Управление целевыми подсистемами организации

При автоматизированном делопроизводстве исполнителям могут направляться предупреждения в виде машинограмм, информации по «электронной почте» или локальной вычислительной сети в зависимости от того, на каких программных и технических средствах реализована система, например, с выводом на экран дисплея ЭВМ руководителей и исполнителей. Карточка с исполненными материалами представляется ответственному за контроль для проверки исполнения и снятия документа с контроля. При некачественном исполнении или срыве сроков документ с контроля не снимается и переходит в разряд неисполненных в срок. Также может быть принято решение о необходимости переноса срока исполнения такого документа.

В настоящее время имеется множество разработок автоматизированных систем делопроизводства, начиная от отдельных, сравнительно простых по набору функций автоматизированных рабочих мест (например, АРМ-канцелярия) и заканчивая сложными системами в рамках программных средств общего назначения (например, Mickrosoft-Office, Lotus SmartSuit, либо с использованием средств, соответствующих СУБД, и языков программирования). Для получения и рассылки электронных документов применяются локальные, региональные и глобальные вычислительные сети (например, Ethernet-локальная ВС, Internet- глобальная ВС) и факсимильная связь, В сетях используется «электронная почта», системы электронного обмена данными.

Электронная почта является технологическим аналогом обычной почтовой связи, а все остальные виды услуг обеспечивают доступ к компьютерам, аккумулирующим большие объемы информации. Одной из наиболее эффективных систем «электронной почты» является E-Mail, отличающаяся возможностью поддержания широкого круга аппаратных и программных средств, различных сетевых операционных систем и серверов. Как правило, все автоматизированные системы управления делопроизводством содержат средства регистрации, отчетности, входного и выходного контроля.

Электронные документы и дела требуют и специализированного электронного архива. За рубежом активно развивается рынок специализированных систем (аппаратно-программных комплексов) электронного архивирования, систем обработки изображений, образцов документов. Единую технологию электронного архивирования разработали фирмы Cognitive Technologies, Hewlett-Packard, LVS и Oracle (программные продукты с сетевыми версиями систем сканирования и распознавания текстов и системой архивации, аппаратные средства в составе высокопроизводительных сканеров, принтеров и устройств массовой памяти типа WORM).

В последние годы прикладные работы в технологии электронного обмена данными (Electronic Data Interchange-EDI) бурно развиваются, постоянно расширяется сфера ее применения. Технология EDI основана на возможности использования вместо бумажных документов стандартных электронных сообщений переменной длины. При формировании электронного сообщения реквизиты передаваемого документа по возможности представляются в виде кодов с использованием стандартных классификаторов и справочников, единых синтаксических правил.

Вместе с тем в реальных условиях функционирования отечественных предприятий и недостаточно средств для приобретения дорогостоящих систем, нельзя исключать возможность совершенствования форм и методов работы с документами, включающей разработку, внедрение и ведение альбома и табеля унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений; разработку совместно с соответствующими структурными подразделениями организации мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины; внедрение прогрессивных технологий документационного обеспечения. Другим направлением рационализации документооборота на предприятии является его сокращение, включая количество форм документов, разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию делопроизводства. Все это требует постоянного повышения квалификации работников службы делопроизводства и архивов, их психологической адаптации к новым условиям работы и контроля за исполнением дисциплины.

В перспективе в результате развития системы делопроизводства произойдет переход к технологии «электронного офиса». Однако для внедрения требуется солидная организационная подготовка, поскольку меняются не только сами документы и технология их обработки, но и организационные структуры, функциональные обязанности сотрудников, квалификационные требования к ним. В соответствии с этим потребуется пересмотр всех организационно-методических, нормативных и инструктивных документов предприятия. Таким образом, появится и новая профессия -- менеджера по управлению делопроизводством.

