Процесс управления предприятием

Распределенная обработка данных возможна как при автономном функционировании ЭВМ отдельных рабочих мест, так и при их объединении в вычислительную сеть. В простейшем случае может быть построена одноранговая сеть, в которой данные разделены между равноправными компьютерами отдельных рабочих мест. Однако при построении ИСУП (кроме очень простых) этот подход обычно не применяется и создается компьютерная сеть с выделенным сервером. Сетевые системы обработки данных на основе сети с выделенным сервером могут быть построены на основе архитектур файл-сервер и клиент-сервер.

При построении системы обработки данных в архитектуре файл-сервер общие для нескольких пользователей данные хранятся на сетевом сервере, но их обработка выполняется на компьютерах рабочих мест (рабочих станциях). Программа, выполняющаяся на рабочей станции, запрашивает данные нужного ей файла у функционирующей на сервере сетевой операционной системы (ОС). Сервер считывает искомые данные из указанного файла и передает их рабочей станции. На ней эти данные обрабатываются, а результаты обработки могут быть опять переданы серверной ОС, для размещения их в файлах сетевого сервера.

Достоинством архитектуры файл-сервер является то, что прикладная программа включает только клиентскую часть, а обращение к файлам, размещенным на сервере, производится общесистемными средствами обслуживания сети. Однако в этом случае, при необходимости отобрать только определенный фрагмент данных того или иного файла, последний полностью пересылается по каналам сети на рабочую станцию. Если в сети одновременно работает много пользователей, и они интенсивно обращаются к данным, хранящимся на сервере, сеть сильно перегружается и выполнение прикладных программ может очень замедлиться из-за ожидания окончания процедур пересылки данных.

При построении систем в архитектуре клиент-сервер часть функций обработки данных выполняется на сетевом сервере, а часть - на рабочей станции сети. Если прикладной программе, выполняющейся на рабочей станции, нужны данные, удовлетворяющие определенным критериям, то она только выдает запрос серверной части программы на их выборку. Серверная компонента программы отбирает данные по этому запросу и пересылает по сети только их. За счет этого становится возможным существенно уменьшить объем пересылаемых по сети данных. Специально отметим, что при использовании архитектуры файл-сервер такой отбор не производится, по сети пересылается весь информационный массив и отбор выполняется на рабочей станции.

При использовании архитектуры клиент-сервер, помимо доступа к данным, серверная часть программы может выполнять еще и определенные действия по их обработке.

Построение систем обработки данных в архитектуре клиент-сервер возможно на основе моделей "толстого" и "тонкого" клиентов. В модели "толстого" клиента сервер выполняет только функции отбора данных, а их прикладная обработка выполняется на рабочей станции. В модели "тонкого" клиента сервер выполняет отбор данных и их обработку, а на рабочую станцию пересылаются только результаты обработки.

Различают также двух-, трех- и многоуровневую архитектуру клиент-сервер. При двухуровневой архитектуре система обработки данных включает клиентскую и единую серверную компоненты. При трехуровневой архитектуре серверная компонента делится на сервер базы данных и сервер приложений.

В качестве сервера базы данных обычно выступает система управления базами данных (SQL-сервер). Сервер приложений выступает в роли промежуточного уровня программного обеспечения сетевой системы обработки данных (middleware). Обычно в его функции входит реализация наиболее сложных и общих процедур прикладной обработки данных, требующих постоянного взаимодействия с большими информационными массивами, управляемыми сервером базы данных.

Сервер базы данных и сервер приложений могут выполняться на одном или на разных компьютерах. Трехуровневая архитектура обычно соответствует модели тонкого клиента, а двухуровневая - модели толстого клиента.

Но модель тонкого клиента можно организовать и при двухуровневой архитектуре. В этом случае единая серверная компонента совмещает функции доступа к данным и их обработки.

В настоящее время при создании ИСУП наиболее перспективной признается трех- и более уровневая архитектура клиент-сервер, при которой вычислительная нагрузка при решении сложных задач обработки данных может быть равномерно распределена между несколькими серверами и рабочими станциями. Информационные системы в экономике: Учеб. пособие: [Текст] / Ред. А.Н. Романов. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: Вузовский учебник, 2010. - 412 с.

