Державний класифікатор управлінської документації в структурі нормативно-методичної бази діловодства

З позиції класифікації документів за строками зберігання авторів можна поділити на дві групи. Перша, і менш чисельна, група, яку представляють М. І. Басаков, А. Н. Кузнєцова та А. Б. Фельзер і М. О. Міссерман, за цією ознакою класифікують документи на дві категорії - документи постійного зберігання і документи тимчасового зберігання. Друга, більш чисельна, група, до якої ми відносимо Л. В. Балабанову і О. В. Сардак, Т. М. Бондирєву, А. Н. Діденка, М. І. Молдованова і Г. М. Сидорову, Ю. І. Палеху, класифікують документи за строками (термінами) зберігання на три категорії - документи постійного зберігання, документи тривалого зберігання та документи тимчасового зберігання.

Важливою класифікаційною ознакою управлінських документів є ступінь їх впливу на коло осіб, яких вони стосуються. Зазначена обставина залежить від статусу документів, який проявляється через їх особливу властивість, котру прийнято називати юридичною силою і яка визначає місце документів в ієрархічній документаційній системі. Названа властивість управлінських документів по-різному розуміється і реалізується у здійснених авторами класифікаціях документів. Ті автори, котрі класифікують документи за юридичною силою, виділяють по дві категорії документів, які, однак, не завжди збігаються. Так, за цією ознакою А. Н. Діденко виділяє справжні (істинні) чинні і нечинні документи та фальшиві (підроблені) документи, Т. М. Бондирєва та А. С. Головач - справжні (дійсні і недійсні) документи та підроблені документи, Ю. І. Палеха - дійсні (істинні) документи і документи, що мають або втратили юридичну силу. На відміну від попередніх авторів М. І. Басаков поряд з класифікацією документів за юридичною силою на справжні документи і несправжні документи105 за дещо схожим з попереднім критерієм - за ступенем обов'язковості - виділяє інформаційні документи та директивні документи.

По-різному класифікуються також документи, що містять інформацію з обмеженим доступом. Ю. І. Палеха за доступом до інформації класифікує документи на дві категорії - на документи, що містять відкриту інформацію, і на документи з обмеженим доступом. М. І. Молдованов і Г. М. Сидорова за секретністю поділяють документи на три категорії - документи для службового користування, секретні документи і цілком секретні документи. А. Н. Діденко та А. Б. Фельзер і М. О. Міссерман для класифікації документів такого характеру обрали такий критерій як гласність і за ним виділяють звичайні документи, документи для службового користування, таємні (секретні) документи, конфіденційні документи. На звичайні документи, секретні документи та документи для службового користування класифікують, але за ступенем гласності, масив документів з обмеженим доступом Л. В. Балабанова і О. В. Сардак, Т. М. Бондирєва, А. С. Головач, М. І. Молдованов і Г. М. Сидорова, на конфіденційні документи і секретні документи - Ю. І. Палеха.

Навіть побіжне ознайомлення із викладеним вище аналізом переконує у наявності не лише, так би мовити, міжавторських розбіжностей класифікацій документів, але й викриває їх внутрішньо-класифікаційні суперечності, які не лише могли б стати, але й потребують бути предметом ретельного аналізу і заслуговують справедливої науково обґрунтованої критики.

Основних причин такого стану є, принаймні, дві. Першою серед них, є ступінь авторської відповідальності за свою працю, достовірність і наукова обґрунтованість наявних у ній положень. Другою причиною, можна вважати прояви формального підходу щодо проходження такими видами робіт експертних стадій усіх рівнів, пов'язаних з прийняттям рішень щодо рекомендації зазначених праць до друку і випуску у світ.

1.3 Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД)

У 1997 році Держстандарт (нині - Держспоживстандарт) України на заміну «Общесоюзного классификатора управленческой документации» (ОКУД) видав ДК 010-98 «Державний класифікатор управлінської документації», розроблений госпрозрахунковим науково-дослідним центром «Економіст» та Державним науково-дослідним інститутом інформатизації та моделювання економіки (далі - ДНДІІМЕ) за участю відповідних міністерств та інших центральних установ України, за якими закріплено розмежування повноважень щодо ведення відповідних класів управлінської документації. Втім, зміни у складі та змісті кількох класів управлінської документації зумовили доопрацювання ДКУД і перевидання його Держстандартом України вже в 1999 році [15].

Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) є складовою частиною державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації. ДКУД розроблено у зв'язку із змінами у складі та змісті організаційно-розпорядчої, первинно-облікової, банківської та звітно-статистичної документації внаслідок реорганізації системи державного управління в Україні.

ДКУД є номенклатурним переліком назв уніфікованих форм документів (УФД) з унікальними кодовими позначеннями. ДКУД використовується під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами усіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством.

Класифікатор орієнтовано на однозначне визначення (ідентифікацію) УФД, їх облік та систематизацію, контроль складу та змісту УФД у кожному класі документації, організацію ведення відповідних класів документації, забезпечення автоматизованого пошуку потрібних УФД. Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).

Об'єктом класифікації є безпосередньо УФД, які використовуються під час виконання управлінських функцій згідно з чинним законодавством.

ДКУД орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосуванням засобів комп'ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій [3].

Державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98 має окреслену структуру:

1. Вступ

2. Визначення

3. Класифікація державної управлінської документації. Уніфіковані системи управлінської документації.

ДКУД містить такі класи:

1) організаційно-розпорядча документація (код 02);

2) первинно-облікова документація (код 03);

3) банківська документація (код 04);

4) фінансова документація (код 05);

5) звітно-статистична документація (код 06);

6) планова документація (код 07);

7) ресурсна документація (код 08);

8) торговельна документація (код 09);

9) зовнішньоторговельна документація (код 10);

10) цінова документація (код 13);

11) документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (код 15);

12) документація з побутового обслуговування населення (код 17);

13) бухгалтерсько-облікова документація (код 18);

14) документація з Пенсійного фонду (код 20);

15) словниково-довідкова документація (код 21) [11, c.5].

