Управление целевыми подсистемами организации

Размещено на http://www.allbest.ru

Управление целевыми подсистемами организации

1. Производительность объективно остается важнейшим показателем деятельности деловых организаций независимо от форм их собственности. Однако в условиях рыночной экономики этот показатель должен сочетаться с высоким уровнем качества продукции, так как только это качество обеспечивает долговременные конкурентные преимущества. Поэтому при определении уровня производительности следует учитывать взаимосвязь этих критериев эффективности производства.

Важнейшим фактором высокой производительности выступает осознание менеджерами степени реализации потенциальных возможностей ее роста на предприятии.

Отсюда следует, что сущностью конкретной функции управления производительностью должно быть выявление реальных возможностей ее повышения и вовлечение их в хозяйственный оборот. Таким образом, управление производительностью как одной из функциональных подсистем менеджмента предприятия является воздействием субъекта управления на весь жизненный цикл продукции в целях максимального роста производительности труда.

Функциональное содержание процесса управления производительностью включает:

а) измерение и оценку уровня производительности на исходном этапе создания программно-целевого механизма управления ее ростом;

б) стратегическое программно-целевое и оперативное планирование мероприятий, повышающих производительность;

в) постоянный и действенный контроль за внедрением программ производительности и (или) отдельных мероприятий;

г) корректировку, в случае необходимости, реализуемых программ, мероприятий;

д) измерение и оценку результативности осуществленных мероприятий и реализованных программ.

Измерение производительности труда. Традиционно производительность труда рассчитывалась путем деления стоимости продукции в оптовых ценах предприятия, выпущенной за определенный промежуток времени, на среднесписочную численность работников, участвующих в ее создании. Такой подход к оценке производительности был

характерен планово - распределительной, по сути высокозатратной экономике. В условиях рыночного хозяйствования данный метод непригоден, так как не отражает уровень эффективности затрат на производство продукции, не учитывает характер использования прошлого труда. В рыночной экономике производительность -- это количество продукции, произведенной за определенное время, отнесенное к количеству ресурсов, потребленных на ее создание (рис, 1). Определяется этот показатель в стоимостной форме:

где: ПТ -- производительность труда;

Сп -- стоимость продукции;

Сз.р. -- стоимость затраченных ресурсов.

Рис. 1 Измерение производительности труда

Пять условий повышения производительности труда:

1) продукция возрастает, затраты остаются неизменными;

2) продукция возрастает, затраты уменьшаются;

3) продукция остается неизменной, затраты сокращаются;

4) продукция возрастает, затраты возрастают, но более низкими темпами;

5) продукция сокращается, затраты сокращаются, но более быстрыми темпами, чем продукция.

Программы повышения производительности разрабатывают, как правило, крупные предприятия с расчетом 5-10-летнего срока их реализации. Причем каждая организация формирует собственный план деятельности в этой сфере с учетом своих специфических особенностей, Результативное управление производительностью возможно только в рамках эффективной общей системы управления, т.е. в определенной мере достаточно совершенной. Каждый руководитель, начиная с бригадира, должен иметь план мероприятий по управлению производительностью.

Успех в области повышения производительности возможен лишь в том случае, если в организации на постоянной основе обучают работников, создают организационные и мотивационные предпосылки (бригады производительности, кружки качества и др.) для вовлечения в систематический процесс выявления и решения проблем всего персонала. Линейные руководители, производственный персонал, работники аппарата, руководство фирм должны рассматривать производительность и качество как основные составные части своей работы. Эти преимущества проявляются в высоком уровне коммуникации, координации и кооперации внутриорганизационных систем, активности работников в области нововведений, результативности, прогрессе в направлении качества управления, труда и трудовой жизни.

Мотивация персонала должна базироваться на основных принципах создания надежных и действенных систем стимулирования. Доля прибыли, получаемая за счет роста производительности, должна распределяться между теми элементами организационных систем (фирм, предприятий), которые обеспечивают получение этой выгоды.

Разработка программ производительности. Успех деятельности организации в области производительности в первую очередь зависит от отношения первого руководителя к этой проблеме. Именно его заинтересованность является ключевым моментом успеха. Разработка стратегии и программ роста производительности требует участия широкого круга лиц. Поэтому необходимо считаться с интересами и мнениями ключевых работников системы, стилем руководства и очагами сопротивления. Связано это с тем, что деятельность по повышению производительности протекает в сложных, динамичных конкурентных и рыночных условиях, требует от работников таких качеств, как оперативность, инициатива, подлинная заинтересованность в успехе дела и др.

Условия эффективной реализации программ производительности:

1) программа должна пользоваться полной поддержкой со стороны высшего руководства, быть ему понятной;

2) внедрение программ, должно первоначально базироваться на привлечении сначала высших руководителей, а затем последовательно работников всех уровней организации;

3) мероприятия программы должны быть интегрированы в планы различных сфер текущей и перспективной деятельности организации, быть их неотъемлемой составной частью;

4) учитывая многофакторный характер производительности, программа должна обеспечивать охват основных проблем результативности функционирования организации, включая действенность (степень достижения целей), экономичность (степень использования ресурсов), качество (степень соответствия требованиям, ценность продукции как функция эксплуатационных характеристик и цены), качество трудовой жизни (реакция персонала на социально-технические условия), прибыльность (степень соотношения между доходами и издержками), нововведения (новые, более совершенные товары, услуги), коммуникацию (взаимодействие и единение персонала вокруг целей организации).

