Процесс управления предприятием
Процесс принятия решения в системе управления предприятием. Информационное обеспечение и автоматизация как методы построения информационного фонда предприятия. Роль информационных систем в деятельности фирмы, функциональные и сервисные подсистемы.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 28.11.2012 |
| Размер файла | 212,6 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
47
Содержание
Введение
1. Теоретическая часть
1.1 Общая теория
1.2 Эволюция ИСУП
1.3 Роль ИСУП в деятельности предприятий
1.4 Архитектура ИСУП
1.5 Взаимодействие подсистем ИСУП
2. Практическая часть
2.1 Общее описание программы 1С Бухгалтерия 8
2.2 1С Торговля и Склад 7.7 для автоматизации работы предприятия
3. Способы совершенствования
Заключение
Список литературы
Введение
Современное управление на предприятиях в особенности средних и крупных требует организованной структуры, автоматизации и информационности.
Большие объемы данных необходимых в повседневной работе и значительный объем информации, требуют специальные программные разработки для унификации процесса обработки и перерабатывания информации. Таким образом, можно сказать что первой причиной автоматизации информационной деятельности предприятия и подбора специализированных программных средств является рост объемов информации предназначенной для обработки.
Современные большие информационные системы (ИС) - это сложные комплексы технических и программных средств, технологии и персонала, основные функции которых заключаются в сборе, обработке, хранении, поиске и выдаче пользователям информации о некоторой предметной области.
Можно говорить, что совокупность данных, хранимых и обрабатываемых ИС, образуют информационную модель предметной области, описывающую ее состояние с определенной степенью адекватности. Таким образом, общение пользователя с ИС дает ему возможность получать информацию о предметной области, не обращаясь непосредственно к этой предметной области, а пользуясь ее специально созданной информационной моделью.
Ясно, что ИС лишь тогда соответствует целям создания и способна выполнить возложенные на нее функции, когда изменения, происходящие в предметной области, находят отражение в ее информационной модели не позднее, чем за время, определенное информационными потребностями пользователя.
Это обстоятельство является второй (после роста объёмов подлежащей обработке информации), причиной необходимости автоматизации информационной деятельности организаций.
1. Теоретическая часть
1.1 Общая теория
Любая организация и предприятие является сложной экономической, информационной и непрерывной в своем процессе деятельности системой.
Среди главных функций процесса управления можно выделить следующие:
-учет;
-анализ;
-контроль;
-регуляция.
Совокупность каждой функции и их взаимосвязанность на уровне предприятия образует систему управления, как организационную функциональную систему.
Процесс управления предприятием основывается на информации.
В ходе управления возникают потоки информации между объектами и субъектами управления организации, а также между ним и внешней средой. Направленность внутренних информационных потоков характеризует прямую и обратную связь в системе управления
В процессе управления поступающая информация проходит несколько последовательных стадий ведущих к её использованию:
-процесс регистрации;
-процесс передачи;
-процесс хранения;
-процесс накопления;
-процесс обработки информации.
Это и есть информационный процесс. Информация в этом процессе рассматривается и как предмет (начальная информация) и как исходный продукт (результат) труда (результативная информация) системы управления. Начальная, первичная информация преобразуется в результативную, пригодную для формирования управленческих решений. Именно поэтому информационный процесс является частью управленческой деятельности.
Информационный процесс управления осуществляется благодаря выполнению строго регламентированной совокупности процессов, направленных на преобразование начальной, первичной информации, информации поступающей в систему, в результативную. Определенная последовательность процедур и процессов преобразования информации и совокупность методов и способов их реализации определяют информационную технологию. Липунцов, Ю.П. Управление процессами. Методы управления предприятием с использованием информационных технологий: [Текст] / Ю.П. Липунцов. - 2-е изд. - М.: ДМК Пресс; М.: Компания АйТи, 2012. - 224 с.
В современном процессе управления понятия информационных и автоматизированных систем тождественны.
Однако следует знать, что информационные системы могут использовать и альтернативную, в том числе и не автоматизированную технологию для обработки информации. На любом экономическом объекте, предприятии, организации существует информационная система, даже если при реализации процесса сбора, передачи, обработки информации технические средства не используются. При этом в рамках информационной системы на предприятии для решения некоторых задач информационного процесса управления могут использоваться средства автоматизации, а часть задач может решаться без применения средств вычислительной техники, реализующих принцип программного управления, то есть неавтоматизированно.
Информационная система экономического объекта может включать автоматизированную информационную систему (АИС) в качестве своей составной части. Так как тема нашей работы заключается в изучении автоматизированных информационных систем, применямых при управлении производственными, торговыми и сервисными предприятиями, то и речь будет идти об АИС управления предприятиями (ИСУП). То есть, в последующем нами будет использоваться именно этот термин.
Решения в системе управления предприятием принимаются людьми на основе информации, являющейся продуктом ИС.
На ее входе находится исходная, первичная информация обо всех изменениях, происходящих в объекте управления. Она фиксируется в результате выполнения функций оперативного учета. В ИС первичная информация преобразуется в результатную, пригодную для принятия решений. В ИСУП часть процедур формального преобразования первичной информации в результатную автоматически выполняется техническими средствами по заранее заданным алгоритмам, без непосредственного вмешательства человека.
Это не означает, что ИСУП может полностью функционировать в автоматическом режиме. Персонал системы управления определяет состав и структуру первичной и результатной информации, порядок сбора и регистрации первичной информации, контролирует ее полноту и достоверность, определяет порядок выполнения преобразований первичной информации в результатную, контролирует ход выполнения процесса преобразований. К тому же процедура сбора первичной информации до сих пор слабо автоматизирована. Поэтому ее ввод в технические средства также осуществляется персоналом ИСУП.
В современных ИСУП автоматизированные процедуры информационного процесса интегрированы с функциями управления. Наряду со своими основными функциями, их непосредственно выполняет управленческий персонал. Более того, некоторые современные перспективные методы управления жестко ориентированы на использование компьютеров и без их применения практически нереализуемы.
Организационно ИСУП реализуется через создание автоматизированных рабочих мест (АРМ) работников системы управления.
