Державний класифікатор управлінської документації в структурі нормативно-методичної бази діловодства

64

Размещено на http://www.allbest.ru/

Анотація

У дипломній роботі розглянуто «Державний класифікатор управлінської документації» як складову частину державної системи класифікації (на прикладі Івано-Франківської дирекції Українського державного підприємства поштового зв'язку «Укрпошта»), охарактеризовано завдання державної політики в галузі діловодства та проблеми організації систематизації документів, проаналізовано практичне застосування Державного класифікатора управлінської документації у Івано-Франківській дирекції державного підприємства поштового зв'язку «Укрпошта», запропоновано шляхи вдосконалення ведення управлінської документації організації.

Ключові слова: «Державний класифікатор управлінської документації», структура, нормативно-методична база, діловодство.

Abstract

In this diploma purer the state classifier of managerial documentation is considered as a component of state system classification (given as an example Ivano-Frankivsk branch of Ukrainian state enterprise of postal services “Ukrposhta”), the tasks of the state policy in the field of documentation and problems of organization systematization of documents are characterized, the practical application of the state classifier of managerial documentation by the management of Ivano-Frankivsk state enterprise of postal services “Ukrposhta” is analyzed, the ways of improvement of managing the documentation in it are introduced.

Keywords: State classifier of managerial documentation, structure, normative-methodical subtraction, clerical work.

Зміст

Вступ

Розділ 1. Законодавча та нормативно-правова база як регулятор у сфері управлінської документації

1.1 Політика держави в галузі діловодства та інформації

1.2 Основні принципи класифікації управлінської документації

1.3 Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД)

Розділ 2. Практичне застосування Державного класифікатора управлінської документації в Івано-Франківській дирекції УДППЗ «Укрпошта»

2.1 Основні напрямки діяльності та структура Івано-Франківської дирекції УДППЗ «Укрпошта»

2.2 Використання ДУКД в Івано-Франківській дирекції УДППЗ «Укрпошта»

2.3 Шляхи вдосконалення ведення управлінської документації в Івано-Франківській дирекції УДППЗ «Укрпошта»

Висновки

Список використаних джерел

Вступ

Актуальність дослідження. Організація діловодства є однією з форм управлінської діяльності, що здійснюється в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, а також на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності. Її нормативне та забезпечення завжди було в центрі уваги не лише документознавців і архівознавців, а і суспільства в цілому, оскільки від організації діловодних процесів залежить не тільки повнота репрезентації достовірних джерел історичної інформації в архівах, а й якість керування будь-якою установою.

В останнє десятиліття організація діловодства в Україні і зокрема в галузі поштового зв'язку зазнала кардинальних змін, пов'язаних з процесами державотворення, формуванням власної законодавчої бази, реорганізацією економічної інфраструктури, впровадженням новітніх інформаційних технологій, впливом міжнародного досвіду з керування документацією тощо. Нині, розпочато створення вітчизняної нормативно-правової та методичної бази, що має регламентувати і забезпечувати раціональне здійснення процесів документування управлінської інформації та організації роботи зі службовими документами в дирекції поштового зв'язку, започатковано й розгорнуто діяльність наукових інституцій, спрямовану на наукове опрацювання проблем організації діловодства.

Розуміння сучасного стану організації діловодства в Україні, його традиційних форм та можливостей впровадження у ньому інновацій має спиратися на науковий аналіз розвитку цієї сфери у попередній історичний період. Це дозволить не тільки простежити динаміку проблем, що виникали у роботі служб діловодства установ, і завдань, окреслюваних тогочасними нормативними документами, ознайомитися зі змістом рекомендованих методик з організації діловодних процесів та їх впровадженням в Україні, але й визначити, що позитивного і негативного було у тих процесах, який досвід був набутий у сфері діловодства за останні півстоліття. Незважаючи на наявність значного масиву вітчизняних публікацій з історії діловодства, узагальнююче дослідження цих питань на сьогодні в Україні відсутнє.

Роки незалежності України пройшли під знаком невпинних пошуків оптимальних класифікаційних схем. Класифікація здобула нові позиції у документознавстві як метод пізнання документів, що робить можливим зображення непростого, суперечливого досвіду розкриття їх ознак і властивостей. Практичних пропозицій виявилося багато. Одні із них провадяться у руслі загального документознавства і претендують на всеохопність, інші - спеціального, упривілейовуючи увагою певний вид документів і варіативну ознаковість їх градуювання. Зі здобуттям Україною незалежності, в умовах реорганізації системи державного управління, одним із першочергових питань раціонального документообігу стало формування систем документації, у тому числі - управлінської. Відтак, потребував заміни «Общесоюзный классификатор управленческой документации». 1997 р. Держстандарт України опублікував «Державний класифікатор управлінської документації» (ДК 010-96) (далі - ДКУД), розроблений госпрозрахунковим науково-дослідним центром «Економіст» та Державним науково-дослідним інститутом інформатизації і моделювання економіки (ДНДІІМЕ) при Президентові України за участю відповідних міністерств і відомств України та згодом він зазнав доопрацювання ДКУД і перевидання його Держстандартом України. Цей захід було зумовлено істотними змінами у складі та змісті ряду класів управлінської документації, пов'язаних із суттєвими суспільно-політичними й економічними зрушеннями.

Неабияку увагу документознавцями було приділено класифікації управлінських документів, яка стала на часі у зв'язку із розробленням і впровадженням ДК 010-98 «Державного класифікатора управлінської документації» та «Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів». Основоположним моментом класифікації управлінської документації давно визнано функції управління.

