Совершенствование информационного обеспечения государственного управления на примере Министерства образования и науки Удмуртской Республики

Из 1150 обращений граждан, поступивших в министерство, более 30 % касались вопросов образовательного процесса, 20 % - оплаты труда, компенсационных выплат, социальных пособий педработникам; более 40 % - решению жилищных вопросов, 10 % - вопросам по детям - сиротам и т.д.

Кроме работы с письменными обращениями организованна и ведется работа по личному приему граждан руководителями министерства, о чем планомерно отправляются отчеты в Администрацию Главы и Правительства Удмуртской Республики.

В прошедшем году на личном приеме было принято около 200 человек, проведено более 160 встреч с трудовыми коллективами учреждений отрасли образования с привлечением более 40 тысяч человек.

В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2009 года № 1993-р "Сводный перечень первоочередных государственных и муниципальных услуг, предоставляемых органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления в электронном виде, а также услуг, предоставляемых в электронном виде учреждениями и организациями субъектов Российской Федерации и муниципальными учреждениями и организациями" в рамках электронного документооборота Министерством предоставляются государственные услуги по следующим направлениям (данные за 11 месяцев 2014 года):

- аттестация педкадров (2329 обращения);

- лицензирование образовательных организаций (205);

- государственная аттестация образовательных организаций (187);

- подтверждение документов государственного образца (34).

Также Министерством образования и науки Удмуртской Республики совместно с Региональным центром информатизации и оценки качества образования ведется планомерная работа с органами управления образованием по внедрению программного комплекса "Моя первая очередь" с выводом услуги по приему заявления на зачисление детей в детские сады на Единый портал государственных и муниципальных услуг. Такая услуга доступна в 100 % дошкольных учреждений. Отрабатываются мероприятия по оказанию в электронном виде услуги "Прием заявлений граждан о зачислении в образовательные организации Удмуртской Республики, реализующие программы начального общего, основного общего, среднего общего образования". Внедряются комплексные автоматизированные информационные системы "Электронная школа" и "Электронный колледж". На сегодня доля школ, пользующихся электронными журналами и дневниками составляет 72 %.

Основу информационной образовательной среды составляет региональный образовательный портал, на котором выстроена структура сайтов системы образования республики. Доля общеобразовательных учреждений, имеющих web - сайты в сети Интернет, от общего количества общеобразовательных учреждений республики составляет 100%

На образовательном портале Удмуртской Республики зарегистрировано 700 сайтов организаций дошкольного образования, 632 сайта общеобразовательных организаций, 103 сайта организаций дополнительного образования, 18 сайтов организаций для детей - сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, 45 сайтов организаций профессионального образования 32 сайта управлений образованием.

В настоящее время информационная система образования перестает восприниматься как способ создания только технологической инфраструктуры, обеспечивающей реализацию образовательного процесса, а начинает рассматриваться как ресурс для подготовки педагогических инноваций, результатом которых должно стать новое качество образования.

Но в настоящее время в Министерстве отсутствует автоматизации системы внутреннего документооборота, в результате в 2012-2014 гг. имеем снижение надежности системы управления:

- замедление уровня исполнительской дисциплины в министерстве;

- недостаточное обеспечение оперативности предоставления услуг населению;

- замедление взаимодействия с подведомственными организациями, иными органами власти, расположенных в других городах и районах.

Кроме этого, по итогам проведенного в 2014 году опроса - 45% всех опрошенных педагогов школ УР (среди молодых специалистов - 75%) - не удовлетворены информационной поддержкой их деятельности со стороны Министерства.

Таким образом, по итогам исследования выявлены следующие проблемы информационного обеспечения Министерства образования и науки УР:

-ввиду отсутствия автоматизации системы внутреннего документооборота в 2012-2014 гг. имеем снижение надежности системы управления;

-ввиду отсутствия у Министерства образования и науки УР тематических Интернет - ресурсов, посвященных, в частности помощи в работе молодым педагогам, в 2012-2014 гг. снижена доля молодых педагогов, удовлетворенных информационной поддержкой их деятельности со стороны Министерства.

