Главная
Коллекция "Revolution"
Менеджмент и трудовые отношения
Технология документооборота в современных учреждениях (на примере ФГУП "Ленинградский северный завод")
Технология документооборота в современных учреждениях (на примере ФГУП "Ленинградский северный завод")
Анализ документооборота и структуры секретариата на ФГУП "Ленинградский северный завод". Направления и технологии совершенствования службы документационного управления. Процесс организации документооборота. Процедура контроля и исполнения документов.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | дипломная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 28.12.2012 |
| Размер файла | 593,0 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
не во все структурных подразделениях и отделах ведётся систематизированный автоматизированный документооборот, чаще это разрозненный набор определённых унифицированных форм или шаблонов документов на информационных носителях, исключение составляют бухгалтерия, плановый отдел, отдел кадров где ведётся строгая отчётность по унифицированным формам документов.
при существующем объёме документооборота ощущается недостаток квалифицированного персонала по работе с документами.
По названным причинам необходимо определить общую потребность организации в систематизации информации: установить объем, содержание, виды, периодичность документов; уточнить решения согласно принятой маршрутизации документов или разработать новую; устранить дублирование информации, изучив взаимосвязь аналитических задач, осуществлять более точный контроль за безбумажным обменом документами, имеющими юридическую силу, как внутри организации, так и между организациями-партнерами; осуществлять согласование с людьми, не использующими систему электронного документооборота; сократить затраты на бумагу, расходные материалы и т.п.; сократить трудозатраты сотрудников делопроизводства упростить и ускорить отправку, получение и регистрацию официальных документов; расширить сферу использования уже внедренных систем электронного документооборота.
Следует разработать предложения по изменению стратегии документационного обеспечения предприятия, провести диагностику персонала, анализ управляемости в подразделении, анализ возможностей полной централизованной компьютеризации управления.
Для осуществления эффективного документооборота на предприятии ФГУП "Ленинградский Северный завод" надо сформировать соответствующее структурное подразделение - службу документационного обеспечения - ДОУ (на ФГУП "Ленинградский Северный завод" его функцию выполняет секретариат). Вывести из службы документационного обеспечения в отдельное подразделение отдел кадров и на его основе создать службу управления персоналом. В процессе повседневной деятельности служба ДОУ должна осуществлять ряд функций по обеспечению управления предприятия, в т. ч. организационную, методическую, информационную и контрольную. Реализация перечисленных функций службы ДОУ достигается последовательным решением комплекса задач. Необходимо создать организационную структуру службы ДОУ в которую должны войти Канцелярия, экспедиция, группа регистрации и учёта документов, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях организации, архив, отдел совершенствования делопроизводства.
Основными задачами службы ДОУ должны являться:
осуществление общей организации документационного обеспечения управления на предприятии в целом и в его структурных подразделениях.
организация и регулирование документационных потоков предприятия (входящих, исходящих и внутренних документов).
организация и регулирование документационных связей между должностными лицами и структурными подразделениями предприятия (так называемых внутренних документационных связей.
организация и регулирование документационных связей между предприятием и другими предприятиями
осуществление методического обеспечения работы должностных лиц и структурных подразделений предприятия по вопросам документационного обеспечения управления.
осуществление методического руководства подготовкой персонала предприятия по вопросам документационного обеспечения управления.
Общее руководство службой ДОУ должен осуществлять начальник службы, который, подчинен заместителю руководителя предприятия по управлению. В свою очередь, начальнику службы ДОУ подчинен весь персонал службы.
В состав службы ДОУ должны войти:
- начальники внутренних подразделений;
- специалисты;
- технические исполнители.
Должности должны соответствовать квалификационным характеристикам, предъявляемым к различным категориям персонала службы.
Организация службы ДОУ регламентируется:
положением о службе;
инструкцией по документационному обеспечению управления;
инструкциями по отдельным видам деятельности, отнесенным к компетенции службы и ее должностных лиц;
должностными инструкциями персонала службы.
Предлагаемый вариант структуры ДОУ
В соответствии с государственным стандартом РФ ГОСТ Р51141-98 делопроизводство (документационное обеспечение управления - ДОУ) представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами". Данное определение сразу же позволяет вычленить в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время тесно связанных и взаимодополняющих направления:
документирование управленческой деятельности предприятия (организации, учреждения);
управление документацией предприятия.
Документирование управленческой деятельности предприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов. Под документом следует понимать зафиксированную (то есть записанную и оформленную надлежащим образом)"на материальном носителе информацию с реквизитами совокупность элементов содержания и оформления, обеспечивающих надлежащую подготовку документа с учетом функционального назначения последнего и его юридическую силу, позволяющими ее идентифицировать".