Ідентифікація УФД здійснюється через ієрархічну класифікацію з трьома ступенями. Кодове позначення складається з семи цифрових десяткових знаків (рисунок 1).

Рисунок 1. - Структура кодового позначення УФД

У кодовому позначенні УФД відображено: перший та другий знаки (клас) - належність УФД до відповідної УСД; третій та четвертий знаки (підклас) - належність УФД у межах класу до відповідного підкласу; п'ятий, шостий і сьомий знаки - реєстраційний номер УФД підкласу.

ДКУД містить класифікацію документів, розроблену для практичного використання під час роботи з документами, а саме при заповненні уніфікованих форм (бланків) документів. Кожному виду номіналу управлінського документа (наприклад: наказ про реорганізацію міністерства, товарно-транспортна накладна, приходний ордер тощо) надається кодове (у даному разі - цифрове) позначення, завдяки чому конкретний документ в умовах реалізації автоматизованої інформаційної системи може бути швидко розшуканий за цією інформаційною (пошуковою) ознакою.

ДКУД входить до складу нормативних документів державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації в Україні. Об'єктами класифікації у ньому є державні (міжвідомчі, міжгалузеві) уніфіковані форми документів (УФД), що затверджуються міністерствами, державними комітетами чи іншими відомствами - розробниками уніфікованих систем управлінської документації.

У ДКУД наведені назви і кодові позначення УФД, що входять у затверджені уніфіковані системи документації (УСД). Тобто ДКУД є номенклатурним переліком УФД з їх унікальними кодовими позначеннями.

Крім зазначеного вище призначення ДКУД для кодування інформації (надання ідентифікаційних номерів УФД) в автоматизованих інформаційних системах, він використовується також для обліку та систематизації, контролю складу та змісту УФД у кожному класі документації, організації ведення відповідних класів документації у даному класифікаторі.

Розділ 2. Практичне застосування Державного класифікатора управлінської документації в Івано-Франківській дирекції УДППЗ «Укрпошта»

2.1 Основні напрямки діяльності та структура Івано-Франківської дирекції УДППЗ «Укрпошта»

Українське державне підприємство поштового зв'язку “Укрпошта” (УДППЗ “Укрпошта”) є національним оператором поштового зв'язку України згідно з розпорядженням КМУ від 10 січня 2002 року.

З початку жовтня 2006 р. в Івано-Франківській дирекції УДППЗ “Укрпошта” відбувся черговий етап реорганізації підприємства. Створено шість центрів поштового зв'язку. Івано-Франківський поштамт - центр поштового зв'язку номер один. Сюди ввійшли Тисменицький і Тлумацький цехи обслуговування споживачів (ЦОС). Другий центр - Калуський, куди належать Долинський і Рожнятівський ЦОС. Третій центр - Коломийський, туди входить Городенківський та Снятинський цехи обслуговування споживачів. Четвертий центр - Надвірнянський, куди належать Богородчанський і Яремчанський ЦОС. П'ятий центр - Косівський, куди входить Верховинський ЦОС i шостий - Галицький центр поштового зв'язку, куди входить Рогатинський ЦОС.

Існуюча мережа об'єктів поштового зв'язку забезпечує мешканців - 819 населених пунктів в тому числі 234 населених пунктів з статусом гірського (497 відділень поштового зв'язку, в тому числі: 420 сільських і 77 міських).

Центр обробки та перевезення пошти (ЦОПП) на Івано-Франківщині обслуговує (86 автомобілів) 4 внутрішньообласних та 40 внутрішньорайонних маршрутів.

Загальновідомо, що УДППЗ «Укрпошта» має складну розгалужену структуру, яка по суті є сукупністю різноманітних систем та їх складових. Це техніко-технологічна, техніко-економічна, соціальна інфраструктури тощо. Базисом (основою діяльності) поштового підприємства є його техніко-технологічна інфраструктура, тобто власне мережа поштового зв'язку, від успішного функціонування якої значною мірою залежить стабільний розвиток інших підсистем підприємства. Мережа поштового зв'язку має розглядатись як синтез трьох мереж: мережі об'єктів поштового зв'язку, транспортної та інформаційної мереж. Кожна з них має свою внутрішню розгалужену й складну структуру; лише їхня синхронізована робота забезпечує безперервний виробничий поштовий процес.

У своїй роботі Івано-Франківська дирекції УДППЗ «Укрпошта» в процесі своєї діяльності керується нормативно-правовою базою, а саме керується Конституцією, Законами України “Про ціни та ціноутворення”, “Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти”, “Про поштовий зв'язок”; постановами Верховної Ради України, Указами, розпорядженнями Президента України, Постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, наказами, розпорядженнями та іншими нормативними актами Державного Комітету зв'язку та інформатизації України, Статутом підприємства “Укрпошта”, наказами, розпорядженнями керівництва УДППЗ “Укрпошта“, Генеральної дирекції УДППЗ “Укрпошта”, Положеннями про підприємства поштового зв'язку та даними розпорядженнями керівництва підприємства.

Українське державне підприємство зв'язку “Укрпошта” бере активну участь у роботі міжнародних організацій: Всесвітнього поштового союзу (ВПС); Регіональної співдружності у галузі зв'язку (країни СНД); входить до складу Асоціації європейських державних поштових операторів “ПостЄвропа”.

Українське державне підприємство поштового зв'язку “Укрпошта” здійснює прямий поштовий обмін з 58 країнами світу; двосторонній обмін простими поштовими переказами - з 20 країнами, односторонній обмін поштовими переказами - з 4 країнами, поштовими відправленнями з післяоплатою - 10 країнами, двосторонній обмін електронними переказами - з 4 країнами.