Мета дослідження - проаналізувати Державний Класифікатор управлінської діяльності, на прикладі Івано-Франківської дирекції УДППЗ «Укрпошта».

Джерельну базу дослідження складають опубліковані нормативно-правові акти, навчальні та практичні посібники і довідники, наукові, методичні та інформаційні публікації в періодичних виданнях, а також архівні документи. Необхідними для дослідження стали офіційні видання нормативно-правових актів України, а саме - “Відомості Верховної Ради України”, “Офіційний вісник України” та “Вісник Державного комітету архівів України. Деякі відомості було взято із загальносоюзних періодичних видань, зокрема, “Студії з архівної справи та документознавства”, яке є друкованим органом Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства, а також профільних навчальних посібників.

Рівень теоретичної розробки проблеми. Сьогодні дослідники наголошують на тому, що впровадження законів, нормативно-правових актів повинно базуватися на врахуванні специфіки певної галузі та специфіки підприємств, установ чи організацій, в яких здійснюється робота з документами. Проте роль та функції державного класифікатора не були предметом детального розгляду науковців хоча й досліджувались фрагментарно у працях Н. Борецької, М. Конин, У. Садової, Б. Сташківа та інших. Саме цим обумовлено увага дослідників щодо вивчення феномену класифікації управлінської документації займаються Т.М. Бондирєва, А.Н. Віденко, М.І. Басаков, А.С. Головач Л.В. Балабанові, О.В. Сардак, М.В. Кірсанова, М.І. Молдованок, Г.М. Сидорова, Ю.І. Палеха А.П. Коваль, Л.В. Балабанові, О.В. Сардак, М.І. Басаков, М.В. Кірсанова, А.Н. Кузнєцова, А.Б. Фельзер, М.О. Міссерман, О. Загорецька, О. Олійник та багато інших.

Цим обумовлено вибір дипломної роботи «Державний класифікатор управлінської документації в структурі нормативно-методичної бази діловодства».

На основі поставленої мети передбачається розв'язання наступних завдань:

? з'ясувати завдання та перспективи державної політики в галузі діловодства;

? проаналізувати основні принципи класифікації управлінської документації;

? описати структуру Державного класифікатора управлінської діяльності;

? охарактеризувати основні напрями діяльності Івано-Франківської дирекції УДППЗ «Укрпошта»;

? виявити основні принципи уніфікації управлінських документів в Івано-Франківській дирекції УДППЗ «Укрпошта»;

? запропонувати шляхи вдосконалення систематизації управлінської документації Івано-Франківській дирекції УДППЗ «Укрпошта».

Об'єкт дослідження - Державний класифікатор управлінської документації як базовий нормативно-методичний документ.

Предметом дослідження є використання Державного класифікатора управлінської документації на прикладі Івано-Франківської дирекції УДППЗ «Укрпошта».

Для вирішення конкретних питань були використані наукові розвідки в галузі: документознавства, діловодства, економіки, архівознавства, правознавства, Інтернет технологій.

Специфіка даного дослідження полягає у застосуванні різнорівневих методів дослідження:

? системного підходу;

? хронологічний;

? історико-порівняльного аналізу;

? поняттєвого аналізу;

? аналізу і синтезу;

? дедукції;

? статистико-аналітичний.

Практичне значення роботи полягає у тому, що в ній комплексно охарактеризовано Державний класифікатор управлінської діяльності як об'єкт нормативного забезпечення. Окреслено основні перспективні напрями державного регулювання сфери діловодства, проведення наукових досліджень, підготовки методичних розробок, спрямовані на підвищення ефективності організації ведення управлінської документації на підприємстві.

Структура дипломної роботи. Диплом складається зі вступу, двох розділів, висновків, списку використаних джерел (60 позицій), а також додатками.

Розділ 1. Законодавча та нормативно-правова база як регулятор у сфері управлінської документації

1.1 Політика держави в галузі діловодства та інформації

В Україні процес діловодства на підприємствах, в установах та організаціях різних форм власності організовується за допомогою положень Конституції України, законів України, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Ради Міністрів Автономної Республіки Крим та інших методичних документів. Водночас, поряд з існуванням великої кількості законодавчих актів, які регулюють і забезпечують досконалість діловодного процесу, не існує загальноприйнятих правил стосовно їхньої класифікації. Тому наведемо найбільш розповсюджені підходи з даної проблематики.

Автори Іванова Т.В. та Піддубна Л.П. [35, с. 9] пропонують таку класифікацію нормативно-методичної бази діловодства:

1) законодавчі акти України у сфері інформації, документації та документування;

2) укази та розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Уряду України, які регламентують питання документаційного забезпечення управління в Україні;

3) правові акти органів виконавчої влади (міністерств, відомств, комітетів) як загально галузевого, так і відомчого характеру;

4) правові акти нормативного та інструктивного характеру;

5) методичні документи з діловодства закладів, організацій, підприємств;

6) державні стандарти на документацію;

7) уніфіковані системи документів;

8) класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації.

Ґрунтовний аналіз проблеми виділення та класифікації нормативно-методичної бази діловодства зроблений І. Антонечко, яка умовно поділила її на чотири групи. Першу групу становлять закони, які регламентують загальні засади політики держави в галузі інформації взагалі та діловодства зокрема (закони України «Про інформацію», «Про державну таємницю», «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис» тощо).