Управление документацией предприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по учету, систематизации, хранению документов, а также их перемещению (выдаче и приему в места хранения). Уточним также, что документация - это не что иное как упорядоченная (то есть сгруппированная в соответствии с определенными правилами) совокупность документов, образующихся в процессе деятельности предприятия.
Делопроизводство, находясь в зависимости от определенных видов и форм работы аппарата, само активно влияет на них. От того, как поставлено делопроизводство, зависит оперативность, экономичность, организация, культура и уровень автоматизации труда руководителя, что, в конечном счете, влияет на качество и своевременность основного акта управления - управленческого решения.
Хорошая организация делопроизводства в аппарате управления характеризуется: быстротой и четкостью документооборота; наличием рациональной техники обработки документов с минимальным количеством операций; автоматизацией основных делопроизводственных операций и централизацией технических служб документационного обслуживания; своевременным обеспечением специалистов информацией; наличием и строгим соблюдением требований утвержденной инструкции по делопроизводству; рациональной организацией и оборудованием рабочих мест делопроизводственного персонала.
Руководитель предприятия во взаимодействии с другими должностными лицами и структурными подразделениями должен обеспечить оперативное рассмотрение документов, своевременное доведение их до сведения ответственных исполнителей и контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса. При рассмотрении документов руководитель выделяет для первоочередного исполнения наиболее срочные и важные документы. Указанные документы передаются на исполнение немедленно. Прочие документы передаются на исполнение в соответствии с установленным на предприятии порядком.
сбор и обработка необходимой информации;
- разработка проекта документа;
- согласование проекта документа;
- оформление проекта документа;
- представление проекта документа на подписание (утверждение);
- регистрацию и последующую передачу документа по назначению.
При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает на свободных от текста местах документа следующие отметки:
о дате поступления (если образовался интервал времени между регистрацией документа и его доставкой исполнителю).
о датах промежуточного исполнения
о дате и результатах окончательного исполнения. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители, привлекаемые к подготовке документа, ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сро - ки необходимых материалов.
На основе единых федеральных, местных и ведомственных требований к документационному обеспечению предприятия должно переработать следующие внутренние организационно-распорядительные и иные документы, регламентирующие организацию ДОУ с учетом специфики деятельности
инструкцию по документационному обеспечению управления предприятием;
положение о структурном подразделении, в ведении которого находятся вопросы ДОУ;
инструкции для должностных лиц предприятия, к компетенции которых отнесены отдельные вопросы ДОУ
нормы времени и выработки для процессов и операций, осуществляемых работниками предприятия по ДОУ.
Разработка указанных документов имеет целью: упорядочить и оптимизировать документооборот предприятия; сократить количество и одновременно повысить качество документов, разрабатываемых предприятием; создать требуемые условия для внедрения и последующего применения технологий документирования управленческих решений.
Организация работы с документами предприятия предполагает:
обеспечение условий для создания, накопления, обработки, хранения и использования документированной информации;
обеспечение документированной информацией ее потребителей
обеспечение соблюдения установленной на предприятии технологии обращения с документированной информацией на всех ее этапах, в т. ч. в процессе: документооборота, создания и эксплуатации информационно-поисковых систем (ИПС) по документам, осуществления контроля за исполнением документов, подготовки документов, надобность в которых миновала, к передаче на архивное хранение или уничтожение.
В следующем параграфе более подробно рассмотрим функции предлагаемой автоматизированной программы по организации документооборота. Для предложения выбрали наиболее удобную и комфортную для ведения документооборота УФГП "Ленинградский северный завод" систему DIRECTUM, которая позволяет использовать любые программы для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, AutoCad, CorelDraw, и др.)
3.2 Автоматизация технологий документооборота
В процессе работы любой организации накапливается большой объем различных документов (приказы, письма, договоры, служебные записки, инструкции и т.д.). При этом со временем неизбежно растут сложности с поиском необходимых документов, поддержкой их актуальности, некоторые документы теряются, для ознакомления документы многократно копируются, нарушается режим конфиденциальности, на столах скапливается большое количество бумаг и т.д. В результате управленческие решения принимаются не оперативно, и в условиях недостаточности информации увеличиваются управленческие затраты на документооборот, что негативно сказывается на эффективности работы организации в целом.
