Технология документооборота в современных учреждениях (на примере ФГУП "Ленинградский северный завод")
Анализ документооборота и структуры секретариата на ФГУП "Ленинградский северный завод". Направления и технологии совершенствования службы документационного управления. Процесс организации документооборота. Процедура контроля и исполнения документов.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | дипломная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 28.12.2012 |
| Размер файла | 593,0 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:
· составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;
· систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.
Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются. Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм): Смотри приложение.
Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).
При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).
Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:
· быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
· автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
· автоматический контроль за исполнением документа;
· возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
· возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.
Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АСДОУ), позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.
Передача документов между структурными подразделениями обычно осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение управления. При этом документы должны передаваться с соответствующей отметкой в регистрационной форме, Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф.В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с. которая будет содержать информацию о местонахождении оригинала документа и его копий.
В целях оптимизации документопотоков целесообразно также установить единый порядок передачи документов, например через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документацинное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. - М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. - 408 с.
Документы в структурное подразделение передаются в основном для исполнения, реже для ознакомления. При передаче документов необходимо помнить, что исполнители получают документы не только в соответствии с резолюциями руководителей организации, но и в соответствии с указаниями непосредственных руководителей структурных подразделений, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загруженности сотрудников. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителей структурных подразделений.
При оптимально налаженной работе исполнители должны знакомиться с документами в день их поступления. При этом документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.
При использовании в организации автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ) исполнителям обычно пересылается регистрационно-контрольная карточка документа с прикрепленным файлом, содержащим образ самого документа. При этом ответственному исполнителю при необходимости может передаваться и сам бумажный оригинал документа. Использование такой технологии позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в организации, сократить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей.
Необходимо отметить, что на практике значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов могут быть закреплены в Табеле форм документов, можно отметить, что согласование проектов и подписание конечных вариантов проводятся в возрастающей иерархической последовательности. При этом передача проектов осуществляется, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба документационного обучения управления (ДОУ) только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.
1.3 Процедура контроля исполнения документов
Контроль за исполнением документов и принятых решений - одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. 1
В контроле исполнения документов можно выделить:
· контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
· контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу вопроса решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.
Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации - секретариатом или секретарем. В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: "Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов".
При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:
· отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;
· обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
· выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.
Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.
Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:
· постановку документов на контроль;
· проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
· предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
· снятие документов с контроля;
· учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.
Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.
Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю (ям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.
В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.
Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях. Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).
Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. 7 Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.
На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
Документы, отправляемые организацией, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Обработка и отправка документов почтой осуществляется обычно централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. Документы, предназначенные для отправки, принимаются экспедицией полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений).
Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки.
Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести создатель документа совместно со службой ДОУ. Необходимо помнить, что обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, документам, в которых не предусмотрено проставление даты, регистрационного индекса и адреса получателя, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях.
С помощью средств электрической связи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов. Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяются инструкцией по делопроизводству с учетом функционирующих в организации технических и программных средств.
Таким образом, нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Грамотно документировать информацию и эффективно вести работу с документами можно только при нормативной регламентации технологических процессов работы с документами внутри организации.
Глава 2. Анализ документооборота и структуры секретариата на ФГУП "Ленинградский северный завод"
2.1 История создания и функционирования УФГП "Ленинградский северный завод"
Федеральное Государственное Унитарное Предприятие "Ленинградский Северный завод" начинает свою историю с 4 октября 1878 года, когда градоначальником Санкт-Петербурга было выдано "Особое разрешение" на производство работ в кузнице на берегу Черной речки. В конце XIX века кузница превратилась в завод широкого машиностроительного профиля, а в 1912 году на заводе было размещено авиационное отделение Русско-Балтийского вагонного завода и начата постройка аэропланов.
Главным конструктором на завод был приглашен Игорь Иванович Сикорский. По его проектам и под его непосредственным руководством в 1913-1917 годы выпускались самые большие для своего времени четырехмоторные аэропланы "Русский витязь" и "Илья Муромец".
В июне 1920 года на базе Русско-Балтийского завода был организован Государственный соединенный авиационный завод № 3 (Г.А.З. № 3), в состав которого также вошли авиационный завод В.А. Лебедева и завод "Гамаюн" С.С. Щетинина (завод Первого Российского товарищества воздухоплавания - старейшее самолетостроительное предприятие России, на котором в 1910 году были выпущены первые русские самолеты "Россия-А" и "Россия-Б", а позднее - гидросамолеты М-5 и М-9 конструкции Д.П. Григоровича, превосходившие по своим характеристикам все гидросамолеты того времени).