Экологический менеджмент предприятия представляет собой часть общей системы менеджмента. Как вид управления в социально-экологической сфере экологический менеджмент -- это управление, заключающееся в сознательном воздействии человека на природные, техногенные и социальные процессы, а также объекты окружающей среды для удовлетворения своих экологических, экономических, культурных и других потребностей. Экологический менеджмент направлен на реализацию экологических целей предприятия, регламентируемых ГОСТ 2452-80, европейскими стандартами EMAS, BS7750 и др., Международной организацией стандартизации ISO 14000. Экологически безопасные производственные процессы соответствуют требованиям минимизации, нейтрализации, сброса (выброса) загрязняющих веществ, безотходности производства, безопасности для здоровья промышленно-производственного персонала, сокращения энергопотребления, эффективности ресурсопотребления.

В соответствии с ISO 14004 основными принципами создания системы экологического менеджмента являются:

установление порядка, при котором управление качеством окружающей среды становится одним из высших приоритетов предприятия;

создание или укрепление экологической службы предприятия;

установление и поддержание связей с внутренними и внешними заинтересованными в эффективной экологической политике сторонами (включая общественность);

реализация согласия между руководством и работниками по экологическим проблемам с пониманием взаимной экологической и др. ответственности;

соответствие требований нормативно-правовых актов экологическим аспектам деятельности предприятия и уточнение соответствия этим требованиям показателей его воздействия на окружающую среду;

первичная оценка параметров производственных и других процессов, необходимых для достижения требуемого уровня характеристик экологичности предприятия;

включение процедур планирования и учета экологических аспектов во весь жизненный цикл продукции или услуг (в том числе и во вспомогательные процессы);

выделение материальных, финансовых и кадровых ресурсов, достаточных для обеспечения выбранного уровня экологичности;

более точная оценка характеристик экологичности и их соответствия текущей экологической политике организации, ее перспективным целям и задачам в данной области;

оценка процессов управления посредством проверок и определения возможности улучшения самой системы экологического менеджмента, ее аудит;

внедрение и развитие подсистем экологического маркетинга, инжиниринга, экологического образования и др.

Для внедрения системы экологического менеджмента на предприятии необходимо:

определить экологическую политику предприятия и сформулировать требования к системе экологического менеджмента;

сформировать программу реализации экологической политики;

разработать механизм, обеспечивающий достижение целей и задач экологической политики;

обеспечить постоянный мониторинг, эффективный контроль, аудит характеристик окружающей среды;

проанализировать состояние и возможности улучшения характеристик системы экологического менеджмента, обеспечивая ее постоянное соответствие изменяющимся внешним и внутренним факторам, которые представляются наиболее значимыми, например, с позиции выполнения требований нормативно-правовых актов в области экобезопасности, охраны окружающей среды и рационального природопользования;

рассмотреть экологические аспекты в рамках хозяйственных проблем.

Важнейшим элементом функционирования системы экологического менеджмента является анализ текущего состояния управления качеством окружающей среды, которое оценивается сопоставлением с исходным состоянием управления окружающей средой. Анализ должен охватывать широкий диапазон условий функционирования предприятия, включая возможные аварийные ситуации. Информация для осуществления анализа может быть получена в документации предприятия и методом прямых измерений параметров окружающей среды. Исходное состояние анализируется по следующим направлениям:

требования законодательных и других государственных нормативных актов;

экологические аспекты деятельности предприятия, его продукция, услуги, оказывающие воздействие на окружающую среду;

оценка соблюдения требований внутренних и внешних

стандартов, правил и норм;

существующая практика и процедуре экологического менеджмента;

политика и деловым процедурам по выполнению контрактов, поставок (в т.ч. с учетом экологических требований);

реализация обратной связи по результатам анализа предыдущих случаев нарушения договоров (в т.ч. по экологическим причинам);

возможности обеспечения преимуществ в конкурентоспособности за счет экологических факторов;

оценка заинтересованными сторонами эффективности управления окружающей средой предприятия (в т.ч. критические);

функции и деятельности других организационно-технических систем, способствующим или препятствующим улучшению характеристик окружающей среды.