Перелік послуг, що надаються Українським державним підприємством поштового зв'язку "Укрпошта".

Основні послуги поштового зв'язку: відправлення письмової кореспонденції в межах України і за межі України: листи і поштові картки; бандеролі; відправлення з оголошеною цінністю; дрібні пакети; секограми; грошові перекази (поштові, телеграфні); спеціальні мішки "М" з періодичними друкованими виданнями; доставка і виплата пенсій та грошових допомог; поштові посилки в межах України і за межі України; прямі поштові контейнери; повідомлення про вручення; відправлення з позначкою "Вручити у власні руки"; посилки вагою понад 10 кг, великогабаритні, з позначкою "Обережно"; відправлення з післяплатою; досилання (повернення) поштових відправлень, грошових переказів за заявою відправника (одержувача); відправлення з посильним; посилки з оголошеною цінністю; посилки з крихким укладенням; відправлення прискореної пошти "Експрес".

Факультативні послуги поштового зв'язку: міжнародна комерційна кореспонденція з відповіддю (МККВ); продовження терміну зберігання міжнародного поштового переказу; міжнародні поштові перекази з відміткою "Доставка посильним"; посилання міжнародного поштового переказу за новою адресою в межах країни призначення, за заявою відправника або одержувача; досилання телеграфом міжнародного поштового переказу за новою адресою в межах країни призначення, за заявою відправника або одержувача; електронний грошовий переказ; продаж міжнародних купонів для відповіді; приймання передплати; доставка періодичних видань; переадресування періодичних видань, анулювання передплати; перевезення вантажів; доставка рекламних матеріалів у межах України; перерахування пенсій та грошової допомоги на особисті рахунки одержувачів; приймання замовлень на міжміські телефонні розмови; приймання телеграм; доставка поштового відправлення, грошового переказу на іншу адресу за заявою відправника (одержувача); повернення відправникові зданого ним поштового відправлення; видача адресату поштового відправлення з післяплатою із зменшенням суми післяплати або без унесення ним суми післяплати (за заявою відправника); продовження терміну зберігання поштового відправлення, грошового переказу до двох місяців (за заявою одержувача); реалізація товарів та періодичних друкованих видань уроздріб; виконання замовлень на фото послуги; послуги факсимільного зв'язку та копіювальної техніки; надання в оренду абонементних скриньок; приймання у населення вдома, в установах, підприємствах, організаціях поштових відправлень; приймання різних видів платежів у відділеннях зв'язку; доставка рекламних матеріалів (у межах області, населеного пункту); доставка додому замовлених товарів; приймання рекламних матеріалів (приватних оголошень) для розміщення у засобах масової інформації, у приміщеннях відділень зв'язку; електронна пошта; проведення погашення спеціальним поштовим штемпелем.

Додаткові послуги поштового зв'язку: написання адреси на поштових відправленнях; заповнення супровідних бланків поштових відправлень, бланків грошових переказів, абонементів на передплату; упакування поштових відправлень; зберігання поштових відправлень; перевірка вкладення посилок, що подаються з описом; визначення суми післяплати для поштових відправлень з післяплатою; доставка додому листів, бандеролей з оголошеною цінністю, переказів; доставка на адреси установ, підприємств, організацій посилок, бандеролей з оголошеною цінністю; доставка посилок населенню; митне оформлення (декларування зі складенням вантажної митної декларації) вантажів та вхідних і вихідних поштових відправлень для юридичних осіб.

2.2 Використання ДУКД в Івано-Франківськії дирекції УДППЗ «Укрпошта»

діловодство класифікатор управлінський документація

Уніфікація управлінських документів нерозривно пов'язані з їх подальшою стандартизацією, тобто перетворенням уніфікованих форм чи уніфікованих систем документації на документи загального користування в межах держави.

Узагальнення практичного досвіду роботи в цьому напрямі дозволяє сформулювати основні принципи уніфікації управлінських документів в Івано-Франківській дирекції УДППЗ «Укрпошта»:

? досягнення однаковості документів у межах системи і співставність їх окремих елементів;

? зменшення кількості видів документів;

? підвищення інформативності документів;

? системність ;

? комплексність;

? стабільність вимог;

? економічна доцільність.

Відділом, який здійснює документно-інформаційну роботу в Івано-Франківської дирекції УДППЗ «Укрпошта», є загальний відділ, цей відділ є структурним підрозділом дирекції, метою якої є виконання функцій з організації, контролю та забезпечення діловодного процесу в дирекції.