Для успешной реализации процесса разработки и осуществления программы повышения производительности необходим умелый, многоопытный, авторитетный руководитель. Его качества должны проявляться в умении интегрировать усилия всех участников процесса, обеспечивать постоянный и надежный контроль за ходом реализации мероприятий программы, быть приверженным качеству труда и нововведениям.

В заключение подчеркнем, что, являясь функцией всей совокупности факторов и условий жизненного цикла продукции (работ, услуг), производительность труда изменяется под их постоянным динамичным влиянием. Это относится к условиям жизнедеятельности деловых организаций как на макро- так и микроэкономическом уровне.

Налоговая политика. Государство должно вводить стимулы для капитальных вложений в эффективное оборудование и технологии.

Инфляция. Этот макроэкономический фактор ведет к снижению накоплений населения, а, значит, уменьшению притока долгосрочного капитала в отрасли хозяйства страны. В условиях высокой инфляции цена денег растет, что затрудняет их вложение в производство.

Международная конкуренция. Высокий уровень производительности труда в других странах заставляет фирмы, корпорации активно осуществлять меры в этой сфере деловой деятельности. Например, в США на изготовление автомобиля затрачивается в два раза больше времени, чем в Японии. Однако даже японские фирмы не обогнали по уровню производительности наиболее успешные компании США (ИБМ, Мак Дональдс, Хьюлет Паккард и др.).

Сфера услуг. Этот фактор двояко воздействует на производительность. С одной стороны, в этой сфере производительность может быть ниже, чем в промышленности, что (в США, например, только 9% рабочих заняты в промышленности) может сказаться на снижении уровня производительности в масштабах страны. С другой стороны, сфера услуг освобождает работника от множества «домашних хлопот» и этим самым высвобождает его физическую и психическую энергию для более активной и творческой производственной деятельности. Поэтому социальная сфера и качество трудовой жизни постоянно должны находиться в поле внимания руководителей организаций.

Контроль за качеством. Система управления качеством должна быть «встроенной» в производственный процесс и базироваться не на всевозможных проверках и инспекциях, а на рабочем контроле в ходе производственного процесса, контроле за поставками материалов и комплектующих не только на предприятии-получателе, но и на заводах-изготовителях для регулирования и координации совместных действий.

Рассмотренные выше факторы -- это только некоторые из основных. При комплексной многофакторной оценке уровня производительности и разработке внутрифирменных программ ее повышения следует рассматривать их в целом как систему (технология, проектирование и организация работ, качество в целом системы менеджмента и отдельных ее подсистем, особенно мотивации персонала).

2. В современных условиях функционирования экономики особое значение приобретает повышение качества и конкурентоспособности выпускаемой субъектами хозяйствования продукции (производимых работ, оказываемых услуг). Качество -- это важнейшее условие эффективной работы предприятий и организаций, обеспечения их экономической устойчивости в рыночной среде.

Согласно определению, данному в международных стандартах по управлению качеством ИСО серии 9000, качество -- это совокупность свойств или характеристик продукции или услуг, которые придают им способность удовлетворять обусловленные или предполагаемые потребности. При этом считается, что потребности являются обусловленными, если они определяются в стандартах на продукцию, других нормативных документах, договорах на поставку продукции, технических заданиях на разработку т.д.

Уровень качества продукции характеризуется интенсивностью проявления тех или иных свойств и выражается с помощью количественных и качественных показателей. Существуют различные классификации показателей для оценки уровня качества продукции. Одна из них, например, предусматривает разделение показателей качества на единичные, используемые для оценки свойств конкретной продукции; комплексные -- для характеристики уровня качества единицы продукции в целом; интегральные -- для оценки качества определенного объема продукции (удельный вес бракованной продукции в ее общем объеме; удельный вес продукции, на которую поступили рекламации; сортность продукции; удельный вес сертифицированной продукции; удельный вес продукции, поставляемой на экспорт и т.д.).

Единичные показатели, в свою очередь, можно подразделить на классификационные и оценочные. Первые из них характеризуют назначение продукции и область ее применения, К основным оценочным показателям качества промышленной продукции обычно относят следующие: это назначение (или технический эффект), надежность в потреблении, экономичность в эксплуатации, эргономичность (характеризующая систему «человек-изделие»), экологичность, безопасность в эксплуатации, эстетичность, стандартизация и унификация, технологичность в производстве, стоимостные и др.

В настоящее время понятие качества значительно расширяется. Оно относится не только к производимой продукций (оказываемым услугам), но и к любым процессам, осуществляемым на предприятий, в том числе трудовым. Повышение качества продукции (работ, услуг) обеспечивается на основе управления качеством, создания на предприятиях соответствующей системы управления качеством. Последняя рассматривается как целевая подсистема, в рамках которой координируется деятельность различных производственных и управленческих звеньев по обеспечению качества продукции и работ.