Важным элементом системы экологического менеджмента предприятия является его экологическая политика, которая формируется в рамках хозяйственной деятельности с учетом, состояния окружающей среды; требований законодательных и других государственных нормативно-правовых актов, регламентирующих деятельность предприятия. При этом важно установить уровень ответственности предприятия за состояние окружающей среды, экологическую безопасность. В этой связи необходимо рассматривать следующие вопросы:

имеет ли предприятие документально оформленную политику охраны окружающей среды;

сформулированы ли цели и задачи экологической политики;

отражает ли эта политика основные (наиболее общие) цели предприятия;

одобрена ли экологическая политика Советом директоров или другим высшим органом административного управления организации, обеспечена ли возможность корректировки этой политики, в т.ч. по предложениям персонала;

стимулирует ли экологическая политика направление деятельности в области экологического мониторинга, экоаудита и использования соответствующих информационных технологий в практике управления;

поддерживает ли экологическая политика деятельность по непрерывному улучшению характеристик экологичности по данным экологического мониторинга и выполнению нормативных требований и учитывает ли мнения заинтересованных сторон.

Одним из элементов системы экологического менеджмента является оценка воздействия на окружающую среду планируемых и осуществляемых работ предприятия, включающая экологические и хозяйственные аспекты. Экологический аспект включает характер, масштаб, интенсивность, вероятность, продолжительность воздействия на окружающую среду. Хозяйственные аспекты включают возможность нормативно-правового регулирования; проблемы измерения характеристик воздействия; затраты на измерение уровня воздействий; влияние изменения характера деятельности или процесса на уровень воздействия.

Предприятие должно идентифицировать и оценить все внешние и внутренние критерии. Внешние критерии -- это нормативно-правовые и др. требования, непосредственно связанные с экологическими аспектами осуществляемой производственно-хозяйственной деятельности. Внутренние критерии разрабатываются и применяются при отсутствии внешних критериев, регламентирующих деятельность предприятий.

Например, предприятие может иметь свои внутренние критерии следующих видов деятельности:

система административного управления;

обеспечение ответственности работников за охрану окружающей среды;

приобретение, управления собственностью, лишения прав собственности;

выбор поставщиков;

выбор субподрядчиков;

управления сбытом продукции;

организация природоохранной деятельности;

отношения с контрольными и надзорными органами;

подготовленность к аварийным экологическим ситуациям;

осведомленности и обученность персонала в области охраны окружающей среды;

измерение характеристик экологичности и улучшения их;

снижение производственного и экологического рисков;

предотвращение загрязнений и образования отходов;

ресурсосбережение, переход на возобновляемые ресурсы;

проекты инвестиций (с включением экологических статей);

модификация технологических процессов (перехода на безотходные и экономичные технологии);

управление использованием комплектующих и сырьевых материалов;

управление отходами внутри организации;

управление расходованием энергии.

Задачи экологического менеджмента и экологической политики на предприятии формируются, исходя из поставленных целей и определенных временных рамок. Цель и задачи ставятся как для предприятия в целом, так и для отдельных структурных подразделений, с учетом их специфики и для соответствующих уровней управления. Основные функции подразделений предприятия приведены на рис. 3. Далее определяются измеряемые показатели экологичности, характеризующие экологическое управление и функционирование производственно-хозяйственной системы. Выводы о достижении поставленных целей и изменениях при осуществлении экологической политики формируются, исходя из анализа показателей экологичности, например, таких как:

количество используемых сырьевых материалов и энергии;

количество выбрасываемых газов, например СО2;

количество твердых отходов, производимых в расчете на единицу продукции; эффективность использования сырья и энергии;

число аварий, связанных с воздействием на окружающую среду;

уровень утилизации отходов;

уровень переработки материалов, используемых для упаковки;

километраж пробега транспортных средств, приходящийся на единицу продукции;

количество выделяемых газообразных загрязнителей;

инвестиции в охрану окружающей среды;

число судебных исков, связанных с экологическими нарушениями.