Основними функціями загального відділу Івано-Франківської дирекції УДППЗ «Укрпошта»є:встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами у дирекції, виконавчому комітеті, відділах та управліннях дирекції, забезпечення контролю за виконанням відділами та управліннями, іншими органами надісланих та прийнятих документів, термінами проходження службових документів, розгляду звернень громадян, здійснення контролю за виконанням рішень виконавчого комітету, розпоряджень і доручень голови дирекції, підготовка інформаційних довідок, підготовка проектів рішень, розпоряджень з питань, що входять до компетенції загального відділу, забезпечення додержання єдиного порядку відбору, обліку та схоронності, якості оброблення та використання документів, які створюються під час діяльності виконкому, для передачі на державне зберігання, здійснює ведення діловодства і контролю за правильністю оформлення і користування документами дирекції, виконавчого комітету відповідно до регламенту та інструкції з діловодства, організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів, організовує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне проведення засідань виконавчого комітету, організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів, здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням у дирекції, вживає заходів до скорочення термінів проходження і виконання документів, здійснює контроль за строками виконання документів, що підлягають контролю, систематичне інформування керівництва дирекції про хід їх виконання, приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний пошук за документами та зверненнями громадян, узагальнює та аналізує дані про роботу з документами, інформує керівництво дирекції, вносить пропозиції щодо покращення цієї ділянки роботи, здійснює реєстрацію і облік звернень громадян, що надійшли до дирекції, контроль за своєчасним, правильним і повним їх розглядом, аналізує пропозиції, заяви за їх характером і змістом, вивчає причини, що породжують скарги громадян, готує оглядовий і аналітичний матеріал про розгляд і вирішення звернень громадян, складає зведену номенклатуру справ дирекції, забезпечує контроль за правильністю формування і зберігання справ, що підлягають здачі в архівний відділ дирекції. Готує описи документів, які створюються під час діяльності дирекції, для передачі на державне зберігання, удосконалює форми і методи роботи з документами у відділах та управліннях дирекції з урахуванням використання організаційної техніки і персональних комп'ютерів, здійснює облік та аналіз кількості прийнятих рішень та розпоряджень, вносить пропозиції щодо зменшення документообігу та запобігання дублюванню рішень, забезпечує належний облік змін до раніше прийнятих рішень і розпоряджень, проводить за дорученням керівництва дирекції перевірку діяльності управлінь, відділів дирекції, з питань, що належать до компетенції відділу, вивчає і узагальнює роботу відділів, надає їм необхідну допомогу з питань, що належать до компетенції відділу, бере участь у проведенні експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання, готує справи до здачі в архівний відділ.

Організаційно-розпорядча документація - система документації, використовувана для вирішення організаційно-розпорядчих завдань управління. Документування організаційно-розпорядчої документації в Івано-Франківській дирекції УДППЗ «Укрпошта» здійснюється згідно ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система. Організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів», який встановлює склад реквізитів.

Процес формування документів у дирекції постійно вдосконалюється, тому у ній створено Класифікатор уніфікованих форм документів (КФД):

? функції, завдання документа;

? назва форми документа, ким і коли затверджено;

? код за ДК 010-98. індекс форми документа;

? періодичність створення документа тощо.

Наявність КФД дає змогу вирішити ряд в Івано-Франківській дирекції УДППЗ «Укрпошта» завдань, зокрема:

? оптимізувати склад застосовуваних у дирекції форм документів та закріпити їх в одному нормативному документі;

? класифікувати застосовувані в діяльності дирекції форми документів за функціональним призначенням і завданням управлінської діяльності;

? уніфікувати склад і форми документів з управління, скорочення (умовні позначення) застосовуваних форм документів, унеможливити дублювання показників у формах документів;

? уніфікувати нормативне закріплення у дирекції процедури підготовки документів з управлінської діяльності або її окремих, найважливіших етапів;

? оптимізувати документообіг шляхом упорядкування інших технологічних процесів діловодства, підвищити їх ефективність шляхом використання комп'ютерних інформаційних технологій.

Систематизуючи управлінську документацію Івано-Франківської дирекції УДППЗ «Укрпошта» за основу взято організаційно-розпорядчий клас документації (код 2).

0202 Документація з організації процесів управління

0202005 Посадова інструкція.

Посадова інструкція - це документ, що регламентує виробничий процес кожного працівника. Зазвичай включає короткий виклад основних обов'язків, повноважень та необхідних навиків, що відносяться до конкретної посади в організації.

Посадова інструкція завідувача канцелярії містить: загальні положення, завдання і обов'язки, права, відповідальність, права, кваліфікаційні вимоги, взаємовідносини. Оригінал посадової інструкції зберігається у кадровій службі. Інструкцію оформляють на загальному бланку або чистих аркушах паперу.

0202010 Наказ про розподіл обов'язків між працівниками.

Наказ - це основний документ, що забезпечує розпорядчу діяльність організації. Наказ оформлюють на спеціальному бланку на якому друкарським способом заздалегідь зафіксовані такі реквізити: зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим; зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування); код організації; код форми документа; назва організації вищого рівня; назва організації; назва виду документа; місце складення або видання документа.

А також обмежувальні позначки для таких реквізитів: дата документа; реєстраційний індекс документа; заголовок до тексту документа; відмітка про контроль.

0202045 Правила внутрішнього трудового розпорядку.

Правила внутрішнього трудового розпорядку - це розроблений роботодавцем у встановленому порядку документ, який регламентує організацію праці і за допомогою якого підприємство забезпечує дотримання трудової дисципліни та нормативну поведінку працівників.

Оформлюють правила внутрішнього трудового розпорядку на загальних або спеціальних бланках формату А4. (Доцільно використовувати бланки з кутовим розташуванням постійних реквізитів, оскільки на цьому документі має бути гриф затвердження.)

Реквізити правил: назва виду документа (ПРАВИЛА); дата; індекс; місце видання; гриф затвердження; заголовок до тексту (може поєднуватися з назвою виду документа); текст (може складатися з розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів); підпис; гриф погодження (оформляють у разі потреби на другому примірнику); візи; позначка про виконавця.

0203 Документація з управління кадрами

0203001 Анкета

Анкета та доповнення до анкети в Івано-Франківській дирекції УДППЗ «Укрпошта» мають типову форму і можуть використовуватись як в традиційній (ручній) системі збору та узагальнення необхідних даних, так і служити вхідними документами автоматизованих систем опрацювання кадрової інформації. Анкета складається з пунктів, що відображають загальні біографічні дані про співробітника, дані про освіту, професію, наукову працю, сімейний стан тощо. У багатьох суб'єктах замість анкети використовується немашинно-орієнтований традиційний особовий листок по обліку кадрів, що виконує аналогічну анкеті функцію накопичувача вихідної облікової інформації. Інформація, що редагується, фіксується в доповненні до особового листка. Особовий листок містить 19 основних анкетно-біографічних показників (пунктів).