2. Практическая часть

ООО «Регион-Агро-Курск» - сбытовое представительство ведущей российской агрохимической компании «ФосАгро» по продаже минеральных удобрений и кормовых добавок в Курской области. На курском агропромышленном рынке ООО «Регион-Агро-Курск» работает уже почти девять лет. За это время компания значительно укрепила свои позиции, увеличила объем продаж, завоевала авторитет у сельхозтоваропроизводителей.

Компания работает с 2002 г. Удобрения реализуются в Курской области с 2 собственных баз сельхозхимии.

Среди клиентов предприятия: ООО «Сахарпроминвест», ООО «Иволга центр», ООО «Стройтрансгаз Холдинг», ООО «Еврохимсервис», МВС «Евросервис», «Разгуляй Укррос», ООО «Агро Альянс», ОАО «Гарант», СПК «Ленинский призыв».

Практически все работники используют в работе прграммное оборудование 1С предприятие. Работники бухгалтерии на предприятии используют в работе: программу 1С Бухгалтерия 8.2.

1С Бухгалтерия 8 -- универсальная бухгалтерская программа, состоящая из платформы новой версии 1С Предприятие 8 и конфигурации Бухгалтерия Предприятия. Программа предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включает подготовку регламентированной отчетности, в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю (включая субкомиссию), оказание услуг, производство и т.д. Программа 1С Бухгалтерия 8 содержит все необходимые инструменты, документы и отчеты для бухгалтера, а также сводную отчетность в удобной форме для руководителя.

2.1 Общее описание программы 1С Бухгалтерия 8

· 1С Бухгалтерия 8 помогает вести весь учет в одной программе

· 1С Бухгалтерия 8 позволяет вести учет нескольких организаций в одной информационной базе

· 1С Бухгалтерия 8 помогает эффективно организовать и облегчить повседневную работу бухгалтера

· 1С Бухгалтерия 8 помогает провести анализ финансового состояния для руководителя

· 1С Бухгалтерия 8 позволяет применять различные режимы налогообложения (ОСН, УСН, ЕНВД, ПБОЮЛ)

· 1С Бухгалтерия 8 оперативно отражает изменения в законах и отчетности

· 1С Бухгалтерия 8 учитывает индивидуальные предпочтения каждого пользователя

· Переход на 1С Бухгалтерию 8 - просто и в двух шагах.

Работниками склада используется в работе программа 1С Торговля и Склад 7.7.

2.2 1С Торговля и Склад 7.7 для автоматизации работы предприятия

информационный управление автоматизация

1С Торговля и Склад 7.7 автоматизирует работу предприятия и позволяет

· вести раздельный управленческий и финансовый учет

· вести учет от имени нескольких юридических лиц

· вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней)

· вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию

· оформлять закупку и продажу товаров

· производить автоматическое начальное заполнение документов на основе ранее введенных данных

· вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам

· формировать необходимые первичные документы

· оформлять счета-фактуры, автоматически строить книгу продаж и книгу покупок

· вести количественный учет в разрезе номеров ГТД

· выполнять резервирование товаров и контроль оплаты

· вести учет денежных средств на расчетных счетах и в кассе

· вести учет товарных кредитов и контроль их погашения

· вести учет переданных на реализацию товаров, их возврат и оплату.

Всеми работниками офиса используются программы Microsoft Office 2007.

Она включает в себя:

ь Microsoft Office Word -- текстовый процессор. Доступен под Windows и Apple Mac OS X. Позволяет подготавливать документы различной сложности. Поддерживает OLE, подключаемые модули сторонних разработчиков, шаблоны и многое другое. Основным форматом в последней версии является позиционируемый как открытый Microsoft Office Open XML, который представляет собой ZIP-архив, содержащий текст в виде XML, а также всю необходимую графику. Наиболее распространенным остается двоичный формат файлов Microsoft Word 93--2000 с расширением DOC. Продукт занимает ведущее положение на рынке текстовых процессоров, и его форматы используются как стандарт де-факто в документообороте большинства предприятий. Word также доступен в некоторых редакциях Microsoft Works. Программы -- эквиваленты: OpenOffice.org Writer, LibreOffice Writer, StarOffice Writer, Corel WordPerfect и Apple Pages (только на платформе Mac OS), а также, с некоторыми оговорками AbiWord (в тех случаях, когда его возможностей достаточно, а малый объём и скорость работы при невысоких требованиях к ресурсам более важны).