Основные задачи этой целевой подсистемы следующие:

комплексное совершенствование организации производства и управления в целях обеспечения выпуска продукции (оказания услуг), удовлетворяющей требованиям ее потребителей;

активизация «человеческого» фактора качества, реализация социальных резервов повышения качества.

Управление качеством на производстве можно рассматривать также как форму управления инновационной деятельностью, направленной в большей степени на совершенствование выпускаемой продукции (работ, услуг). При этом центральное место принадлежит методам управления -- экономическим, организационным, социально-психологическим.

К основным экономическим методам управления качеством относятся: планирование качества; стимулирование повышения качества результатов деятельности предприятий (через систему налогообложения, финансирования, ценообразования, кредитования и др.); материальное стимулирование повышения качества труда исполнителей.

Организационные методы управления качеством направлены на формирование прогрессивных форм организации производства, управления и труда на предприятии, способствующих повышению качества, в том числе на создание современных систем управления качеством.

Социально-психологические методы включают: создание благоприятных условий труда и быта работников, формирование нормального социально-психологического климата в коллективах, развитие внутрипроизводственных механизмов стимулирования качества, моральное стимулирование, привлечение работников к решению проблем качества, например, путем участия в работе «кружков качества» и т.д. Социально-психологические методы управления качеством в наибольшей степени присущи японским фирмам, которые придают особое значение активизации «человеческого фактора» эффективности.

Содержание конкретных функций управления качеством продукции (работ, услуг) на предприятии:

исследование рынка, или маркетинг. Содержанием этой функции является выявление текущих и будущих потребностей в продукции, ее основных характеристик, выбор «целевых рынков» и способов выхода на рынки. Маркетинг предполагает также изучение технических и организационных возможностей производства более совершенной продукции, разработку соответствующих рекомендаций;

прогнозирование и планирование уровня качества тесно связаны с маркетинговыми исследованиями. Прогнозная функция реализуется на высшем уровне управления предприятием, в том числе путем формирования политики в области качества и дифференцируется по временным интервалам. Планирование уровня и повышения качества продукции является ключевой функцией в системе управления качеством и реализуется на всех уровнях управления предприятием. На высшем уровне это отражается в соответствующих разделах бизнес-плана, программах повышения технического уровня и качества продукции; на нижестоящих уровнях -- в производственных планах подразделений, планах оргтехмероприятий и т.д.;

нормирование требований к качеству продукции, работ, услуг. Содержание этой функции связано с установлением обязательных для исполнения значений показателей качества продукции, полуфабрикатов, производственных и других процессов, результатов деятельности отдельных работников и коллективов.

Требования к качеству продукции относятся как к минимальным значениям полезных свойств изделий, так и к ограничениям отрицательного воздействия продукции на пользователя. Эти требования отражаются в стандартах на продукцию, технических условиях и другой нормативной документации.

В соответствии с мировой практикой в стандартах на продукцию указываются обязательные и рекомендательные требования. Первые из них относятся к характеристикам продукции, связанным с безопасностью для жизни и здоровья людей, их имущества, с охраной окружающей среды, совместимостью и взаимозаменяемостью продукции. Объектами стандартизации, кроме продукции, могут являться процессы, в том числе технологические, и услуги. Стандарты на продукцию, процессы, услуги разрабатываются международными организациями по стандартизации и управлению качеством, государственными органами и организациями, промышленными и торговыми фирмами, ассоциациями потребителей.

На предприятиях могут разрабатываться следующие виды стандартов: на продукцию, если ее качественные характеристики превосходят требования других стандартов; стандарты для внутреннего пользования -- на технологические процессы, инструмент, оснастку, детали, сборочные единицы, организацию управления и т.д.

Подготовка производства новых изделий представляет комплекс работ и действий по установлению связей с непосредственным потребителем или заказчиком создаваемой продукции, формированию конкретных требований к ней, организации разработки и принятию решений о ее изготовлении. В общем случае выделяют следующие этапы подготовки производства: исследования -- разработка рекомендаций по достижению требуемых показателей качества продукции и созданию соответствующих технических, организационных, экономических и социальных предпосылок; проектирование -- воплощение результатов научных исследований в конкретных проектах, в том числе в конструкторской, технологической и другой документации, образцах новой техники и т.д.; освоение -- комплекс работ по развертыванию производства новых изделий, реализации результатов проектирования.

Метрологическое обеспечение предполагает выполнение необходимого объема и точности измерений показателей качества продукции, наиболее полное обеспечение производства необходимыми для этого средствами измерений, совершенствование применяемых средств и методов измерений, создание новой измерительной техники.

Материально-техническое обеспечение качества объединяет все виды деятельности по созданию материальной базы для достижения заданного уровня качества: обеспечение производства современным технологическим оборудованием, качественными предметами труда, создание испытательной базы, развитие инструментального и измерительного хозяйств, организацию взаимодействия с поставщиками сырья, материалов, комплектующих изделий.