Заповнений особовий листок разом з іншими документами працівника (копія диплома про освіту, перелік наукових праць та ін.) складають особову справу, яка ведеться у відділі кадрів. У відділі кадрів зберігаються також трудові книжки робітників та службовців.

0203009 Графік відпусток

Погодження часу відпусток у графіку в Івано-Франківській дирекції УДППЗ «Укрпошта» відбувається згідно чинного законодавством, а саме ст. 79 КЗпП та ст. 10 Закону про відпустки, передбачено такий порядок погодження періодів надання щорічних відпусток працівникам:

1) за ініціативою власника (уповноваженого ним органу) або виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника) чи іншого уповноваженого на представництво трудовим колективом органу складається графік відпусток. При складанні графіків ураховуються особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку. А тому кожен працівник має право обирати (пропонувати) найсприятливіший період для своєї відпустки. Проте при складенні графіка мають враховуватися також і інтереси роботодавця;

2) після врахування інтересів обох сторін формується остаточний варіант графіка, який затверджується власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом;

3) затверджений графік доводять до відома всіх працівників підприємства.

Перевагою Івано-Франківської дирекції УДППЗ «Укрпошта» є те, що графік відпусток складається на початку календарного року, для цього працівникам не потрібно писати заяви на отримання відпустки, схематично послідовність документального оформлення процесу надання щорічних відпусток можна зобразити так (рис. 2), заява працівника необхідна лише для додаткової відпустки.

64

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2. ? Графік відпусток

0203008 Наказ про звільнення - належить до наказу особового складу, містить всі необхідні реквізити, відмінність від наказів основної діяльності та з адміністративно-господарських полягає і їх індексації.

204 Документація з оцінки трудової діяльності

0204003 Доповідна записка

Доповідна записка - це документ на ім'я керівника установи, в якому повідомляється про певний факт, подію, подається звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов'язань. Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; для зручності поділяється на частини. У кінці подаються висновки та пропозиції.

Реквізити: назва виду документу; заголовок; посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подається; текст; посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку(може розташовуватися після адресата); дата; підпис.

0204004 Пояснювальна записка

Пояснювальна записка - цей термін використовується для назви двох документів:

1) вступна частина іншого документа (плану, програми, проекту тощо), обґрунтовується мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, актуальність та новизна;

2) документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше - порушення дисципліни, невиконання роботи).

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках - з ініціативи підлеглого.

Реквізити: назва виду документу; прізвище (адреса) адресата; заголовок; текст; дата; підпис.

Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.

2.3 Шляхи вдосконалення ведення управлінської документації в Івано-Франківській дирекції УДППЗ «Укрпошта»

Створення альбому уніфікованих форм документів (далі - Альбом форм документів), що є логічним продовженням Класифікатора уніфікованих форм документів (КФД) є доцільним в Івано-Франківській дирекції УДППЗ «Укрпошта». Альбом форм документів (АФД) підприємства, установи, організації будь-якої форми власності є сукупність уніфікованих форм документів, застосовуваних у діяльності підприємства відповідно до Класифікатора уніфікованих форм документів.

Слід зазначити, що згідно із закріпленим в ДСТУ 2732:2004 визначенням, уніфікована форма (службового) документа - це стандартний формуляр службового документа, встановлений відповідно до функціонального призначення службового документа в певній сфері діяльності чи галузі.

Альбом форм документів - це сукупність послідовно розміщених (послідовність розміщення визначається КФД) бланків документів із реквізитами, обов'язковими для конкретного виду номіналу документа та уніфікованим текстом.

Доцільно Альбом форм документів розробити одночасно з підготовкою КФД і розглядати перший як доповнення до останнього. Метою створення АФД є регламентація форми і змісту документів, які використовуються в організації. Розроблення Альбому форм документів призначене для Уніфікації документів на підприємстві.

Зведення форм документів до єдиної форми слугує для:

? визначення інформації, необхідної і достатньої для вирішення конкретних завдань управління (змістовна уніфікація);

? встановлення оптимального складу реквізитів і показників для кожної форми документа, вилучення показників, які дублюються або не використовуються (формальна уніфікація);

? уніфікації тексту виду номіналу документа.

Розроблення уніфікованих форм документів складається з таких етапів:

? формування об'єкта уніфікації - вихідного масиву документів відповідно до функцій управління і завдань (згідно з КФД);

? аналіз документів і підбиття підсумків цього аналізу (загальний висновок за результатом аналізу);

? створення шаблонів уніфікованих форм і формування Альбому форм документів.

Уніфікації підлягають усі створювані на підприємстві документи, незалежно від кількості і частоти їх використання.

Формування вихідного масиву документів здійснюють на основі вивчення архіву документів підприємства та документів поточного діловодства. Для цього аналізують документацію підприємства щонайменше за три останні роки діяльності, а саме:

? документи, які становлять правову основу діяльності підприємства: законодавчі й нормативно-правові акти вищих і галузевих органів державної влади і управління, які регламентують різні аспекти функціонування підприємства;

? організаційно-правову документацію підприємства, зокрема, його статут або положення про підприємство, положення про його структурні підрозділи, колегіальний орган, штатний розпис, колективний договір;

? правила внутрішнього трудового розпорядку, посадові інструкції працівників;

? розпорядчу документацію підприємства: накази, розпорядження, рішення колегіальних органів управління з основної діяльності тощо;

? комплекс нормативно-методичної документації з діловодства, яка визначає склад та технологію обробки документів: інструкцію з діловодства, правила складання та оформлення документів, інструкції (процедури) з виконання певних технологічних операцій роботи з документами, номенклатуру справ тощо.

Склад реквізитів розроблюваних форм документів повинен відповідати встановленим вимогам, а саме: ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації".