Номенклатура АРМ зависит от организационной структуры системы управления экономическим объектом и разделяется по различным функциям управления (планирование, учет, анализ, контроль). Каждая функция управления имеет свой набор решаемых задач. Отдельные задачи распределяются по комплексам задач. Например, в подсистеме бухгалтерского учета выделяются комплексы задач учета: основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы, готовой продукции и ее реализации, финансово-расчетных операций, затрат на производство, сводного учета и составления отчетности. В соответствии с этим отдельные АРМ обычно ориентированы на решение отдельных комплексов задач системы управления. Распределение комплексов задач между отдельными АРМ зависит от разделения функций между разными подразделениями системы управления предприятием, между сотрудниками внутри этих подразделений и ряда других факторов.
Для ИСУП характерны развитые внутренние и внешние информационные связи. Внутренние информационные связи существуют между задачами внутри отдельных комплексов, а также между самими комплексами. Так, например, задачи учета затрат и сводного учета базируются на информации, которая является результатом решения задач комплексов учета основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы и др. А задачи этих комплексов, в свою очередь, используют первичную информацию оперативного учета. Внешние информационные связи АИС проявляются в использовании данных, поступающих от внешних организаций.
Комплексы и состав входящих в них задач, внешние и внутренние информационные связи задач составляют функциональную модель ИСУП.
Для реализации информационных технологий ИСУП имеет набор компонент, которые называются обеспечивающими. К обеспечивающим компонентам ИСУП относятся: информационное, техническое, программное, математическое, лингвистическое, организационное, правовое, методическое и эргономическое обеспечение.
Информационное обеспечение (ИО) ИСУП - это совокупность методов и средств построения информационного фонда предприятия, организации его функционирования и использования.
Различают два понятия: "информационный фонд" и "информационная база". Под информационным фондом понимается вся информация экономического объекта, зафиксированная на бумажных и машинных носителях. Информационная база включает только информацию, зафиксированную на машинных носителях.
Информационную база - это совокупность данных, размещенных на машинных носителях в соответствии с определенными правилами хранения. В ИСУП она представлена массивами условно-постоянной и текущей информации. К первой группе относятся классификаторы всех видов, специальным образом организованные и хранящиеся в долговременной памяти компьютеров. Ко второй группе относятся массивы текущих данных о хозяйственных операциях, плановые и аналитические показатели. Способы организации и хранения этих данных могут быть разными и определяются особенностями используемого программного обеспечения.
Техническое обеспечение (ТО) ИСУП - это комплекс технических средств, обеспечивающих реализацию информационных технологий ИСУП. В него входят технические средства сбора и регистрации информации, компьютеры, коммуникационное оборудование, а также иные средства офисной техники.
Программное обеспечение (ПО) ИСУП - это комплекс программ, обеспечивающих обработку и передачу данных в ИСУП, а также документация по их применению.
ПО ИСУП включает системное, вспомогательное и специализированное прикладное ПО.
Системное ПО - это операционные системы, управляющие функционированием средств вычислительной техники, сетевого оборудования и прикладного ПО.
Вспомогательное ПО - это совокупность программных средств, необходимых для обеспечения функционирования программ решения задач управления экономическим объектом и предоставляющих пользователям дополнительный сервис. Сюда относятся используемые специализированным ПО ИСУП системы управления базами данных (СУБД), интерпретаторы программ, различные внешние библиотеки, необходимые для функционирования прикладных программ, средства архивирования и защиты данных от несанкционированного доступа, а также иные программы необходимые для полноценного использования специализированного ПО, функции которых так или иначе им используются.
Так, например, многие программы, предназначенные для решения задач управления экономическими объектами, используют те или иные системы управления базами данных (СУБД) и без них не могут функционировать. Многие программы могут формировать отчеты в формате MS Excel. Поэтому для просмотра этих отчетов необходимо наличие на компьютере либо самого табличного процессора Excel, либо программы просмотра файлов формата Excel. Некоторые современные программы для возможности просмотра отчетов и даже для ввода данных требуют наличия на компьютере какой-либо программы просмотра Web-страниц Интернет и вне их отсутствия не могут нормально функционировать. Все это и составляет вспомогательное ПО ИСУП.
Специализированное прикладное ПО - это совокупность программ, непосредственно реализующих алгоритмы решения функциональных задач управления.
В качестве специализированного прикладного ПО ИСУП могут выступать как собственные разработки предприятия, так и программные продукты независимых производителей. В настоящее время в основу специализированного ПО ИСУП, как правило, кладется тот или иной универсальный программный комплекс, обеспечивающий решение основных задач планирования, учета и анализа хозяйственной деятельности. Такие программные комплексы поставляются множеством зарубежных (SAP, Oracle, Microsoft, PeopleSoft и др.) и российских (1C, Галактика, Парус, Интеллект-Сервис, Инфософт, Компас и др.) производителей программного обеспечения. Существенно различаясь объемом реализованных функций, архитектурными решениями, средствами настройки на особенности работы конкретных предприятий, масштабируемостью, возможностями интеграции с программами иных производителей и многими другими свойствами, такого рода программные системы становятся основой для создания специализированного прикладного ПО ИСУП многих тысяч предприятий. В зависимости от потребностей в информационном обеспечении, базовый программный комплекс может дополняться различными программами, необходимыми для решения специфических задач, возникающих в процессе управления предприятием. Когденко, В.Г. Аналитическое обеспечение финансового менеджмента: [Текст] / В.Г. Когденко // Экономический анализ: теория и практика. - 2008. - № 20. - С. 34 - 37.
1.2 Эволюция ИСУП
Проблема построения систем автоматизации управленческой деятельности предприятий встала перед специалистами ещё в 50-х годах в связи с появлением универсальных вычислительных машин. К первому поколению относятся разработки, созданные в 50-70 годы на базе больших электронно-вычислительных машин (ЭВМ), ныне именуемых мэйнфреймами. Их основной целью был перенос на ЭВМ наиболее трудоёмких, рутинных операций обработки данных. За рубежом разработки производились в основном компаниями-производителями компьютеров для крупных заказчиков по индивидуальным проектам. В СССР первые разработки по созданию автоматизированных систем управления (АСУ) на базе ЭВМ относятся к началу 60-х годов. Проектные решения производились научно-исследовательскими институтами и вычислительными центрами министерств и ведомств. Более поздние разработки осуществлялись уже непосредственно в рамках создания АСУ конкретных предприятий.