3. Совершенствование информационного обеспечения министерства образования и науки УР

3.1 Мероприятия по совершенствованию информационного обеспечения государственного управления

Для решения проблем информационного обеспечения Министерства образования и науки УР предлагается ряд мероприятий:

1. Внедрить систему автоматизации документооборота "1С:Документооборот государственного учреждения 8".

"1С:Документооборот государственного учреждения 8" в комплексе решает широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. При наличии у пользователя соответствующих клиентских лицензий программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.

"1С:Документооборот государственного учреждения 8" соответствует основным делопроизводственным стандартам, ГОСТам и нормативным актам:

-ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

-ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения";

-Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

-Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных". Принят Государственной Думой 08.07.2006;

-Постановление Правительства от 15.06.2009 № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";

-Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76;

-Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения;

-ГОСТ Р 53898-2010 "Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению";

-Постановление Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 № 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота";

-Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 02.09.2011 № 221 "Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения".

"1С:Документооборот государственного учреждения 8" позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по настроенным правилам. Регистрация документа сопровождается следующими процессами:

-учет поступивших документов, сканирование бумажных документов, печать штрихкодов и регистрационных штампов;

-автоматизация процедуры рассмотрения документов, отправки на исполнение и постановки на контроль;

-поддержка регламентированных сроков исполнения документов;

-ведение номенклатуры дел, формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;

-последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.

В программе предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Предусмотрен учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресации обращений граждан в сторонние организации и от них. Для работы с обращениями граждан используется специальное рабочее место, в котором специалист сразу видит все поступившие обращения граждан, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним. Для анализа и контроля исполнения обращений граждан используются отчеты "Исполнение обращений граждан", "Структура обращений за период", "Динамика количества обращений", "Список обращений граждан". "1С:Документооборот государственного учреждения 8" имеет возможность передавать и принимать документы посредством МЭДО. МЭДО обеспечивает автоматический обмен электронными документами между различными предприятиями и учреждениями в соответствии с ГОСТ Р 53898-2010. При использовании МЭДО программа автоматически осуществляет многие операции, которые обычно выполняются сотрудниками вручную:

-обмен входящими и исходящими документами,

-учет поступающих документов в журналах,

-увязывание входящих и исходящих документов в цепочки,

-отслеживание состояния отправленных документов.

Встроенная почта предоставляет возможность работать с письмами непосредственно в "1С:Документообороте государственного учреждения 8" при помощи полноценного почтового клиента. При этом письма являются такими же учетными единицами, как и входящие и исходящие документы. Любой документ или файл можно отправить по электронной почте непосредственно из программы. Предусмотрена также загрузка входящих и внутренних документов из электронной почты. При использовании ЭЦП можно отправлять и принимать подписанные и зашифрованные файлы. Имеется дополнительная возможность отправки и получения почтовых сообщений с помощью внешних почтовых клиентов. Поддерживаются почтовые клиенты Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird и другие клиенты, работающие по протоколу MAPI. Для отражения результатов согласования в карточке документа используются визы согласования. Визы согласования представляют собой записи о фактах согласования документов и позволяют:

-из карточки документа узнать, согласован документ или нет; если согласован, то кем и когда, если не согласован, то почему;

-в процессе согласования увидеть замечания других сотрудников, в том числе высказанные ранее;

-отразить согласование, если согласующие лица не работают в системе;

-распечатать лист согласования документа.

Стоимость программного продукта на 90 рабочих мест составляет 125 тыс. руб.

2. Разработать подсайт "Молодой педагог" (связанный с официальным сайтом Министерства образования и науки), где проводить вэбинары для молодых педагогов, транслировать успешный опыт молодых педагогов.

Изготовление сайта будет выполнять ООО "Центр Высоких Технологий". Стоимость изготовления сайта согласно прайс-листа ООО "Центр Высоких Технологий" составит 22 тыс. руб. (см. таблицу 4).