Оперативное управление качеством предусматривает обеспечение запланированного уровня качества продукции при ее разработке, изготовлении, складировании, транспортировке, сбыте и потреблении.

Стимулирование повышения качества продукции и работ предполагает создание благоприятных условий для наиболее полного использования «человеческого фактора» обеспечения качества. Стимулы улучшения качества подразделяются на материальные и моральные; они должны быть ориентированы на эффективность труда работников и коллективов.

Контроль за качеством и испытания продукции. Функция контроля за качеством обеспечивает обратную связь в системе управления. Основными видами контроля за качеством продукции, работ, услуг предприятий являются: производственный, государственный, инспекционный и общественный:

производственный, или внутрифирменный, контроль за качеством осуществляется на всех стадиях производства и реализуется главным образом руководящим персоналом предприятий, а также специальными подразделениями (отделами, бюро) технического контроля. Широкое распространение получил также самоконтроль;

основными формами государственного контроля за качеством являются: государственный надзор за соблюдением требований стандартов и средствами измерений, сертификация продукции и контроль за наличием сертификатов качества на импортируемую продукцию, ведомственный контроль за качеством;

инспекционный контроль осуществляют органы, организации и фирмы, осуществляющие сертификацию продукции, или системы управления качеством данного предприятия, в том числе для подтверждения действия сертификатов;

общественный контроль за качеством реализуется прежде всего через общества и ассоциации потребителей.

Испытание продукции -- это всесторонняя проверка качества, проводимая по специальной программе подразделениями предприятий или специализированными организациями -- испытательными центрами и лабораториями.

Сертификация продукции -- система мер и действий, подтверждающих соответствие фактических характеристик продукции требованиям нормативных документов, в основном стандартов, -- международных, национальных, фирменных и др. Мировая практика предусматривает различные системы и модели сертификации продукции, однако любая из них базируется на некоторых общих требованиях. Как правило, сертификация проводится независимыми органами по сертификации: государственными, частными фирмами, ассоциациями, международными организациями по стандартизации и управлению качеством. Собственно процесс оценки соответствия продукции нормативным требованиям осуществляется в специально аккредитованных испытательных центрах и лабораториях.

Сертификация может быть добровольной и обязательной. Обязательной сертификации подлежит продукция, характеристики которой определены как обязательные при разработке нормативных документов на продукцию. Перечень продукции, обязательной для сертификации, определяется компетентными органами, в том числе государственными, и постоянно расширяется.

Организация работы с кадрами в области качества. Работа с кадрами должна осуществляться в двух направлениях: подготовка и повышение квалификации кадров в области качества, т.е. приобретение работниками необходимых знаний и навыков для качественного выполнения возложенных функций; активизация «человеческого фактора». Это относится ко всем работникам предприятия, включая руководящий персонал.

К функциям управления качеством можно также отнести учет и отчетность по качеству, технико-экономический анализ качества продукции и др. Важное значение для эффективного функционирования систем управления качеством имеет организация информационного обеспечения, которое должно охватывать все уровни управления и все стадии жизненного цикла продукции.

Перечисленные функции управления качеством закрепляются за определенными звеньями системы управления предприятием, т.е. определяют структуру системы управления качеством.

К основным звеньям этой структуры относятся: специальная служба (подразделение) управления качеством, подразделения маркетинга, подготовки производства, технического контроля, стандартизации, метрологии, повышения квалификации кадров, материально-технического обеспечения и др. Координатором работ по обеспечению качества на предприятиях является обычно служба управления качеством, основные задачи которой: определение уровня качества продукции на всех стадиях ее «жизненного цикла», контроль за конструкторскими разработками, технологической подготовкой производства, метрологическим обеспечением, качеством изготовления продукции; изучение требований потребителей продукции; учете и анализе затрат на обеспечение качества; совершенствование системы управления качеством; разработке соответствующих нормативных документов.

В настоящее время отсутствуют какие-либо единые формы управления качеством на предприятиях и в организациях. Эти формы могут иметь различия в разных странах и фирмах. Многие предприятия СНГ и зарубежных стран ориентируются в управлении качеством на международные стандарты ИСО 9000, дополненные в последние годы стандартами ИСО 14000. В стандартах ИСО используется понятие «петля качества» и выделяются следующие этапы и виды деятельности по обеспечению качества, называемые «элементами петли качества»: маркетинг и изучение рынка; проектирование и разработка продукции; материально-техническое снабжение; планирование и разработка техпроцессов; производство продукции; контроль и проведение испытаний; упаковка и хранение; реализация и распределение продукции; монтаж и эксплуатация; техническая помощь и обслуживание; утилизация после использования.

К основным принципам создания и функционирования систем управления качеством в соответствии со стандартами ИСО относятся:

управление качеством -- неотъемлемая составная часть правления организацией;

определение политики в области качества, ответственность за которую и функционирование систем качества несет высшее руководство;

разработка системы качества с учетом специфики предприятия;

обеспечение уверенности, что система качества правильно понимается и эффективно используется, удовлетворяет требованиям потребителя, предупреждает проблемы в области качества, охватывает все этапы и виды деятельности, все уровни управления;

документированность системы качества;

оценка системы качества поставщика потребителем;

свободный выбор поставщиком предметов труда;

ориентация системы на конкретную продукцию;

широкое применение статистических методов контроля качества;

прослеживаемость единицы продукции и всех основных действий по обеспечению качества на всех этапах ее создания;

использование «групп качества».