ь Microsoft Office Excel -- табличный процессор. Поддерживает все необходимые функции для создания электронных таблиц любой сложности. Занимает ведущее положение на рынке. Последняя версия использует формат OOXML с расширением «.xlsx», более ранние версии использовали двоичный формат с расширением «.xls». Доступен под Windows и Apple Mac OS X. Программы -- эквиваленты: OpenOffice.org Calc, LibreOffice Calc, StarOffice, Gnumeric, Corel Quattro Pro и Apple Numbers (только на платформе Mac OS).

ь Microsoft Office Outlook -- персональный коммуникатор. В состав Outlook входят: календарь, планировщик задач, записки, менеджер электронной почты, адресная книга. Поддерживается совместная сетевая работа. Программы -- эквиваленты: почтового клиента -- Mozilla Thunderbird/SeaMonkey, Novell Evolution, Claws Mail ,Eudora Mail, The Bat!; диспетчера персональных данных -- Mozilla, Lotus Organizer и Novell Evolution. Доступен под Windows и под Apple Mac OS X.

ь Microsoft Office PowerPoint -- приложение для подготовки презентаций под Microsoft Windows и Apple Mac OS X. Программы -- эквиваленты: OpenOffice.org Impress, LibreOffice Impress, Corel WordPerfect и Apple Keynote.

ь Microsoft Office Access -- приложение для управления базами данных. Программы эквиваленты: OpenOffice.org Base, LibreOffice Base

ь Microsoft Office InfoPath -- приложение сбора данных и управления ими -- упрощает процесс сбора сведений.

ь Microsoft Office Communicator -- предназначен для организации всестороннего общения между людьми. Microsoft Office Communicator 2007 обеспечивает возможность общения посредством простого обмена мгновенными сообщениями, а также проведения голосовой и видеобеседы. Данное приложение является частью программного пакета Microsoft Office и тесно с ним интегрировано, что позволяет ему работать совместно с любой программой семейства Microsoft Office.

ь Microsoft Office Publisher -- приложение для подготовки публикаций.

ь Microsoft Office Visio -- приложение для работы с бизнес-диаграммами и техническими диаграммами -- позволяет преобразовывать концепции и обычные бизнес-данные в диаграммы.

ь Microsoft Office Project -- управление проектами.

ь Microsoft Query -- просмотр и отбор информации из баз данных. Информационные системы в экономике: Учеб. пособие: [Текст] / Ред. Д.В. Чистов. - М.: ИНФРА-М, 2009. - 254 с.

Липунцов, Ю.П. Управление процессами. Методы управления предприятием с использованием информационных технологий: [Текст] / Ю.П. Липунцов. - 2-е изд. - М.: ДМК Пресс; М.: Компания АйТи, 2012. - 224 с.

3. Способы совершенствования

Среди путей совершенствования это в первую очередь Внедрение автоматизированной информационной системы

Внедрение системы автоматизации управления, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы. Далее приведены основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении систем управления и рекомендации по их решению.

Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания при их решении:

1) Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;

2) Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;

3) Необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;

4) Сопротивление сотрудников предприятия;

5) Временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы;

6) Необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы.

Теперь опишем эти пункты подробнее. Отсутствие постановки задачи менеджмента на имногих предприятиях является наиболее значимым и сложным. На первый взгляд, его тема перекликается с содержанием второго пункта, посвященного реорганизации структуры предприятия. Однако, на самом деле, он является более глобальным и включает в себя не только методологии управления, но также философские и психологические аспекты. Дело в том, что большинство руководителей управляют своим подразделением, только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Как правило, если руководителя попросить описать в каком-либо виде описать структуру деятельности своего предприятия или набор положений, исходя из которых он принимает управленческие решения, дело достаточно быстро заходит в тупик.

Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы электронного документооборота, если сам документооборот не поставлен в организации должным образом, как определенный последовательный процесс.

К сожалению, на настоящий момент в России до конца не сложился национальный подход к менеджменту, и в данный момент российское управление представляет собой гремучую смесь из теории западного менеджмента (которая во многом не является адекватной существующей ситуации) и советско-российского опыта, который, хотя и во многом гармонирует с общими жизненными принципами, но уже не отвечает жестким требованиям рыночной конкуренции.

Поэтому, первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения автоматизированной системы управления оказался удачным - максимально формализовать все те контуры управления, которые собственно Вы планируете автоматизировать. В большинстве случае, для осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, но по опыту, затраты на консультантов просто не сопоставимы с убытками от проваленного проекта автоматизации. Однако нужно не ошибиться в выборе консультантов, но это уже отдельный сложный вопрос.

Необходимость в частичной реорганизация структуры и деятельности предприятия. Прежде чем приступать к внедрению системы автоматизации на предприятии обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы. Несомненно, можно автоматизировать все, по принципу "как есть", однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить производственные и логистические издержки, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных бизнес-процессов. Как сказал, кто-то из великих, нельзя автоматизировать хаос, ибо в результате этого получится автоматизированный хаос. Под термином реорганизация я даже не имею в виду реинжиниринг в его классическом западном понимании, с полной перестройкой всей внутрихозяйственной и коммерческой деятельности. Реорганизация может быть проведена в ряде локальных точек, где она объективно необходима, что не повлечет за собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности.

Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и принципов ведения бизнеса. Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.

Во-первых, одними из самых важных для руководителя особенностей корпоративной информационной системы, являются модули управленческого учета и финансового контроллинга. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета, с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей, и предоставляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

При наличии информационной системы, руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном виде "с листа" при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче. Однако справедливо было бы заметить, что некоторые руководители не привыкли принимать управленческие решения по информации в чистом виде, если к ней не приложено мнение человека, который ее доставил.

Использование Интернет технологий

Почему мы должны использовать технологии Internet, Intranet для интеграции информационных ресурсов в корпоративных сетях. Поскольку Internet базируется на стандартизированных технологиях, применяемых к глобальным сетям, почему бы не воспользоваться этими технологиями при работе в корпоративных сетях?

Intranet как раз и предлагает использование Internet-технологий в корпоративных сетях. В локальной сетевой среде все преимущества Internet могут быть реализованы с использованием стандартных инструментальных средств Internet. Например, классическая задача связи "один - ко - многим" решается с применением Internet-средств даже внутри локальной сети. Intranet-решения позволяют быстро создавать локальные, защищенные сетевые системы с реальной технологией "клиент-сервер", которые доступны для освоения, как подготовленному специалисту, так и обычному рабочему персоналу компании.

WEB-серверы могут посылать и принимать сообщения электронной почты, собирать данные и отвечать на запросы, кодировать сообщения в зависимости от требований по защите информации. Компании могут использовать внутренние WEB-серверы для всех операций, которые обычно осуществляются в киберпространстве. При этом основным программным инструментом конечных потребителей информации становится какой-либо из броузеров (например, NETSCAPE компании Netscape или EXPLORER компании Microsoft). В общем случае, любая информация, в том числе из баз данных, которую можно получить в печатном виде, может быть представлена с помощью языка описания документов (HTML).

Результаты оказались весьма многообещающими:

- подобная реализация технологии "клиент-сервер" улучшает защиту данных корпорации (конечный пользователь обращается к базам данных только с помощью броузера);

- все приложения разрабатываются и сопровождаются в обрабатывающем центре (нет необходимости в сопровождении приложений на компьютерах пользователей);

- решается вопрос удаленного доступа в смысле неоднородности технической базы конечного пользователя;

- решается вопрос работы по коммутируемым каналам связи и т.д.