Другу групу становлять правові акти з діловодства, що мають міжвідомчий характер. Це насамперед «Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. №1153, «Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації», затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. №348 та «Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави», затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. №1893. До цієї групи також відносяться державні стандарти, що закріплюють класифікаційну схему управлінської документації та термінологію діловодства й архівної справи, визначають основні вимоги до систем документації, до оформлення документів (ДСТУ 2732:2004 «Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення понять»; ДК 010-98 «Державний класифікатор управлінської документації»; ДСТУ 3843-99 «Державна уніфікована система документації. Основні положення»; ДСТУ 3844-99 «Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови»; ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів»).

Третю групу складають різноманітні типові та примірні інструкції з діловодства конкретних органів законодавчої та виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, розроблені на основі «Примірної інструкції з діловодства» та «Інструкції з діловодства за зверненнями громадян». Окрему групу становлять нормативні акти, що регламентують спеціальне діловодство. Наприклад, у сфері юридичної діяльності Міністерство юстиції України затвердило «Правила ведення нотаріального діловодства», «Інструкцію з діловодства в районних, міських (міст обласного значення), районних у містах відділах державної виконавчої служби», «Інструкцію з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції». Закон України «Про судоустрій» регламентує організацію роботи щодо здійснення діловодства в судах [25, c. 19].

Четверту групу нормативно-методичної бази діловодства у сфері державного управління становлять закони, які регламентують загальні засади політики держави в галузі діловодства та інформації взагалі. До таких законів можна віднести закони України: «Про інформацію» від 02.10.1992 №2657-ХІІ; «Про державну таємницю» від 21.01.1994 №3855-ХІІ; «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 13.12.2001 №2888-ІП; «Про звернення громадян» від 02.10.1996 №393/96-ВР; «Про мови в Українській PCP» від 28.10.1989 №83І2-ХІ; «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 №851-IV; «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 №852-IV [48].

Основним нормативно-правовим актом у галузі інформації є Закон України «Про інформацію» від 02.10.1992 №2657-ХІІ (далі - Закон України «Про інформацію»), який закріплює право громадян на інформацію та закладає правові основи інформаційної діяльності. У Законі вживаються такі терміни та їх визначення: інформація, державна інформаційна політика, суб'єкти інформаційних відносин, об'єкти інформаційних відносин, інформаційна діяльність, галузі інформації, джерела інформації, інформація про особу, документ, первинний документ, вторинний документ, режим доступу до інформації, інформаційний запит, конфіденційна інформація, таємна інформація, право власності на інформацію тощо. Наприклад: інформацією у цьому Законі називають документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі (Стаття 1) [50].

Закон України «Про інформацію» встановлює також загальні правові основи отримання, використання, поширення та зберігання інформації, закріплює право особи на інформацію в усіх сферах суспільного і державного життя України, а також систему інформації, її джерела, визначає статус учасників інформаційних відносин, регулює доступ до інформації та забезпечує її охорону, захищає особу та суспільство від неправдивої інформації. [26, C. 28].

Сьогодні Міністерство юстиції винесло на обговорення Концепцію нової редакції Закону «Про інформацію». За основу взято чинну зараз редакцію Закону, окремі положення якої зазнали суттєвих змін або були усунені з метою оптимізації структури Закону. Зокрема, удосконалено визначення інформації, яке подане в такому формулюванні: «інформація - це документовані чи іншим чином зафіксовані або публічно оголошені відомості або дані про осіб, предмети, факти, події, явища та процеси, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі».

Запропоновано також поняття «власник інформації» - це фізична або юридична особа, об'єднання громадян, держава, які володіють, користуються і розпоряджаються інформацією, а також самостійно визначають режим доступу до неї. Це поняття використовується і в чинній редакції Закону, але в ній відсутнє визначення поняття. Змінено і поняття інформації про особу (персональні дані). Тепер це поняття визначається як «відомості про фізичну особу, що ідентифікована чи може бути ідентифікована за їх допомогою». Передбачається і нововведення щодо інформації з обмеженим доступом: обмеженому доступу підлягатиме сама інформація, а не документ.

Виходячи із загальновизнаних принципів міжнародного порядку у сфері інформації, Закон України «Про державну таємницю» від 21.01.1994 №3855-ХІІ [46] регулює суспільні відносини, пов'язані з віднесенням інформації до державної таємниці. Її засекречуванням та охороною з метою захисту життєво важливих інтересів України у сфері оборони, економіки, зовнішніх відносин, державної безпеки і охорони правопорядку. Відповідно до Статті 1 цього Закону, державна таємниця - вид таємної інформації, що охоплює відомості у сфері оборони, економіки, зовнішніх відносин, державної безпеки і охорони правопорядку, розголошення яких може завдати шкоди життєво важливим інтересам України і які визнані у порядку, встановленому цим Законом, державною таємницею та підлягають охороні з боку держави. Якщо говорити про безпеку інформації, то заходи щодо її забезпечення врегульовані в цьому Законі лише стосовно державної таємниці. Щодо інших категорій інформації, то невизначеними є положення щодо таємної інформації, яка не становить державної таємниці, її захисту, особливостей відкритої інформації як об'єкта захисту, персональних даних, комерційної таємниці та іншої конфіденційної інформації. Першим законодавчим актом, який заклав правову основу архівної справи незалежної України, був Закон «Про Національний архівний фонд і архівні установи», затверджений Верховною Радою 24 грудня 1993 року. Цей Закон запровадив до суспільного обігу поняття Національного архівного фонду (далі - НАФ) як категорії культури і права та визначив рівні права громадян на доступ до архівної інформації. Проте у цьому Законі лише окремі положення побічно стосувалися діловодства. Необхідність нормативного забезпечення організації діловодства зумовила розширення й конкретизацію положень щодо керування цією сферою діяльності. Такі положення були зафіксовані у другій редакції Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», яка була прийнята 13 грудня 2001 року. Закон регулює відносини, пов'язані із формуванням, обліком, зберіганням і використанням НАФ та інші основні питання архівної справи. У ньому поглиблено розуміння доступу до документів НАФ та довідкового апарату до них, декларовано спрощення порядку фізичного доступу до документної інформації та закріплено нову норму надання користувачам можливості, крім довідкового апарату, використовувати облікові документи.