Стандарты ИСО 9000 предполагают, что действенность системы качества должна быть доказана путем сертификации систем качества. Объектами проверки и оценки при сертификации систем качества являются: система качества, ее соответствие определенной модели, состояние документации, деятельность по управлению качеством; информация о продукции; организация производства.

3. Инновации, или нововведения, -- это создаваемые (осваиваемые) новые или усовершенствованные технологии, виды товарной продукции или услуг, а также организационно- технические решения производственного, административного, коммерческого или иного характера, способствующие продвижению технологий, товарной продукции и услуг на рынок.

Деятельность, обеспечивающая создание и реализацию инноваций, носит название инновационной деятельности. В зависимости от объектов инновационной деятельности на производстве можно выделить следующие виды инноваций:

продуктовые -- новые товары и услуги;

маркетинговые -- новые рынки, способы продвижения товаров на рынок, сбытовой деятельности и т.д.;

технические -- новые или более совершенные виды средств труда;

технологические -- новые материалы, технологические процессы, приемы и методы работы и т.д.;

организационные -- новые решения в области организации производства, управления, труда;

социальные -- повышающие уровень социального развития и социального обеспечения работников производства;

комплексные -- новые решения, обеспечивающие комплексный подход к развитию и совершенствованию различных элементов производственной системы.

В зависимости от значимости инноваций для производства их можно подразделить на крупные, средние и мелкие. Так, крупные технические инновации основаны на открытиях и крупных изобретениях и формируют новые поколения техники; средние служат базой для создания новых моделей и модификации существующей техники, а также расширяют область их применения; мелкие улучшают производственные или потребительские параметры существующей техники на основе использования мелких изобретений и рационализаторских предложений.

Как и любой производственный процесс, инновационная деятельность требует для своего эффективного осуществления управления этой деятельностью. Управление инновациями на современном производстве -- это важнейшая составная часть управленческой деятельности вообще связанная с обеспечением развития производства, совершенствованием всех его элементов и подсистем.

Управление инновациями предполагает формирование соответствующей системы управления, т.е. форм и методов управления инновационной деятельностью, которые в значительной мере определяются характером осуществляемых нововведений.

Центральное место среди последних занимают продуктовые инновации, определяющие в конечном счете содержание работ по созданию других видов инноваций. Вместе с тем, в настоящее время все большее и самостоятельное значение приобретают инновации в других областях, прежде всего, в социальной, что связано с необходимостью создания «потенциала успеха» для решения проблем, которые могут возникнуть в будущем.

Рис.2. Функции управления инновациями

В соответствии с этапами хозяйственного цикла современного предприятия, к функциям управления инновациями (в основе которых лежат инновации продуктового типа), которые неразрывно связанным с функциями управления производством в целом, следует отнести (см. рис. 2): анализ внешней и внутренней среды предприятия, разработку стратегии, управление научными исследованиями и разработками (ИР), управление освоением и производством, управление реализацией (сбытом, обращением). Данные функции фактически отражают инновационный цикл современного предприятия, т.е. комплекс работ по созданию и реализации нововведений.

Основное направление анализа внешней среды -- исследование рынка производимой продукции и оказываемых услуг (т.е. маркетинговые исследования); результатами такой работы обычно являются: формирование основных количественных и качественных требований к продукции (услугам), определение круга ее возможных потребителей, областей сбыта, форм и способов реализации. На данном этапе проводится также изучение возможностей предприятия по производству необходимых товаров (оказанию услуг), т.е. проведение анализа внутренней среды предприятия, подготовленности экономической, организационно-технической и социальной подсистем, разработка соответствующих рекомендаций. Имеющиеся противоречия между возможностями предприятия и требованиями внешней среды разрешаются на основе разработки и реализации стратегии предприятия.

Под стратегией предприятия в общем случае понимается совокупность перспективных целей его деятельности и способов их достижения. В состав перспективных целей включаются как общие показатели хозяйственной деятельности предприятий (рост прибыли, объема производства и продаж, увеличение доли на рынке и т.д.), так и инновационные задачи, затрагивающие различные стороны деятельности предприятия, которые подлежат изменению и совершенствованию.

На этапе научных исследований конкретизируются требования к качественным характеристикам продукции (услуг), выявляются возможности предприятия по реализации этих требований, определяются перспективы деятельности в этом плане. Предварительная материализация результатов научных исследований осуществляется на основе опытно-конструкторских, опытно-технологических работ и других разработок. Научные исследования и разработки, как правило, выполняются специализированными подразделениями предприятия (НИИ, конструкторско-технологическими бюро, лабораториями и т.д.). К их проведению могут привлекаться сторонние организации, составляющие научно-производственную инфраструктуру предприятий, включая научно- исследовательские институты и высшие учебные заведения. Наука в данном случае выступает и как источник инновационных идей, и как ресурс решения проблем, которые могут возникнуть в любом звене инновационного цикла.