Для впорядкування і мінімізації інформаційних документопотоків ці стандарти унормовують питання проектування уніфікованих форм документів з управління, визначають основні вимоги побудови формуляра-зразка таких документів, принципи проектування форм документів. Правила розмітки формуляра-зразка документів закріплені в ДСТУ 3844-99 і передбачають побудову структурної сітки документа, тобто виокремлення зони постійних реквізитів та додаткових. Формуляр-зразок має складатися з «суттєвої» частини документа (призначена для розміщення постійних реквізитів) і «оформлювальної» частини формуляра-зразка, в якій розміщують реквізити, що забезпечують надання документам юридичної сили, з обов'язковим додаванням реквізитів «Дата документа» і «Підпис» з дотриманням вимог, закріплених в ДСТУ 4163-2003.

Оскільки розроблення Альбому уніфікованих форм документів досить складні процеси, що вимагають спеціальних знань і навичок, для цього необхідно залучити (на договірних засадах) спеціалізовані організації, що займаються удосконаленням організації управління.

Створення АФД сприяє заощадженню часу, який витрачається на підготовку документів, за рахунок оптимізації складання тексту документа та його оформлення.

Уніфікація текстів документів з управління полягає у встановленні єдиної форми мовного вияву, яка найточніше передає зміст постійно повторюваних управлінських ситуацій чи дій.

Розробка уніфікованих текстів - найвищий рівень уніфікації тексту в і водночас - одна зі складових упровадження уніфікованих форм документів (УФД) та уніфікованих систем документації (УСД). Номенклатурний перелік яких міститься в Державному класифікаторі управлінської документації ДК 010-98.

Використовувана в реальній системі документування уніфікована форма документа є практичним матеріальним підсумком побудови ієрархії уніфікованих систем документації. Вона наповнена конкретним змістом - постійною інформацією - текстом, що відповідає певному варіантові управлінської дії. Уніфікований текст, як зазначено в ДСТУ 4163-2003. може бути організований у вигляді трафаретного тексту, анкети, таблиці, або поєднання цих форм залежно від характеру і призначення документа. Постійна інформація, відтворюючи сутність управлінської дії, яка покладена в основу загальної теми документа, включається у форму - бланк того чи іншого різновиду документа. Змінна інформація, конкретизуючи тему, висловлену постійною інформацією, вноситься під час заповнювання відповідної уніфікованої форми документа. Також у вигляді таблиці формують Класифікатор уніфікованих форм документів, застосовуваних на підприємстві.

Форма документа з'являється як результат упорядкування тієї або іншої діяльності, організації тексту, що повинна забезпечити юридичну повноцінність майбутнього документа, уніфікації його тексту, необхідних віз, відбитків печаток, підписів та ін.

Розроблення, ведення, внесення змін до АФД і КФД ? контроль за їхнім застосуванням, здійснює служба діловодства. До АФД і КФД з дозволу директора дирекції додають затверджені і введені в дію нові форми документів, доцільність яких вмотивована практичною потребою. Якщо зміни в чинному законодавстві, виробничих ситуаціях, сфері управління потребують створення нових видів і різновидів документів, їх назви з відповідними характеристиками також мають бути внесені до АФД і КФД.

Враховуючи потреби конкретного підприємства, можна внести до АФД для зразка реальні документи з уніфікованими текстами, створені відповідно до певних функцій управління, завдань, ситуацій. Такий комплексний підхід до документування управлінських функцій передбачає наявність в АФД уніфікованої форми документа (тобто його формуляра) із зазначенням усіх реквізитів, як положення про структурний підрозділ.

Як доповнення можна додати до АФД приклад оформлювання положення про структурний підрозділ, структуру організації, наказ про затвердження функціональних обов'язків керівного складу, розподіл (перерозподіл) повноважень, наказ про створення нового структурного підрозділу, представництва тощо.

Отже, для уніфікованих форм документів повинні бути відповідні зразки взаємопов'язаних форм документів, уніфікованих текстів. Форма посадової інструкції відповідно до Збірника форм може бути такою.

На доповнення до форми слід додати конкретний приклад посадової інструкції з уточненням особливостей оформлення всіх реквізитів, передусім віз, грифів погодження, ознайомлення, які потребують наявності особистого підпису працівника і дат, що зазначаються «від руки». Окрім інформації, що зазначена в наведених прикладах зразків в Альбомі форм мають бути розміщені:

? зразок наказу про внесення змін до посадової інструкції;

? заповнена форма повідомлення про зміни істотних умов праці;

? приклад оформлення додаткової угоди до трудового договору у зв'язку її зміною істотних умов праці;

? приклади пропозиції наявної в організації іншої роботи або посади;

? зразок наказу про внесення змін до локальних документів, припинення трудового договору (контракту), переведення на іншу посаду (роботу).

Звичайно, ці форми міститимуться в різних розділах КФД.

Суттєвим доповненням до АФД і КФД є Збірник типових та трафаретних текстів документів. Типові тексти, як правило, розроблюють для багатосторінкових документів: положень, посадових інструкцій, договорів тощо. Тексти односторінкових документів відразу вмішують у форми, створюючи зразки.

Кожен структурний підрозділ підприємства забезпечують примірником Інструкції з діловодства, АФД і КФД, Збірником текстів, а також супроводжувальними методичними рекомендаціям і щодо їх застосування. Кожне робоче місце слід автоматизувати, укомплектовувати електронною версією АФД, КФД і Збірника текстів.

Удосконалення процесу роботи з документами є найважливішим напрямком підвищення продуктивності праці в Івано-Франківській дирекції УДППЗ «Укрпошта» в сфері управління. Тому вдосконалення інформаційного забезпечення комп'ютерних систем насамперед пов'язане з удосконаленням форми документів, з їхньою уніфікацією на основі стандартизації принципів і основних вимог.