Для решения названных проблем в системе DIRECTUM выделен модуль "Управление электронными документами", с помощью которого все сотрудники организации работают с документами преимущественно в электронном виде. Каждый электронный документ состоит из текста (содержимого электронного документа) и карточки - формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (автор, тип документа, дата создания, корреспондент и т.д.), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов. Для организации хранения документов используются папки, в которые помещаются ссылки на электронные документы и другие папки.
Электронный документооборот - это документооборот, организованный с использованием системы электронного документооборота, при котором основная масса документов организации (предприятия) используется в электронном виде и хранится централизованно. Системы делопроизводства - это автоматизированные системы построения и контроля за выполнением потоков документов в соответствии с представлением заданной логики делопроизводства в программном обеспечении. То есть речь идет о создании документов в потоковом режиме с возможностью слабой или жесткой маршрутизации и отслеживанием жизненного цикла каждого документа. Системы делопроизводства, как правило, ориентированы на отдельные сферы применения: финансы, производство, управление продажами, хотя отчетность, генерируемая ими, пронизывает всю организационную структуру предприятия. Системы коллективной обработки документов предполагают поддержку совместной работы с документом, включая разработку маршрутов движения документа и описание сценария движения, определения круга лиц, причастных к работе с документом, установку уровня их прав и полномочий.
DIRECTUM позволяет использовать любые программы для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, AutoCad, CorelDraw, и др.). Для быстрого автоматического создания электронных документов, имеющих одинаковый внешний вид, начальное содержимое текста документа может быть определено шаблоном. Например, "Исходящее письмо", "Договор поставки", "Коммерческое предложение" и т.п. При этом в текст документа могут автоматически подставляться поля, заполненные в карточке документа. Функция импорта документов позволяет легко занести документ в систему из любого файла операционной системы, а также непосредственно со сканера.
Интеграция с Microsoft Word и Excel позволяет прямо из приложения отправлять документ на согласование, смотреть историю работы с документом, связанные документы, а также вставлять поля из карточки электронного документа в текст. Интеграция с Microsoft Outlook дает возможность быстро и просто сохранять электронные письма в системе DIRECTUM, пересылать их для просмотра и исполнения.
Используя возможность хранения произвольного количества версий документов, можно сохранить историю изменения содержания документа (например, в процессе согласования) и в случае необходимости вернуться к любой из версий. Несмотря на то, что в современной организации работа с документами идет в электронном виде, полностью исключить бумажные документы из работы невозможно, т.к. большое количество документов, имеющих юридическую силу, представлено в бумажном виде, и такое положение вещей будет оставаться еще достаточно долго.
Как правило, нагрузка по обеспечению "бумажного" документооборота и контроль исполнения поручений ложится на делопроизводственные службы организации: канцелярию, общий отдел, службу контроля исполнения документов, а также на ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. Именно для них и предназначен модуль "Канцелярия" системы электронного документооборота DIRECTUM. Этот модуль облегчает выполнение рутинных операций по обработке бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ, на которых базируется традиционная российская технология делопроизводства:
единая регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек;
регистрация местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа: рассмотрение руководством, согласование проекта документа, исполнение и т.д.;
осуществление контроля над своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;
списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов;
получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации"*.
Одно из важных требований ГСДОУ и архивного хранения - ведение номенклатуры дел. Утвержденный состав номенклатуры дел организации заносится в специальный справочник системы. При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно распечатать обложку дела, а также опись документов дела, что значительно сокращает время на подготовку документов для архивного хранения. Гибкая система нумерации позволяет присваивать номер документу в разрезе электронного журнала регистрации. Для каждого журнала задается произвольный способ автоматической нумерации документов внутри журнала. Номер может включать в себя код подразделения, код журнала, а также любой другой необходимый реквизит".
Для регистрации документов используются регистрационно-контрольные карточки (РКК), которые содержат все первичные данные (корреспондент, подразделение организации, представитель организации, дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа, способ доставки и т.д.), а также необходимую информацию о состоянии любого бумажного документа организации (местонахождение, состояние исполнения и т.д.). Для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям.
В системе реализована возможность регистрации писем не только от организаций, но и от граждан. В связи с тем, что регистрация документов в организации не всегда ведется централизованно, в системе используются места регистрации - рабочие места секретарей и работников канцелярии. Каждое место регистрации может обслуживать одно или несколько подразделений. По местам регистрации возможно разграничение прав доступа к данным.
Для организации поточного сканирования документов, а также облегчения поиска РКК в системе по бумажному документу может использоваться штрих-код, это повышает скорость обработки документов при их большом объеме. При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации может заводиться своя РКК. Таким образом, появляется цепочка РКК, по которой можно отследить движение бумажного документа не только между сотрудниками внутри подразделения, но и между подразделениями.