Таблица 4. Детализация затрат на разработку Интернет - сайта

Плата за каждое обновление сайта со стороны ООО "ЦВТ" составит 3,5 руб. Запланируем обновление сайта 4 раза в год. В результате годовые затраты на обновление сайта составит 4 х 3,5 = 14 руб. Размещение Интернет - сайта запланируем на бесплатном хостинге UCOZ: http://www.ucoz.ru/.

Для он-лайн консультаций на сайте необходимо организовать форум и чат. Ведение чата будут осуществлять специалисты Министерства по 3 часа в неделю с оплатой 65 руб. в час. За 35 учебных недель продолжительность он-лайн консультаций составит: 35 х 3 = 105 часов.

Годовые затраты на оплату труда с учетом уральского коэффициента по ставке 15% и страховых взносов по ставке 30% составят: 105 х 65 х 1,15 х 1,30 = 10203 руб.

В нашем случае база для расчета накладных расходов будет равна: 105 х 65 х 1,15 = 7848 руб. Сумма накладных расходов составит: 7848 х 0,22 = 1726 руб. Таким образом, затраты бюджета на он-лайн консультации по проблемным вопросам работы молодых специалистов составят: 22 + 10,2 + 1,7 = 33,9 тыс. руб. или 34 тыс. руб.

Ресурсы, необходимые для внедрения и реализации разработанных предложений представлены в таблице 9.

Таблица 9. Ресурсы, необходимые для внедрения и реализации разработанных предложений

Таким образом, целью разработки мероприятий является повышение эффективности внутренних и внешних коммуникаций Министерства образования и науки УР

3.2 Оценка эффективности предложенных мероприятий

Целесообразность разработанных предложений и направления их реализации представлена в табл. 10.

Таблица 10. Целесообразность разработанных предложений и направления их реализации

Прирост коэффициента, характеризующего надежность системы управления, проведем на основе экспертного опроса руководителей отделов Министерства образования и науки (таблица 11).

Определить число экспертов можно по формуле:

n = 0,5 х (0,33 / b + 5),(1)

где n - число экспертов;

b - ошибка результата экспертного анализа.

Примем ошибку не более 3%, тогда: n = 0,5 х (0,33/0,03 + 5) = 8 экспертов

Таблица 11. Ответы экспертов предмет коэффициента, характеризующего надежность системы управления, после реализации мероприятий

До реализации мероприятий значение коэффициента, характеризующего надежность системы управления, составляло 0,9. После реализации мероприятий оно вырастет до 0,96.

Таким образом, за счет реализации предлагаемых мероприятий будет усовершенствована система как внешних, так и внутренних коммуникаций.

В результате делаем вывод, что улучшение системы информационного обеспечения Министерства образования и науки УР позволит повысить надежность системы управления и улучшить результативность работы системы образования УР в целом.

информационный управленческий образование

Заключение

Министерство образования и науки Удмуртской Республики (далее - Министерство) является исполнительным органом государственной власти Удмуртской Республики, осуществляющим функции по государственному управлению в сфере образования и науки, а также переданные органам государственной власти субъектов Российской Федерации полномочия Российской Федерации в сфере образования.

В настоящее время информационная система образования перестает восприниматься как способ создания только технологической инфраструктуры, обеспечивающей реализацию образовательного процесса, а начинает рассматриваться как ресурс для подготовки педагогических инноваций, результатом которых должно стать новое качество образования.

Но в настоящее время в Министерстве отсутствует автоматизации системы внутреннего документооборота, в результате в 2012-2014 гг. имеем снижение надежности системы управления:

- замедление уровня исполнительской дисциплины в министерстве;

- недостаточное обеспечение оперативности предоставления услуг населению;

- замедление взаимодействия с подведомственными организациями, иными органами власти, расположенных в других городах и районах.

Кроме этого, по итогам проведенного в 2014 году опроса - 45% всех опрошенных педагогов школ УР (среди молодых специалистов - 75%) - не удовлетворены информационной поддержкой их деятельности со стороны Министерства.

Для решения проблем информационного обеспечения Министерства образования и науки УР предлагается ряд мероприятий:

1. Внедрить систему автоматизации документооборота "1С:Документооборот государственного учреждения 8".

