Особенности кадровой документации

Размещено на http://www.allbest.ru/

• ОГЛАВЛЕНИЕ
• Введение
• 1 Кадровая документация: развитие и сущность
• 1.1 История развития документоведения
• 1.2 Состав и виды кадровой документации
• 2 Особенности деятельности кадровых служб
• 2.1 Основные требования к оформлению кадровой документации
• 2.2 Деятельность кадровой службы
• Заключение
• Список использованных источников и литературы
• Приложение 1
• Приложение 2
• ВВЕДЕНИЕ
• До второй половины XIX в. основу информационной технологии составляли перо, чернильница и бухгалтерская книга. Коммуникация осуществлялась путем направления отдельных документов и пакетов. Продуктивность управленческой информационной системы была невысокой: каждый документ копировался отдельно вручную, помимо счетов, суммируемых также вручную, и статистических учетных журналов, состав информации для принятия решений был ограничен.
• На смену «ручной» информационной технологии в конце XIX в. пришла «механическая». Изобретение пишущей машинки (машины), телефона, диктофона, модернизация системы общественной почты обусловили принципиальные изменения в технологии обработки информации и, как следствие, в продуктивности работы. По существу, «механическая» технология проложила дорогу к формированию технологии документационного обеспечения управления существующих учреждений.
• Сороковые-шестидесятые годы XX в. характеризуются появлением «электрической» технологии, основанной на широком использовании электрических пишущих машинок со съемными элементами, копировальных машин на обычной бумаге, портативных диктофонов. Они несколько улучшили документационное обеспечение учрежденческой деятельности за счет повышения качества, количества и скорости обработки документов. Многие современные учреждения базируются на «электрической» технологии.
• Появление во второй половине 1960-х гг. электронно-вычислительных машин (ЭВМ) и вычислительных центров на некоторых участках учрежденческой деятельности начало смещать акцент в управленческих информационных технологиях на обработку содержания информации, зачастую в отрыве от формы, свободно видоизменяя ее. Это было началом формирования «электронной», или «компьютерной», технологии.
• Сложившиеся в 1960-х гг. концепции применения автоматизированных систем управления (АСУ) не в полной мере отвечали задачам документационного и информационного обеспечения управления, так как нередко опирались на представления о неограниченных возможностях «электронной» технологии при непрерывном наращивании мощности компьютеров Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учебное пособие. М.: ИНФРА-М, 1999. С.29.. Начиная с 1970-х гг. проявилась тенденция перенесения компьютеризации на работу с применением человеко-машинных процедур. При этом в основе построения компьютеризированных систем управления осталась гипотеза, согласно которой задачи анализа и принятия решений относились к классу формализуемых, поддающихся математическому моделированию. Предполагалось, что удастся повысить качество, полноту, подлинность и своевременность информационного обеспечения лиц, принимающих решения, эффективность работы которых будет возрастать благодаря увеличению объема анализируемой информации. Результаты внедрения подобных систем не оправдали возлагавшихся на них надежд.
• С появлением персональных компьютеров происходит принципиальная модернизация от централизации управления к распределенному вычислительному потенциалу и децентрализации управления при повышении однородности технологии обработки управленческой информации. Это фактически признание того, что самый совершенный компьютер не может заменить человека.
• Актуальность данной работы определяется тем, что наличие большого количества функционирующих баз данных, содержащих информацию практически по всем видам деятельности общества, создание технологий, обеспечивающих интерактивный доступ массового пользователя к этим информационным ресурсам, расширение функциональных возможностей информационных систем не отменяет проверенных временем технологий документационного обеспечения управления, а модернизирует их, заставляет более ответственно относиться к их четкой регламентации и соблюдению.
• Руководитель трудового коллектива должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организациях (например, приказов по личному составу, трудовых книжек работников), а также ведение кадрового делопроизводства с нарушениями требований Кодекса законов о труде Российской Федерации и Инструкции по ведению трудовых книжек.
• Целью данной работы является рассмотрение особенностей кадровой документации. Данная цель позволила сформулировать следующие задачи данного исследования:
• - рассмотреть историю развития документации;
• - дать общую характеристику кадровой документации;
• - описать особенности заполнения кадровой документации;
• - рассмотреть работу кадровых служб.