В силу технического несовершенства ЭВМ на этом этапе задачи решались разрозненно. Сложность взаимодействия с вычислительной системой приводила к отрыву центров обработки данных от пунктов возникновения и потребления информации, отделению конечных пользователей от ЭВМ и необходимости участия специального обслуживающего персонала в процессе решения задач обработки данных. Однако уже тогда были достигнуты впечатляющие результаты при решении задач, требующих массового ввода и оперативной обработки информации в банках, на биржах, в авиакомпаниях, на железных дорогах и т.д. Разработка систем автоматизации управления столь сложными экономическими объектами стимулировала создание и развитие алгоритмических языков, моделей реляционных, сетевых и иерархических баз данных, высокоэффективных алгоритмов обработки информации.
По мере распространения мини- и персональных компьютеров ИСУП стали создаваться на их основе, что позволило автоматизировать работу отдельных рабочих мест и привело к значительному расширению областей применения вычислительной техники. Простота эксплуатации, доступность конечному пользователю и возможности настройки под его индивидуальные запросы обеспечили широкое распространение прикладных "офисных" систем автоматизации конторской деятельности, делопроизводства и положили начало развитию электронного документооборота в системах управления предприятиями. Специализированные пакеты прикладных программ (ППП), позволили автоматизировать решение задач различных служб системы управления предприятием. От централизованной технологии обработки информации, которая была характерна при применении больших ЭВМ, был осуществлен переход к децентрализованной и распределенной технологии с использованием персональных компьютеров непосредственно на рабочих местах специалистов, занятых в системе управления предприятием.
Поначалу для данного этапа была характерна так называемая "лоскутная" автоматизация, когда решение большинства задач в ИСУП осуществлялось разрозненно, на отдельных рабочих местах, средствами автономных, слабосвязанных друг с другом программных средств. В тоже время, решение значительной части задач управления требовало взаимоувязки информационных массивов программ, используемых различными подразделениями, использования централизованных баз данных. Появление локальных сетей персональных компьютеров, а также средств их соединения с мэйнфреймами и мини-ЭВМ стало первым шагом к решению задачи комплексной автоматизации системы управления, обеспечивающей поддержку сквозных бизнес-процессов, осуществляемых несколькими смежными подразделениями системы управления.
Необходимость комплексного подхода к решению совокупности взаимосвязанных задач управления предприятием потребовала новых подходов к автоматизации, переходу от концепции отдельных АРМ к реализации принципов коллективной работы пользователей по управлению сквозными бизнес-процессами. Построение АИС на основе архитектуры клиент-сервер позволило обеспечить оптимальное распределение вычислительных функций между серверами и рабочими станциями компьютерных сетей и реализовать масштабируемые решения, способные обслуживать совместную работу множества пользователей. Развитие технологий репликации и тиражирования данных позволило организовать работу с удалёнными подразделениями и филиалами в режиме дискретной передачи данных и даже в режиме реального времени.
В настоящее время ИСУП развиваются в направлении все большей интеграции внутренних локальных сетей всех подразделений предприятия и развития коммуникаций с сетями внешних партнёров через глобальные вычислительные сети и Интернет.
1.3 Роль ИСУП в деятельности предприятий
В настоящее время автоматизированные информационные системы следует рассматривать как неотъемлемую часть инфраструктуры бизнеса. В странах с развитой экономикой они применяются как инструмент решения всего комплекса задач управления предприятием, в числе которых:
- планирование производственной деятельности;
- управление закупками, запасами и продажами;
- управление финансами;
- управление персоналом;
- управление затратами;
- управление проектами;
- проектирование продукции и технологических процессов.
При планировании производственной деятельности ИСУП обеспечивают поддержку решения задач составления производственных планов различного уровня - от стратегических (рассчитанных на несколько лет) до оперативных (охватывающих несколько дней) и проверки возможности исполнения планов при имеющихся производственных мощностях, трудовых и иных видах ресурсов, что позволяет существенно повысить обоснованность принимаемых планов. При этом степень детализации планов различного уровня может быть различна: от семейства продукции при решения задач стратегического планирования до конкретных материалов или производственных операций при оперативном управлении производством.
Подготавливаемая ИСУП информация создает условия для повышения эффективности использования товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Это обеспечивается за счет решения задач составления и контроля исполнения планов закупки ТМЦ строго в соответствии с потребностями производства и сбыта продукции (товаров, услуг), благодаря чему становится возможной оптимизация объема и структуры складских запасов, снижается риск остановки производства из-за отсутствия необходимых материалов и комплектующих.
ИСУП позволяют более эффективно управлять финансовыми ресурсами предприятия. Это обеспечивается, прежде всего, за счет поддержки решения задач составления и контроля исполнения системы бюджетов предприятия и составления прогнозов движения денежных средств, позволяющих вовремя предвидеть сроки возможного наступления так называемых разрывов ликвидности, когда имеющихся денежных средств недостаточно для уплаты срочных долгов.
При решении задач управления персоналом ИСУП поддерживают не только основные функции кадрового учета: найм и увольнение персонала, учет сведений о сотрудниках, учет рабочего времени и расчет заработной платы, но и позволяют планировать повышение квалификации и карьерный рост персонала, эффективно отслеживать условия применения различных форм материального и морального стимулирования.
ИСУП позволяют более эффективно управлять затратами предприятия. Это обеспечивается за счет максимальной детализации учета всех затрат предприятия и существенного повышения оперативности калькуляции себестоимости готовой продукции и услуг. Благодаря этому обеспечиваются условия для совершенствования системы норм и нормативов, оптимизации системы цен и ассортиментной политики предприятия.