Висновки

1. Основними завданнями державної політики в галузі діловодства є: впровадити правові засади організації діловодства в країні для їхньої відповідності із законодавчими нормами організації архівної справи, електронного документообігу, інформаційної діяльності; розмежувати повноваження суб'єктів організації діловодства в країні; утвердити норму щодо неухильного виконання основних нормативно-правових актів та нормативних документів, спрямованих на організацію діловодства, зокрема, інструкції з діловодства, переліків документів зі строками їх зберігання, стандартів на створення управлінських документів; впровадити єдині норми створення управлінських документів та організації роботи зі службовими документами в умовах застосування електронного документостворення та документообігу для запобігання втрат електронної службової інформації; забезпечити права власності установ на їх службові документи та документаційні фонди; встановити відповідальність за порушення законодавства про діловодство, зокрема з метою запобігання втрат та несанкціонованого знищення службових документів, у тому числі під час ліквідації та реорганізації установ. В свою чергу перспективами є: забезпечити реалізацію державної політики з діловодства; запровадити законодавче регулювання організації діловодства з врахуванням міжнародної практики стандартизації процесів керування документацією; уніфікувати законодавство з організації діловодства, архівної справи та застосування електронного документообігу; забезпечити виконання суб'єктами діловодства всіх форм вчасності вимог щодо документування управлінської інформації, строків та організації зберігання службових документів; підвищити рівень нормативного, методичного і наукового забезпечення організації діловодству в країні, а також контролю за здійсненням діловодства на підприємствах, установах, організація; оптимізувати процеси документостворення та документообігу в суб'єктах діловодства.

2. Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) є складовою частиною державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації. ДКУД є номенклатурним переліком назв уніфікованих форм документів (УФД) з унікальними кодовими позначеннями. Державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98 має окреслену структуру: вступ, визначення, класифікація державної управлінської документації. Уніфіковані системи управлінської документації. ДКУД містить такі класи: організаційно-розпорядча документація (код 02); первинно-облікова документація (код 03); банківська документація (код 04); фінансова документація (код 05); звітно-статистична документація (код 06); планова документація (код 07); ресурсна документація (код 08); торговельна документація (код 09); зовнішньоторговельна документація (код 10); цінова документація (код 13); документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (код 15); документація з побутового обслуговування населення (код 17); бухгалтерсько-облікова документація (код 18); документація з Пенсійного фонду (код 20); словниково-довідкова документація (код 21).

3. Диференціація систем документації відповідно до функцій управління дозволяє здійснити поділ певних комплексів документів і забезпечити їх функціонування в загальному інформаційному просторі. За цим принципом виділяються такі системи документації: галузеві, функціональні. Галузеві системи документації призначені для фіксування виробничої діяльності в конкретній галузі економіки, культури, освіти, торгівлі тощо. В функціональних системах документації знаходять своє відбиття найважливіші функції управління :планування, організація, контроль, облік, аналіз. Особливість функціональних систем полягає в тому, що вони можуть поширюватися на всі установи,організації і підприємства, незважаючи на їх галузеву належність. Документаційні потоки у сфері управлінської документації в існуючих системах управління мають багато спільного,взаємодіючи між собою в взаємно збагачуючись. Це вимагає вироблення спільних підходів до створення і обробки таких масивів документів з метою забезпечення максимальної ефективності прийняття і виконання управлінських рішень. Тому одним із головних напрямів удосконалення документування і документаційного забезпечення менеджменту сучасних установ є уніфікація управлінських документів як процес пошуку об'єднувального начала і приведення різноманітних показників до співставності або однаковості за певними принципами.

4. Українське державне підприємство поштового зв'язку “Укрпошта” (УДППЗ “Укрпошта”) є національним оператором поштового зв'язку України згідно з розпорядженням КМУ від 10 січня 2002 року. З початку жовтня 2006 р. в Івано-Франківській дирекції УДППЗ “Укрпошта” відбувся черговий етап реорганізації підприємства. Створено шість центрів поштового зв'язку. Івано-Франківський поштамт - центр поштового зв'язку номер один. Сюди ввійшли Тисменицький і Тлумацький цехи обслуговування споживачів (ЦОС). Другий центр - Калуський, куди належать Долинський і Рожнятівський ЦОС. Третій центр - Коломийський, туди входить Городенківський та Снятинський цехи обслуговування споживачів. Четвертий центр - Надвірнянський, куди належать Богородчанський і Яремчанський ЦОС. П'ятий центр - Косівський, куди входить Верховинський ЦОС. і шостий - Галицький центр поштового зв'язку, куди входить Рогатинський ЦОС. Основними напрямками діяльності якого є: пересилання поштових відправлень, міжнародні поштові відправлення, супутні послуги поштового зв'язку, розповсюдження періодичних видань, кур'єрська доставка.

5. Уніфікація управлінських документів нерозривно пов'язані з їх подальшою стандартизацією, тобто перетворенням уніфікованих форм чи уніфікованих систем документації на документи загального користування в межах держави. Узагальнення практичного досвіду роботи в цьому напрямі дозволяє сформулювати основні принципи уніфікації управлінських документів в Івано-Франківській дирекції УДППЗ «Укрпошта»: досягнення однаковості документів у межах системи і співставність їх окремих елементів; зменшення кількості видів документів; підвищення інформативності документів; системність; комплексність; стабільність вимог; економічна доцільність.

6. Івано-Франківська дирекція УДППЗ «Укрпошта» використовує Класифікатор уніфікованих форм документів, але не має його логічного продовження альбому уніфікованих форм документів та Збірника текстів, тому доцільно їх розробити. Оскільки розроблення Альбому уніфікованих форм документів досить складні процеси, що вимагають спеціальних знань і навичок, для цього необхідно залучати (на договірних засадах) спеціалізовані організації, що займаються удосконаленням організації управління. Кожне робоче місце слід автоматизувати, укомплектовувати електронною версією АФД, КФД і Збірника текстів, це забезпечить ефективну роботу дирекції в цілому.

