, Ст.5689;1998 , № - 47, Ст.5771; 1999, № - 8, Ст.1026; 2006, № - 29, Ст.3251; 2009, № - 2, Ст.240; 2009, № 12, Ст.1443; 2010, № - 9, Ст.964;

1.20. Постановление Правительства Российской Федерации от 01 июня 2004. № 260 «О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации»//Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № - 23, Ст.2313; 2006, № -23, Ст.2514; 2006, № - 29, Ст.3251; 2007, № - 32, Ст.4150; 2008, № -14, Ст.1413; 2008, № - 21, Ст.2459; 2008, № - 49, Ст.5833; 2009, № - 11, Ст.1302; 2009, № - 12, Ст.1443; 2009, № - 19, Ст.2346; 2009, № - 36, Ст.4358; 2009, № - 49 (2 ч.), Ст.5970; 2009, № - 49 (2 ч.), Ст.5971; 2009, № - 52 (2 ч.), Ст. 6609;

1.21. Постановление Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» //Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, №- 4, Ст. 305; 2005, №- 47, Ст.4933; 2007, № -43, Ст. 5202; 2008, № - 9, Ст. 852; 2008, № -14, Ст. 1413; 2009, №- 12, Ст1429; 2009, № 25, Ст.- 3060; 2009, № - 41, Ст.4790; 2009, № - 49 (2 ч.), Ст.5970;

1.23. Постановление Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005. № 452 «О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти»//Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № - 31, Ст.3233; 2007, №- 43, Ст.5202; 2008, № - 9, Ст.852; 2008, № - 14, Ст.1413; 2008, № - 46, Ст.5337; 2009, № - 12, Ст.1443; 2009, № - 19, Ст.2346; 2009, № -25, Ст. 3060; 2009, № -47, Ст.5675; 2009, № 49- (2 ч.), Ст.5970; 2010, №- 9, Ст.964;

1.24. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»//Собрание законодательства Российской Федерации 2009, № 25, Ст.- 3060;

1.25. Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»//Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № - 39, Ст.4614;

1.26. Постановление Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 "О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти" (ред. от 22.11.2013)

1.27. Постановление Правительства РФ от 08.09.2010 N 697 (ред. от 06.11.2013) "О единой системе межведомственного электронного взаимодействия" (вместе с "Положением о единой системе межведомственного электронного взаимодействия")

1.28. Постановление Правительства РФ от 28.12.2011 N 1184 "О мерах по обеспечению перехода федеральных органов исполнительной власти и органов государственных внебюджетных фондов на межведомственное информационное взаимодействие в электронном виде" (ред. от 22.11.2013)

...