2. Разработать подсайт "Молодой педагог" (связанный с официальным сайтом Министерства образования и науки), где проводить вэбинары для молодых педагогов, транслировать успешный опыт молодых педагогов.

До реализации мероприятий значение коэффициента, характеризующего надежность системы управления, составляло 0,9. После реализации мероприятий оно вырастет до 0,96.

Таким образом, за счет реализации предлагаемых мероприятий будет усовершенствована система как внешних, так и внутренних коммуникаций.

В результате делаем вывод, что улучшение системы информационного обеспечения Министерства образования и науки УР позволит повысить надежность системы управления и улучшить результативность работы системы образования УР в целом.

В последние годы проектное управление все чаще применяется российскими предприятиями, деятельность которых напрямую не связана с проектной деятельностью. Проектное управление направлено на разработку новых видов продукции или услуг. Любой проект имеет свой жизненный цикл, который состоит из следующих процедур: планирования, выполнения, контроля, анализа и регулирования. Компания обладает определенным набором ресурсов, используя который она стремиться добиться наилучшего результата при реализации проекта на всех этапах жизненного цикла. Но этот набор ресурсов ограничен. Поэтому основной задачей проектного управления является наиболее эффективное распределение имеющихся у предприятия ограниченных ресурсов для достижения поставленных в ходе разработки проекта целей.

Список использованных источников и литературы

1. Конституция Российской Федерации: офиц. текст. - М.: Маркетинг, 2015. - 39 с.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть четвертая)" от 18.12.2006 N 230-ФЗ [принят ГД ФС РФ 24.11.2006]. URL: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=105422;div=LAW (дата обращения: 10.11.2015).

3. Федеральный закон от 28.12.2010 N 390-ФЗ "О безопасности" [принят ГД ФС РФ 07.12.2010]. URL: http:// base. consultant.ru /cons /cgi /online. cgi? req=card;page=splus;ts=AF5B2F10BDAAE72AB48D0D882026C02D (дата обращения: 10.11.2015).

4. Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ [ред. от 06.04.2011] "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" [принят ГД ФС РФ 08.07.2006]. URL: http:// base. consultant. ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=105422;div=LAW (дата обращения: 10.11.2015).

5. Федеральный закон от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" [принят ГД ФС РФ 21.01.2009]. URL: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=84602;dst=0;ts=9448202344015BE372470E8E5008B186 (дата обращения: 10.11.2015).

6. Федеральный закон от 23.11.1995 N 174-ФЗ [ред. от 08.05.2009, с изм. от 17.12.2009] "Об экологической экспертизе" [принят ГД ФС РФ 19.07.1995]. URL: http: //base. consultant. ru /cons /cgi /online. cgi?req= doc;base=LAW;n=87652;dst=0;ts=AF5B2F10BDAAE72AB48D0D882026C02D (дата обращения: 10.11.2015).

7. Указ Президента РФ от 17.03.2008 N 351[ред. от 14.01.2011] "О мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации при использовании информационно-телекоммуникационных сетей международного информационного обмена". URL: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=109359;dst=0;ts=EF40C96E09D59E70AB88ED2BA41C27DF (дата обращения: 10.11.2015).

8. Постановление Правительства РФ от 12 февраля 2003 г. № 98 "Об обеспечении доступа к информации о деятельности Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти". URL: http:// base. consultant.ru /cons/cgi /online. cgi? req = card; page=splus;ts=AF5B2F10BDAAE72AB48D0D882026C02D (дата обращения: 10.11.2015).

9. Закон УР от 14 декабря 2006 года № 59-РЗ "Об информатизации в Удмуртской Республике". URL: http:// base. consultant. ru / regbase /cgi/online.cgi?req=doc;base=RLAW053;n=25655;dst=0;ts=E795C44B90482273C42D1784650D33F2 (дата обращения: 10.11.2015).

10. Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации [утв. Президентом РФ 07.02.2008 N Пр-212]. URL: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=92004;dst=0;ts=3C799E43BA4C080E43BB43B1D02892FB (дата обращения: 10.11.2015).