Исследования и разработки связаны с интеллектуальной собственностью в виде открытий, изобретений, рационализаторских предложений. Защита интеллектуальной собственности осуществляется патентованием изобретений, регистрацией стандартов на продукцию предприятия, торговых марок, реализацией авторских прав и т.п.

Управление освоением и производством новой продукции предполагает выполнение комплекса функций, связанных с развертыванием производства новой или модернизированной продукции, обеспечением нормального хода производственного процесса и его обслуживанием. Особое значение на этапе производства имеют вопросы обеспечения выпуска продукции в соответствии с выработанными на предыдущих этапах требованиями.

Управление реализацией обычно предусматривает решение задач «продвижения» товаров и услуг (реклама, «паблик рилейшнз», персональные продажи, стимулирование сбыта и др.), «товародвижения» (движение товаров и услуг от производителей к потребителям, включая заключение договоров на поставку), послепродажного обслуживания, регулирования цен, контроля за использованием (потреблением) и т.д. Через функции реализации и исследования рынка осуществляется «обратная связь» между производителем и потребителем, которая обеспечивает непрерывность инновационного цикла. Этим инновационный цикл отличается, в частности, от комплекса работ по подготовке производства новых изделий, который заканчивается освоением их в производстве.

Содержание функции «управление инновациями» включает ряд специальных функций, в т.ч.:

управление НИР и разработками;

технические функции, они обеспечивают решение комплекса вопросов, связанных с техническим и технологическим обеспечением инновационной деятельности, в том числе основного и вспомогательных производств, сферы управления, всех хозяйств и служб предприятия, участвующих в освоении новых изделий. Основным содержанием технических функций управления продуктовыми инновациями являются конструкторская, технологическая, транспортная, складская, метрологическая и другие виды подготовки производства;

экономические функции управления инновациями, разработку планов производства новой, они предполагают: проведение маркетинговых исследований продукции, определение необходимого объема капитальных вложений, расчет затрат на производство, расчет экономических норм и нормативов, доходов и прибыли, формирование системы учета выпуска продукции (и других работ, выполняемых в инновационном цикле), решение вопросов оплаты труда, его материального стимулирования; организационные функции -- это решение вопросов организации производства новой продукции (организации рабочих мест, бригад, участков, цехов, производств), организации труда работников и коллективов, организации управления производством, кадрового обеспечения производства;

социальные функции предусматривают подготовку, переподготовку и повышение квалификации кадров, создание нормального социально-психологического климата в коллективах, улучшение условий труда и быта работников, преодоление социально-психологических барьеров, препятствующим нововведениям.

При этом используются следующие способы: подготовка персонала (обучение, совместное обсуждение стоящих проблем, создание необходимых условий труда); стимулирование активности (материальное и моральное); финансовая, организационная и психологическая поддержка творческой активности и инициативы со стороны руководства; использование способов разрешения конфликтов.

В числе мер финансовой поддержки нововведений на фирмах экономически развитых стран используются особые формы планирования бюджета отдельных производственных подразделений. Только после того, как новая продукция успешно продается на рынке в течение двух или более лет, данные о ней включаются в отчетность соответствующего подразделения, чтобы не снижать его показатели в период освоения новшеств.

Организационная поддержка инновационной деятельности тесно связана с реализацией организационных функций управления нововведениями, которые могут осуществляться:

в рамках существующей системы управления предприятием;

на программно-целевой основе (разработка и реализация целевых программ предприятия, создание целевых групп по решению конкретных проблем и т.д.);

с использованием дивизиональных структур (формирование в той или иной степени самостоятельных производственных и управленческих подразделений, ответственных за коммерческий успех новшеств на конкретном рынке);

в рамках научно-производственных объединений различного типа, в том числе сетевых структур;

с использованием договорных отношений с предприятиями, организациями, составляющими научно-производственную инфраструктуру (научно-исследовательскими организациями, высшими учебными заведениями, аудиторскими, консалтинговыми, инновационными и другими фирмами), отдельными лицами;

с использованием услуг в различных формах высококвалифицированных специалистов-консультантов;

в рамках системы управления качеством, обеспечивающей реализацию инновационного цикла по совершенствованию конкретных видов продукции.

В реализации различных функций управления инновациями особое место принадлежит субъектам управления инновациями. В общем случае, такими субъектами (субъектами реализации отдельных инновационных функций) могут выступать: руководители различного уровня, выполняющие общие функции управления в рамках инновационного цикла; менеджеры по инновациям, отвечающие за реализацию инновационного цикла по различным видам новшеств; конструкторские и технологические подразделения; подразделения подготовки производства, координации работ; служба управления качеством; специальные конструкторские и (или) технологические бюро с опытным производством; другие научно-производственные фирмы, научно-исследовательские институты, высшие учебные заведения и т.д.

В связи с возрастанием роли управленческой деятельности, особое значение для повышения ее эффективности приобретают инновации в сфере управления предприятием (организацией).