Кроме того, через РКК осуществляется взаимосвязь зарегистрированных документов системы между собой: "В ответ на", "Во исполнение" и т.д. Процедура регистрации проста и заключается в заполнении необходимых полей РКК, при этом регистрационный номер присваивается автоматически. При регистрации непосредственно из РКК возможно занесение отсканированного (электронного) документа в модуль "Управление электронными документами" с автоматическим присоединением его к РКК. По данным РКК распечатываются журналы входящих и исходящих документов, а для исходящих документов можно автоматически сформировать и распечатать наклейку на конверт.
После регистрации входящий документ проходит этапы рассмотрения, вынесения резолюции, постановки на контроль и исполнения документа. При этом дальнейшая работа исполнителей с документом может вестись полностью в электронном виде. Это значительно сокращает затраты времени исполнителей и предотвращает случайную потерю оригинала.
В зависимости от стиля работы руководителя документ рассматривается или в бумажном, или в электронном виде. Если же модуль "Канцелярия" используется самостоятельно, все поручения, выданные исполнителям, фиксируются секретарем в РКК документа, после чего отслеживается их своевременное исполнение. При этом для неавтоматизированных пользователей поручения можно распечатать.
При работе с электронными документами все перемещения документов осуществляются через задачи, но когда возникает необходимость воспользоваться бумажным оригиналом, на специальной закладке РКК фиксируется местонахождение бумажного документа в любой момент времени. По тем же принципам строится и работа с исходящими и внутренними документами.
С момента регистрации любого документа в системе можно найти как его регистрационную карточку вместе с информацией о местонахождении и процессе исполнения документа, так и сам электронный документ. Система осуществляет поиск по регистрационным номерам, корреспонденту, автору резолюции, а также по всем реквизитам РКК и их произвольному сочетанию. Кроме того, в системе предусмотрено множество аналитических отчетов, существенно повышающих эффективность работы пользователей: Документы на рассмотрении, Просроченные поручения, Документы, подлежащие возврату и т.д.
Таким образом, благодаря взаимодействию в рамках единой системы модулей "Управление электронными документами", "Управление деловыми процессами" и "Канцелярия" обеспечивается повышение эффективности работы организации при полном соответствии отечественным традициям и стандартам делопроизводства. Все механизмы, предоставляемые каждым модулем, могут использоваться в различных комбинациях "бумажных" и "электронных" этапов работы с документами. При этом традиционное "бумажное" делопроизводство гармонично вписывается в "электронный" документооборот организации с развитыми горизонтальными связями.
Хранение документов в системе DIRECTUM организовано таким образом, чтобы облегчить их сохранность и быстрый поиск. Размещение всех документов в едином информационном пространстве базы данных SQL-сервера избавляет каждого пользователя от проблем поиска и доступа к документам, созданным другими пользователями. В то же время, используя папки сетевой структуры DIRECTUM, каждый пользователь может организовать удобную лично ему иерархию. Это становится возможным благодаря разграничению прав доступа к документам и тому, что в папку помещается только ссылка, а не сам документ. В результате один документ (папка) может "лежать" в двух или более папках, а может не "лежать" ни в одной папке.
Приказы и распоряжения - это основные организационно-распорядительные документы любой организации и от того, насколько эффективно построена работа с ними, во многом зависит управляемость организации, её гибкость, способность своевременно и эффективно реагировать на меняющуюся ситуацию. В конечном счете, это сказывается на эффективности работы и деловом имидже организации в целом.
Организации, недостаточно эффективно построившие работу с приказами и распоряжениями, часто сталкиваются со следующими проблемами: непроизводительные затраты рабочего времени ответственных на поддержание единого актуального проекта документа в ходе согласования; затягивание сроков согласования и утрата актуальности приказа или распоряжения к моменту подписания; потеря бумажных экземпляров документов при согласовании и хранении; непроизводительные затраты рабочего времени делопроизводителей, секретарей на копирование документов; длительное время доведения приказов и распоряжений до исполнителей, авральное их исполнение; нарушение сроков исполнения приказов; непроизводительные затраты рабочего времени сотрудников на доставку и контроль подписания проектов документов в процессе согласования.
Кроме того, приказ или распоряжение часто сопровождает ряд приложений, которые так же нуждаются в согласовании, тем самым, усугубляя перечисленные выше проблемы, что ведет к потере мобильности, повышению элемента "случайности" в управлении, снижению скорости реакции на изменение ситуации. И как результат, запаздывание управленческого воздействия, повышение нагрузки на персонал, увеличение численности персонала, удлинение производственного цикла.