После революции завод, который последовательно назывался "Красный летчик", "Завод № 23", "Завод № 272", "Ленинградский Северный завод" (с 1967 года), продолжал оставаться одним из флагманов отечественной авиационной промышленности. Он выпускал первый советский серийный истребитель И-2 конструкции Д.П. Григоровича; знаменитый и не имевший равных по длительности полета и универсальности применения самолет У-2 (ПО-2) конструкции Н.Н. Поликарпова; первый советский серийный гидросамолет Ш-2 конструкции В.Б. Шаврова.
В послевоенные годы на заводе серийно изготавливались учебно-тренировочные и легкомоторные многоцелевые самолеты ЯК-18, ЯК-11, ЯК-12 и самый мощный для своего времени вертолет продольной схемы ЯК-24 конструкции А.С. Яковлева.
С 1958 года завод меняет свой профиль и переходит на изготовление ракет противовоздушной обороны. На нем создаются различные модификации самых современных ракет ПВО для комплексов С-75 и С-200 и ракет "воздух-земля".
В 1976 году завод преобразуется в Производственное объединение "Ленинградский Северный завод", с ноября 1994 года - в Государственное предприятие "Ленинградский Северный завод".
С конца 1970-х годов предприятие производит многоканальные зенитные ракеты с пусковым транспортным контейнером комплекса С-300 ПМУ, самого совершенного в области мирового ракетостроения данного класса. Предприятие обеспечивает отечественные вооруженные силы надежными средствами ПВО, что служит укреплению обороноспособности страны. ГП "Ленинградский Северный завод" сохраняет высокий научно-технический и производственный потенциал, выпуская сложную высокотехнологичную, наукоемкую продукцию. Для этого имеются все виды производств: литейное, кузнечное, заготовительно-штамповочное, механическая обработка резанием, гальваническое, лакокрасочное, сварочное, сборочное, испытательный комплекс, инструментальное, производство деталей из пластмасс и композиционных материалов, а также высококвалифицированные кадры рабочих и ИТР.
Кроме ракетной техники предприятие выпускает более 20 видов товаров народного потребления, в том числе санки детские, плиты газовые настольные, баллоны для газа, ледобуры, светильники, кресла туристические, печки для садовых домиков и дач и др.
В рамках конверсионной программы аэрокосмического оборонного комплекса Ленинградский Северный завод с 1993 года участвовал в работах по созданию сферического "Глобус-М" - прообраза термоядерных реакторов будущего для неограниченного и безопасного производства экологически чистой электроэнергии. В сентябре 1998 года токамак был передан в Физико-Технический институт им.А.И. Иоффе и введен в эксплуатацию.
В стадии реализации находится еще ряд конверсионных программ. ГП "Ленинградский Северный завод" изготавливает установки разной производительности для получения особо чистой питьевой воды, обогащенной ионами серебра и обладающей бактерицидными свойствами. На предприятии изготавливается модуль-цистерна МЦТП-5,5, предназначенная для забора воды из природных источников, последующей очистки и обеззараживания до состояния, соответствующего требованиям, предъявляемым к питьевой воде.
Разработка "Пегаса" на ЛСЗ началась в 1994 г. За основу был взят популярный в Советском Союзе мопед Riga-15, техническую документацию на который завод приобрел у обанкротившегося рижского завода. После доработки проекта новый мопед стал значительно более технологичен в сборке - уменьшилось количество деталей, была заменена электрическая часть. Двигатели ЛСЗ закупает как в России, так и в Индии - у фирмы Ancor. "Пегасы" продаются в основном в Петербурге и на Северо-Западе. 2002 год ГУП "Ленинградский Северный завод" производит мопеды "Пегас". Производство мопедов вошло в перспективный план развития предприятия на 2002-2005 годы, который на днях принят техническим советом завода. План предусматривает также увеличение в два раза выпуска ТНП, организацию транспортно - складского комплекса, металлоцентра, изготовление энергетического оборудования, реновацию станочного парка, а также производство спецтехники и наукоемкой продукции.