У Законі наведено визначення таких основних термінів: архівний документ, документ НДФ, НДФ, унікальний документ, архівна справа, діловодство, архівна установа, архів, архівний підрозділ, архівний відділ державна архівна установа, приватне архівне зібрання, таємний архів, користувач архівними документами, державна реєстрація документів, довідковий апарат, номенклатура справ, архівна довідка [51].

Крім того, у Законі порушується питання державної політики у сфері архівної справи і діловодства. «Відповідно до Закону «Про національний архівний фонд та архівні установи», діловодство разом з архівною справою складають єдину сферу практичної діяльності. Однак у цьому акті означені лише загальні напрями керування організацією діловодства в країні. Необхідною є конкретизація у спеціальному законі завдань щодо організації діловодства спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства, інших центральних органів виконавчої влади, державних архівних установ, а також служби діловодства як його суб'єкта» Концепція проекту Закону України «Про діловодство». Закон України «Про звернення громадян» від 02.10.1996 №393/96-ВР (далі - Закон України «Про звернення громадян») регулює питання практичної реалізації громадянами України наданого їм Конституцією України права вносити в органи державної влади, об'єднання громадян відповідно до їх статуту пропозиції про поліпшення їх діяльності, викривати недоліки в роботі, оскаржувати дії посадових осіб, державних і громадських органів. Закон забезпечує громадянам України можливості для участі в управлінні державними і громадськими справами, для впливу на поліпшення роботи органів державної влади і місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, для відстоювання своїх прав і законних інтересів та відновлення їх у разі порушення. Ґрунтовний аналіз Закону України «Про звернення громадян» свідчить про його певні недоліки:

1. Закон застосовується не тільки до відносин між громадянами і органами управління, а й до відносин громадських організацій і приватних підприємств, тобто до відносин між недержавними суб'єктами права.

2. Закон регулює різні за своєю суттю правові явища - «пропозиції», «заяви» та «скарги». Тобто в той час, коли заява є звичайним інструментом безконфліктної реалізації права громадянина перед державою, скарга є інструментом захисту права і, таким чином, функціонально знаходиться на одному рівні із судовим позовом. Ці структурні відмінності між різними врегульованими в Законі формами ініціатив, з якими громадяни звертаються до органів управління, не враховуються цим Законом у повному обсязі. З огляду на зазначене, виникають сумніви щодо доцільності врегулювання в одному законі процедури подання пропозицій, заяв та скарг.

3. Певні суспільні відносини не регулюються цим Законом. Наприклад, він не стосується випадків, у яких органи управління і посадові особи за власною ініціативою приймають індивідуальні акти, які відповідним чином обтяжують громадянина. Крім того, практика застосування Закону України «Про звернення громадян» виявила низку недоліків у цій сфері та викликала необхідність удосконалення механізму реалізації права громадян на звернення до органів влади, їх посадових осіб. Результат наведеного аналізу можна викласти за допомогою такої тези: чинний Закон України «Про звернення громадян» є не тільки недостатнім, а у зв'язку з його недостатньою юридичною дією - також і неспроможним унормувати процедурне право, яке б відповідало європейським стандартам.

Питання мови діловодства також потребує однозначного унормування в спеціальному законодавчому акті з діловодства, хоча на сьогодні це питання вирішується в межах Закону Української PCP «Про мови в Українській PCP» від 28.10.1989 №8312-ХІ (далі - Закон «Про мови в Українській PCP»), а в регіонах - відповідно до постанов місцевих органів державної влади. Зокрема, у статті 11 Закону йдеться про те, що в Українській PCP мовою роботи, діловодства і документації, а також взаємовідносин державних, партійних, громадських органів, підприємств, установ і організацій є українська мова. У випадках, передбачених у частині другій статті 3 цього Закону, мовою роботи, діловодства і документації поряд з українською мовою може бути і національна мова більшості населення тієї чи іншої місцевості, а у випадках, передбачених у частині третій цієї ж статті, - мова, прийнятна для населення даної місцевості. Оскільки цей Закон був прийнятий ще у 1989 році за часів існування Української Радянської Соціалістичної Республіки, на сьогоднішній день розроблено проект Закону «Про державну мову України», який спрямований на забезпечення та функціонування української мови як державної мови України на всій території України, а також на забезпечення права громадян України на користування українською мовою як державною мовою України. Відповідно до цього Закону українська мова як державна мова України підлягає обов'язковому використанню:

? у діяльності органів державної влади, органів місцевого самоврядування, установ, організацій та підприємств усіх форм власності, включаючи ведення в них діловодства;