Современная деятельность предприятия все чаще рассматривается через призму реализации производственных проектов или программ, для которых может осуществляться отдельное планирование и учет. Эти функции также могут быть существенно усовершенствованы при использовании ИСУП.
Благодаря применению ИСУП функции проектирования продукции и технологических процессов могут быть увязаны с решением других задач управления предприятием. ИСУП позволяют вести информацию о составе продукции, технологических маршрутах ее изготовления, спецификации требований клиентов к разрабатываемой продукции, точно оценивать затраты, необходимые для ее выпуска.
Перечисленные возможности доступны только в том случае, когда все подсистемы ИСУП интегрированы, а соответствующее программное обеспечение поддерживает современные компьютерно-ориентированные технологии управления, увязывающие в одно целое решение всей совокупности задач планирования, учета и анализа. В противном случае достигается лишь частичный эффект от использования компьютерных систем. Поэтому в странах с развитой экономикой стремятся осуществить комплексную автоматизацию всей системы организационно-экономического управления. Это сложная задача, которая требует больших затрат.
Создание ИСУП, позволяющих реализовать все преимущества современных технологий управления, требует значительных инвестиций. Цена создания одного АРМ в странах с развитой экономикой может доходить до 10-40 тыс. долларов США, а эксплуатационные расходы варьируются в пределах 2,5-20 тыс. долларов США в год на одно рабочее место. Учитывая то, что на крупных предприятиях должны использоваться десятки, сотни и даже тысячи АРМ, затраты на создание полноценной ИСУП, ее последующее развитие и поддержание в работоспособном состоянии по затратам ресурсов сопоставимы с широкомасштабной модернизацией технологий основного производства.
В качестве наиболее общего количественного показателя эффективности инвестиций, как правило, выступает коэффициент возвратности инвестиций ROI (Return of Investments). Однако для информационных технологий не существует достоверных методов его расчета. В лучшем случае определение ROI производится путем анализа изменения показателей деятельности предприятия до и после внедрения новых ИТ.
По данным различных исследований очевидная положительная взаимосвязь основных показателей деятельности предприятия с внедрением новых ИТ наблюдается достаточно редко. Положительный эффект в целом от создания ИСУП, поддерживающих современные технологии управления, отмечается примерно у 40% предприятий. В большинстве же случаев явной связи показателей прибыльности и рентабельности предприятия с внедрением ИТ не наблюдается.
Однако, несмотря на такие, казалось бы, неутешительные данные, многие западные предприятия продолжают совершенствовать свои информационные системы, затрачивая на это до 6% своего бюджета. Это связано с тем, что только благодаря ИСУП руководство предприятий может получать оперативную и достоверную информацию, необходимую для принятия качественных управленческих решений, обеспечивающих сохранение конкурентоспособности и экономический рост. Поэтому основное назначение ИСУП состоит в том, чтобы оперативно предоставлять консолидированную информацию высшему управленческому персоналу предприятия. Это позволяет при принятии решений оперировать не приближенными оценками, а точными значениями, либо устанавливать доверительные интервалы оцениваемых параметров с высокой достоверностью. Таким образом, в стратегическом плане для западных компаний ИСУП являются критическими элементами инфраструктуры бизнеса, отсутствие или недостаточная эффективность которых со временем приводит к утере конкурентоспособности или управляемости, причем, чем больше размер компании, тем быстрее это происходит.
Этот подход к роли ИСУП существенно расходится с широко распространенной у руководителей российских предприятий точкой зрения, согласно которой ИТ являются не более, чем средством выполнения рутинных операций обработки данных. Вследствие этого, ИТ на многих российских предприятиях используются, главным образом, для решения задач учета и подготовки документов, а их роль как инструмента управления бизнесом явно недооценивается. Поэтому данное направление инвестиционной деятельности рассматривается как одно из наименее приоритетных.
Такое положение дел часто пытаются объяснить тем обстоятельством, что состояние отечественных предприятий в большинстве случаев характеризуется наличием устаревших технологий основного производства и высокой степенью износа основных фондов. Исходя из этого делается вывод, что первоочередным направлением вложения инвестиций должно быть обновление основных средств и внедрение новейших технологий производства. Крейнина, М.Н. Финансовое состояние предприятия: Методы оценки: [Текст] / М.Н. Крейнина. - 2-е изд. - М.: ИКЦ "ДИС", 2011. - 321 с.
1.4 Архитектура ИСУП
Требования к ИСУП и принципы ее построения
Информация является одним из важнейших факторов производственной и финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Современная ИСУП в идеале должна интегрировать все информационные потоки предприятия, обеспечивая персонал всей информацией, необходимой для принятия управленческих решений. Для этого программные средства, обеспечивающие решение задач планирования, маркетинга, управления производством, логистики, управления персоналом, составления и контроля исполнения бюджетов, бухгалтерского учёта, анализа хозяйственной деятельности предприятия и др. должны быть объединены в единый комплекс. Для реализации принципов процессно-ориентированного управления ИСУП должна обеспечивать взаимоувязку работы на всех уровнях управления: от высшего руководства до функциональных служб и отдельных исполнителей. Таким образом, ИСУП следует рассматривать как целостную систему, а не просто как комплекс АРМ, предназначенных для решения отдельных задач.
До сих пор бытует представление о необходимости разделения задач управления технологическими процессами и организационно-экономического управления предприятиями. В частности, поэтому при внедрении средств вычислительной техники в СССР применялись термины АСУТП (автоматизированные системы управления технологическими процессами) и АСУП (автоматизированные системы управления предприятием). Однако в нынешних условиях автоматизацию системы управления предприятием следует рассматривать в том числе и как средство обеспечения взаимодействия экономической и технологической составляющих бизнес-процессов.
Для реализации этой цели основой ИСУП должна быть единая компьютерная сеть компании, обеспечивающая обмен данными между всеми пунктами ввода, обработки, накопления и потребления информации. При этом должен обеспечиваться не только ввод данных с клавиатуры ("вручную"), но и возможность их переноса в автоматическом режиме от устройств, подключенных к компьютерной сети. В частности, от программно-аппаратных комплексов управления технологическими процессами. Единая компьютерная сеть предприятия и функционирующая на ее основе ИСУП должны обеспечивать взаимодействие с набирающими все большую популярность мобильными устройствами (карманными компьютерами, интеллектуальными мобильными телефонами и т.д.), с помощью которых находящиеся в отъезде сотрудники могут получать оперативный доступ к необходимым им данным компании через Интернет или беспроводные сети.