При этом важна информация не только о натуральных значениях указанных показателей, многосторонне характеризующая анализируемое предприятие, но и динамика этих показателей за определенный период. Система экологического менеджмента на предприятии действует эффективно, если оно своевременно реагирует на изменяющиеся требования рационального природопользования, охраны окружающей среды, обеспечения экологической безопасности, и при условии, если обеспечивается непрерывное совершенствование самой системы.

Рис. 3. Функции подразделений предприятия

Элементы системы экологического менеджмента регулируются и являются взаимосвязанными с другими элементами системы управления предприятия.

Формирование системы экологического менеджмента завершается функциональным контролем, подтверждающим соответствие этой системы направлениям, целям, задачам экологической политики предприятия. Прежде всего, контролируются вопросы обеспечения техногенной и экологической безопасности. В этой связи мониторинг и экологический аудит могут определяться как ключевые элементы экологического менеджмента.

Мониторинг должен обеспечивать получение информации для оценки соответствия экологических параметров деятельности предприятия требованиям нормативно-правовых актов по обеспечению экологической безопасности. Основными задачами мониторинга являются: контроль за качеством объектов окружающей среды, выявление источников загрязнения, динамики выбросов (сбросов) вредных загрязняющих веществ в природные объекты, их прогнозирование. Информация, полученная в результате осуществления мониторинга, необходима на предприятии для планирования мероприятий по снижению загрязнения окружающей среды и рациональному использованию природных ресурсов, определению приоритетных сфер деятельности, контроля и оценки эффективности осуществления природоохранных мер. На основе данных мониторинга осуществляется разработка комплексных, экологически ориентированных стратегических и оперативных мер по сокращению опасного воздействия на природную среду и жизнедеятельность людей, контроль за соблюдением экологических нормативов и стандартов. Полученные результаты должны постоянно анализироваться, создавать предпосылки для формирования решений экологических проблем предприятия.

Экологический аудит -- это независимая, объективная, вневедомственная проверка хозяйственной деятельности, оказывающей влияние на окружающую среду, и выработка рекомендаций по снижению ее потенциально негативного воздействия. Экологический аудит направлен на повышение эффективности экологического менеджмента, включая оценку соответствия действующему природоохранному законодательству и принципам экологической безопасности. При проведении экологического аудита необходимо не только оценивать соответствие конкретных видов деятельности природоохранному законодательству, но и оказывать разнообразные консультационные услуги, в частности:

по обоснованию экологической стратегии и политики предприятия, региона;

по определению приоритетов и планированию природоохранной деятельности,, выявление дополнительных возможностей ее осуществления;

по разработке рекомендаций по снижению риска возникновения чрезвычайных экологических ситуаций;

в области повышения эффективности экологического менеджмента;

в области развития системы экологического мониторинга;

по разработке рекомендаций по развитию отношений с органами государственного экологического контроля и управления, общественностью и населением;

по разработке рекомендаций и предложений по экологическому образованию персонала;

по вопросам природоохранного законодательства, информационного обслуживания и др.

Мировой опыт свидетельствует о широком практическом применении экологического аудита в качестве средства получения и оценки экологической информации о предприятии или ином объекте с целью выработки решений на различных уровнях управления и принятия необходимых корректирующих мер для обеспечения экологической безопасности. Важным направлением в решении задач экологического менеджмента является экологическая сертификация -- мера по обеспечению качества, экологической безопасности выпускаемой продукции. Экологическая сертификация способствует производству экологически безопасной продукции на всех стадиях ее жизненного цикла, повышению ее качества и конкурентоспособности; созданию условий для организации производств, отвечающих установленным экологическим требованиям; совершенствованию управления хозяйственной и иной деятельностью; завоеванию новых сегментов внешнего рынка.

Указанные методы применяются для определения соответствия результатов функционирования систем экологического менеджмента намеченным планам внедрения; проверки работоспособности; адекватности текущей деятельности предприятия сложившейся ситуации и достоверности оценочных результатов. Выводы, заключения, рекомендации, получаемые на основе проведения мониторинга и аудиторских проверок, других способов оценки эффективности системы экологического менеджмента документируются с указанием необходимых корректирующих и превентивных мер.

Размещено на www.allbest.