? у конституційному, цивільному, кримінальному, адміністративному і господарському судочинстві і діловодстві, за винятком арбітражного вирішення спорів, які виникають у сфері міжнародних відносин, у судочинстві місцевих судів та в інших судах загальної юрисдикції України;

? у нотаріальному діловодстві;

? для оформлення бланків документів, які засвідчують особу громадянина України, за винятком випадків передбачених законодавством України, бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів громадянського стану, документів про освіту, які видаються навчальними закладами, що мають державну акредитацію, інших документів, оформлення яких у відповідності до законодавства України здійснюється державною мовою України, під час оформлення адрес відправників і отримувачів телеграм і поштових відправлень, а також бланків поштових переказів, що пересилаються на території України; в інших сферах, визначених законодавством України.

В Україні також прийнято низку законодавчих актів, які безпосередньо не стосуються організації діловодства, однак значною мірою впливають на його технологію. Передусім слід назвати Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 №851-IV (далі - Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»)[49] та Закон України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 №852-ІУ (далі - Закон України «Про електронний цифровий підпис»), що набули чинності з 1 січня 2004 року [48].

У цих законах зафіксовано певні норми і вимоги до організації електронного документообігу на підприємствах, в установах і організаціях та використання ними електронного цифрового підпису, окреслено загальні підходи до формування умов зберігання в архівах електронних документів. Зокрема, Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів. Закон України «Про електронний цифровий підпис» визначає правовий статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають при використанні електронного цифрового підпису. Законами передбачено розробити і впровадити програму заходів щодо впровадження електронних документів, електронного документообігу та електронного цифрового підпису, стимулювання підприємств, установ і організацій, які впроваджують електронний документообіг [19, c.19]. Дія цих законів поширена на відносини, що виникають у процесі створення, використання та знищення електронних документів. «Разом з тим, електронний службовий документ та паперовий службовий документ мають функціонувати в системі діловодства на єдиних організаційних та правових засадах (формуляр документа, правила виконання, строки зберігання, вимоги до збереженості, норми користування тощо). Таким чином законодавчо регульованим є лише один з напрямів у діловодстві ? електронний, причому у частинах відмінних від традиційного діловодства. Загальні положення організації діловодства, у тому числі й електронного, законодавчо не унормовані» Концепція проекту Закону України «Про діловодство». Незважаючи на унормування в Україні нормативно-правовими актами інструктивного характеру організації й здійснення основних технологічних процесів діловодства та спеціальних його напрямів (діловодство за зверненнями громадян, конфіденційне діловодство), правові засади низки аспектів організації діловодства як в масштабах країни, так і в окремому суб'єкті діловодства, не встановлені. Зокрема:

? існує необхідність визначення основних принципів державної політики з діловодства і суб'єктів її реалізації;

? нагальною є потреба у законодавчому акті з організації діловодства, сфера дії якого поширювалася б на юридичних осіб всіх форм власності, а також підприємців - фізичних осіб, які не мають статусу юридичної особи, оскільки «Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» призначена для державних установ;

? в українському законодавстві не обумовлена відповідальність за порушення в організації та здійсненні діловодства, а також відшкодування шкоди, завданої внаслідок таких порушень. Кримінальний Кодекс України передбачає покарання за певні правопорушення, пов'язані зі службовими документами, однак у ньому не передбачено всіх випадків відповідальності за умисне псування, знищення, приховування, незаконну передачу іншій особі службових документів. Зазначені норми мають бути зафіксовані у спеціальному законі з діловодства;

? на сьогодні законодавчо не унормовано право власності суб'єкта діловодства на його документаційний фонд. Частим є вилучення оригіналів службових документів з документаційного фонду суб'єкта діловодства судово-слідчими та іншими компетентними органами і неповернення їх власнику;

? в Україні діють національні стандарти щодо застосування формуляра-зразка управлінського документа, вимог щодо оформлення організаційно-розпорядчих документів, розроблення уніфікованих систем документації. Однак відповідно до Закону України «Про стандартизацію» стандарти застосовують на добровільних засадах, якщо інше не встановлено законодавством. Це призводить до нехтування вимогами нормативних документів, якими є стандарти, під час створення організаційно-розпорядчих документів, розроблення уніфікованих форм управлінських документів.

Все це, а також інші не менш важливі недоліки нормативної бази діловодства у сфері державного управління, ведуть до прийняття Закону України «Про діловодство», проект якого вже розроблено і подано на розгляд ВРУ. Мета Закону полягає у встановленні правових засад організації діловодства в Україні для визначення єдиних норм створення управлінських документів та роботи зі службовими документами з будь-якими носіями інформації в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, а також на підприємствах, в установах та організаціях усіх форм власності. Основними завданнями Закону є:

1) визначити основні принципи державної політики з діловодства;

2) впровадити правові засади організації діловодства в країні для їхньої відповідності із законодавчими нормами організації архівної справи, електронного документообігу, інформаційної діяльності;

3) розмежувати повноваження суб'єктів організації діловодства в країні;

4) утвердити норму щодо неухильного виконання основних нормативно-правових актів та нормативних документів, спрямованих на організацію діловодства, зокрема, інструкції з діловодства, переліків документів зі строками їх зберігання, стандартів на створення управлінських документів;

5) впровадити єдині норми створення управлінських документів та організації роботи зі службовими документами в умовах застосування електронного документостворення та документообігу для запобігання втрат електронної службової інформації;

6) забезпечити права власності установ на їх службові документи та документаційні фонди;

7) встановити відповідальність за порушення законодавства про діловодство, зокрема з метою запобігання втрат та несанкціонованого знищення службових документів, у тому числі під час ліквідації та реорганізації установ;

8) визначити загальні засади застосування державної та інших мов у діловодстві.