Процедура внешнего управления на предприятии была введена в марте 2001 года. На должность внешнего управляющего была назначена Татьяна Казакина, которая до этого являлась временным управляющим завода.27 ноября 2000 года вышло постановление правительства РФ "О реструктуризации и конверсии ГП "Ленинградский северный завод", по которому завод был исключен из потенциальных производителей ракетных систем "С-300". Фактически оборонный заказ на производство спецтехники полностью прекратился в 1995 году. С апреля 2007 года Генеральным директором ФГУП "Ленинградский Северный завод" назначен Петров Александр Васильевич. Завод выпускает транспортно-пусковые контейнеры для ракетных систем. Федеральное Государственное Унитарное Предприятие "Ленинградский Северный завод" широко известно в Санкт-Петербурге как один из квалифицированных производителей ракетной техники и высококачественных товаров народного потребления, сохранивший свои лучшие традиции в подготовке и воспитании квалифицированных кадров, социальную инфраструктуру медсанчасть, база отдыха охотников и рыболовов в Вятиккя Карелия которой пользуются как трудящиеся завода, так и жители Санкт-Петербурга.
Организационная структура ФГУП "Ленинградский Северный завод"может быть представлена следующей схемой (рис.1)
2.2 Структура службы документационного управления, её анализ
В ФГУП "Ленинградский Северный завод" состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации (рис.1) Непосредственно директору подчиняется начальник секретариата (службы ДОУ) и помощник ген. директора. В состав Секретариата входят:
а) канцелярия;
б) копировально-множительное бюро
в) отдел кадров
г) архив.
По штатному расписанию отделов заводоуправления в службе ДОУ числится шесть должностей.
Помощник ген. директора
Начальник секретариата
Начальник отдела кадров
Зам. начальника отдела кадров
Секретарь-референт
Начальник архива
Секретариат является самостоятельным структурным подразделением и возглавляется начальником секретариата. Секретариат подчиняется непосредственно заместителю генерального директора по юридическим вопросам. Секретариат организует и проводит работу по ведению делопроизводства на ФГУП" ЛСЗ", обеспечивает сохранность документов предприятия и осуществляет подготовку документов постоянного хранения к передаче на государственное хранение, осуществляет организационно-методическую работу с кадрами, обеспечивает ФГУП "ЛСЗ" кадрами требуемых специальностей и квалификации, осуществлять оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с Трудовым законодательством РФ.
В своей работе секретариат руководствуется:
постановлениями, распоряжениями, приказами Главного архивного управления по вопросам делопроизводства и архивного дела;
методическими, нормативными и другими руководящими материалами по организации делопроизводства;
стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации, ГОСТами по составлению и оформлению различных видов документов;
приказами генерального директора ФГУП "ЛСЗ" по вопросам делопроизводства и работы с кадрами;
трудовым законодательством;
приказами и распоряжениями ФАП, касающихся работы с кадрами;
Секретариат ФГУП "ЛСЗ" возглавляется начальником секретариата. Численность работников секретариата и должности устанавливаются штатным расписанием в соответствии с нормативными документами. Прием, перемещение и увольнение работников секретариата производится генеральным директором ФГУП "ЛСЗ" по представлению начальника секретариата с соблюдением правил, установленных Трудовым законодательством РФ.
Штатное расписание - это организационный документ, устанавливающий количественный и качественный состав работников предприятия в целом и по каждому из его структурных подразделений. Штатное расписание ФГУП "Ленинградский Северный завод" составляется по установленной форме Форма штатного расписания утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Указанная форма - форма № Т-3 «Штатное расписание* - предназначена для доку ментального оформления структуры, штатного состава и штатной численности
организации в соответствии с ее Уставом. и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно приказом руководителя предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом директора ФГУП "Ленинградский Северный завод".
Общий порядок подготовки штатного расписания по установленной форме определен Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. №26). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание оформляется и подписывается начальником отдела кадров ФГУП "Ленинградский Северный завод". Каждой должности соответствует должностная инструкция.
Должностная инструкция - нормативный документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица обязанности, полномочия, нормативно-правовые документы которыми следует руководствоваться, квалификационные требования. Инструкция включает ряд пунктов: общие положения, функции работника, обязанности работника, права работника, ответственность работника. Порядок оформления должностной инструкции регламентируются параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству.
Должностная инструкция подписывается начальником отдела кадров и утверждается приказом генерального директора ФГУП "Ленинградский Северный завод". Должностная инструкция начальника секретариата приведена в приложении.
Основной целью секретариата являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, секретариат решает следующие задачи: совершенствует формы и методы работы с документами; обеспечивает единый порядок документирования, контролирует исполнение и подготовку документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ГСДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами; разрабатывает и внедряет нормативные и методические документы по совершенствованию документационного обеспечения в организации; разрабатывает и внедряет табели и альбомы унифицированных форм документов организации, вносят в них изменения; осуществляют экспедиционную обработку, регистрацию документов и учетно-справочную работу по документам; регулируют ход исполнения документов, контролируют прохождение, оформление и исполнение документов в установленный срок; организуют машинописное изготовление, копирование и оперативное размножения документов, разрабатывают и проектируют бланки документов; разрабатывают номенклатуру дел организации, обеспечивают хранение дел и оперативное использование документной информации; возвращают исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований; подписывают и визируют документы в пределах своей компетенции; разрабатывают положение о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам.