В самом обобщенном виде информационная система - это набор связанных между собой компонентов, который собирает, обрабатывает, сохраняет и распространяет информацию для поддержки деятельности организации. На уровень информационных систем влияет два фактора:

1) уровень научно-технического развития в организации, т.е. насколько современны используемые технологии;

2) люди и существующая в организации культура. Информационные системы в экономике: Учеб. пособие: [Текст] / Ред. Д.В. Чистов. - М.: ИНФРА-М, 2009. - 254 с. Ковалева, Н.Н. Сущность механизма информационного обеспечения: / Н.Н. Ковалева // Вопросы правоведения. - 2012. - № 11. - С. 41 - 44.

Заключение

Люди организуют свою деятельность в силу разных причин - чтобы закончить работу или задание, чтобы сократить или удалить дублирование действий, чтобы создать центры ответственности, чтобы обеспечить стабильность. Информационные системы должны поддерживать эти цели. Информационные системы обеспечивают определенные преимущества перед конкурентами автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации. Преимущества внутри самой фирмы проявляются в поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и в стратегическом планировании. Также информационные системы улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис. Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования.

Таким образом, использование технологий, которые входят в понятие информационная система - залог успешной деятельности на рынке.

Использование информационной технологии относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации.

Хозяйственные риски, связанные с информационными технологиями, постоянно растут, и неясно, до каких пор руководство предприятий будет недооценивать этот важный стратегический ресурс. Правда, в последнее время высший менеджмент стал внимательнее относиться к информационным технологиям. Именно от него должны исходить решающие инициативы по изменению ситуации в данной сфере.

Можно выделить шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере ИТ:

- высшее руководство, которое должно управлять ИТ как стратегическим потенциалом предприятия;

- специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;

- менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;

- менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия;

- поставщики ИТ, которые должны предлагать услуги в строгом соответствии с проблемными установками своих потребителей;

- собственное информационно-технологическое подразделение.

Список литературы

1. Информационные системы в экономике: Учеб. пособие: [Текст] / Ред. А.Н. Романов. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: Вузовский учебник, 2010. - 412 с.

2. Информационные системы в экономике: Учеб. пособие: [Текст] / Ред. Д.В. Чистов. - М.: ИНФРА-М, 2009. - 254 с.

3. Ковалева, Н.Н. Сущность механизма информационного обеспечения: / Н.Н. Ковалева // Вопросы правоведения. - 2012. - № 11. - С. 41 - 44.

4. Когденко, В.Г. Аналитическое обеспечение финансового менеджмента: [Текст] / В.Г. Когденко // Экономический анализ: теория и практика. - 2008.

5. Козенкова, Т.А. Формирование финансовой стратегии в интегрированных предпринимательских структурах: [Текст] / Т.А. Козенкова // Финансы. - 2008. - № 8. - С. 66 - 70.

6. Коренная, К.А., Лотиновский, О.В., Максимов, А.А. Информационно-ресурсное обеспечение управления промышленными предприятиями на основе прогнозно-адаптивного подхода: [Текст] / К.А. Коренная и др. // Информационные ресурсы России. - 2012. - № 2. - С. 16 - 20.

7. Крейнина, М.Н. Финансовое состояние предприятия: Методы оценки: [Текст] / М.Н. Крейнина. - 2-е изд. - М.: ИКЦ "ДИС", 2011. - 321 с.

8. Кузин, А.А. Информационное обеспечение управления инновационной деятельностью предприятия: [Текст] / А.А. Кузин // Экономика и управление: научно-практический журнал. - 2012. - № 1. - С. 83 - 85.

9. Липунцов, Ю.П. Управление процессами. Методы управления предприятием с использованием информационных технологий: [Текст] / Ю.П. Липунцов. - 2-е изд. - М.: ДМК Пресс; М.: Компания АйТи, 2012 224 с.

10. Пашин, О.М. Электронный документооборот в страховой компании: [Текст] / О.М. Пашин // Финансовый менеджмент в страховой компании. - 2007. - № 4. - С. 22 - 26.

Размещено на Allbest.ru