• В своей работе мы опирались на труды таких авторов как В.И. Андреева, Л.М. Вялова, В.А. Андреянова, М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов, А.Н. Кузнецова, М.Г. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов, Т.В. Печникова, А.В. Печникова, А.В. Пшенко, М.В. Стенюкок и многие другие.
• КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ: РАЗВИТИЕ И СУЩНОСТЬ
• 1.1 История развития документоведения
• Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что развитие информационных технологий в России проходило те же этапы развития, что и во всем мире, но в более сжатые сроки. Имеются свидетельства в зарубежных источниках, что еще в VIII-IX в. русичи «четами и резами» делали надписи на надгробиях и бытовых предметах. Но культура написания документов в древнерусском государстве восходит к Х в. Свидетельства этого - договоры с Византией 911 г. (кн. Олег) и 945 г. (кн. Игорь). Примечательно, что в обоих договорах упоминается об уже существовавшей практике составления документов. В первом случае - письменных завещаний, во втором - подорожных грамот для купеческих кораблей Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2002. - С.20..
• С образованием централизованного государства, центром которого стало Московское княжество, начинает складываться и аппарат его государственного управления, необходимый в хозяйственной и политической жизни любого государства. Одновременно на основе обычаев формируется и система документационного обеспечения этого аппарата.
• Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:
• - поступление документа на рассмотрение;
• - подготовка дела к «докладу»;
• - рассмотрение и решение дела;
• - оформление документа, содержащего решение Стенюкок М.В. Документы. Делопроизводство. - М.: ПРИОР, 2002. - С.18..
• В этот период сформировались системы бухгалтерской, военной, дипломатической, статистической и других обосабливающихся систем документации.
• Видовой состав документов приказного делопроизводства не был особенно разнообразным, все существовавшие в этот период документы группируются в несколько основных видов: грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные, однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей.
• Восемнадцатый век в развитии делопроизводства - это усиление законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формирование и закрепление общих административных начал деятельности учреждений, их структуры и штатной численности. Законодательной основой реформы стал утвержденный Петром I в 1720 г. Генеральный регламент Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2002. - С.22..
• Он ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию типа учреждений. Доминирующее значение к этих учреждениях получил коллективный способ принятия решений присутствием коллегии. С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. Этим законодательным актом окончательно отделяются обязанности присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделением - канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики (для письменного и устного перевода) и вахмистр, он же сторож для охраны учреждения.
• Особенностью регистрации документов в коллежской системе делопроизводства было то, что регистрация сопровождала документы в течение всего процесса производства дела, а после - и в архиве. Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении и, не распечатывая, передавал в присутствие.
• Существенные изменения претерпевают формы документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало их составлять. В частности, в указе 1723 г. «О форме суда» содержание челобитной следовало излагать по пунктам, а титул государя указывать только один раз в начале, что делало документы максимально удобными для чтения.
• До 60-х годов XIX в. был распространен коллежский порядок составления документов. Он особенно строго соблюдался (и соблюдается сейчас) в судебных учреждениях. Коллежский порядок документирования заключается в том, что в начале документа повторялась вся предыстория вопроса. Позже этот порядок был заменен составлением справки, в которой давались краткие извлечения из всех документов с указанием их даты и номера. Такая справка получила название экстракта. Однако и в этом случае дела достигали солидных размеров.
• Изложение содержания документа стало полностью зависеть от его формы. Таким образом, порядок составления документов и оформления реквизитов документов каждой разновидности зависел не столько от назначения документа, сколько от инстанции государственного управления, куда он посылался. Поэтому одна и та же разновидность документа имела разные варианты оформления реквизитов.
• В XIX в. документы стали изготавливаться на бланках. Бланком назывался лист, в левом верхнем углу которого делались бланковые надписи: наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок к документу. Бланки вначале были рукописными, а вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями.
• В исполнительном делопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия дел, т. е. проверка исполнения документов. При ревизии дел должно было проверяться:
• - в порядке ли дела содержатся;
• - верно ли составляются им заглавия;
• - нет ли медленности в делопроизводстве;
• - не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 1999. - С.28..
• Для хранения дел в каждом департаменте министерства и в каждом учреждении создавались текущие и окончательные архивы. Согласно законодательству текущий архив составляли документы и книги, которые нужны для справок и соображений по текущему делопроизводству.
• Советские и современные российские технологии документационного обеспечения управления продолжили развитие делопроизводственных технологий, уходя корнями в традиции предшествующих периодов.