Далее рассмотрим более детально функции каждого подразделения:
Секретариат обеспечивает информационное и организационно-техническое обслуживание руководства; планирование рабочего дня руководителей; предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов; подготовка (составление и оформление) по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации; организует документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, а также прием поступающих по почте и курьерской связи документов, их сортировку; доставку документов в структурные подразделения; обработку, упаковку и отправку отсылаемых документов; количественный учет поступающих и отправляемых документов, формирование и ведение базы данных по учету документов выдача документов и дел во временное пользование; подготовка дел к передаче на хранение в архив организации.
Канцелярия осуществляет подготовку проектов нормативно распорядительных документов, редактирование, оформление и выпуск писем, справок, их согласование со структурными подразделениями, проведение работы по унификации документов; разработка и корректировка классификационных справочников организации (номенклатуры дел разработка сборников типовых (трафаретных) текстов документов; разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации, консультирование работников организации по вопросам работы с документами. организация контроля за сроками исполнения документов, обобщение результатов контроля и анализ исполнительской дисциплины; выдача документов и дел во временное пользование, регистрация и учет обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб, коллективных обращений и др.).
Копировально-множительное бюро выполняет копирование и тиражирование документов по заявкам структурных подразделений и работников; перепечатку документов по заявкам подразделений и работников, считку и правку текстов документов.
Архив ведёт прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел; проводит экспертизу ценности документов; учет, систематизацию, хранение документов; также ведёт контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях; проводит уничтожение документов с истекшими сроками хранения; подготавливает дела к передаче на государственное хранение.
Особенностью службы документационного обеспечения управления на ФГУП "Ленинградский Северный завод", является вхождение в состав ДОУ отдела кадров предприятия. В современных условиях отдел кадров на большинстве предприятий выделен в самостоятельную службу, службу управления персоналом.
Отдел кадров осуществляет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации Кадровая документация неотъемлемая часть практической деятельности организации, так как закрепляет трудовые отношения работников и работодателя, подтверждает трудовой стаж граждан, является средством доказательства при разрешении индивидуальных трудовых споров.
В состав кадровой документации входят документы различного функционального назначения; первичные учетные документы (личная карточка формы Т-2 и формы Т-2 ГС); распорядительные документы (приказы, распоряжения); организационные документы (должностные инструкции, правила внутреннего распорядка организации, штатное расписание); оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам; формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанные с трудовой деятельностью; сохранность используемых в работе документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну.
Оформление кадровой документации организации осуществляется в соответствии с: Трудовым кодексом Российской Федерации от 30 декабря 2000г., который был введен в действие с 1 февраля 2002 г. Унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225. Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. № 69.
2.3 Анализ документооборота
Анализируя этапы документооборота, следует заметить, что помимо общего документооборота существуют локальные системы документооборота: документационное обеспечение бухгалтерии, документооборот конфиденциальных документов, кадровый документооборот, документооборот организационно-распорядительных документов и др. Упрощённо весь документооборот ФГУП "Ленинградский Северный завод" можно представить следующей схемой.
|
Входящие документы Внутренние документы Внутренний документооборот предприятия Исходящие документы Внешний документооборот предприятия Документооборот предприятия |
Рис.2
Документооборот ФГУП "Ленинградский Северный завод" проходит децентрализовано и в отдельных сферах деятельности организуется в соответствии со специальными нормативными документами и имеет ряд отличий, но организация его осуществляется по общей схеме, т. е представляет собой процесс создания или получения от других предприятий, принятие к учету, обработку и передачу в архив первичных учетных документов.
Каждый документ проходит несколько стадий. Для всех документов существуют следующие общие этапы документооборота:
составление или получение первичного учетного документа в соответствии с - установленными требованиями;
передача документа в структурное подразделение;
проверка и обработка, реализация принятых документов;
составление по документам учетных регистров, табелей, книг;
сдача документов в архив.
Проводя анализ документооборота на ФГУП "Ленинградском Северном заводе", можно выбрать разные по объему объекты исследования: один документ, документопоток, документооборот конкретного сотрудника организации, отдела организации, структурного подразделения, и организации в целом.
Для исследования возьмём документопоток. Документопоток - движение документов между пунктами обработки и создания информации секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой, руководителями организации и структурных подразделений, специалистами.