Дія цього Закону поширюється на створення управлінських документів (організаційно-розпорядчі, первинно-облікових, банківських, фінансових, звітно-статистичних, планових, ресурсних, бухгалтерсько-облікових, документів з праці, соціальних питань і соціального захисту населення) суб'єктами діловодства та на роботі зі службовими документами і різними носіями інформації суб'єктів діловодства незалежно від форми власності Проте закон не регулює особливості організації роботи зі службовими документами у спеціальній видач діловодства судове, нотаріальне, дипломатичне; - їх встановлюють інші нормативно-правові акти. Відповідно до Концепції Закону України «Про діловодство» застосування Закону дасть змогу:

? забезпечити реалізацію державної політики з діловодства;

? запровадити законодавче регулювання організації діловодства з врахуванням міжнародної практики стандартизації процесів керування документацією;

? забезпечити прозорість рішень органів державної влади, доступ громадян до відкритої службової інформації;

? уніфікувати законодавство з організації діловодства, архівної справи та застосування електронного документообігу.

? забезпечити виконання суб'єктами діловодства всіх форм вчасності вимог щодо документування управлінської інформації, строків та організації зберігання службових документів,

? підвищити рівень нормативного, методичного і наукового забезпечення організації діловодству в країні, а також контролю за здійсненням діловодства на підприємствах, установах, організація;

? оптимізувати процеси документостворення та документообігу в суб'єктах діловодства;

? створити умови для збереженості документаційних фондів суб'єктів діловодства, захисту службової інформації [20, c.28].

Чинним нормативно-правовим актом, що встановлює загальні правила документування управлінської діяльності міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки та місцевих органів виконавчої влади ra регламентує порядок роботи зі службовими документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передання до архівного підрозділу є «Примірна інструкція з діловодства у міністерства, інших центральних органах виконавчої влади. Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевий органах виконавчої влади (далі - «Примірна інструкція з діловодства», затверджена постановою Кабінету Міністрів від 17 жовтня 1997 року №1153. Вона визначає порядок ведення загального діловодства, їх положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів.

Важливе місце в правовій базі діловодства у сфері державного управління посідають також «Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації» (далі - «Інструкція за зверненнями громадян»), затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року №348 та «Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носив інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави» (далі -«Інструкція про порядок обліку»), затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року №1893. «Інструкція за зверненнями громадян» встановлює і регламентує порядок роботи з розгляду пропозицій (зауважень), заяв (клопотань) і скарг з моменту їх реєстрації до зняття з контролю і передачі до архіву. Відповідно до цієї Інструкції діловодство за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб чи на підрозділ службового апарату. «Інструкція про порядок обліку» визначає обов'язковий для всіх центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності порядок обліку, зберігання, використання та знищення документів, справ, видань, магнітних та інших матеріальних носив інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави. На відміну від «Примірної інструкції з діловодства», дві останні призначенні як для державних установ, так і для підприємств, установ і організацій всіх інших форм власності.

1.2 Основні принципи класифікації управлінської документації

Через складність завдань та мінливість факторів, що впливають на їх вирішення, питання вдосконалення управління в цілому і державного управління зокрема не втрачає своєї значущості. Навпаки, воно актуалізується під впливом складних державотворчих процесів, що відбуваються у нашій державі. У зв'язку з цим набуває особливої ваги забезпечуючи роль всього спектра чинників, сукупності засобів, методів і способів, які гарантують нормальний перебіг управлінських процесів.

З огляду на це важливою є необхідність усвідомлення того, що процеси управління повинні базуватися на раціонально організованій інформаційній базі, яка в наш час репрезентована переважно у формі документа. Активне впровадження в управлінську діяльність новітніх інформаційних технологій висуває завдання створення технічно і програмно сумісних автоматизованих систем документаційного забезпечення управління. У свою чергу реалізація цього завдання вимагає створення єдиних, співставлюваних, уніфікованих систем документації, пристосованих до автоматизованого оброблення [45, C. 51].

Створення систем документації - проблема багатоаспектна. Одним з таких аспектів є класифікація документів. У загальнотеоретичному аспекті класифікація (від лат. сlassik - розряд, клас) - це система співпідпорядкованих понять (класів, об'єктів) якої-небудь галузі знання чи діяльності людини, що використовується як засіб для встановлення зв'язків між цими поняттями чи класами. Найчастіше поняття “класифікація” використовується одночасно і у значенні процесу - класифікування документів, і у значенні результату - класифікації документів, тобто розуміється і як групування, і як отримана внаслідок цього схема. Вживання двох термінів є важливим для розмежування процесу класифікації і його наслідків.

За визначенням Н.М. Кушнаренко, під класифікуванням документів слід розуміти процес упорядкування або розподілу документів за класами з метою відображення відносин між ними і складання класифікаційної схеми. А класифікація документів, за формулюванням цього ж автора, - це система їх співпідпорядкування, що використовується як засіб встановлення зв'язків між класами документів, а також для орієнтації у їх різноманітності [60].