Обобщая можно выделить следующие наиболее крупные проблемы: высокий уровень непроизводительных издержек в деятельности персонала; большие временные издержки в ходе выполнения процессов согласования; низкая исполнительская дисциплина и/или слабый контроль исполнения; халатное отношение к сохранности документов; и ряд других, более мелких, но не менее значимых проблем.
Каждая организация решает эти проблемы по-своему, с большим или меньшим успехом, в большей или меньшей степени прибегая к автоматизации процессов делопроизводства и управления персоналом, придумывая новые способы или вновь изобретая приемы, примененные другими организациями.
Реализация организационно-технических мероприятий основывающихся на использовании системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM позволяет избежать перечисленных проблем на всех этапах работы с приказами и распоряжениями: от создания проекта до исполнения приказа (распоряжения) и передачи его на хранение.
В ходе исполнения приказа или распоряжения, может появиться ряд документов, например, отчеты. Чтобы эти документы не хранились разрозненно, система DIRECTUM позволяет связывать их между собой. В дальнейшем это позволяет легко находить документы, порожденные приказом. Согласование документов, появляющихся в ходе исполнения приказа, проходит аналогично, по соответствующим типовым маршрутам.
Таким образом, система DIRECTUM позволяет контролировать исполнение поручений, как для неавтоматизированных, так и для автоматизированных исполнителей. В первом случае используются регистрационно-контрольные карточки документа, во втором, задачи. Это позволяет полностью покрыть потребности организации и построить гибкую систему контроля исполнения поручений.
Вся переписка по задаче между согласующими лицами и между исполнителями фиксируются в системе DIRECTUM, что в дальнейшем, позволяет избежать типичных ошибок при создании проекта приказа и сократить время на согласование.
В итоге, система DIRECTUM позволяет организации построить эффективную работу с организационно-распорядительными документами за счет: сокращения трудоемкости на создание, согласование и регистрацию организационно-распорядительных документов; ускорения процесса согласования документов в электронном виде; уменьшения времени на поиск документов, в том числе и быстрого доступа к текстам документов; повышения контроля за процессом согласования документов и исполнительской дисциплины; освобождение сотрудников от непроизводительных работ, концентрация их внимания на производственных заданиях.
Обеспечение подлинности бумажных документов обычно заключается в их подписании ответственными должностными лицами и проставлении печати. Аналогом подписи и печати электронного документа служит электронно-цифровая подпись (ЭЦП). Закон № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", принятый в 2002 году*, в достаточной мере определяет возможность использования ЭЦП внутри организации для подтверждения подлинности документов.
Полноценное использование ЭЦП будет осуществляться только в том случае, если на предприятии действует система электронного документооборота, то есть документы регистрируются, рассылаются, согласовываются, изучаются в электронном виде. А так как закон "Об электронной цифровой подписи" не предъявляет особых требований к использованию ЭЦП в рамках корпоративной информационной системы, большинство внутренних документов организации могут использоваться только в электронном виде (исключением являются кадровые приказы, с которыми сотрудники должны быть ознакомлены под личную роспись).
В системе DIRECTUM для подписания документа у пользователя должен быть зарегистрирован сертификат открытого ключа (совпадающий с ключом для шифрования или иной). Секретный закрытый ключ находится только у его владельца и недоступен другим пользователям; ответственность за его сохранность несет сам владелец ключа.
Документ может быть подписан одним или несколькими пользователями. При подписании, как и в случае с шифрованием документов, могут применяться сертифицированные средства криптозащиты.
Подписанная версия документа не может быть изменена даже администратором, а несанкционированно и бесследно подменить текст документа невозможно даже при наличии прямого доступа к базе данных, так как для этого потребуется доступ к закрытому ключу пользователя. При необходимости, можно создать новую версию документа и отредактировать ее.
Заключение
В любой действующей организации постоянно протекает большое количество деловых процессов (обслуживание заказов клиентов, подготовка и согласование документов, выполнение распоряжений руководства, обсуждение предложений сотрудников, подготовка и проведение совещаний и т.д.).
Часть процессов регламентирована нормативными документами, прохождение этих процессов должно строго контролироваться. При этом бывает сложно отследить и проверить работу сотрудников, оценить загруженность персонала. Зачастую со стороны сотрудников организации идет несоблюдение правил при исполнении своих служебных обязанностей, что негативно сказывается на репутации организации.
Обмен документами между организациями является очень важным процессом. Для этого создаются службы делопроизводства, которые занимаются получением и отправкой документов, выделяются специальные сотрудники, которые тратят огромное количество сил и времени на прием, отправку и обработку документов. Печатаются, сканируются, ксерокопируются кипы бумажных документов, при этом тратится не только бумага и расходные материалы оргтехники, но и время сотрудников.