Объектами инновационной деятельности в этой сфере (объектами совершенствования управления) обычно выступают: структура управления предприятием, система работы с кадрами, маркетинг, методы выполнения управленческих работ и организация труда работников управления, использование современных информационных технологий на базе современной компьютерной техники и коммуникационных средств.

Инновационный цикл в сфере управления предполагает проведение научных исследований, разработок, их реализацию (использование) и контроль за результатами применения. При этом возможно использование самых разнообразных форм развития этой деятельности:

функционального управления (форм и методов работы руководящего персонала предприятия, отдельных управленческих подразделений и служб);

целевого управления (целевых подсистем управления: персоналом, инновациями, качеством, ресурсами и т.д.);

системы управления в целом (комплексная рационализация управления).

С точки зрения субъекта рационализации совершенствование управления может осуществляться собственными силами предприятия, с привлечением сторонних организаций и лиц, с использованием смешанных форм. Работы по рационализации управления могут осуществляться:

как текущая работа по управлению (совершенствование форм и методов управленческой работы в рамках отдельных подразделений и служб);

на плановой основе (с использованием текущих и перспективных планов, в том числе планов организационно-технических мероприятий, бизнес-планирования организационного развития);

с использованием программно-целевого управления;

с использованием специальных форм.

Особое место в деятельности по рационализации управления принадлежит планомерной и периодически проводимой работе по комплексному анализу и совершенствованию системы управления. В числе известных и практически реализуемых методов в данной области можно назвать метод организационного анализа системы управления под названием «ИНТРОСПЕКТ», применяемый в компании «Дженерал электрик». Он позволяет сократить расходы на управление, уменьшить дублирование и «фрагментарность» работ исполнителей, отрегулировать загруженность руководителей, разработать рациональную структуру занятости и распределения функций между сотрудниками в связи с изменением структуры и масштабов деятельности организации.

Своеобразный опыт повышения активности служащих в области подготовки предложений для организационных изменений накоплен на японских предприятиях. Используются такие методы, как «план предложений» -- или «ящик предложений»; «организационное развитие»; «кружки качества» и другие малые самоуправляемые группы на различных уровнях управления.

В настоящее время на фирмах и корпорациях развитых стран уделяется все большее внимание инновационному менеджменту как современной форме управления инновационной деятельностью. Под инновационным менеджментом понимается, с одной стороны, управление инновациями во всех сферах деятельности, комплексное обоснование принимаемых инновационных решений; с другой -- управление творческой, инновационной активностью работников. В инновационном менеджменте значительное место отводится мотивации инновационной деятельности сотрудников, прежде всего материальной мотивации.

Система оплаты инновационной деятельности должна учитывать ее специфику, связанную с риском. В этой сфере должны работать способные люди, которых необходимо особым образом вознаграждать за работу, результаты которой могут проявиться лишь через несколько лет. Например, в компании «ЗМ» обещают работнику, успешно развивающему новый рынок, пост главы нового предприятия с соответствующим вознаграждением. Известным способом мотиваций инновационной активности является обязательство предоставлять в случае успеха долю в будущих прибылях от реализации новшеств на рынке.

4. Делопроизводство -- это деятельность, охватывающая документирование и работу с документами, под которыми понимаются материальные объекты, оформленные в установленном порядке, имеющие в соответствии с действующим законодательством правовое обеспечение и содержащие информацию в зафиксированном виде для ее передачи во времени и пространстве. Как правило, делопроизводство на предприятиях и в организациях осуществляет канцелярия -- специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения и подчиненная непосредственно руководителю организации или его заместителю. В состав канцелярии могут быть включены: подразделения по учету, регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и рассмотрению писем (жалоб, заявлений), экспедиция, секретариат, машинописное и множительно-копировальное бюро, архив и др.

В своей деятельности эта служба руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами государственной власти и управления, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самого предприятия, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений национальной архивной службы и другими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления. Организационная структура управления службой делопроизводства на предприятии устанавливается в зависимости от объема документооборота, наличия средств организационной и вычислительной техники и других факторов.

Процесс создания документов называется документированием. Способы и организационные формы документирования в значительной степени определяют уровень информационного обеспечения, оперативность и качество принимаемых решений, содержание и культуру труда работников, эффективность аппарата управления. Всю документацию, действующую в сфере управления предприятием, можно отнести к двум группам: организационно-распорядительной и планово-учетной (специальной). Последняя отражает специфику функционального управления (плановая, финансовая, по материально-техническому снабжению и сбыту, по оперативному, бухгалтерскому учету и отчетности и т.д.). Состав ее непостоянен и меняется по мере изменений функций управления и их организационного оформления.

Организационно-распорядительная документация -- это система документации, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда. Она применяется при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности административно-управленческого персонала и не зависит от характера полномочий и их распределения. Выделение этой системы определено тем, что не все связи, существующие на предприятии, отражаются в его организационной структуре управления.