• Исходной методологической посылкой теоретических построений и практической рационализаторской деятельности 1920-х годов явилось утверждение о наличии общих черт в производственных и управленческих процессах. С позиций данной концепции удалось эффективно решить многие «локальные» управленческие вопросы:
• - рационализация организации управленческих структур;
• - совершенствование документирования исполнения, планирования и учета;
• - упрощение технологии управленческих процедур и операций;
• - разработка частных рекомендаций по улучшению делопроизводства в аппарате управления.
• В 20-е годы развивались и системы специальной документации, акцент был сделан на документировании таких функций как планирование, учет, контроль. В статистической документации в качестве основы использовались личные, посемейные и похозяйственные бланки. Статистическая документация, становилась единообразной по форме и включаемым показателям Делопроизводство в кадровой службе. - М.: ПРИОР, 2002. - С.13..
• С 1958 года Архивная служба была наделена правомочиями контролировать постановку документальной части делопроизводства и стала с тех пор ведомством, «отвечающим за координацию деятельности федеральных органов государственной власти в области архивного дела и делопроизводства, развитие совместно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации».
• В 1966 г. в рамках Архивной службы был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалась основная часть разработки Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В подготовке проекта Основных положений ЕГСД кроме него приняли участие научно-исследовательские институты: труда, оргтехники, стандартизации. Институт государства и права Академии наук СССР. В 1973 г. Основные положения ЕГСД были одобрены Госкомитетом СМ СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для использования Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 1999. - С.27..
• Утвержденная в 1988 г. Архивной службой «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ) является актуализированной версией ЕГСД и до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации работы с управленческой документацией в стране. Необходимо отметить, что при последующих переизданиях ГСДОУ редактировалась, актуализировалась, из нее изымались и добавлялись отдельные положения Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. №65-ст)..
• В 1993 г. была введена в действие разработанная на ее основе Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, замененная в 2000 г. новой Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации.
• Таким образом, в настоящее время основы документационного обеспечения регламентированы ГСДОУ и локальными нормативно-методическими разработками, созданными на ее основе: по работе с документами в аппарате Правительства, Президента, Государственной Думы и др.
• 1.2 Состав и виды кадровой документации
• Функция кадровой документации (по личному составу) - оформление и закрепление трудовых отношений.
• Трудовые правоотношения организации с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации, инструкциями Министерства по труду и социальным вопросам и Федеральной архивной службы, пенсионным законодательством.
• Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.
• Информационные показатели, используемые в кадровых службах, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об их образовании, занимаемой должности и др. Так, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) (принят постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. №367) (с изменениями №1/96, №2/99, №3/2002). - М.: Минтруда России, 2003. - 128 с., введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. №367 с 1 января 1996 г., предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих, начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах и др Там же. С.6..
• Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.
• Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.) Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) (утв. и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299) (с изменениями 1 / 96, 2 / 98, 4 / 99, 5 / 99, 6 / 2000, 7 / 2000, 8 / 2000, 9 / 2001, 10 / 2001, 11 / 2001, 12 / 2001, 13 / 2001, 14 / 2002, 15 / 2002, 16 / 2002, 17 / 2002, 18 / 2003, 19 / 2003, 20 / 2003). - М.: Госстандарт России, 2004. - 82 с..
• В организации должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Документы по личному составу являются социально значимыми документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учете и хранении в течение длительного срока. Основная часть документов, оформляющих трудовые отношения, вошла в состав унифицированной системы первичной учетной документации в разделе учета труда и его оплаты (См Приложение 1).
• Между разработчиками унифицированных систем состав курируемых комплексов разграничен, но иногда документы дублируются, например: приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении представлены в системах организационно-распорядительной и отчетно-статистической документации. Поэтому приведенный перечень документов (См. Приложение 1) дополняется более ранними по выпуску формами из унифицированной системы организационно-распорядительной документации (См. Приложение 2).
• Наиболее многочисленную по видам и разновидностям группу кадровых документов составляет организационно-распорядительная документация, охватывающая вопросы организационно-правового обеспечения деятельности кадровой службы и ее сотрудников, документирования движения кадров, аттестации персонала, соблюдения трудовой дисциплины и многие другие.
• К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым в кадровой службе относятся:
• - организационные документы: положение о кадровой службе, должностные инструкции работников этой службы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание;
• - распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам совершенствования работы с кадрами (распорядительные документы, относящиеся к основной деятельности предприятия) и приказы (распоряжения) по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.;
• - информационно-справочные документы: протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, графики отпусков и т.п.