Одна из основных причин использования бумажных документов - наличие на них подписи и печати, которые бы гарантировали подлинность документа. Тем не менее, задача обмена электронными документами становится особенно актуальной с ростом числа организаций, использующих электронные документы в своей работе и применяющих те или иные системы электронного документооборота (СЭД).
В настоящее время организации зачастую практикуют обработку документов в электронном виде только внутри организации. Главная причина - отсутствие технической реализации обмена электронными документами с электронно-цифровыми подписями (ЭЦП) и дополнительными сведениями о документе между независимыми организациями.
Гибкость системы электронного документооборота во многом определяется теми возможностями, которые она предоставляет для работы с документами. Идеальным вариантом является случай, когда существующие бумажные документы имеют эквивалентное отображение в электронной форме, другими словами документ одного типа на бумаге и на экране выглядит одинаково. Для этого необходимо наличие редактора типов документов и конструктор форм для типов документов. Последний должен обеспечивать возможность компоновки структуры документа с помощью различных полей, создание и редактирование самих полей.
Наиболее частыми операциями являются создание, поиск и редактирование документа. Делопроизводство подразумевает не только запись и извлечение документов из хранилища, но и различного рода действия над документами - рецензирование, работу над документами, различные процессы, порождающие и использующие в своей деятельности эти документы. Одной из наиболее распространенных функций систем электронного документооборота является работа с маршрутом документа. Это необходимо для организаций имеющих положение о делопроизводстве, в котором регламентируется работа с различными видами документов. Например, заявка от клиента поступает в канцелярию, затем начальнику отдела по работе с клиентами, он в свою очередь назначает сотрудника для выполнения данного задания. После выполнения работы сотрудник составляет отчет и направляет документ обратно в канцелярию.
На каждом из этапов возможны какие-то дополнительные задачи для лица, работающего с документом. Возможность электронной подписи документа позволяет проводить рецензирование и проверку подлинности документа. Такая подпись должна гарантировать подлинность личности, подписавшей документ, и времени, когда эта подпись была проведена. Проверка подлинности подписи может осуществляться с помощью общедоступных открытых ключей, в то время как подписать документ может только владелец закрытого ключа.
На сегодняшний день автоматизация документооборота также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, где работа с документами ведется традиционным способом: документы теряются; накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны; документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки; тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов; создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств; на подготовку и согласование документов тратится много времени.
Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также: обеспечит слаженную работу всех подразделений; упростит работу с документами, повысит ее эффективность; повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов; повысит оперативность доступа к информации; позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.
Вывод:
1. Автоматизация документооборота необходима в любой организации.
2. За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач в современной российской экономике.
3. Квалификация секретарей и лиц, отвечающих в организациях за ведение делопроизводства, недостаточна и требует повышения ее уровня.
Таким образом, перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, стоят серьезные задачи.
Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).
Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор продуктов.
Информация и знания - резервы повышения производительности, оптимизации использования ресурсов. Они становятся все более значимыми ресурсами в современной экономике, именно они представляют собой важный объект приложения интеллектуальных усилий.
В настоящее время повышение эффективности и качества управления экономическими объектами может быть достигнуто только за счет применения и дальнейшего совершенствования экономических информационных систем. Значение инфраструктуры информационных технологий для повышения конкурентоспособности предприятий возрастает.
Обобщая изложенное, можно сказать, что учетная информация должна формироваться не ради самого учета, она должна быть полезной внутренним и внешним пользователям, служить необходимой основой для осуществления процессов прогнозирования, планирования, нормирования, анализа и контроля, т.е. выступать важным средством принятия эффективных управленческих решений, как стратегических, так и тактических.
Список литературы
Федеральные законы
1. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
2. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"
3. Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации"
4. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (c изменениями на 4 декабря 2006 года)
5. Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне"
6. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи"
7. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" (с изменениями на 10 января 2003 г.)
8. Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" (с изменениями на 3 июня 2005 г.)
9. Федеральный закон от 21 июля 1993 г. № 5485-1"О государственной тайне" (с изменениями на 22 августа 2004 г.)
10. Федеральный закон от 9 июля 1993 г. № 5351-1 "Об авторском праве и смежных правах" (с изменениями на 20 июля 2004 г.)
11. Федеральный закон от 23 сентября 1992 г. № 3523-1 "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных" (с изменениями на 2 ноября 2004 г.)