Список використаних джерел

1. Балабанова Л.В., Сардак О.В. Організація праці менеджера: Навчальний посібник / Л.В. Балабанова, О.В. Сардак. - К.: ВД “Професіонал”, 2004. - 297 с.

2. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учеб. пособие. - 2-еизд., перераб. и доп. - М.: «Дашков и К0», 2003. - 328 с.

3. Бездрабко В.В. Класифікація документів: здобутки і нагальні завдання сьогодення [Електронний ресурс] / В.В. Бездрабко - Режим доступу: http://www.nbuv.gov.ua/portal/natural/Nvuu/Ist/2009_22/023.htm

4. Беспянська Г. Методологія і методика раціоналізації діловодства / Г. Беспянська //Секретар-референт. - 2008. - №01. - С. 9-11.

5. Беспянська Г. Методологія і методика раціоналізації діловодства / Г. Беспянська //Секретар-референт. - 2007. - №12. - С. 9-12.

6. Беспянська Г. Розроблення Інструкції з організації роботи з документами, що містять комерційну таємницю / Г. Беспянська //Секретар-референт. - 2007. - №09. - С. 9-13.

7. Блощинська Б.А. Сучасне діловедення: Навчальний посібник. - Івано-Франківськ: Інститут менеджменту та економіки, 2000. - 270 с.

8. Бондырева Т. Н. Секретарское дело: Практическое пособие. - М.: Высш.шк., 1989. - C. 174-177.

9. Бондырева Т.Н. Секретарское дело: Практ. пособие. - М.: Высш. шк., 1989. - 383 с.

10. Глущик С.Б. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та сер. спец. навч. закладів / С.В. Глущик, О.Б. Діяк, С.Б.Шевчук. - 3-те вид., перероб. і доп. - К.: А.С.К., 2000. - 415 с.

11. Головач А. С. Оформление документов. - 2-е изд., перераб. и доп. - Х.: Вища шк. Изд-во при Харьк. унте, 1983. - С. 6-7.

12. Горяча І.Ю. Проблеми класифікації управлінських документів / І.Ю. Горяча. - Режим доступу: http://www.rusnauka.com/1_KAND_2010 /Economics/7_57575.doc.htm

13. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів: ДСТУ 4163-2003. - [Чинний від 2003-07-05]. - К: Держспоживстандарт України, 2003. - (Національний стандарт України).

14. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять: ДСТУ 2732: 2004. - [Чинний від 2005-01-07]. - К: Держспоживстандарт України, 2005. - (Національний стандарт України).

15. Державний класифікатор управлінської документації: ДК 010-98. - [Чинний від 1998-01-06]. - К: Держспоживстандарт України, 1998. - (Національний стандарт України).

16. Державна уніфікована система документації. Основні положення: ДСТУ 3843-99. - [Чинний від 1998-01-06]. - К: Держспоживстандарт України,, 2000.

17. Діденко А.Н.Сучасне діловодство: Навч. посібн./ А.Н. Віденко. - К.: Либідь, 1998. - 256 с.

18. Електронне діловодство в Україні: проблеми та завдання впровадження // Вісн. Кн. палати. - 1999. - №1. - С 17-19.

19. Загорецька О. Нормативне та методичне забезпечення організації діловодства в Україні / О. Загорецька //Секретар-референт. - 2006. - №02. - С.18-22.

20. Загорецька О. Нормативне та методичне забезпечення організації діловодства в Україні / О. Загорецька //Секретар-референт. - 2006. - №03. - С. 27-30.

21. Загорецька О. Підготовка та оформлення організаційних документів / О. Загорецька //Секретар-референт. - 2004. - №01. - С. 9-15.

22. Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів / Держкомархів України. УНДІАСД; Уклад.: О. М. Загорецька, Л. В. Кузнєцова, С. Г. Кулешов. - К., 2006. - С. 29.

23. Іванова, Т. В. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування [Текст] : навч. посіб. / Т.В. Іванова, Л.П. Піддубна. - К. : Центр учбової літератури, 2007. - 360 с. - ISBN 978-966-364-474-5 : 42,00грн.

24. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. - С. 47-48.

25. Крисенко Т. Програмне забезпечення на підприємстві / Т. Крисенко / Т. Крисенко // Секретар-референт. - 2006. - №12. - С. 9-13.

26. Коваль А.П. Культура ділового мовлення: Писемне та усне ділове спілкування. - 2-е вид. переробл. і доп. - К.: Вища шк. Вид-во при КДУ, 1977. - С. 24-25.

27. Комова М.В. Документознавство: навч. посіб. // Нац. ун-т «Львівська політехніка», Ін-т гуманітарних і соціальних наук. - Львів, К.: Тріада плюс, Алерта, 2007. - 296 с.

28. Кузнецова А. Н. Машинопись и делопроизводство. - М.: Изд-во ДОСААФ СССР, 1987. - C. 137-138.

29. Кулешов С.Г. Управлінське документознавство: навч. посіб. - К.: ДАКККіМ, 2003. - 57 с.

30. Кулешов С.Г. О понятии электронный документ // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив: Докл. и сообщения на шестой междунар. науч.-практ. конф. - М. 2000. - С. 54 - 57.

31. Кулешов С.Г. Документознавство: історія. Теоретичні основи. - К.: ДАКККіМ, 2000. - 163 с.

32. Лоза О.Б. Діловодство та документування управлінської діяльності: Навч. посібник. - К.: УЛДУ при Президентові України, 1997. - 68 с.

33. Мацько /І.І. та ін Російсько-український і украінсько-російський словник: Відмінна лексика: [Навч. видання] / П.І.Мацько, О.М.Сидоренко, 0.Б.Шевчук. - К.: Вища шк., 1993. - 225 с.

...