• Кроме того, к документам по личному составу относятся:
• - документы по аттестации сотрудников;
• - личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты и их копии);
• - документы по социальному обеспечению, т. е. назначению пенсий.
• В некоторых формах документов заметна социальная ориентация: для служащих или для промышленных рабочих, другие более универсальны.
• Из учетных документов следует выделить личную карточку Т-2, заполняемую на всех работников и служащую для подтверждения трудового стажа, а также личный листок по учету кадров и дополнение к нему или анкету и дополнение к ней, входящие в состав личного дела работника Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: Учебное пособие. - М.: Экономика, 2002. - С.37..
• Для каждого работающего особенно важное значение имеют его персональные документы: трудовая книжка, справка с места работы, характеристика, рекомендательное письмо и др.
• Одновременно, в организациях с небольшой текучкой сотрудников, не ведущих компьютерной базы данных, вполне успешно применяются традиционные формы документов «докомпьютерной» эпохи.
• Обязательное ведение большинства кадровых документов предусмотрено Трудовым кодексом Российской Федерации, инструкцией по ведению трудовых книжек, другими ведомственными актами.
• Часть этих документов регламентирована до уровня единообразных в масштабах всей страны бланков, например трудовая книжка, листок по учету кадров, график отпусков и др. Для части документов предлагаются варианты бланков с разной степенью детализации, например, часть кадровых приказов, справок с места работы или учебы. Третьим даны только названия и перечислен состав информации, которой должен быть наполнен подобный документ, например заявления, докладные и объяснительные записки.
• Обновление системы правовых отношений введет к обновлению содержания традиционных кадровых документов (анкета, трудовой договор и др.) и к внедрению новых документов, не применявшихся ранее, например резюме.
• Резюме приобретают все большую популярность в условиях поиска возможностей трудоустройства. Особенностью данного документа является изложение сведений о своем образовании и трудовой деятельности в обратном порядке, начиная с настоящего момента. В резюме могут быть указаны любые дополнительные сведения о своих профессиональных навыках и дополнительных специальностях. Необычно для отечественной системы документационного обеспечения и использование этого документа-саморекламы. Резюме предназначены для рассылки по адресам нескольких фирм, в которых Вам бы хотелось получить работу, рассылки по Интернету, в газетной рекламе.
• К документации по личному составу условно можно отнести и личные доверенности, которые выдаются от лица сотрудника (доверителя) на получение зарплаты и других выплат, не полученных при увольнении трудовых книжек и др., связанных с трудовыми отношениями. Такие доверенности в соответствии с Гражданским кодексом РФ нотариального удостоверения не требуют и заверяются работником, ведущим кадровую документацию.
• Такие доверенности выдаются, как правило, на срок проведения действий, указанных в ней. Если срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. Доверенность считается недействительной, если в ней отсутствует дата выдачи (ст. 186 Гражданского кодекса РФ).
• К документации по личному составу следует отнести применительно к офисной деятельности не только пропуска и удостоверения, выдаваемые сотрудникам, а также дипломы и аттестаты, которыми подтверждается квалификация и претензии на занятие той или иной должности. Копии дипломов и аттестатов также по законодательству заверяются работником, ведущим в офисе кадровую документацию, и хранятся вместе с другими документами о сотрудниках организации.
• Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом (общем, непрерывном и специальном) стаже работы (ст. 66 Трудового кодекса РФ) Трудовой кодекс Российской Федерации. - М.: Юрист, 2003. - С.128.. Трудовые книжки на работников ведутся во всех организациях независимо от формы собственности. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.
• Порядок ведения трудовых книжек установлен специальной инструкцией еще в 1974 г. Так, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной. При приеме на новую (очередную) работу трудовую книжку обязательно представляют лицу, ведущему документацию по личному составу, и регистрируют в журнале движения трудовых книжек. Записи в трудовой книжке начинаются с внесения наименования предприятия, которое оформляет трудовые отношения с ее владельцем. Если предприятие изменило свое название, то об этом делается обязательная запись под очередным номером. Все записи производятся в точном соответствии с приказами (распоряжениями) без зачеркиваний и помарок, все исправления оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью. Возвращается при увольнении или выдается временно, например, для оформления загранпаспорта трудовая книжка строго под расписку.