11. Постановление Правительства Удмуртской Республики от 16 мая 2005 г. N 83 "Об утверждении Положения о Министерстве образования и науки Удмуртской Республики" (в ред. постановлений Правительства УР от 29.01.2007 N 8, от 06.10.2008 N 239, от 23.03.2009 N 55, от 28.12.2009 N 382, от 15.08.2011 N 283, от 14.09.2011 N 329, от 09.04.2012 N 151, от 21.06.2013 N 261, от 16.12.2013 N 582) URL: http://udmedu.ru/about/index.php (дата обращения: 10.11.2015).

12. Атаманчук, Г. В. Государственное управление: организационно-функциональные вопросы. - М.: Экономика, 2012. - 302 с.

13. Винер, Н. Кибернетика и общество. URL: http://mathinfinity.net.ru/article/74 (дата обращения: 10.11.2015).

14. Волокитин, А. В., Копылов, В. А. Информационная безопасность и информационное законодательство // Сб. НТИ. - Сер. 1. - 2014. - № 7. - 96 c.

15. Глазунова, Н. И. Система государственного и муниципального управления: Учебник. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2010. - 544 с.

16. Даньков, А. П. Информационное обеспечение государственных органов Российской Федерации. URL: http:// www.council.gov.ru (дата обращения: 10.11.2015).

17. Егоров, Г. Г. Роль справочных юридических систем в систематизации российского законодательства // Защита субъективных прав: история и современные проблемы. Материалы межрегиональной научно-практической конференции. Волгоград, 2008. - 114 с.

18. Игнатов, В. В. Введение в специальность государственного и муниципального управления. - Ростов-на Дону, 2012. - 150 с.

19. Ивасенко, А. Г. Информационные технологии в экономике и управлении. - М.: КноРус, 2012. - 266 с.

20. Использование Интернет-технологий в государственном управлении. URL: http:// www.dumask.ru/inform/about/metod/02/7055/ (дата обращения: 10.11.2015).

21. Кнорринг, В. И. Основы государственного и муниципального управления: Учебник. - М.: Изд-во "Экзамен", 2012. - 410 с.

22. Корнеев, И. К. Информационные технологии в управлении. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 158 с.

23. Кривов, В. Д. Информационное обеспечение законодательной деятельности с использованием информационных систем общего пользования. URL: http:// www.council.gov.ru (дата обращения: 10.11.2015).

24. Маршалова, А. С. Система государственного и муниципального управления. - М.: Омега, 2012. - 322 с.

25. Макарычев, В. Н. Обеспечение доступа к информации о деятельности органов власти. URL: http:// www.council.gov.ru (дата обращения: 10.11.2015).

26. Михайловский, М. Г. Правовые основы обеспечения доступа к информации о деятельности органов государственной власти Российской Федерации, органов власти субъектов Российской Федерации. URL: http:// www.council.gov.ru (дата обращения: 10.11.2015).

27. Никитов, В. А., Орлов, Е. И., Старовойтов, А. В., Гиричев, Б. И., Шаров, Ю. Л. Концепция создания информационно-коммуникационной системы Совета Федерации // Научно-техническая информация. Серия 1. -1998. - № 8. - С. 10.

28. Пикулькин, А. В. Система государственного управления: учебник для вузов. - М. Юнити-Дана, 2010. - 233 с.

29. Рой, О. М. Система государственного и муниципального управления. 2-е изд. - СПб.: Питер, 2006. - 214 с.

30. Региональная экономика и управление / Под ред. Е.Г. Коваленко. - СПб.: Питер, 2015. - 283 с.

31. Семенов, М. И. Автоматизированные информационные технологии в экономике. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 416 с.

32. Тихомиров, Ю. В. Теория управления. - М.: Вестник, 2010. - 336 с.

33. Трофимов, В.В. Информационные системы и технологии в экономике и управлении. - М.: Высшее образование, 2006. - 480 с.

34. Чиркин, В. Е. Система государственного и муниципального управления: Учебник. - М.: Юристъ, 2011. - 320 с.

Размещено на Allbest.ru