Помимо решения функциональных задач управления и обеспечения системой коммуникаций сотрудников предприятия, ИСУП должна выступать интегратором в связях со внешней средой: партнёрами, поставщиками и потребителями. Для этого ИСУП должна поддерживать функции обмена электронными документами с контрагентами и банками, а также аудиторией сети Интернет. В частности, необходима поддержка средств взаимодействия с системами электронной торговли между предприятиями - B2B (business-to-business) и между предприятием и частными лицами - потребителями его продукции - B2C (business-to-customers).
Таким образом, в идеале ИСУП должна рассматриваться как инфраструктура всей деятельности предприятия.
ИСУП должна поддерживать решение задач стратегического, тактического и оперативного управления предприятием, обеспечивать реализацию требований рассмотренных ранее компьютерно-ориентированных технологий управления. Однако поддержка последних обеспечивает только решение задач тактического и оперативного управления. Для возможности решения задач стратегического управления в ИСУП должны быть включены интеллектуальные системы поддержки принятия решений.
Суммируя сказанное, можно выделить следующие основные требования к ИСУП.
1) Автоматизация трудоёмких работ накопления и обработки всей совокупности актуальных для предприятия данных, характеризующих собственную деятельность и внешнюю среду.
2) Увязка применяемых предприятием интеллектуальных технических средств в рамках единой компьютерной сети.
3) Обеспечение передовыми средствами коммуникаций персонала предприятия, партнеров и контрагентов в целях оперативного обмена информацией.
4) Поддержка современных компьютерно-ориентированных технологий управления для решения задач эффективного управления всей совокупностью ресурсов предприятия.
5) Управление логикой исполнения основных бизнес-процессов.
6) Поддержка решения задач на всех уровнях управления предприятием.
В соответствии с перечисленными требованиями можно выделить основные принципы, на которых должна строиться ИСУП.
Интеллектуальность. Возможность обеспечить не только накопление и обработку данных, но и решение задач поддержки принятия решений по управлению предприятием.
Комплексность. Комплексный, системный подход к решению всей совокупности задач управления предприятием.
Интегрированность. Объединение всех программно-аппаратных средств предприятия в единую компьютерную сеть - центр системы коммуникаций.
Единство информационного пространства. Увязка в единое целое всех информационных ресурсов предприятия и обеспечение доступа к ним всем конечным пользователям в рамках предоставленных им прав. При этом должен быть реализован принцип однократного ввода данных в месте их возникновения и многократного использования в последующем.
Оперативность. Своевременная фиксация всех происходящих на предприятии фактов хозяйственной деятельности и внешних событий, влияющих на принятие решений, и автоматизированная обработка этих данных в сроки, адекватные срочности реагирования на фиксируемые события.
Аналитичность. Возможность применения разнообразного математического и аналитического аппарата для выявления в накопленных данных скрытой информации.
Модульность. Возможность поэтапного создания и внедрения ИСУП и разделение функций накопления и обработки данных между различными подразделениями, нуждающимися в различных средствах автоматизации.
Масштабируемость. Возможность развития системы без изменения основополагающих принципов функционирования по мере роста масштабов деятельности предприятия, в результате слияний и объединений компаний, развития новых направлений бизнеса.
Открытость. Способность взаимодействовать с программно-аппаратными средствами, уже используемыми или планируемыми к внедрению на предприятии. Соответствие общепринятым стандартам, протоколам и спецификациям, поддержка распространённых форматов обмена данными и т.д. в целях обеспечения возможности наращивать функционал системы за счет присоединения к ней дополнительных компонент.
Доступность. Возможность взаимодействия с конечными пользователями непосредственно на их рабочих местах или при удаленном доступе посредством мобильных устройств, удобный и понятный интерфейс ввода исходных данных, настройки параметров управления автоматически выполняемыми расчетами и формами представления выходной информации.
Адаптивность. Наличие развитого механизма настроек обеспечивающего изменения в логике функционирования системы в соответствии с изменениями в законодательстве и подходах к управлению предприятием.
Функциональные и сервисные подсистемы ИСУП
В соответствии с функциональной организацией системы управления предприятием в ИСУП можно выделить подсистемы:
- управления персоналом;
- управления финансами;
- бухгалтерского учета;
- логистики;
- управления производством;
- управления взаимоотношениями с клиентами;
- информационного обслуживания высшего руководства.
Подсистема управления персоналом предназначена для автоматизации решения задач учета и анализа кадрового состава предприятия, оценки эффективности работы сотрудников, планирования их профессионального и карьерного роста, потребностей в специалистах разного профиля, а также выполнения вычислительных процедур, связанных с расчетом оплаты труда персонала предприятия.
Подсистема управления финансами должна обеспечивать автоматизацию решения задач учета денежных средств, финансового менеджмента, предоставлять набор средств для составления и контроля исполнения системы бюджетов предприятия, ведения платежного календаря и осуществления финансового анализа.
Подсистема бухгалтерского учета предназначена для автоматизации решения задач ведения бухгалтерского учета и составления регламентированной отчетности. Помимо этого здесь должно осуществляться решение тех задач управленческого учета, которые не охвачены средствами других подсистем ИСУП. Для холдингов здесь должно обеспечиваться также решение задач составления консолидированной отчетности, а для предприятий с иностранным участием - составление отчетности по международным стандартам.
Подсистема логистики призвана автоматизировать решение задач управления коммерческой деятельностью предприятия: ведение данных о договорах, планирование и учет закупок и сбыта товарно-материальных ценностей, предоставления услуг, учета расчетов с контрагентами, ведения складского учета.