• По желанию работника в трудовую книжку вносятся сведения и о работе по совместительству, конечно по предъявлении документов, подтверждающих работу по совместительству.
• При уходе сотрудников на пенсию с помощью работников кадровой службы и бухгалтерии оформляются необходимые для ее назначения органами социального обеспечения документы, обычно называемые в совокупности «пенсионным делом».
• При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относит к категории конфиденциальной информации Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. - 2-е изд., испр. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1998. - С.102..
• 2 ОСОБЕННОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВЫХ СЛУЖБ
• 2.1 Основные требования к оформлению кадровой документации
• Составление и оформление кадровой документации регламентируется соответствующими законодательными и подзаконными актами Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. №65-ст)..
• При оформлении организационно-распорядительных документов кадровой службы (приказов, протоколов, актов и др.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.
• ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующий состав реквизитов ОРД:
• 01 - Государственный герб Российской Федерации;
• 02 - герб субъекта Российской Федерации;
• 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• 04 - код организации;
• 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• 06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП);
• 07 - код формы документа;
• 08 - наименование организации;
• 09 - справочные данные об организации;
• 10 - наименование вида документа;
• 11 - дата документа;
• 12 - регистрационный номер документа;
• 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• 14 - место составления или издания документа;
• 15 - адресат;
• 16 - гриф утверждения документа;
• 17 - резолюция;
• 18 - заголовок к тексту;
• 19 - отметка о контроле;
• 20 - текст документа;
• 21 - отметка о наличии приложения;
• 22 - подпись;
• 23 - гриф согласования документа;
• 24 - визы согласования документа;
• 25 - оттиск печати;
• 26 - отметка о заверении копии;
• 27 - отметка об исполнителе;
• 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• 29 - отметка о поступлении документа в организацию;
• 30 - идентификатор электронной копии документа Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. №65-ст)..
• Каждый документ имеет присущий только ему набор реквизитов, однако в любом документе можно условно выделить следующие три части: заголовочную (реквизиты 01-17), содержательную (реквизиты 18-21), оформляющую (22-30).
• Реквизиты 01-14 заголовочной части могут располагаться вдоль верхней стороны листа (продольное расположение) или в левом верхнем углу стандартного листа бумаги (угловое расположение).
• Реквизиты «Герб», «Эмблема». Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52, часть I, ст. 5021) Федеральный конституционный закон «О Государственном гербе Российской Федерации» // СЗ РФ. 2000. №52. Ч. I. Ст. 5021..
• Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
• На бланках документов, создаваемых в негосударственных структурах герб не изображается.
• Бланк документа может иметь изображение эмблемы организации, т.е. зарегистрированного в установленном порядке товарного знака (знака обслуживания) организации. При наличии на бланке герба эмблема не воспроизводится. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
• Реквизиты «Код организации» и «Код формы документа». В правом верхнем углу унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты расположено два «окошка». В нижнем указывается код организации по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций). Проставление этого кода в унифицированных формах является обязательным. Код по ОКПО присваивается организации в процессе регистрации органами статистики, и вы при необходимости можете уточнить его у главного бухгалтера вашей организации.
• Справа вверху над кодом по ОКПО в унифицированных формах располагается код формы документа по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации), он используется при автоматизированной обработке больших документационных массивов. Этот код уже проставлен на всех унифицированных формах, и даже если на предприятия отсутствуют автоматизированные системы управления, снимать его нельзя.
• Реквизиты «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» и «Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП)». Оба реквизита проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
• Реквизит «Наименование организации». Указывается строго в соответствии с учредительными документами (уставом, для бюджетников - Положением об организации). Сокращенное наименование организации указывают ниже полного или за ним, но только в том случае, если оно закреплено в учредительных документах. Наименование филиалов, представительств, если они являются авторами документов, указывают ниже наименования организации. Если в наименовании организации не отражено ее местоположение, как, например, в названии «Московский машиностроительный завод», рекомендуем при заполнении унифицированных форм указывать название административно-территориальной единицы - местоположения организации.
• Произвольные сокращения в наименовании организации, особенно в трудовых договорах, приказах, трудовых книжках, штатном расписании, а также на бланках организации, совершенно недопустимы и приводят к серьезным правовым последствиям. Особенно внимательными следует быть кадровым специалистам при заполнении трудовых книжек работников.