На ФГУП "Ленинградский Северный завод" одновременно присутствует несколько потоков документов. Эти потоки подразделяются по составляющей их документации. Документация в организации по своему происхождению делится на входящую, исходящую, внутреннюю. Соответственно потоки документов делятся на поток входящих, поток исходящих и поток внутренних документов организации (рис.1). Документы могут быть регистрируемые и не подлежащие регистрации. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются приказы генерального директора, приказы начальника по кадрам, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятия, акты внедрения результатов научных разработок, заявки на материально-техническое снабжение Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Документы регистрируются в журнальной форме, что существенно затрудняет контроль за исполнением документов и аналитическую справочную работу с ними.
На ФГУП "Ленинградский Северный завод" регистрация поступающих и создаваемых документов проводится децентрализовано в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация - в плановом отделе, кадровая - в отделе кадров, протоколы и решения коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные директором ФГУП "Ленинградский Северный завод" - в секретариате.
Место регистрации документа закрепляется в табеле форм документов организации (рис.3).
|
Наименование формы докум. |
Код формы докум. |
Кем и когда утверждена |
Периодичность составления |
Составитель докум. |
Внутреннее согласование |
Внешнее согласование |
Подпись |
Утверждение |
Печать |
Куда представляется |
Примечание |
|
Примерный табель форм документов
Под документопотоком понимают совокупность документов, входящих в его состав, совокупность информации, которую они содержат неразрывно с содержанием, с сущностью документопотока связана и количественная с составляющая, характеризующая его объем. Под объемом документопотока понимают количество документов, как подлинников, так и копий. Количество документов всех потоков, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, составляет объем документооборота организации. Эта основная характеристика документооборота (см. Приложение №1).
Кроме объема и содержания документопоток характеризуется наличием определенной структуры, которая тесно связана с назначением документопотока, с целью его функционирования. Проанализируем входящий документопоток за один месяц.
Структура входящего документопотока за декабрь 2007г. по содержанию документов.
|
Документы |
количество |
% соотношение |
|
|
1. Административные |
130 |
5% |
|
|
2. Информационные |
870 |
33% |
|
|
3. Отчётно-статистические |
40 |
2% |
|
|
4. Материально-технические |
350 |
13% |
|
|
5. Переписка |
1270 |
47% |
Документооборот представляет собой процесс создания или получения от других предприятий, принятие к учету, обработку и передачу в архив первичных учетных документов.
Анализируя входящий документопоток можно составить адресные группы корреспондентов за декабрь 2007г.
|
Адресные группы |
количество |
|
|
Администрация города |
120 |
|
|
Министерство |
40 |
|
|
Организации |
280 |
|
|
Работники |
70 |
|
|
Арендаторы |
1150 |
|
|
Смежные поставщики |
1230 |
|
|
Всего документов |
2660 |
Отчеты службы ДОУ предоставляемые руководству предприятия о потоке документов на предприятии условно можно разделить на две большие группы: оперативные. Они выводятся или ежедневно или еженедельно. Основное их назначение - получить объективную картину информации для оперативного управления. Назначение данного вида отчетов - получение информации для оперативного управления предприятием. Они готовятся на различную глубину - от одного дня и до недели. Основное их содержание - список работ, которые должны быть
завершены в ближайшее время. Получатели отчетов - ответственные исполнители и руководство предприятия. У каждого оперативного отчета должен быть фильтр, задающий интервал времени в который происходит окончание работ. Данные этого фильтра помещаются в заголовок отчета. Аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота на предприятии. Типичные периоды вывода отчетов данной группы - месяц, квартал, полугодие, год. Аналитические отчеты выдают информацию о проделанной работе. Данные отчеты служат для планирования работы организации в дальнейшем, для анализа номенклатуры предприятия, списка сотрудничающих организаций и т.д. Отчеты должны давать картину работы предприятия за определенный период времени.
За месяц (указывается месяц и год, по умолчанию текущий).
За квартал (по умолчанию текущий квартал).
За год (по умолчанию текущий год).