Науково-теоретичне і прикладне значення класифікації управлінських документів важко переоцінити. Адже побудова ієрархії управлінських документів, запровадження їх єдиної номенклатури дозволяє розібратися в існуючому розмаїтті документних форм і підійти до вирішення практичних питань удосконалення управлінського документаційного господарства на науковій основі, створити необхідні засади для здійснення ефективних прикладних розробок, спрямованих на вироблення та застосування оптимальних правил документування та організації роботи з документами.

Одним із спонукальних факторів здійснення цієї спроби дослідження проблеми класифікації управлінських документів також є тривала неоднозначність її висвітлення у навчальній та навчально-методичній літературі з діловодства в останні десятиріччя радянської доби та у сучасний період. Необхідність такого дослідження викликана ще й потребою з'ясування причин значних розходжень з цього питання та вироблення бачення шляхів створення оптимально прийнятної, узгодженої, співпідпорядкованої, науково обґрунтованої класифікації управлінських документів. Так як класифікація документів наводиться практично у кожному підручнику чи навчальному посібнику з документування та організації роботи з документами, то для дослідження означеної проблеми було довільно взято 11 праць, підготовлених 14 авторами. За роками виходу у світ ці праці охоплюють період тривалістю понад 25 останніх років. Серед них 3 роботи російських і 2 роботи українських авторів радянського періоду, 2 праці сучасних російських і 4 праці сучасних українських авторів [39, c.105].

Узагальнені наслідки дослідження обраних відповідними авторами ознак класифікації документів відображено у додатку А. Із зазначеної табл. видно, що загалом у всіх проаналізованих роботах використано 45 критеріїв класифікації документів, кількість яких у конкретних працях коливається від 5 у роботі А. П. Коваль (графа 9 у додатку А) до 17 у роботі Ю. І. Палехи (графа 12 додатку А) [39, c. 103].

З огляду на інтенсивність використання можна стверджувати, що більшість авторів до найбільш суттєвих ознак класифікації документів відносять походження, найменування, місце складання, строки зберігання документів та деякі інші.

Однак, як засвідчує здійснений порівняльний аналіз досліджуваної проблеми, незважаючи на чвертьсторічний період, протягом якого видані зазначені праці, їх об'єднують значні стійкі розбіжності наведених у них класифікацій документів. Детальний розгляд поданих у досліджених роботах класифікацій документів показує, що у них використано непорівнянні як за номіналом, так і за ієрархічним рівнем критерії, їх назви не упорядковані, вибір сукупності не є системним і не відображає ступеня сутнісної значущості мети і практичного значення класифікації управлінських документів. Підтвердженням цього є, до прикладу, наведені у табл. 1 чотири ідентичні за змістом, але різні за назвами критерії класифікації документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, два тотожні за змістом, але різні за формулюванням їх назв критерії, пов'язані з функціональним характером документів, два однакових за змістом, але з різними назвами критерії, що характеризують етапи появи документів у часі, та деякі інші.

Іншою, не менш важливою, проблемою є розходження категорій документів, що виділяються різними авторами за одними і тими ж самими критеріями, або навпаки, віднесення однакових категорій документів до різних ознак класифікації [33, c. 23].

Тобто відбувається фактична підміна змісту понять. Саме через це спроба побудувати виклад аналізу цього дослідження за логічною змістовною відповідністю між критеріями і категоріями виділених документів з урахуванням ступеня істотної значущості застосовуваних авторами критеріїв не увінчалась успіхом. Навпаки, підміна змісту понять змусила вибудовувати поданий нижче аналіз класифікацій за ланцюговою алогічністю, викликаною непередбачуваністю віднесення авторами певних категорій документів до різних ознак їх класифікації.

Виклад аналізу опрацьованих класифікацій документів логічно розпочати з виділення документів за видами, так як саме вид документа, будучи одним з основних критеріїв їх поділу, несе істотну інформацію про документ: його цільове призначення, формуляр, характер викладу і юридичне значення відображеної у документі інформації.

Автори Т.М. Бондирєва [8, c. 175] і А.Н. Віденко [17, c. 124] за видами документів виділяють типові, трафаретні, індивідуальні і примірні документи, тоді як такі категорії документів виділяють, але за ступенем уніфікації - М.І. Басаков, за способом виготовлення - А.С. Головач, за формою - Л. В. Балабанова [2, c. 78] і О.В. Сардак, М.В. Кірсанова, М.І. Молдованов і Г.М. Сидорова, Ю.І. Палеха. За структурними ознаками документів виділяє категорії регламентованих (стандартних) і нерегламентованих (нестандартних) документів А.П. Коваль [23, c.158].

Залежно від функціонального характеру документів Л.В. Балабанова і О [1, c. 56]. В. Сардак, М. І. Басаков, М. В. Кірсанова, А. Н. Кузнєцова категорії організаційно-розпорядчих документів, документів з особового складу, документів з фінансово-розрахункових питань та інші, виділені за таким характером, групи документів класифікують за видом діяльності. А. С. Головач, М. І. Молдованок і Г. М. Сидорова, Ю. І. Палеха, А.Б.Фельзер і М. О. Міссерман такі ж категорії документів визначають за іншим критерієм - за змістом документів. Ці ж самі категорії документів Т. М. Бондирєва і А. Н. Діденко виділяють і за родом діяльності, і за змістом, М. І. Молдованов і Г. М. Сидорова та Ю. І. Палеха - і за змістом, і за спеціалізацією. В основному на такі ж категорії, але за призначенням класифікують документи А. П. Коваль, М. І. Молдованов і Г. М. Сидорова, Ю. І. Палеха.