• Обращайте внимание на необходимость точного воспроизведения названия организации с учетом таких «мелочей», как входящие в его состав кавычки, дефисы, прописные, строчные буквы и пр. Например, в названии организации ЗАО «РосТексТ» «игра» строчных и прописных букв должна воспроизводиться очень строго Печникова А.В. Документация отдела кадров предприятия: Учебное пособие. - М.: ВНИИДАД, 2003. - С.38..
• Наименование организации, указывается в документах в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документа, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Сначала указывается полное наименование организации на русском языке, а затем, ниже, сокращенное или иноязычное. Двуязычные бланки, на русском и национальном языках, приняты для организаций - субъектов Российской Федерации.
• При наличии у предприятия вышестоящей организации ее наименование, полное или сокращенное, указывают выше наименования предприятия.
• Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
• Реквизит «Справочные данные об организации». Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе.
• Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями почтовых правил Министерства связи, т.е. с указанием индекса предприятия связи, республики, края, области, района, города, улицы, номера дома, номера офиса.
• Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, телетайпа, телекса, электронной почты.
• Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например, на гарантийных письмах.
• Реквизит «Наименование вида документа». Для текстовых документов (кроме писем) печатается прописными буквами полужирным шрифтом в разрядку. Разрядка, то есть пробел после каждого знака, используется в том случае, если наименование документа составляет менее 8 знаков. При написании названия документа «Должностная инструкция» разрядка не используется, а вот слово «Акт» принято писать с двойной (два пробела после каждого знака) разрядкой.
• Наименование вида документа пишется после наименования организации прописными буквами. Оно должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
• Реквизит «Дата документа». К сожалению, на практике можно встретить документы, на которых вместо даты стоит обозначение «б / д», что, по мнению автора документа, должно обозначать «без даты». Это совершенно недопустимо, потому что дата является одним из важнейших реквизитов документа.
• Датой документа является дата его подписания, а для утверждаемых документов - дата утверждения. Для протокола - дата заседания, для акта - дата события. Расхождение между датой документа и датой его утверждения означает, что документ, точнее, его проект, был зарегистрирован специалистом-делопроизводителем до его утверждения, а ответственное должностное лицо, подготовившее документ, и руководитель предприятия не обратили на эту серьезную ошибку никакого внимания Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. - 2-е изд., испр. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1998. - С.39..
• Дата оформляется восемью арабскими цифрами: день месяца и месяц обозначаются двумя парами, год (с началом нового тысячелетия) пишется в четыре цифры через точку без пробела. При цифровом написании даты в конце точка не ставится. Допускается написание даты в обратном порядке: год, месяц, день месяца, но этот порядок менее привычен: 06.03.2003 или 2003.03.06.
• Для финансово-хозяйственных, бухгалтерских документов, документов, фиксирующих взаимоотношения сторон (например, трудовых договоров), рекомендуется словесно-цифровой способ написания даты: 06 марта 2003 г.
• Этот способ сводит риск фальсификации дат наиболее важных документов до минимума.
• Реквизит «Регистрационный номер документа». Фиксирует факт создания документа и проставляется организацией-автором. Для отправляемых в другие организации документов этот номер является исходящим. Он находится на одном уровне с датой и вписывается так же, как и дата, после подписания или утверждения документа руководителем. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который организация может дополнить по своему усмотрению индексом дела по номенклатуре, информацией о первичном документе, исполнителе, корреспонденте и т.п.
• Приказы по личному составу регистрируются порядковыми номерами с буквенным шифром. Приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам всегда регистрируются отдельно от приказов по личному составу. Их совместная регистрация является грубейшим нарушением норм и правил делопроизводства. Рекомендуем также отдельно регистрировать приказы о приеме, переводе, увольнении работников, так как эти приказы имеют срок хранения 75 лет и должны сдаваться в архив вместе с регистрационными формами. Напоминаем, что регистрация документов предприятия ведется в течение одного производственного года. Это значит, что для большинства организаций в январе нового года появляется приказ №1 о / к. Все экземпляры, копии и выписки (копия части документа) одного документа всегда несут дату и номер подлинника.
• Соблюдение правил датирования и регистрации документа является основой для создания эффективного поискового и справочного аппарата в работе с документами, а выстраивание этой системы начинается в процессе составления и оформления документа.
• Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа». Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
• Реквизит «Место составления или издания документа». Указывается на протоколах, актах, в текстовых (неунифицированных) формах приказов в том случае, если его определение затруднено по реквизиту «Наименование организации». Место составления или издания указывается с учетом административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: Учебное пособие. - М.: Экономика, 2002. - С.48.. Располагается ниже даты и номера документа.