Аналитические отчеты выдаются сравнительно редко. Часто их оформляют в виде отдельного издания и распространяют по всей организации. В связи с этим к ним предъявляется достаточно высокие требования по качеству оформления. В общем случае они должны включать логотипы предприятия, гербы и прочую графическую символику. Примеры таких отчетов:
Исполненные документы по исполнителям. Исполненные документы по номенклатуре
Документооборот на предприятии не заканчивается только секретариатом и канцелярией. Основная часть документооборота проходит через подразделения организации. На уровне подразделений документооборот должен позволять вести внутренний документооборот и передавать дела в канцелярию и, в другие подразделения предприятия. Документооборот уровня отдела отличается от документооборота уровня подразделения тем, что дела свободно ходят в рамках подразделения. Переходы дел между отделами внутри одного подразделения не регистрируются, но выход дела за рамки отдела должен отслеживаться и регистрироваться. С маршрутов обработки документов возможен выход в общую систему делопроизводства, например, для обсуждения проекта документа или для получения справок из других отделов или подразделений предприятия. В общем делопроизводстве основная схема работы с заданиями и документами - это свободная маршрутизация. Она отвечает за сбор и распределение информации, за связи с внешними организациями. Но движение первичных документов регламентируется графиком документооборота, за его составление отвечает начальник структурного подразделения организации. Если это кадровый документооборот - начальник отдела кадров, бухгалтерия - главный бухгалтер. График документооборота должен быть утвержден генеральным директором ФГУП "Ленинградский Северный завод".
График документооборота составляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением организации, всеми исполнителями, участвующими в создании, проверке и обработке первичных документов, с указанием сроков выполнения работ.
По каждому документу в график документооборота включены следующие разделы:
порядок создания первичного документа с указанием количества экземпляров, ответственных за выписку, оформление, исполнение документа, срока исполнения документа;
порядок проверки документа с указанием порядка представления документа, сроков представления, лиц ответственных за представление документа и его проверку;
порядок обработки документа с указанием исполнителя и сроков исполнения;
порядок передачи документа в архив с указанием исполнителя процедуры и сроков передачи.
Работники ФГУП "Ленинградский Северный завод" начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отдела труда и заработной платы, снабжения, кладовщики,, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др., создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, подразделения, в которые данные документы должны быть представлены, с указанием сроков представления.
Ответственность за своевременное и качественное составление первичных документов, за достоверность содержащихся в них сведений, своевременную передачу документов для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также за соблюдение графика документооборота несут лица, создавшие и подписавшие первичные документы.
Требования, предъявляемые к порядку оформления операций, представления необходимых документов и сведений в обязательны для всех подразделений и служб организации ФГУП "Ленинградский Северный завод".
На основе структурных признаков осуществляется классификация документов в организации, формируются справочные базы по документам организации. Например, номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Она является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве организации.
Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, расположенных в соответствии с утверждённой структурой и штатным расписанием, например: канцелярия, отдел кадров, бухгалтерия, отдел статистики и т.д. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой документационного обеспечения по установленной форме, т.е. на 2008 год номенклатура составляется в четвертом квартале 2007 года.
Документы движутся в организации не хаотично, а в определенном направлении. Направление документопотока - еще одна характеристика, важность которой бесспорна. На направление документопотока влияют способ оценки документов и способ удостоверения документов. В соответствии с этими факторами документы направляются, например, на ознакомление, согласование, утверждение. Направление документопотока зависит от сути конкретной технологической стадии обработки документов в нём, и имеют характеристику цикличности, т. е полный цикл прохождения согласования документов для осуществления определённых действий.
Рис 5.
Возьмём штатную ситуацию, происходящую на предприятии. В связи с подготовкой к сдаче в аренду производственных площадей нужно демонтировать оборудование и вывезти его из цеха, и почти одновременно из сторонней организации приходит запрос в отдел реализации оборудования на покупку списанного оборудования. Мы можем на этом примере пошагово проследить весь маршрут прохождения документов и внутренних и входящих и исходящих для осуществления данной операции, отобразить это схематически и привести в приложении все документы сопровождающую данную сделку.
Шаг 1. Начальник цеха составляет служебную записку на имя зам. ген. директора по производству с просьбой дать указание демонтировать и вывезти из цеха указанное оборудование. Данный документ является внутренним и регистрируется в журнале для внутренних документов.
Шаг 2. Оформляется накладная на внутреннее перемещение основных средств. Её номер регистрируется в журнале инвентаризации оборудования цеха, там же регистрируется вид, номер, дата изготовления, ввод в эксплуатацию, и основание перемещения оборудования и получатель. Накладная оформляется на унифицированном бланке, подписывается нач. цеха, является внутренним документом.
Шаг 3. Составляется акт технического состояния. Собирается комиссия из 4х человек. Зам ген. директора ФГУП "ЛСЗ", Зам. ген директора по производству, Главного бухгалтера, Зам директора Комплекса №3. Выносится заключение о целесообразности разборки на запасные части с передачей на склад оборудования, с последующей сдачей в металлолом. Акт технического состояния является внутренним документом. Регистрируется в книге регистрации актов технического состояния.