Нормативные акты Президента и Правительства РФ
12. Распоряжение Правительства РФ от 5 января 2005 г. № 5-р "Об утверждении перечня организаций, подведомственных Росархиву, Роскультуре и Роспечати" (c изменениями на 23 декабря 2006 года)
13. Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290 "О Федеральном архивном агентстве"
12. Постановление Правительства РФ от 7 апреля 2004 г. № 177 "Вопросы Федерального архивного агентства" (с изменениями на 17 июня 2004 г.)
14. Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (с изменениями на 30 сентября 2002 г.)
15. Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера"
16. Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (с изменениями на 14 декабря 2006 г.)
17. Указ Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне" (с изменениями на 3 марта 2005 г.)
18. Постановление Правительства РФ от 4 сентября 1995 г. № 870 "Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности"
19. Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р "О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников"
Документы федеральных органов исполнительной власти
20. Письмо Росархива от 3 ноября 2006 г. № 2/2063-К "Об "Информационно-справочной системе архивной отрасли"
21. Письмо Росархива от 2 марта 2006 г. № 2/407-К "Об "Информационно-справочной системе архивной отрасли"
22. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти"
23. Письмо Росархива от 11 марта 2005 г. № 2/476-А "О модернизации "Информационно-справочной системы архивной отрасли" (ИССАО) в 2004 году и планах развития на 2005 год"
24. Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"
25. Приказ Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н "О трудовых книжках"
26. Письмо Росархива от 24 ноября 2003 г. № 2/2047-А "О модернизации "Информационно-справочной системы архивной отрасли"
27. Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек"
28. Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс "Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ"
29. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 "О трудовых книжках (с изменениями на 6 февраля 2004 г.)"
30. Письмо Росархива от 7 апреля 2003 г. № 6/464-к "О присвоении тематическому комплекту "Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО)" статуса "официальной базы данных Федеральной архивной службы России"
31. Постановление Минтруда России от 26 марта 2002 г. № 23 "Об утверждении Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти"
32. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
33. Приказ Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68 "Об утверждении "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти"
34. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Росархива 6 октября 2000 г.
ГОСТы
35. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
36. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
37. ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения
38. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения
39. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца
40. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования
41. ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи
Другие документы
42. Стандарт взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления. - М.: Гильдия Управляющих Документацией, 2003
43. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство.2-е изд. - СПб.: Питер, 2005. - 272 с: ил. - (Серия "Современный офис-менжмент").
44. Боркус В. Системы документооборота: что стоит за терминологией? Боркус В. заместитель главного редактора PC Week/RE, аналитик по инфраструктурным программным системам vladborkus@pcweek.ru
45. Граванова Ю. Выбор СЭД: методы классификации, http://www.directum-journal.ru/
46. Корпоративная система DIRECTUM: теория и практика http://www.directum.ru/1504478. shtml
47. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. 3-е изд. испр. и допол. - М.: ЗАО "Бизнес школа Интел-Синтез", 2002. - 384 с.
48. Секретарское дело/ Авт. - сост. И.Н. Кузнецов. - М.: ACT; Мн.: Харвест, 2005. - 480 с.
49. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности, - СПб.: Питер, 2006. - 240с: ил, - (Серия "Краткий курс").
Стенюков М.В. Справочник секретаря Харьков: ООО "Фортуна пресс" 2006. - 464с.
50. Чернышев В.Н. Человек и персонал в управлении. СПб.: Энергоатомиздат. 2000. - 568с.
51. Шейнов В.П. Секретарь: секреты профессии. - СПб. "Питер", 2004. - 268с.
Приложения
Приложение 1
Справка об объёме документооборота за декабрь 2007 г.
|
документы |
Количество документов |
всего |
||
|
подлинники |
тираж |
|||
|
входящие |
||||
|
исходящие |
||||
|
внутренние |
||||
|
Итого |
Начальник секретариата
Подпись___________
Расшифровка подписи_________
Дата_____
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Изучение видов и функций документооборота. Организационно-экономическая характеристика организации ООО "Райживсоюз". Анализ действующей системы документооборота. Процесс внедрения электронного документооборота в структуру управления данной организацией.
курсовая работа [52,0 K], добавлен 23.11.2014Анализ современных систем автоматизации делопроизводства в организации и электронного документооборота, особенности их классификации. Проблемы автоматизации электронного документооборота. Преимущества внедрения системы электронного документооборота.
курсовая работа [758,9 K], добавлен 15.01.2013Описание системы работ внешних и внутренних документов в организации. Контроль за исполнением документов: виды, цель, этапы исполнения и уровни. Принципы организации внутреннего документооборота. Мониторинг использования системы управления документами.