Подсистема управления производством предназначена для автоматизации решения задач производственного планирования и учета: ведения формализованного описания спецификаций производимой продукции и технологий ее изготовления, объемно-календарного и оперативного планирования производства, учета движения материальных ценностей в производстве и трудозатрат, контроля выполнения заказов. Помимо этого на подсистему возлагается поддержка решения задач формирования плана обеспечения производственных подразделений материалами и комплектующими, формирование заказов на закупку материальных ценностей, графиков ремонта и обслуживания оборудования, планирования и учета расхода ресурсов на выполнение ремонтных работ.
Подсистема управления взаимоотношениями с клиентами призвана обслуживать сотрудников отделов сбыта, технической поддержки, маркетинга, которые непосредственно взаимодействуют с клиентами, ответственны за регистрацию контактов с клиентами, продаж, исполнение сделок и договоров на гарантийное и абонентское обслуживание. Основными функциями подсистемы являются: накопление и анализ информации о контактах с клиентами, контроль исполнения сделок, анализ эффективности сделок и маркетинговых компаний по разным критериям.
Подсистема информационного обслуживания высшего руководства предназначена для формирования и предоставления топ-менеджерам сводной информации о деятельности предприятия. Она должна обеспечивать руководителей средствами мониторинга оперативной деятельности предприятия по выбранным ими показателям в любых интересующих их разрезах, включать средства анализа данных, прогнозирования тенденций развития и моделирования последствий принятия альтернативных управленческих решений.
Представленное деление функций между подсистемами ИСУП является достаточно условным. Так, например, ряд учетных функций подсистемы управления финансами может быть реализован подсистемами бухгалтерского учета и логистики. В ряде случаев некоторые задачи, отнесенные к подсистеме управления взаимоотношениями с клиентами (например, контроль исполнения сделок), могут быть отнесены к задачам подсистемы логистики. Конкретное разделение задач между подсистемами ИСУП определяется организационной структурой системы управления предприятием и используемым программным обеспечением.
Помимо функциональных подсистем, рассчитанных на конечных пользователей, АИС УП должна включать набор сервисных средств, обеспечивающих администрирование базы данных, обмен данными с удаленными подразделениями и внешними информационными системами. В частности, ИСУП должна включать средства, обеспечивающие обмен данными с банками, обслуживающими предприятие, средства экспорта-импорта документов из информационных систем партнеров, клиентов и поставщиков, защиты базы данных от несанкционированного доступа, создания резервных копий данных, конфигурирования рабочих мест, настройки маршрутов перемещения электронных документов между рабочими местами и т.д.
1.5 Взаимодействие подсистем ИСУП
Функциональные подсистемы ИСУП имеют множественные связи друг с другом. Например, детальные данные по учету производственной себестоимости возникают в подсистеме управления производством, а обобщаться могут в подсистемах бухгалтерского учета и информационного обслуживания высшего руководства. С другой стороны, подсистема управления производством нуждается в данных о запасах и движении товарно-материальных ценностей, которые формируются в подсистеме логистики. Данные по учету труда и заработной платы формируются в подсистемах управления персоналом и управления производством, а обобщаются в подсистеме бухгалтерского учета. Данные по контролю исполнения сделок, реализуемому в подсистеме управления взаимоотношениями с клиентами, большей частью возникают в подсистеме логистики. И так далее.
Вследствие этого, при создании ИСУП необходимо предусмотреть все возможные внутренние и внешние информационные связи между программным обеспечением каждой из подсистем.
Взаимодействие подсистем может осуществляться в оперативном или отложенном режимах.
В оперативном режиме программное обеспечение, реализующее решение задач одной подсистемы, при необходимости в данных, сформированных другой подсистемой, запрашивает и получает их от программного обеспечения данной подсистемы автоматически. Это - наиболее эффективный способ взаимодействия программного обеспечения различных подсистем. Однако он возможен только тогда, когда программное обеспечение различных подсистем способно взаимодействовать в автоматическом режиме. А это не всегда возможно. Например, в том случае, если при создании ИСУП используется программное обеспечение разных производителей, наладить оперативное взаимодействие подсистем удается в крайне редких случаях. Более того, если в одной подсистеме используются программные продукты различных поставщиков, то и внутри этой подсистемы оперативное взаимодействие организовать обычно не удается.
В отложенном режиме для организации информационного обмена между различными программами (внутри разных или одной подсистем) необходимо выполнять операции экспорта-импорта данных. В этом случае данные с помощью специальной операции (экспорта) должны быть выгружены одной программой в отдельный информационный массив (массивы) в формате, который может быть распознан программой, принимающей данные. Далее эта программа с помощью операции импорта данных загружает их в свои информационные структуры для последующей обработки.
Таким образом, в отложенном режиме для передачи данных от одной программы к другой необходимо выполнение специальных технологических операций экспорта-импорта, каждая из которых должна специально инициироваться пользователем каждой из программ. Если этими программами пользуются разные специалисты, то один должен попросить другого выполнить операцию экспорта нужных данных из используемой им программы. Последний должен выполнить операцию экспорта запрошенных данных и тем или иным способом (по сети или на переносном носителе данных) передать первому созданные в результате операции экспорта информационные массивы. Это может создать дополнительные организационные проблемы при эксплуатации ИСУП (один человек должен попросить другого человека, а тот может быть не на месте, занят и т.д.). В оперативном же режиме взаимодействие подсистем (программ) осуществляется автоматически.
Следует отметить, что операции экспорта-импорта могут выполняться и в автоматическом и/или в полуавтоматическом режиме, по запросу пользователя программы, которой эти данные требуются. В этом случае организационных проблем обеспечения взаимодействия подсистем ИСУП не возникает. Выполнение экспорта-импорта в автоматическом или полуавтоматическом режимах фактически означает реализацию оперативного режима взаимодействия подсистем. Однако это возможно только в том случае, когда программы, передающие и принимающие данные специальным образом настроены для совместной работы.
При взаимодействии подсистем ИСУП в отложенном режиме резко снижается оперативность обработки данных, повышается вероятность возникновения различного рода несоответствий в данных на разных рабочих местах, резко снижаются возможности компьютерной системы как средства реализации механизмов процессно-ориентированного управления.