Шаг 4. Акт на списание основных средств. Скрепляется с актом технического состояния, подписывается членами комиссии и утверждается Генеральным директором. Акт составлен на типовой межотраслевой форме №ОС-4 утвержденной Госкомстат России от 30.10.97 №71а. Имеет порядковый номер. Направляется в бухгалтерию на списание средств и драгоценных металлов. Является внутренним документом. Вносится в регистрационный журнал и направляется на оперативное хранение.
Шаг 5. В канцелярию поступает письмо на имя Генерального директора ФГУП "ЛСЗ" с просьбой оказания технической помощи. Письмо является входящим документом, регистрируется в журнале регистрации входящих писем. Регистрируется дата поступления, присваивается индекс документа, записывается корреспондент, краткое содержание, резолюция или кому направлен документ. В графе отметка об исполнении пока ничего нет. Письмо направляется секретарю директора и непосредственно директору. Директор ставит резолюцию, назначая исполнителя данного документа, в частности зам. директора по производству, тот направляет письмо в отдел реализации оборудования.
Шаг 6. В отделе реализации оборудования на основании принятого решения и акта о списании оборудования подготавливается договор купли продажи имущества. Договор имеет типовую форму включает юридические адреса обоих сторон, предмет договора, права и обязанности сторон, цену и порядок расчёта, ответственность сторон, срок действия договора, заключительные положения, адреса и реквизиты сторон. Договор составляется в двух экземплярах. Согласовывается с главным бухгалтером, с зам. ген. директора по производству, с зам. ген. директора по продажам гражданской продукции, юристом. Договор подписывается двумя сторонами генеральным директором ФГУП "ЛСЗ" и директором организации покупателя, скрепляется печатями обоих организаций.
Шаг 7. Бухгалтерия составляет счет для оплаты. Подписанные главным бухгалтером и генеральным директором.
Шаг 8. После прохождения оплаты выписывается товарно-транспортная накладная и счёт фактура.
Товарно-транспортной накладной отдел реализации оборудования присваевает порядковый номер и регистрирует (03/219) (комплекс/ порядковый номер) счёт фактура - регистрирует бухгалтерия.
Шаг 9. Составляется акт приёма передачи подписывается обоими сторонами по экз. для каждой стороны.
Шаг 10. При вывозе оборудования за пределы организации товарно-транспортная накладная заносится в журнал бюро пропусков как основание для вывоза и строгой отчётности, ставится штамп вывоз разрешён.
Схема движения документов для реализации деловой процедуры.
Глава 3. Основные направления и технологии совершенствования службы документационного управления на ФГУП "Ленинградский северный завод"
3.1 Предложения по совершенствованию службы документационного обеспечения управления ФГУП "Ленинградский северный завод"
Управление документацией - это планирование, обеспечение и управление качеством документов. Проведенный анализ выявил небольшой ряд слабых мест в организации документооборота ФГУП "Ленинградский Северный завод".
Журнальная регистрация - наиболее старая форма регистрации документов. Она, возможно, проще и понятней, но имеет ряд недостатков. Во-первых, в журнале нельзя систематизировать записи. При использовании данной регистрационной формы приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации входящих, исходящих и распорядительных документов. Во-вторых, журнальная форма регистрации рекомендуется для организаций, в которые поступает небольшое количество документов, либо основной целью регистрации является учет (выдача трудовых книжек, пропусков, документов об образовании). Журнальная регистрация затрудняет контроль за исполнением документов и аналитическую справочную работу с ними.
организационная структура, определяющая прохождение документопотоков не предполагает централизованной регистрации всех документов. Документооборот ведётся децентрализовано, в связи с этим возникает проблема копийности документов, т. к при современной орг. технике в каждом кабинете стоит копировальный аппарат не все копии проходят регистрацию.
...Подобные документы
Изучение видов и функций документооборота. Организационно-экономическая характеристика организации ООО "Райживсоюз". Анализ действующей системы документооборота. Процесс внедрения электронного документооборота в структуру управления данной организацией.
курсовая работа [52,0 K], добавлен 23.11.2014Анализ современных систем автоматизации делопроизводства в организации и электронного документооборота, особенности их классификации. Проблемы автоматизации электронного документооборота. Преимущества внедрения системы электронного документооборота.
курсовая работа [758,9 K], добавлен 15.01.2013Описание системы работ внешних и внутренних документов в организации. Контроль за исполнением документов: виды, цель, этапы исполнения и уровни. Принципы организации внутреннего документооборота. Мониторинг использования системы управления документами.