Организационно-распорядительная документация подразделяется на:

организационные документы, носящие нормативный характер и регламентирующие правовой статус организаций и их структурных подразделений, функции, права и обязанности должностных лиц (уставы, положения, инструкции, правила, протоколы);

распорядительные документы, с помощью которых оформляется распорядительная деятельность органов управления, осуществляемая, как правило, на основе единоначалия и коллегиальности (приказы, распоряжения, указания, решения, инструкции);

справочно-информационные документы, включающие служебную переписку (письма, служебные и докладные записки, справки, протоколы, акты, инструктивные письма, телеграммы, факсы и т.д.);

кадровые документы по оформлению и движению личного состава предприятия (заявления, анкеты, представления, справки).

В практике документирования документы классифицируются и по ряду других признаков:

по назначению (оперативно-производственные, стандартные, типовые, индивидуальные, нестандартные);

по отношению к данному предприятию (входящие, исходящие, внутренние);

по происхождению (официальные, личные);

по срокам исполнения (срочные, несрочные);

по срокам хранения (постоянного, временного срока хранения);

по степени гласности (для служебного пользования, секретные, несекретные, особой важности);

по степени подлинности (подлинники, копии, дубликаты, выписки);

по юридической силе (подлинные и подложные); по сложности и содержанию (простые, сложные);

по последовательности образования (первичные, производные);

по степени приспособленности к машинной и автоматизированной обработке (машиноориентированный документ, приспособленный для обработки данных средствами вычислительной техники; машиночитаемый документ, приспособленный для автоматического считывания содержащейся в нем информации) и т.д.

Система взаимосвязей документов проявляется в процессе управления. Движение документа в организации с момента его создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Он должен основываться на тщательно разработанной, стабильной технологии управления делопроизводством предприятия, которое определяется как техническое, вспомогательное обслуживание конкретных функций управления, играющее, тем не менее, важную роль в повышении оперативности и эффективности работы всего аппарата управления. Оптимизация документооборота приводит к сокращению количества единиц и форм обрабатываемых документов, упрощению процедур их оформления, повышению скорости исполнения, высвобождению руководителей и специалистов от выполнения несвойственных им функций технических исполнителей.

Основными функциями управления делопроизводством являются следующие: управление подсистема производительность качество

обеспечение единого порядка документирования и организации работы с документами, включающее осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы;

организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов;

осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись;

организация изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;

разработка номенклатуры дел предприятия;

обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу и другими нормативными документами;

контроль документов включает: регулирование хода их прохождения, оформления и исполнения в установленные сроки;

работу с документами, правильность оформления и формирования их в структурных подразделениях;

систематическое информирование руководства по этим вопросам; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов;

оценки состояния и действенности - исполнительской дисциплины.

Реализация комплекса функций по организации работы с документами и обеспечение единого порядка документирования осуществляется в соответствии с действующими национальными стандартами, руководящими документами, отраслевыми руководящими документами и стандартами предприятий по делопроизводству. Кроме этого, предприятия, сотрудничающие с зарубежными фирмами, при подготовке документов должны учитывать специфику делопроизводства соответствующих стран, отражающуюся в их национальных стандартах. Ряд вопросов делопроизводства решен в международных стандартах ISO.

При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество экземпляров карточек, которые могут составлять различные картотеки: справочные, контрольные, по письмам граждан, алфавитные, кодификационные и другие, в зависимости от задач поиска или вида (групп) регистрируемых документов. Карточки в разделе исполненных документов в справочных картотеках группируются по номенклатуре дел. Выбор поисковых признаков определяется в зависимости от видов документов и характера запросов. Наименование поисковых признаков указывается в специальных разделителях карточки.

При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.

При передаче документов на хранение в архив передаются и поисковые системы: при традиционной карточной регистрации -- картотека с полностью заполненными реквизитами; при автоматизированной -- из банка регистрационных данных изымаются сведения о документах, сроки оперативного хранения которых истекли; распечатываются и передаются раздельно в архив регистрационные блоки картотек на документы, подлежащие и не подлежащие передаче на государственное хранение.

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах; правильного формирования и ведения дел в подразделениях предприятия (организации). Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения (ответа), а также устные решения и поручения руководства Контроль осуществляют руководители, ответственные исполнители, подразделения службы делопроизводства или специально назначенные лица.

Необходимость постановки документа на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются руководителем в резолюции или в тексте документа (приказа, протокола, распоряжения). Сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными актами органов государственной власти, центральных органов управления.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем. Допускается корректировка сроков исполнения по указанию руководителя. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов организациям и лицам или другого подтверждения исполнения.

Контроль за ходом исполнения документов и регулирование процесса заключаются в информировании исполнителей и руководителей о приближении сроков исполнения. Информация о результатах исполнения документов обобщается и доводится до сведения руководства в форме сводки об исполнении документов и поручений за период, установленный регламентом. Контроль за исполнением документов ведется на основе регистрационных карточек или банка их данных при автоматизированном контроле. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, группам документов (приказы, решения, входящие, исходящие письма и т.д.). На один контролируемый документ может быть заполнена несколько контрольных карточек в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения. Контроль осуществляется службой контроля.

...