Так, например, если программе, реализующей выписку платежных документов, не доступны в оперативном режиме данные бюджета расходов, то она не сможет проверить превышение сметы расходов по данной статье бюджета при выписке документа на оплату проходящих по ней затрат. В результате контроль выполнения сметы расходов не сможет быть произведен автоматически. Для выполнения такого контроля придется разрабатывать специальные регламенты, а сам контроль поручить ответственным специалистам. В результате снижается оперативность утверждения документа (ответственный специалист не на месте, занят), а точность контроля снижается, поскольку его выполняет человек, а не компьютер. Если бы в данной ситуации при выписке платежного документа через компьютер реализующей эту функцию программе были бы доступны данные бюджета и фактические данные о расходе средств по соответствующей статье на текущий момент, то она могла бы автоматически запретить формирование платежного документа, если указанная в нем сумма расхода приводит к выходу за разрешенные сметой пределы.
Аналогичные проблемы с организацией контроля могут возникать и при выписке документов отгрузки покупателям-дебиторам, задолженность которых может превышать лимиты предоставляемых товарных кредитов, а также при выписке документов оплаты поставщикам-дебиторам, не поставляющим вовремя товарно-материальные ценности, за которые уже осуществлялась оплата.
Таким образом, оптимальным следует считать оперативное взаимодействие подсистем ИСУП. Однако оно возможно только в том случае, когда все взаимодействующие программы одной или разных подсистем функционируют в едином информационном пространстве, то есть либо функционируют на основе интегрированной базы данных, либо могут автоматически распознавать используемые каждой из них форматы данных. На текущий момент организация оперативного взаимодействия подсистем, как правило, возможна только в том случае, когда в качестве основы программного обеспечения ИСУП используются программные продукты одного разработчика, поскольку в этом случае обычно гарантируется их автоматическое взаимодействие (и то не всегда).
В общем случае, взаимодействие подсистем ИСУП в оперативном режиме предполагает не только автоматический обмен данными между программами разных подсистем, но и взаимосвязанное выполнение логических цепочек операций по преобразованию данных.
Например, при поступлении оплаты от покупателя в подсистеме управления финансами вводятся данные выписки банка. Одновременно эти данные должны быть отражены в подсистеме логистики для уменьшения дебиторской задолженности клиента, если он должник или увеличения кредиторской задолженности предприятия данному покупателю, если это предоплата. Эти действия могут реализовываться разными программами. Однако они должны выполняться совместно, во взаимосвязи. В противном случае возможно расхождение в данных разных подсистем (покупатель перечислил деньги, но данные о его задолженности не изменились). Одновременно с этим данные об оплате должны быть отражены в подсистеме бухгалтерского учета путем формирования проводок по счетам, соответствующих поступлению денежных средств. Передача готовой продукции на склад должна одновременно отражаться в подсистемах логистики и управления производством. При этом ее себестоимость, определяемая в подсистеме управления производством, должна быть также учтена в подсистеме бухгалтерского учета.
Можно привести и другие примеры, когда хозяйственные операции должны взаимосвязанно отражаться несколькими подсистемами ИСУП. В особенности это касается взаимодействия различных подсистем с подсистемой бухгалтерского учета, поскольку практически все хозяйственные операции так или иначе должны быть отражены на счетах бухгалтерского учета.
Выполнение взаимосвязанное процедур обработки данных различными подсистемами ИСУП может быть организовано различными способами. Во многих западных программных продуктах, которые могут быть использованы в качестве основы создания прикладного программного обеспечения ИСУП, реализуется принцип полностью интегрированного взаимодействия подсистем. В соответствии с ним все взаимосвязанные процедуры обработки данных осуществляются как единая транзакция.
Транзакция - совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых как одно целое.
Либо выполняются все операции транзакции, либо не выполняется ни одной. В системах управления базами данных (СУБД) взаимосвязанные формальные операции над данными выполняются как единое целое. Если выполнение транзакции по каким-либо причинам не может быть выполнено полностью, то СУБД "отменяет" выполнение той части операций преобразования данных, которые уже были выполнены с ее начала. В результате база данных остается в том состоянии, в котором она находилась до начала выполнения этих операций. Это нужно для поддержания логической целостности базы данных.
В ИСУП, построенных на основе полностью интегрированного взаимодействия подсистем, реализуются те же принципы. Например, если в подсистеме логистики фиксируется движение товарно-материальных ценностей, то в подсистеме бухгалтерского учета автоматически формируются проводки по счетам, соответствующие данной операции. Однако такой подход не всегда оправдан в силу необходимости разделения полномочий между специалистами системы управления. Прерогатива формирования записей на счетах бухгалтерского учета принадлежит сотрудникам бухгалтерии предприятия и связанные с этими действиями процедуры обработки данных должны инициироваться и контролироваться ими, а при полностью интегрированном взаимодействии подсистем оформление документа движения товарно-материальных ценностей в подсистеме логистики автоматически вызывает формирование проводок по счетам, то есть осуществляется без ведома и должного контроля со стороны бухгалтерии.
Более гибким является подход при котором взаимодействие подсистем ИСУП с точки зрения обмена данными осуществляется в оперативном режиме, но выполнение взаимосвязанных функций обработки данных, относящихся к компетенции разных функциональных отделов, выполняется не автоматически, а по запросу пользователя.
Технология взаимодействия компонент программного обеспечения ИСУП
Наряду с различными способами разделения содержательных функций обработки управленческой информации между подсистемами ИСУП, следует различать формальные механизмы разделения процедур обработки данных, возникающие вследствие технических особенностей функционирования компьютерных систем. Поскольку ИСУП является системой, обслуживающей множество пользователей, то она должна поддерживать определенные технологии многопользовательской работы.
Коллективная работа группы пользователей в ИСУП возможна на основе централизованной или распределенной обработки данных.
Централизованная обработка данных - это способ организации работы, при котором все функции обработки данных, необходимые различным пользователям, выполняются одной или несколькими ЭВМ коллективного использования. В этом случае все данные хранятся на ЭВМ коллективного использования и полностью обрабатываются на ней. К такой ЭВМ пользователи подключаются через терминалы.