курсовая работа [45,0 K], добавлен 09.12.2012Значение документационного обеспечения в управленческой деятельности. Унификация и стандартизация документов как основа электронного документооборота. Влияние системы организации документооборота на эффективность деятельности медицинского учреждения.
дипломная работа [1,9 M], добавлен 19.12.2013Характеристика информационной подсистемы управления. Понятие и типология нормативных документов организации. Исследование документооборота на предприятии ООО "Завод крупнопанельного домостроения". Способы внедрения электронного документооборота "Дело".
курсовая работа [51,4 K], добавлен 06.04.2015Понятия электронного документа. Системы электронного документооборота. Рассмотрение основных систем электронного документооборота, представленных на российском рынке. Технологии регистрации и согласования конфиденциальных электронных документов.
курсовая работа [279,8 K], добавлен 16.02.2015Система документационного обеспечения управления, её место в системе управления персоналом. Анализ документооборота ОАО ЦТД "Диаскан". План организационно-управленческой результативности совершенствования системы документационного обеспечения управления.
дипломная работа [303,0 K], добавлен 13.02.2015Теоретические аспекты организации документационного обеспечения управления в учреждении здравоохранения. Отличия делопроизводства от документооборота. Западные системы автоматизации делопроизводства в России. Анализ документационного оборота больницы.
дипломная работа [306,9 K], добавлен 06.01.2013Изучение документов, подлежащих обязательному контролю. Типовые сроки исполнения документов. Исследование автоматизированной системы контроля исполнения документов. Современные технологии обеспечения управления и программы автоматизации документооборота.
контрольная работа [789,0 K], добавлен 08.04.2013Документооборот и принципы его организации. Подготовка документов к архивному хранению. Принципы формирования дел. Учет документооборота на примере ООО "Примера", структура данной организации. Расчет численности службы ДОУ. Схема потока документов.
курсовая работа [909,9 K], добавлен 25.01.2015Организация документооборота и его характеристика, пути совершенствования документооборота. Назначение и оформление реквизитов документов. Оформление личных дел, заявлений, приказов, протоколов. Порядок оформления документов при приеме на работу.
контрольная работа [48,1 K], добавлен 05.01.2012Теория управления документооборотом в управленческой деятельности. Унификация и стандартизация документов как основа электронного документооборота, характеристика стандартов ИСО. Влияние системы организации документооборота на эффективность деятельности.
дипломная работа [492,0 K], добавлен 05.09.2016Современное состояние технологии контроля исполнения документов, его субъекты и объекты. Порядок снятия документов с контроля исполнения документов. Формы и методика определения ответственности за нарушение сроков контроля исполнения документов.
курсовая работа [40,4 K], добавлен 14.05.2011Функции и задачи планирования на предприятии. Виды и способы организации документооборота. Финансово-хозяйственная деятельность предприятия. Формирование плана по производственным участкам. Организация процесса производства и особенности его контроля.
дипломная работа [3,2 M], добавлен 17.09.2012Применение современных компьютерных технологий в делопроизводстве. Реализация документооборота лингвистической школы "Success", как структурного подразделения КГОУ СПО ХПК, в среде "MS Outlook". Решение задач учёта и контроля исполнения документов.
дипломная работа [3,5 M], добавлен 26.05.2012Принципы организации документооборота. Движение входящих, исходящих и внутренних документов, их регистрация и регистрационные формы. Информационно-справочная работа. Контроль исполнения документов. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну.
реферат [33,6 K], добавлен 11.12.2010Принципы организации документооборота в управленческой деятельности. Основные понятия, виды и способы организации документооборота. Архитектура систем. Эффект от внедрения DIRECTUM. Основные функции DocsVision и сравнение используемых технологий.
дипломная работа [4,1 M], добавлен 13.03.2013Сущность и значение электронного документооборота, его влияние на повышение эффективности в процессе управления предприятием. Определение параллельной или последовательной схемы обработки документов. Классификация программ электронного документооборота.
курсовая работа [57,7 K], добавлен 22.04.2014Правовое регулирование управления документацией, система международных стандартов. Особенности электронного документооборота за рубежом. Основные направления совершенствования организации работы с документами в России с учетом зарубежного опыта.
дипломная работа [98,1 K], добавлен 20.10.2010Характеристика информационной подсистемы управления. Понятие и типология нормативных документов организации. Количественный анализ документов на предприятии. Автоматизации делопроизводства как решение проблем в нормативном обеспечении и документообороте.
курсовая работа [47,4 K], добавлен 05.03.2015