Однак за цим же критерієм (за призначенням) розглядають документи як засоби фіксації інформації і як засоби передачі інформації А. Н. Кузнєцова та А. Б. Фельзер і М. О. Міссерман, тоді як Т. М. Бондирєва і А. С. Головач за призначенням класифікують документи на оригінали, копії (відпуски, витяги, дублікати) і чернетки. Такі ж категорії, проте за низкою інших критеріїв виділяють: М. І. Басаков - за стадіями підготовки, за стадіями створення (утворення) - Л. В. Балабанова і О. В. Сардак, М. І. Молдованов і Г. М. Сидорова, Ю. І. Палеха, за стадіями виготовлення - А. Н. Діденко, за видом оформлення - М. В. Кірсанова, за ступенем справжності - А. Н. Кузнєцова та А. Б. Фельзер і М. О. Міссерман.

Відсутня єдність і у класифікації документів за складністю. За цією ознакою М. І. Молдованов і Г. М. Сидорова класифікують документи на односкладові і складні. Прості і складні документи за цим же критерієм виділяють А. Н. Діденко і Ю. І. Палеха, за ступенем складності - М. І. Басаков, Т. М. Бондирєва, А. С. Головач, за кількістю відображених питань - Л. В. Балабанова і О. В. Сардак, А. Н. Кузнєцова, А. Б. Фельзер і М. О. Міссерман, за змістом - М. В. Кірсанова.

Щодо класифікації документів за походженням переважно думки авторів майже повністю збігаються. М. І. Басаков, М. В. Кірсанова, А. П. Коваль, А. Н. Кузнєцова виділяють за цією ознакою службові та особисті документи, А. Б. Фельзер і М. О. Міссерман - офіційні та особисті документи, Л. В. Балабанова і О. В. Сардак - офіційні (службові) і особисті (іменні) документи, Т. М. Бондирєва, А. С. Головач і А. Н. Діденко - службові та офіційно-особисті (іменні) документи. М. І. Молдованов і Г. М. Сидорова до виділених ними, як і іншими авторами, категорій документів за походженням додають внутрішні документи та зовнішні документи, а за надходженням виділяють офіційні документи та особисті документи. Ю. І. Палеха також офіційні документи та особисті документи виділяє за надходженням, а внутрішні документи і зовнішні документи - за походженням. У той же час на внутрішні документи та зовнішні документи більшість авторів класифікують документи за таким критерієм як місце складання (виникнення) документа.

Якщо М. І. Молдованов і Г. М. Сидорова та Ю. І. Палеха виділяють первинні документи і вторинні документи за джерелами виникнення, то М. І. Басаков ці категорії документів виводить із характеру змісту документів.

Спостерігається відносна одностайність авторів у класифікації документів за номінальним складом, хоча і тут в одному випадку цей критерій подається як назва документа, а у ряді інших - як найменування документа. Немає розбіжностей у класифікації документів за напрямом руху. За строками (термінами) виконання переважає поділ документів на термінові документи і нетермінові документи. Поряд з цим, М. І. Молдованов і Г. М. Сидорова та Ю. І. Палеха за цією ознакою виділяють звичайні (безстрокові) документи, термінові документи і дуже термінові документи.

Досить суперечливими є класифікації документів як за ознаками, що пов'язані з документуванням інформації, так і за виділеними відповідно до застосованих ознак категоріями документів. Для виділення категорій документів за їх матеріальною основою та факторами, пов'язаними з фіксацією, матеріалізацією інформації у придатні для її відтворення та сприйняття людиною форми, А. Б. Фельзер і М. О. Міссерман класифікують документи за носієм інформації, Л. В. Балабанова і О. В. Сардак - за матеріалом фіксації інформації і за засобами фіксації інформації. На відміну від М. В. Кірсанової, яка за засобами фіксації інформації виділяє письмові документи, Л. В. Балабанова і О. В. Сардак серед інших категорій документів за цією ознакою зазначають рукописно-друковані документи. Майже ідентичні категорії документів за способом фіксації інформації виділяють Т. М. Бондирєва, А. С. Головач, А. Н. Діденко, М. І. Молдованов і Г. М. Сидорова, Ю. І. Палеха. Цікаво, що незважаючи на принципово різні завдання класифікації і відповідні їм критерії (узагальнено - за матеріальним носієм інформації, за засобами фіксації інформації і за способами фіксації інформації), певні спільні категорії документів виділяються майже у кожній з них. До прикладу, серед названих тут авторів письмові документи не визначаються лише у класифікаціях Л. В. Балабанової і О. В. Сардак та А. Б. Фельзера і М. О. Міссермана [27, C. 10].

Дещо перегукуються із зазначеними вище інші категорії класифікації документів. Так, за способом виготовлення А. С. Головач виділяє типові документи, трафаретні документи та індивідуальні документи. На рукописні документи, машинописні документи та типографські документи класифікує документи за технікою створення А. Н. Кузнєцова. М. І. Молдованов і Г. М. Сидорова та Ю. І. Палеха за технікою відтворення виділяють рукописні документи та документи, створені механічним способом. За засобами обробки класифікують документи на машиноорієнтовані документи, машинозчитувані документи та машинні документи А. Б. Фельзер і М. О. Міссерман.