курсовая работа [45,0 K], добавлен 09.12.2012Значение документационного обеспечения в управленческой деятельности. Унификация и стандартизация документов как основа электронного документооборота. Влияние системы организации документооборота на эффективность деятельности медицинского учреждения.
дипломная работа [1,9 M], добавлен 19.12.2013Характеристика информационной подсистемы управления. Понятие и типология нормативных документов организации. Исследование документооборота на предприятии ООО "Завод крупнопанельного домостроения". Способы внедрения электронного документооборота "Дело".
курсовая работа [51,4 K], добавлен 06.04.2015Понятия электронного документа. Системы электронного документооборота. Рассмотрение основных систем электронного документооборота, представленных на российском рынке. Технологии регистрации и согласования конфиденциальных электронных документов.
курсовая работа [279,8 K], добавлен 16.02.2015Система документационного обеспечения управления, её место в системе управления персоналом. Анализ документооборота ОАО ЦТД "Диаскан". План организационно-управленческой результативности совершенствования системы документационного обеспечения управления.
дипломная работа [303,0 K], добавлен 13.02.2015Теоретические аспекты организации документационного обеспечения управления в учреждении здравоохранения. Отличия делопроизводства от документооборота. Западные системы автоматизации делопроизводства в России. Анализ документационного оборота больницы.
дипломная работа [306,9 K], добавлен 06.01.2013Изучение документов, подлежащих обязательному контролю. Типовые сроки исполнения документов. Исследование автоматизированной системы контроля исполнения документов. Современные технологии обеспечения управления и программы автоматизации документооборота.
контрольная работа [789,0 K], добавлен 08.04.2013Документооборот и принципы его организации. Подготовка документов к архивному хранению. Принципы формирования дел. Учет документооборота на примере ООО "Примера", структура данной организации. Расчет численности службы ДОУ. Схема потока документов.
курсовая работа [909,9 K], добавлен 25.01.2015Организация документооборота и его характеристика, пути совершенствования документооборота. Назначение и оформление реквизитов документов. Оформление личных дел, заявлений, приказов, протоколов. Порядок оформления документов при приеме на работу.
контрольная работа [48,1 K], добавлен 05.01.2012Теория управления документооборотом в управленческой деятельности. Унификация и стандартизация документов как основа электронного документооборота, характеристика стандартов ИСО. Влияние системы организации документооборота на эффективность деятельности.
дипломная работа [492,0 K], добавлен 05.09.2016Современное состояние технологии контроля исполнения документов, его субъекты и объекты. Порядок снятия документов с контроля исполнения документов. Формы и методика определения ответственности за нарушение сроков контроля исполнения документов.
курсовая работа [40,4 K], добавлен 14.05.2011Функции и задачи планирования на предприятии. Виды и способы организации документооборота. Финансово-хозяйственная деятельность предприятия. Формирование плана по производственным участкам. Организация процесса производства и особенности его контроля.
дипломная работа [3,2 M], добавлен 17.09.2012Применение современных компьютерных технологий в делопроизводстве. Реализация документооборота лингвистической школы "Success", как структурного подразделения КГОУ СПО ХПК, в среде "MS Outlook". Решение задач учёта и контроля исполнения документов.
дипломная работа [3,5 M], добавлен 26.05.2012Принципы организации документооборота. Движение входящих, исходящих и внутренних документов, их регистрация и регистрационные формы. Информационно-справочная работа. Контроль исполнения документов. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну.
реферат [33,6 K], добавлен 11.12.2010Принципы организации документооборота в управленческой деятельности. Основные понятия, виды и способы организации документооборота. Архитектура систем. Эффект от внедрения DIRECTUM. Основные функции DocsVision и сравнение используемых технологий.
дипломная работа [4,1 M], добавлен 13.03.2013Сущность и значение электронного документооборота, его влияние на повышение эффективности в процессе управления предприятием. Определение параллельной или последовательной схемы обработки документов. Классификация программ электронного документооборота.
курсовая работа [57,7 K], добавлен 22.04.2014Правовое регулирование управления документацией, система международных стандартов. Особенности электронного документооборота за рубежом. Основные направления совершенствования организации работы с документами в России с учетом зарубежного опыта.
дипломная работа [98,1 K], добавлен 20.10.2010Характеристика информационной подсистемы управления. Понятие и типология нормативных документов организации. Количественный анализ документов на предприятии. Автоматизации делопроизводства как решение проблем в нормативном обеспечении и документообороте.
курсовая работа [47,4 K], добавлен 05.03.2015