Терминал - это устройство, обеспечивающее передачу и прием данных от ЭВМ. Терминал не может обрабатывать данные, но имеет клавиатуру, дисплей и блок связи с ЭВМ.
В настоящее время в чистом виде полностью централизованная обработка данных применяется крайне редко и при построении ИСУП, как правило, используются те или иные разновидности распределенной обработки данных.
Распределенная обработка данных - это способ организации работы, при котором данные и функции их обработки распределены между несколькими индивидуально и коллективно используемыми ЭВМ.
...Подобные документы
Организационная структура Минского автомобильного завода. Программное обеспечение информационных технологий в системе управления предприятием, функциональные подсистемы. Классификация современных автоматизированных информационных систем управления.
контрольная работа [38,8 K], добавлен 11.11.2010Теоретические аспекты информационного обеспечения управления деятельностью предприятия, понятие и сущность управленческой информации. Проведение анализа информационного обеспечения управления конкретным предприятием и предложения по его совершенствованию.
дипломная работа [3,0 M], добавлен 26.09.2010Значение информационных технологий в управлении предприятием. Характеристика систем автоматизации управления предприятием. Организационная структура ООО "Четыре сезона". Краткий обзор существующих систем. Выбор и эксплуатация информационной системы.
курсовая работа [48,0 K], добавлен 11.01.2011Понятие и значение информационного обеспечения в деятельности предприятия, особенности организации его механизма. Проведение оценки информационных потоков при управлении предприятием, расчет основных показателей его финансово-хозяйственной деятельности.
дипломная работа [866,6 K], добавлен 23.01.2012Проблемы информатизации процесса управления предприятием. Особенности информационных технологий на разных уровнях управления. Диагностический анализ и проектирование информационных потоков в системе стратегического планирования и управления предприятием.
дипломная работа [448,1 K], добавлен 13.06.2017Место автоматизации в системе управления коммерческим предприятием. Организация процесса управления и информационный менеджмент. Основные элементы комплекса офисного оборудования. Информационное обеспечение и автоматизация в деятельности ООО "РИКА".
курсовая работа [89,4 K], добавлен 08.10.2010Требования к системе управления предприятием. Эволюция менеджмента. Степени организованности систем. Контроль субъекта управления. Значимость системного подхода управления предприятием. Системное мышление. Причины принятия неэффективных решений.
контрольная работа [18,0 K], добавлен 07.03.2009Сущность, значение, особенности и технология организации информационного обеспечения управления предприятием. Автоматизированные информационные системы и их роль в управлении. Анализ информационных потоков и системы документооборота на предприятии.
курсовая работа [609,5 K], добавлен 06.11.2014Информационный ресурс как один из важнейших элементов и факторов системы управления предприятия. Классификация и анализ информации по категориям. Особенности реализации маркетинговой стратегии деятельности фирмы на рынке информационных услуг и продуктов.
курсовая работа [94,4 K], добавлен 15.12.2012Понятие информационных и технических средств управления деятельностью предприятия. Современные методологии описания бизнес-процессов. Анализ информационного обеспечения управления в сети розничных магазинов ООО "КиндерЛэнд", пути его совершенствования.
дипломная работа [599,3 K], добавлен 25.12.2010Понятие и сущность управленческой информации. Контроллинг как функция управления и его информационное обеспечение. Анализ контроллинга и его информационного обеспечения на ООО "Арт Стиль Март Мебел Руссланд" и предложения по его совершенствованию.
курсовая работа [645,3 K], добавлен 26.09.2010Средства и методы прикладной информатики в менеджменте и маркетинге. Информационное обеспечение поддержки принятия решений в контексте развития систем управления. Практическое применение управленческих информационных систем на торговом предприятии.
курсовая работа [50,2 K], добавлен 05.07.2016Место контроля, учета и анализа в системе управления предприятием. Процесс осуществления контроля. Содержание анализа хозяйственной деятельности предприятия. Управленческое обследование предприятия ОАО "НТП "Авиатест". Принципы стратегии развития.
курсовая работа [80,0 K], добавлен 18.06.2013Роль руководителя в системе управления предприятием. Классификация стилей управления. Система управления предприятием ОАО "Владивосток – шампань" (ВШ). Функциональные взаимосвязи подразделений. Информационная система структурного подразделения.
курсовая работа [110,1 K], добавлен 20.03.2008Процесс и система управления предприятием. Характеристика основных целей и задач менеджмента. Изучение принципов формализации процесса управления и методов решения современных задач управления. Анализ идей П.Ф. Друкера - основателя эмпирической школы.
реферат [44,5 K], добавлен 15.06.2010Анализ системы управления предприятием: методология, процесс, структура, техника и технология управления. Характеристика гостиницы "Максима Ирбис", ее основные службы. Организационная структура гостиничного предприятия, главные принципы ее построения.
курсовая работа [683,8 K], добавлен 04.12.2014Основные вопросы, рассматриваемые процессной командой. Перечень проблем управления предприятием нефтеперерабатывающей промышленности и пути их решения. Анализ построения систем управления процессами нефтепереработки по технико-экономическим показателям.
курсовая работа [652,2 K], добавлен 19.11.2010Рассмотрение сущности системы управления предприятием, принципы их построения и функционирования. Ознакомление с особенностями применения регрессионного, вариационного и дискриминантного и кластерного методов анализа систем менеджмента предприятия.
курсовая работа [56,6 K], добавлен 01.12.2011Сущность системы информационного обеспечения. Методы исследования информационных потоков. Подсистема информационного обеспечения предприятия "Антарктида". Анализ документооборота на примере отдела продаж. Улучшение сетевой организации предприятия.
курсовая работа [117,7 K], добавлен 14.06.2010Стандарты и задачи планирования, моделирование бизнес-процессов. Методы и средства проектирования. Сущность реинжиниринга корпорации. Проблемы выбора и внедрения автоматизированных систем управления предприятием, характеристика наиболее популярных из них.
дипломная работа [628,4 K], добавлен 04.09.2010