• Реквизит «Адресат». В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными): Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения/
• Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.
• Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Администрации районов Московской области.
• Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
• Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
• В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
• При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393.
• При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Образцову О.П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264
• Реквизит «Гриф утверждения документа». Утверждение - это особый способ удостоверения некоторых видов документов. Документы, подлежащие утверждению, вступают в силу только после их утверждения. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
• Существует два способа утверждения, оба имеют одинаковую юридическую силу Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации: Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем», 1999. - С.51..
• Первый способ - утверждение документа подписью руководителя. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова Утверждаю (заглавными буквами, без кавычек и двоеточия). На следующей строке печатают наименование должности. Строчкой ниже оставляют свободное место для личной подписи утверждающего лица и на этой же строке печатают расшифровку подписи - инициалы через точку перед фамилией. Еще ниже указывается дата утверждения документа. При ее указании два первых знака остаются незаполненными и заполняются рукой руководителя.
• Исправления в дате утверждения документа нежелательны. Если утверждение документа планируется на исходе месяца и нет уверенности, что руководитель утвердит документ до его окончания, при оформлении рекомендуем оставить незаполненными не только пару цифр, обозначающих дату, но и два последующих знака (обозначение месяца): __.__.2003.
• Второй способ утверждения - издание утверждающего документа (постановления, решения, протокола). Чаще всего в практике кадровой работы, таким образом, утверждаются локальные нормативные акты, другие организационные документы. Этот способ целесообразно использовать в тех случаях, если утверждаемый документ нуждается в пояснении, установлении срока вступления в силу или если документ утверждается коллегиальным органом (собранием, конференцией, советом).
• В этом случае утверждаемый документ является приложением к утверждающему и в правом верхнем углу его первого листа указывается: Утвержден (Утверждена, Утверждены, Утверждено - по согласованию с наименованием утверждаемого документа), затем наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дата и номер. Например, правила:
• Утверждены
• приказом директора
• ЗАО «Строка»
• от 20.05.2003 №32
• Штатное расписание (унифицированная форма Т-3) утверждается приказом директора. Оформление грифа утверждения на этом документе не вполне соответствует ГОСТу (наименование утверждающего документа дано в именительном падеже), но в данном случае мы не рекомендуем самостоятельно вносить изменения в унифицированную форму.
• Реквизит «Резолюция». Надпись на документе, сделанная руководителем и содержащая принятое решение. Резолюция проставляется на первом листе документа, на свободной части листа. Не рекомендуется наносить резолюцию на полях документа, а также по тексту - это затрудняет как прочтение текста, так и резолюции. Некоторые руководители используют для нанесения резолюции листки из именного блокнота или «кубика», прикалывая их степлером в левом верхнем углу листа. Советуем своевременно отказаться от этой привычки. Такой способ довольно часто приводит к утрате важной информации и создает проблемы при формировании и прошивке дел. При отсутствии места для нанесения резолюций они оформляются на отдельном листе формата А4. Ниже заголовка «Лист резолюций» указывается наименование, дата и номер документа, к которому относятся резолюции.
• Резолюция состоит из фамилий должностных лиц, которым поручается исполнение решения руководителя, изложенного в резолюции. Если поручение дается нескольким исполнителям, основным является лицо, указанное в этом списке первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Затем идет содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, написавшего резолюцию, и дата резолюции.
• Реквизит «Заголовок к тексту». Заголовок к тексту используется при оформлении актов, инструкций, правил и других текстовых (неунифицированных) документов. Проставляется должностным лицом, подготавливающим проект документа. Заголовок отражает краткое содержание документа и согласуется с его наименованием. Заголовок писем, положений, текстовых приказов отвечает на вопрос «о чем?» и имеет форму отглагольного существительного с предлогом «о»: Приказ о создании аттестационной комиссии. Заголовок к тексту не указывается на документах формата А5.
• Реквизит «Отметка о контроле». Если в тексте документа или в резолюции руководителя содержится срок исполнения документа, в правом верхнем углу первого листа документа секретарь руководителя или работник канцелярии делает отметку о контроле, проставляя букву «К» или штамп «Контроль».
• Реквизит «Текст документа». Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
• Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
• При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
• Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
• Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
• В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
• Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
• В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
• В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
• В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
...